Januari 2014 Jaarplan 2014 Centrale Cliëntenraad Pleyade
Inhoudsopgave 1. Visie en missie Pleyade 3 2. De cliënt staat centraal 3 3. Samenstelling Centrale Cliëntenraad 4 4. Terugblik 2013 5 5. Speerpunt 2014: herpositionering Pleyade 6 6. Overige onderwerpen 2014 9 2
1. Visie en missie Pleyade Stichting Pleyade is een overkoepelende organisatie voor wonen, zorg en welzijn in Arnhem. Pleyade bestaat uit de volgende 9 locaties: Altenova, Eilandstaete, Eimersstaete, Eldenstaete, Hof van Bourtange, Malburgstaete, Polderhof, Tertzio en Waalstaete. Op deze locaties is de begrote bezetting 620 cliënten. Pleyade wil passende en professionele zorg bieden aan ouderen en chronisch zieken; niet alleen in zorg en verpleegcentra maar ook aan huis in Arnhem en omstreken. Van wijkgerichte zorg (Thuiszorg) tot somatische, psychogeriatrische en revalidatiezorg. Uitgangspunt van Pleyade is dat cliënten moeten kunnen leven zoals ze dat gewend zijn. Ouderen met somatische en psychogeriatrische klachten hebben het meeste baat bij een omgeving, die niet alleen de juiste zorg biedt, maar vooral ook in contact blijft met de vertrouwde leefomgeving. De missie van Pleyade is: Koester het contact. Pleyade streeft naar contact dat verrijkend is voor betrokkenen met oprechte belangstelling en aandacht. Pleyade wil bewust het gesprek aangaan om informatie en inzichten te delen. Om invulling te geven aan deze missie zijn de volgende kernwaarden geformuleerd: vindingrijk, betrouwbaar en gepassioneerd. 2. De cliënt staat centraal: cliëntinspraak moet goed geregeld zijn. Inspraak en medezeggenschap is in de wet geregeld en moet verankerd zijn in de organisatie. Pleyade wil de inspraak van mensen zo dicht mogelijk bij de dagelijkse zorg van de cliënt organiseren. Cliëntenraden hebben tot taak individuele wensen, meningen en opvattingen van cliënten te vertalen naar het gemeenschappelijke cliëntenbelang. Pleyade heeft de cliëntinspraak op drie niveaus georganiseerd: Huiskamer of afdelingsniveau Locatieniveau Centraal niveau Het directe contact met cliënt en/of familie op het niveau van de huiskamer of afdeling is de belangrijkste vorm van cliëntinspraak. Hier komen in een kleine setting de onderwerpen aan bod die direct van belang zijn voor het welbevinden van de cliënt. Hier kan het gaan over het eten, is het schoon in de huiskamer/ afdeling, is het aanbod aan activiteiten voldoende etc. Dit is geen geformaliseerde vorm van inspraak maar wel zeer belangrijk: het raakt het dagelijkse leven van de cliënt. 3
In principe is op iedere locatie een cliëntenraad actief. Afhankelijk van de omvang van de locatie is voor sommige locaties gekozen voor een gemeenschappelijke cliëntenraad. De lokale cliëntenraden houden zich alleen bezig met locatiegebonden onderwerpen. Ze worden samengesteld uit cliënten, vertegenwoordigers van cliënten of vrijwilligers. Wanneer meerdere instellingen tot dezelfde organisatie behoren kan voor een zogeheten zorgconcern een centrale cliëntenraad worden gevormd. Pleyade heeft hiervoor gekozen zodat de Pleyade brede beleidsstukken die voor alle locaties van toepassing zijn behandeld worden in de centrale cliëntenraad (CCR). De CCR bestaat uit leden die ook zitting hebben in de locale cliëntenraden. Dit is noodzakelijk om verbonden te blijven met de basis van cliëntinspraak: optimale zorg verlenen aan de cliënt. 3. Samenstelling CCR en vergaderfrequentie De CCR bestaat minimaal uit 5 leden, inclusief de voorzitter. Deze leden zijn, met uitzondering van de voorzitter, lid van een lokale cliëntenraad (hierna te noemen cliëntenraad) en worden benoemd door de Raad van Bestuur op basis van een bindende voordracht vanuit de cliëntenraden. Op basis van het aantal cliënten per locatie is gekozen voor de volgende verdeling: Malburgstaete, Eilandstaete en Polderhof: samen 1 lid Eimersstaete en Hof van Bourtange: samen 1 lid Altenova: 1 lid Waalstaete: 2 leden Eldenstaete en Tertzio: samen 2 leden Thuiszorg Arnhem: 1 lid De reguliere vergadering van de CCR vindt plaats in januari, maart, mei, juli, september en november. Het eerste uur vergadert de CCR alleen met de leden; daarna is een lid van de Raad van Bestuur aanwezig. Circa 2 weken voorafgaand aan deze reguliere vergadering wordt een agendaoverleg gehouden met de voorzitters van de locale cliëntenraden. Indien daar aanleiding voor bestaat kan de CCR besluiten een extra vergadering te houden, al dan niet in aanwezigheid van een bestuurder van Pleyade. De CCR laat zich ondersteunen door een onafhankelijk adviseur; de verspreiding van de vergaderstukken en de verslaglegging wordt verzorgd door het secretariaat van de Raad van Bestuur. Tweemaal per jaar (maart en november) bespreekt de CCR een aantal relevante onderwerpen met een afvaardiging van de Raad van Toezicht van Pleyade. 4
4. Terugblik 2013 Nieuwe organisatie cliëntinspraak Tot en met 2012 was sprake van cliëntenraden op regioniveau. Dit sloot prima aan bij de organisatievorm van Pleyade maar uit een evaluatie bleek dat dit geen optimale structuur was in het kader van de inspraak. In deze regioraden werden ook de Pleyade brede onderwerpen behandeld. Dit was voor zowel het management van Pleyade als de individuele cliëntenraad een tijdrovende aangelegenheid. De regionale cliëntenraad kon onvoldoende aandacht besteden aan de dagelijkse gang van zaken in de locaties: er ontstond een te grote afstand tot de dagelijkse zorg. Na proefdraaien met een Platform cliëntenraden is per 1-2-2013 officieel sprake van een centrale cliëntenraad (CCR). In de CCR wordt geadviseerd over de Pleyade brede onderwerpen. Per 1-2-2013 zijn de regioraden omgevormd naar een cliëntenraad op iedere locatie. Er is nog geenszins sprake van een optimale bezetting: de bemensing van de diverse cliëntenraden is nog niet op orde. Ook de thuiszorgcliënten van Pleyade zijn op dit moment niet vertegenwoordigd. Het is lastig cliënten, familieleden of vrijwilligers enthousiast te maken voor het werk van een cliëntenraad. Dit heeft tot gevolg dat ook de zetelverdeling in de CCR nog niet in overeenstemming is met de uitgangspunten zoals opgenomen in hoofdstuk 3. Reorganisatie Pleyade 2013 stond in het teken van de reorganisatie van Pleyade. Om Pleyade toekomstbestendig te maken is in de zomer van 2013 een herstelplan opgesteld en een nieuw strategisch plan 2013-2016 gebaseerd op de sterk bewegende markt van de ouderenzorg in de regio s Arnhem en Overbetuwe. In dit plan is een managementlaag verdwenen. De CCR heeft veel tijd en aandacht besteed aan het herstelplan en het nieuwe strategisch plan. De CCR heeft uiteindelijk positief geadviseerd over het herstelplan en het strategisch plan maar heeft wel een aantal opmerkingen gemaakt over de haalbaarheid. De CCR realiseert zich dat deze plannen noodgedwongen ook gevolgen hebben voor het dagelijks gebeuren in de verschillende locaties. Primair uitgangspunt bij de beoordeling van alle plannen: blijft een verantwoorde kwaliteit van de zorg gegarandeerd. De CCR is ook betrokken geweest bij de benoemingprocedures van de nieuwe bestuurder, teamhoofden Zorg, gebiedsmanagers en de overige leden van het managementteam. Door het veranderde overheidsbeleid en de verhoogde eigen bijdrage blijft de nieuwe instroom van cliënten ook bij Pleyade achter bij eerdere aannames. Dit heeft tot gevolg dat Pleyade minder inkomsten heeft en de personeelsbezetting en de uitgaven hierop heeft moeten aanpassen. 5
De financierbaarheid van de ouderenzorg zal de komende jaren onder druk staan. De overheid zet in op bezuinigingen op de kosten voor verpleeg en verzorgingshuizen. Ze wil stimuleren dat mensen langer thuis blijven wonen en in de thuissituatie naar oplossingen zoeken. Intramurale zorg zal afnemen als dit beleid succesvol is. Door de rijksmaatregelen voor het terugdringen van opname in verzorgingshuizen (wegvallen lagere indicaties) en de recente ontwikkelingen in de bekostigingssystematiek (o.a. scheiden wonen en zorg) zijn voorgenomen nieuwbouw plannen van Pleyade stopgezet. In dit kader gemaakte voorbereidingskosten zijn afgeboekt. De op zich noodzakelijke bezuinigingen hebben invloed op de kwaliteit van de dagelijkse zorg. Personeel dat moest vertrekken, de commotie rondom de plannen, dit alles kan niet zonder gevolgen blijven. De CCR maar ook de cliëntenraden op de locatie hebben steeds de gevolgen voor de cliënt in het vizier gehouden. Bij alle beleidsstukken en overleggen, ook met de Raad van Toezicht van Pleyade, is steeds de vraag gesteld: wat betekent dit voor de kwaliteit van de dagelijkse zorg. De CCR heeft als voorwaarde gesteld dat de herstelplannen (inclusief de deelplannen per locatie) en ook het strategisch plan geen negatieve invloed hebben op de kwaliteit van de dagelijkse zorg. Het vervolgtraject in de vorm van implementatieplannen zal steeds op basis van dit uitgangspunt getoetst worden. De CCR heeft in 2013 o.a. adviezen uitgebracht over de volgende onderwerpen: (concept) begroting 2013 Doorberekening van de kosten van de TV aansluiting Profielschets van de nieuwe bestuurder Strategisch plan 2013-2016 en Herstelplan 5. Speerpunt 2014: herpositionering van Pleyade In het strategisch Plan 2013-2016 met de titel Duurzaam en transparant zijn de volgende uitgangspunten opgenomen voor de visie op zorg: De cliënt heeft de regie Wonen en zorg worden daar waar mogelijk gescheiden om cliënten zo lang mogelijk zelfstandig en thuis of dichtbij huis te laten wonen Rekening houden met- en aansluiten bij de sociaal economische context van de cliënt Gespecialiseerde kortdurende zorg voor specifieke doelgroepen Vakbekwame en goed opgeleide professionals Efficiency en kwaliteit door integrale aansturing van zorg, bedrijfsvoering en ondernemerschap Ketensamenwerking is essentieel Pleyade gaat in 2014 voorsorteren op een gebiedsmodel. De indeling in gebieden biedt de mogelijkheid om afdeling, locatie en wijkoverstijgende 6
functies aan te laten sturen door 2 gebiedsmanagers. Netwerkvorming vindt gecoördineerd plaats op wijk of gebiedsniveau. Deze herpositionering is een omvangrijke operatie. Zoals eerder aangegeven is voor de CCR altijd het uitgangspunt: wat betekent dit voor de cliënt en heeft het effect op de kwaliteit van de dagelijkse zorg. De CCR heeft in dit kader een aantal speerpunten benoemd voor 2014. Hieronder volgt een beknopte toelichting. Kwaliteit van de zorg De CCR moet zicht hebben op de geleverde kwaliteit, zowel in de locaties als bij de mensen thuis door het onderdeel Thuiszorg. Dit kan enerzijds door de terugkoppeling vanuit de cliëntenraden maar anderzijds moet zij kennis kunnen nemen van de interne informatie die hierover beschikbaar is. De CCR kan op basis hiervan vaststellen of het management van Pleyade beschikt over een adequaat beheersinstrumentarium om de verantwoordelijkheid te nemen voor de levering van verantwoorde zorg; dit instrumentarium moet Pleyade in staat stellen verantwoorde uitspraken te doen over de geleverde kwaliteit. Het in dit kader ontwikkelde instrument dashboard kan een helder beeld geven; de cliëntenraden moeten kunnen beschikken over de uitkomsten van het dashboard. Hierover zijn afspraken gemaakt met Pleyade. Van belang is ook hoe de cliënt de geleverde zorg ervaart. Hiervoor is eind 2013 een cliënttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De CCR heeft een actieve rol in de advisering over de uitkomsten van dit onderzoek en het daaruit voortvloeiende plan van aanpak. De cliëntenraden van Pleyade hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid extra vragen op te nemen in de vragenlijst; deze vragen hebben specifiek betrekking op het functioneren van de cliëntenraad. Pleyade beschikt over een klachtenprocedure; bestaan en werking van deze procedure, inclusief de afdoening van de klachten en de soms noodzakelijke aanpassing van een werkwijze, wordt nadrukkelijk gevolgd door de CCR. Welzijn maakt een belangrijk onderdeel uit van de kwaliteit van de zorg, zeker in de (nieuwe) visie van Pleyade. Het welbevinden van de cliënt is bepalend voor de mate waarin sprake is van Koester het contact. Of het nu gaat om het aanbieden van adequate geestelijke verzorging of van voldoende activiteiten in de huiskamer, dit alles is onderdeel van het welzijn van cliënten. De CCR wil in 2014 extra aandacht geven aan het onderwerp welzijn. De CCR realiseert zich dat het toekomstbestendig maken van Pleyade als zorgorganisatie een belangrijke doelstelling is voor het management van Pleyade. Bij de advisering over dit traject richt de CCR zich steeds op de vraag: wat betekent de voorgestelde beleidswijziging of procesaanpassing voor de dagelijkse zorg. 7
Communicatie Bij een ingrijpend reorganisatieproces is een goede communicatie met cliënten en familieleden essentieel. Pleyade heeft dit in 2013 niet altijd goed gedaan. Het is belangrijk om transparant en tijdig aan de cliënten duidelijk te maken welke veranderingen op stapel staan. Op termijn zal sprake zijn van de sluiting van 2 locaties: Hof van Bourtange en Altenova. De CCR zal bewaken dat hierover steeds goed wordt gecommuniceerd. Dit geldt ook voor verbouwingen van locaties en noodzakelijke verhuizingen van specifieke doelgroepen. Ook de cliëntenraden van Pleyade zijn niet altijd tijdig, juist en volgens afspraak geïnformeerd of om advies gevraagd. De CCR wil dit onderwerp periodiek agenderen in het overleg met de bestuurder. Voor de cliëntenraden is communicatie met de achterban ook belangrijk. Niet alleen om verslag te doen van de activiteiten en adviezen maar ook om potentiële leden te bereiken en enthousiast te maken voor het werk van de cliëntenraad. De informatievoorziening door de cliëntenraden wordt in 2014 structureel opgepakt: wel of geen nieuwsbrieven, gebruik van de website, periodieke (thema)bijeenkomsten etc. Ook zal begin 2014 een gezamenlijke bijeenkomst plaatsvinden voor alle cliëntenraadsleden en het management van Pleyade. De communicatie zal in 2014 beter moeten verlopen. Intern tussen Pleyade en de cliëntenraden maar ook extern tussen Pleyade en cliënten en/of familieleden. De cliëntenraden willen zich ook beter profileren bijvoorbeeld door gebruik te maken van de website van Pleyade. Structureel inrichten cliëntinspraak 1 e niveau: huiskamer of afdelingsgesprekken. Inspraak aan de basis, dicht bij de cliënt, is de belangrijkste vorm. Hierdoor kan de cliënt direct invloed hebben op de dagelijkse gang van zaken. De cliënt heeft de regie moet meer zijn dan een zin in een visiedocument; luisteren naar de wensen van de cliënt moet een structurele plaats hebben in de organisatie en aanwezig zijn in het dna van de Pleyade medewerker. Naast op individueel niveau een goed intakegesprek en de periodieke raadpleeggesprekken met de cliënt zelf of zijn vertegenwoordiger zijn voor de cliëntenraden periodieke huiskamergesprekken een prima instrument om te toetsen of nog wordt voldaan aan de uitgangspunten en of verbeteringen mogelijk zijn. Tot op dit moment is het voor de medewerkers van Pleyade lastig gebleken huiskamergesprekken structureel te laten plaatsvinden. De lokale cliëntenraden en de CCR hebben dit onderwerp steeds geagendeerd en zullen zich voor het periodiek organiseren hiervan inzetten. 8
In 2014 gaat de CCR nadrukkelijk monitoren of dit overleg met de cliënt en/of de familie de aandacht krijgt die het verdient. Voortgang inrichting nieuwe structuur cliëntinspraak Per 1-2-2013 is formeel sprake van 3 niveaus van cliëntinspraak. Het succes van deze nieuwe structuur wordt in hoge mate bepaald door het realiseren van cliëntenraden op iedere locatie. Niet op alle locaties is sprake van een cliëntenraad; de CCR vindt dit zorgwekkend. Alle cliënten van Pleyade hebben recht op een adequate vorm van cliëntinspraak. Zoals eerder aangegeven zijn de thuiszorgcliënten niet vertegenwoordigd. De CCR wil onderzoeken of een aparte cliëntenraad voor de Thuiszorg haalbaar is. De CCR wil nadrukkelijk de inrichting van cliëntinspraak monitoren en iedere vergadering de voortgang bespreken met de Raad van Bestuur. Voor het succesvol opereren als CCR is het belangrijk dat alle locaties en onderdelen vertegenwoordigd zijn in de CCR. Dit is overigens primair de verantwoordelijkheid van het management. Het nieuwe strategisch plan voorziet in een nieuwe gebiedsmodel. Dit kan op termijn ook consequenties hebben voor de structuur van cliëntinspraak. Vooralsnog kiest de CCR voor het huidige model met een cliëntenraad per locatie en een centrale cliëntenraad. Eind 2014 zal de CCR het huidige model evalueren om te kijken of aanpassing noodzakelijk is. Optimale cliëntinspraak is de planfase nu wel voorbij. Huiskamergesprekken moeten in 2014 structureel plaatsvinden. Voor alle locaties bestaat een cliëntenraad waarbij het mogelijk is dat meerdere kleine locaties gezamenlijk één cliëntenraad vormen. De bezetting van de CCR vormt een juiste afspiegeling van alle locaties van Pleyade. 6. Overige onderwerpen 2014 Begroting en jaarverslag Pleyade en overige (financiële) rapportages Ieder jaar stelt Pleyade een begroting op en doet zij verslag van de activiteiten in het betreffende jaar. Dit is een formele aangelegenheid en als zodanig zijn het onderwerpen waarover tijdig advies moet worden gevraagd aan de CCR. De CCR zal hierover adviseren en indien nodig aanvullende vragen stellen aan de Raad van Bestuur van Pleyade. Ook de kwartaalrapportage wordt aan de CCR aangeboden. Deze rapportages zijn voor de CCR vooral van belang om de voortgang van de maatregelen uit de herstelplannen en de toereikendheid te kunnen beoordelen. De consequenties van de herpositionering van Pleyade en de zorgwekkende financiële situatie van Pleyade zal de CCR nauwgezet volgen. 9
Terugkoppeling cliëntenraden op locatieniveau De cliëntenraden op de locaties hebben een belangrijke taak: hier wordt zichtbaar hoe het centraal vastgestelde beleid uitpakt. De communicatie tussen cliëntenraden en CCR is dan ook van groot belang. Alleen zo houdt de CCR contact met de basis waar het tenslotte allemaal om draait: wordt er verantwoorde zorg geleverd. De samenhang tussen het werk van de cliëntenraden (op locatieniveau en centraal) is essentieel. De notulen van de vergaderingen van de diverse cliëntenraden worden in de CCR behandeld; indien noodzakelijk volgt een toelichting door het lid van de betreffende locatie die zitting heeft in de CCR. De CCR neemt waar nodig actie richting de bestuurder. Kwaliteit van de cliëntinspraak Naast de opzet van cliëntinspraak (cliëntenraad per locatie en een centrale cliëntenraad) wordt de kwaliteit van inspraak vooral bepaald door de invulling door de leden. Het is lastig gebleken geschikte kandidaten te vinden voor een cliëntenraad. Het verruimen van de lidmaatschapseisen (ook gedreven vrijwilligers kunnen lid worden) maakt het wellicht makkelijker potentiële kandidaten te werven. Ook het feit dat in de cliëntenraad van de locatie alleen locatiegebonden onderwerpen worden behandeld zal het enthousiasme verhogen. Pleyade moet dit proces faciliteren door opleiding en scholing mogelijk te maken voor (potentiële) leden. In de begroting Cliëntinspraak 2014 is hier ook rekening mee gehouden. De kwaliteitseisen die de CCR zichzelf oplegt maakt ondersteuning noodzakelijk. Dit is voor 2014 in de vorm van continuering van de externe adviseur gerealiseerd. Ook de overige cliëntenraden kunnen gebruik maken van deze externe adviseur. 10