KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hallepoortlaan 5-8, B-1060 Brussel Tel. : +32(0)2/542.72.00 Email : commission@privacy.fgov.be Fax.: : +32(0)2/542.72.12 http://www.privacy.fgov.be/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 014 / 2004 van 26 april 2004 O. Ref. : SA.2 / RN/2004/015 BETREFT : Aanvraag tot het verlenen van een machtiging aan de Sociale Inspectie van het Bestuur Economie en Werkgelegenheid van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; in het bijzonder de artikelen 5, 8, 15 en 16; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de voormelde wet van 8 augustus 1983 en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de voormelde wet van 8 augustus 1983, in het bijzonder artikel 19 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in het bijzonder artikel 18; Gelet op de aanvraag van 21 januari 2004, ontvangen op 23 januari 2004, aangevuld met een schrijven van 18 maart 2004, ontvangen op 22 maart 2004; Gelet op het technisch en juridisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Directie Instellingen en Bevolking, ontvangen op 23 januari 2004; Gelet op het verslag van de Voorzitter, Beraadslaagt op 26 april 2004 als volgt: Del.14/2004- - 1 / 6
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG ------------------------------------------------------------- De aanvraag heeft tot doel de Sociale Inspectie van het Bestuur Economie en Werkgelegenheid van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (hierna de Sociale Inspectie ), te machtigen toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld bij artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 11 en 2 de lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR) en het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op het uitvoeren van de taken betreffende de preventie en het afraden, evenals de vaststelling en de bestraffing van de inbreuken zoals bedoeld in de bepalingen van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers evenals in het uitvoeringsbesluit. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG ------------------------------------------------------------ A. TOEPASSELIJKE WETGEVING Wet van 8 augustus 1983 In toepassing van de artikelen 5, 1 ste lid en 8, 1 ste lid van de WRR, wordt de machtiging tot toegang tot de informatiegegevens bedoeld bij artikel 3, 1 ste en 2 de lid, of het verkrijgen van de mededeling ervan, en de machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan de openbare Belgische overheden, aan de openbare- en private instellingen van Belgisch recht, aan de onderaannemers van de voornoemde instellingen alsook aan welbepaalde natuurlijke- of rechtspersonen. De Sociale Inspectie, die ressorteert onder een openbare overheid, kan dus gemachtigd worden toegang te krijgen tot de gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken, overeenkomstig de artikelen 5, 1 ste lid en 8, 1 van de WRR. Wet van 8 december 1992 In toepassing van artikel 4 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WBPL), zijn de gegevens van het Rijksregister persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts mag gebeuren voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De gegevens moeten bovendien toereikend, terzake dienend en niet overmatig zijn binnen het raam van de omschreven doeleinden. B. DOELEINDEN De Sociale Inspectie vraagt toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op het uitvoeren van de taken met betrekking tot de preventie en het afraden, alsook met betrekking tot de vaststelling en de bestraffing van de inbreuken zoals bedoeld in de bepalingen van de wet van 30 april 1999, betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers, evenals in het uitvoeringsbesluit. Del. 14/2004-2 / 6
Bij besluit van 19 mei 1994 van de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest werd de bevoegdheid tot vaststelling van de inbreuken op de normen inzake de tewerkstelling van buitenlandse werknemers verleend aan de ambtenaren van de Sociale Inspectie. De doeleinden waarvoor de toegang tot het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer wordt gevraagd, worden op een voldoende duidelijke wijze opgesomd in de aanvraag. Zij beantwoorden aan de voorschriften van artikel 4 van de wet van 8 december 1992 en zijn bijgevolg uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd. C. PROPORTIONALITEIT De gegevens waarvoor toegang wordt gevraagd zijn deze opgesomd in artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 11 van de wet van 8 augustus 1983, teneinde na te gaan of een persoon die gecontroleerd wordt op zijn werkplek al dan niet in het bezit dient te zijn van een werkvergunning en bijgevolg of zijn tewerkstelling in hoofde van zijn werkgever wettig is. De Sociale Inspectie wenst meer bepaald toegang tot de gegevens opgesomd in artikel 3, 1 ste lid, 1 (naam en voornamen), 2 (geboorteplaats en datum), 3 (geslacht), en 6 (plaats en datum van overlijden) om de overtreders, de werknemers en eventuele andere bij de vastgestelde feiten betrokken personen te kunnen identificeren en eventuele valse documenten te kunnen opsporen. De toegang tot de gegevens bedoeld in artikel 3, 4 de lid (nationaliteit), 7 (beroep), 8 (burgerlijke staat) en 9 ( gezinssamenstelling) wordt gevraagd om eventuele vrijstellingen van werkvergunning te kunnen nagaan. De Commissie meent evenwel met betrekking tot de vermelde inbreuken dat de toegang tot het beroep hoogstens een aanwijzing zou kunnen betekenen, die bovendien weinig betrouwbaar is vermits er geen enkele wettelijke verplichting bestaat tot het aangeven bij de gemeenten van een wijziging in de beroepstoestand. De toegang tot de gegevens opgesomd in artikel 3, 5 de lid (hoofdverblijfplaats) wordt gerechtvaardigd door de noodzaak om de overtreder en de werknemer te kunnen contacteren met het oog op hun verhoor en om hen de kopieën van de processen-verbaal te kunnen toesturen binnen de wettelijke termijnen en overeenkomstig de wettelijke verplichtingen inzake taalgebruik. Tenslotte moet de toegang tot de vermelding van het register (10 ) en van de administratieve toestand (11 ) de sociale inspecteurs toelaten de situatie van verblijf of vestiging van de werknemer op het grondgebied na te gaan en het soort arbeidskaart dat op hem van toepassing is te definiëren. De Sociale Inspectie wenst eveneens toegang tot de opeenvolgende wijzigingen van de gegevens die hebben plaatsgevonden in de vijf jaar die de datum van mededeling voorafgaan. Deze vraag wordt gerechtvaardigd door het feit dat de strafvordering die voortvloeit uit inbreuken op de bepalingen van de wet van 30 april 1999 verjaart na verloop van vijf jaar na het feit waaruit de vordering is ontstaan. Voor elk van de gegevens wordt de machtiging tot toegang gevraagd op permanente basis omdat de Sociale Inspectie, op eigen initiatief of op basis van getoetste informatie, op elk ogenblik een onderzoek kan starten wanneer zij een gewettigd vermoeden heeft van het illegaal tewerkstellen van buitenlandse werknemers. Del. 14/2004-3 / 6
De Sociale Inspectie vraagt de machtiging om de gegevens gedurende onbepaalde tijd bij te houden, enerzijds omdat de gerechtelijke autoriteiten op elk moment, bij kanttekening en zolang de strafvordering niet is verjaard, bijkomende werkzaamheden kunnen vragen in de door de sociale inspecteurs behandelde dossiers en anderzijds, omdat de archiefverwerking in de schoot van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest afgestemd wordt op deze van het Algemeen Rijksarchief. De Commissie herinnert eraan dat overeenkomstig artikel 4, 1, 5 van de WBPL, persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt,. Bijgevolg mogen de gegevens niet langer worden bijgehouden dan de verjaringstermijn van de strafvordering. De toegang tot de beoogde gegevens en de modaliteiten zijn gerechtvaardigd met uitzondering van de bewaringstermijn van de gegevens die de verjaringstermijn van de strafvordering niet zal mogen overschrijden. D. VEILIGHEID De toegang tot de gegevens mag slechts worden gerealiseerd wanneer de volgende elementen zijn nageleefd: a) Algemene opmerking De Commissie herinnert eraan dat overeenkomstig artikel 10 van de WRR, de begunstigde van een machtiging een consulent inzake informatieveiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer moet aanwijzen die ondermeer de functie vervult van aangestelde voor de gegevensbescherming (artikel 17bis van de WBPL). De aanvraag vermeldt dat de heer Georges VAN DEN HENDE, directeur van de Sociale Inspectie, de functie van consulent inzake informatieveiligheid zal uitoefenen. De Commissie wenst dat in de toekomst elke aanvraag tot machtiging vergezeld zou zijn van een informatienota waarin ten minste de volgende elementen zijn vervat: Wat de consulent inzake informatieveiligheid betreft, Een functieprofiel met vermelding van zijn plaats in de organisatie, de te bereiken resultaten en de vereiste competenties; Zijn identiteit; De gevolgde of te volgen opleiding; De tijd die de betrokkene kan besteden aan de functie; De andere functies die eventueel door de consulent worden uitgeoefend en die niet onverenigbaar mogen zijn met deze van consulent inzake informatieveiligheid. Wat het informatiebeleid op het vlak van de veiligheid betreft, Het al dan niet bestaan van een veiligheidsplan van deze aard; De onderwerpen van bestaand(e) regels of beleid op het vlak van informatieveiligheid; Het voorziene budget voor de informatieveiligheid. Indien nodig kan de Commissie meer gedetailleerde informatie vragen over bepaalde aspecten van het veiligheidsplan of van het veiligheidsbeleid. Del. 14/2004-4 / 6
Voor de aanvragen ingediend voor de inwerkingtreding van het koninklijk besluit van 19 april 2003, zijnde 19 januari 2004, wenst de Commissie ten laatste binnen de 6 maanden te beschikken over de bedoelde informatie. De Commissie verleent haar machtiging voor een periode van 6 maanden en zal binnen deze termijn de machtiging opnieuw onderzoeken in functie van de ter beschikking gestelde informatie. b) Technische veiligheidsmaatregelen De aanvraag maakt gewag van veiligheidsmaatregelen: Technische: beveiliging en controle van het gebouw, specifieke kasten die ter beschikking gesteld worden van de directie van de Sociale Inspectie, beveiliging van de toegang tot het informaticasysteem en systeem van inloggen; Juridische: verplichte vertrouwelijkheid wat betreft de sociale persoonsgegevens, opgelegd door artikel 11 van de wet van 16 november 1972 betreffende de arbeidsinspectie en de verbintenis die door de sociale inspecteurs moet worden aangegaan tot het bewaren van de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens waartoe zij toegang krijgen. Deze maatregelen moeten gedetailleerd worden en opgenomen in het specifiek veiligheidplan dat zal opgemaakt worden door de veiligheidsconsulent en aan de Commissie zal voorgelegd worden binnen de hierboven vermelde termijn van 6 maanden. De Commissie zal binnen deze termijn de machtiging opnieuw onderzoeken in functie van de ter beschikking gestelde informatie. c) Personen die toegang hebben tot de gegevens en lijst van deze personen De Commissie vestigt de aandacht op de voorschriften van artikel 12 van de WRR en herinnert eraan dat de lijst van personen die toegang hebben ter beschikking moet gehouden worden van de Commissie. In dit opzicht legt de Commissie de nadruk op het feit dat de toegang of de mededeling van informatie aan personen bij voorkeur dient verleend te worden op basis van functionele criteria en niet langer op basis van bepaalde organieke criteria. Dit geldt eveneens voor het gebruik van het identificatienummer. Bijgevolg is het hoogst wenselijk te onthouden dat de machtiging wordt verleend aan de personen die deze informatie nodig hebben ingevolge de uitoefening van hun taak en hun functiebeschrijving. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat de machtiging geldig kan zijn voor bepaalde ondergeschikte medewerkers in een organisatie en niet voor het diensthoofd. Uit de aanvraag blijkt dat de toegang tot de gegevens van het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer voorbehouden is: 1 Aan de leidende ambtenaar van de Sociale Inspectie; 2 Aan de attaché die verantwoordelijk is voor de cel Studies; 3 Aan de attaché die verantwoordelijk is voor de cel Onderzoeken; 4 Aan de attaché die verantwoordelijk is voor de cel Controles. De aanvraag verduidelijkt dat de lijst van deze personen jaarlijks zal opgesteld worden en met dezelfde regelmaat aan de Commissie zal doorgestuurd worden. De aanvraag vermeldt bovendien dat de aangeduide personen een schriftelijke verklaring zullen moeten ondertekenen waarmee zij er zich toe verbinden de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de gegevens waartoe zij toegang hebben te bewaren. Del. 14/2004-5 / 6
De Commissie onderstreept dat deze lijst niet naar de Commissie moet opgestuurd worden maar regelmatig moet bijgewerkt worden en permanent ter beschikking van de Commissie moet worden gehouden. E. NETWERKVERBINDING De aanvraag stelt dat momenteel geen enkele onderlinge koppeling tussen bestanden voorzien is maar dat een project wordt uitgewerkt betreffende een uitwisseling van gegevens met de Kruispuntbank voor het Sociaal Handhavingsrecht. De Commissie benadrukt dat de huidige machtiging slechts geldig is in de mate dat er geen netwerkverbinding is. Iedere latere verandering zal ter goedkeuring aan de Commissie moeten voorgelegd worden. OM DEZE REDENEN, De Commissie: Verleent, voor een periode van zes maanden en onder strikte naleving van het geheel van de bij het onderzoek van de aanvraag beschreven voorwaarden, de Sociale Inspectie van het Bestuur Economie en Werkgelegenheid van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1 ste lid, 1 tot 6 en 8 tot 11 en 2 de lid van de wet van 8 augustus 1983 en het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op het uitvoeren van de taken betreffende de preventie en het afraden, evenals de vaststelling en de bestraffing van de inbreuken zoals bedoeld in de bepalingen van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers evenals in het uitvoeringsbesluit. De secretaris De voorzitter (get.) J. BARET (get.) P. THOMAS Del. 14/2004-6 / 6