Ministerie van Financiën > Retouradres Postbus 20201 2500 EE Den Haag Dion.toraat-Generaal Belastingdienst Korte Voorboor 7 2511 CW Den Haag Postbus 20201 2500 EE Den Haag onvotrirksoverherdinl Inlichtingen Datum 26 NOV. 2014 Betreft beslissing op uw Wobverzoek Ons kenmerk DDB/2014/5662 U Uw brief (kenmerk) 4/215 Bijlagen 2 U hebt mij op 6 oktober jl. een verzoek gestuurd op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (verder: Wob). Op 14 oktober jl. heb ik de ontvangst van uw verzoek bevestigd. U vraagt in uw verzoek om alle documenten inzake het omgaan met vertrouwelijke informatie bij de Belastingdienst. In mijn brief van 20 oktober 2014 heb ik u verzocht om uw verzoek te specificeren. Op 6 november 2011 heb ik uw reactie d.d. 31 oktober 2014 op mijn verzoek om specificatie ontvangen. U schrijft daarin dat het verzoek duidelijk is en verwijst naar de in het verzoek genoemde ervaringen. Bij de behandeling van uw ga ik er daarom van uit dat dat betrekking heeft op instructie(s) hoe moet worden omgegaan met poststukken die in gesloten enveloppe worden afgegeven bij de balie van een belastingkantoor. Wettelijk kader Uw verzoek is gebaseerd op artikel 3 van de Wob. Uitgangspunt van de Wob is dat er, in het belang van een goede en democratische bestuursvoering, voor degene die om informatie verzoekt een recht op openbaarmaking van de informatie bestaat, tenzij uitzonderingsgronden van de Wob dit verhinderen. Bij de afweging omtrent het openbaar maken van informatie mag de persoon of het oogmerk van de verzoeker geen enkele rol spelen. Informatie die op grond van de Wob openbaar wordt gemaakt, is openbaar voor iedereen. Naar aanleiding van uw verzoek heb ik navraag gedaan. Daarbij is gebleken dat er twee documenten zijn die informatie bevatten over het onderwerp van uw : Werkinstructie ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling Werkinstructie ontvangen post op de dislocatie Beoordeling van uw Op grond van artikel 10, eerste lid, aanhef en onder b, van de Wob blijft het verstrekken van informatie achterwege voor zover dit de veiligheid van de Staat Pagina 1
zou kunnen schaden. Bij de toepassing van de Wob wordt de veiligheid van personen ook gerekend tot de veiligheid van de Staat. Naar mijn oordeel kan openbaarmaking van een deel van de documenten dat betrekking heeft op het onderwerp van uw Wob-verzoek de veiligheid van de Staat in gevaar brengen. Daarom worden die onderdelen niet openbaar gemaakt. Openbaarmaking van informatie over werkprocessen die daarin is opgenomen kan tot gevolg hebben dat kwaadwillenden hun gedrag op de kennis daarvan zouden kunnen afstemmen. Directoraat-Generaal Belastingdienst Ons kenmerk DGB/2024/5662 Onevenredige benadeling Op grond van artikel 10, tweede lid, aanhef en onder g, van de Wob blijft verstrekking van informatie achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen het belang van het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. Het openbaar maken van informatie zoals door u verzocht, kan leiden tot onevenredige benadeling van de Belastingdienst en medewerkers van de Belastingdienst. Deze benadeling bestaat eruit dat eenieder, en dus ook kwaadwillenden, inzicht verkrijgt in de daarin beschreven werkprocessen Mijns inziens weegt het belang van voorkoming van deze benadeling zwaarder dan het belang van openbaarheid, aangezien het openbaren van deze informatie het veiligheidsrisico voor de Belastingdienst en voor de bij de werkprocessen betrokken personen verhoogt. Bij mijn afweging heb ik een groter gewicht toegekend aan het belang van het voorkomen van onevenredige benadeling van de Belastingdienst en de bij de aangelegenheid betrokken medewerkers, dan aan het algemene belang dat is gediend met openbaarmaking van de gevraagde informatie. Daarom heb ik de informatie in de werkinstructie waar uw verzoek betrekking op heeft, maar ten dele openbaar gemaakt. Het bovenstaande leidt tot de volgende beslissing. Besluit Ik maak de informatie in de genoemde documenten, voor zover uw verzoek daar betrekking op heeft, deels openbaar. Voor het overige maak ik de documenten niet openbaar. Hoogachtend, DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN, namens deze, drs. T.W.M. Poolen lid van het managementteam Belastingdienst Pagina 2
DHH - DIV "Quality is onze toekomst" I Werkinstructie: Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling Pagina 1 van 5
DHH - DIV "Quality is onze toekomst" I Inlegvel Betreft WI: Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling Nummer WI: 01-01-01-01 Datum WI: 25-07-2014 Versienummer WI: 1.3 Revisiedatum WI: 25-07-2015 Status: Definitief Schrijver: Kwaliteitsmanagement Beheerder: Kwaliteitsmanagement Distributie: MT unit DHH, DIV-managers, Intranet B/CFD/Unit-Documenthuishouding/Dinfo Goedkeuring: MT unit DHH WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de 01V-afdeling Pagina 2 van 5
%DHH - DIV "Quality is onze toekomst" 1.0 Doel: De instructie "Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling" beschrijft de ontvangst van de post op de 01V-afdeling, voordat die grof gesorteerd wordt. Dit staat beschreven in de werkinstructie WI 01-01-02-01 Sorteren op uiterlijke kenmerken. 2.0 Algemeen: De fysieke poststukken worden in ontvangst genomen. Dit kan zijn per stuk, postkar, postzak of bulk. Aflevering geschiedt aan de balie/receptie of op een aangewezen plaats. Dit kan per locatie verschillen. De volgende ingangskanalen van een postlevering worden onderkend: PostNL; Interne post (eenhedenpost ); zie WI 01-01-01-02 Post opgehaald tijdens de postronde. Postlevering via de brievenbus; - Postlevering via de receptie/balie; - Digitale bezwaarschriften; zie WI 01-04-02-01 Ontvangen digitale bezwaarschriften op de DIV-afdeling. 3.0 Verwerking: Bij de receptie/balie Aangetekende post WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de 01V-afdeling Pagina 3 van 5
DHH-Div "Quality is onze toekomst" I Artikel 10, eerste lid, sub b Artikel 10, tweede lid, sub g 3.1 Bijzonderheden: WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de 01V-afdeling Pagina 4 van 5
"Quality is onze toekomst" % DHH - DIV 4 0 Opmerking: 5.0 Registratie (t.b.v. rapportage): Alle binnengekomen post tellen t.b.v. de rapportage. (ook de aangetekende post en de faxen). 6.0 VGM (veiligheid, gezondheid, milieu): 7.0 Verwijzing naar Aø: WI 01-01-01-01 Ontvangen fysieke post op de DIV-afdeling Pagina 5 van 5
DHH - DIV "Quality is onze toekomst" I Werkinstructie: Ontvangen post op de dislocatie WI 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie Pagina 1 van 5
"Quality is onze toekomst" DHH - DIV I Inlegvel Betreft WI: Ontvangen post op de dislocatie Nummer WI: 01-01-01-03 Datum WI: 31-07-2014 Versienummer WI: 1.3 Revisiedatum WI: 31-07-2015 Status: Definitief Schrijver: Kwaliteitsmanagement Beheerder: Kwaliteitsmanagement Distributie: MT unit DHH, DIV-managers, Intranet B/CFD/Unit-Documenthuishouding/Dinfo Goedkeuring: MT unit DI-IH WI 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie Pagina 2 van 5
DHH - DIV "Quality is onze toekomst" I 1.0 Doel: De werkinstructie "Ontvangen post op de dislocatie" beschrijft de verwerking van de ontvangen post op de dislocatie. Uitgezonderd is de post die wordt bezorgd in distributiekratten door de koerier. Zie WI 01-01-01-04 Ontvangen post koerierdienst naar dislocatie 2.0 Algemeen: Dagelijks wordt er op een dislocatie post afgegeven aan de balie/receptie en wordt er post gedeponeerd in de brievenbus. Tevens kan er post worden geleverd door PostNL. Hoe deze post wordt verwerkt staat onder punt 3.0. 3.0 Verwerking: Artikel 10, eerste lid, sub b, van de Wob Artikel 10, tweede lid sub g van de Wob WI 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie Pagina 3 van 5
"Quality is onze toekomst" 1DHH - DIV De hiervoor genoemde post wordt dagelijks (elke dag) verstuurd naar de DIV-afdeling. Dit gebeurt op een van de volgende manieren: Dagelijks aanbieden aan PostNL als Losse post 24 uur (artikelnummer 1126) of Partijenpost 24 uur C4/C5 (artikelnummers 1123 en 1124) en boeken in SAP- SRM. Dagelijks verzenden als postpakket (met barcodesticker). (Postpakketten worden als 24 uur post behandeld). Art. 10. eerste lid sub b Wob. art.10. tweede lid sub a. Wob Of meegeven aan de ir,koerier die, archiefstukken p vervoert van de dislocatie naar de DIV-afdeling. Van te voren altijd melden aan de DIV-afdeling dat er naast archiefstukken ook balie- en brievenbuspost wordt meegegeven. Deze post wordt apart gebundeld of in een gesloten enveloppe gedaan. (Indien de koerier elke dag terugrijdt, van de dislocatie naar de DIV-afdeling, dan kan deze optie dagelijks) De volgende post blijft op dislocatie: Naampost voor personen die werken op de dislocatie. Post waarvoor specifieke afspraken zijn gemaakt met de klant. Deze afspraken dienen wel vastgelegd te zijn. Wobverzoek wi 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie Pagina 4 van 5
"Quality is onze toekomst" 10HH - DIV 3.1 Bijzonderheden: Als een rouwkaart op een dislocatie wordt ontvangen, wordt deze aan de achterzijde gestempeld en persoonliik bij de juiste persoon of afdeling bezorgd (niet in een postvak deponeren). Is de bestemming niet duidelijk, dan wordt de rouwkaart naar de DIV-afdeling gezonden en daar behandeld conform de WI 01-02-02-03 Behandeling condoleance post en of rouwkaarten. 4.0 Opmerking: 5.0 Registratie (t.b.v. rapportage): 6.0 VGM (veiligheid, gezondheid, milieu): 7.0 Verwijzing naar AO: WI 01-01-01-03 Ontvangen post op de dislocatie Pagina 5 van 5