1 / 7 De werkkostenregeling komt eraan en is vanaf 1-1-2015 verplicht voor alle werkgevers. Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) nu precies in en wat moet u er voor doen? In dit document hopen wij u een duidelijk overzicht te kunnen geven van de hoofdlijnen van de regeling en welke rol hierin kan spelen voor u. Achtergrond informatie Om de WKR uit te leggen is het van belang te beginnen met het grondprincipe van de loonadministratie, namelijk het begrip loon. De wet op de inkomstenbelasting stelt dat alles wat een werknemer ontvangt in het kader van zijn dienstbetrekking valt onder het begrip loon. Dit betekent dat over alles wat een medewerker ontvangt van zijn werkgever in principe loonbelasting en premies betaald moeten worden. In de loop van de jaren zijn op deze regel nogal wat uitzonderingen ontstaan. Zo zijn verschillende vergoedingen/verstrekkingen onbelast (bijv. reiskosten tot maximaal 0,19 per kilometer), zijn ook allerlei eindheffingstarieven (belasting betaald door de werkgever) ontstaan varieërend van 20% (kerstpakketten ) tot 108,30% (bovenmatige onkostenvergoedingen) en geldt voor een aantal zaken een nihil waardering (bijv. consumpties tijdens werk, zoals koffie en thee). In 2004 is de wet WALVIS aangenomen. De bedoeling van deze wet is om de administratieve lasten voor bedrijven aanzienlijk te verminderen. Een onderdeel van deze wet is de WKR, die als doel heeft het regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer, dat 29 gedetailleerde regelingen bevat, aanzienlijk te vereenvoudigen en de daarmee gepaard gaande administratieve verplichtingen te verminderen. De WKR is vanaf 2011 van kracht waarbij werkgevers tussen 2011 en 2014 jaarlijks kunnen kiezen of men de WKR gaat toepassen of dat men de oude regels nog gaat hanteren, vanaf 2015 bestaat deze keuze mogelijkheid niet meer en is de WKR verplicht! Werkkostenregeling In de WKR worden de al eerder genoemde uitzonderingen onderverdeeld in een aantal categorieën, waarbij nog maar 1 tarief eindheffing (belasting betaald door de werkgever) overblijft, namelijk 80%. De categorieën waarin de onbelaste (netto) vergoedingen en verstrekkingen ingedeeld moeten worden zijn: Intermediaire kosten Gerichte vrijstellingen Dit zijn kosten die een werknemer namens zijn werkgever maakt. Denk daarbij bijv. aan postzegels die een medewerker koopt voor de zaak en vervolgens declareert. Dit zijn kosten die onder de huidige regels vaak ook onbelast vergoedt mogen worden, denk hierbij bijv. aan reiskosten woon-werk van maximaal 0,19 per kilometer.
2 / 7 Nihil-waarderingen Vrije ruimte Dit zijn verstrekkingen aan medewerkers die de belastingdienst niet tot het loon rekent, zoals bijv. consumpties tijdens werktijd (koffie, thee ed.) of werkkleding die op het werk achterblijft. Alles wat niet onder de voorgaande categorieën valt. Bijv. reiskosten boven 0,19 per kilometer of personeelsuitjes buiten de eigen werkplek. Als werkgever heeft u in 2014 een vrije ruimte van maximaal 1,5% van het fiscaalloon van alle medewerkers. Over het deel dat boven die 1,5% komt bent u als werkgever de eindheffing van 80% verschuldigt, dus een extra belasting van 80%! In 2015 wordt het percentage van de vrije ruimte zelfs verlaagd naar 1,2%. Noodzakelijkheidscriterium vanaf 2015 Vanaf 2015 wordt als aanvulling op de eerder genoemde categorieën het noodzakelijkheidscriterium ingevoerd. Dit criterium stelt dat een werkgever alles wat hij noodzakelijk acht voor de bedrijfsvoering onbelast aan een werknemer mag verstrekken. Omdat het lastig te bepalen is of iets noodzakelijk is voor de dienstbetrekking en om discussies tussen werkgevers en belastinginspecteurs te voorkomen vallen in 2015 de volgende zaken onder dit nieuwe criterium: - Gereedschappen - Mobiele communicatie aparatuur - Portable computers (ook tablets) Deze groep producten is gekozen omdat hier vaak onduidelijkheden over bestaan, aangezien op dit moment het zakelijk gebruik nog aangetoond moet worden om onbelast verstrekt te mogen worden (bijv. 10% zakelijk gebruik bij kleinere tablets (<7 inch) en smartphones en 90% bij portable pc s en tablets >7 inch). Het verstrekken van dergelijke aparaten heeft dus geen invloed op de vrije ruimte. In feite lijkt dit erg op de categorie gerichte vrijstelling. Let op! Het verstrekken van dergelijke zaken moet wel met het uitvoeren van de dienstbetrekking te maken hebben. Als een werkgever besluit iedereen met kerst een tablet kado te doen, komt dit wel ten laste van de vrije ruimte! Hoe bepaal je de vrije ruimte In 2014 heeft u dus 1,5% (vanaf 2015 1,2%) van het fiscaalloon van alle medewerkers (dat is het loon voor loonheffingen zoals op de jaaropgave staat) als ruimte voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Per vergoeding of verstrekking moet bepaald worden onder welke categorie deze valt zodat bepaald kan worden welk deel in de vrije ruimte hoort en of daar eventueel de 80% eindheffing over betaald moet worden. Aan het eind van het fiscale jaar is de totale loonsom bekend en dus ook de beschikbare vrije ruimte. Als blijkt dat het totaal aan vergoedingen/verstrekkingen de vrije ruimte overschrijdt moet de eindheffing in de eerste aangifte van het volgende kalenderjaar afgedragen worden.
3 / 7 De gebruikelijkheidstoets Wat mag eigenlijk allemaal in de vrije ruimte onder gebracht worden? De belastingdienst laat werkgevers wat dat betreft vrij om zelf te bepalen wat men in de vrije ruimte wil onderbrengen maar stelt daarbij wel 1 regel, namelijk de gebruikelijkheidstoets. Die regel stelt dat de vergoedingen/verstrekkingen die een werkgever in de vrije ruimte wil onderbrengen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Daarbij moet gekeken worden naar: - de soort vergoedingen en verstrekkingen en de waarde ervan - de hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen - wie de vergoedingen en verstrekkingen krijgen Deze gebruikelijkstoets maakt het verhaal er uiteraard niet duidelijker op. De belastingdienst geeft in het handboek loonheffingen wel een aantal voorbeelden van zaken die als gebruikelijk of ongebruikelijk gezien mogen worden, maar het begrip gebruikelijk is iets waarover discussies kunnen ontstaan. De belastingdienst stelt dat zij bij een controle moeten aantonen of zaken ongebruikelijk zijn, waarna u als werkgever moet toelichten waarom deze toch als gebruikelijk te kwalificeren zijn. De voorbeelden uit het handboek zijn: Voorbeeld 1 Voorbeeld 2 Voorbeeld 3 Voorbeeld 4 U hebt een middelgroot bedrijf en geeft uw werknemers met kerst een flatscreentelevisie. Binnen uw sector is het gebruikelijk dat het personeel met kerst een duur cadeau krijgt. U mag de flatscreentelevisie volledig in de vrije ruimte onderbrengen. U geeft een van uw werknemers een elektrische fiets van 1.000. Deze werknemer komt op deze fiets naar het werk. Deze situatie en de prijs van de fiets zijn niet ongebruikelijk. U mag de fiets volledig in de vrije ruimte onderbrengen. Een bedrijf heeft behalve een directeur-grootaandeelhouder(dga) geen andere werknemers. De dga krijgt een vergoeding voor zijn werk van 250.000. Het bedrijf bestempelt 100.000 als loon van de dga en brengt de overige 150.000 onder in de vrije ruimte. Het is duidelijk dat zo'n 'knip' ongebruikelijk is. U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft de directeur met kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van 25.000. Een kerstpakket van 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. U rekent het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, tot het loon van de directeur.
4 / 7 Controle belastingdienst De belastingdienst controleert de toepassing van de WKR in uw boekhouding. Uit de boekhouding moet blijken welke vergoedingen/verstrekking gedaan zijn en onder welke categorie deze vallen. Daarbij zal de belastingdienst dus vooral gaan kijken of de vergoedingen/verstrekkingen terecht niet in de vrije ruimte ondergebracht zijn en of de vergoedingen/verstrekkingen die wel in de vrije ruimte geboekt zijn ook voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Uw boekhouding gaat dus een belangrijke rol spelen als het gaat om de WKR. Vanuit de boekhouding kunnen de verschillende categorieën inzichtelijk gemaakt worden en kan ook de vrije ruimte in de gaten gehouden worden. Door in het grootboekschema een groepering aan te brengen kunnen de verschillende vergoedingen en verstrekkingen eenvoudig verwerkt worden. salarisklanten hebben de keuze gebruik te maken van het standaard rekeningschema of een eigen rekeningschema. Standaard rekeningschema: Voor klanten die gebruik maken van het standaard rekeningschema zal het rekeningschema automatisch aangepast worden. Eigen rekeningschema: Klanten die gebruik maken van een eigen rekeningschema verzoeken wij de nieuwe indeling op tijd door te geven, zodat dit met de journalisering van januari verwerkt kan worden. Voor een voorbeeld hoe de rubricering vormgegeven kan worden kunt u gebruik maken van het voorbeeld in bijlage 1. en de WKR De rol die in de WKR speelt is beperkt. Aangezien de WKR ook over andere kosten gaat dan alleen de vergoedingen die in staan. Denk aan zaken als personeelsuitjes, kerstpakketten etc. Uw boekhouding zal leidend zijn in de WKR, niet alleen bij een controle maar ook voor de berekening van de vrije ruimte. Bij het benutten van de vrije ruimte kan wel een belangrijke rol spelen. Met behulp van de het scherm declaraties kunnen uw medewerkers gespecificeerde declaraties indienen waardoor ze per kostensoort inzichtelijk worden in uw administratie. Vaak zijn declaraties intermediaire kosten en door deze goed te specificeren worden ze niet onterecht aan de vrije ruimte toebedeeld zodat ook een eventuele eindheffing van 80% voorkomen kan worden.
5 / 7 Stappenplan invoering Om de WKR in te voeren zijn er een aantal stappen die u als werkgever zou moeten volgen: 1. Inventarisatie Allereerst moet in kaart gebracht worden welke vergoedingen en verstrekkingen er zijn. Het gaat daarbij om alles wat aan het personeel vergoedt of verstrekt wordt of personeelsgerelateerde zaken waarvan de werkgever de kosten voor haar rekening neemt. Een gedeelte hiervan zal in staan, met name de vaste reiskosten, onkostenvergoedingen ed. Daarnaast zijn er zaken die buiten de loonadministratie om geregeld worden, denk daarbij aan de personeelsfeesten, kerstgeschenken of declaraties die niet via de loonstrook lopen. Op basis van de loonadministratie in combinatie met de financiële administratie zal dus een totaal overzicht opgesteld moeten worden. Vervolgens moet dan bepaald worden onder welke categorie de betreffende vergoeding of verstrekking komt te vallen. Om die indeling goed te kunnen maken kan gebruik gemaakt worden van de link die verderop onder Extra informatie. 2. budget berekenen De volgende stap is het budget, de vrije ruimte, berekenen op basis van het fiscaalloon van het vorige jaar of door een schatting te maken van het fiscaalloon op basis van de huidige stand. Het fiscaalloon van het vorig jaar kunt u van de verzamelloonstaat afhalen, een berekening op basis van de huidige gegevens kan ook middels de verzamelloonstaat van het lopende jaar maar die moet dan nog wel geëxtrapoleert worden naar een heel jaar. De ruimte is dan 1,5% (1,2% vanaf 2015) van het fiscaalloon. Door de ruimte te bepalen krijgt u inzicht in welke ruimte eventueel nog beschikbaar is of wordt duidelijk dat de uitgaven de vrije ruimte overschrijden en kunnen daar eventueel maatregelen voor genomen worden. 3. Implementatie Op basis van stap 1 en 2 kan het dus noodzakelijk zijn om bepaalde arbeidsvoorwaarden aan te passen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan vaste onkostenvergoedingen; onder de huidige regels is dit toegestaan en moet dit bij een belastingcontrole via een steekproef achteraf aangetoond worden (middels bonnen). Onder de WKR is een vaste onkostenvergoeding ook toegestaan, maar moet dit vooraf getoetst worden waarbij per kostensoort de uitsplitsing gemaakt moet worden naar intermediaire kosten,
6 / 7 gerichte vrijstelling, nihil-waarderingen en overige posten (vrije ruimte). Ons advies is dan ook de vaste kostenvergoedingen om te zetten in een declaratiestructuur. Daarmee voorkomt u eventuele problemen met de belastingdienst en heeft u per kostensoort de totaal bedragen direct inzichtelijk. 4. Administratie Als laatste moet de boekhouding dusdanig ingericht worden dat eenvoudig de bedragen per categorie inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Dit geeft automatisch ook een goed inzicht in de bedragen die binnen de vrije ruimte vallen en of er dus eindheffing verschuldigt is. Dat maakt het ook gemakkelijker om hierop te sturen, zodat extra kosten voorkomen kunnen worden. Let op! voor het bepalen van de vrije ruimte moeten de bedragen inclusief BTW genomen worden! Als voorbeeld: stel dat een bedrijf nog een geschatte vrije ruimte heeft van 2.000,00 en men wil een groot eindejaarsfeest geven wat zo n 5.000,00 gaat kosten. Dat zou betekenen dat over 3.000,00 de 80% eindheffing betaald moet gaan worden. Een extra kostenpost van 2.400,00! Totaal gaat zo n eindejaarsfeest dan geen 5.000,00 maar 7.400,00 kosten, toch iets om even bij stil te staan! Extra informatie Ook onder de WKR blijven veel uitzonderingen en regels bestaan. Om de juiste indeling naar categorieën te kunnen maken willen wij u graag verwijzen naar de site van de rijksoverheid: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/belastingen-voor-ondernemers/loonbelasting-enpremieheffing-volks-en-werknemersverzekeringen/werkkostenregeling Ondersteuning Heeft u nog vragen, neem contact met ons op via 0341-455712 of via salaris@apployed.nl Onze salarisadministrateurs kunnen u op verschillende manieren bijstaan bij het doorlopen van het stappenplan voor de invoering van de WKR. Op basis van de bij ons bekende gegevens in uw loonadministratie kunnen wij helpen bij analyse van de gegevens ten behoeve van de inventarisatie en het berekenen van het budget. Tevens kunnen we u adviseren hoe bestaande grootboekrekeningen het beste ingedeeld kunnen worden ten behoeve van de WKR. Uiteraard maken wij graag een advies op maat hoe we u kunnen assisteren bij het invoeren van de WKR.
7 / 7 Bijlage 1 Voorbeeld grootboekrekeningschema Uw boekhouding gaat een belangrijke rol spelen in de WKR. Hierin kunnen de verschillende categorieën inzichtelijk gemaakt worden en kan ook de vrije ruimte in de gaten gehouden worden. Op basis van een standaard rekeningschema zou dat er zo uit kunnen zien: Schema voor invoer WKR: Grootboekrekening 4000 Brutoloon Grootboekrekening 4010 Sociale lasten Grootboekrekening 4020 Reiskosten Grootboekrekening 4030 Onkostenvergoeding Grootboekrekening 4040 Telefoonkostenvergoeding Grootboekrekening 4050 Overige personeelskosten Schema na invoer WKR: Grootboekrekening 4000 Brutoloon Grootboekrekening 4010 Sociale lasten Grootboekrekening 4100 Intermediaire kosten Grootboekrekening 4200 Gerichte vrijstellingen Grootboekrekening 4300 Nihil waarderingen Grootboekrekening 4400 Vrije ruimte Uiteraard kan ook binnen de categorieën onderscheidt gemaakt worden voor meer inzicht: Uitgebreid schema na invoer WKR: Grootboekrekening 4000 Brutoloon Grootboekrekening 4010 Sociale lasten Grootboekrekening 4100 Intermediaire kosten Grootboekrekening 4101 Portokosten Grootboekrekening 4102 Kantoorartikelen Grootboekrekening 4103 Brandstofkosten Grootboekrekening 4200 Gerichte vrijstellingen Grootboekrekening 4201 Reiskostenvergoeding (t/m 0,19) Grootboekrekening 4202 Studiekosten Grootboekrekening 4203 Zakelijke maaltijden Grootboekrekening 4300 Nihil waarderingen Grootboekrekening 4301 Werkkleding Grootboekrekening 4302 Telefoonkosten Grootboekrekening 4302 Consumpties tijdens werktijden Grootboekrekening 4400 Vrije ruimte Grootboekrekening 4401 Reiskostenvergoeding (> 0,19) Grootboekrekening 4402 Fietsplan Grootboekrekening 4403 Personeelsfeesten