Nota waarderen en afschrijven 2012 tot en met 2015 gemeente Zeewolde

Nota waarderen en afschrijven 2012 tot en met 2015 gemeente Zeewolde

3/23 Inhoudsopgave Inleiding 1. Investeren 1.1 Algemeen 1.2 Aanvragen en uitvoeren investeringen 2. Activeren 2.1 (On)mogelijkheid tot activeren 2.2 Verschillende regels voor verschillende activa 3. Waarderen 3.1 Methoden van waardering 3.2 Op- en afwaarderen 4. Afschrijven 4.1 Methoden van afschrijven 4.2 Basis voor afschrijvingen 4.3 Moment van afschrijven 4.4 Afschrijvingstermijnen 4.5 Renteberekening 4.6 Stelsel- en schattingswijzigingen 5. Implementatie activabeleid 5.1 Financiële consequenties beleidswijzigingen 5.2 Inpassing in de planning en controlcyclus 5.3 Ingangsdatum 5.4 Hardheidsclausule 6. Voorgestelde beslispunten Bijlage I: Afschrijvingstermijnen Zeewolde

4/23 Inleiding Met ingang van 1 januari 2004 is het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in werking getreden. In het BBV worden nadere regels gesteld voor waarderen en activeren. Op basis van het BBV heeft de raad van Zeewolde op 15 februari 2007 de Financiële verordening vastgesteld (artikel 212 Gemeentewet). In hoofdstuk 3, artikel 6 van deze verordening is bepaald dat het college regels in acht neemt bij het investeren, activeren en waarderen. Tot slot heeft de commissie BBV in juli 2011 een aantal stellige uitspraken gedaan over stelsel en schattingswijzigingen, die ingaan in 2012. Deze nota geeft een nadere uitwerking aan bovenstaande en is daarmee een instrument waarmee wordt vastgelegd hoe de gemeentelijke investeringen eenduidig te behandelen. De nota geeft een beschrijving en beleidskaders voor investeren, activeren, waarderen en afschrijven. De opbouw van de nota is ook in deze volgorde. Tevens is de (bestaande) inpassing van deze beleidskaders in de gemeentelijke planning en controlecyclus vastgelegd. In de nota wordt ook de bestaande praktijk ten aanzien van activeren, waarderen en afschrijven vastgelegd, en waar nodig geactualiseerd. Hiermee is de nota het eerste recente gebundelde document waarin de diverse losse documenten als verordeningen, procedures en werkinstructies samen komen. Als bijlage is opgenomen een schema met afschrijvingstermijnen voor activa. Hierin is ook een verfijning aangebracht in hoofdonderwerpen, de detail items zijn onveranderd. Opgemerkt is dat toekomstige wijzigingen van de wet- en regelgeving (onder andere stellige uitspraken van de commissie BBV) gevolgd zullen worden. Hiervan zult u op de hoogte worden gehouden. Dit zal in ieder geval bij de documenten uit de budgetcyclus het geval zijn. Ten opzichte van de huidige uitgangspunten wijkt de nota op één punt af. Om het moment vanaf waar afgeschreven wordt beter aan te laten sluiten met de Nota van uitgangspunten (looptijd van een krediet), wordt voorgesteld om de afschrijvingen te laten starten in het jaar volgend op het jaar van de oplevering van het activum. Eenmalig levert dit een besparing op van de afschrijvingslast van de nieuwe kredieten, voor de totale lasten van afschrijving van het activum maakt het niet uit, de lasten starten alleen een jaar later.

5/23 1. Investeren 1.1 Algemeen Investeringen zijn uitgaven in (duurzame) goederen, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. De meest voorkomende investeringen van de gemeente hebben betrekking op uitgaven in verband met bouw, aankoop, verbouw en/of verbetering van gebouwen, aanleg en reconstructie van wegen, riolering en accommodaties op gebied van onderwijs, sport, cultuur en recreatie. In Zeewolde worden de kosten van de eerste inrichting en ontwikkeling van woon- en bedrijvengebieden ten laste gebracht van de grondexploitatie. Om pragmatische redenen wordt vaak in financiële zin een minimumomvang aangehouden bij het begrip investering. Dit is op grond van algemeen aanvaarde bedrijfseconomische beginselen toegestaan. Deze redenen zijn onder meer: het activeren brengt extra administratieve werkzaamheden met zich mee; een toename van het aantal boekingen en lange investeringslijsten dragen niet bij aan de leesbaarheid van verslagleggingstukken. In Zeewolde wordt van een investering gesproken als het gaat om een begrote uitgave van minimaal 10.000,- ex. BTW met een meerjarig nut, tenzij het gronden of terreinen betreft. Er wordt rekening gehouden met eventueel niet aftrekbare of verrekenbare/compensabele BTW. Voor wat betreft de aankoop van gronden: deze worden wel geactiveerd, er wordt niet op afgeschreven. Daarnaast worden gronden welke zijn verworven in het kader van een grondexploitatie opgenomen onder de balanspost "Voorraad Gronden". Grondexploitaties komen in deze nota niet aan de orde, hiervoor wordt verwezen naar de Beheersregels Grondbedrijf. Het BBV (artikel 35 en artikel 59) kent 2 soorten investeringen: Investeringen met economisch nut, deze zijn verhandelbaar of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen; Investeringen met maatschappelijk nut, deze voldoen aan de criteria om te investeren, maar zijn niet verhandelbaar of dragen niet bij aan het genereren van middelen. In sommige gevallen is het moeilijk om onderscheid te maken tussen investeringen en (grote) uitgaven die niet of wel kunnen worden geactiveerd. Criteria hiervoor zijn: meerjarig nut, financiële omvang en levensduurverlenging of capaciteitsverbetering.

6/23 Uitgaven kunnen dan worden onderscheiden in: klein onderhoud groot onderhoud investeringen (nieuw of vervanging). Klein onderhoud komt jaarlijks terug en wordt daarom uit de jaarlijkse begroting gedekt. Groot onderhoud betreft zaken die eens in de zoveel jaar moeten gebeuren. Stellige uitspraak (een uitspraak van de commissie BBV die gevolgd moet worden) is dat volgens het BBV deze lasten niet dienen te worden geactiveerd (artikel 35-3). Voor de dekking van deze lasten bestaat de keuze uit het vormen van een voorziening of dekking via de exploitatie. Deze dekking geldt ook voor groot onderhoud dat is opgenomen in beheersplannen. Het heeft de voorkeur om een meerjarenonderhoudsplan op te stellen en op grond van deze onderbouwing een voorziening te vormen voor de lasten van het groot onderhoud. Nieuwe uitgaven met een meerjarig nut en het compleet vervangen van kapitaalgoederen / vervangingen en reconstructies, met als doel om de levensduur van een object te verlengen, vormen wel investeringen als ze meer kosten dan 10.000,- ex BTW. 1.2 Aanvragen en uitvoeren investeringen De bevoegdheid voor het toekennen van (nieuwe) kredieten voor investeringen ligt bij de raad. Een onderdeel van de voorjaarsnota is het meerjaren investeringsprogramma (MIP). Bij de vaststelling van de voorjaarsnota maakt de raad een integrale afweging van de investeringsvoorstellen tegen de middelen die de raad hiervoor beschikbaar wil en kan stellen. Bij het bespreken van de voorjaarsnota vindt een integrale afweging plaats tussen bestaand beleid en nieuw beleid. Alle (vervangings)investeringen, inclusief bijbehorende exploitatielasten, en de lasten van bestaand en nieuw beleid worden op dat moment tegen elkaar afgewogen. De gehonoreerde investeringen worden vervolgens in de begroting opgenomen. Bij het begin van het boekjaar waarin de investeringen gestart worden is, voor aanvang van een project, voor beide categorieën een besluit nodig. Voor vervangingsinvesteringen is dat een besluit van het college, voor nieuwe investeringen een raadsbesluit. Zo is er nog een mogelijkheid om tegen elkaar af te wegen of de uitgaven doorgang moeten vinden (zie ook de Nota van Uitgangspunten). Investeringen mogen niet hoger uitvallen dan het krediet dat door de raad beschikbaar is gesteld. In voorkomende gevallen wordt de raad bij overschrijdingen of herbestemmingen door aparte advisering met aanvullende dekking geïnformeerd, waarover de raad aanvullende besluitvorming gevraagd zal worden.

7/23 Verschuiven van bedragen tussen de exploitatie en de staat van investeringen is niet toegestaan omdat het dan een uitwisseling zou zijn van een korte termijnlast en een lange termijnlast en het doel van toegewezen gelden van de raad wordt gewijzigd. Tot slot is het aanvullen of wijzigen van de oorspronkelijke inhoud van een krediet slechts mogelijk na een raadsbesluit. In de Nota van Uitgangspunten is benoemd hoe om te gaan met de doorlooptijd van kredieten: investeringen in roerende zaken moeten zijn afgerond in het 1e volle kalenderjaar, volgend op het jaar waarin de middelen beschikbaar zijn gesteld, investeringen in onroerende zaken dienen uiterlijk te zijn afgerond in het 2e volle kalenderjaar, volgend op het jaar waarin het krediet is gevoteerd. Kredieten die buiten de geautoriseerde doorlooptijd vallen, kunnen alleen middels een apart BenW-besluit langer worden benut. Dit is mede essentieel om aan de benodigde rechtmatigheidsvereisten te kunnen voldoen. In het verlengde hiervan wordt voorgesteld om vanaf deze nota het moment van activering aan te passen (zie ook 4.3)

8/23 2. Activeren 2.1 (On)mogelijkheid tot activeren Activeren is het als bezitting/vermogensobject op de balans opnemen van aangeschafte of vervaardigde zaken die langer dan één jaar tot de beschikking van de gemeente staan. In het BBV zijn in hoofdstuk V verschillende regels opgenomen over activeren. Sommige regels zijn algemeen, maar er zijn ook specifieke regels die gelden voor de verschillende categorieën vaste activa. Volgens artikel 59 en 62 van het BBV moeten alle investeringen worden geactiveerd voor het bedrag van de investering. Tenzij het een investering is van maatschappelijk nut, deze mogen worden geactiveerd. Uitzondering hierop zijn bijdragen van derden. Deze bijdragen worden in mindering gebracht op de totale lasten van de investering. Zie ook hoofdstuk 4.2 van deze nota. De commissie BBV heeft de uitspraak gedaan dat kosten van (klein en groot) onderhoud niet levensduurverlengend zijn en dus niet geactiveerd mogen worden (zie ook hoofdstuk 1 voor toelichtingen). 2.2 Verschillende regels voor verschillende activa In het BBV (artikel 33) wordt bij de vaste activa onderscheid gemaakt in: 1. immateriële vaste activa; 2. materiële vaste activa; 3. financiële vaste activa. Voor deze onderdelen gelden verschillende regels bij het al dan niet activeren. Ad 1. Immateriële vaste activa worden in het BBV (artikel 34) gedefinieerd als: a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio. b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. De kosten kunnen als (een afzonderlijk) actief worden opgenomen als ze voldoen aan de volgende voorwaarden: het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast; het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren; de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld. Voor immateriële vaste activa met maatschappelijk nut raadt het BBV aan om dit direct ten laste van het resultaat te laten komen. Over immateriële vaste activa met economisch nut wordt in Zeewolde lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

9/23 Ad 2. Voor materiële vaste activa (artikel 35) wordt onderscheid gemaakt in: a. investeringen met een economisch nut. Deze investeringen zijn verhandelbaar en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Een deel van de gemeentelijke investeringen heeft een economische waarde omdat gemeenten prijzen en tarieven voor diensten kunnen vragen, waardoor deze verkocht kunnen worden of rendabel kunnen zijn. Voorbereidingskosten vormen één geheel met de kosten die tot de investering worden gerekend. Wanneer er na de voorbereiding alsnog besloten wordt niet te investeren komen deze voorbereidingskosten ten laste van de exploitatie (deze worden gedesinvesteerd). Investeringen met een economisch nut die niet mogen worden geactiveerd zijn kunstvoorwerpen van cultuurhistorische waarde, voor zover ze niet bedoeld zijn voor verkoop. Voor hoe om te gaan met software, gebruikersrechten en opleidingen heeft de commissie BBV besloten om de stellige uitspraak te doen. Daarin is bepaald dat software, of gebruiksrechten op software, gezien moeten worden als een materieel vast actief met een economisch nut (ex artikel 35 lid 1A). Dit betekent dat de directe kosten van software moeten worden geactiveerd. Voor implementatiekosten geldt dat deze mogen worden geactiveerd. Daarentegen mogen kosten voor opleiding niet worden geactiveerd. b. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Op grond van artikel 59, lid 4 van het BBV mogen investeringen met een maatschappelijk nut worden geactiveerd voor zover ze gedaan worden in de openbare ruimte. Gewenst is het om de maatschappelijke investeringen niet te activeren, als de reservepositie van de gemeente dit mogelijk maakt. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden in Zeewolde verstaan investeringen in aanleg/inrichting van: wegen, straten, pleinen, civiele kunstwerken(bruggen, duikers, en viaducten) en kunstwerken. Dit zijn dan ook de enige maatschappelijke investeringen die in Zeewolde geactiveerd mogen worden. In de financiële verordening 212 van de gemeente Zeewolde is onder artikel 6 wel de mogelijkheid opgenomen om in voorkomende gevallen af te schrijven op investeringen met maatschappelijk nut. In Zeewolde is er voor gekozen om investeringen met maatschappelijk nut niet te activeren, maar direct ten laste van algemene reserve te brengen. Dit in overeenstemming met de formulering hierover in de Nota reserves en voorzieningen.

10/23 Ad 3. Financiële vaste activa zijn volgens het BBV (artikel 36): a. kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen; b. leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen; c. overige langlopende geldleningen; d. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. bijdragen aan activa in eigendom van derden. De onder a t/m d genoemde financiële vaste activa moeten altijd worden geactiveerd. Van de onder e genoemde financiële vaste activa, "bijdragen aan activa in eigendom van derden", geniet de gemeente geen baten en kan ook niet over de investering beschikken, zolang de betreffende derde zich aan de overeenkomst houdt. Het activeren van deze bedragen draagt niet bij aan een correct inzicht in de vermogenspositie van de gemeente. Zeewolde activeert in beginsel daarom geen activa in eigendom van derden. Uitzonderingen in geval van bijzondere projecten worden in een apart advies aan de raad aangeboden. Er moet dan wel aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: er is sprake van een investering door een derde; de investering draagt bij aan de publieke taak; de derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; de bijdrage kan worden teruggevorderd als de derde in gebreke blijft of de gemeente kan anders recht doen gelden op activa die samenhangen met de investering. Voor de meeste gemeenten betreft dit met name de inrichting van basisscholen. Binnen de gemeente Zeewolde is er nog geen dergelijk project. Voor leningen en aandelen geldt de 10.000,- ex BTW ondergrens om te activeren niet.

11/23 3. Waarderen 3.1 Methoden van waardering Alle activa die op de balans worden opgenomen vertegenwoordigen een zekere waarde. Het BBV geeft ook hiervoor een aantal regels. In artikel 63 is de hoofdregel opgenomen dat vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Gekochte vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingprijs: de inkoopprijs (eventueel gecorrigeerd voor de BTW) en de bijkomende kosten. Zelfgeproduceerde vaste activa worden gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs onder aftrek van de gepleegde afschrijvingen. De vervaardigingsprijs bestaat uit de aanschaf van de gebruikte grond en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Bovendien kunnen hierin ook worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten (bijvoorbeeld interne uren) en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Geen van beide bovengenoemde zaken worden in Zeewolde toegerekend aan de investering. Frictiekosten zoals kosten voor organisatieonderzoek, verhuiskosten, tijdelijke huisvestingskosten en opleidingskosten worden in Zeewolde niet toegerekend aan het activum. Financiële vaste activa moeten tegen nominale waarde worden gewaardeerd, met uitzondering van de bijdragen aan activa in eigendom van derden. Als deze bijdragen in uitzonderingsgevallen worden geactiveerd geldt hiervoor de historische kostprijs als basis. Uitzondering bij de gemeente Zeewolde zijn de participatie bewijzen bij het APPA fonds(pensioenlasten oud-wethouders), welke gewaardeerd worden tegen de actuele waarde. Voor in erfpacht uitgegeven gronden wordt de canon vastgesteld over de getaxeerde verkoopwaarde van de onroerende zaak. De hoogte van de canon ligt vast voor de volledige herzieningsperiode. De herzieningsperiode is 5 jaar, tenzij in de uitgifteovereenkomst een kortere periode is vastgelegd (Bron: Algemene uitgifte voorwaarden van de gemeente Zeewolde 2009). Van activa waarvan de bestemming verandert wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen (artikel 63, lid 5). Tot slot indien de marktwaarde van de activa lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (artikel 65) dient er afgewaardeerd te worden naar de lagere marktwaarde. In de werkprocessen is de beoordeling hiervan periodiek opgenomen.

12/23 3.2 Op- en afwaarderen In het BBV is bepaald (artikel 65 lid 1) dat verwerking van duurzame waardevermindering van vaste activa onafhankelijk van het resultaat gebeurt. Met andere woorden: ook als het rekeningresultaat het financieel niet toelaat (negatief resultaat), moet deze waarde daling verwerkt worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om nieuwe inzichten in de gebruiksduur van activa, aantasting van het vermogen van deelnemingen, buitengebruikstelling of vervuiling van grond. Versneld afschrijven is niet (meer) mogelijk. Er ontstaat een boekwinst als een actief wordt verkocht tegen een prijs die hoger is dan de resterende boekwaarde op het moment van verkoop. Deze boekwinst moet worden verwerkt als incidentele baat in de jaarrekening en mag niet worden verrekend met de boekwaarde van een nieuw actief dat ter vervanging wordt aangeschaft. De boekwinst wordt toegevoegd aan de algemene reserve conform de nota reserves en voorzieningen.

13/23 4. Afschrijven Afschrijving is het in de administratie tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van een goed dat als een investering is geactiveerd. De afschrijving komt ten laste van de jaarlijkse exploitatie; op deze manier wordt ook het meerjarig nut van de investering zichtbaar gemaakt. Het BBV schrijft het stelsel van baten en lasten voor. Dit houdt in dat baten en lasten worden opgenomen in het jaar waaraan ze kunnen worden toegerekend, ook al hebben ze in dat jaar niet tot daadwerkelijke uitgaven of ontvangsten geleid. Op deze manier vindt er een matching plaats van de lasten versus de baten die hier tegenover staan. Afschrijvingen vormen een onderdeel van de lasten waar geen uitgaven tegenover staan. 4.1 Methoden van afschrijven Voor afschrijving bestaan verschillende methoden, besluitvorming hierover is aan de raad. Het BBV laat gemeenten vrij in de keuze van een methodiek. In de praktijk maken de meeste gemeenten gebruik van de lineaire en/of annuïteiten methode. Lineair afschrijven wil zeggen dat de afschrijving een vast bedrag per jaar is. Als gevolg van deze methode daalt de boekwaarde met een constante factor, zodat de rentelasten in de loop der tijd afnemen. Hierdoor daalt ook de totale kapitaallast (rente + afschrijving) van de betreffende investering. Een annuïteiten afschrijving gaat uit van een gelijkblijvende jaarlijkse kapitaallast. De rentelast per jaar daalt gedurende de gebruiksperiode steeds sneller, waardoor het gedeelte voor afschrijving omgekeerd evenredig stijgt. Deze methode leent zich vooral in situaties waarbij de kosten, al dan niet via een uurtarief, worden doorbelast. Deze methode voorkomt dat sterke afwijkingen ten opzichte van voorgaande jaren leiden tot sterke wisselingen in tarieven danwel een exploitatietekort etc. Ook kan deze methode worden toegepast als er een (Rijks) vergoeding tegenover staat die ook gebaseerd is op de annuïteiten methode. Bij de annuïteiten methode is het wel van belang dat er door veroudering geen sprake is van sterke stijging van onderhoudslasten. Door de grote lastenstijging zullen de doorbelaste tarieven stijgen, en is daarmee een pluspunt van de methode minder aanwezig. In die gevallen is het beter om te kiezen voor de lineaire methode. Zeewolde gebruikt enkel de lineaire methode voor afschrijvingen. Alleen om gegronde redenen mogen afschrijvingen op andere grondslagen geschieden dan in het voorafgaande boekjaar (artikel 64, lid 1), zodat het financiële verloop van jaar tot jaar kan worden gevolgd. Uitgaande van een consistente bedrijfsvoering blijft daarom de huidige methode van afschrijven gehandhaafd.

14/23 Bovendien geldt de gelijktijdige stelselmatigheid. Dit houdt in dat gelijksoortige activa gemeentebreed op dezelfde wijze worden gewaardeerd en afgeschreven. In deze nota is hieraan invulling gegeven door eisen te stellen aan de waardering (historische kostprijs, geen restwaarde) en een afschrijvingstabel te hanteren met voorgeschreven afschrijvingstermijnen (zie bijlage 1). Afschrijvingen vinden onafhankelijk van het resultaat van de exploitatierekening plaats. Dit geldt ook voor afschrijvingen als gevolg van verwachte duurzame waardeverminderingen van vaste activa. In uitzondering hierop mogen op vaste activa met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte wel extra, dus afhankelijk van het resultaat van de exploitatierekening, afschrijvingen plaatsvinden (artikel 64, lid 4). 4.2 Basis voor afschrijvingen In het verleden konden gemeenten kiezen tussen de bruto en de netto methode om te bepalen over welk bedrag afgeschreven werd. Dit was gebaseerd op de bruto dan wel de netto kostprijs van de investeringen. De netto methode houdt in dat de ontvangen bijdragen van derden en/of daarvoor ingestelde bestemmingsreserves in één keer in mindering komen op de kostprijs. Bij de bruto methode vallen deze in delen vrij gedurende de gehele afschrijvingstermijn, ter compensatie van de hogere bedragen voor rente en afschrijving. De netto methode mag volgens het BBV alleen nog worden toegepast bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Voor alle overige investeringen geldt dat bestemmingsreserves niet in mindering mogen komen op het investeringsbedrag, maar vrijvallen gedurende de afschrijvingstermijn. Europese subsidies en andere bijdragen van derden worden op deze overige investeringen wel in mindering gebracht. Als het voornemen bestaat om een actief tot het eind van de mogelijke gebruiksduur te benutten, zal er over het algemeen geen sprake zijn van een restwaarde. Vermeldenswaardig is dat bij rollend materieel het regelmatig voorkomt dat de betreffende activa worden ingeruild, en dat hier een waarde tegenover staat. Deze inruilwaarde maakt de nieuwe investering lager. In Zeewolde wordt niet gerekend met restwaarden, zie hoofdstuk 6 punt 9. 4.3 Moment van afschrijven De commissie BBV doet de aanbeveling om vast te leggen wanneer met het afschrijven op een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen.

15/23 Mogelijke keuzes hierbij: in het jaar waarin het kapitaalgoed geheel gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen, medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt en in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt. De gemeente Zeewolde heeft tot nu toe de lijn gehanteerd dat er met de afschrijving gestart wordt in het jaar waarin het kapitaalgoed geheel gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen (keuze 1). Om een zuiverder aansluiting te krijgen met de Nota van uitgangspunten over de maximale looptijd van een krediet wordt er voorgesteld om te gaan afschrijven in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt. De begroting is hier op ingericht. 4.4 Afschrijvingstermijnen De te hanteren afschrijvingstermijn voor een bepaald actief is op grond van het BBV (artikel 64 lid 3) afhankelijk van de verwachte toekomstige gebruiksduur. Die gebruiksduur kan zijn de technische gebruiksduur (termijn dat een actief technisch gezien meegaat) of de economische gebruiksduur (termijn tot een actief economisch verouderd is). In praktijk wordt in Zeewolde de afschrijvingstermijn gesteld op de economische gebruiksduur, omdat deze vrijwel altijd de kortste is. Uitgangspunt is dat deze in de tabel met afschrijvingstermijnen zijn opgenomen (zie bijlage 1). De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur. Indien de opbouw van een brandweerauto minder lang meegaat dan het onderstel, kunnen beide componenten gedurende een verschillende looptijd worden afgeschreven. De betreffende onderdelen dienen dan wel afzonderlijk in de activa-administratie te worden opgenomen. De commissie BBV beveelt uit praktische overwegingen aan om deze benadering en de daarbij horende opsplitsing in de activa-administratie te beperken, en desgewenst alleen toe te passen bij investeringen met een economisch nut. Als de componentenbenadering wordt toegepast heeft dit ook consequenties voor de mogelijkheid tot het al dan niet instellen van voorzieningen. De BBV regelgeving hierover is de leiddraad. Binnen de gemeente Zeewolde vindt zowel de componentenmethode als de integrale afschrijving plaats van de investeringen.

16/23 Enkele afschrijvingstermijnen zijn in regelgeving aangegeven: op gronden en terreinen vindt geen afschrijving plaats, omdat dergelijke activa geen beperkte gebruiksduur hebben, deze verondersteld worden waardevast te zijn, en worden geactiveerd; grond die opgenomen is in de grondexploitaties wordt gebruikt als productiemiddel en dus beschouwd als voorraad (vlottende activa). De boekwaarde van deze grond wordt terugverdiend door grondverkoop of ingeval van een verliesgevende grondexploitatie door middel van het treffen van een voorziening. Activering en afschrijving is hierbij dus niet aan de orde. In de bijlage is een afschrijvingstabel opgenomen voor typen activa. De tabel is niet limitatief en kan indien gewenst worden aangevuld, waarbij het uitgangspunt geldt dat de afschrijvingstermijn overeenkomt met de economische gebruiksduur en er gelijktijdige stelselmatigheid is. Vaststelling van de termijnen is aan de raad, net zo als een gemotiveerde afwijking hiervan in voorkomende gevallen. 4.5 Renteberekening Voor de toerekening van rente aan de activa gebruikt de gemeente de renteomslag uitgedrukt in een percentage. Deze wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen (tabel uit de nota van uitgangspunten). Uitzondering hierop zijn activa waaraan (op basis van bijvoorbeeld een afwijkende afschrijvingmethode, een afwijkend rentepercentage) een vast (afwijkend) rentepercentage wordt toegerekend. Deze worden in de berekening van de renteomslag afzonderlijk tot uitdrukking gebracht. Hiervoor is een apart raadsbesluit nodig. Er wordt geen rente toegerekend aan de participaties van het APPA-fonds (deze worden gewaardeerd tegen actuele waarde), aandelen (gewaardeerd tegen nominale waarde, er wordt dividend ontvangen) en de startersleningen (na afloop van de looptijd van de verstrekte lening komt dit bedrag terug naar de gemeente). Het renteomslagpercentage wordt twee keer per jaar berekend: bij de begroting en de jaarrekening. Daardoor kan/zal een verschil ontstaan. Dit wordt als calculatieverschil verantwoord ten laste of ten gunste van product 914 geldleningen en de kostenplaats financiering. Door deze methode wordt bereikt dat de verschillen in de rentekosten niet over een groot aantal producten worden omgeslagen, maar geconcentreerd verantwoord en geanalyseerd kunnen worden. De rente wordt berekend op basis van de boekwaarde van de activa per 1 januari van het betreffende boekjaar.

17/23 4.6 Stelsel- en schattingswijzigingen De commissie BBV heeft in juli 2011 hierover een standpunt ingenomen met bijbehorende stellige uitspraken. Ex artikel 212 van de gemeentewet staat beschreven dat de gemeenteraad de waarderingsgrondslagen vaststelt. Via deze verordening ligt dus ook de bevoegdheid tot stelselwijziging en/of schattingswijzigingen bij de raad. Het BBV onderscheid tussen een stelselwijziging en een schattingswijziging is als volgt: Een stelselwijziging betreft een wijziging van de vrij te kiezen waarderings(activerings)grondslag. (bijvoorbeeld van niet activeren naar wel activeren met een afschrijving gebaseerd op basis van de verwachte toekomstige gebruiksduur) Een schattingswijziging (door nieuwe inzichten) betreft een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. (rest)gebruikswaarde (bijvoorbeeld een andere afschrijvingsmethode). Omdat de balanspositie onder het BBV te typeren is als een balans van (rest)boekwaarden welke nog met de burger verrekend moeten worden, is de commissie BBV, ook vanwege de gewenste administratieve eenvoud, van mening dat er voor een stelsel- en/of schattingswijziging geen terugwerkende kracht kan gelden. Met andere woorden: er hoeft geen herberekening met daarbij behorende inhaal/terugboek afschrijvingen plaats te vinden. De (rest)boekwaarden worden via de nieuwe inzichten afgeschreven. Stellige uitspraken van de commissie BBV gelden vanaf het jaar T+1 na publicatie, dus vanaf 2012.

18/23 5. Implementatie activabeleid 5.1 Financiële consequenties beleidswijzigingen Deze nota behelst één beleidswijziging met financiële gevolgen. Door het voorstel om het moment van afschrijven te wijzigen zullen de lasten in de begroting een jaar opschuiven. Voor het perspectief heeft dit als gevolg dat er eenmalig een voordeel van de afschrijvingslasten (startjaar) is, de totale lasten gedurende de afschrijvingstijd van het actief veranderen hierdoor niet. Dit zal gaan gelden vanaf de nieuwe kredieten 2012, welke in 2012 vanuit een meerjarige stelpost gefinancierd worden. Loopt een krediet eenmaal dan zijn voor de kapitaallasten voldoende middelen in de begroting opgenomen. Verder is het zo als in de inleiding al genoemd, dat in dit document de verschillende losse beleidsstukken, verordeningen etc. worden samengevoegd. 5.2 Inpassing in de planning en controlcyclus De planning en controlcyclus geeft in Zeewolde een concrete invulling aan de jaarlijkse opeenvolging van plannen, begroten en verantwoorden. In de loop van een cyclus wordt de Voorjaarsprogrammanota gemaakt. In dit document is ook het Meerjaren investeringsprogramma (MIP) opgenomen. Bij de behandeling van deze voorgenomen investeringen (vervanging en nieuwe) wordt nog geen toestemming gegeven om de investeringen uit te voeren. Na vaststelling van de begroting (waarin de voorgenomen investeringen voorzien van een dekking voor de zowel de exploitatielasten als de kapitaallasten zijn opgenomen) zullen er voor de vervangingsinvesteringen afzonderlijke voorstellen aan het college gedaan worden voor de start van de activiteiten hiervoor. Voor de nieuwe investeringen worden steeds afzonderlijke voorstellen aan de gemeenteraad gedaan. In de bijlagen behorende bij de begroting (staat van investeringen) wordt per investering vermeld: de boekwaarde bij aanvang van het begrotingsjaar; de afschrijvingstermijn en -lasten; de actuele stand van zaken van investeringen in uitvoering; welke activa buiten gebruik worden gesteld; welke activa worden afgevoerd (met waarde nihil); welke activa een duurzame waardevermindering ondergaan (zie ook hoofdstuk 3.1).

19/23 Bij de najaarsnota en de jaarrekening leggen budgethouders en college verantwoording af aan de raad over de voortgang van de investeringen. Dit als er sprake is van afwijkingen op bijvoorbeeld het geplande en gerealiseerde investeringsbedrag, een verklaring voor de eventuele afwijkingen ten opzichte van de begroting en de (herziene) geplande uitvoering in het begrotingsjaar. Investeringen waarvoor tussentijds noodzaak ontstaat (en welke dus niet opgenomen zijn in de MIP zoals die aan de raad is aangeboden bij de Voorjaarsprogrammanota) worden vooraf voorgelegd aan het college en de raad. Het advies en het raadsvoorstel hiervan moeten in de onderbouwing dezelfde elementen bevatten als die in het investeringsprogramma en voorzien zijn van een dekking. Ook bij de jaarrekening komen investeringen aan de orde. De toelichting op de balans moet volgens artikel 51 BBV gegevens bevatten over de methode van afschrijving. Verder moet hier worden aangegeven welke investeringen worden geactiveerd, op basis van welke afschrijvingsduur en welke reserves voor de dekking van de kapitaallasten beschikbaar zijn. De aard en de omvang van alle waardeverminderingen is ook in de toelichting opgenomen. Tevens is in het jaarverslag bij de bijbehorende programma s een tabel opgenomen met het budget, lasten en/of baten en het restant van het krediet. Artikel 52 BBV bevat bepalingen over nadere onderverdeling van de materiële vaste activa. Uit een sluitend overzicht moet bovendien blijken, voor zover van toepassing: de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar; de investeringen of desinvesteringen; de afschrijvingen; bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief; afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen; de boekwaarde aan het eind van het begrotingsjaar. In aanvulling hierop wordt in de productenrealisatie voor alle investeringen een inhoudelijke toelichting gegeven. Hierbij gaat het om onderdelen als het investeringsbedrag, welke activa worden afgesloten en welke investeringen worden overgebracht naar het volgende begrotingsjaar. In de programmarekening is per programma een tabel opgenomen met daarin de stand van zaken van de kredieten. Grondexploitaties nemen in Zeewolde een aparte plaats in wat betreft de planning en controlcyclus. Zie hiervoor ook hoofdstuk 1.1. Deze worden daarom in deze nota niet meegenomen. Hiervoor wordt verwezen naar de beheersregels Grondbedrijf.

20/23 De verantwoordelijkheid voor investeringen ligt bij de betreffende budgethouders. De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning zal vanuit haar controletaak afwijkingen signaleren en de budgethouders adviseren over de concrete werkwijze. Dit zal in voorkomende gevallen leiden tot aanvullende advisering door de budgethouder. Het is van belang dat het beleid zelf actueel blijft. Daarom is het nodig dat ook de uitgangspunten en beleidskeuzes met enige regelmaat worden getoetst op actualiteit. Een actualisatie en eventueel herziening van deze nota vindt eens in de 4 jaar plaats, of eerder indien nodig. 5.3 Ingangsdatum De ingangsdatum voor deze nota is 1 januari 2012. 5.4 Hardheidsclausule Het college kan (met kennisgeving aan de raad), indien er een gegronde reden voor is, in individuele gevallen afwijken van de nota waarderen en afschrijven. Hierbij dient echter wel rekening gehouden te worden met de mogelijkheden die de wet, BBV (inclusief vraag en antwoord rubriek) en overige relevante wetgeving met zich meebrengt.

21/23 6. Voorgestelde beslispunten Investeren 1. In Zeewolde wordt van een investering gesproken als het gaat om een begrote uitgave van minimaal 10.000,- ex. BTW met een meerjarig nut, tenzij het gronden of terreinen betreft. Er wordt rekening gehouden met eventueel niet aftrekbare of verrekenbare/compensabele BTW. 2. Het verschuiven tussen investeringskredieten in omvang, type uitgave is niet mogelijk; tenzij de raad hierover een besluit neemt. 3. Het verschuiven tussen investeringskredieten in tijd is niet mogelijk; tenzij het college hierover een besluit neemt, en de raad hierover informeert. 4. Een besluit tot het aanvullen of wijzigen van de inhoud van een investering ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag is voorbehouden aan de raad. Activeren 1. Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd voor het bruto bedrag van de investering. 2. Investeringen met een (meerjarig) maatschappelijk nut worden niet geactiveerd, maar worden door inzet van de Algemene Reserve gedekt. Dit voor zover de reserve hiervoor toereikend is. 3. Lasten van (klein en groot) onderhoud mogen niet worden geactiveerd. 4. Voorbereidingskredieten voor een bepaald actief worden toegevoegd aan het uiteindelijk actief. Deze lasten worden ten laste van de exploitatie gebracht als de investering niet plaats vindt. 5. Kunstvoorwerpen van cultuurhistorische waarde mogen, voor zover ze niet zijn bedoeld voor verkoop, niet worden geactiveerd. 6. Software en gebruiksrechten van software worden gezien als een materieel vast actief met een economisch nut en moeten om die reden worden geactiveerd. Implementatiekosten mogen worden geactiveerd, opleidingskosten niet. 7. Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden in principe niet geactiveerd. Tenzij er gegronde redenen voor zijn en het de inrichting van een onderwijslocatie betreft. 8. Er vindt geen activering plaats van gemaakte interne uren.

22/23 9. Boekwinsten worden verwerkt als incidentele baat in de jaarrekening en mogen niet verrekend worden met de boekwaarde van een nieuw actief dat ter vervanging wordt aangeschaft. De winst komt ten gunste van de Algemene Reserve conform de nota reserves en voorzieningen. 10. Gronden welke onderdeel zijn van een actief worden geactiveerd, maar er wordt geen rente en afschrijving over berekend. Gronden worden verondersteld waardevast te zijn. Waarderen 1. Vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2. Financiële activa worden tegen nominale waarde gewaardeerd. 3. Voor in erfpacht uitgegeven gronden wordt de canon vastgesteld over de getaxeerde verkoopwaarde van de onroerende zaak. De hoogte van de canon ligt vast voor de volledige herzieningsperiode. De herzieningsperiode is 5 jaar, tenzij in de uitgifteovereenkomst een kortere periode is vastgelegd. 4. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. 5. Activa worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de historische kostprijs. Beoordeling hiervan vindt periodiek (eens in de 4 jaar) plaats. 6. Verwerking van duurzame waardevermindering van vaste activa gebeurt onafhankelijk van het resultaat. 7. Participatie bewijzen bij het APPA fonds (pensioenlasten oudwethouders), worden gewaardeerd tegen de actuele waarde. Afschrijven 1. Afschrijvingen vinden in beginsel onafhankelijk van het resultaat van de exploitatierekening plaats. 2. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. 3. Zeewolde gebruikt enkel de lineaire methode voor afschrijvingen. Er kan voor de annuïtaire afschrijvingssystematiek gekozen worden indien er een gegronde reden voor is met instemming van de raad. 4. Bij het bepalen van de hoogte van de afschrijving wordt geen rekening gehouden met een restwaarde van het actief. 5. Er wordt afgeschreven in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt.

23/23 6. Inhaalafschrijvingen worden, zodra de noodzaak hiervoor is ontstaan, meegenomen bij de jaarrekening en apart toegelicht. 7. Afschrijving vindt in beginsel plaats op basis van de integrale methode, afgestemd op de gemiddelde verwachte gebruiksduur en op basis van de economische levensduur. Voor nadere informatie zie bijlage 1. In voorkomende gevallen wordt de componentenmethode gehanteerd, dit zal dan uit de advisering bij de aanvraag blijken. 8. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt op het moment van buiten gebruikstelling afgewaardeerd. (desinvesteren). 9. Aan activa waarover nog wordt afgeschreven wordt rente toegerekend naar de boekwaarde per 1 januari volgens de methodiek van renteomslag. Dit geldt niet voor gronden welke geactiveerd zijn. 10. Als gevolg van stelselwijzigingen en schattingswijzigingen vinden er geen inhaalafschrijvingen en herwaarderingen plaats. 11. Hardheidsclausule college: Het college kan (met kennisgeving aan de raad), indien er een gegronde reden voor is, in individuele gevallen afwijken van de nota waarderen en afschrijven. Hierbij dient echter wel rekening gehouden te worden met de mogelijkheden die de wet, BBV (inclusief vraag en antwoord rubriek) en overige relevante wetgeving met zich meebrengt. Rente Aan aandelen, participaties APPA en startersleningen wordt geen rente toegerekend. Deze worden verondersteld waardevast te zijn, en genereren op enige wijze opbrengsten.

1/23 Bijlage I. Afschrijvingstermijnen Gemeente Zeewolde Automatisering Mini computer, applicaties en actieve netwerkcomponenten Programmatuur Pc's jaren Begraafplaats Voorzieningen 10 Brandweer Gebouwen Gronden en terreinen Kantoorinrichting Deze activa zijn overgedragen aan de Veiligheidsregio Grond onder en bij openbare gebouwen (incl. permanente scholen) Schoolgebouwen Stenen gebouwen Andere gebouwen Renovatie, restauratie, verbouwing Woonwagens, -boten/woonwagencentra Installaties (incl. schoolgebouwen) Onbebouwde grond Sportterreinen Inventaris Installaties 5 5 3 Geen 40 40 25 *25 25 10 Geen Voor derden Machines en gereedschappen Machines en gereedschappen 10 Onderwijs Openbare verlichting Noodlokalen Eerste inrichting Uitbreiding inrichting Leer- en hulpmiddelen Armaturen Lantaarnpaal en armatuur Riolering Leidingen en putten 60 Speeltoestellen met bijbehorende voorzieningen Voertuigen Speeltoestellen met bijbehorende Voorzieningen Speelterreinen Vracht- en bedrijfsauto's, boten, etc. Personen auto's Immateriële vaste activa Disagio, bankkosten ex artikel 5 BBV 5 * 25, of periode aan laten sluiten bij resterende afschrijvingsperiode van het hoofdgebouw. Wanneer er wordt geïnvesteerd in een bestaand actief wordt er op de nieuwe investering afgeschreven conform bovengenoemde termijnen met een maximum van de resterende afschrijvingstermijn van het hoofdactief. 10 10 15 20 20 20 10 15 10 15 8 7