Investeren. Waarderen. Afschrijven

Transcriptie

1 NOTA ACTIVABELEID Lingewaard 2007 Investeren Waarderen Afschrijven Januari

2 Richtlijnen voor activering en afschrijving: a. Bij het vaststellen van het meerjareninvesteringsplan wordt jaarlijks bij de begroting aangegeven hoe activering en afschrijving van de voorgenomen investeringen en de eventuele dekking van de kapitaaluitgaven(lasten) plaatsvindt. Dit geldt voor zowel de investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut als de investeringen met een economisch nut. b. Alle uitgaven met een meerjarig economisch nut groter dan wordt aangemerkt als investering en wordt om die reden geactiveerd. c. Kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen alleen worden geactiveerd als ze voldoen aan de voorwaarden van artikel 60 van het BBV. d. Bijdragen aan activa in eigendom van derden mogen alleen worden geactiveerd als ze voldoen aan de voorwaarden van artikel 61 van het BBV. e. Bijdragen van derden worden in mindering gebracht op de investering. Dit betekent dat de netto methode wordt gehanteerd voor de raming van de afschrijving- en rentelasten. Bij de kredietaanvraag moet de producthouder/beheerder een specificatie geven van de opbouw van de netto investering, zodat de bijdrage wel zichtbaar blijft. f. Bijdragen uit reserves mogen niet in mindering worden gebracht op de investering met een economisch nut. Dit betekent dat de bruto methode wordt gehanteerd voor de raming van de afschrijving- en rentelasten. Voor investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut is toepassing van de netto methode wel toegestaan. g. Wanneer sprake is van een restwaarde hoger dan de boekwaarde, gebruiken we de opbrengst voor het afboeken van de nog aanwezige boekwaarde. Een eventuele boekwinst brengen we direct ten gunste van de exploitatie. Boekverliezen moeten we eveneens onmiddellijk ten laste van de exploitatie brengen. h. Rentekosten tot aan het moment van realisatie en uren van medewerkers, besteed aan de daadwerkelijke realisatie van de investering mogen, nadat besloten is tot een opdracht tot realisatie door raad, college of directie, als onderdeel van een investering worden geactiveerd i. Voor de toerekening van rente en uren aan projecten binnen de grondexploitatie geldt dat alle rente- en personele kosten worden toegerekend aan de projecten met uitzondering van de verliesgevende projecten. In deze gevallen kunnen de rente en uren rechtstreeks ten laste van de exploitatie worden gebracht. j. Verwachte duurzame waardeverminderingen van vaste activa en afwaardering als gevolg van buitengebruikstelling van een actief resulteren, onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar, direct in een aanpassing van de waarde van het activum op de balans. k. Er wordt afgeschreven op basis van de economische levensduur van een investering. Voor immateriële vaste activa geldt een maximale afschrijvingstermijn van de looptijd van de lening waarop de immateriële activa betrekking hebben. Voor kosten van onderzoek en ontwikkeling geldt een afschrijvingstermijn van maximaal 5 jaar. Voor de overige activa hanteren we de afschrijvingstermijnen zoals weergegeven in de tabel. In voorkomende gevallen kan met redenen omkleed worden afgeweken van de termijnen. l. Na een levensduurverlengende investering wordt opnieuw de afschrijvingstermijn bepaald voor zowel deze kosten als voor de resterende boekwaarde van de oorspronkelijke investering. m. Hoofdregel is dat de lineaire afschrijvingsmethode wordt gebruikt. n. Voor alle investeringen die in directe relatie staan tot het doorberekenen van tarieven of het in rekening brengen van huurpenningen kan de annuïteitenmethode worden gehanteerd. Januari

3 o. Vrijgevallen kapitaallasten en kapitaallasten vervangingsinvesteringen zijn opgenomen onder de post mutaties bestaand beleid binnen de meerjarenbegroting. p. Het ingangsmoment van afschrijven is 1 januari volgend op het jaar van realisering van de investering. Aanvraag en beheersing van kredieten: q. In de programmabegroting wordt een Meerjareninvesteringsplan opgenomen. De beschikking over de hierin opgenomen kredieten voor het begrotingsjaar is gedelegeerd aan het college. Bij afzonderlijk besluit kan de raad aangeven over welke investeringen zij vooraf door het college geinformeerd wil worden. De producthouder/beheerder legt voor aanwending van een krediet een voorstel voor aan het college. r. Aanvragen van kredieten moeten voldoende onderbouwd zijn. s. Bij de kredietaanvraag moet de producthouder/beheerder ook de extra exploitatielasten die een investering tot gevolg heeft in beeld brengen. Daarnaast dient bij de kredietaanvraag een begrotingswijziging te worden bijgevoegd. t. Pas nadat sprake is van een opdracht tot realisatie door raad, college of directie mag de producthouder/ productbeheerder voorbereidingskosten toerekenen aan de investering. Binnen de grondexploitatie kunnen rentekosten en uren direct worden toegerekend aan de boekwaarde van het complex. u. De producthouder/beheerder bewaakt zijn investeringskredieten continu. Verwachte onder- en overschrijdingen worden zo spoedig mogelijk aan het college gemeld. Hierbij dient gefundeerd en beargumenteerd te worden aangegeven waardoor deze onder- en overschrijdingen zijn ontstaan, zonodig inclusief een dekkingsvoorstel voor de extra afschrijving- en rentelasten. Kredietonderschrijdingen komen ten gunste van de exploitatie. Onder- en overschrijdingen van 10% of meer met een minimum van meldt het college bij de tussenrapportages of jaarrekening aan de raad. Hierbij worden, indien van toepassing, de voorstellen tot begrotingswijzigingen gedaan. v. In gevallen met een spoedeisend karakter kan het college een besluit nemen om een investering direct, dus zonder tussenkomst van de raad, uit te laten voeren. Wel dienen deze transacties te voldoen aan de Regeling begrotingswijzigingen. Het college informeert afhankelijk van de hoogte van de bedragen de raad hierover vooraf dan wel bij de eerstkomende tussentijdse rapportage. Bij de tussentijdse rapportages wordt tevens verzocht de begrotingswijziging vast te stellen. Inwerkingtreding: Deze nota treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari Januari

4 Afschrijvingstabel (Indeling materiele vaste activa op basis van artikel 52 BBV) omschrijving Gronden en terreinen Grond afschrijvingstermijnen Geen Woonruimten, bedrijfsgebouwen Gebouwen 40 60* Semi-permanente voorzieningen 20 Renovatie/ bouwkundige aanpassingen 15 Grond-, weg- en waterbouwkundige werken Riolering 40 Pompen riolering 15 Aanleg sportvelden 30 Renovatie sportvelden 15 Wegen/ terreinverhardingen 25 Asfaltwerken (toplaag) 15 Vijvers 15 Kunstwerken 20 Openbare verlichting 20 Vervoermiddelen Groot materieel brandweer 15 Voertuigen 8 Machines, apparaten en installaties Technische installaties 15 Verkeersregelinstallaties 15 Telefooncentrales 10 Kantoor- en huishoudelijke apparatuur (foto, repro, koeling) max. 5 Machines en gereedschappen ** Overige materiële vaste activa Hekwerken e.d. 20 Meubels en inventaris 15 Minicontainers/ GFT/ KCA 15 Buiteninventaris (speeltoestellen) 10 Automatisering (hardware en software) max. 5 Immateriële vaste activa Onderzoek en planvorming (toe te rekenen aan een activum) 5 Onderzoek en planvorming (niet toe te rekenen aan een activum) 1 * afhankelijk van de kwaliteit van het gebouw, de aard van het gebruik, de ligging en andere economische of praktische argumenten ** afhankelijk van soort en type in combinatie met technische en economische levensduur (Indien investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, worden de afschrijvingstermijnen in eerste instantie afgestemd op de verwachte economische levensduur van het betreffende activum. Het is toegestaan om extra af te schrijven.) Januari

5 Toelichting 1. Inleiding In 2002 heeft de raad de nota activabeleid vastgesteld. Deze nota was gebaseerd op de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV 95). Met ingang van het begrotingsjaar 2004 is de CV 95 vervangen door het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit heeft tot gevolg dat de regels ten aanzien van activering en afschrijving op een aantal punten zijn veranderd. In de praktijk wordt inmiddels al enige invulling gegeven aan de gewijzigde regelgeving. Hoog tijd dus om het gemeentelijk beleid op dit gebied bij te stellen. Doordat het beleid in essentie niet is veranderd, zal de nieuwe nota sterke overeenkomsten vertonen met de oude. Met deze nota wordt de raad een helder beleid voorgelegd over hoe omgegaan moet worden met investeringen en afschrijvingen. Richtinggevend hierbij is met name het BBV. Deze nota is een instrument dat er voor zorgt dat binnen de gestelde kaders eenduidig omgegaan wordt met gemeentelijke investeringen. Deze nota begint met een beschrijving van de te hanteren richtlijnen in het kader van het activabeleid inclusief een afschrijvingstabel. In hoofdstuk 2 worden de belangrijkste gehanteerde begrippen gedefinieerd. Hoofdstuk 3 behandelt de richtlijnen voor activering en afschrijving op basis van het BBV. In hoofdstuk 4 komen een aantal werkafspraken aan de orde rondom de aanvraag en beheersing van kredieten. Hoofdstuk 5 zet de eventuele financiële consequenties van deze nota uiteen. In bijlage I is voor de volledigheid een overzicht opgenomen van de relevante artikelen uit het BBV. In bijlage II van de toelichting tenslotte worden een tweetal voorbeelden gegeven van afschrijvingsmethoden. De ideeën en ontwikkelingen gaan door. Daarom mag deze nota niet als statisch document worden beschouwd. Indien wordt afgeweken van de hiervoor genoemde richtlijnen, dan dienen daar gegronde redenen voor te zijn. 2. Begripsafbakening Voor de duidelijkheid zullen we hieronder de belangrijkste gebruikte begrippen in alfabetische volgorde definiëren. Activeren: uitgaven opnemen op de balans en de lasten over meerdere jaren ten laste van de exploitatie brengen. Dit in tegenstelling tot de uitgaven die direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. We onderscheiden de volgende activa: - immateriële activa: kapitaaluitgaven waar geen bezittingen tegenover staan; - materiële activa: kapitaaluitgaven waar tegenover een actief staat met een nuttigheidsduur over meerdere jaren; - financiële activa: activa die een financiële waarde of bezit vertegenwoordigen. Activum (meervoud activa): op de balans opgenomen investering(en). Afschrijving: het jaarlijks tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van de investering als gevolg van (economische) veroudering. Conform het BBV wordt afgeschreven op de historische kostprijs of aanschafwaarde. Boekwaarde: de historische kostprijs of aanschafwaarde minus de reeds afgeschreven termijnen. Budget: een door de raad in de begroting van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor exploitatie-uitgaven. Januari

6 Investering: een uitgaaf van enige omvang, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Omdat het goed gedurende meerdere jaren wordt gebruikt, worden de lasten niet in één keer ten laste van de begroting (exploitatie) gebracht, maar verspreid over meerdere jaren. Hoeveel jaren is afhankelijk van de verwachte economische levensduur van het aangeschafte goed. We onderscheiden investeringen met economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Daarnaast maken we onderscheid tussen vervangings- en uitbreidingsinvesteringen. Investering met economisch nut: investering die verhandelbaar is en/of kan bijdragen aan het genereren van middelen. Investering in de openbare ruimte met maatschappelijk nut: investering die geen middelen oplevert in bedrijfseconomische zin en/of waar geen markt voor is. Wel levert deze investering gedurende meerdere jaren een bijdrage aan het maatschappelijk nut. Krediet: een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor een concrete investering. De raad kan dit bedrag beschikbaar stellen bij de begroting van een bepaald jaar, maar ook bij afzonderlijk besluit in de loop van het jaar Producthouder: griffier of afdelingshoofd, die verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstelling van het product en daarbij binnen de hem via een budget gegeven machtiging bevoegd is tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk, verlening van diensten e.d. aan en / of door de gemeente. Productbeheerder: een door de producthouder aangewezen medewerker, die verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstelling (van een gedeelte) van het product en daarbij binnen de hem / haar via een budget gegeven machtiging bevoegd is tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk, verlening van diensten e.d. aan en / of door de gemeente. Rente: de kredietvergoeding die jaarlijks over investeringen wordt berekend. Het gaat daarbij om een vergoeding voor het beslag dat gelegd wordt op het vermogen (financieringsmiddelen) van de gemeente. Uitbreidingsinvestering: investeringen in het kader van nieuw beleid. Het betreft activa die niet eerder in het bezit van de gemeente waren Vervangingsinvesteringen: investeringen die dienen ter vervanging van een bestaand, afgeschreven activum en zodoende zorgdragen voor continuïteit in de bedrijfsvoering. Voorbereidingskrediet: een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor uitgaven voor voorbereidende werkzaamheden voor een project of investering. Het gaat om werkzaamheden die uitgevoerd moeten zijn voordat het uiteindelijke project van start kan gaan. 3. Richtlijnen voor activering en afschrijving 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de richtlijnen voor activering en afschrijving op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Daarbij zal worden aangesloten bij de artikelen uit het BBV die betrekking hebben op activering en afschrijving. De wetteksten van de desbetreffende artikelen worden aangetroffen in bijlage 1. In paragraaf 3.2 wordt allereerst ingegaan op de definitie van activa die het BBV geeft. Daarbij komt tevens aan de orde welke soorten activa worden onderscheiden. Vervolgens komt in paragraaf 3.3 de waardering van activa aan de orde. Tot slot wordt in paragraaf 3.4 de methode van afschrijving behandeld. Januari

7 3.2 Activa Wanneer is sprake van activa Wanneer een eenmalige uitgaaf zijn nut genereert over meerdere jaren, wordt gesproken van een investering. Het meerjarige nut van een investering wordt tot uitdrukking gebracht door de investering op te nemen op de balans en de kosten door middel van afschrijving te spreiden over de jaren dat de uitgaaf nut heeft. De op de balans geplaatste investering wordt een (vast) activum genoemd. Het BBV onderscheidt in artikel 59 investeringen met economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Investeringen met economisch nut moeten worden geactiveerd. Een uitzondering wordt gemaakt voor kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde. Deze worden niet geactiveerd. Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden verstaan investeringen in aanleg en groot onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen en openbaar groen. Het achterliggend idee hierbij is dat voor de investeringen in de openbare ruimte de boekwaarde weinig informatie oplevert omdat deze investeringen immers niet verkoopbaar zijn. Het is ook de lijn van het rijk dat voor zover deze investeringen wel geactiveerd worden, dit voor een zo kort mogelijke termijn gebeurt. In deze lijn past ook dat reserves in mindering mogen worden gebracht en dat op deze investeringen ineens mag worden afgeschreven. Tot nu toe is binnen de gemeente Lingewaard de lijn gevolgd om investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut te activeren. Dat is ook toegestaan in het BBV. Het volgende overzicht kan worden opgesteld: Investeringen met een economisch nut Activum vertegenwoordigt waarde in economisch verkeer en/of kan (gedeeltelijk) rendabel worden gemaakt (= verkocht kan worden). Voorbeelden: gebouwen, riolering, machines Afschrijven verplicht (uitzondering: kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde) Bijdragen van derden worden in mindering gebracht op het te activeren bedrag Bijdrage van reserve mag niet in mindering worden gebracht op het te activeren bedrag Extra afschrijven niet toegestaan Investeringen met maatschappelijk nut Voorziening in de openbare ruimte die niet verhandelbaar is of rendabel gemaakt kan worden Voorbeelden: wegen, openbaar groen Afschrijven kan i.v.m. het egaliseren van kosten Bijdragen van derden worden in mindering gebracht op het te activeren bedrag Bijdrage van reserve mag wel in mindering worden gebracht op te activeren bedrag Extra afschrijven wel toegestaan Bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut rijst de vraag of deze wel of niet geactiveerd moeten blijven/worden omdat ze geen middelen genereren en niet verkoopbaar zijn. Deze activa zijn van groot belang omdat hierin de zogeheten eigenheid van gemeenten ten opzichte van het bedrijfsleven terug komt. Eigenheid komt terug in de investeringen die gemeenten plegen in de openbare ruimte. Het gaat dan om zaken als waterwegen, kunstwerken, bruggen, tunnels, wegen, straten, pleinen, parken en voetpaden. Kortom elementaire voorzieningen in de openbare ruimte. Januari

8 Het BBV geeft aan dat investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut geactiveerd kunnen worden. Het BBV verschaft gemeenten op deze investeringen een grotere beleidsvrijheid dan bij investeringen met economisch nut. Deze moeten worden afgeschreven. Een gemeente kan de keuze maken door onverkort te zeggen dat investeringen met een maatschappelijk nut niet of zo kort mogelijk geactiveerd worden. Een gemeente kan ook met het argument van het egaliseren van lasten van een investering in de openbare ruimte, tot activering overgaan. Gezien de financiële ruimte zijn toekomstige omvangrijke investeringen in de gemeente Lingewaard alleen mogelijk door het (gedeeltelijk) activeren van de investeringen. Dit is ook goed te verdedigen omdat vanwege het meerjarige nut dat deze investeringen hebben voor de realisatie van de doelstellingen van de gemeente Lingewaard het logisch is om de lasten van deze investeringen te spreiden over de verwachte gebruiksduur. Het niet meer activeren van deze zaken kan op de korte termijn forse financiële consequenties met zich meebrengen, doordat de lasten niet meer gespreid worden over de gebruiksduur, maar ineens in de begroting moeten worden opgenomen. In het licht van de financiële situatie in de gemeente Lingewaard en om hierin een bestendige gedragslijn te hanteren, wordt op dit moment geen aanleiding gezien om de investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut niet te activeren. Voorgesteld wordt dan ook om in de gemeente Lingewaard een activering- en afschrijvingsbeleid te hanteren waarbij gebruik wordt gemaakt van de beleidsvrijheid die het BBV geeft. Deze beleidsvrijheid houdt in principe in dat telkens een keuze kan worden gemaakt in het wel of niet (extra) afschrijven van de investering (met een maatschappelijk nut) en het wel of niet in mindering brengen van investeringsreserves op de investeringskosten. Voor nieuwe investeringen geldt dan ook dat per ingang van de begroting 2008 jaarlijks binnen het Meerjareninvesteringsplan zal worden aangegeven hoe de dekking zal plaatsvinden. Dit gebeurt in feite nu ook al. Investeringen kunnen, zoals hierboven reeds aangegeven, geheel, gedeeltelijk of geheel niet worden geactiveerd. Afhankelijk van het soort investering en de financiële ruimte zal de gemeente telkens weer een keuze moeten maken. Het wel of niet afboeken van reeds gerealiseerde investeringen (in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut) is met name afhankelijk van de financiële ruimte die de gemeente heeft. Investeringen waarvan de kapitaallasten al geheel of gedeeltelijk worden gedekt door een onttrekking aan een investeringsreserve, kunnen worden afgeboekt. In de loop van 2007 kan de raad hierover een voorstel tegemoet zien. Tevens wordt hierin het Meerjareninvesteringsplan meegenomen a. Bij het vaststellen van het meerjareninvesteringsplan wordt jaarlijks bij de begroting aangegeven hoe activering en afschrijving van de voorgenomen investeringen en de eventuele dekking van de kapitaaluitgaven(lasten) plaatsvindt. Dit geldt voor zowel de investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut als de investeringen met een economisch nut. Om te waken voor het opvoeren van kleine investeringen, is in het verleden een grensbedrag voor het activeren van uitgaven ingesteld. Op een gemeentelijk begrotingstotaal van plusminus 67 miljoen is het acceptabel om investeringen kleiner dan direct ten laste van de exploitatie te brengen. Het kiezen van een minimumgrens sluit aan bij één van de uitgangspunten van het BBV, nl. het niet onnodig activeren van investeringen. b. Alle uitgaven met een meerjarig economisch nut groter dan merken we aan als investering en moeten om die reden geactiveerd worden. De op de balans geplaatste vaste activa worden conform artikel 33 van het BBV onderscheiden in: immateriële vaste activa; materiële vaste activa; financiële vaste activa. In de volgende paragrafen zullen we achtereenvolgens op deze verschillende activa soorten ingaan. Januari

9 3.2.2 Immateriële vaste activa In artikel 34 van het BBV wordt aangegeven welke kosten onder de immateriële vaste activa worden omschreven. Daarbij worden twee soorten immateriële vaste activa onderkend, namelijk: de kosten die zijn verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; de kosten van onderzoek en ontwikkeling. Onder disagio wordt het verschil verstaan tussen het bedrag waarvoor een lening is aangegaan en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Het BBV bepaalt dat alle schulden tegen de nominale waarde moeten worden gewaardeerd. Dat houdt in dat een lening voor het totaalbedrag van de aangegane schuld in de balans moet worden opgenomen. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het disagio, kan evenals in het bedrijfsleven, naar keuze worden geactiveerd. Wanneer daarvoor wordt gekozen wordt het disagio onder de immateriële vaste activa opgenomen op de balans. Voorgesteld wordt echter het disagio in principe direct ten laste van de exploitatie te brengen. Conform artikel 60 van het BBV kunnen de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief alleen worden geactiveerd wanneer: het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. c. Kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen alleen worden geactiveerd als ze voldoen aan de voorwaarden van artikel 60 van het BBV Materiële vaste activa In artikel 35 van het BBV is omschreven dat de materiële vaste activa moeten worden opgesplitst in: investeringen met een economisch nut; investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Verder moet in de toelichting op de balans worden aangegeven welke materiële vaste activa in erfpacht zijn uitgegeven. Zoals eerder is aangegeven is sprake van een investering met economisch nut wanneer de investering verhandelbaar is en / of wanneer de investering kan bijdragen aan het genereren van middelen. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld een graafmachine welke verkocht kan worden of riolen waarmee rioolheffing kan worden gegenereerd. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut leveren geen middelen in bedrijfseconomische zin op en / of er is geen markt voor. Wel leveren deze activa gedurende meerdere jaren een bijdrage aan het maatschappelijk nut. Wegen zijn daarvan een voorbeeld. Artikel 52 van het BBV schrijft voor welke materiele vaste activa afzonderlijk moeten worden aangegeven in de toelichting op de balans. Het betreft de volgende onderverdeling, die met name relevant is voor het CBS: gronden en terreinen; woonruimten; bedrijfsgebouwen; grond-, weg- en waterbouwkundige werken; vervoermiddelen; machines, apparaten en installaties; overige materiële vaste activa. Januari

10 3.2.4 Financiële vaste activa In artikel 36 van het BBV is aangegeven dat de financiële vaste activa als volgt moeten worden gespecificeerd: kapitaalverstrekkingen aan: deelnemingen; gemeenschappelijke regelingen; overige verbonden partijen; leningen aan: woningbouwcorporaties; deelnemingen; overige verbonden partijen; overige langlopende leningen; overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van een jaar of langer; bijdragen aan activa in eigendom van derden. Deze indeling komt voort uit de indeling die voor het bedrijfsleven geldt conform BW2 en is afgestemd op de situatie bij provincies en gemeenten. De termen sluiten aan bij de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). In artikel 61 van het BBV zijn de volgende voorwaarden opgenomen die gelden voor activering van bijdragen aan activa in eigendom van derden: er is sprake van een investering door een derde; de investering draagt bij aan de publieke taak; de derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals overeengekomen; de bijdrage kan worden teruggevorderd wanneer de derde in gebreke blijft of de gemeente kan anders recht doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. d. Bijdragen aan activa in eigendom van derden mogen alleen worden geactiveerd als ze voldoen aan de voorwaarden van artikel 61 van het BBV. 3.3 Waardering van activa In artikel 63 van het BBV wordt ingegaan op de waarderingsgrondslagen voor activa. Uitgangspunt is daarbij dat waardering plaatsvindt op basis van de verkrijgings- of de vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen ook een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak, dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend, worden opgenomen. Voor voorraden en deelnemingen geldt dat deze conform artikel 65 lid 2 van het BBV tegen de marktwaarde moeten worden gewaardeerd wanneer de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bij de waardering van activa komt de vraag naar voren hoe om te gaan met bruto- en nettokosten, de toerekening van rentekosten en personele uren aan investeringen en veranderingen in de waarde van de activa. Deze onderwerpen komen in de volgende paragrafen achtereenvolgens aan de orde Bruto en netto waardering van activa Voor sommige investeringen ontvangen we als gemeente eenmalige bijdragen van het Rijk, de Provincie of derden. Deze bijdragen mogen conform artikel 62 van het BBV direct in mindering worden gebracht op de investering. Het feit dat we kiezen voor een netto raming van de afschrijving- en rentelasten, betekent niet dat we de investering zelf ook netto ramen. Bij de kredietaanvraag zal de pro- Januari

11 ducthouder/beheerder apart aan moeten geven hoe het netto investeringsbedrag is opgebouwd, zodat de bijdrage zichtbaar blijft. Zie hiervoor ook hoofdstuk 5.2. e. Bijdragen van derden worden in mindering gebracht op de investering. Dit betekent dat we de netto methode hanteren voor de raming van de afschrijving- en rentelasten. Bij de kredietaanvraag moet de producthouder/beheerder een specificatie geven van de opbouw van de netto investering, zodat de bijdrage wel zichtbaar blijft. Het kan voorkomen dat investeringen met een economisch nut gedeeltelijk betaald worden uit daarvoor in het leven geroepen bestemmingsreserves. In dat geval is het niet toegestaan deze reserves in minder te brengen op de investering, maar wordt gebruik gemaakt van de bruto methode. Binnen deze methode komen de bruto afschrijving- en rentelasten ten laste van de exploitatie. Hier tegenover staat binnen de exploitatie een (gedeeltelijke) dekking door een (jaarlijkse) bijdrage uit de bestemmingsreserve. Op deze manier blijft de hoogte van het investeringsniveau helder en blijven de bruto afschrijving- en rentelasten zichtbaar. Wanneer sprake is van een investering in de openbare ruimte met maatschappelijk nut, is het wel toegestaan om bijdragen uit reserves in mindering te brengen op de investering. In dat geval wordt dan ook de netto methode toegepast. f. Bijdragen uit reserves mogen niet in mindering worden gebracht op de investering met een economisch nut. Dit betekent dat de bruto methode wordt gehanteerd voor de raming van de afschrijving- en rentelasten. Voor investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut is toepassing van de netto methode wel toegestaan. Wanneer bij buitengebruikstelling van een investering sprake is van een restwaarde hoger dan de boekwaarde, dan gebruiken we deze restwaarde allereerst voor het afboeken voor de nog aanwezige boekwaarde. De eventueel hierna nog resterende boekwinst komt direct ten gunste van de exploitatie. Dit komt overeen met het realisatiebeginsel, wat zegt dat baten genomen moeten worden op het moment dat ze gerealiseerd zijn. We brengen de boekwinst dus niet in mindering op de boekwaarde van een eventueel vervangend activum. Hierdoor schrijven we af over de reële waarde van deze vervangingsinvestering. Ook voor een boekverlies geldt dat we dit altijd direct ten laste van de exploitatie brengen. g. Wanneer sprake is van een restwaarde hoger dan de boekwaarde, gebruiken we de opbrengst voor het afboeken van de nog aanwezige boekwaarde. Een eventuele boekwinst brengen we direct ten gunste van de exploitatie. Boekverliezen moeten we eveneens onmiddellijk ten laste van de exploitatie brengen Rente- en urentoerekening aan investeringen Artikel 63 lid 3 van het BBV stelt dat in de vervaardigingsprijs van activa een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend, mogen worden opgenomen. Uitgangspunt is dat kosten toegerekend worden aan taken/projecten, waarop zij betrekking hebben. Hierbij worden alle investeringsuitgaven, die rechtstreeks kunnen worden toegerekend aan de betreffende vaste activa meegenomen in de waardering van de investeringen. Uitzondering hierop vormen de voorbereidingskosten in het kader van de investeringsplanning en kredietaanvraag. Bij het begrip voorbereiding dat in verband wordt gebracht met de kosten en urentoerekening wordt onderscheid gemaakt in: a. voorbereiding als gevolg van opdracht tot voorbereiding door de raad, het college van b&w of de directie b. voorbereiding als gevolg van opdracht tot realisatie door raad, college van b&w of directie. Januari

12 Ad a. De voorbereidingskosten in deze fase hebben een algemeen karakter, die in principe tot de uitvoering van de reguliere taken behoren. Zolang nog geen sprake is van opdracht tot realisatie, is er nog onzekerheid over de uitvoering van de investering. Vanuit dat oogpunt worden alle voorbereidingskosten in deze fase zoveel mogelijk buiten de waardering van de investeringen gehouden en worden deze kosten ten laste van de exploitatie of een eventueel beschikbare reserve gebracht. Ad b. Deze opdracht leidt tot realisering van werk. Daarom zullen, in het verlengde van hetgeen hiervoor onder a. is gesteld, vanaf het moment van opdracht tot realisering, alle voorbereidingskosten aan de investering worden toegerekend. Binnen de begroting worden op product hiervoor uren opgenomen ( 2007 plm ). In deze uren zit een opslag voor algemene/indirecte kosten. Het gaat hier dus om de geraamde uren over het begrotingsjaar gerekend vanaf het moment dat opdracht tot realisering van betreffende investeringen is verleend. Voor wat betreft de rente dient onderscheid gemaakt te worden tussen: rentekosten tijdens de uitvoering van de investering (onderdeel van de investeringskosten) rentekosten vanaf het moment van realisatie/ingebruikname van de investering (is exploitatierente en behoort tot de begroting van baten en lasten). De rentekosten worden tijdens de uitvoering, dus zolang de investering nog niet is gerealiseerd, toegerekend aan de investering. De rente wordt dan telkens berekend over de boekwaarde per 1 januari. Op 1 januari volgend op het jaar van realisering van de investering worden de gehele kapitaallasten (rente en afschrijving) berekend en deze worden dan ten laste gebracht van de exploitatie. h. Rentekosten tot aan het moment van realisatie en uren van medewerkers, besteed aan de daadwerkelijke realisatie van de investering mogen, nadat besloten is tot een opdracht tot realisatie door raad, college of directie, als onderdeel van een investering worden geactiveerd. Rente- en urentoerekening aan grondexploitatie Voor een grondexploitatie geldt dat het resultaat van het project zo volledig mogelijk zichtbaar moet worden gemaakt. Dit betekent dat de rente- en personele kosten aan deze projecten dienen te worden toegerekend. Voor verliesgevende projecten leidt het toerekenen van rente- en personele kosten overigens tot een toename van het verlies, waardoor het noodzakelijk zal zijn om hogere voorzieningen te treffen om deze verliezen af te dekken. In deze gevallen kunnen de rente en uren rechtstreeks ten laste van de exploitatie worden gebracht. i. Voor de toerekening van rente en uren aan projecten binnen de grondexploitatie geldt dat alle rente- en personele kosten worden toegerekend aan de projecten met uitzondering van de verliesgevende projecten. In deze gevallen kunnen de rente en uren rechtstreeks ten laste van de exploitatie worden gebracht Waardeveranderingen van activa Artikel 65 lid 1 en 3 van het BBV gaat in op de vraag hoe moet worden omgegaan met veranderingen in de waarde van een activum. Daarbij wordt gesteld dat naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa, onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar, moeten leiden tot een aanpassing van de waarde van het activum op de balans. Voor een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, geldt dat afwaardering moet plaatsvinden op het moment van buitengebruikstelling wanneer de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Artikel 63 lid 5 van het BBV stelt dat van activa waarvan de bestemming verandert de actuele waarde van de nieuwe bestemming moet worden opgenomen in de toelichting op de balans. Januari

13 j. Verwachte duurzame waardeverminderingen van vaste activa en afwaardering als gevolg van buitengebruikstelling van een actief resulteren, onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar, direct in een aanpassing van de waarde van het activum op de balans. 3.4 Afschrijving Het activeren van investeringen heeft afschrijvingen tot gevolg. Afschrijving geeft uitdrukking aan het feit dat investeringen in de loop van de tijd en door gebruik afnemen in waarde. Afschrijving wordt ook wel eens omschreven als een systeem om het waardeverschil tussen de aanschafwaarde en de restwaarde over de tussenliggende periode te verdelen. Uit deze definitie vloeit voort dat voor het berekenen van de jaarlijkse afschrijvingen de volgende componenten nodig zijn: de verkrijging- of vervaardigingsprijs van de investering; de waarde van de investering na gebruik (de restwaarde); de levensduur van de investering; het afschrijvingssysteem. De eerste twee vragen zullen per investering beantwoord moeten worden. In de volgende paragraaf wordt nader ingegaan op de regels voor het vaststellen van de levensduur van de investering, oftewel de afschrijvingstermijnen. Voor de bepaling van het afschrijvingssysteem is het van belang afspraken te maken over de te hanteren afschrijvingsmethode en het ingangsmoment van afschrijven. Regels hiervoor komen in de volgende paragrafen aan de orde Afschrijvingstermijnen De termijn waarover wordt afgeschreven hangt af van de levensduur van een investering. Deze levensduur wordt bepaald door slijtage en veroudering. Daarbij kunnen de economische of de technische levensduur worden gehanteerd. De technische levensduur gaat uit van het aantal jaren dat een investering technisch functioneert. Bij de economische levensduur wordt ook rekening gehouden met de economische veroudering van een investering. Artikel 64 lid 3 van het BBV stelt dat op vaste activa met een beperkte gebruiksduur jaarlijks moet worden afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Dit komt overeen met de economische levensduur van het activum. Binnen het BBV worden provincies en gemeenten in principe vrijgelaten in de beantwoording van de vraag hoe lang deze economische levensduur voor een bepaald actief dan is. Wel geeft het BBV beperkingen aan ten aanzien van de afschrijvingstermijnen van immateriële vaste activa. Voor kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio geldt dat de afschrijvingstermijn maximaal gelijk mag zijn aan de looptijd van de lening waarop de kosten betrekking hebben. Voor kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief geldt dat de afschrijvingsduur ten hoogste vijf jaar mag bedragen. In de afschrijvingstabel zijn de afschrijvingstermijnen opgenomen voor de meest voorkomende activa. In voorkomende gevallen kan worden afgeweken van de afschrijvingstermijnentabel. Hiervan kan met redenen omkleed worden afgeweken. k. Er wordt afgeschreven op basis van de economische levensduur van een investering. Voor immateriële vaste activa geldt een maximale afschrijvingstermijn van de looptijd van de lening waarop de immateriële activa betrekking hebben. Voor kosten van onderzoek en ontwikkeling geldt een afschrijvingstermijn van maximaal 5 jaar. Voor de overige activa hanteren we de afschrijvingstermijnen zoals weergegeven in de tabel. In voorkomende gevallen kan met redenen omkleed worden afgeweken van de termijnen. Aanpassingen aan een investering gedurende de levensduur, kunnen ertoe leiden dat deze levensduur wordt verlengd. Wanneer een dergelijke aanpassing wordt uitgevoerd, zal zowel voor de kosten van deze aanpassing, als voor de resterende boekwaarde van de oorspronkelijke investering de nieuwe afschrijvingstermijn bepaald dienen te worden en op basis hiervan dienen te worden afgeschreven. Januari

14 l. Na een levensduurverlengende investering wordt opnieuw de afschrijvingstermijn bepaald voor zowel deze kosten als voor de resterende boekwaarde van de oorspronkelijke investering Afschrijvingsmethoden De afschrijving vindt plaats over het verschil tussen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de investering en de waarde van de investering na gebruik (de restwaarde). Om de hoogte van de jaarlijkse afschrijvingskosten te berekenen, is de methode van afschrijving van belang. De meest gangbare methodes zijn de lineaire afschrijvingsmethode en de annuïteitenmethode. Hieronder wordt kort ingegaan op de kenmerken van deze methodes. In bijlage II is per afschrijvingsmethode een voorbeeld opgenomen. Lineaire afschrijvingsmethode Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt afgeschreven met een vast bedrag per jaar. Dit bedrag wordt berekend door de waarde van de investering (verkrijgings- of vervaardigingsprijs minus eventuele restwaarde) te delen door de vastgestelde afschrijvingstermijn. Het voordeel van deze methode is dat de afschrijvingslasten gelijk blijven. De rente wordt elk jaar minder waardoor het totaal van de kapitaallasten jaarlijks daalt. Voorgesteld wordt om, evenals nu het geval is, als hoofdregel deze methode te gebruiken. m. Hoofdregel is dat de lineaire afschrijvingsmethode wordt gebruikt. Annuïteitenmethode Bij deze methode wordt een jaarlijks gelijk bedrag gehanteerd aan afschrijving- en rentelasten. In het begin van de afschrijvingsperiode bestaat de annuïteit hoofdzakelijk uit rentekosten en een beperkt bedrag voor afschrijvingen. Deze verhouding verandert in de loop van de afschrijvingsperiode. Deze methode is zeer geschikt voor investeringen waarvan de lasten op een bepaalde manier in rekening wordt gebracht bij derden. Het is dan gemakkelijker om de afschrijving- en rentelasten in één bedrag te berekenen en dit bedrag ook constant te houden. Voorbeelden hiervan zijn gemeentelijke activiteiten waarvoor een kostendekkend tarief in rekening wordt gebracht en gemeentelijke eigendommen en accommodaties waar huurpenningen in rekening worden gebracht. Hierbij valt te denken aan rioleringen, afvalverwijdering, investeringen in accommodaties etc. De noodzaak van het gebruik van de annuïteitenmethode vervalt overigens wanneer de tarieven geëgaliseerd worden door middel van een reserve of voorziening. n. Voor alle investeringen die in directe relatie staan tot het doorberekenen van tarieven of het in rekening brengen van huurpenningen kan de annuïteitenmethode worden gehanteerd. De vrijval van kapitaallasten en de kapitaallasten van de vervangingsinvesteringen worden jaarlijks door de afdeling financiën berekend. De afschrijving- en rentelasten die vrijvallen op het moment dat de investering volledig is afgeschreven, komen ten gunste van de exploitatie. Dit betekent dat zij in eerste instantie dienen als algemeen dekkingsmiddel. De genoemde vrijgevallen kapitaallasten worden dan ook binnen de post mutaties bestaand beleid als algemeen dekkingsmiddel opgenomen in de meerjarenbegroting. De kapitaallasten van de vervangingsinvesteringen die noodzakelijk zijn om de bedrijfsvoering te continueren worden vervolgens bekostigd binnen dezelfde post mutaties bestaand beleid. o. Vrijgevallen kapitaallasten en kapitaallasten vervangingsinvesteringen zijn opgenomen onder de post mutaties bestaand beleid binnen de meerjarenbegroting. Januari

15 3.4.3 Ingangsmoment van afschrijven De eerste afschrijving kan op een aantal momenten plaatsvinden. We noemen er een aantal; 1. bij gedeeltelijke aanwending van het krediet; 2. 50% in het jaar van realisatie 3. bij realisering van de investering 4. bij ingebruikname van de investering. 5. het jaar volgend op het jaar van ingebruikname van de investering 6. het jaar volgend op het jaar van realisering van de investering Met ingang van 2006 is gekozen voor het 6 e moment. In de praktijk zullen het 5 e en 6 e moment vaak gelijk vallen. De kapitaallasten worden dan berekend per 1 januari. Het hanteren van deze methode is gerechtvaardigd omdat afschrijving is gerelateerd aan de economische levensduur van een investering. Op het moment dat de investering is gerealiseerd, gaat meestal tevens de gebruiksduur lopen. p. Het ingangsmoment van afschrijven is 1 januari volgend op het jaar van realisering van de investering Extra afschrijvingen Van extra afschrijvingen is sprake wanneer in een bepaald jaar voor een of meer activa meer wordt afgeschreven dan het gebruikelijke afschrijvingsbedrag. In sommige gevallen kan dit afschrijvingsbedrag zover afwijken dat de gehele resterende boekwaarde in één keer wordt afgeschreven. Deze extra afschrijvingen passen in feite niet binnen het stelsel van baten en lasten. Het BBV verbiedt dan ook om af te schrijven op basis van andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. Extra afschrijvingen zijn conform artikel 64 en 65 van het BBV alleen toegestaan in de volgende situaties: 1. wanneer sprake is van nieuwe inzichten in de economische levensduur, oftewel duurzame waardevermindering. In dit geval is een extra afschrijving wettelijk voorgeschreven. Dit betekent dat bijvoorbeeld voorraden en deelnemingen tegen de marktwaarde worden gewaardeerd wanneer deze lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs; 2. bij verkoop of buitengebruikstelling van het activum voor het einde van de economische levensduur. Bij verkoop kan de opbrengst gebruikt worden voor de extra afschrijving. Wanneer de opbrengst niet toereikend is vindt een extra afschrijving ten laste van het resultaat plaats; 3. bij investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Aangezien activering niet verplicht is bij deze investeringen mogen zij (resultaatonafhankelijk) versneld worden afgeschreven. 4. Aanvraag en beheersing van kredieten In dit hoofdstuk gaan we in op een aantal instructies ten aanzien van het aanvragen en beheersen van kredieten. In de eerste paragraaf plaatsen we enkele algemene opmerkingen. In paragraaf 4.2 geven we aan waaruit een toelichting op kredietaanvragen moet bestaan. In paragraaf 4.3 komen de richtlijnen ten aanzien van voorlopige kredieten aan de orde. Hierna gaan we in paragraaf 4.4 in op de kredietbewaking. In paragraaf 4.5 geven we aan wat de relatie is tussen krediet en exploitatielasten. In paragraaf 4.6 komt tot slot de transacties met een spoedeisend karakter aan de orde. 4.1 Algemeen Indien de hoogte van de investering bekend is, zal de producthouder/beheerder een krediet moeten aanvragen. Een krediet geeft het maximum van de uitgaven aan die de raad voor de investering beschikbaar stelt. De kredieten kunnen zowel bij de begroting als in een raadsbesluit gedurende het jaar beschikbaar worden gesteld. Om goed inzicht te verkrijgen in de jaarlijks benodigde bedragen voor investeringen en de daarbij behorende afschrijving- en rentelasten, wordt jaarlijks een Meerjareninvesteringsplan opgesteld. Dit Meerjaren Investeringsplan dient zowel voor het bepalen van de toekomstige liquiditeitspositie als voor het bepalen van de financiële ruimte voor de meerjarenbegroting. De lasten van vervangingsinvesteringen nemen we in de Kadernota op onder mutaties bestaand beleid binnen de meerjarenbe- Januari

16 groting. Investeringen in het kader van nieuw beleid worden opgenomen in de programmabegroting. Het definitieve Meerjaren Investeringsplan met daarin de investeringen in het kader van nieuw beleid stelt de raad vast bij de begroting. Na vaststelling van het Meerjareninvesteringsplan is de beschikking over de hierin opgenomen kredieten voor het begrotingsjaar voor genoemde investeringen gedelegeerd aan het college. De producthouder/beheerder legt daarvoor een voorstel voor aan het college waarin de kredietaanvraag wordt onderbouwd. Bij afzonderlijk besluit kan de raad aangeven over welke investeringen zij door het college vooraf geïnformeerd wil worden. De raad krijgt daarbij de gelegenheid om binnen een maand haar wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. q. In de programmabegroting wordt een Meerjareninvesteringsplan opgenomen. De beschikking over de hierin opgenomen kredieten voor het begrotingsjaar is gedelegeerd aan het college. Bij afzonderlijk besluit kan de raad aangeven over welke investeringen zij vooraf door het college geïnformeerd wil worden. De producthouder/beheerder legt voor aanwending van een krediet een voorstel voor aan het college. 4.2 Toelichting op kredietaanvragen Een kredietaanvraag moet voldoende onderbouwd zijn. Dat wil zeggen dat de aanvrager respectievelijk in de toelichting op de begroting, het collegevoorstel of een eventueel raadsvoorstel het volgende moet aangeven: waarvoor is de investering bestemd; is het een vervangingsinvestering of een investering in het kader van nieuw beleid; wat is de noodzaak van de investering; hoe is het gevraagde bedrag opgebouwd; welke bijdragen van derden kunnen we verwachten (cofinanciering); welke afschrijvingstermijn (op basis van de bijgevoegde afschrijvingstabel) is geldig; en (indien van toepassing) hoe vindt de dekking plaats. r. Aanvragen van kredieten moeten voldoende onderbouwd zijn. Bij investeringen is het niet alleen van belang te bekijken wat de hoogte van het benodigde krediet voor de aanschaf is. De producthouder/beheerder zal ook inzicht moeten geven in extra exploitatielasten, zoals bijvoorbeeld onderhoudsuitgaven en andere bijkomende kosten, die de investering met zich meebrengt. Deze extra lasten moet de producthouder/beheerder, inclusief een dekkingsvoorstel, meenemen bij de kredietaanvraag. Bij het voorstel wordt een begrotingswijziging toegevoegd. s. Bij de kredietaanvraag moet de producthouder/beheerder ook de extra exploitatielasten die een investering tot gevolg heeft in beeld brengen. Daarnaast dient bij de kredietaanvraag een begrotingswijziging te worden bijgevoegd. 4.3 Opname voorbereidingskosten in kredieten Voor sommige investeringen of investeringsprojecten is het nodig eerst een aantal voorbereidende werkzaamheden uit te (laten) voeren, voordat gestart kan worden met de daadwerkelijke uitvoering. Afhankelijk van het resultaat van deze voorbereidende werkzaamheden wordt wel of niet besloten tot een opdracht tot realisatie door raad, college of directie. Indien sprake is van een opdracht tot realisatie door raad, college of directie, mogen de voorbereidingskosten vanaf dat moment worden toegerekend aan de investering. Hiervoor kan een producthouder afzonderlijk een voorbereidingskrediet aanvragen ter hoogte van de verwachte voorbereidingskosten. t. Pas nadat sprake is van een opdracht tot realisatie door raad, college of directie mag de producthouder/ productbeheerder voorbereidingskosten toerekenen aan de investering. Binnen de grondexploitatie kunnen rentekosten en uren direct worden toegerekend aan de boekwaarde van het complex. Januari

17 4.4 Kredietbewaking Tijdens het investeringtraject kunnen door allerlei oorzaken de investeringsuitgaven mee- of tegenvallen. De producthouder/beheerder zal dan ook continu het gebruik van zijn kredieten moeten bewaken. Wanneer een producthouder/beheerder een onder- of overschrijding verwacht, bijvoorbeeld als gevolg van een ontvangen offerte, moet hij dit gefundeerd en beargumenteerd melden. Bij kredietoverschrijdingen dient hij daarbij een dekkingsvoorstel in voor de extra afschrijving- en rentelasten. Dalende lasten als gevolg van kredietonderschrijdingen vallen vrij ten gunste van de exploitatie. Onder- en overschrijdingen van investeringskredieten van 10% of meer met een minimum van meldt het college in de eerstvolgende tussentijdse rapportage of jaarrekening aan de raad. Tevens worden, indien van toepassing, voorstellen tot begrotingswijzigingen gedaan. u. De producthouder/beheerder bewaakt zijn investeringskredieten continu. Verwachte onder- en overschrijdingen worden zo spoedig mogelijk aan het college gemeld. Hierbij dient gefundeerd en beargumenteerd te worden aangegeven waardoor deze onder- en overschrijdingen zijn ontstaan, zonodig inclusief een dekkingsvoorstel voor de extra afschrijving- en rentelasten. Kredietonderschrijdingen komen ten gunste van de exploitatie. Onder- en overschrijdingen van 10% of meer met een minimum van meldt het college bij de tussenrapportages of jaarrekening aan de raad. Hierbij worden, indien van toepassing, de voorstellen tot begrotingswijzigingen gedaan. 4.5 Relatie krediet en exploitatielasten Investeringen (voortvloeiend uit de gevoteerde kredieten) hebben rente- en afschrijvingslasten tot gevolg binnen de exploitatie. Dit noemen we de kapitaallasten van een investering. Het beleid rondom afschrijving is in paragraaf 4.4 aan de orde gesteld. Het beleid rondom de berekening van renteconsequenties en rentebeleid in het algemeen komt aan de orde in de Nota reserves en voorzieningen. We volstaan hier dan ook met een verwijzing naar deze nota. 4.6 Procedure met spoedeisend karakter Het kan voorkomen dat de gemeente direct actie moet ondernemen om een investering te plegen waarvoor geen krediet is aangevraagd. Het gaat dan om situaties die èn om een directe (al dan niet structurele) oplossing vragen èn die niet uitstelbaar zijn. Wel dienen deze transacties te voldoen aan de voorwaarden genoemd in de Regeling begrotingswijzigingen. Het is in een dergelijke situatie wenselijk dat het college de mogelijkheid heeft om een krediet beschikbaar te stellen. Hierbij geldt wel de verplichting dat het college, afhankelijk van de hoogte van de bedragen, de raad hierover vooraf dan wel bij de eerstkomende tussenrapportage informeert. Tevens wordt dan de begrotingswijziging vastgesteld.... v. In gevallen met een spoedeisend karakter kan het college een besluit nemen om een investering direct, dus zonder tussenkomst van de raad, uit te laten voeren. Wel dienen deze transacties te voldoen aan de Regeling begrotingswijzigingen. Het college informeert afhankelijk van de hoogte van de investeringen de raad hierover vooraf danwel bij de eerstkomende tussentijdse rapportage. Tevens wordt bij de tussenrapportage verzocht de begrotingswijziging vast te stellen. 5. Financiële consequenties Financiële consequenties doen zich voor wanneer we andere afschrijvingsmethoden of -termijnen hanteren dan we in deze nota voorstellen, en we dit willen corrigeren. Met ingang van 2006 worden de afschrijvingen berekend per 1 januari volgend op het jaar van realisering van de investering. Voor 2006 werd 50% afgeschreven in het jaar van realisering van de investering. Deze wijziging liet een aanzienlijke vermindering van de kapitaallasten zien in Dit voordeel is meegenomen in de Kadernota Voor 2007 is de wijziging van deze afschrijvingsmethode en de financiële consequen- Januari