BEMIDDELINGSREGLEMENT Overwegende dat bemiddeling tot voorwerp heeft, door het samenbrengen van de partijen in een geschil, onder hen een gesprek tot stand te brengen, de voorwaarden voor een dialoog te herstellen en voorstellen uit te lokken die van aard zijn een minnelijke regeling te bewerkstelligen; Overwegende dat deze techniek moet worden bevorderd gezien zij van aard is de kans op het vinden van oplossingen voor zekere vormen van geschillen te vergroten; dat daarentegen de middelen dienen verwo rpen te worden die, onder hoofding bemiddeling, enkel strekken tot het aantasten van de belangen van de psychologisch of economisch zwakkere partij, en die niet steunen op de tussenkomst van een bemiddelaar die onafhankelijk is van de partijen tot het geschil; Overwegende dat de VZW "Brussels Business Mediation Centre" (hierna "het Centrum") tot maatschappelijk doel heeft het beroep op bemiddeling om geschillen van economische aard op te lossen, te bevorderen, en een geschikt kader te organiseren om er zorg voor te dragen dat bemiddelingen in degelijke omstandigheden kan plaats vinden; Dat het behoort, om dit doel te verwezenlijken, een bemiddelingsreglement op punt te stellen; Overwegende dat een bemiddeling dient geleid te worden door bevoegde personen; dat deze van een behoorlijke beroepservaring dienen te genieten op het gebied van regeling van de geschillen die zij moeten helpen oplossen; Overwegende dat de personen die aan de voorwaarden zullen voldoen die het Centrum bepaalt of zal bepalen, zullen mogen aanzien worden als zijnde bijzonder bevoegd om dit soort zendingen in het belang van de personen die in het geding betrokken zijn, te helpen oplossen; dat het Centrum erover waakt dat de bemiddelaars die zij goedkeurt de gelegenheid krijgen om een praktische ervaring terzake te verwerven en dat zij de middelen daartoe organiseert; Overwegende dat het beroepsgeheim, alsmede het vertrouwen in de eerbiediging ervan, een fundamentele voorwaarde uitmaakt voor het lukken van een bemiddeling; Dat de partijen tot een bemiddeling contractueel moeten vastleggen dat het bemiddelingsproces die zij aanvaarden aan te gaan met behulp van het Centrum, volstrekt confidentieel zal zijn; Overwegende dat, welke ook de gebruikte bemiddelingstechnieken, de bemiddelaar steeds de meeste volstrekte onpartijdigheid aan de dag zal moeten leggen;
Hoofdstuk I INLEIDING Artikel 1 Dit reglement zal de titel dragen "Bemiddelingsreglement". Het zal enkel mogen worden aangepast met een meerderheid van drie vierden van de leden van de Raad van Bestuur van het Centrum. Artikel 2 De Raad van Bestuur van het Centrum heeft onder andere tot taak : 1. De personen goed te keuren die als bemiddelaar mogen worden aangesteld; 2. Te waken over de uitvoering van de bepalingen van dit reglement; 3. Typeclausules en typezendingen inzake bemiddeling te redigeren; 4. Deontologische regels voor te stellen die zich in het bijzonder op bemiddeling richten en ze aan te nemen, steeds onder voorbehoud van de goedkeuring daarvan door de Raden van de Orde van de Balies die lid zijn van het Centrum; 5. Wanneer hij wordt aangesproken om een of verschillende bemiddelaars aan te stellen kan deze bevoegdheid aan het Bureau van het Centrum worden gedelegeerd; 6. Een jaarlijks verslag van de activiteiten van het Centrum voor te bereiden Hoofdstuk II DE BEMIDDELAARS Artikel 3 De Raad van Bestuur keurt de personen goed die zij in staat acht een bemiddelingsopdracht te volbrengen. De Raad van Bestuur geniet terzake van een discretionaire bevoegdheid om de personen goed te keuren van wie zij acht dat zij op de lijst van de goedgekeurde bemiddelaars mogen opgenomen worden. Wanneer hij dergelijke beslissingen neemt, mag de Raad als enig doel hebben de geloofwaardigheid in de volstrekte eerbaarheid, bevoegdheid en efficiëntie van het Centrum en van de personen die zij als bemiddelaar goedkeurt. 2
Artikel 4 Elke goedgekeurde persoon mag als bemiddelaar worden aangesteld en in deze hoedanigheid optreden indien hij daartoe door de partijen tot een geschil wordt aanvaard. Artikel 5 De Raad van Bestuur mag enkel als bemiddelaar goedkeuren personen van wie hij oordeelt dat zij bijzondere bevoegdheden genieten ten gevolge van hun ervaring als deskundige in een specifiek domein en ingevolge een beroepservaring inzake geschillenregeling. Al deze personen zullen dienen te voldoen aan de voorwaarden die de Raad van Bestuur nuttig zal achten terzake opleiding en beroepservaring. Deze personen dienen huidig reglement in zijn geheelheid goed te keuren, hierin begrepen de noodzaak van de discretionaire bevoegdheid van de Raad van Bestuur van het Centrum inzake goedkeuring. Het Centrum mag, indien hij dit nuttig acht, aan de kandidaten bemiddelaars opleggen aan een aantal bemiddelingen als toeschouwer te hebben deelgenomen; hij zorgt terzake voor coördinatie van verzoeken die uitgaan van personen die als toeschouwer een bemiddeling wensen mee te maken. Het Centrum mag eveneens aan de bemiddelaars die minder dan 5 keer in deze hoedanigheid zouden zijn tussengekomen, opleggen om, in alle vertrouwelijkheid en mits ondertekening van een engagement de vertrouwelijkheid te eerbiedigen indien nodig, de bemiddelingen die zij leiden te bespreken met een persoon die reeds als bemiddelaar door het Centrum werd erkend en die voor hen als "me ntor" bij hun opleiding zal fungeren; het Centrum zal aan deze "mentor" mogen vragen verslag uit te brengen en de Raad te adviseren. Artikel 6 In uitzonderlijke omstandigheden mag het Centrum een bemiddelingsopdracht aan niet goedgekeurde personen toevertrouwen, op voorwaarde dat deze genieten van een voldoende ervaring en van een specialistische kennis in het juridisch of technisch domein waarin de bemiddeling plaats dient te hebben, een en ander mits de goedkeuring van de partijen. Artikel 7 Wanneer hij met een aanstelling gelast wordt, duidt het Centrum een enkele bemiddelaar aan; in uitzonderlijke omstandigheden, en mits het akkoord van de partijen, mag het Centrum een college van twee of meer bemiddelaars aanstellen. Artikel 8 3
Het intuitu personae karakter behoort tot de essentie van een opdracht als bemiddelaar. Artikel 9 De bemiddelaar oefent zij opdracht in totale onafhankelijkheid uit en eerbiedigt het reglement van deontologie van het Centrum. Elke bemiddelaar is tot een strikte geheimhoudingsplicht verbonden inzake de feiten waarvan hij kennis zal hebben gekregen als bemiddelaar. Artikel 10 De door het Centrum goedgekeurde bemiddelaars dienen zich ertoe te verbinden ander personen te helpen bij het verwerven van een praktische vorming in zake bemiddeling door hen de gelegenheid te geven aan bemiddelingssessies die zij als bemiddelaar organiseren deel te nemen, mits geheimhouding en ondertekening van een geheimhoudingsverbintenis indien nodig. Deze verplichting heeft echter geen andere draagwijdte dan deze van het moeten richten van een verzoek aan de in een bemiddeling betrokken partijen en advocaten tot aanvaarding van het feit dat een zwijgende toeschouwer aan de bemiddelingssessies zou deelnemen; deze personen behouden het discretionair recht om dit te weigeren. Artikel 11 Hoofdstuk III BEMIDDELINGPROCEDURE Het Centrum houdt de lijst van de als bemiddelaar goedgekeurde personen ter beschikking van alle belanghebbenden. Het Centrum mag schriftelijk worden gevat. Wanneer het wordt aangesproken, en mits betaling van honoraria volgens de bemiddelingstarieven van het Centrum, mag het Centrum de partijen bij een geschil of één van hen benaderen; het licht hen in omtrent het bemiddelingsproces en poogt hun principeakkoord om een bemiddeling te houden, te bekomen. Op verzoek van de partij door wie het benaderd wordt, mag het Centrum echter zelf een goedgekeurde persoon aanstellen die als bemiddelaar zal optreden, voor zover zij daarna wordt aanvaardt door alle partijen terzake. Deze persoon zal dan zelf de andere partijen terzake benaderen om hun akkoord om aan een bemiddeling deel te nemen proberen te bekomen. Hoodstuk IV 4
UITVOERING VAN DE OPDRACHT Artikel 12 De partijen mogen bijgestaan worden door de advocaat van hun keuze of door elke raadsman (andere dan een zaakwaarnemer) die de bemiddelaar goedkeurt als zijnde een persoon die kan bijdragen tot een minnelijke oplossing van het geschil. Onder zaakwaarnemer wordt begrepen de persoon die, in tegenstrijd met de artikelen 675, al.4, 728 4 en 1694, 4 van het gerechtelijk wetboek, een persoon rechtstreeks of onrechtstreeks zou vertegenwoordigen, of die, zelfs bijkomstig, schuldvorderingen int of schulden centraliseert voor zijn klanten zonder als schuldbemiddelaar aangesteld te zijn geweest overeenkomstig de wettelijke bepalingen terzake. De bemiddelaar zal steeds mogen weigeren een opdracht verder te zetten indien één van de partijen vertegenwoordigd wordt door een persoon die deze partij niet mag verbinden of indien deze partij wordt bijgestaan door een persoon van wie de bemiddelaar oordeelt dat haar aanwezigheid de bemiddeling niet kan bevorderen. Artikel 13 De bemiddelaar geniet een volstrekte vrijheid in de uitvoering van zijn opdracht. Hij organiseert deze zoals hij het nuttig en efficiënt acht. Hij is niet gehouden tot eerbiediging van het principe van het recht op tegenspraak. Hij zal echter steeds een volstrekt en onberispelijk onpartijdigheid aan de dag leggen. Artikel 14 De bemiddelaar vergadert met de partijen, ontvangt ze of spreekt ze desgevallend afzonderlijk aan indien hij het nuttig acht; hij tracht onder hen een discussie tot stand te brengen die tot een dialoog kan leiden zodat partijen ertoe gebracht worden om zelf voorstellen te formuleren voor het oplossen van het geschil. Indien hij het nuttig acht, doch met terughoudendheid, mag de bemiddelaar zelf suggesties of voorstellen doen voor het oplossen van het geschil. 5
Artikel 15 Mits akkoord van de partijen mag de bemiddelaar beroep doen op, of zich la ten bijstaan als bemiddelaar door, een technische deskundige in het domein waarop het geschil betrekking heeft. Artikel 16 Bij de opening van het dossier bekomt de bemiddelaar het akkoord van de partijen om een bemiddelingsovereenkomst waarvan hij hen h et ontwerp voorlegt, te ondertekenen. In deze overeenkomst draagt de bemiddelaar er zorg voor dat, rekening houdend met de aard en het belang van het geschil, een provisie voor erelonen en kosten wordt voorzien. In principe draagt elk der partijen de helft van deze provisie. Deze provisie dekt : - de te verwachten honoraria en kosten voor de bemiddeling; - de administratieve kosten die de bemiddelaar gedragen heeft of zal dragen; - een forfaitair bedrag, die door de raad van bestuur vastgesteld zal worden en die de administratieve kosten van het Centrum moet dekken Wanneer, ingevolge de ontwikkeling van de bemiddeling, de bemiddelaar acht dat de provisie onvoldoende is om het totaal van de erelonen en kosten te dekken, mag de bemiddelaar aan de partijen een bijkomende provisie vragen; deze wordt in principe bij helften verdeeld. Bij de beëindiging van zijn opdracht stelt de bemiddelaar een definitieve ereloonstaat met betrekking tot de bemiddeling op. Deze erelonen worden in gelijke delen onder de partijen verdeeld, ten ware het bekomen akkoord een andere verdeelsleutel voorziet. Alle andere door de partijen gedragen kosten blijven te hunne laste. Artikel 17 Het instellen van een bemiddelingsprocedure belet de partijen niet de voorlopige en bewarende maatregelen die zij nuttig achten, te nemen. Artikel 18 De partij die in de loop van de bemiddeling kennis krijgt van een inbreuk op dit reglement en die de bemiddeling verder zet zonder desomtrent voorbehoud te uiten of 6
haar verzet mee te delen, wordt geacht afstand te hebben gedaan van het recht om zich daarop te beroepen. Artikel 19 De opdracht van de bemiddelaar komt in volgende gevallen ten einde : a) door een akkoord tussen de partijen; b) door de redactie door de bemiddelaar van een proces -verbaal waarbij hij vaststelt dat de bemiddelingspoging mislukt is. Dit proces -verbaal dient niet te worden gemotiveerd; c) door de mededeling van de partijen of één van hen aan de bemiddelaar, in eender welk stadium van de bemiddeling, van hun beslissing de bemiddeling niet verder te zetten; d) door de beslissing van de bemiddelaar dat hij de verderzetting van de bemiddelingsprocedure nutteloos acht; e) wanneer de bemiddelaar, één van de partijen of het Centrum oordelen dat de bemiddeling niet verder gezet kan worden met de nodige sereniteit en onpartijdigheid; De bemiddelaar brengt het Centrum op de hoogte van de beëindiging van zijn opdracht en meldt daarbij of al dan niet een oplossing is tussengekomen. Hoofdstuk 5 VERTROUWELIJKHEID VAN DE BEMIDDELING Artikel 20 Bemiddeling heeft een vertrouwelijk karakter; elke deelnemer aan een bemiddeling dient deze te eerbiedigen. Artikel 21 Behoudens uitdrukkelijk akkoord van de partijen is het de bemiddelaar verboden op te treden als scheidsrechter of als vertegenwoordiger of raadsman van één van de partijen in een juridische of arbitrale procedure met betrekking tot het geschil die het voorwerp heeft uitgemaakt van een bemiddelingsprocedure. De partijen leggen zichzelf verbod op de bemiddelaar als getuige in dergelijke procedure te laten oproepen. 7
Artikel 22 Partijen verbieden zich als bewijsmateriaal in enige arbitrale, administratieve, juridische of andere procedure van eender welke aard te gebruiken : a) uitgedrukte standpunten of voorstellen uitgedrukt door de ander partijen of door de bemiddelaar terzake mogelijke oplossingen van het geschil; b) voorstellen, syntheses, nota's, enz. die de partijen of de bemiddelaar hebben voorgedragen; c) het feit dat één van de partijen gesteld zou hebben dat zij bereid zou zijn een voorstel van de bemiddelaar voor een akkoord, te aanvaarden; d) elk document dat in het kader van de bemiddeling werd opgesteld. Zij verwerpen elke bewijswaarde van de hierboven aangeduide elementen. 8