Lichtenvoorde, P & O R U I L EN & O V E R P L A A T S EN
Inhoud 1 STATUS... 3 2 INLEIDING... 4 3 BEGRIPPEN... 5 4 RUILEN... 6 4.1 PROCEDURE RUILINGEN... 6 5 OVERPLAATSEN... 8 5.1 PROCEDURE OVERPLAATSEN... 8 5.2 RANDVOORWAARDEN... 9 2
1 Status Beleidsnotitie Notitie ruilen & overplaatsen Auteur(s) P.R. Stroeve, adviseur Datum Datum bespreking MT 10 september 2013 Datum vaststelling bestuurder 17 september 2013 Datum bespreking Centrale Verwantenraad n.v.t. Datum bespreking Cliëntenraad n.v.t. Datum bespreking Ondernemingsraad 17 december 2013 Datum evaluatie doelstelling Datum evaluatie beleid Effectbespreking van de totstandkoming van deze notitie 3
2 Inleiding Om de ontwikkelingen met betrekking tot de zorgvernieuwing, met name het kleinschalig wonen, beter te kunnen volgen, is in 1995 1996 het zogenaamde stichtingscontract ingevoerd. Dat wil zeggen dat nieuwe medewerkers niet langer een contract sloten met een team maar met de stichting De Lichtenvoorde. De invoering van het stichtingscontract heeft zowel voor de werknemer als voor de werkgever voordelen gebracht. Voor de werknemer betekent een stichtingscontract onder andere grotere rechts en baanzekerheid en voor de werkgever betekent een stichtingscontract onder andere een bredere inzetbaarheid van medewerkers. In hoofdstuk 4 worden de begrippen ruiling en overplaatsing gedefinieerd. In de daaropvolgende hoofdstukken 5 en 6 wordt achtereenvolgens dieper ingegaan op de vraag wanneer deze instrumenten ingezet kunnen worden en op welke manier dit dient te geschieden. Doel: De notitie heeft tot doel om op een zorgvuldige en eenduidige wijze invulling te geven aan ruilingen en overplaatsingen. 4
3 Begrippen Ruilen Bij ruilingen zijn meerdere mensen betrokken en het geschiedt op basis van vrijwilligheid van de medewerker. Het initiatief voor ruilen ligt in principe bij de medewerker. Overplaatsen Als het om overplaatsen gaat ligt het initiatief in principe bij de werkgever. Het kan voorkomen dat er sprake is van gedwongen overplaatsing en in principe is er één medewerker betrokken bij een overplaatsing. 5
4 Ruilen De Lichtenvoorde verwacht van haar medewerkers dat ze zich blijvend ontwikkelen, door middel van scholing, werkervaring, intervisie etc. In deze ontwikkeling kan ook stagnatie ontstaan voor de medewerkers omdat ze: Uitgekeken zijn op deze werkplek en/of werkzaamheden; Geen nieuwe ervaringen meer opdoen; Weinig toekomstperspectief zien (geen uitdaging, routinematig); Anderszins. Ook op basis van een doorlopen POP traject kan een medewerker tot de conclusie komen dat hij voor een ruiling in aanmerking wil komen. Als een medewerker wil ruilen zal deze zelf initiatief nemen. Dit past ook bij de filosofie: verantwoordelijkheden daar neerleggen waar ze thuis horen. 4.1 Procedure ruilingen 1. De medewerker geeft aan te willen ruilen en neemt zelf het initiatief om zich nader te oriënteren. 2. De medewerker meldt dit bij de teammanager. In een gesprek komen onder andere de volgende zaken aan de orde: omvang dienstverband nu (en wenselijk); functie; voorkeur locatie; voorkeur zorgvragen cliënten; termijn van ruilen (binnen welke termijn de ruiling gerealiseerd zou moeten worden). Dit wordt schriftelijk vastgelegd. De melding wordt schriftelijk vastgelegd in een verslag en het verslag wordt in het personeelsdossier bewaard. Een verzoek tot ruiling is maximaal 6 maanden geldig. 3. De sectormanagers bespreken ruilingverzoeken maandelijks en inventariseren vraag en aanbod (uren/functie) in het planningsoverleg. 4. Indien er ruilingsmogelijkheden zijn volgt er een ruilinggesprek met elke kandidaat ruiler. Bij deze gesprekken zijn de teammanager of sectormanager, en de potentiële ruilers aanwezig. Indien de gesprekken positief zijn verlopen worden de teams door de sectormanager op de hoogte gesteld van de ruiling. Profielschets team is leidraad voor gesprek. Ook het formatieplaatsenplan is in deze situatie een hulpmiddel om in beeld te brengen welke mogelijkheden er zijn. 5. De sectormanager(s) zorgt (zorgen) voor een formele bevestiging van de ruiling naar. De ruiling start in principe altijd per de 1 e van de maand. Indien noodzakelijk of gewenst kan hier van worden afgeweken. 6. zorgt voor een formele bevestiging van de ruiling naar de medewerker en stuurt een kopie naar de sectormanager(s) en de salarisadministratie. 7. Na één maand volgt een tussenevaluatie. Hierbij zijn de sectormanager, een teamlid en de ruiler aanwezig. De evaluatie wordt schriftelijk vastgelegd in een verslag en het verslag wordt in het personeelsdossier bewaard. Zijn alle partijen positief dan wordt de ruiling stilzwijgend geëffectueerd. De uitkomst van de evaluatie wordt in het planningsoverleg besproken. De sectormanagers die betrokken zijn bij de ruiling houden elkaar tussentijds van de voortgang op de hoogte, onder meer in het planningsoverleg. 6
8. Als één van de partijen het niet eens is met de ruiling wordt dit teruggedraaid. Een sectormanager kan een verzoek tot ruiling alleen met zwaarwegende argumenten tegenhouden. Naast deze formele ruilingen doen zich ook situaties voor in het werk van tijdelijke ruiling (met een afgebakende tijd) bijvoorbeeld in het geval van zwangerschap en agressie. Individueel wordt onderzocht welke oplossing het best passend is. Voorafgaand aan de start van deze tijdelijke ruiling zal de teammanager met de betrokken medewerker in gesprek gaan om nadrukkelijk stil te staan bij de gemaakte afspraak: - tijdsduur - welke taken en verantwoordelijkheden heeft de medewerker - eventuele wat als afspraak, dus wat te doen in situatie dat de gevonden oplossing niet afdoende blijkt. Daarnaast zal aan het eind van de tijdelijke ruilperiode door teammanager met betrokken medewerker een evaluatiegesprek plaats vinden. Om te toetsen of de tijdelijke ruiling goed is verlopen en of het gewenste effect voor zowel medewerker als werkgever is behaald. 7
Overplaatsen Bepaalde deskundigheid van een medewerker, onevenredige verdeling van fulltime equivalenten, het ontstaan van een persoonlijke relatie tussen twee medewerkers uit één team, gezondheidsreden van een medewerker, een ernstige verstoring van een arbeidsrelatie in een team, disfunctioneren van de medewerker of bedrijfseconomische redenen (zie aanvulling) kan voor een (sector)manager aanleiding zijn om het initiatief te nemen om aan een medewerker het verzoek tot overplaatsing naar een ander team voor te leggen. Voordat een (sector)manager over kan gaan tot het indienen van dit verzoek, heeft hij/zij alles in het werk gesteld om een overplaatsing te voorkomen, door bijvoorbeeld eerst de mogelijkheden tot ruiling te onderzoeken. Wanneer de overplaatsing in het kader van bedrijfseconomische redenen gerealiseerd dient te worden en er dus van ruiling geen sprake kan zijn zal de sectormanager dit onderwerp in een teamoverleg aan de orde stellen en zal getracht worden om in overleg met het team een vrijwillige overplaatsing te realiseren. Gedwongen overplaatsing Indien het verzoek tot overplaatsing niet door een medewerker wordt opgevolgd maar er desondanks ingegrepen dient te worden is de sectormanager bevoegd hierin de noodzakelijke stappen te zetten. In het algemeen kan worden gesteld dat voor een overplaatsing zwaarwegende argumenten een rol spelen, hierbij neemt/heeft de werkgever het initiatief. Het besluit van een sectormanager tot overplaatsing is onderbouwd met: - een beschrijving van de problematiek die aanleiding heeft gegeven tot de gedwongen overplaatsing; - en de argumenten en motivatie die tot het genomen besluit hebben geleid. Dit wordt schriftelijk vastgelegd en aan de direct betrokken medewerker ter beschikking gesteld. 5.1 Procedure overplaatsen 1. De (sector)manager neemt het besluit dat een overplaatsing van een medewerker noodzakelijk is. Dit wordt mondeling medegedeeld en schriftelijk bevestigd met opgave van reden. Hiervan komt een kopie in personeelsdossier. Tevens brengt de sectormanager de bestuurder op de hoogte van zijn voorgenomen besluit. Zonodig wordt ter ondersteuning bij de procedure betrokken. a) Alvorens overgegaan wordt tot overplaatsing dient de sectormanager af te wegen of er oplossingen gevonden kunnen worden in het eigen team of sector (afhankelijk van de situatie). De sectormanager heeft de mogelijkheid van ruiling onderzocht. Indien ruiling mogelijk is, wordt de procedure tot overplaatsing afgesloten. b) Er vindt verslaglegging plaats (schriftelijk) van de problematiek die aanleiding geeft om over te gaan tot overplaatsing. c) Een overplaatsing kan alleen plaatsvinden indien er, redelijkerwijs, een verbetering in de ontstane situatie verwacht kan worden. 2. Mede afhankelijk van de reden van overplaatsing onderzoekt de sectormanager een andere werkplek. a) Indien er binnen zijn sector geen mogelijkheden zijn meldt hij dit aan collega-managers in het planningsoverleg. b) De sectormanager onderzoekt de mogelijkheden om met eventueel extra ondersteuning de overplaatsing te doen laten slagen. Denk hierbij aan supervisie en/of intervisie en/of werkbegeleiding. 8
3. Indien er een werkplek is gevonden wordt de procedure voor overplaatsing in werking gezet. Voor de administratieve afhandeling wordt hierbij verwezen naar de randvoorwaarden. 4. De medewerker en de betrokken teams worden geïnformeerd door de sectormanager (zie randvoorwaarden). De sectormanager overlegt met betrokken medewerker welke informatie wordt verstrekt. 5. De medewerker wordt definitief overgeplaatst. Dit wordt schriftelijk bevestigd door de sectormanager aan betrokken medewerker en. De sectormanager moet zorgdragen voor het informeren van de bestuurder. Indien van toepassing worden door de sectormanager vooraf evaluatiecriteria opgesteld, die zowel aan de medewerker als aan het team worden medegedeeld. Er zal gedurende het eerste jaar ten minste twee maal geëvalueerd worden. 6. Administratieve afhandeling: de sectormanager informeert over de voorgenomen overplaatsing. zorgt voor de formele bevestiging van de overplaatsing naar de medewerker en stuurt een kopie aan de sectormanager en de salarisadministratie. 7. Eén keer per jaar zal een overzicht van overplaatsingen worden verstrekt aan de OR. De medewerker heeft de gelegenheid om een klacht in te dienen bij de klachtencommissie inzake de overplaatsing (zie notitie klachtencommissie). 5.2 Randvoorwaarden 1. Overplaatsing kan zowel binnen een sector als naar een ander sector. 2. Tussen moment van vaststelling van overplaatsing en de definitieve overplaatsing zit maximaal 6 maanden. 3. Bij ruiling blijven de kosten drukken op het team waar de medewerker werkzaam was, totdat de ruiling definitief wordt, bij overplaatsing drukken de kosten direct op de nieuwe werkplek. 3. De klachtenprocedure is van toepassing. Database vacatures boventalligheid Naast samenvoegingen van teams en overplaatsingen ontstaan er nog meer knelpunten maar ook mogelijkheden in de personele bezetting. Daarvoor hebben wij een database ingericht met aan de ene kant de informatie van alle mogelijke vacatures die in de teams (gaan) ontstaan en aan de andere kant alle nog te herplaatsen medewerkers. In de database moeten door de teammanagers heldere profielen worden geplaatst van vacatures en over te plaatsen personen met hun voorkeuren en competenties. In het Planningsoverleg worden dan de matches gemaakt en de beslissingen genomen. Juridisch kader Uitgangspunt bij de notitie ruilen en overplaatsen dient op een een juiste wijze invulling gegeven te worden aan goed werkgever- en werknemerschap. Dit betekent concreet dat iedere situatie voor de uitvoering van een overplaatsing op individuele redelijkheid getoetst moet worden. Bij een verschil van inzicht dient een medewerker redelijke argumenten in te brengen. 9
Aanvulling Toelichting op bedrijfseconomische redenen; - moet in belang zijn van de duurzame kwalitatief goede dienstverlening; - reden van overplaatsing heeft niets met de in persoon gelegen situatie van doen. 10