Raadsvoorstel jaar Raad categorie/agendanr. B. en W. 2014 RA14.0027 A 4 14/411 Onderwerp: Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Emmen Portefeuillehouder: T. Houwing-Haisma KlantContactCentrum Burgerzaken René Groenendijk, telefoon (0591)68 57 19 Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit De Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Emmen vast te stellen. Samenvatting Met ingang van 6 januari 2014 heeft de Wet basisregistratie personen (Wbrp) de Wet gemeentelijke basisadministratie (GBA) vervangen. Hierdoor is er geen wettelijke grondslag meer voor gegevensverstrekking uit de basisregistratie van de gemeente Emmen aan derden en aan organen van de gemeente. Het vaststellen van een Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Emmen, met terugwerkende kracht tot 6 januari 2014, op basis van de nieuwe wet is noodzakelijk. Hiermee voldoet de gemeente Emmen aan de privacyvoorschriften zoals vastgesteld in de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wbrp. Met de verordening wordt gewaarborgd dat verstrekkingen uit de basisregistratie niet leiden tot een onevenredige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de ingeschreven personen. Met het vaststellen van de verordening wordt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het verstrekken van persoonsgegevens door de gemeenteraad overgedragen aan het college. In de huidige GBA Verordening is dit op dezelfde manier geregeld. Door externe omstandigheden is tijdige indiening van dit voorstel niet mogelijk gebleken. Het vaststellen met terugwerkende kracht tot 6 januari 2014 borgt de verstrekkingen in de tussenliggende periode en heeft geen juridische of financiële consequenties. Bijlagen: n.v.t. Stukken ter inzage: Collegebesluit dd. 8 april 2014 en daarbij behorende stukken
-2- jaar Raad categorie/agendanr. B. en W. 2014 RA14.0027 A 4 14/411 1. Aanleiding voor het voorstel Met ingang van 6 januari 2014 geldt de Wet basisregistratie personen (Wbrp). Deze wet vervangt de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wgba). De Wbrp vormt het wettelijke kader voor de nieuwe basisregistratie personen (BRP). Met de invoering van die Wbrp werd de Wgba op 6 januari 2014 van rechtswege ingetrokken en verviel ook van rechtswege de op 26 februari 2009 door de gemeenteraad vastgestelde GBA Verordening Emmen 2009. Hierdoor is er geen wettelijke grondslag meer voor gegevensverstrekking uit de BRP aan derden en aan organen van de gemeente. Het vaststellen van een verordening met terugwerkende kracht tot 6 januari 2014 op basis van de nieuwe wet is noodzakelijk. 2. Argumentatie/beoogd effect Door het vaststellen van de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Emmen (hierna: verordening) voldoet de gemeente Emmen aan de privacyvoorschriften zoals vastgesteld in de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wbrp. Met de nieuwe verordening wordt gewaarborgd dat de verstrekkingen uit de basisregistratie niet leiden tot een onevenredige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de ingeschreven personen. Met het vaststellen van de verordening wordt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het verstrekken van persoonsgegevens door de gemeenteraad overgedragen aan het college. In de huidige GBA Verordening is dit op dezelfde manier geregeld. Door deze bevoegdheid te delegeren aan het college kan snel worden ingespeeld op aanvragen voor verstrekkingen uit de BRP. Uit oogpunt van dienstverlening wordt dat wenselijk geacht. Door de korte tijd tussen bekendmaking en inwerkingtreding van de Wbrp en het feit dat de modelverordening van de VNG nog later werd aangereikt, is het praktisch niet mogelijk geweest een voorstel voor een nieuwe verordening vóór de inwerkingtreding van de wet aan de raad voor te leggen. Om ervoor te zorgen dat de verstrekkingen na 6 januari 2014 rechtmatig zijn (geweest), is het belangrijk dat de nieuwe verordening aansluit bij de oude verordening. Daarom is in de verordening opgenomen dat deze terugwerkt tot en met de ingangsdatum van de Wbrp. Daarbij is in de tussenliggende periode zeer terughoudend omgegaan met verstrekkingen, vooral aan derden, en zijn niet meer verstrekkingen gedaan dan strikt noodzakelijk. Bij de overweging om terugwerkende kracht te verlenen is gevolg gegeven aan het advies van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) bij publicatie van hun modelverordening gegevensverstrekking. Ten eerste, aan een regeling wordt slechts terugwerkende kracht verleend, als daarvoor een bijzondere reden bestaat. Dat is hier het geval, aangezien gemeentelijke organen bepaalde taken niet of niet goed uit kunnen voeren zonder dat zij over bepaalde gegevens uit de basisregistratie personen kunnen beschikken. Ten tweede, door het verlenen van terugwerkende kracht aan een regeling worden de in die regeling voorziene rechtsgevolgen gerekend te zijn ingetreden vanaf een nader aangeduid tijdstip voorafgaande aan de inwerkingtreding van die regeling. Daarmee kunnen dus de verstrekkingen gedaan in het interim tussen de twee verordeningen (achteraf) worden 'gelegaliseerd'. Ten derde, omdat er geen inhoudelijke wijzigingen ten opzichte van de oude verordening zijn, lijkt terugwerkende kracht hier niet op noemenswaardige weerstand te hoeven stuiten. Ten vierde, bij een regeling mag een feit dat vóór haar inwerkingtreding is geschied, niet strafbaar of zwaarder strafbaar worden gesteld. Van strafbaarstelling is in de onderhavige situatie geen sprake. 3. Relatie met bestaand beleid/eerder genomen besluiten GBA Verordening Emmen 2009 (RA09.0015) zoals laatstelijk door de raad vastgesteld op 26 februari 2009. 4. Afstemming met externe partijen/communicatie Bij het opstellen van de verordening is gebruik gemaakt van de modelverordening gegevensverstrekking BRP van de VNG. De verordening zal na vaststelling door de raad op gebruikelijke wijze worden gepubliceerd.
-3-5. Financiële consequenties/voorgestelde dekking Het met terugwerkende kracht in werking treden van de verordening heeft geen financiële consequenties. Een concept-besluit is bijgevoegd. Emmen, 8 april 2014. Burgemeester en wethouders van Emmen, de secretaris, de burgemeester, A.J. Mewe C. Bijl
-4- jaar Raad categorie/agendanr. B. en W. 2014 RA14.0027 A 4 14/411 Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 april 2014, nummer: 14/411; gelet op het bepaalde in de artikelen 3.8, eerste lid, en 3.9, eerste en tweede lid, van de Wet basisregistratie personen; b e s l u i t : vast te stellen De Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Emmen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de Wet: de Wet basisregistratie personen (Wet BRP, Stb. 2013, nr. 315, zoals nadien gewijzigd); b. basisregistratie: de basisregistratie personen, bedoeld in artikel 1.2 van de Wet; c. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen; d. persoonslijst: het geheel van gegevens, bedoeld in artikel 2.7 eerste lid, en 2.69 eerste lid, van de Wet over één persoon in de basisregistratie; e. overheidsorgaan: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed; f. derde: elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed; Artikel 2 Verstrekkingen aan organen van de gemeente a. Het college van burgemeester en wethouders verstrekt aan een overheidsorgaan gegevens uit de basisregistratie, voor zover dit is bepaald bij nadere regeling van het college. Artikel 3 Verstrekkingen aan derden 1. Het college van burgemeester en wethouders kan overeenkomstig artikel 3.9 van de Wet basisregistratie personen, op verzoek van een derde aan hem gegevens verstrekken uit de basisregistratie personen als: a. de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt, of b. de verstrekking in overeenstemming is met het bepaalde krachtens het derde lid. 2. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid, aanhef en onder b, vindt enkel plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan. 3. Het college van burgemeester en wethouders wijst aan: a. de werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt; en b. de categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie. Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 6 januari 2014. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gegevensverstrekking BRP Emmen.
3. De GBA Verordening Emmen 2009, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 februari 2009, in werking getreden op 1 maart 2009 is van rechtswege ingetrokken per 6 januari 2014. -5- Vastgesteld in de openbare vergadering van 27 mei 2014. de griffier, de voorzitter, H.D. Werkman C. Bijl
Toelichting Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Emmen (2014) -6- Met ingang van 6 januari 2014 geldt de Wet basisregistratie personen (Wbrp). Deze wet vervangt de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wgba). De Wbrp vormt het wettelijke kader voor de nieuwe basisregistratie personen (BRP) en vormt de juridische vertaling van ontwikkelingen die zich op het terrein van de Nederlandse bevolkingsadministratie voordoen. De verordening regelt, met terugwerkende kracht tot 6 januari 2014, de gegevensverstrekking aan derden en aan organen van de gemeente Emmen. Bij het opstellen van de verordening is gebruik gemaakt van de modelverordening gegevensverstrekking BRP van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Deze modelverordening is aan de voor de gemeente Emmen geldende omstandigheden aangepast. Artikelsgewijze toelichting: De verordening bestaat uit vier artikelen. Deze worden hieronder toegelicht. Artikel 1 Begripsbepalingen In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Deze verordening handelt alleen over de BRP. De begripsbepalingen uit de Wbrp werken door in deze verordening. Voor de duidelijkheid zijn de belangrijkste begrippen uit de Wbrp hier overgenomen. Artikel 2 Verstrekkingen aan organen van de gemeente Met dit artikel wordt het college de bevoegdheid gegeven om gegevens uit de basisregistratie te verstrekken aan gemeentelijke organen. Het wordt aan het college overgelaten om te bepalen welke gegevens uit de basisregistratie, over welke personen en voor welke taken, de verschillende gemeentelijke organen verstrekt krijgen. Alleen gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de taak van de betreffende organen (zie artikel 3.8, tweede lid, van de Wbrp). Tevens wordt geregeld welke gemeentelijke organen rechtstreeks toegang tot de BRP krijgen (inzagescherm). Het college van burgemeester en wethouders stelt de nadere regels inzake verstrekkingen aan organen van de gemeente in een reglement met bijlagen vast. Artikel 3 Verstrekking aan derden Dit artikel maakt het mogelijk dat op verzoek van een derde aan hem door het college gegevens worden verstrekt over inwoners van de gemeente. De verstrekking kan echter uitsluitend plaatsvinden in twee gevallen, namelijk: a. als de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt (artikel 3.9, eerste lid, aanhef en onder a, van de Wbrp); of b. ten behoeve van door een derde verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente (artikel 3.9, eerste lid, aanhef en onder b, en tweede lid van de Wbrp). Er worden echter geen gegevens verstrekt als op de persoonslijst een aantekening omtrent beperking van de verstrekking van gegevens aan derden is vermeld, als bedoeld in artikel 3.21, eerste lid Wbrp (voorheen geheimhouding genoemd). Bovendien vindt verstrekking alleen plaats voor zover dat noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan (zie het tweede lid). De werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt, en de categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie, worden door het college aangewezen (zie het derde lid). Het college van burgemeester en wethouders stelt de nadere regels inzake verstrekkingen aan derden in een reglement met bijlagen vast. Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel Aan de verordening wordt terugwerkende kracht toegekend tot en met 6 januari 2014, te weten de datum waarop de Wbrp in werking trad en de Wgba en de GBA verordening Emmen 2009 vervielen. Hiermee wordt aan de verstrekkingen, die in de periode tussen 6 januari 2014 en de inwerkingtreding van deze verordening gedaan zijn, alsnog een adequate grondslag geboden. Terugwerkende kracht ligt hier voor de hand, omdat enkel daarmee de voortdurende goede uitvoering van bepaalde gemeentelijke taken gewaarborgd is. Bovendien gaat het om een korte periode en zijn de verstrekkingen een voortzetting van de bestaande praktijk, zoals deze voorheen onder de Wgba plaatsvonden.