Conferencemanagement Congres- en vergaderorganisatie in theorie en praktijk Vragen en opdrachten John E. Moreu u i t g e v e r ij c o u t i n h o c bussum 2010
Deze vragen en opdrachten horen bij de derde, herziene uitgave Conferencemanagement. Congres- en vergaderorganisatie in theorie en praktijk van John E. Moreu. 2010 Uitgeverij Coutinho b.v. Alle rechten voorbehouden. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van (een) gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.cedar.nl/pro). Uitgeverij Coutinho Postbus 333 1400 AH Bussum info@coutinho.nl www.coutinho.nl Noot van de uitgever Wij hebben alle moeite gedaan om rechthebbenden van copyright te achterhalen. Personen of instanties die aanspraak maken op bepaalde rechten, wordt vriendelijk verzocht contact op te nemen met de uitgever. ISBN 978 90 469 0208 0 NUR 846 Vragen en opdrachten bij Conferencemanagement 2/8
Inhoud Hoofdstuk 1 4 Hoofdstuk 2 4 Hoofdstuk 3 5 Hoofdstuk 4 5 Hoofdstuk 5 6 Hoofdstuk 6 6 Hoofdstuk 7 6 Hoofdstuk 8 7 Hoofdstuk 9 7 Hoofdstuk 10 8 Vragen en opdrachten bij Conferencemanagement 3/8
Hoofdstuk 1 1 Wat is het belang van projectmanagement voor congresorganisatie? 2 Noem zes belangrijke kenmerken van een congres en geef aan waarom ze belangrijk zijn. 3 Beschrijf het begrip collectief geïnitieerd congres. 4 Waarom is het voor de congresbedrijfstak mogelijk het beslissingsproces van verenigingen over de congreslocatie te beïnvloeden? 5 Welke factoren zijn van invloed op de keuze tot deelname aan een internationaal verenigingscongres? 6 Leg uit waarom er bij verenigingscongressen geen directe relatie bestaat tussen de deelnemer en de dienstverleners van de congresmarkt. Leg uit wat de consequentie daarvan is. 7 Welke essentiële verschillen bestaan er tussen een meetingplanner en een pco? 8 Welke belangrijke verschillen bestaan er tussen verenigingscongressen en bedrijfscongressen? 9 Waarom is het voor de congresbranche moeilijk om het beslissingsproces te beïnvloeden bij de selectie van een locatie voor congressen op politiek en overheidsgebied? 10 Op basis van welke criteria kun je beoordelen wat de economische betekenis van de congresmarkt is? 11 Beschrijf het begrip conferencemanagement. Hoofdstuk 2 1 Welke informatie moet het First Announcement ten minste bevatten? 2 Welke additionele informatie is promotioneel belangrijk in het Second Announcement? 3 Noem tien essentiële gegevens die men op een registratieformulier moet kunnen invullen. 4 Welke relatie bestaat er tussen de structuur van een congres en de benodigde vergaderfaciliteiten? 5 Wat is een keynotespeaker? 6 Wat betekenen sprekers voor de promotiestrategie? 7 Welke functie heeft communicatie, bijvoorbeeld via drukwerk of via een website, bij een congres? 8 Wat is de rol van het Second Announcement? 9 Benoem de functies van naambadges. 10 Wat is een voorwaarde voor optimale leesbaarheid van teksten op het projectiescherm? 11 Noem de zaken waarmee men rekening moet houden bij de congrescatering. 12 Wat zijn abstracts? 13 Wat zijn proceedings en wie zijn daarin geïnteresseerd? Vragen en opdrachten bij Conferencemanagement 4/8
Hoofdstuk 3 1 Wat is een bid? 2 Wat zijn de verschillen tussen de bidprocedures van verenigingscongressen en die van bedrijfscongressen? 3 Wat is een bidbook en welke informatie moet het bevatten? 4 Welke voorwaarden spelen een rol bij de keuze van een locatie voor bedrijfscongressen? 5 Wat is site selection? 6 Noem enkele zaken die bij de site selection bijzondere aandacht verdienen. 6 Wat is de functie van een site inspection? 7 Wat is een bidmanual? 8 Welke verschillen bestaan er tussen de organisatiestructuur bij verenigingscongressen en de organisatiestructuur bij bedrijfsbijeenkomsten? 9 Welke functie vervult het Host Committee? 10 Welke factoren kunnen de efficiency van de organisatiestructuur van een verenigingscongres belemmeren? 11 Noem de essentiële taken van het Organizing Committee. 12 Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van een Program Committee? 13 Welke ondersteuning kan een pco bieden aan het Finance Committee? 14 Welke externe relaties heeft de pco of het secretariaat bij een congres? Hoofdstuk 4 1 Wat wordt verstaan onder het full-service concept van een pco? 2 De pco adviseert de opdrachtgever, begeleidt hem in de organisatie, huurt diensten in en coördineert. Geef van al deze genoemde aspecten een concreet voorbeeld. 3 Waarom blijft de financiële verantwoordelijkheid voor een congres altijd bij de opdrachtgever liggen? 4 Noem een aantal essentiële taken en verantwoordelijkheden van een pco. 5 Welke diensten levert een official travel agent, Destination Management Company of inkomende touroperator? 6 Wat wordt verstaan onder congreshotels? 7 Wat is de functie van een convention services manager bij een congreshotel en met welke problemen wordt deze functionaris in de praktijk geconfronteerd? 8 Wat is het doel van promotiemateriaal van congreshotels en welke informatie wil de potentiële opdrachtgever terugvinden in dit materiaal? 9 Wat zijn conventionbureaus en welke diensten kunnen zij een congresinitiatiefnemer bieden? 10 Welke functie hebben conventionbureaus in het werven van een congres? 11 Waarom is congresvertolking een zaak van alles of niets? 12 Welke drie vormen van congresvertolking bestaan er? 13 Geef aan welke diensten de overheid als dienstverlener verstrekt ten behoeve van congressen. Vragen en opdrachten bij Conferencemanagement 5/8
Hoofdstuk 5 1 Wat zijn de verschillen tussen de marketing van fysieke producten en de marketing van diensten? 2 Welke rol speelt de klant in de productie van een dienst? 3 Welke problemen kunnen zich voordoen tussen het moment van contracteren, ofwel de verkoop van een congres, en de daadwerkelijke realisatie van het congres? 4 Waarom maakt men bij de promotie van verenigingscongressen weinig gebruik van betaalde reclame? 5 Waarom is deelnemerspromotie voor een bedrijfscongres minder relevant dan voor een verenigingscongres? 6 Welke rol speelt een mailing bij de deelnemerspromotie? 7 Welke adressenbestanden heeft men nodig voor een optimale promotie? 8 Noem naast de mailing nog enkele andere promotiekanalen. 9 Wat is het belang van luchtvaartmaatschappijen bij een goede deelnemerspromotie van een congres? 10 Beschrijf het besluitvormingsproces voor deelname aan een congres. Hoofdstuk 6 1 Wat zijn de voor- en nadelen van het zelf ontwikkelen van automatiseringssystemen? 2 Noem de redenen om een congresorganisatiesysteem te kopen of juist te huren. 3 Welke handelingen kan men bij de congresorganisatie met internet uitvoeren? 4 Wat is de functie van een congresregistratiesysteem? 5 Waaruit bestaan de input en de output van een congresorganisatiesysteem voor de afhandeling van abstracts? 6 Wat zijn de kernelementen van een doordachte digitale onderbouwing van een congres? 7 Wat zijn de karakteristieken van deze kernelementen? Hoofdstuk 7 1 Waarom is een congres slechts een incidenteel communicatiemiddel? 2 Voor welke doelen is eenrichtingscommunicatie geschikt? 3 Voor welke doelen is tweerichtingscommunicatie geschikt? 4 Welke vormen van tweerichtingscommunicatie kunnen worden ingezet tijdens een congres? 5 Noem de verschillen tussen de formele doelstellingen van een congres en de informele doelstellingen van de deelnemers. 6 Wat zijn de kenmerken van de theateropstelling? 7 Wat zijn de voor- en nadelen van de klas- of schoolopstelling? 8 Noem de kenmerken van de U-vormopstelling. 9 Wat zijn postersessies? 10 Hoe werkt een buzzing group? Vragen en opdrachten bij Conferencemanagement 6/8
11 Welke apparatuur bestaat er op het gebied van congrestechniek? 12 Noem de belangrijkste elementen om een offerte van een leverancier van congrestechniek te kunnen beoordelen. 13 Wat is een presentatienetwerk? 14 Hoe werkt het Return On Investment- (roi-)model van Jack Phillips? 15 Benoem de meetmethoden om informatie te verkrijgen over congressen en bijeenkomsten. Hoofdstuk 8 1 Benoem de functie van beurzen in de marketingcommunicatiemix. 2 Wat is het verschil tussen vakbeurzen en publieks- of consumentenbeurzen? 3 Noem de voordelen van een vakbeurs bij een congres voor de initiatiefnemer, voor de exposanten en voor de congresdeelnemers. 4 Wat zijn de argumenten om bij beurzen ook congressen of andere bijeenkomsten te organiseren? 5 Wat zijn de nadelen van het organiseren van een vakbeurs als onderdeel van een congres? 6 Noem de raakvlakken van het organiseren van een vakbeurs bij een congres en de organisatie van een congres. 7 Welke rol kunnen evenementen spelen bij congressen? Hoofdstuk 9 1 Bij welke soorten congressen is de aansprakelijk heid van de initiatiefnemers het meest relevant en hoe kan die aansprakelijkheid in Nederland voor de initiatiefnemers worden beperkt? 2 Wat is een congresbegroting? 3 Welke problemen doen zich voor bij het bepalen van de financiële haalbaarheid van een congres? 4 Noem de uitgangspunten die van belang zijn bij het op stellen van een congresbegroting. 5 Noem enkele voorbeelden van variabele en vaste con greskosten. 6 Welke voordelen heeft het opdelen van de kosten per comité en subcomité? 7 Hoe wordt de registratiefee voor de deelnemers berekend? Welke afwegingen spelen een rol bij de bepaling van deze fee? 8 Wat is een break-evenanalyse? Welke betekenis heeft de break-evenanalyse in de praktijk en welke gegevens zijn vereist om deze analyse te kunnen uit voeren? 9 Welke informatie bevat een liquiditeitsbegroting en waarom is deze van belang? 10 Welke bronnen kan men aanboren om een congres voor te financieren? 11 Wat houdt financiële controle in binnen de congresorganisatie? Vragen en opdrachten bij Conferencemanagement 7/8
Hoofdstuk 10 1 Wat is maatschappelijk verantwoord ondernemen? 2 Noem de redenen om mvo-beleid in te voeren in de congresbranche. Vragen en opdrachten bij Conferencemanagement 8/8