Stappenplan zorgexploitatie Zorgexploitatie kleinschalig wonen IJsselmuiden, 10 augustus 2011
Auteurs: Mondria Advies IJsselmuiden 038 3336525 www.mondria-advies.nl Eric Krijger e.krijger@mondria-advies.nl 06 12416096 LinkedIn: werkgroep kleinschalig wonen Gertjan Brouwer g.brouwer@mondria-advies.nl 06 26776482 Aan dit stappenplan is een doorrekenmodel gekoppeld. Door aan de knoppen te draaien kunnen we samen met de zorgorganisatie direct zichtbaar maken wat het effect van het draaien op de exploitatie uitkomst is. Dit instrument is via betrokkenheid van Mondria advies beschikbaar.
Bottom-up benadering Het succes van kleinschalig wonen is vooral dat de begeleider in een positie verkeert om een persoonlijke antwoord te geven op vragen en wensen die de bewoner heeft. De kleinschalige opzet geeft ook veel kansen voor een betrokken en warme relatie tussen bewoner en begeleider, iets waar niet alleen bewoners maar vooral ook familie en mantelzorgers veel behoefte aan hebben. Er is dus veel aan gelegen om de rol en bijdrage van deze begeleider goed tot zijn recht te laten komen. Dat kan door te zorgen voor een ruimhartige dagbezetting met begeleiders op een goed kwalificatieniveau. Dit uitgangspunt hebben we in het stappenplan opgenomen door bij het vaststellen van de zorgexploitatie te starten met de dagbezetting: een bottom-up benadering dus. Daarbij hanteren wij een norm zoals we die waargenomen hebben bij de succesvolle kleinschalige woonvormen in Nederland. Vervolgens vullen we de andere drie onderdelen van de zorgexploitatie in: behandeling; overhead en verblijf. Om het inzichtelijk te maken, verwerken we de stappen in een voorbeeldcasus. De uitkomst is uiteraard sterk afhankelijk van de kengetallen die we in het voorbeeld gebruiken. Aan het stappenplan is een Excel doorrekenmodule gekoppeld. Daarin kunnen we alle mogelijke kengetallen kwijt die ook in waarde kunnen variëren. De doorrekenmodule maakt direct de effecten op het bedrijfsrendement inzichtelijk. Deze exercitie leidt tot een exploitatieopzet met een positief bedrijfsrendement dat gebaseerd is op eigen prioriteiten en keuzes. Stap 1: aantal bewoners en zorgzwaarte vaststellen Om het juiste aantal uren vast te stellen moet natuurlijk eerst duidelijk zijn hoeveel bewoners er in de woning en het project gaan wonen en op welke zorgzwaarte deze geïndiceerd zijn. We voeren in de voorbeeldcasus een groepswoning met zes bewoners in met een indicatie op zzp 5 met verblijf V&V. De woning maakt onderdeel uit van een project met vier groepswoningen. Dit laatste is van belang vanwege de kosten van de nachtdienst die we nu voor elke woning voor een kwart meetellen. Stap 2: kengetallen exploitatie vaststellen De kengetallen beïnvloeden het bedrijfsrendement in grote mate. We stellen deze vast voordat de berekening begint. Mocht blijken dat we niet uitkomen en het bedrijfsrendement hoger of lager moet zijn, kunnen we deze altijd weer bijstellen. Sommige kengetallen zijn lastig te beïnvloeden, anderen makkelijker. In de voorbeeldberekening hanteren we de volgende kengetallen: Intramuraal financieringskader: ja Toelating voor behandeling: ja Ziekteverzuim: 5% Gemiddeld deeltijdpercentage medewerkers: 65% Bezettingsgraag woning: 98% (dat komt neer op 44 gefinancierde leegstandsdagen per woning per jaar) Tariefkorting zorgkantoor: 4% Vergoeding waskosten door bewoners: E 50,- Terugverdieneffect door vergoeding mutatiedagen: 50% van de vergoedingsleegstand CAO: V&V Inschaling op basis van acht ervaringsjaren Op elk moment van de dag is er in de groepswoning een begeleider op niveau 3 aanwezig Assisterenden op niveau 2 Vast team voor elke woning Netto inzetbaarheid medewerkers, kan per jaar verschillen ivm feestdagen. In het model gaan we van de volgende netto inzetbaarheid uit:
Schema 1: bruto netto berekening Stap 3: woonzorgformatie vaststellen Schema 2: begeleidingsnorm: minimaal aantal uren medewerkers overdag in relatie tot aantal bewoners op de woning Aantal bewoners in de woning Uren medewerkers per dag op niveau drie (incl evv-er) Uren medewerkers per dag op niveau twee 6 16 4 20 Totaal uren medewerkers per dag De bezetting stijgt evenredig met het aantal bewoners dat in de groepswoning woont. Schema 3 is een onderdeel van de doorrekenmodule. Het geeft de dagbezetting en het dienstenpatroon weer op een groepswoning waar zes bewoners wonen. Het aantal begeleidingsuren bedraagt twintig, waarvan zestien uur (ochtend- en avonddienst) op kwalificatieniveau drie. Eén van deze begeleiders is een evv-er in functiegroep 40 die volledig ingeroosterd is. De overige begeleiders zijn ingeschaald in fwg 35. Gedurende vier uur per dag komt er ondersteuning van een assisterende bij op kwalificatieniveau twee, fwg 25. Het aantal dagen per jaar dat een begeleider werkt, hangt af van het aanstellingspercentage. In dit voorbeeld werkt een eerstverantwoordelijke gedurende 61 dagen per jaar een ochtenddienst en 61 dagen per jaar een avonddienst. Dat komt neer op een aanstellingspercentage van 64%. Daarmee zijn al 122 van de 730 benodigde diensten per jaar (365 ochtenddiensten en 365 avonddiensten) ingevuld. De overige 608 diensten vult de integrale medewerker in. De assisterende, ook meerdere personen, komt elke dag gedurende vier uur. Het tijdstip waarop de assisterende ingezet wordt, stelt het team van de woning zelf vast. Voor facilitaire ondersteuning, de grote schoonmaakwerkzaamheden, is vier uur per week per woning beschikbaar. Invulling van deze functie kan in afstemming met andere woningen plaatsvinden om tot een redelijk aanstellingspercentage te komen. Regie van het schoonmaken ligt bij de woning zelf, deze stuurt de facilitair medewerker aan. Het dagelijkse onderhoud van de woning doen de integrale medewerkers zelf. Voor activiteitenbegeleiding is vier uur per week beschikbaar. Ook hier kan weer samenwerking met andere woningen plaatsvinden. Onder verantwoordelijkheid van de locatiemanager vindt afstemming van de werkzaamheden met de medewerkers plaats. De activiteitenbegeleiding wordt vooral ingezet ter ondersteuning van de medewerkers in het ondernemen en bedenken van activiteiten met bewoners.
Schema 3: inzet woonzorg De NZa stelt bij zorg in natura het tarief van de zorgzwaartepakketten vast. Zij geven ook een indicatie van het aantal woonzorguren dat binnen het tarief te realiseren is. Wanneer we deze indicatie aanhouden, blijkt het aantal uren beduidend lager te liggen dan in het schema is opgenomen. Op een woning met zes bewoners geeft de Nza een indicatie van 16,7 uren aan, inclusief het aandeel voor de nachtdienst. Daar is geen dagbezetting mee te realiseren. De voorbeeldcasus zet voor de woonzorg inclusief nachtdienst 22,3 uren in exclusief de wekelijkse bijdrage van facilitair en activiteitenbegeleiding. Stap 4: formatie behandeling vaststellen Voor de functie behandeling zijn in de voorbeeldcasus uren per jaar per bewoner opgenomen. Schema 4 geeft aan om hoeveel uur dat per functie gaat. Het aantal uren dat men daadwerkelijk wil inzetten hangt sterk af van de opvattingen en visie van de organisatie. De Inspectie zal toetsen op de uitkomsten, in dit geval de kwaliteit van de zorgverlening Schema 4: inzet behandeling personeel Onder de functie behandeling kunnen nog meer disciplines vallen die we vaak in het verpleeghuis tegenkomen. Bij kleinschalig wonen ligt het accent op het bieden van een goede woonplek en is er aan die andere disciplines minder of geen behoefte. De Nza geeft aan dat de behandelingscomponent 0,21 uur per dag per bewoner bedraagt. In de voorbeeldcasus komen we op 0,12 uur. Dat kan omdat kleinschalig wonen vraaggericht werkt, wat een andere betrokkenheid vraagt dan in het aanbodgerichte verpleeghuis. In het tarief behandeling zijn ook de kosten voor medicatie en incontinentiemateriaal opgenomen. Deze kunnen per locatie sterk verschillen. Schema 5: inzet behandeling materieel
Stap 5: kosten verblijf vaststellen Onder deze post vallen de materiële kosten van de zorgverlening, zoals de voeding en kosten voor de huishouding, en de variabele kosten van de huisvesting te weten de energiekosten, klein onderhoud en belastingen. Schema 6: inzet verblijf Onder de voedingskosten vallen alle kosten voor het eten en drinken, tussendoortjes, etc. De kosten voor het wassen en de huishouding zijn de huishoudelijke kosten op de woning. De energiekosten en kosten voor het klein onderhoud moet het project bij verblijfszorg ook uit het zzp tarief betalen. De bedragen zijn afkomstig uit de voormalige regeling kleinschalig wonen en geïndexeerd gedurende de afgelopen jaren. De werkelijke kosten op de locatie kunnen hier van afwijken, er zijn gebouwen die weinig en die veel energie gebruiken. Het is mogelijk om per gebouw de kosten vast te stellen, een andere benadering is om gemiddelde kosten op instellingsniveau te bepalen. Stap 6: bedrijfsrendement vaststellen Een project kan niet verliesgevend zijn, we houden liever elk jaar een bedrag over om onverwachte uitgaven te dekken of om een reserve op te bouwen voor bijzondere uitgaven. Bij voorkeur reserveren we een rendement van zo n drie tot vijf procent. Het uiteindelijke percentage kunnen we aan het eind van de berekening definitief vaststellen. Analyse stap 1 t/m 6 De vier kostenposten tot nu toe, woonzorg, behandeling, verblijf en bedrijfsrendement, zijn niet ingrijpend te beïnvloeden. Om kwalitatieve goede woonzorg en behandeling te leveren, is de genoemde bezetting uitgangspunt. De materiële verblijfskosten liggen ook redelijk vast. Aan de hand van de ervaring zijn de bedragen voor de voeding en huishouding ligt bij te stellen. Eén euro per dag verandering in dat budget levert of kost een half procent bedrijfsrendement. Een en ander houdt in dat de zorgexploitatie hiermee al redelijk vast ligt. Stap 7: vaststellen overhead De post overhead bestaat uit verschillende deelposten: - Overhead Locatie: vanaf de eerste deels of geheel vrijgestelde leidinggevende, regiomanager, indien aanwezig het lokale secretariaat, huishouding die niet onder de regie van de woning valt, eventueel de achterwacht voor de nachtdienst, etc. - Overhead Organisatie, directie, beleidsmedewerker, maatschappelijk werk, geestelijk verzorger, de scholingskosten, ict kosten werkplekken - Overhead Bedrijfsondersteuning, de dienstverlenende functies zoals personeelszaken, financiële administratie, facilitaire afdeling voor zover deze niet op de locatie drukt, etc - Overhead concern, eventuele kosten aan het moederconcern
Schema 7: inzet overhead Samengevat Wanneer we de uitgaven tot nu toe op een rijtje zetten, ontstaat het volgende beeld: Schema 8: verdeling kostenposten in het voorbeeldmodel op een woning met zes cliënten Het bedrijfsrendement in deze voorbeeldcasus bedraagt bij gebruikmaking van genoemde kengetallen 3%. Uiteraard kunnen we over de hoogte van alle kengetallen discussie voeren, wat in de praktijk ook gebeurt. Indien bijvoorbeeld de overhead een groter aandeel inneemt dan hier aangegeven en men het rendement van 3% wil vasthouden, kan dat alleen als men op andere onderdelen inlevert. Dank zij de doorrekenmodule maken we de effecten van andere prioriteiten direct inzichtelijk.
De uitkomsten van het doorrekenmodel visualiseren we in het instrument op de volgende wijze: Schema 9: samenvatting zorgexploitatie
Schema 10: gedetailleerde weergave zorgexploitatie van één groepswoning
Tenslotte Indien u geïnteresseerd bent geraakt in het doorrekenen van uw exploitatie kleinschalig wonen, ondersteunen we u daar graag bij. We gaan niet uit van een blauwdruk: u blijft aan zet. Het instrument is al veelvuldig toegepast bij veel verschillende typen van kleinschalig wonen. Wij kiezen voor een pragmatische aanpak. De ervaring leert dat de doorrekenmodule en het draaien aan de knoppen een perfecte benadering is om snel de consequenties van keuzes in beeld te krijgen en discussie te voeren over inhoudelijke uitgangspunten. Het instrument leent zich goed voor gebruik vanaf de eerste gedachte over kleinschalig wonen, gedurende de transitie van oud naar nieuw tot en met het evalueren van bestaande projecten. Het is niet alleen geschikt voor erkende verblijfsvoorzieningen binnen de V&V, toepassing is ook mogelijk voor projecten in de gehandicaptenzorg, GGZ, particuliere pgb woonprojecten of combinaties daarvan. Ook de zorgexploitatie van individueel wonen kunnen we in het instrument onderbrengen, al of niet in combinatie met verblijf in groepswoningen. Kortom: draait u zelf eens de knoppen. Het geeft niet alleen inzicht in uw bedrijfsproces maar is ook leuk om te doen. Organisaties waarbij we dit instrument al hebben ingezet: Libertas Leiden Cedrah Capelle aan de IJssel Stichting Zorgverlening Goes Zorggroep ZuidWest Drenthe Dwingeloo Dignis Groningen Horizon Broek op Langedijk Woonzorgboerderij De Port Kelpen Provincie Utrecht, leerwerkplaats voor particuliere ondernemers Stichting Zorgcocon Kwido Pa Anciano Rotterdam Woonzorgboerderij Sutfene Baak WZH Den Haag Cordaan Amsterdam Maria Oord Luttenberg Stevenskamp Heeten Innoforte Velp Mooiland Vitalis Amersfoort