Werkkostenregeling De Basis Concept 2, november 2015 P a g i n a 1 v a n 11
INHOUD 1. INLEIDING... 3 2. DOELSTELLINGEN... 4 3. DE REGELING... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4. REGELING... 5 5. EEN REKENVOORBEELD... 6 1. BIJLAGEN... 7 BIJLAGE 1: RELEVANTE REGELGEVING BELASTINGDIENST... 7 4.1.1. Overzicht gerichte vrijstellingen... 7 4.1.2. Noodzakelijkheidscriterium: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur... 7 4.1.3. Geen loon of geen belast loon (valt niet onder de werkkosten of cafetariaregeling).... 9 P a g i n a 2 v a n 11
1. Inleiding Door de werkkostenregeling (een regeling van de belastingdienst die geldt voor alle werkgevers vanaf 1 januari 2015) kan een werkgever maximaal 1,2% (per 1/1/2015) van de totale fiscale loonruimte (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast vergoed of verstrekt blijven door de gerichte vrijstellingen van de belastingdienst toe te passen. Werkkostenregelingen voorzien in een ruil van bruto loonbestanddelen met een geheel of gedeeltelijke vergoeding of verstrekking naar keuze van de werknemer. De ruil van belaste loonbestanddelen betreft bijvoorbeeld (een gedeelte van) het brutoloon per maand, een eindejaarsuitkering, De werknemer kan dergelijke loonbestanddelen bijvoorbeeld inzetten ter verkrijging van een fiets, een vergoeding voor kosten van fitness, een vergoeding voor regelmatig woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen of een vergoeding van vakbondscontributie. Onder de werkkostenregeling kunnen cafetariaregelingen voorzien in een ruil waardoor belaste loonbestanddelen als gerichte vrijstelling buiten de belastingheffing blijven. Ook is een ruil mogelijk als de werkgever de heffing bij de werknemer voorkomt door een vergoeding of verstrekking aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. De ruimte voor het toepassen van een cafetariaregeling bestaat dus uit twee delen: 1. De verstrekking valt onder één van de vrijstellingen van de belastingdienst (reiskosten tot 0,19 per km, IPhone / IPad voor aangewezen groepen medewerkers (noodzakelijk voor het werk enz.) 1 2. De verstrekking valt onder één van de onderdelen die door de werkgever zijn aangewezen als behorend tot de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Om de beschikbare vrije ruimte in de werkkostenregeling te kunnen vaststellen is enerzijds van belang te weten welk bedrag in enig jaar geldend is en anderzijds welke verstrekkingen er voor iedereen al zijn die een beslag leggen op de vrije ruimte. Voor het jaar 2016 is de loonsom (een verwachting) circa 11.500.000,-. De vrije ruimte in de werkkostenregeling 1,2% hiervan) is daarmee circa 140.000 Van die beschikbare vrije ruimte worden de onderstaande bedragen al besteed (staand beleid): 1 Regelingen die gebruik maken van de vrije verstrekkingen blijven in deze regeling buiten beschouwing. Bij De Basis betreft het de salderingsregeling en de regeling verstrekking IPhone en/of IPad P a g i n a 3 v a n 11
ONDERDEEL OPMERKINGEN ca. Jaarlijks presentje 35,- per medewerker voor 300 medewerkers 10.500 Personeelsfeesten Aanname 40,00 per medewerker per jaar 12.000 Contributie voor vakvereniging/vakbond van Cao-partijen (regeling bijlage VIII cao po) Contributie wordt vooraf door medewerker betaald en gedeclareerd bij de werkgever. 26.250 Nog beschikbaar 91.250 TOTAAL BUDGET 140.000 Deze ruimte is heroverwogen: ONDERDEEL OPMERKINGEN ca. (electrische) Fiets Per medewerker eenmaal per 5 jaar aan te schaffen inclusief accessoires, verzekeringen etc. Afstand woon-werk niet van belang. Maximumbedrag: 750,-, zie: Fietsenregeling 45.000 2. Doelstellingen Met de regeling beoogt de werkgever de mogelijkheden die de werkkostenregeling biedt maximaal te benutten voor de medewerkers, op een zodanige wijze dat dit een bijdrage levert aan de strategische doelen van De Basis. De bouwstenen voor een strategisch beleid van De Basis in een WordCloud : P a g i n a 4 v a n 11
3. Regeling Wat voor aankoop onder de regeling in aanmerking komt Gegeven de bouwstenen voor een strategisch beleid streeft De Basis naar gezonde medewerkers die zich welbevinden en gebruik maken van de modernste hulpmiddelen in hun werk. Dat leidt tot de stimulering van gebruik en aanschaf van: a. een sportabonnement op naam van de medewerker (denk aan fitness, maar bijvoorbeeld ook het lidmaatschap van de atletiekvereniging waar je hardloopt); b. vormen van (budget- en personal-) coaching en begeleiding gericht op betere afstemming van privé en werk (denk aan bijvoorbeeld een personal organizer); c. ict middelen voor thuis zoals verbetering WiFi, thuiswerkplek, software en hardware om mee te experimenteren (waarbij experimenteren een duidelijke relatie moet hebben met onderwijs); d. een bijdrage in (mede) op het werk gerichte reizen naar het buitenland (waarin dus een duidelijke studiereiscomponent is te herkennen). Het onder b. en d. genoemde komt uitsluitend na positieve beoordeling door de werkgever in aanmerking voor vergoeding. Voor de zaken onder c. kan een keuze worden gemaakt uit een overzicht met beschikbaar gestelde zaken. Voorwaarden voor aanschaf 1. Als een personeelslid een aankoop doet, kan de aankoopprijs tot een bedrag van 1.000,-- belastingvrij worden vergoed. Ook aankopen met een aankoopprijs van meer dan 1.000,-- vallen onder deze regeling. 2. Met uitzondering van een sportabonnement, hier is het maximum 250,- Hoe je voor een vergoeding in aanmerking komt 1. De medewerker legt met een ingevulde declaratie ook een gewaarmerkte kopie aankoopbewijs over aan de salarisadministratie van de Basis. 2. Deze kopie wordt bewaard bij de loonadministratie. 3. Per medewerker kan per jaar maximaal 250,- binnen deze regeling worden besteed. Je kunt dit in een periode van vier jaar opsparen tot maximaal 1.000,- 2 4. De medewerker verklaart dat in de voorafgaande vier jaren in verband met een aanschaf 2 Bedragen kunnen variëren op basis van wijzigende wet- en regelgeving. Indien het plafond voor het gebruik maken van deze regeling is bereikt behoudt de werkgever zich het recht voor gebruikmaking van de regeling voor de rest van het kalenderjaar te stoppen. Declaraties worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Datum van ontvangst is bepalend. P a g i n a 5 v a n 11
geen (belastingvrije) vergoeding is uitbetaald 3. Hoe de vergoeding in het salaris wordt verrekend 1. De medewerker kan er voor kiezen om onderstaande arbeidsvoorwaardelijke aanspraken om te ruilen in een belastingvrije vergoeding voor een verstrekking: a. de vakantieuitkering (VU); b. de algemene eindejaarsuitkering; c. de eindejaarsuitkering onderwijs ondersteunend personeel. 2. De uitbetaling van de aankoopvergoeding loopt in beginsel parallel met de maand waarin aanspraak op de uitkering bestaat: de vakantie-uitkering in mei en de eindejaarsuitkering in december. Wat er verder gebeurt Gebruikmaking van de regeling leidt tot een verlaging van het bruto jaarinkomen. De verlaging van het bruto jaarinkomen heeft gevolgen voor de opbouw van rechten voor bijvoorbeeld een WW en WIA uitkering. Een eventuele uitkering wordt, voor de gehele duur van die uitkering lager. Hoe kleiner het bedrag waarvoor je van deze regeling gebruik maakt, hoe kleiner dat effect. 4. Rekenvoorbeeld Dit voorbeeld gaat uit van de een vakantie-uitkering van 2251,88 en een aanschaf (in dit voorbeeld een computer) van 681,- Berekening netto vakantie-uitkering zonder gebruikmaken van de regeling Berekening netto vakantie-uitkering met gebruikmaken van de regeling Bruto Vakantie uitkering (VU) 2.251,88 2.251,88 Korting VU bijz. regeling (aanschaf computer) 681,-- - / - Pseudo ww 117,10 - / - 81,69 - / - Vergoeding premie zvw 137,39 + 96,80 + Loonheffing 941,81 - / - 657,39 - / - Premie zvw 137,39 - / - 96,80 - / - Toelage VU bijz. regeling (aanschaf computer) 681,-- + Netto Vakantie uitkering (VU) 1.192,97 1.512,80 De netto vergoeding die je in dit voorbeeld voor de computer ontvangt: 1512,80-1192,97 = 319,83 3 Je kunt, behoudens het sportabonnement, dat kan jaarlijks, een keer per vier jaar van de regeling gebruik maken. P a g i n a 6 v a n 11
1. Bijlagen Bijlage 1: Relevante regelgeving belastingdienst 4.1.1. Overzicht gerichte vrijstellingen De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen: vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer: abonnementen voor reizen met openbaar vervoer kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014) losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk studie- en opleidingskosten procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van inkomen kosten van outplacement maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014) extraterritoriale kosten (30%-regeling) vanaf 1 januari 2015: gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking Zie voor meer informatie over de voorwaarden: Noodzakelijkheidscriterium korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan 500 per werknemer per kalenderjaar bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die (deels) op een door die regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt (bijvoorbeeld een lunch in de bedrijfskantine of een dienstwoning) 4.1.2. Noodzakelijkheidscriterium: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Vanaf 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als: de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer uw werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening aan u betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking Als uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt. Als uw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. U mag wel een eigen bijdrage vragen als u uw werknemer laat P a g i n a 7 v a n 11
kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt u dan van het nettoloon af. Noodzakelijk 'Noodzakelijk' betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend. Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kunt u toch aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Waar het om gaat is dat de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en u dus kunt aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van uw werknemer, dan bent u hier ook financieel verantwoordelijk voor. Daarom komen de kosten van een noodzakelijke voorziening voor uw rekening. Voorbeeld Een dagbladjournalist die bij u in dienst is, heeft bepaalde digitale hulpmiddelen nodig om zijn werk te kunnen doen. Als u hem 1 tablet en 1 telefoon verstrekt, levert dit geen discussie op. Maar als u hem een laptop, tablet en mobiele telefoon verstrekt, kunnen wij u om uitleg vragen over de noodzakelijkheid van de hulpmiddelen. Stelt u dat uw werknemer efficiënter werkt door deze hulpmiddelen, maar wij zijn niet overtuigd? Dan moeten wij bewijzen dat niet alle hulpmiddelen noodzakelijk zijn. Het noodzakelijkheidscriterium vertoont veel overeenkomsten met het tot nu toe gebruikelijke zakelijkheidsvereiste, maar gaat een stapje verder. Een zakelijke voorziening of kosten die alleen bijdragen aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking, hoeven namelijk niet noodzakelijk te zijn. Gereedschap en dergelijke apparatuur Voorbeelden van gereedschap zijn: het pneumatische nietpistool of de lasergestuurde afstandsmeter van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. Een voorbeeld van 'dergelijke apparatuur' is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair. Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaan wij onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van 'dergelijke apparatuur' is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken. Vaste kostenvergoedingen U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. U moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Cafetariaregelingen en noodzakelijkheid U bepaalt of de voorziening noodzakelijk is. Dit betekent dat u het noodzakelijkheidscriterium niet kunt toepassen op voorzieningen waarvoor u een cafetariaregeling hebt afgesproken met uw werknemer. Bij een cafetariaregeling bepaalt uw werknemer namelijk welke voorziening hij ruilt voor belast loon of vakantiedagen. U bepaalt dan niet meer of de voorziening noodzakelijk is. Een voorbeeld hiervan is een budget dat de werknemer krijgt waaruit hij min of meer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen. Als u niet gebruikmaakt van een cafetariaregeling en dus bepaalt of een voorziening noodzakelijk is, mag u uw werknemer wel keuzevrijheid geven in het merk of het model van de voorzieningen. Ook mag uw werknemer een duurder model kiezen als hij een eigen bijdrage uit zijn nettoloon betaalt. P a g i n a 8 v a n 11
Bestuurders en commissarissen Voor bestuurders en commissarissen geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als u aannemelijk kunt maken dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. In dit geval hebt u dus de bewijslast. Voorbeeld Een commissaris vraagt u een ipad en een Google Glass te verstrekken voor zijn werk. U moet beoordelen of deze voorzieningen gebruikelijk en noodzakelijk zijn voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. Voor het werk van een commissaris is een ipad niet ongebruikelijk en kan deze dus noodzakelijk zijn. Voor een Google Glass geldt dat niet. 4.1.3. Geen loon of geen belast loon (valt niet onder de werkkosten of cafetariaregeling). Bepaalde voordelen zijn geen loon of er bestaan vrijstellingen voor. Daarom vallen deze niet onder de werkkostenregeling. Het gaat dan om: voordelen buiten de dienstbetrekking vergoedingen voor intermediaire kosten vrijgesteld loon verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt 4.1.3.1. Voordelen buiten de dienstbetrekking Loon is alles wat u een werknemer geeft op grond van zijn dienstbetrekking. Als u een werknemer een vergoeding of verstrekking geeft die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, is dat geen loon. Er is dan namelijk geen verband met de dienstbetrekking. Deze vergoedingen en verstrekkingen kunt u belastingvrij blijven geven. Ze vallen niet onder de werkkostenregeling. Voorbeeld Uw werknemer is overleden en u stuurt zijn familie een rouwkrans. U doet dit uit wellevendheid, sympathie of piëteit op grond van een persoonlijke relatie en niet zozeer op basis van de relatie werkgever-werknemer. Daarom is er geen sprake van loon. U kunt de rouwkrans belastingvrij verstrekken. Omdat deze verstrekking geen loon is, valt deze niet onder de werkkostenregeling. Als u aan de volgende 3 voorwaarden voldoet, kunt u er van uitgaan dat uw kleine geschenk (attentie) geen loon is: U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie zouden geven. U geeft geen geld en geen waardebon. De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal 25. 4.1.3.2. Vergoedingen voor intermediaire kosten Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet voor: zaken die tot het vermogen van uw bedrijf gaan horen zaken die tot het vermogen van uw bedrijf horen en die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van uw werknemer kosten die uw werknemer maakt voor externe representatie van uw bedrijf U kunt deze bedragen onbelast vergoeden. Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn geen loon en vallen daarom niet onder de werkkostenregeling. Als u zaken die uw werknemer heeft voorgeschoten, daarna aan hem verstrekt of ter beschikking stelt, kan er wel sprake zijn van loon. Voorbeeld 1 P a g i n a 9 v a n 11
Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en hij koopt een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een vergoeding voor intermediaire kosten. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die uw werknemers maken voor uw externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van uw bedrijf, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten. Voorbeeld 2 Uw werknemer maakt voor zijn werk een rit in een auto van uw bedrijf. Deze werknemer tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De benzinekosten die u aan uw werknemer vergoedt, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten. Voorbeeld 3 Uw accountmanager gaat uit eten met een klant. Het gaat aantoonbaar om een zakelijk etentje. Uw werknemer betaalt de rekening zelf en declareert deze later bij u. Hier is sprake van een vergoeding voor intermediaire kosten en een gerichte vrijstelling: Het deel van de rekening voor de maaltijd van de klant kunt u belastingvrij vergoeden aan uw werknemer. Dit is een vergoeding voor intermediaire kosten. Voor het deel van de rekening voor de maaltijd van uw accountmanager geldt een gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten. U kunt in dit geval dus de hele rekening onbelast vergoeden. P a g i n a 10 v a n 11
Voorbeeld 4 U bestelt een notebook en uw werknemer schiet de rekening voor. U stelt de notebook ter beschikking aan deze werknemer voor thuiswerk. De vergoeding van de rekening aan uw werknemer is een vergoeding voor intermediaire kosten en dus onbelast. De terbeschikkingstelling van de notebook is loon in natura. U kunt de notebook onbelast ter beschikking stellen aan de werknemer als u in redelijkheid vindt dat die noodzakelijk is voor zijn werk (zie ook: Noodzakelijkheidscriterium). 4.1.3.3. Vrijgesteld loon Vrijgesteld loon valt niet onder de werkkostenregeling. Onder vrijgesteld loon vallen: vrijgestelde aanspraken vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken 4.1.3.4. Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt Als u een werknemer iets verstrekt (loon in natura) en hij betaalt ten minste de (factuur)waarde daarvan, dan is dat geen belast loon. De verstrekking valt dan niet onder de werkkostenregeling. Voorbeeld Een werknemer maakt tijdens de lunch gebruik van de bedrijfskantine. Hij betaalt voor een maaltijd 3,50. Dat is net iets meer dan het normbedrag ( 3,15 voor 2014). Omdat de werknemer zelf ten minste de waarde van de maaltijd betaalt, zijn de kantinemaaltijden geen loon. Betaalt de werknemer voor een maaltijd 3,00, dan is 0,15 van die verstrekking loon. U kunt dit bedrag als loon van de werknemer belasten of als eindheffingsloon aanwijzen. Kiest u voor eindheffingsloon, dan hoeft u alleen bij te houden hoeveel werknemers een maaltijd hebben gebruikt voor 3,00 en dit aantal met 0,15 te vermenigvuldigen. Als u nog vrije ruimte over hebt, is de 0,15 onbelast. Hebt u geen vrije ruimte meer over, dan moet u hierover 80% eindheffing betalen. P a g i n a 11 v a n 11