Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van Promen d.d. 30 oktober 2013 Aanwezig: Mevrouw M.J.C. Suijker, voorzitter De heer E.M.C. Faassen Mevrouw Th.M.B. Gerts De heer J.H. Blankenberg De heer C. van der Graaf Mevrouw M. Holst-Brink De heer J. Vente De heer B. Crouwers De heer A. Hazelebach De heer J.A. de Jager Afwezig met bericht; De heer T.C. Segers Aanwezig namens Promen: De heer H.A. de Bruyn De heer D.J. van Maanen Mevrouw C.J. van Es, verslag Namens de gemeente: Gouda Capelle aan den IJssel, vanaf 9.08 uur Waddinxveen, tot 10.27 uur Krimpen aan den IJssel Nederlek Schoonhoven, vanaf 9.08 uur Bergambacht Vlist, tot 10.27 uur Zuidplas Boskoop Ouderkerk Ambtelijk secretaris/financieel directeur Operationeel directeur Bestuur- en Directieondersteuning 1. Opening en mededelingen Mevrouw Suijker opent de vergadering om 9.04 uur en heet alle aanwezigen welkom. Mededelingen: De heer Segers is afgemeld. Het ambtelijk verslag wordt van de agenda gehaald. Dit moet in het vervolgoverleg eerst worden goedgekeurd. De heer Hazelbach meldt dat de voorbereidingen voor de Participatiewet een moeilijk proces zijn. Na een tocht langs collega wethouders heeft Zuidplas de intentie uitgesproken een regionale sociale dienst op te zetten. - Ontvangen brief gemeente Boskoop; Ter kennisneming aangenomen. De heer De Jager spreekt namens de gemeente Alphen aan den Rijn zijn waardering uit voor de wijze van samenwerking met Promen. Er is door Promen open opgetreden en alle mogelijkheden zijn onderzocht. Uittreden blijkt buitengewoon kostbaar. Vanaf het begin van de onderhandelingen was het uitgangspunt de Boskoopse burgers die werkzaam zijn bij Promen daar te laten werken. Ook is er gekeken naar een DVO. Een uitgebreide exercitie is achter de rug. De gestuurde brief heeft een vriendelijk karakter door de manier waarop met Promen is samengewerkt in deze. Volgens de huidige GR heeft elke gemeente 1 stem. Door fusies en herindelingen van gemeenten moet er nagedacht worden over de stemverhoudingen in de GR. Naar grootte van de gemeenten krijgt Alphen aan den Rijn het grootste belang maar heeft een beperkt aantal WSW-ers werken bij Promen. - Ontvangen zienswijze gemeente Vlist; Ter kennisneming aangenomen. - Rapportage benchmark ziekteverzuim SW sector 2012 en factsheet vergelijkend onderzoek SW 2012; Deze benchmark is enigszins gedateerd. Voor 2013 zijn er targets afgesproken en het contract met de arbodienst is drastisch aangescherpt. Er wordt meer ingezet op demedicalisatie van het verzuim. - Rapportage Cedris benchmark exploitatie; Opvallend is dat in de sector gemiddeld 42% indirecten werkzaam zijn t.o.v. 24% bij Promen. Promen heeft substantioneel minder mensen in de indirecte uitvoeringssfeer waardoor er wel coördinatieproblemen optreden. De opbouw van ons bestand is zo goed als gelijk aan andere sectoren en vergelijkbaar met andere SW bedrijven. - Memo uitruilinformatie; Ter kennisneming aangenomen. 1
- Ontvangen brief gemeente Gouda, GR financieel kader 2015-2018; Ter kennisneming aangenomen. - Verslag ambtelijk overleg d.d. 21-10-2013; Dit punt wordt van de agenda gehaald. Het ambtelijk overleg moet een goed lopend en harmonisch proces worden. De bestuurders hebben een rol in deze. 2. Verslag vergadering Algemeen Bestuur Promen d.d. 4 juli 2013 Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld waarna de voorzitter en de ambtelijk secretaris het verslag voor akkoord ondertekenen. Naar aanleiding van; De heer Vente heeft nog geen reactie ontvangen n.a.v. de vraag over gewonnen aanbestedingen recreatieschappen. Hierop volgt zo spoedig mogelijk een concrete terugkoppeling. 3. 3 e Kwartaalrapportage 2013 De heer De Bruyn geeft een toelichting. De verwachting is dat de omzet uitkomt op 9,8 mio. Een behoorlijke omzetstijging t.o.v. 2012 is zichtbaar. De subsidie op BW wordt verwacht in december, zijnde 90 x 3.000 is 270.000 en wordt met terugwerkende kracht toegekend. Het resultaat zal uitkomen conform begroting. Zorgelijk blijven de kosten, o.a. reis- en vervoerskosten. Er is gestart met een vervoersprogramma zelfstandig leren reizen om het aantal gebruikers terug te brengen. Promen probeert mensen te sturen in hun eigen kracht om meer zelfstandig te ondernemen. Het contract met Connexxion loopt tot in 2015. Het contract met Albron voor de catering is opgezegd. Punt van discussie is de cateringmanager van Albron. Gewerkt wordt aan het uitbreiden van Begeleid Werken. De acquisitie-inspanning hierop wordt vergroot. Door sales anders te organiseren is de verwachting dat de 110 FTE aan Begeleid Werken in 2014 wordt gehaald. Op 3 december as. wordt er een netwerkbijeenkomst georganiseerd voor klanten. Belangrijk is binding te creëren. Het Algemeen Bestuur is zeer tevreden met de prognose van 2013. Het Algemeen Bestuur heeft kennis genomen van de cijfers t/m september 2013. 4. Voorgenomen Ondernemingsplan 2014 + begeleidende memo Vorig jaar is deze vergadering over OP 2013 en begroting 2013 geagendeerd in september omdat er in juli een zwaar niet sluitende begroting was aangeboden aan de Provincie. In september kwam er een begrotingswijziging en gemeenten moesten deze begrotingswijziging meenemen in de gemeentelijke begroting voor 1 oktober 2012. In 2013 blijft de begroting opgenomen in het Ondernemingsplan binnen de al ingediende begroting bij de Provincie en geeft dus geen veranderingen in de gemeentelijke begroting. De vastgestelde begroting 2014 is reeds voor zienswijze voorgelegd aan de Raden. Het Ondernemingsplan is geen begrotingswijziging en hoeft formeel niet naar de Raden. Er heeft een extra overleg plaatsgevonden met de ambtelijk adviseurs, het Dagelijks Bestuur en de directie van Promen. Ambtelijk is er gevraagd naar een meerjarenbegroting. Deze is opgesteld naar huidig inzicht maar is niet realistisch. De heer Van Maanen start de presentatie en geeft een toelichting. Het gaat beter met Promen. De meerjarenbegroting bij ongewijzigd beleid is ook gunstig. Er is een groei zichtbaar vooral in de schoonmaak. De focus ligt op het bouwen van een organisatie die verder moet gaan renderen. Het TalentOntwikkelPlein is geopend. Hier kunnen mensen binnenlopen voor o.a. e- learning, trainingen en vacatures. De jobcoaches zijn daar gestationeerd, begeleiden deze mensen, matchen met vacatures en helpen met werken aan eigen kwaliteiten zodat ze geplaatst kunnen worden op externe werkplekken. Medewerkers wordt geleerd zichzelf verder te brengen. De verantwoordelijkheid ligt bij de mensen zelf. Verbeteringen en ambities voor 2014 zijn; Klant & Markt - versterken commerciële slagkracht - vergroten binding werkgevers Promen - samenwerking met werkpleinen en WSP s 2
Mensontwikkeling - TalentOntwikkelPlein (TOP), de medewerker aan het werk - methodiek Werkstap - training en opleiding afdelingsmanagers en jobcoaches Uitvoeringsprocessen - procesmatig werken, borging via IC - versterken rol bedrijfsbureau - HR in control De ambitie is winst maken en de focus ligt op het vergroten van de commerciële slagkracht, het verbeteren van bedrijfsprocessen en HR in control. Er wordt bespaard op uitvoeringskosten. Er is een project gestart waar mensen werkzaam op een staffunctie in de markt worden gezet. Deze kosten drukken dan niet meer op de interne kosten, er staan verdiensten vanuit de markt tegenover. Gemeenten zullen worden benaderd voor een HR manager. Om deze doelstellingen te bereiken wordt er meer ingezet op kennis en kunde. Op 3 december 2013 organiseert Promen een netwerkbijeenkomst voor opdrachtgevers. Tevreden opdrachtgevers zijn de beste ambassadeurs. Ook crossselling is heel belangrijk. Onderdeel van mensontwikkeling is Werkstap, een webapplicatie. Deze methode wordt reeds gebruikt door Empatec in Sneek. Werkstap brengt de afstand tussen wat iemand kan en vacatures in beeld, er kan sneller een match plaatsvinden. Hierdoor kan er strakker worden gewerkt aan en gestuurd op de targets voor individuele detachering en Begeleid Werken. Promen wordt op termijn kleiner en smaller, het wordt lastiger om een goed financieel resultaat te behalen. Er moet gekeken worden naar verbreding en vergroting. De vastgestelde begroting is aangepast op basis van voortschrijdend inzicht zonder gemeentelijke bijdrage. Formeel is dit een begrotingswijziging en moet naar de Provincie. Het subsidiebedrag is vastgesteld voor 2014 op 26.002,- en gaat jaarlijks met ca 800,- omlaag. De extra rijkssubsidie op Begeleid Werken loopt door tot 2016 en is opgenomen in de aangepaste begroting, de gevraagde 250.000,- voor noodzakelijke kwaliteitsverbetering niet. Hierop wordt rendement verwacht. De baten zijn meegenomen maar de kosten niet, hier is ambtelijk over gesproken. De afdrachten van gemeenten zijn gebaseerd op de begroting vastgesteld op 4 juli 2013, welke bestuurlijk geldig is. De begrotingswijziging kunnen gemeenten meenemen in de voorjaarsnota of kadernota. Voor 2015 en 2016 is er een sluitende begroting, volgende jaren niet meer. De populatie wordt steeds zwakker en minder renderend. Er komt geen nieuwe instroom meer. Het plaatsen in 2014 tot aan taakstelling zal worden besproken in het ambtelijk overleg. Besluit; Het Algemeen Bestuur stemt in met de investering van 250.000,- voor kwaliteitsverbetering. Deze zal worden opgenomen in de begrotingswijziging. De koers is het aanhouden van de nullijn. Het Algemeen Bestuur geeft het Dagelijks Bestuur mandaat voor een goedkeuring op uitwerking van de genoemde 250.000,-. De directie van Promen werkt een planvoorstel uit voor de besteding en effecten van deze investering. De begrotingswijziging zal begin 2014 voor zienswijze worden voorgelegd aan de Raden. De presentatie wordt per mail verstuurd naar het Algemeen Bestuur. Promen zal worden doorontwikkeld tot een gezond bedrijf zonder gemeentelijke bijdrage. Er is nog geen intergemeentelijke visie in het kader van de Participatiewet. Promen en gemeenten gaan gezamenlijk een spoorboekje ontwikkelen en heldere processtappen moeten worden afgesproken aan de voorkant. Vanuit de visie moeten keuzes gemaakt worden. Bestuurders moeten duidelijke kaders aangeven om te komen tot een formulering van de opdracht. Het spoorboekje, per werkplein, wordt in de volgende Algemeen Bestuur vergadering op 19 december as. besproken. De urgentie moet voor alle partijen duidelijk zijn. Afspraak; Gemeenten maken binnen de afgesproken kaders een spoorboekje. Deze zal worden besproken in de AB vergadering van 19 december as. Promen wordt hierbij betrokken. Op 19 december as. is er een korte reguliere AB vergadering daarna volgt de bespreking van de spoorboekjes. 3
De heer Vente was kritisch over het Ondernemingsplan van 2013 met name over de omzet en hoe deze te behalen. Promen heeft dit jaar bewezen de afspraken te borgen, dit is heel waardevol. Mevrouw Holst mist een stukje over de communicatie met de omgeving en de mensen die bij Promen werken, bijvoorbeeld omtrent het vervoer. Antwoord; Dit item is onderwerp van aandacht in de interne communicatielijnen van Promen. Maandag gaat de nieuwe website life. Op de website wordt meer geredeneerd vanuit de vraag. De heer Hazelebach meldt dat Promen de schoonmaak doet in het gemeentehuis Zuidplas. Er komen alleen positieve signalen, ze zijn zeer tevreden. De heer Faassen mist in de oplegnotitie de risico s. Deze wordt aangevuld met een risicoparagraaf. Het Ondernemingsplan hoeft formeel niet voor zienswijze naar de Raden, wel de begrotingswijziging eind dit jaar of begin 2014. Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt hierbij het Ondernemingsplan 2014 vast met complimenten voor de visie en koers. De begeleidende memo en het Ondernemingsplan 2014 worden per mail verstuurd naar het Algemeen Bestuur. Deze zullen de stukken ter informatie doorsturen aan het College en de gemeenteraden. De heren Van Maanen en De Bruyn geven aan graag aan te sluiten bij een raadsvergadering voor een toelichting en het beantwoorden van vragen. 5. Rondvraag Hier wordt geen gebruik van gemaakt. 6. Sluiting Onder dankzegging voor ieders inbreng sluit mevrouw Suijker om 10.38 uur de vergadering. De volgende vergadering vindt plaats op donderdag 19 december 2013. Verslag d.d. 30 oktober 2013 zal worden behandeld in de AB-vergadering van Promen d.d. 19 december 2013. M.J.C. Suijker voorzitter H.A. de Bruijn financieel directeur/ambtelijk secretaris 4
Bijlage 1: vaststellingen / besluitenlijst Nr. Omschrijving Evt. opvolging 1. Ondernemingsplan 2014 Vastgesteld 2. Investering voor kwaliteitsverbetering 250.000,- Vastgesteld en mandaat aan DB 3. Verslag 04-07-2013 Vastgesteld 4. 3 e Kwartaalrapportage Ter kennisneming aangenomen 5