Naar een riviercontract in het stroomgebied van de Kerkebeek Sven Verbeke VMM Stuurgroepvergadering 3, 13/06/2016, Kasteel Tillegem
Programma 14:00 Verwelkoming en goedkeuren verslag stuurgroepvergadering 2 14:10 Charter We overlopen charter, bespreken openstaande punten, stemmen af en maken afspraken 14:30 Offertevraag We bespreken inhoud offertevraag en stemmen engagementen stuurgroepleden af 15:20 Vervolgtraject Infosessie AOW 2
Context procesverloop Voorbereiding participatietraject Participatietraject Verkenning Initiatie Onderzoek Uitwerking Jan16-Mrt16 Mrt16-Jun16 Sep16-mrt18 2018- Charter Riviercontract 15/06/2016 3
Overzicht Charter Offertevraag Vervolgtraject 4
Charter Ontwerp Riviercontract voor de vallei Logo s Opmerkingen en vragen? Afspraken Ten laatste 15/6: stuurgroepleden logo s + naam ondertekenaar Ten laatste 17/6: VMM Overmaken definitieve versie Ten laatste 27/6: stuurgroepleden formele goedkeuring via mail Eind juni: VMM bijlage bij lancering offertevraag 5
Overzicht Charter Offertevraag Vervolgtraject 6
Offertevraag problematiek en uitdagingen Kerkebeek 7 zoekzones Resultaat SG2 Niet afzonderlijk te behandelen Toegevoegd: oog voor multifunctionele gebruik Tweetal zaken geschrapt Niet limitatief 15/06/2016 7
Offertevraag omschrijving opdracht Begeleiding opdrachtgever en stuurgroep Organiseren en begeleiden participatietraject 15/06/2016 8
Offertevraag - omschrijving opdracht Begeleiding opdrachtgever en stuurgroep September/oktober 2016 - maart 2018 (Voorbereiding) vergaderingen Interactieve workshop op het einde Synthetiseren Faciliteren tot riviercontract 15/06/2016 9
Offertevraag - omschrijving opdracht Organiseren en begeleiden participatietraject November/december 2016 februari 2018 Probleemstelling verfijnen en actorenanalyse uitwerken Communicatie- en participatiestrategie, plan van aanpak, methodiek + timing Zaal en catering deel stuurgroepleden Overzichtsrapport Centrale gegevensbron (www.vmm.be) + maximaal gebruik kanalen stuurgroepleden 15/06/2016 10
Offertevraag - omschrijving opdracht Organiseren en begeleiden participatietraject Officiële ondertekening charter Organisatie: stuurgroepleden Voorbereiding communicatie: opdrachtnemer Communicatie/toelichtingen: VMM + stuurgroepleden Richtdatum of periode voor officiële ondertekening in offertevraag? 1 ste helft december, eerste helft januari? Bespreking met opdrachtnemer op SG4 in oktober/november 15/06/2016 11
Offertevraag - projectomgeving VMM: projectleiding en coördinatie SGleden Stuurgroepvergaderingen Inhoudelijke ondersteuning SG + contactmomenten Indien nodig aanwezigheid vakspecialist Beslissers acties riviercontract Gebruik bestaande communicatiekanalen 15/06/2016 12
Offertevraag - projectomgeving Zedelgem, Brugge, West-Vlaanderen, VMM Logistieke ondersteuning Koppeling bestaande communicatiekanalen Personeel tijdens en buiten werkuren (onthaal, catering, ter beschikking stellen bepaalde materialen, ) Geen verplichting Enkele personeelsleden Afhankelijk offerte opdrachtnemer Terreinbezoek, werkateliers, ganse dag, Iets verder/ruimer dan klassieke benadering Hoe meer geëngageerde leden hoe gemakkelijker organisatie hoe sterker riviercontract 15/06/2016 13
Offertevraag inhoud en beoordeling Inhoud Visie en plan van aanpak Globale prijs + verantwoording CV Beoordeling Kwaliteit (40%) Prijs (40%) Partnerschap en klantgerichtheid (20%) 15/06/2016 14
Overzicht Context Werkwijze workshop Vervolgtraject 15
Vervolgtraject Definitieve versie charter Formele goedkeuring (via mail) Lanceren offertevraag Infosessie 17/6 27/6 29/6 23/8 Opening offertes Gunning + startvergadering VMM Stuurgroepvergadering met opdrachtnemer Ondertekening charter en start participatie 6/9 16/9-eind september oktober Decemberjanuari Plan van aanpak Organisatie ondertekening charter Agenda 15/06/2016 16
Afspraken Week 13 juni: Doodle stuurgroepvergadering 4 (week 24 oktober of 7 november) Doodle officiële ondertekening charter (eerste helft december/eerste helft januari) Ten laatste 15/6: stuurgroepleden logo + naam ondertekenaar Ten laatste 17/6: VMM Overmaken definitieve versie met logo en naam ondertekenaar Ten laatste 27/6: stuurgroepleden formele goedkeuring via mail Eind juni: VMM lancering offertevraag 15/06/2016 17