Rekenkamercommissie Hoogeveen Jaarplan 2012 en jaarverslag 2011
Inhoud: bladzijde Jaarverslag 2011 1. Inleiding 3 2. Onderzoek in 2011 4-8 3. Samenstelling en overige werkzaamheden 8-9 4. Financiën in 2011 9 Jaarplan 2012 1. Inleiding 10 2. Onderzoeksprogramma 2012 10-12 3. Onderzoeken in 2012 12-13 4. Aandachtspunten in 2012 13-14 5. Financieel overzicht 14 Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 2
Deel 1: Jaarverslag 2011 1. Inleiding Ook dit jaar ontvangt u weer een jaarplan van de rekenkamercommissie Hoogeveen. Zoals gebruikelijk ontvangt u jaarplan en jaarverslag samen in een document. Vorig jaar was relatief onderzoeksrustig. Naast het ene grote onderzoek (WMO) in 2011 zijn wel stappen gezet voor kleinere onderzoeken en een verkennend onderzoek was nagenoeg afgerond. De geplande onderzoeken zijn in 2011 voorbereid en gestart in 2012, zoals te lezen valt in het jaarplan. Naast verslaglegging over de gedane onderzoeken beschrijft het jaarverslag de belangrijkste interne en externe activiteiten van de rekenkamercommissie. Tevens legt de commissie hierin verantwoording af over haar beleid van het afgelopen jaar zoals onder meer blijkt uit de financiële gegevens. De rekenkamercommissie stelt zich tot doel de gemeenteraad te ondersteunen bij de uitvoering van zijn controlerende en kaderstellende taak. Deze ondersteuning vindt plaats in de vorm van onderzoek naar de (maatschappelijke) effecten van gemeentelijk beleid en naar de doelmatigheid en doeltreffendheid hiervan. Verder is onderzoek mogelijk naar de rechtmatigheid van gemeentelijk beleid door haar bekostigde instellingen, evenals verbonden partijen. Om kwaliteit en onafhankelijkheid te waarborgen laat de rekenkamercommissie haar onderzoeken in beginsel door derden uitvoeren, met uitzondering van voor- of verkennende onderzoeken en zogenaamde quick scans. De rekenkamercommissie Hoogeveen is onafhankelijk in de keuze van haar onderwerpen van onderzoek. Bij deze keuze betrekken we altijd de ideeën zoals aangedragen door de gemeenteraad, het college of de burgers van Hoogeveen. Samenstelling rekenkamercommissie per 1-9-2010: E. de Haan (voorzitter) H. Borgman, raadslid M. Strolenberg, raadslid F. Galesloot, extern lid M. Visser, extern lid Contact: J. Everaarts, secretaris rekenkamercommissie Hoogeveen Postbus 20.000, 7900 PA Hoogeveen 0528-2911342 Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 3
2. Onderzoeken in 2011 In dit hoofdstuk doet de rekenkamercommissie verslag van het grote onderzoek dat is gestart en afgerond in 2011. Onderzoek sturingsmogelijkheden raad bij WMO Het proces In ons jaarplan 2011 kon u al lezen dat we de eerste maanden van 2011 waren gestart met een nieuw groot onderzoek. In de laatste vergadering van 2010 is besloten tot het doen van onderzoek naar de WMO; in het bijzonder de sturingsmogelijkheden van de raad op de kwaliteit en kosten van het WMO beleid. In januari 2011 is een offerteaanvraag opgesteld en verstuurd aan drie vooraf geselecteerde bureaus. Na lezing van de ingediende offertes is in februari besloten om alle drie de bureaus uit te nodigen voor een nadere toelichting tijdens de vergadering van 9 maart. Na deze vergadering viel het besluit om bureau BMC de opdracht te gunnen. Vervolgens is de offerte tot een definitieve onderzoeksopzet gemaakt. De onderzoeksopzet onderscheidt een drietal zaken: de inhoudelijke onderwerpen (regels en beleid), bestuurlijke aspecten en financiële onderwerpen. Per brief van 23 maart aan de gemeenteraad hebben wij onze keuze gemotiveerd. Daarbij is het college/de organisatie gevraagd een contactpersoon aan te wijzen. Onderzoeksbureau BMC ging vervolgens aan de slag met de studie naar relevante documenten binnen de periode 2007 tot en met 2010. Tijdens onze vergadering op 25 mei gaven de onderzoekers een eerste terugkoppeling. In de periode mei-juni vonden onder meer interviews met raadsleden, ambtenaren en de WMO-raad plaats naar aanleiding van het bureauonderzoek. Op 12 juli werd een eerste concept bevindingen rapport besproken in de commissievergadering. Over de zomer is nog hard gewerkt om het concept rapport te vernieuwen en verbeteren naar aanleiding van het commentaar. Daartoe vonden op 29 juli en 10 augustus bijeenkomsten plaats. Om de inhoudelijke feiten voor te leggen aan de betrokken ambtenaren, is het uiteindelijke bevindingenrapport eind augustus voor ambtelijk wederhoor naar de organisatie gestuurd. De uitkomsten daarvan zijn aansluitend door het bureau, in samenspraak met rekenkamercommissie, verwerkt. Conform de gebruikelijke procedure heeft de rekenkamercommissie vervolgens de conclusies en aanbevelingen opgesteld. De aanzet daartoe is al in augustus gedaan en afgerond in de maand erna. Tijdens de vergadering van 21 september werd het gehele rapport besproken en daarna vastgesteld. Het eindrapport is eind oktober aan de raad aangeboden per brief, met een kopie Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 4
aan het college. Vervolgens werd het met een persbericht op de website van de gemeente geplaatst. Op donderdag 1 december vond behandeling van het rapport in de raad plaats. Dat gebeurde in een informerend blok waarbij de externe leden Menno Visser en Frank Galesloot namens de commissie aanwezig waren en een korte inleiding gaven op de conclusies en aanbevelingen door middel van een presentatie. Tijdens de behandeling werd onder meer afgesproken een aparte bijeenkomst te houden om te bepalen wat de raad met de aanbevelingen gaat doen, vooral in het licht van de komende drie grote decentralisaties. Deze bijeenkomst heeft op 6 februari 2012 plaatsgevonden waarbij vertegenwoordigers van raad, college en rekenkamercommissie aanwezig waren. Het onderzoek Aan het onderzoek lag een centrale hoofdvraag ten grondslag. Die luidt; welke mogelijkheden zijn er voor de gemeenteraad om te sturen op de kwaliteit en kosten van de WMO-verstrekkingen en in welke mate heeft de gemeenteraad deze mogelijkheden benut in de periode 2007 t/m 2010? Deze centrale vraag is uitgesplitst in een dertiental deelvragen. Die deelvragen hebben betrekking op regels en beleid, rolverdeling, sturingsmogelijkheden en feitelijke informatie. Het onderzoek beoogt allereerst de wettelijke regelgeving rondom de WMO in kaart te brengen en vertaling daarvan in beleid. In beeld gebracht wordt ook de rol van de raad in het besluitvormingsproces, informatieverstrekking door het college alsmede de benutting van sturingsmogelijkheden door raad, college en ambtelijke organisatie. Gelet op de bezuinigingstaakstelling voor de gemeente brengt het onderzoek ook aan de orde of de gemeenteraad voldoende informatie heeft over de gevolgen van voorgenomen bezuinigingen, om te kunnen sturen. Uit het onderzoek blijkt dat de raad drie sturingsmogelijkheden heeft. Door middel van het beleidsplan kan de raad het aanbod van voorzieningen bepalen, het budgetrecht maakt het mogelijk op het beschikbare budget te sturen en via de verordening kan de raad de vraagzijde beïnvloeden. De raad heeft maar beperkt gebruik gemaakt van deze sturingsmogelijkheden. De beschikbare informatie was onvoldoende systematisch en weinig toegankelijk. Per deelonderwerp kwam het onderzoek tot de volgende conclusies. Regels en beleid: Het beleid is voldoende vastgelegd en voldoet aan de wettelijk eisen. De samenstelling en rol van de WMO raad is niet formeel vastgelegd. Rolverdeling: Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 5
De kaders zoals de gemeenteraad die vaststelt zijn niet altijd concreet en consequenties daarmee niet altijd duidelijk. Doelen worden nauwelijks geformuleerd en zijn soms met elkaar in tegenspraak. Veel informatie verloopt via de planning- en controlcyclus waardoor aandacht voor WMO zaken dreigt onder te sneeuwen. Regelmatig vindt ambtelijk overleg plaats met de portefeuillehouder maar informatievoorziening is niet systematisch van aard en wordt beperkt gebruikt om te sturen. Verder vindt geen beoordeling plaats van de invloed van nieuwe ontwikkelingen op toekomstige kosten. Andere organisaties nemen veel uitvoerende taken voor hun rekening waarbij de gemeente vooral aanstuurt en controleert. Sturingsmogelijkheden: Veel (uitvoerings)besluiten vloeien voort uit wettelijke regels en jurisprudentie. Daardoor heeft de raad op korte termijn beperkte sturingsmogelijkheden. Op langere termijn kan dit verbeteren als een relatie wordt gelegd met andere brede beleidsterreinen. Vanaf 2009 was informatie minder goed beschikbaar. Daardoor kon de gemeenteraad zijn controlerende taak onvoldoende waarmaken. De raad is in een te laat stadium geïnformeerd over stijgende kosten in 2010 en 2011 en heeft nauwelijks zicht op de ontwikkeling van de kosten in de komende jaren. Informatie over gevolgen van de bezuinigingen vanaf 2011 in de voorjaarsnota was beperkt en vrij algemeen geformuleerd. Feitelijke informatie De kosten voor WMO verstrekkingen in de afgelopen jaren zijn gestegen. Voor de komende jaren is rekening gehouden met een bezuiniging om kostendaling te realiseren maar onduidelijk is of de genomen maatregelen daartoe voldoende zijn. De cliënttevredenheid vertoont een wisselend beeld, waarbij de tevredenheid na een daling tussen 2007-2009 in 2010 weer een stijging vertoont. Verder is sprake van een afwijking met andere vergelijkbare (referentie)gemeenten voor wat betreft kosten en tevredenheid. Daarvoor heeft de raad geen duidelijke verklaring gekregen. Aanbevelingen Het college krijgt de aanbeveling om zorg te dragen voor een heldere afweging tussen de beschikbare alternatieven. De raad zou zich moeten afvragen over welke informatie zij wil beschikken om het effect van de beleidsdoelstellingen te kunnen meten. Aanbevolen wordt ook om rol en bevoegdheden van de WMO raad formeel vast te leggen. Doelen zouden verder meetbaar en niet onderling strijdig moeten zijn, daarbij zouden gehanteerde begrippen concreet ingevuld moeten worden. Deze principes kunnen ook toegepast worden bij de komende decentralisaties. De raad krijgt de aanbeveling om alleen besluiten te nemen als alle relevante Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 6
keuzemogelijkheden in beeld zijn en de consequenties daarvan voldoende duidelijk en meetbaar zijn. Als dat niet het geval is wordt aangeraden om heldere afspraken te maken met het college over procedures die regelen wanneer dat wel het geval kan zijn. Verder kan de raad meer gebruik maken van de lange termijn planning en afspraken maken met het college over actieve informatievoorziening. Ook zou de raad minimaal eens per jaar met de WMO raad moeten overleggen. De raad zou met het college afspraken kunnen maken over de benodigde informatie om de controlerende taak naar behoren te kunnen uitoefenen. De raad kan het college vragen regelmatiger en meer systematisch te informeren over WMO verstrekkingen. Daarbij hoort ook een gedegen onderbouwing van de begrote kosten in de komende jaren. Het college zou meer inzichtelijk kunnen maken welke beïnvloedingsmogelijkheden er zijn voor de raad en welke beperkingen er bestaan door regelgeving. In haar slotwoord benadrukt de rekenkamercommissie dat de conclusies en aanbevelingen kunnen worden gebruikt bij de uitvoering van de drie op handen zijnde grote decentralisaties (zoals bij de Jeugdzorg). Dit vanwege deels overlappende doelgroepen en een samenhang met de WMO. Het college heeft op het rapport gereageerd in een aparte notitie waarbij ze aangeeft sommige conclusies en aanbevelingen te delen en met andere meer moeite te hebben. Zo sprak de notitie over het belang van het nog beter sturen op kosten en kwaliteit. Een aanbeveling die direct is overgenomen betreft het formeel vastleggen van de taakopvatting van de WMO raad. Onderzoek totstandkoming handhavingsdienst Zuidwest-Drenthe Dit onderwerp stond niet hoog op de matrixlijst maar is vanwege de actualiteitswaarde door de rekenkamercommissie opgepakt. Het kwam in aanmerking voor een kort verkennend onderzoek door de rekenkamercommissie zelf. In april 2011 heeft de commissie besloten verkennende gesprekken met bij de HHD betrokken ambtenaren te voeren. Vervolgens werden in de maanden erna documenten (zoals brieven aan de raad) bestudeerd en werd een vervolggesprek gehouden. De rekenkamercommissie besloot vervolgens aan de hand van de verkregen informatie om niet een groot onderzoek naar dit onderwerp te doen of een nulmeting te houden. Het bleef bij een kort verkennend onderzoek waarbij de raad middels een zogenaamde rekenkamerbrief geïnformeerd zou worden. Dergelijk (proactief) onderzoek past ook bij een nieuwe benadering en invulling van rekenkameronderzoek. In het najaar van 2011 zijn nog enkele interviews met externe betrokkenen gehouden en werden nog wat vergelijkende gegevens verzameld. Vervolgens Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 7
is de brief over de kerstvakantie gereed gemaakt. Hoewel het niet om een traditioneel onderzoek ging, zoals waarvan sprake is als een extern bureau onderzoek doet, is op onze eerste vergadering in 2012 (10 januari) besloten de rekenkamerbrief voor een ambtelijke reactie naar de organisatie te sturen. Met de bedoeling om na ontvangst en eventuele verwerking hiervan de brief aan uw raad te sturen. 2.5. Het onderzoek van BZK naar rekenkamers Het bovenstaande voorbeeld toont hoe rekenkamerwerk een voortdurende zoektocht met zich meebrengt naar welk onderzoek het dualisme het beste dient. In dit verband kan ook worden verwezen naar het grote onderzoek vorig jaar in opdracht van het ministerie van BZK door bureau Berenschot. Die kreeg de opdracht een evaluatie uit te voeren over de stand van zaken in rekenkamerland, 5 jaar na de verplichte invoering van de rekenkamerfunctie. De conclusies en aanbevelingen die het onderzoek opleverde nemen wij als rekenkamercommissie Hoogeveen ter harte. Zo is een kritiekpunt in het rapport de vraag of aanbevelingen van de rekenkamer(commissie)s wel voldoende doorwerken in andere (beleids) programma s of projecten. Dan gaat het om andere beleidsvelden dan die op welke het onderzoek en de aanbevelingen zich specifiek richten. In de nabije toekomst willen we aan dit punt in onze onderzoeksplanning aandacht gaan besteden. Dit staat overigens los van het feit dat de rekenkamercommissie Hoogeveen altijd oog heeft gehad voor doorwerking van aanbevelingen van haar eerdere onderzoeken getuige de quick scans naar inhuur derden en AREA. En recent het WMOonderzoek waarbij de raad heeft besloten om een klankbordgroep in te stellen. Een optimaal voorbeeld van doorwerking van eerder onderzoek. 3. Samenstelling en overige werkzaamheden In 2011 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan in de samenstelling van de rekenkamercommissie. Vergaderingen In 2011 heeft de rekenkamercommissie Hoogeveen 10 vergaderingen gehouden. De leden hebben verder tijd gestoken in het werken aan de uitvoering of begeleiding van onderzoeken. In wisselende samenstelling waren ze aanwezig bij enkele bijeenkomsten in het kader van onderzoeken of voor het voeren van gesprekken. Onderzoeksprotocol Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 8
Om een zorgvuldig verkeer tussen commissie, raad, college en onderzoeksbureau(s) te waarborgen hebben wij een onderzoeksprotocol vastgesteld in 2007. In januari 2011 is het onderzoeksprotocol op enkele punten aan de geldende praktijk aangepast. Onder andere meldt het protocol nu dat in principe geen bestuurlijk wederhoor wordt gehouden, tenzij dat in het belang van het onderzoek nodig wordt geacht. In de praktijk werd dit al langer als uitgangspunt gehanteerd. Bijeenkomsten, congressen en opleidingen Een aantal leden heeft namens de commissie in 2011 bijeenkomsten, symposia of cursussen bezocht. Zo zijn het congres en de jaarvergadering van de NVRR en regionale bijeenkomsten bezocht. De voorzitter is nog steeds lid van het bestuur van de koepelorganisatie NVRR. 4. Financiën in 2011 In 2011 stond de rekenkamercommissie een onderzoeksbudget van 20.600 euro ter beschikking. Naast het onderzoeksbudget worden de presentiegelden, opleidingen en trainingen apart verstrekt. Dat geldt eveneens voor de kosten van de ambtelijke ondersteuning door de secretaris vanuit de griffie. De kosten voor de vaste vergoeding van de drie externe leden bedraagt in totaal zo n 10.700. Daarnaast komt het totaal bedrag voor de reiskostenvergoeding op ongeveer 1300 euro. Het onderzoeksbudget is als volgt besteed (bedragen in euro s): Begroting 2011 Realisatie 2011 Onderzoeksbudget 20.600 15.500 Totaal 20.600 15.500 Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 9
Deel 2: Jaarplan 2012 1. Inleiding Werkwijze en onderzoeken In ons vorige jaarplan stond dat 2011 het jaar zou worden waarin de rekenkamercommissie zich geconfronteerd ziet met een lager budget. Zo viel te lezen dat: Het lagere budget noopt ons zelf tot meer creativiteit en bijvoorbeeld meer onderzoek in eigen beheer. In het jaarverslag over 2011 heeft u kunnen lezen dat het grote WMO onderzoek ons belangrijkste wapenfeit was. Een aantal geplande onderzoeken moest naar 2012 doorgeschoven worden, of de afronding daarvan zou in 2012 geschieden. Voor dit jaar kunnen we zeggen dat de rekenkamercommissie invulling geeft aan haar eerder genoemde voornemen tot meer eigen onderzoek en nieuwe onderzoeksvormen. Wat dat betreft slaat de commissie in 2012 een nieuwe weg in, en we zijn benieuwd naar uw ervaringen hieromtrent. Momenteel zijn we bezig met, dan wel staan gepland, een aantal onderzoeken die (deels) in eigen beheer plaatsvinden. De externe leden, al dan niet bijgestaan door de secretaris zullen dit op zich nemen. Daarbij gaat het vooral om eerder genoemde kleinere onderzoeken in de vorm van een verkennend onderzoek, vooronderzoek of quick scan Ons budget is voldoende om jaarlijks een groot, uitgebreid onderzoek te doen. Voor dit jaar zijn we wel voornemens een dergelijk onderzoek te doen. Het onderzoek naar raadsvoorstellen zoals recent opgestart is momenteel het grootst lopende onderzoek, uitgevoerd door een extern bureau. 2. Onderzoeksprogramma 2012 Doel en uitgangspunten De rekenkamercommissie Hoogeveen blijft het als haar belangrijkste taak zien om via onderzoek een bijdrage te leveren aan het verbeteren van het functioneren van de gemeente. De rekenkamercommissie heeft haar voornemens verwoord in een missie die in haar onderzoeksprotocol is terug te vinden. Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 10
Missie De rekenkamercommissie van de gemeente Hoogeveen wil bijdragen aan de bestuurskracht van de gemeente. Tevens wil de rekenkamercommissie het goed functioneren van de gemeente bevorderen door de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijke handelen te verhogen. Dit wordt bereikt door de aandacht van de gemeenteraad gericht te laten zijn op haar controlerende taak waarbij specifiek gekeken wordt naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk handelen. De rekenkamercommissie verschaft inzicht en doet aanbevelingen voor verbeteringen. Het accent ligt hierbij vooral op de doeltreffendheid (en doelmatigheid) van beleid, met speciale aandacht voor de maatschappelijke effecten en de politieke sturing van de raad hierop. In het verlengde hiervan kan de kaderstellende (politieke) rol van de raad verder worden verbeterd: heeft de raad in zijn kaderstelling heldere keuzes gemaakt en een kwalitatief dan wel kwantitatief meetbaar doel gesteld met een daarbij aangegeven tijdsperiode en budget? Heeft het college dit kader aanvaard en is het gestelde ambitieniveau in balans met de beschikbare middelen? In hoeverre is met andere woorden sprake van een geloofwaardige overheid? De rekenkamercommissie Hoogeveen zal zich in eerste aanleg niet bezig houden met de financiële verantwoording, tenzij dit een wezenlijk onderdeel vormt van het onderzoek of de onderzoeksopdracht. Zij hanteert tevens het uitgangspunt dat zij geen inhoudelijke aanbevelingen doet over te voeren beleid, maar onderzoekt in welke mate beleid op een verantwoorde wijze is vastgesteld, wat de uitgangspunten waren en hoe deze eventueel procesmatig verbeterd kunnen worden. Afgerond onderzoek in 2012 Het korte onderzoek, in de vorm van een verkennende studie, naar de totstandkoming van de handhavingsdienst (HHD) is recentelijk afgerond. Eind maart heeft de commissie de ambtelijke reactie ontvangen op haar eerste concept versie en die is half april verwerkt. 23 April heeft u het stuk toegestuurd gekregen. De brief kent niet het karakter van een standaard onderzoeksrapport met vraagstellingen waaruit antwoorden met conclusies en aanbevelingen volgen. Omdat het een verkennend onderzoek betreft velt de rekenkamercommissie geen (definitief) oordeel over totstandkoming en ontwikkeling van de HHD. In algemene zin spreekt de commissie wel de hoop uit dat de brief bijdraagt aan het verkrijgen van inzicht op het gebied van intergemeentelijke en provinciale samenwerking ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Ze hoopt zo een bijdrage te Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 11
leveren aan meer debat tussen de Hoogeveense bestuursorganen over de strategische doorontwikkelingen op dit beleidsterrein. 3. Onderzoeken in 2012 In het jaarverslag over 2011 kon u lezen dat de rekenkamercommissie een matrix had opgesteld van mogelijke onderzoeken. In december 2011 is besloten uit deze matrix een aantal bredere beleidsvelden te selecteren om een mogelijk onderzoek uit te halen. Daartoe zijn uiteindelijk een viertal algemene thema s naar voren gekomen. Te weten: onderwijs en jeugd, cultuurbeleid, onderzoek collegeprogramma en integraal accommodatiebeleid. Die zijn in een aparte bijlage opgesteld en aan de raad gestuurd. Bij elk thema/onderwerp had de rekenkamercommissie een voorzet gedaan door een concreet onderzoeksvoorstel te doen: zo betrof dat bij onderwijs en jeugd onderzoek naar de effectiviteit van het CJG en bij het cultuurbeleid onderzoek naar de Tamboer. In de begeleidende brief aan de raad werden raadsleden uitgenodigd om hun visie kenbaar te maken en met suggesties te komen. Dat gold voor zowel suggesties binnen een van de thema s als die voor onderzoek in algemene zin. Op 23 februari heeft een bijeenkomst plaatsgevonden waarbij raadsleden met de rekenkamercommissie in gesprek gingen over de bijlage met onderwerpen. De rekenkamercommissie was blij met de belangstelling en ruime opkomst. Daarbij werden uiteenlopende reacties en suggesties van de hand gedaan waar de commissie haar voordeel mee kon bij het maken van keuzes. Een nieuw onderwerp dat naar voren werd gebracht betreft het vrijwilligersbeleid. Op onze vergadering van 20 maart is besloten om onderzoek naar dit onderwerp te verrichten. Na kort vooronderzoek is besloten dat het een verkennend onderzoek wordt met het karakter van een inventarisatie. Daarbij zal worden ingegaan op de vraag of er geformuleerd beleid is ten aanzien van vrijwilligers en mantelzorgers, hoofdzakelijk door middel van documentenstudie. Ook de (mate van) uitvoering van dit beleid wordt onderzocht. Het vrijwilligersveld komt tenslotte onder de loep door te inventariseren hoeveel en in welke sectoren vrijwilligers actief zijn. In het jaarplan 2011 kon u lezen dat de rekenkamercommissie overwoog om onderzoek te doen naar de kwaliteit van raadsvoorstellen. Dit onderwerp is vanuit de raad aangedragen en heeft een permanente actualiteitswaarde. In 2011 is vooronderzoek verricht door de commissie zelf. Uitkomst daarvan was een voorlopige onderzoeksopzet met als belangrijkste doel een representatief beeld van de kwaliteit van de raadsvoorstellen door middel van een steekproef binnen een periode uit het recente verleden. Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 12
Onze bedoeling was om dit onderzoek najaar 2011 te laten uitvoeren door een student begeleidt vanuit een onderwijsinstelling, maar dat bracht te lange voorbereiding en uitvoering met zich mee. De commissie heeft vervolgens begin dit jaar bureau Stibabo offerte laten uitbrengen, omdat dit bureau ervaring heeft met het begeleiden van studenten of pas afgestudeerden bij dergelijk onderzoek. Op basis van de offerte heeft de rekenkamercommissie besloten met het bureau in zee te gaan. Op 20 maart heeft daartoe een startbijeenkomst plaatsgevonden. Het onderzoek bestaat eruit dat van alle raadsvoorstellen in de huidige raadsperiode een selectie van zes case studies wordt gemaakt. De keuze zal een brede spreiding over beleidsthema s laten zien. Een belangrijk keuzecriterium is ook een zekere mate van lokale autonomie die ten grondslag moet liggen aan het voorstel, en of deze niet slechts uitvoering van landelijk beleid is. Toetsing vindt plaats op zelfstandige leesbaarheid en helderheid. Tevens kijken we of de voorstellen een bijdrage leveren aan het politieke debat. In kader van het onderzoek zullen ook interviews met onder andere betrokken ambtenaren, de griffier en een groepsgesprek met raadsleden worden gehouden. Tot onze vreugde hebben we begin februari een reactie gehad naar aanleiding van onze oproep in het Torentje om met suggesties te komen. Een burger kwam met een concrete suggestie voor onderzoek. Dit is besproken in een commissievergadering en geconcludeerd dat het aangereikte onderwerp een kort onderzoek in eigen beheer waard was. Concreet zal de rekenkamercommissie in de maand mei onderzoek doen naar de wijze van verwerking van AREA dividend in de gemeentelijke boekhouding. 4. Aandachtspunten in 2012 Begin dit jaar heeft onze commissie, na overleg met het presidium, besloten om een embargo in te stellen bij de aanbieding van een onderzoeksrapport. Dat houdt in dat in de regel 1 week embargotijd gehanteerd zal worden tussen verzending aan raad en college en publicatie van het rapport (openbaarmaking en persbericht). Van deze regel kan te allen tijde worden afgeweken. Als omstandigheden daarom vragen kan zowel voor een langere als kortere embargoperiode worden gekozen. De raad, afzonderlijke raadsleden of fracties zijn te allen tijde in de gelegenheid om verzoeken te doen aan de rekenkamercommissie. Een ieder die zich geroepen voelt kan met ideeën komen voor mogelijk onderzoek. Aangedragen onderwerpen zullen worden besproken en getoetst aan eerder vastgestelde criteria, daarbij rekening houdend met de samenstelling van het Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 13
gehele onderzoeksprogramma. In haar onderzoeksprotocol gaat de rekenkamercommissie uitvoerig in op de manier waarop keuzes worden gemaakt, onderzoeken worden ingericht en verantwoording wordt afgelegd. Het protocol waarborgt zorgvuldige dossiervorming en vertrouwelijkheid. De rekenkamercommissie blijft er belang aan hechten dat zij met haar werk meer bekend raakt in de Hoogeveense samenleving en burgers betrekt bij onderzoeksvoornemens. We hopen dat in de toekomst meer burgers de weg naar de rekenkamercommissie weten te vinden. Daarnaast blijft de commissie beogen een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de doeltreffendheid van beleid en de politieke sturing van de raad daarop. Communicatie rondom onderzoeken blijft voor ons ook van belang, ook richting doorwerking van de aanbevelingen. 5. Financieel overzicht In de productenraming van de gemeente Hoogeveen is voor de rekenkamercommissie in 2012 als budget opgenomen: Begroting 2012 Onderzoeksbudget 20.600 Rekenkamercommissie Hoogeveen, Namens deze: Drs. E. de Haan (voorzitter) Drs. J. Everaarts (secretaris) Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012 Rekenkamercommissie Hoogeveen. April 2012 Pagina 14