Beschrijving algemene terminalproces Algemeen: Bij alledrie de aan het project deelnemende terminals, te weten OCT, BTT en CCT, is een analyse uitgevoerd van de terminalprocessen. Het doel van deze analyse is: in kaart brengen welke procedures gehanteerd worden en hoe de goederen- (en bijbehorende informatie-) stroom verloopt. Op basis daarvan kan het huidige veiligheidsniveau bepaald worden evenals het risicoprofiel. Dat vormt dan weer de basis voor het nemen van mogelijke, passende securitymaatregelen. De analyse bij deze terminals is uitgevoerd middels een chronologische beschrijving van alle elementen van het proces, aan de hand van een puntenlijst die als bijlage bij dit document is opgenomen. Hierbij is specifiek gefocust op de terminalprocessen zelf c.q. op die gedeelten van de processen die door of onder regie van de terminal uitgevoerd worden, en dus niet op de processen in de aanpalende schakels in de keten. Tijdens de analyse bleek, dat bepaalde onderdelen uitvoeriger of juist minder uitvoerig aan de orde kwamen, c.q. minder relevant / opportuun bleken te zijn, dan vooraf ingeschat. Per terminal is de beschrijving uitgewerkt in een verslag, aan de hand van de volgende punten: Algemeen Vaarweginfrastructuur Klanten Organogram Toegevoegde waarde-activiteiten / ladingbehandeling op de terminal Het proces Export Import Documentenstromen Beveiliging Schepen Het terminalproces voor zowel export- als importcontainers bestaat uit een aantal parallelle trajecten: Het organisatorische proces Het fysieke proces van de container De informatiestroom De documentenstroom Hieronder volgt een generieke beschrijving van deze parallelle trajecten, gebaseerd op de processen zoals die verlopen bij de drie terminals. Hoewel elke terminal deze processen op zijn eigen manier uitvoert en de processen dus per terminal iets kunnen afwijken - en de werkwijze bij vooral CCT afwijkt omdat dit louter een terminal operator is die niet tevens een lijndienst exploiteert, moeten deze afwijkingen meer gezien worden als variaties op het algemene thema. In het kader van dit project is alleen het deel van de keten tussen de verlader in het achterland en de zeehaventerminal relevant, waarbij uiteraard met name wordt gekeken naar Rotterdam. Alleen deze schakels zullen dan ook beschreven worden. Omdat voor dit project met name het exportproces van belang is, wordt hier de meeste aandacht aan besteed. Uiteraard is voor de volledigheid ook het importproces beschreven. 1
Het organisatorische proces: EXPORT: De klant (dit kan een verlader zelf zijn of een expediteur namens een verlader) boekt bij een deepsearederij het deepseavervoer van een container. Hierbij ontvangt de klant diverse informatie die benodigd is voor de volgende stadia van het proces: de uithaalreferentie en het empty depot (voor het uithalen van de lege container) en de naam van de zeeboot, closingtijd van de betreffende container, inleverterminal, bestemmingshaven en de rederijreferentie (voor het exporteren van de beladen container). Afhankelijk van carrier of merchant haulage boekt de rederij dan wel de merchant (verlader / expediteur) vervolgens het voortransport vanaf het adres van de verlader naar de zeehaventerminal en de overslag bij de terminal / barge operator. De boeking bij de terminal / barge operator geschiedt over het algemeen per mail of per fax en wordt na ontvangt in het terminalsysteem ingevoerd. Alledrie de terminals maken gebruik van het systeem van Modality. Na ontvangst van een exportboeking zorgt de terminal / barge operator eerst voor een lege container. Afhankelijk van de gemaakte afspraken wordt deze eerst in de zeehaven opgehaald, of er wordt gebruik gemaakt van een lege container van de betreffende deepsearederij die al op de terminal voorhanden is. De lege container gaat vervolgens per truck naar de klant om daar beladen te worden. Het containernummer is nu bekend en kan aan gekoppeld worden aan de boeking in Modality. De verlader belaadt op zijn eigen terrein de container, sluit deze en verzegelt deze, en hij maakt de benodigde documenten op. Afhankelijk van de klant wordt de container ófwel direct beladen en meteen meegenomen naar de terminal, ófwel de container wordt de volgende dag opgehaald. De beladen, verzegelde en van documenten voorziene container arriveert vervolgens per truck op de terminal. Daar worden de documenten ingenomen en de ontbrekende gegevens (containergewicht) in het Modality-systeem ingevoerd. Afhankelijk van de terminal en de met de klant gemaakte afspraken vindt er al dan niet controle plaats op schade de container. Er wordt geen controle uitgevoerd (ingaand noch uitkomend) op zegelnummers. Daarna wordt de container van de truck gelost en in de stack gezet. Afhankelijk van de terminal wordt er al dan niet met de deuren tegen elkaar gestackt. Over het algemeen wordt er gestackt op bestemmingsterminal. Zowel de kraanmachinisten als de reachstackers hebben het scherm van het Modality-systeem voor zich en zien in welk vak de container staat. In het geval van CCT kunnen de terminalmedewerkers vanuit hun cabine rechtstreeks gegevens over de stacklocatie in het Modality-systeem invoeren. Bij BTT geschiedt een en ander in iets andere volgorde: daar wordt de container eerst gelost, en pas daarna meldt de chauffeur zich waarbij hij/zij zélf de gegevens in het Modality-systeem invoert. Langzaam maar zeker stromen op deze manier de vakken per bestemmingsterminal in Rotterdam (& Antwerpen) vol met containers die voor die terminal bestemd zijn. Ook het Modality-systeem wordt aldus gevuld met informatie over de exportcontainers die reeds op de terminal aanwezig zijn om per barge verder naar de zeehaven te gaan. Op basis van de informatie in het Modality-systeem plant de lichterplanning lichters. De lichters worden zoveel mogelijk op terminal gepland, met andere woorden: zoveel mogelijk dedicated 2
voor de Delta of de Stad. Hoppen wordt aldus zoveel mogelijk voorkomen. De te laden containers worden, indien nodig, uit de stack gehaald en in het bereik van de kraan geplaatst. Door het systeem wordt aldus een laadlijst gegenereerd die naar de schipper gestuurd wordt. Op basis daarvan maakt de schipper een stuwplan. De lichter wordt beladen volgens dit stuwplan. Vervolgens worden de containers in het Modality-systeem uit de stack geboekt. Voor vertrek van de lichter worden de bijbehorende verzamelde documenten in een envelop aan de schipper meegegeven. Na belading gaat de lichter varen en is het fysieke proces op de inland terminal ten einde. Ook administratief hebben de containers, met het uitboeken uit de stack, de terminal verlaten. Via de applicatie Bargeplanning van Port infolink wordt de lichter door de lichterplanning van de terminal aangemeld bij de belangrijkste Rotterdamse terminals (ECT Delta, ECT Home, Hanno, APM-T, Interforest). Daarbij wordt gemeld: de gewenste behandeltijd en het aantal containers dat gelost en geladen moet worden. Aanmelding bij die terminals die geen gebruik maken van de Bargeplanning-applicatie vindt telefonisch plaats. In reactie op deze aanmelding wordt er door de terminals in Rotterdam een planning afgegeven die veelal - qua behandeltijd - afwijkt van de aangevraagde tijd. Uiteindelijk komt er, eventueel na (telefonisch) overleg over en weer tussen barge operators en zeehaventerminals, een definitieve planning tot stand voor de behandeling van de lichter door de verschillende terminals en empty depots. OCT en BTT nemen deel aan het VITO-project, waarbij met de andere VITO-leden in onderlinge afstemming een schema opgezet is waarbij elke deelnemende barge operator op de ECT Delta-terminal een vaste window heeft. De operationele afstemming hierover vindt plaats met de op de Delta-terminal gestationeerde VITO-man. Na de aanmelding van de lichter op lichterniveau via Bargeplanning moeten ook de ladinggegevens voorgemeld worden. Het gaat hier om dezelfde gegevens die eerder in het systeem zijn ingevoerd: soort container, containernummer, ladingsoort, gewicht, inleverterminal, zeebootnaam, rederijreferentie, overzeese zeehaven. Deze informatie gaat via een Excel-sheet, gegenereerd vanuit het Modality-systeem, naar de terminals. De betreffende informatievoorziening naar ECT verloopt via EDI, eveneens vanuit het Modality-systeem. Er vindt uiteraard frequente communicatie plaats tussen de lichters en de terminalmedewerkers. De schepen bellen regelmatig naar de terminal om te melden waar zij zijn. De planning van de lichter in de zeehaven gebeurt weliswaar door de barge operator, maar de feitelijke uitvoering van het los- en laadproces is afhankelijk van hoe het loopt in de zeehaven de schipper handelt daarbij, in afstemming met de operator, naar bevind naar zaken. Aan het eind van dit proces zijn de exportcontainers, vergezeld van de documenten, per lichter vertrokken naar Rotterdam en hebben ze ook volgens het Modality-systeem de terminal verlaten. IMPORT: Bij de boeking door de merchant dan wel de carrier wordt de volgende informatie geleverd: naam zeeboot, containernummer, soort container, gewicht, afhaaldatum en -terminal, PINnummer. De boekingen komen binnen per mail of per fax en worden door de operator in het Modality-systeem ingevoerd. Op de betreffende datum wordt de inmiddels per zeeboot in Nederland gearriveerde container uit Rotterdam opgehaald en naar de terminal in het achterland gevaren. Aanmelding van de lichter bij de terminals in Rotterdam, voor het laden van de containers, geschiedt ook hier weer via Bargeplanning van Port infolink, en de ladinggegevens 3
(containernummer en -type, gewicht, PIN-nummer, naam van de zeeboot, afhaalterminal) volgen per Excel-sheet vanuit het Modality-systeem. In het geval van ECT via EDI. Zodra de lichters in het achterland zijn aangekomen worden de containers gelost en in de stack gezet. Ook worden de containers na lossing uit de lichter ingeboekt in het Modality-systeem en de begeleidende documenten worden ingenomen. De klant wordt geïnformeerd wanneer zijn container(s) gearriveerd zijn op de terminal in het achterland. Afhankelijk van de gemaakte afspraken gaan de containers direct naar de klant, dan wel in opslag. Op afroep worden de betreffende containers per truck bij de klant afgeleverd, voorzien van de begeleidende documentatie, en uitgeboekt uit het Modality-systeem (= Gate out, zodat ze ook administratief het terrein hebben verlaten). De containers worden, na aflevering bij de klant, ofwel direct leeggemaakt, ofwel ze worden een dag later leeg opgehaald. Na binnenkomst van de lege containers bij de inland terminal wordt direct het retourtransport naar de zeehaven gepland. Het fysieke proces: Het fysieke proces wordt beschreven vanuit het perspectief van de individuele container. EXPORT: Het fysieke exportproces begint met een lege container. Op diverse locaties in zowel zeehavens als in het achterland bevinden zich empty depots waar de lege containers van een bepaalde deepsearederij opgeslagen worden. Na een exportboeking gaat er allereerst een lege container naar de verlader. Deze kan afkomstig zijn uit een empty depot in de zeehaven en via de inland terminal naar de verlader vervoerd worden, maar deze kan ook rechtstreeks vanuit een depot op de inland terminal naar de verlader gaan. De lege container is niet verzegeld. Het vervoer van de lege container van de zeehaventerminal naar de inland terminal vindt per barge plaats; het vervoer van de inland terminal naar de verlader per truck (c.q. per tugmaster). De lege container wordt bij de verlader beladen, gesloten en verzegeld. Afhankelijk van de klant gebeurt dit ófwel direct en gaat de container meteen per truck terug naar de inland terminal, ófwel de container wordt de volgende dag per truck opgehaald. Voor vertrek wordt de container op schade gecontroleerd. Vanaf dit moment is de container beladen, gesloten en verzegeld! Na aankomst op de terminal wordt de beladen, gesloten en verzegelde container van de truck gelost en in een stack gezet, in afwachting van verder transport naar de zeehaven. Een container kan aldus enkele dagen tot maximaal enkele maanden op een terminal staan. Er vindt (over het algemeen) geen controle op schade plaats na aankomst van de container op de inland terminal. De containers worden veelal per klant / rederij of bestemmingsterminal in een bepaald vak op de terminal gestackt, al dan niet geblokt (met de deuren tegen elkaar). Zodra de lichter gearriveerd is wordt de container in de lichter geladen, waarna het vervoer naar de zeehaven plaatsvindt. Tijdens het vervoer per lichter staan alle containers tegen elkaar aan, waarbij alleen de containers aan het uiteinde en in de laag die boven de dennenboom van de lichter uitkomt potentieel toegankelijk zijn. 4
IMPORT: De importcontainers arriveren per lichter op de inlandterminal. Ze zijn gesloten en verzegeld. Na lossing op de inland terminal worden ze in de stack gezet. Afhankelijk van de afspraken met de klant gaan de containers meteen naar de klant, al dan niet op afroep, al dan niet in een bepaalde volgorde, of ze gaan eerst in opslag. Het natransport naar de klant geschiedt per truck (c.q. tugmaster). Bij de klant wordt de container ofwel direct ofwel de volgende dag leeggemaakt, en gaat daarna leeg weer terug naar de inland terminal. Vanaf dit moment is de container weer leeg en niet meer verzegeld. Na aankomst van de lege container op de inland terminal wordt deze in de stack voor lege containers gezet, in afwachting van verder vervoer per lichter naar de zeehaven. De informatiestroom: Dit proces wordt beschreven vanuit het perspectief van het terminalinformatiesysteem. EXPORT: Bij de boeking bij de inland terminal / barge operator verschaft de klant (merchant of carrier) in elk geval de volgende informatie over de container: Type container (20, 40, HC, reefer) Inhoud (aard van de goederen) Voor het uithalen van een lege container: Uithaalreferentie (die moet matchen met de referentie die het empty depot heeft ontvangen van de rederij) Empty depot Voor export van de beladen container: Naam van de zeeboot Closingtijd Inleverterminal Bestemmingshaven Rederijreferentie De per klant geleverde informatie lijkt in de praktijk per geval enigszins te variëren; er is geen eenduidig format voor het aanleveren van de juiste informatie. De boeking bij de terminal / barge operator geschiedt over het algemeen per mail of per fax en wordt na ontvangt in het terminalsysteem ingevoerd. Alledrie de terminals maken gebruik van het systeem van Modality. De lege container gaat naar de klant om daar beladen te worden. Het containernummer is nu bekend en kan aan gekoppeld worden aan de boeking in Modality. Zodra de beladen container weer terug is op de inland terminal is ook het gewicht bekend en dat kan eveneens gekoppeld worden aan de boeking in Modality. Zodra een container op de inland terminal arriveert wordt hij geregistreerd in Modality, en aldus gekoppeld aan alle informatie die daar op dat moment al is opgeslagen over de betreffende container. De container wordt in een stacklocatie gezet, die eveneens in Modality wordt opgeslagen. Afhankelijk per terminal worden containers per vak of op positie gestackt. De informatie over de stacklocatie is zichtbaar voor de kraanmachinisten en reachstackers; op één terminal (CCT) kunnen zij zelf de positie van de container in het systeem invoeren. 5
Na vertrek van de container wordt deze uit Modality geboekt. De hierboven genoemde gegevens per container moeten tevens aan de zeehaventerminals gemeld worden (per e-mail dan wel per EDI). Op de zeehaventerminals wordt deze informatie vervolgens gematcht met informatie die van de rederijen ontvangen is. IMPORT: Bij de boeking van een importcontainer bij de inland terminal / barge operator wordt de volgende informatie aangeleverd: Type container (20, 40, HC, reefer) Containernummer Naam zeeboot Gewicht Afhaaldatum Afhaalterminal PIN-nummer Deze gegevens worden in Modality ingevoerd. Ook worden deze gegevens doorgegeven aan de zeehaventerminals, waar ze moeten matchen met gegevens die de zeehaventerminals van de rederijen ontvangen hebben. Na aankomst van de container op de inland terminal wordt deze in Modality in een stacklocatie geboekt (per vak of per positie). Na vertrek van de container vanaf de inland terminal naar de klant wordt deze weer uitgeboekt. Als de lege container weer terug arriveert op de inland terminal wordt deze wederom in Modality in een stacklocatie geboekt, tot vertrek per lichter naar de zeehaven, waarna de container weer wordt uitgeboekt. Port infolink: Hierboven is de informatiestroom op containerniveau beschreven. Daarnaast vindt er een informatiestroom op lichterniveau plaats, en wel via de applicatie Bargeplanning van Port infolink. Via deze applicatie worden, door de barge / terminal operator, de lichters aangemeld bij de (belangrijkste) terminals in Rotterdam. De volgende gegevens worden verstrekt: Naam van de lichter Aantal te lossen en laden containers Gewenste behandeltijd per terminal (Afhankelijk van de wensen van de zeehaventerminal: naam van de zeeboot / radio call sign / eerste loshaven) Na de aanmelding door de barge / terminal operator via Bargeplanning wordt er door de zeehaventerminals een planning uitgewerkt die wordt teruggekoppeld via Bargeplanning. Aanmelding van de lichter en afstemming van de planning bij terminals die geen gebruik maken van Bargeplanning verloopt telefonisch. De documentenstroom: Opvallend is, dat aan de documentenstroom relatief weinig aandacht besteed wordt. Het is de verantwoordelijkheid van de verlader ervoor te zorgen dat de containers voorzien zijn van de juiste documenten. De inland terminals voeren daarop geen controle uit maar fungeren slechts als doorgeefluik. De documenten die een container vergezellen worden bij ontvangst van de container ingenomen en bij de overgang naar de volgende schakel in de keten weer 6
doorgegeven. (Dit geldt uiteraard niet daar waar de barge / terminal operator voor een klant tevens als douane-expediteur optreedt en in die hoedanigheid zelf documenten opmaakt.) Het gaat om de volgende documenten: douanedocumenten, ADR- of ADNR-documenten in geval van gevaarlijke stoffen, en eventueel een vrachtbrief. Bij lege containers zitten geen documenten. Er wordt (in de zeehavens) nauwelijks gebruik gemaakt van interchanges. De lichter lost zijn containers in de zeehaven zonder bewijs van ontvangst. * * * 7
ANALYSE Het doel van de analysefase is: in kaart brengen welke procedures nu gehanteerd worden en hoe de goederenstroom verloopt. Op basis daarvan kan het huidige veiligheidsniveau bepaald worden evenals het risicoprofiel. Dat vormt dan weer de basis voor het nemen van passende maatregelen. De analyse is uitgevoerd aan de hand van onderstaande puntenlijstje. Terminal algemeen (factsheet): Lijndiensten (binnenvaart & spoor) Aantal containers / TEU s per jaar Leeg / vol / import / export Belangrijkste klanten Grootte terrein Aantal medewerkers Organogram van de organisatie Logistiek: Overzicht goederenstromen: Grootte van de stromen Verladers / rederijen Herkomst van de goederen Bestemmingen en mogelijke routes Type goederen (gevaarlijk / ongevaarlijk) Frequentie van zendingen Boeking: Boekingsprocedure: via expediteur / rederij / rechtstreeks Boeking digitaal of op papier Aangeleverde gegevens (containernummers, naam zeeschip) Ontvangst containers: Fysieke bescherming Type (electronische) zegels, RFID, smart seals Tracking / tracing Stack planning Vastlegging digitaal / papier Handling: Frequentie en hoeveelheid van laden / lossen Snelheid van overslag Aantal schepen / vrachtwagens per dag Aansluiting spoor Wachttijd voor schepen op inland terminal Mogelijke opslag op terminal Toegevoegde waarde activiteiten Terminalplanning Vastlegging digitaal / papier Controle op zegelnummers / schade aan containers / etc. tijdens laden / lossen 8
(Mogelijke) scanning van containers Ontgassing van containers Van toepassing zijnde (veiligheids-) maatregelen Aansturing afhandeling op zeehaventerminal: Aanmelding & planning lichters Containerinformatie Documentatie: Welke soorten documenten Wijze van afhandeling Douanedocumentatie Vrachtbrieven CMR / AVC / andere vervoersdocumenten Interchange ADNR / ADR / IMO Veterinaire documenten Digitaal / papier Rode draad referentie Inland terminal: Omgeving: Industrieterrein, woonwijk, zeehaven, weiland Toegankelijk via (openbare) weg Beveiligingshardware: hekken, camera s, poorten Beveiligingsprocedures: Portier, beveiligingsbedrijf Toegang: Legitimatie, speciaal pasje Toegang van vrachtwagenchauffeur Toegang van een schipper Van tevoren aanmelden Personeel: Achtergrond personeel Instructie / opleiding / training t.a.v. beveiliging Bewustwording beveiliging Logistiek op terminal: Langdurige opslag van containers (vol of leeg) Procedures t.a.v. opslag van containers (met deuren tegen elkaar, videobewaking, etc.) Toegevoegde waarde activiteiten Schip: Traject tussen inland- en zeehaventerminal Eventuele tussenstops Sluizen / bruggen Wachttijden bij zeehaven- en inland terminals Opleiding / kennisniveau bemanningsleden Aanmelding op terminals 9
Planning / volgorde van terminals / aanlopen van andere terminals / optimale route Beladingsgraad Stuwplan (met deuren tegen elkaar, etc.) 10