Nr 4 Betreft Tekenbevoegdheid: aanvullende bepalingen op artikel 15 van het Huishoudelijk reglement regionale afdelingen Alzheimer Nederland Referentienummer RA.00/Handleiding afdelingen Datum 24 oktober 2014 Deze aanvullingen zijn van kracht sinds 1 januari 2011. Aanleiding Het huishoudelijk reglement is vastgesteld op 11 februari 2010 en in het voorjaar besproken binnen de regio-overleggen. De afdelingen hadden praktische vragen en kritische opmerkingen naar aanleiding van de nieuwe regels over de tekenbevoegdheid met name in artikel 15. Artikel 15: Voor het aangaan van verplichtingen middels ondertekening van convenanten en samenwerkingsovereenkomsten is het afdelingsbestuur niet gemachtigd. In voorkomende gevallen wordt terstond contact opgenomen met de contactpersoon van de stichting. Dit is eveneens van toepassing ingeval aan de verlening van een subsidie verplichtingen zijn verbonden. Tekenbevoegdheid t.a.v. financiën. Een van de consequenties van de regel artikel 15, is dat iedere overeenkomst waarbij de afdeling verplichtingen aangaat door de algemeen directeur/bestuurder, als gemachtigde namens de Stichting, getekend zou moeten worden. Afdelingen vinden dat omslachtig omdat dit in de praktijk betekent dat de route voor subsidieverzoeken, ook bij kleine bedragen, zou lopen langs het afdelingsbestuur, regiocoördinator, secretaresse, hoofd, algemeen directeur/bestuurder en weer terug naar de secretaris van de afdeling. Tekenbevoegdheid t.a.v. convenanten en (keten) overeenkomsten Convenanten voor een Alzheimer Café, Ketenzorg of samenwerkingsovereenkomsten en subsidieaanvragen kunnen niet meer getekend door de afdelingen als afdelingen hiermee verplichtingen aangaan. Afdelingen vinden dit ongewenst omdat het een inperking van hun mogelijkheden en verzwakking van hun positie is, ook ten opzichte van andere (regionale) ondertekenaars en partijen. 1
Uitgangspunten Huishoudelijk reglement In algemene zin geldt dat conform artikel 9 lid 2 en artikel 12 lid 1 het activiteitenplan zoals dit wordt opgesteld door de afdelingen en wordt goedgekeurd door de bestuurder leidend is (verderop staan de relevante artikelen uit het Huishoudelijk reglement). Door de goedkeuring van het activiteitenplan en het daarbij behorende vastgestelde afdelingsbudget heeft de afdeling in casu het bestuur het mandaat verkregen de (financiële) acties zoals deze voortvloeien uit het activiteitenplan uit te voeren. In artikel 9 lid 4 (zie verderop bij relevante artikelen) wordt aangegeven dat het afdelingsbestuur is gehouden tot de uitvoering van het vastgestelde activiteitenplan. Dit betekent dat er derhalve ook financieel mandaat is gegeven aan het bestuur om het plan uit te voeren. Cruciaal zijn de activiteitenplannen en begroting. Dit betekent dat een actieve en kritische houding ten aanzien van de activiteitenplannen en begroting door regiobestuur en regiocoördinator/ coördinerend medewerker goed geregeld dient te worden. De grondslag voor deze algemene lijn ligt in het Burgerlijk Wetboek, respectievelijk Titel 1 (Algemene bepalingen) en Titel 6 (Stichtingen). Alzheimer Nederland heeft in deze aanvulling op het Huishoudelijk reglement op advies van de notaris en controller aanvullende afspraken met afdelingen wanneer en bij welke bedragen coördinatoren/ coördinerend medewerkers en algemeen directeur/bestuurder ingeschakeld worden. De aanvullende afspraken zijn van kracht per 1 januari 2011. De keuze is om dit te doen in een doorlopende procuratie per afdeling binnen de vastgestelde activiteitenplannen tot een bepaald bedrag. Hiermee worden bepaalde bestuursleden jaarlijks op naam gemachtigd binnen de vastgelegde omvang van de procuratie voor overeenkomsten, verplichtingen en uitgaven te tekenen. Daarnaast kan het afdelingsbestuur een subsidieverzoek tot 5000,- tekenen. Van belang is of de subsidieverstrekker (gemeente etc.) dit accepteert. Indien de subsidieverstrekker dit accepteert is er geen probleem. De afdeling tekent voor de verantwoording, mits deze past binnen artikel 12 van het reglement (zie verderop). De VNG heeft eind 2009 een model subsidieverordening ontwikkeld. In het model wordt gewerkt met drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsmodellen waarvan de toepassing wordt bepaald door de 2
hoogte van het subsidiebedrag. Daarnaast wordt in het verlengde van de Algemene wet bestuur (AWB) onderscheid gemaakt tussen eenmalige subsidies en jaarlijkse subsidies. Alzheimer Nederland streeft naar aansluiting bij de recente VNG-indeling inclusief verantwoordingsvereisten uit de VNG modelverordening. Algemeen geldt dat de activiteitenplannen na goedkeuring mandaat geven aan de afdelingen om te handelen en op drie punten zijn meer specifieke procedures en afspraken van toepassing, namelijk bij: 1. Machtiging tekenbevoegdheid bij verplichtingen en uitgaven; 2. Subsidieverzoeken met verplichtingen; 3. Tekenbevoegdheid van convenanten en overeenkomsten. 3
Ad 1: Machtiging tekenbevoegdheid bij verplichtingen en uitgaven binnen geaccordeerde activiteitenplannen Voor de tekenbevoegdheid bij verplichtingen en uitgaven binnen het geaccordeerde activiteitenplan gelden de volgende vier afspraken: 1. Het document met de actuele machtigingsprocedure wordt als bijlage/oplegger aan het huishoudelijk reglement toegevoegd en is van kracht per 1 januari 2011. 2. Bij de toekenningsbrief voor de afdeling met de goedkeuring van het activiteitenplan en de toekenning van het budget wordt de beschreven geactualiseerde machtigingsprocedure elk jaar toegevoegd. 3. De afdeling ontvangt bovendien ieder jaar bij de toekenningsbrief een bijgewerkt overzicht met daarop de bij Alzheimer Nederland bekende gemachtigde bestuursleden per datum. Indien het afdelingsbestuur constateert dat dit niet klopt met de actuele situatie dient het bestuur de regiocoördinator direct te informeren over de juiste personen. 4. Bij overeenkomsten, verplichtingen en uitgaven van bedragen tot 5.000,-, machtigt de algemeen directeur/bestuurder (Gea Broekema-Procházka), de voorzitter, secretaris en/of penningmeester (op naam) om te tekenen. 5. Bij bedragen boven de 5.000,- wordt deze ter ondertekening voorgelegd aan de regiocoördinator of coördinerend medewerker/vervanger verantwoordelijk voor betreffende afdeling. Betreffend document wordt ondertekend door de voorzitter èn meegetekend door de regiocoördinator/coördinerend medewerker van de afdeling. De regiocoördinator/ coördinerend medewerker hebben geen zelfstandige tekenbevoegdheid, maar tekenen mee op volmacht van de algemeen directeur/ bestuurder. 6. Overeenkomsten, verplichtingen en uitgaven van bedragen boven de 15.000,- worden altijd getekend door de algemeen directeur/bestuurder (Gea Broekema-Procházka). 4
Model machtiging op naam Voor verplichtingen en uitgaven tot 5.000,- binnen de activiteitenplannen zijn de voorzitter, secretaris en penningmeester in algemene zin gemachtigd om te tekenen. Tussen de 5.000,- en 15.000,- zijn de voorzitter, secretaris en penningmeester (op naam) met de regiocoördinator of coördinerend medewerker door algemeen directeur/bestuurder gemachtigd om samen te tekenen. Alzheimer Nederland Afdeling [naam afdeling] Naam afdelingsvoorzitter: Naam afdelingssecretaris: Naam afdelingspenningmeester: Naam regiocoördinator/coördinerend medewerker: Alzheimer Nederland, Gea J. Broekema-Procházka directeur/bestuurder 5
Ad 2: Subsidieverzoeken Voor subsidieverzoeken gelden de volgende afspraken: 1. De afdeling verstrekt altijd een kopie van de subsidieaanvraag, toekenning en verantwoording aan de regiocoördinator of coördinerend medewerker die is gemachtigd door algemeen directeur/bestuurder. 2. Het afdelingsbestuur kan een subsidieverzoek tot 5.000,- eigenstandig afhandelen, de stukken dienen altijd voorzien te zijn van twee handtekeningen van het afdelingsbestuur en ook dient er altijd een kopie van de aanvraag, toekenning en verantwoording te worden verstrekt aan de regiocoördinator of coördinerend medewerker die is gemachtigd door algemeen directeur/bestuurder. 3. Bij een subsidieverzoek voor een bedrag boven de 5000,- tekent de voorzitter van betreffende afdeling en tekent de algemeen directeur/bestuurder mee. 4. Als bij een subsidieverzoek een kopie van de Kamer van Koophandel en statuut Stichting nodig is dan kunnen deze stukken op verzoek mits voorzien van de (concept)aanvraag en subsidie- en verantwoordingseisen, via de regiocoördinator of coördinerend medewerker worden geleverd aan vertegenwoordiger van de afdeling. 5. Indien de subsidiegever vereist dat de vertegenwoordiger namens de rechtspersoon ondertekent, tekent de voorzitter, secretaris of penningmeester van betreffende afdeling en tekent de algemeen directeur/bestuurder mee. Voor aanvraag eenmalige waarderingssubsidie bij de gemeente: 6. Het afdelingsbestuur kan eigenstandig een eenmalige waarderingssubsidie bij de gemeente aanvragen. Ook hier geldt dat de afdeling een kopie van de aanvraag en een kopie van de verlening/ vaststelling verstrekt aan de regiocoördinator of coördinerend medewerker. Bij eenmalige waarderingssubsidies van de gemeente (bijvoorbeeld voor Alzheimer café) is het moment van verlening tevens de vaststelling en de besteding is geheel ter keuze van de ontvanger. Ten aanzien van de verantwoording worden minimale vereisten gesteld: het opsturen van een foto of krantenartikel is voldoende en in de subsidieverstrekking staat vermeld wanneer de activiteit dient te zijn gerealiseerd. 6
Model subsidieverzoek boven 5.000 Bij een bedrag boven 5.000 tekent de voorzitter van betreffende afdeling en tekent de algemeen directeur/bestuurder mee. Alzheimer Nederland Afdeling Naam afdelingsvoorzitter Alzheimer Nederland, Gea J. Broekema directeur/bestuurder Model subsidieverzoek door vertegenwoordiger rechtspersoon onder 5.000 Indien de subsidiegever vereist dat de vertegenwoordiger namens de rechtspersoon ondertekent, tekent de voorzitter, secretaris of penningmeester van betreffende afdeling en tekent de algemeen directeur/bestuurder mee volgens hetzelfde model als bij subsidieverzoeken boven de 5.000. Alzheimer Nederland Afdeling Functie: voorzitter/ secretaris/ penningmeester Alzheimer Nederland, Gea J. Broekema-Procházka algemeen directeur/bestuurder 7
Ad3: Tekenbevoegdheid t.a.v. convenanten en (keten) overeenkomsten Voor ondertekening van convenanten en (keten)overeenkomsten gelden de volgende 4 afspraken: 1. In principe tekent de algemeen directeur/bestuurder. 2. Een lid van het bestuur van een afdeling kan een convenant of een overeenkomst welke betrekking heeft op regionale activiteiten mede ondertekenen met algemeen directeur/bestuurder, mits de medeondertekenaar van de afdeling dit doet namens de afdeling. 3. Een belangenbehartiger kan dus alleen mede ondertekenen als hij of zij onderdeel uitmaakt van het afdelingsbestuur c.q is toegevoegd aan het afdelingsbestuur. 4. Indien uitvoeringsregel 1 leidt tot stagnatie van doelstelling en of activiteit dan heeft de afdeling de mogelijkheid dit ter beoordeling voor te leggen aan regiocoördinator en of coördinerend medewerker/vervanger. Op basis van beoordeling door regiocoördinator en of coördinerend medewerker/vervanger, kan de algemeen directeur/bestuurder afwijken van de regeling en anders bepalen. Model ondertekening convenanten en (keten) overeenkomsten Alzheimer Nederland Afdeling [naam afdeling] Naam: Functie: Alzheimer Nederland, Gea J. Broekema-Procházka directeur/bestuurder 8
Begrippen en bepalende artikelen vanuit vastgestelde reglement Procuratie is een schriftelijke volmacht om uit naam van anderen te handelen, te tekenen. Met een volmacht kan een bepaalde persoon verschillende van zijn rechten ook door een derde laten uitvoeren. Zo kan bijvoorbeeld een werknemer een volmacht ontvangen van zijn werkgever zodat hij betalingshandelingen tot een bepaald bedrag kan uitvoeren. Degene die de volmacht verleent, wordt de 'volmachtgever' genoemd. Iemand die een volmacht ontvangt, wordt de 'gevolmachtigde' genoemd. Een volmacht kan een natuurlijk- en een rechtspersoon toelaten om in de plaats van een natuurlijk- of rechtspersoon voor de volmachtgever handelingen te verrichten. Relevante artikelen uit het Huishoudelijk reglement regionale afdelingen Activiteiten Artikel 9 1. De regionale afdeling verzorgt regionale activiteiten voor mensen met dementie en hun naasten vastgelegd in een activiteitenplan. Het verzorgen van de activiteiten uit het basispakket is voor alle afdelingen verplicht. Naast de activiteiten van het basispakket is er voor afdelingen ruimte regionale en/of lokale initiatieven te ontwikkelen binnen het vastgestelde beleid van de stichting. 2. Het opstellen van het activiteitenplan gebeurt door het afdelingsbestuur. Financiële en inhoudelijke kaders hiervoor worden vanuit het landelijke bureau aangereikt in de jaarlijkse kaderbrief voor de regionale afdelingen. Het plan wordt ter voorlopige goedkeuring aan de contactpersoon van de stichting voorgelegd. Aansluitend wordt het tezamen met de activiteitenplannen van de overige afdelingen opgenomen in de jaarbegroting van de stichting. Definitieve goedkeuring en vaststelling van deze begroting vindt uiterlijk eenendertig december voorafgaand aan het boekjaar plaats. De afdeling ontvangt eind januari bericht over de hoogte van het vastgestelde afdelingsbudget. 3. Indien de goedkeuring aan een activiteitenplan geheel of gedeeltelijk wordt onthouden geschiedt dat gemotiveerd door de contactpersoon van de stichting. In overleg tussen bureau en het afdelingsbestuur wordt gezocht naar de wenselijke c.q. noodzakelijke aanpassingen. Consensus over het aangepaste activiteitenplan dient uiterlijk 1 maart van het lopende jaar te zijn bereikt. 4. Het afdelingsbestuur is gehouden tot de uitvoering van het 9
vastgestelde activiteitenplan. 5. Het bureau stelt met betrekking tot het vaststellen van het activiteitenplan een tijdspad vast. Financieel beheer en beleid Algemeen Artikel 12 1. De regionale activiteiten van de afdelingen worden door de stichtingdoor middel van donaties en subsidies gefinancierd. Op grond van het activiteitenplan en de begroting wordt het jaarlijkse budget per afdeling bepaald. De hoogte van dit bedrag wordt bij besluit van het bestuur van de stichting vastgesteld. 2. Het afdelingsbestuur kan voor activiteiten en projecten een budget Aanvragen bij de stichting. Het budget wordt alleen aangewend voor de doeleinden waarvoor ze bij de vaststelling van de begroting beschikbaar zijn gesteld. 3. Op de door het bureau aangegeven wijze wordt rekening en verantwoording afgelegd. In de handleiding Financiën is de verdere uitwerking daarvan beschreven. Deelname andere rechtspersonen en ondertekening overeenkomsten Artikel 15 1. Een afdelingsbestuur is niet gerechtigd over te gaan tot het verkrijgen, wijzigen of beëindigen van een deelneming of zeggenschap in een rechtspersoon en/of het oprichten van een rechtspersoon. Ook voor het aangaan van verplichtingen middels ondertekening van convenanten en samenwerkingsovereenkomsten is het afdelingsbestuur niet gemachtigd. In voorkomende gevallen wordt terstond contact opgenomen met de contactpersoon van de stichting. Dit is eveneens van toepassing ingeval aan de verlening van een subsidie verplichtingen zijn verbonden. Verantwoording Artikel 16 1. Het afdelingsbestuur stelt uiterlijk 31 juli van het lopende jaar de halfjaarrekening vast. De verantwoording geschiedt aan de hand van een door het bureau opgesteld model. De vastgestelde halfjaarrekening wordt aansluitend - ondertekend door voorzitter, 10
secretarisen penningmeester - verstrekt aan het bureau conform de daarvoor geldende afspraken en tijdstippen. 1. Na afloop van het jaar waarop het activiteitenplan betrekking heeft stelt het afdelingsbestuur uiterlijk op 31 januari de jaarrekening vast. De verantwoording geschiedt aan de hand van een door het bureau opgesteld model. De vastgestelde jaarrekening wordt aansluitend ondertekend door voorzitter en penningmeester - verstrekt aan het bureau conform de daarvoor geldende afspraken en tijdstippen. 2. Op verzoek van het bureau, of de door het bureau benoemde accountant is het afdelingsbestuur verplicht terstond alle inlichtingen te verstrekken over de financiële aangelegenheden van de afdeling en zonodig inzage te geven in de daaraan ten grondslag liggende gegevensdragers. Een (periodieke) controle van de administratie behoort hierbij tot de mogelijkheden. 11