Handleiding voor organisatoren
2 handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS De Kom erbij Festivals zijn een onderdeel van de Week tegen Eenzaamheid 2014. Een week waarin we samen eenzaamheid aanpakken. Wij, dat is Coalitie Erbij. Hét nationale samenwerkingsverband rond eenzaamheid en bestaat uit 27 leden en 7 kernleden: Humanitas, Leger des Heils, MOgroep, Nationaal Ouderenfonds, Nationale Vereniging de Zonnebloem, Resto VanHarte en Sensoor. De Kom erbij Festivals worden mogelijk gemaakt door het VSBfonds.
Inhoud 3 1. Achtergrond en doelstelling 5 2. Invulling van het programma 6 2.1 Vaste onderdelen 6 2.2 Mogelijke organisaties en initiatieven 6 2.3 Suggesties voor de invulling 7 3. Organisatie van het festival 12 3.1 Team 12 3.2 Draaiboek 14 3.3 Voorbeeld programma 16 3.4 Ondersteunende materialen 16 4. Verantwoording en evaluatie 17 5. Facts & figures eenzaamheid 18 Bijlage 1: Vrijwilligers 20 Bijlage 2: Participanten en initiatieven 21 Bijlage 3: Sponsoren & barterdeals en Crowdfunding & crowdsourcing 22 Bijlage 4: Locatie 24 Bijlage 5: Basisteksten (persbericht, Twitter, Facebook) 25 Bijlage 6: Evaluatieformulieren 27
4 handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS
1 Achtergrond en doelstellingen De Week tegen Eenzaamheid zal dit jaar plaatsvinden van 25 september t/m 4 oktober. Het Kom erbij Festival is een nieuw en inspirerend onderdeel tijdens de Week tegen Eenzaamheid en biedt ontmoetingsmogelijkheden voor iedereen. Deze ontmoetingen kunnen bijdragen in het voorkomen of verminderen van eenzaamheid. Belangrijk want ruim een miljoen Nederlanders voelt zich sterk eenzaam, omdat het aantal sociale contacten geringer is dan gewenst of omdat de kwaliteit van de contacten achterblijft bij hun wensen. De kernboodschap van de festivals luidt: De Kom erbij Festivals maken een feest van ontmoeten. Leuke, verrassende en betekenisvolle ontmoetingen zijn onvermijdelijk op de Kom erbij Festivals. Wij vinden ontmoeten heel belangrijk en daarom past het festival zo goed in de Week tegen Eenzaamheid. Ontmoeten is misschien wel het begin van veel meer. Dus kom naar de Kom erbij Festivals bij u in de buurt. En ontmoet bedrijven, clubs en organisaties, ontmoet buren en stadgenoten van alle leeftijden. Voor ieder wat wils. Eten, muziek, koken, dansen, lezingen en workshops en heel veel organisaties voor vrijwilligerswerk en vrije tijd die volmondig zeggen: Kom erbij! 5 Er worden tien festivals (gemiddelde deelname bereik 250 mensen) georganiseerd die verspreid over de Week en door Nederland plaatsvinden. Het gaat in principe om een dagdeel (3 à 4 uur) dat in de ochtend, middag of namiddag kan plaatsvinden. De organisatie van het Kom erbij Festival wordt belegd bij lokale initiatiefnemers. Dit kunnen leden van Coalitie Erbij zijn, maar ook andere organisaties, zoals betrokken professionals of organisaties die in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen een bijdrage willen leveren. De festivals zullen bestaan uit een aantal vaste programmaonderdelen. Er komt één organisator per festival en bij de uitvoering worden andere organisaties en personen zoveel mogelijk betrokken op basis van vrijwillige inzet. Het rijke potentieel aan sociaal kapitaal in Nederland wordt zo veel mogelijk aangeboord. In dit document wordt het format van het festival verder beschreven door middels van suggesties en tips voor de invulling en organisatie van het festival. De festivals moeten bovenal gewoon leuk en gezellig zijn. Het zware thema eenzaamheid wordt luchtig en oplossingsgericht benaderd. De uitstraling in de communicatie en aankleding is vrolijk en uitnodigend. Waar mogelijk wordt een duurzaam contact of opvolging van het contact nagestreefd. Het Kom erbij Festival is geïnspireerd op het Kom Erbij Festival dat in 2013 is georganiseerd door Inge van de Vorst (Huis van Liefde) en Anneke Simons (Project Postvriend) in Eindhoven (www.komerbijfestival.nl). 1 Achtergrond en doelstellingen
2 Invulling van het programma Het Kom erbij Festival dient vooral een festivaluitstraling te hebben waar zowel jong als oud graag naar toe gaat. Om deze reden moet de nadruk niet te zwaar liggen op het thema eenzaamheid. Door het diverse aanbod ontstaat er een ontmoeting tussen de deelnemers onderling en tussen de deelnemers met de lokale organisaties en participanten. Deze ontmoetingen kunnen bijdragen aan het voorkomen of verminderen van eenzaamheid. 6 handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS 2.1 Vaste onderdelen Coalitie Erbij biedt een aantal vaste onderdelen aan die tijdens het festival op het programma moeten staan: Informatiebijeenkomsten. Bij de informatiebijeenkomsten ligt de nadruk op informatieoverdracht met betrekking tot wat eenzaamheid is. Denk aan zaken als prevalentie, oorzaken, gevolgen, signalering, goede voorbeelden en aanpak. Daarnaast is er ruimte voor onderlinge ontmoeting en uitwisseling. De informatiebijeenkomsten worden verzorgd door vrijwilligers verbonden aan Coalitie Erbij. De Langste Eettafel. Samen eten verbindt. Samen eten is een gemakkelijke en leuke manier om nieuwe mensen te ontmoeten. Of elkaar beter te leren kennen. Schuif tijdens het festival met z n allen aan tafel of zorg voor meerdere gezamenlijke eetmomenten gedurende het festival. Informatiemarkt. Belangrijk onderdeel van het festival is de informatiemarkt. Hier kunnen verschillende organisaties zich presenteren. Gedacht wordt aan een 30-tal kraampjes. Deelnemers worden opgeroepen om de kraampjes interactief in te vullen. Zodat alle kraampjes iets te bieden hebben waardoor verduurzaming van het contact mogelijk is. Denk hierbij aan een korting op een event of cursus, een agenda met bijeenkomsten, aanmelding voor een nieuwsbrief etc. 2.2 Mogelijke organisaties en participanten De inhoudelijke invulling van het festival wordt vooral geboden door zorg- en welzijnsorganisaties, woonorganisaties, sociale firma s, vrijwilligersorganisaties en burgerinitiatieven. Zij tonen op de informatiemarkt hun aanbod m.b.t. ontmoeten. Daarnaast is er ruimte voor (lokale) organisaties, participanten en clubs om een workshop, presentatie of demonstratie te verzorgen.
Hieronder worden een aantal mogelijke organisaties etc. opgesomd: Lokale of regionale welzijnsorganisatie(s) Lokale of regionale zorgorganisaties(s) binnen jeugd, ouderen, GGZ, gehandicapten Lokale of regionale woningcorporaties Vrijwilligersorganisaties (bijv. Zonnebloem, Leger des Heils, Sensoor, Humanitas) Burgerinitiatieven Jongerencentrum Buurthuis en/of dorpshuis Steunpunt Mantelzorg Steunpunt Vrijwilligerswerk Voedselbank Kerken en andere religieuze groeperingen Cliëntenorganisaties (bijv. NPCF, CG-Raad) Musea Sportclubs (bijv. voetbal, hockey, basketbal, karate, yoga) Hobbyclubs (bijv. schilderen, koken, schaken, bloemschikken) Bibliotheek Muziekschool Tip Kijk in de gemeentegids voor alle organisaties die actief zijn binnen uw gemeente. Tip Kijk welke organisaties een aanbod hebben voor jongeren en vraag of ze dit aanbod ook onder de aandacht willen brengen. 7 Tip 2.3 Suggesties voor de invulling De festivalsfeer mag natuurlijk niet ontbreken. Aankleding en muziek zijn hierbij erg belangrijk. Een dj en ceremoniemeester kunnen ervoor zorgen dat de sfeer er goed in blijft en dat de verschillende activiteiten elkaar goed opvolgen. Sommige mensen kunnen ook een duwtje in de rug gebruiken om een ontmoeting tot stand te laten komen. De ceremoniemeester kan naast het goed laten verlopen van de dag ook de deelnemers stimuleren contact met elkaar te leggen, waardoor er ontmoetingen plaatsvinden. Huur een improvisatie theatergroep in. Zij kunnen ideeën hebben over hoe ze ontmoetingen tussen mensen kunnen creëren en stimuleren. De wat statische vorm van een kraampje kan worden aangevuld met een open podium. Deelnemers kunnen zich hier presenteren in de vorm van een korte pitch of andere presentatievorm. Daarnaast kan het open podium worden gebruikt om gedurende het festival muziek en ander amusement te programmeren. Ook is het belangrijk om het thema eenzaamheid laagdrempelig te houden en is het van belang dat andere sectoren bijvoorbeeld op het gebied van hobby s en vrije tijdsbesteding aanwezig zijn. Door een koppeling met deze positief geladen activiteiten wordt eenzaamheid beter bespreekbaar en voorzien van een handelingsperspectief. De volgende onderdelen kunnen hieraan bijdragen: 2 INVULLING VAN HET PROGRAMMA
Ontmoeten Speeddaten Om het contact te bevorderen worden er korte intermezzo s ingelast waarbij er kan worden gespeeddate. Dit betekent dat vertegenwoordigers van verschillende organisaties zich kort en bondig voorstellen aan een bezoeker en dat ze samen op zoek gaan naar een mogelijkheid om iets voor elkaar te betekenen. Om dit te doen wordt er een rij met tafeltjes opgesteld waaraan mensen kunnen plaatsnemen. Er wordt een overzicht gemaakt met de aanwezige organisaties per timeslot. Met zandlopers wordt de tijd in de gaten gehouden. Prikbord Op het prikbord kunnen alle aanwezige organisaties hun aanbiedingen vermelden. Ook zijn er kaartjes voor de bezoekers. Zij kunnen hierop aangeven of ze iemand (of iets) zoeken om een activiteit mee te ondernemen. Na afloop worden deze kaartjes verwerkt door een van de vrijwilligersorganisaties of online-hulp/ontmoetingssites. Stuur een kaartje Het sturen van kaartjes en/of brieven naar diegenen die wel een verrassing op de deurmat kunnen gebruiken kan bijdragen aan het verminderen eenzaamheid. Stel de deelnemers in de gelegenheid om een kaartje te sturen. Tip Coalitie Erbij beschikt over kaarten die hiervoor gebruikt kunnen worden. Interesse? Neem contact op via week@coalitieerbij.nl. 8 Eten & drinken De vrolijke theetante Huur een vrolijke theetante in met als doel het creëren van contact door het geven van een complimentje en het schenken van aandacht. Want zeg nou zelf: wie wordt er nou niet blij van oprechte aandacht en een complimenthee-tje! Rollende keuken Naast De Langste Eettafel zullen er ook andere faciliteiten moeten zijn om iets te eten. Gedacht kan worden aan een rollende keuken of een actieve kok waarbij aanwezigen zich kunnen aansluiten om zelf iets te koken en daarna op te eten. Resto vanharte is een mooie partner hiervoor. handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS Tip Kunst & Cultuur Korte film en documentaires Toon een korte film of documentaire waarin eenzaamheid direct of indirect een thema is. Eventueel kan er een voor- of nabeschouwing plaatsvinden. Houdt hierbij wel rekening met het feit dat de locatie en/of organisatie moet beschikken over een Videma-licentie. Stadsdichter De stadsdichter schrijft een gedicht over eenzaamheid die hij op het open podium kan voordragen met daarna ruimte voor discussie. Maar hij kan misschien ook een workshop dichten verzorgen. Fotograaf De fotograaf kan zorgen voor een activiteit waardoor mensen met elkaar op de foto gaan zodat er bijvoorbeeld een lange slinger van mensen ontstaat. Of er kan een photoboot worden geplaatst waarin mensen met twee of meer personen op de foto kunnen. Deze foto kan vervolgens worden gedeeld via social media. Op deze manier wordt het ontmoeten bevorderd doordat het stimuleert dat ze ook op social media connecten. Laat de fotograaf ook meteen een mooi fotoverslag maken van alle activiteiten op het festival.
Tip Laat een museum 2x2 entreekaarten verloten onder de bezoekers. Het liefste moet de winnaar iemand meenemen, die wel een dagje uit kan gebruiken of waarvan ze zelf het contact willen ophalen, zodat ze actief hun eigen netwerk versterken. Beweging en ontspanning Meditatie Een meditatiecentrum geeft een workshop meditatie. Uit onderzoekt blijkt namelijk dat mediteren het gevoel van eenzaamheid verminderd en daarmee dus ook de kans op aandoeningen die (mede) door eenzaamheid veroorzaakt worden. Dansen Las momenten in waar de deelnemers worden opgeroepen om te dansen. Dansen verbindt mensen, omdat er fysiek contact wordt gelegd of omdat er gezamenlijk een show neergezet moet worden. Stadswandeling Start vanaf het festival een wandeling door de stad met een plaatselijke gids. De gids geeft uitleg over de geschiedenis van de stad en wijst de mensen ondertussen op ontmoetingscentra etc. Eventueel kan er een opdracht meegegeven worden, die er voor zorgt dat de mensen onderling met elkaar in gesprek raken. Wandelclub Laat verschillende wandelgroepjes uit verschillende wijken en buurten vanaf het festival starten met een wandeling. Mensen kunnen op deze manier een wandelclub uit hun buurt/wijk ontmoeten, waardoor er een duurzame ontmoeting kan ontstaan. Tip Laat de aanwezige sportclubs gratis lessen of strippenkaarten weggeven. Muziek Sing and songwriters (Plaatselijke) sing and song writers kunnen een workshop liedjes schrijven verzorgen waarin het thema ontmoeten centraal staat. Daarnaast kunnen ze zelf hun liedjes ten gehore brengen tijdens het festival. Djembé workshop Jong en oud kan met elkaar muziek maken tijdens een djembé workshop. Men zit in een kring en ze brengen gezamenlijk iets ten gehore. Meestal zorgt dit meteen voor gezelligheid en saamhorigheid. Golden Oldies Ouderen kunnen samen met een jonge (rock)band uit de omgeving een rocknummer of een top 40 nummer instuderen en aan het einde van het festival ten gehore brengen. 9 Creativiteit Vriendenslingers maken Het leven is een feestje maar je moet zelf de slingers ophangen. Schuif aan en maak met elkaar een hele grote vriendenslinger. Maak vrienden terwijl je knutselt. Iedereen krijgt een eigen papieren poppetje om te versieren. Er zijn genoeg knutselspullen om je helemaal uit te leven. Als je poppetje af is wordt deze samengevoegd met die van je nieuwe vrienden. Zo ontstaat er een hele grote vriendenslinger die daarna wordt opgehangen ter vergroting van de feestvreugde. Kom erb(r)ei en haak aan Voor mensen die graag met hun handen werken. Tijdens het festival wordt er een knus hoekje ingericht waar men gezellig kan samenkomen en lekker kan breien en haken. De sessie staat onder begeleiding van iemand die goed kan haken en breien. Langste Schildertafel Laat een schilder een workshop schilderen verzorgen met het thema ontmoeten. Men hoeft geen ervaring te hebben met schilderen. Het gaat vooral om het met elkaar delen van mooie ontmoetingen of wensen die men heeft op het gebied van ontmoeten. 2 INVULLING VAN HET PROGRAMMA
Tip Het amuseren van de kinderen is belangrijk om het festival voor de ouders geslaagd te laten zijn. Denk aan een clownsact of het huren van een springkussen. Verder zijn knutselen, tekenen, bakken of verkleden goede en makkelijk uitvoerbare activiteiten. Medewerkers van de lokale knutselclub (uit het buurthuis) kunnen bijvoorbeeld deze activiteiten begeleiden. 10 handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS Tip Tip Tip Beauty en ontspanning Voetmassage Zoek contact met een masseur uit de buurt die ontspannende voetmassages kan geven. Een voetmassage kan je even uit het hoofd halen en laten voelen ik mag zijn zoals ik ben. Daarnaast laat het de energie voelen die deze verbinding tussen twee mensen tot stand brengt. Beautybehandelingen De lokale schoonheidsspecialiste kan een aantal beautybehandelingen (nagels lakken, opmaken) ter plekke uitvoeren of bijvoorbeeld een workshop smokey eyes verzorgen. Dit zorgt voor een moment van persoonlijke aandacht en niet alleen van de ander maar ook van/voor jezelf. Extra aanbod vanuit Coalitie Erbij Workshops voor jongeren Eenzaamheid komt onder alle leeftijden voor, dus ook onder jongeren. In de leeftijd van 12 tot 18 jaar geeft 20% aan zich eenzaamheid te voelen en in de groep van 18 tot 35 jaar is dit zelfs 30%. De coalitie krijgt steeds meer vragen over en van jongeren over het signaleren en aanpakken van eenzaamheid. Om deze reden heeft Coalitie Erbij een workshop voor jongeren ontwikkeld die is bedoeld om het signaleren van eenzaamheid onder de eigen doelgroep te vergroten. De workshops richten zich op het signaleren en bespreekbaar maken van eenzaamheid en op ontmoeting en uitwisseling van kennis tussen jongeren. Prijsvraag Mijn idee tegen eenzaamheid, mijn spreekwoord tegen eenzaamheid, mijn gedicht over eenzaamheid. Lokaal kan men bekijken of mensen vooraf al hun idee, spreekwoord, gedicht kunnen inleveren of dat ze dat bij binnenkomst doen. Daarnaast zorgt men lokaal voor een deskundige jury, die de inzendingen beoordeelt. De beste 3 worden voorgedragen op het podium. Tot slot worden de prijswinnaars van elk festival gedeeld op de samentegeneenzaamheid Facebookpagina. Gadgets Buttons met statements als: eenzaamheid is cool, liever eenzaam dan alleen, kom maar op, ik luister liever, museumpje pikken? Mensen kunnen dan bij binnenkomst een button uitkiezen waarmee ze iets van zichzelf laten zien. Dat kan over eenzaamheid gaan maar ook over iets dat je samen met iemand anders zou willen doen. Deze buttons worden door Coalitie Erbij gemaakt en kunnen worden besteld door de organisatie van het festival. Afhankelijk van de vraag zijn er eventueel ook andere gadgets te verkrijgen, bijvoorbeeld vlaggetjes, kaarten of pennen. Neem contact op met Coalitie Erbij via week@coalitieerbij.nl voor mogelijke initiatieven of personen bijv. kunstenaars om het programma in te vullen. Kijk voor mogelijke workshops op samentegeneenzaamheid.nl bij Speciaal aanbod workshops en trainingen. Voor het vinden van initiatieven, participanten én vrijwilligers kan een crowdsourcing campagne worden opgezet. Neem hiervoor contact op met Voor je Buurt. Zie de button Realiseer je eigen activiteit op samentegeneenzaamheid.nl.
2 INVULLING VAN HET PROGRAMMA 11
3 Organisatie van het festival 3.1 Team Kies mensen voor het team die oprecht gemotiveerd zijn, betrokken zijn bij het thema eenzaamheid (of hier graag iets aan willen doen). Ook is het belangrijk dat zij in de maanden voorafgaand aan het festival tijd hebben voor de organisatie ervan en over competenties beschikken die aansluiten bij het organiseren van festivals of relevante deeltaken. Ideaal is de situatie dat de projectleider door zijn/haar organisatie wordt vrijgesteld om het festival te organiseren. Verdeel de taken binnen het team zodat iedereen verantwoordelijk is voor een onderdeel van het festival. 12 De projectleider is het eerste aanspreekpunt, overall verantwoordelijke en verantwoordelijk voor de evaluatie. Daarnaast geniet een team van 4-6 personen, die dit als vrijwilliger op zich willen nemen, de voorkeur. De overige teamleden zijn verantwoordelijk voor bijvoorbeeld het zoeken en onderhouden van contact met (lokale) initiatieven en overige participanten, het zoeken van een locatie en catering, werven van vrijwilligers, verantwoordelijk voor communicatie en pr, bijhouden van de financiën en zoeken naar sponsoren en barterdeals. Naast het team zijn er ook ongeveer 20 vrijwilligers op de dag van het festival zelf nodig om de boel te regelen, op te tuigen en op te ruimen. Zie bijlage 1: Vrijwilligers. Bespreek binnen het team de verwachtingen en invulling van de taken en kijk of bijgaande taken alle activiteiten goed representeren. Houd elkaar goed op de hoogte van alle ontwikkelingen. Zet bijvoorbeeld een groepsmail of whats app-groep op met alle teamleden. Kom twee keer per maand samen om de voortgang te bespreken en zaken met elkaar af te stemmen. handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS Tip Tip Tip Het is handig als de teamleden naast de juiste competenties ook beschikken over een groot netwerk. Dit maakt het zoeken naar programmaonderdelen of het sluiten van barterdeals makkelijker. Kijk of er een lokale kunstenaar of ander creatief persoon deel wil uitmaken van het team. Dit zorgt vaak voor een andere blik, die ervoor kan zorgen dat het festival net dat extra sfeertje krijgt. Loop als team (inclusief de vrijwilligers) tijdens het Kom erbij Festival allemaal rond in hetzelfde shirt, zodat het voor de bezoekers duidelijk is wie er bij de organisatie hoort. Hier kunnen ook de sponsoren op worden afgedrukt.
Taak Wat Wie / functie Locatie Locatie zoeken, alternatieven voorleggen aan het team, keuze bevestigen, afspraken maken met locatie en tijdens festival contacten onderhouden. Initiatieven en participanten Programmering en aankleding Sponsoren en barterdeals Communicatie PR Werven bezoekers Financiën Vrijwilligers Eindverantwoordelijk Opstellen lijst met gewenste initiatieven en participanten, aanschrijven en bellen, contacten onderhouden en aanjagen, afspraken maken, ontvangen op het festival. Creatieve invulling, uitstraling en festivalgevoel. Benaderen van potentiele sponsoren en partijen die in natura willen bijdragen, vastleggen en nakomen afspraken Website Week tegen Eenzaamheid vullen met programma, lokale mogelijkheden onderzoeken, toolkit middelen afstemmen en bestellen bij BBK, middelen onder de aandacht brengen bij initiatieven en participanten. Contacten met de pers onderhouden, persbericht versturen. Flyers verspreiden naar partners, flyers neerleggen, poster ophangen, zorgen dat de initiatieven en participanten ook werven. Inkomsten en uitgaven bijhouden, bank betalingen regelen, afspraken met sponsoren mede vastleggen, begroting opstellen, kassa beheren, financiële verantwoording schrijven voor Coalitie Erbij. Vrijwilligers werven en aansturen (bijv. via vrijwilligerscentrale, oproep in krant, sociale media). Trekker van het festival, eerste aanspreekpunt, taken verdelen en nagaan of deze worden uitgevoerd, schrijven inhoudelijke verantwoording voor Coalitie Erbij. 13 3 organisatie van het festival
Draai 3.2 dra Onderdeel Wat te doen? Wie / functie In de maanden 3.2 draaiboek voorafgaand aan het festival 14 handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS Vrijwilligers Initiatieven en participanten Sponsoren en barterdeals (zie bijlage 3: Sponsoren, barterdeals, crowdfunding) Programmering en aankleding Locatie (zie bijlage 4: Locatie) Catering Communicatie / werven deelnemers (zie bijlage 5: Basisteksten (persbericht, Twitter, Facebook) Samenstellen van team dat het festival gaat organiseren (4-6 personen) Verdelen verantwoordelijkheden binnen team Vrijwilligers verzamelen via oproepen in persbericht, Facebook en Twitter etc. Afspraken maken met vrijwilligers (o.a. over taak) Verdelen taken onder vrijwilligers Inventariseren mogelijke initiatieven en participanten festival Benaderen mogelijke initiatieven en participanten Afspraken maken met initiatieven en participanten Inventariseren mogelijke initiatieven en participanten festival Benaderen mogelijke initiatieven en participanten Afspraken maken met initiatieven en participanten Benaderen mogelijke sponsoren en barterdeals en mogelijk opzetten crowdfunding project Afspraken maken met sponsoren en barterpartners Uitvoeren crowdfunding en/of crowdsourcing campagne Bepalen wie ceremoniemeester van het open podium wordt en deze benaderen Briefen ceremoniemeester Contact opnemen met een dj Benaderen van middelen en initiatieven die kunnen zorgen voor festivalsfeer Programma opstellen Contact opnemen met gemeente voor eventuele vergunningen Inventarisatie locaties voor festival Offertes opvragen bij verschillende locaties Locatiecheck Locatie vastleggen EHBO-post regelen (bijv. via Rode Kruis) Offertes opvragen catering (eten en drinken) Catering vastleggen Briefen geselecteerde cateraar(s) Contact leggen met BBK i.v.m. communicatiemiddelen Posters ophangen op relevante plekken + posters uitdelen aan relevante organisaties Banner plaatsen Persbericht versturen naar lokale pers Week tegen Eenzaamheid 2014
boek aiboek Onderdeel Wat te doen? Wie / functie In de maanden voorafgaand aan het festival Communicatie / werven deelnemers (zie bijlage 5: Basisteksten (persbericht, Twitter, Facebook) Contact leggen met Coalitie Erbij om pagina op samentegeneenzaamheid.nl te vullen (programma, sponsoren, participanten etc.) Aanmaken Facebook-pagina en Twitter- account voor festival Festival aankondigen op social media kanalen (+ participanten vragen posts te delen/liken) Twee keer per week update op social media met leuk feitje over festival: bijvoorbeeld bekendmaking nieuwe participant Week voor festival: update sturen naar alle participanten. Iets in de trant van: We zijn er bijna klaar voor Hierin ook verzoek aan participanten om op hun eigen social media over festival te posten (spread the word) Dag voor het festival Opbouwen stands Aankleden van de ruimte Inrichten EHBO-ruimte Inrichten ontvangsttafel en garderobe Aanleggen stroompunten (indien nodig) Technische faciliteiten zoals licht en geluid Dag van het festival Festivalmanager: verantwoordelijk voor de regie en aansturing team en vrijwilligers Ontvangst vrijwilligers Vrijwilligers briefen Ontvangst participanten en initiatieven Stands inrichten Minimaal 3 x aantal foto s van activiteiten plaatsen op social media EHBO-post inrichten Klaarzetten eten en drinken Ontvangst deelnemers Mogelijk uitdelen gespreksstarter buttons Opening festival Alle activiteiten gaan van start Evaluatieformulieren laten invullen Mogelijk uitdelen goodie bag Einde festival Afbouwen stands Opruimen Na het festival Als team het festival evalueren Inhoudelijke evaluatie schrijven en opsturen naar Coalitie Erbij Financiële verantwoording maken en opsturen naar Coalitie Erbij Fotoverslag van festival op social media plaatsen met hierbij ook resultaten (denk aan aantal deelnemers en bezoekers) 15 3 organisatie van het festival
3.3 Voorbeeld programma Ieder festival zal zelf een eigen programma samenstellen. Een en ander zal afhangen van de eigen interesse, connecties en beschikbaarheid van leuke programma-onderdelen. Hieronder een voorbeeld van hoe het programma er uit zou kunnen zien. 14:00 uur 14:00-19:00 uur 14:00-19:00 uur 14:30-15:00 uur 14:30 uur 15:00-15:30 uur 15:00 uur 15:30-15:45 uur 15:30-17:30 uur 16:00-16:30 uur 16:30-17:00 uur 17:30-18:00 uur 18:00-19:00 uur 18:50 uur Aanvang, welkomstwoord organisator Bijna alle doe-activiteiten Informatiemarkt Optreden sing and song writer Stadswandeling gaat van start Voordracht stadsdichter informatiebijeenkomst voor vrijwilligers Demonstratie lokale breakdance groep Start documentaire Speeddate met organisaties Eindresultaat Golden Oldies Uitslag prijsvraag Langste Eettafel Ceremoniemeester sluit festival af De doe-activiteiten zijn doorlopend, denk aan: stadswandeling, complimen-thee-tje, voetmassage, Kom Erb(R)ei en haak aan en De Langste Schildertafel. 16 3.4 Ondersteunende materialen Overleg goed met elkaar wie je belangrijkste doelgroep is. Op welke bezoekers wil de organisatie zich met name richten? De festivals zijn voor iedereen en we willen ook dat iedereen het leuk gaat vinden. Maar we willen heel graag dat juist kwetsbare groepen die wel een steuntje in de rug kunnen gebruiken bij het ontmoeten van nieuwe mensen en het aangaan van nieuwe relaties bereikt worden door de uitnodiging voor het festival. Deze overweging is belangrijk bij het vaststellen van de beste kanalen om de boodschap en uitnodigingen te verspreiden. Tip Stimuleer de vrijwilligers van de deelnemende organisaties om met hun maatje naar het festival te gaan. handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS Coalitie Erbij zal een festivalkrant, posters, flyers en banners aanleveren voor de festivals. De posters en flyers kunnen op maat gemaakt worden. Het bestelformulier hiervoor is aan te vragen bij Coalitie Erbij. In de communicatie toolkit op samentegeneenzaamheid.nl zitten standaardteksten die gebruikt kunnen worden voor persberichten, Facebook en Twitter. Zie ook bijlage 5. Daarnaast zal Coalitie Erbij de festivals meenemen in het pr-traject met als doel hier aandacht voor te krijgen in de media. Belangrijk in de communicatie is dat de kernboodschap van het festival goed wordt overgebracht; De Kom erbij Festivals maken een feest van ontmoeten. Leuke, verrassende en betekenisvolle ontmoetingen zijn onvermijdelijk op de Kom erbij Festivals. Wij vinden ontmoeten heel belangrijk en daarom past het festival zo goed in de Week tegen Eenzaamheid. Ontmoeten is misschien wel het begin van veel meer. Dus kom naar de Kom erbij Festivals bij u in de buurt. En ontmoet: ontmoet bedrijven, clubs en organisaties,
ontmoet buren en stadgenoten van alle leeftijden. Voor ieder wat wils. Eten, muziek, koken, dansen, lezingen en workshops en heel veel organisaties voor vrijwilligerswerk en vrije tijd die volmondig zeggen; Kom erbij. Kijk op www.samentegeneenzaamheid.nl en sluit je aan. Op de website samentegeneenzaamheid.nl krijgt ieder festival een eigen pagina. Hierop is alle informatie te vinden en kan de communicatiemedewerker van het festivalteam zelf het programma e.d. invullen. Ook via en Twitter en Facebook worden de festivals gepromoot. 4 Evaluatie en verantwoording Als afronding wordt een evaluatie geschreven. Onderdeel van de evaluatie is dat de participanten en initiatieven en de deelnemers ook een evaluatieformulier kunnen invullen. Als de deelnemers naar huis gaan, kan (door een vrijwilliger) gevraagd worden of ze het evaluatieformulier in willen vullen. De formulieren voor de organisaties en participanten kunnen direct na afloop van het festival ingevuld worden, maar per mail is ook mogelijk. Zie bijlage 6 voor de diverse formulieren. Coalitie Erbij ontvangt graag een samenvatting van de inhoudelijke evaluatie, met daarbij de ingevulde evaluatieformulieren als bijlagen. Naast een inhoudelijke verantwoording dient er ook een financiële verantwoording te komen. Om het Kom erbij Festival van de Week tegen Eenzaamheid 2014 te kunnen uitroepen, zullen twee Coalitie Erbij Festivalbezoekers een kijkje komen nemen. Ze zullen het festival scoren op de volgende punten: Sfeer Diversiteit van bezoekers (leeftijd) Aantal bezoekers Diversiteit van initiatieven en participanten Aantal initiatieven en participanten Locatie Eten en drinken Per onderdeel wordt er een score gegeven van 1 tot 5 met de 5 als hoogste waardering. Het uitroepen van het beste festival is vooral bedoeld voor de pr. Je kan hier niet op worden afgerekend. Het festival met de meeste punten zal worden genoemd op de social media kanalen van Coalitie Erbij, in een persbericht en uiteraard in het eindverslag. Mocht je om bepaalde redenen geen prijs stellen op een bezoekje van de Coalitie Erbij Festivalbezoekers dan kan dit worden aangegeven. 17 4 evaluatie en verantwoording
5 Facts & figures eenzaamheid Meer dan een miljoen Nederlanders voelt zich sterk eenzaam. De invloed van eenzaamheid is groot en leidt tot gezondheidsrisico s en een tekortschietend gevoel van welbevinden en geluk. Eenzaamheid is van alle leeftijden, komt in alle lagen van de samenleving voor en kan levens ontwrichten. Iedereen kan op enig moment in zijn leven met eenzaamheid geconfronteerd worden, al loopt de één meer risico op eenzaamheid dan de ander. Om deze reden is het belangrijk dat eenzaamheid tijdig wordt gesignaleerd en aangepakt, zowel voor jezelf als bij een ander. Het Kom erbij Festival draagt hieraan bij. De ontmoetingen die plaats vinden met andere deelnemers en organisaties, dragen bij aan de aanpak van eenzaamheid en hebben ook een preventieve werking. 18 Facts & figures eenzaamheid Hoe vaak komt eenzaamheid voor? 30% 8% van de Nederlanders voelt zich matig eenzaam voelt zich sterk eenzaam GESLACHT matig sterk eenzaam eenzaam Man 32% 8% Vrouw 29% 9% handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS HERKOMST matig sterk eenzaam eenzaam Autochtoon 29% 7% Westers allochtoon 34% 11% Niet-Westers allochtoon 40% 20% BURGERLIJKE STAAT matig sterk eenzaam eenzaam Gehuwd, samenwonend 28% 5% Ongehuwd, nooit gehuwd geweest 33% 12% Gescheiden 38% 20% Weduwe, weduwnaar 42% 16% Bronnen: Coalitie Erbij, RIVM. LEEFTIJD matig sterk eenzaam eenzaam 19-34 26% 7% 35-49 29% 8% 50-64 31% 9% 65-74 34% 7% 75-84 40% 10% 85+ 45% 14% OPLEIDINGSNIVEAU matig sterk eenzaam eenzaam Laag (lager onderwijs) 40% 17% Midden 1 (mavo, lbo) 34% 10% Midden 2 (havo, vwo, mbo) 29% 8% Hoog (hbo, wo) 27% 5%
Definitie eenzaamheid Eenzaamheid is het subjectief ervaren van een onplezierig of ontoelaatbaar gemis aan (kwaliteit van) bepaalde sociale relaties. (De Jong-Gierveld & Van Tilburg, 2007) Over meten Eenzaamheid wordt gemeten onder grote groepen met de eenzaamheids schaal van professor De Jong-Gierveld Soorten eenzaamheid Sociale eenzaamheid Minder contact met andere mensen dan gewenst. Het sociaal netwerk is te klein. Emotionele eenzaamheid Kwaliteit van het contact met anderen is minder dan gewenst. Een hechte, emotionele band ontbreekt. Risico op eenzaamheid Persoonlijke en maatschappelijke factoren Persoonlijk: ingrijpende levensgebeurtenissen zoals echtscheiding, verlies van een dierbare of ernstig gezondheidsverlies. Persoonlijke kenmerken als gebrek aan zelfvertrouwen, probleemoplossend vermogen en sociale vaardigheden. Maatschappelijk: ontbreken van participatie in de maatschappij door bijvoorbeeld klein sociaal netwerk, sterke inkomensachteruitgang, schuldenproblematiek, werkloosheid of een ongewenste woonsituatie. Activiteiten van (kern)leden van Coalitie Erbij Activerend huisbezoek Samen eten Maatjesprojecten Begeleide uitstapjes Vakanties Inloophuizen Telefonische hulpdienst 19 5 facts & figures eenzaamheid
Bijlage 1: Vrijwilligers Naast het team dat het festival organiseert en managed zijn er vrijwilligers nodig. Denk aan ongeveer 20 personen. Via social media kunnen vrijwilligers worden opgeroepen. Maar denk ook aan de vrijwilligerscentrale of een online vacaturebank en een oproep in het persbericht dat regionaal wordt verspreid. Daarnaast werkt een persoonlijke benadering ook altijd goed. Om vrijwilligers voor het festival te werven, kun je een wervingscampagne opzetten. Met de wervingscirkel kun je stap voor stap een wervingsactie voorbereiden: 1. Je begint met het doel: Wat wil ik bereiken met de werving? Wat stel ik mij ten doel? 2. Vervolgens denk je na over de doelgroep: Wie wil ik bereiken? 3. Daarna komt de boodschap: Wat wil ik overbrengen? Wat heb ik hen te bieden? 4. Dan de vraag: hoe ga ik mijn doelgroep benaderen? Welk middel kan ik gebruiken? 5. Ten slotte: wie doet het, wanneer en hoeveel mag het kosten? Dus: hoe organiseer ik de wervingsactie? (Bronnen: Movisie en Mezzo) Wervingscirkel 20 Hoe ga je het organiseren? Organisatie/Budget Doel Waar wil je vrijwilligers voor werven? Waar zitten de vrijwilligers? Via welke weg bereik je ze? Middel Doelgroep Welk type vrijwilliger zoek je? Boodschap Wat wil je vragen? Wat heb je te bieden? handleiding KOM ERBIJ FESTIVALS Vrijwilligers kunnen onder andere worden ingezet voor de volgende zaken: Werven van bezoekers Ontvangst van bezoekers bij ingang Garderobe Klaarzetten bars / tafels / stands etc. Participanten en initiatieven ondersteunen bij activiteiten Bediening eten en drinken EHBO-post Evaluatieformulieren laten invullen Afbouwen en opruimen