Stichting Bijenpaviljoen Venlo 2012 Dit paviljoen is een wereldtentoonstelling waardig. Burgemeester Cees van Rooij van Gemeente Horst aan de Maas bij de officiële opening van het Bijenpaviljoen. Evaluatierapport [Geef de ondertitel van het document op] In dit rapport wordt beschreven hoe het Bijenpaviljoen is gerealiseerd. Ook wordt de periode dat het paviljoen operationeel was geëvalueerd.
Inhoud 1 Voorwoord... 2 2 Samenvatting... 2 3 Inleiding/aanleiding/ ontstaan plan... 3 4 Stichting Bijenpaviljoen Venlo 2012... 4 5 Overleg met de Floriadeorganisatie... 4 6 Sponsorwerving... 5 7 Architecten en ontwerpers van de presentatie... 6 8 Tuin... 7 9 Bijen... 8 10 Paviljoen... 9 11 Vrijwilligers... 10 12 Kinderen... 12 13 Retail... 13 14 Verkoop paviljoen... 14 15 Ontmanteling... 15 16 Financieel... 15 17 Communicatie/PR... 16 18 Groepsbezoeken... 17 19 Afsluiting... 19 1
1 Voorwoord Tien mensen met één doel. Samen aan de slag, eerst voorzichtig, daarna ontwikkelt er zich een duidelijke visie over wat de groep op de Floriade wil neerzetten. Samen naar de mogelijkheden kijken, over de onmogelijkheden durven dromen. Samen denken, maar vooral ook samen doen. Dat resulteerde in het Bijenpaviljoen met de beleving be a bee op de Floriade Venlo 2012. 2 Samenvatting Van 5 april tot en met 7 oktober 2012 stond Noord-Limburg in het teken van de Floriade 2012. De Nederlandse imkers waren op dit tienjaarlijkse evenement, evenals vorige edities, vertegenwoordigd met een paviljoen. Een commissie, bestaande uit negen Limburgse imkers en één lid van het HB van de Nederlandse Bijenhoudersvereniging (NBV) heeft er vijf jaar aan gewerkt om het Bijenpaviljoen te realiseren. Samen met de organisatie van de Floriade is een prominente plaats gevonden op het themaveld Education & Innovation. Vanuit een brainstormsessie is het idee ontstaan om pas afgestudeerde architecten/ontwerpers te vragen om het paviljoen te ontwerpen. Op deze wijze is een volledig vernieuwend en educatief concept ontstaan. Om het project financieel te realiseren is in eerste instantie een beroep gedaan op het Floriadefonds (2002) en het Limburgfonds. Vervolgens zijn overheden, fondsen en bedrijven aangeschreven. Bedrijven hebben zowel in geld als in natura gesponsord. Het Prins Bernhard Cultuurfonds en de Stichting DOEN leverden een belangrijk aandeel. Een significant aandeel hebben ook scholen en opleidingen geleverd, door kennis en kunde te leveren. Voor het ontwerp en de aanleg van de tuin rondom het Bijenpaviljoen is een beroep gedaan op professionele ontwerpers. Er is een volwaardige en complementaire tuin aangelegd rondom het Bijenpaviljoen. De visie voor de bijentuin is gebaseerd op het feit dat de (honing)bij een metafoor is voor de vele relaties tussen mensen en de natuur. De bijen in het paviljoen zijn afkomstig van het Carnica teeltstation op Schiermonnikoog. Door de kou in het begin van de Floriade is het volk in de vitrinekast na ongeveer vier weken vervangen. Het paviljoen en de tuin zijn zodanig ontworpen dat het één geheel is wat betreft de presentatie en opzet. De bouw van het paviljoen en de aanleg van de tuin is deels het werk van professionals en deels van vrijwilligers. Vooral bij de bestrating en (het vullen van) de schanskorven zijn vrijwilligers betrokken. Bezoekers gaan met handscanner als waren zij bijen door tuin en paviljoen. Tijdens de openstelling zijn de 25 scanners bijna 60.000 keer uitgelezen. Meer dan 600.000 bezoekers hebben het paviljoen bezocht. Samen denken + samen doen = be a bee 2
De presentaties in het paviljoen waren onder andere van de hand van studenten van de Academie Beeldende Kunsten en van Cordaid. Het paviljoen was 187 dagen zeven dagen per week open en werd bemenst door vijf tot zes vrijwilligers, voornamelijk imkers uit Nederland. Ook uit België en Duitsland hebben vrijwilligers meegeholpen. De vrijwilligers zijn geworven tijdens de studiedagen, via de imkerbladen en via de website van het Bijenpaviljoen. Vrijwilligers zijn ook ingezet bij de workshops honingslingeren voor schoolkinderen. Bij de begroting voor het Bijenpaviljoen is uitgegaan van inkomsten door verkoop van producten in het Bijenpaviljoen. Nederlandse paviljoens mochten geen producten verkopen in hun paviljoen. Onze producten zijn echter deel van de beleving van het bezoek aan het paviljoen. Daarom heeft het bestuur van de Floriade toestemming gegeven vijf bijenproducten in het Bijenpaviljoen te verkopen. Er is primair gekozen voor beleving en op de tweede plaats voor verkoop. Eén van de doelstellingen was hergebruik van het paviljoen en de planten in de tuin Eén van de doelstellingen was hergebruik van het paviljoen en de planten in de tuin. Ongeveer een maand voor het einde van de Floriade is het paviljoen verkocht. Het komt in de tuin te staan van Buitenplaats Vaeshartelt te Maastricht. Imkervereniging Mergelland gaat het beheren en ook weer openstellen voor het publiek. Onmiddellijk na afloop van de Floriade, op maandag 8 oktober, is begonnen met ontmantelen van het paviljoen. Geen gelegenheid geven aan mogelijke dieven. Er is een periode van acht weken nodig om het paviljoen te ontmantelen, het terrein te ontruimen en in de oorspronkelijke staat terug te brengen. 3 Inleiding/aanleiding/ ontstaan plan Het idee om een Bijenpaviljoen te realiseren op de Floriade in Venlo is afkomstig van de voorzitter en secretaris van Groep Limburg van de NBV. Vijf jaar voor de aanvang van de Floriade is het eerste overleg geweest met Sven Stimac van de Floriade organisatie. Daar bleek dat een stand van de imkers welkom was. Voorwaarde was dat we een kwalitatief goede stand leveren met een thema dat innovatie in zich heeft. Om een werkgroep te kunnen formeren is een oproep gedaan via het bestuur van groep Limburg aan alle leden van de groep Limburg. Hierop hebben zich 12 personen aangemeld. Het eerste idee was hieruit een kleine kerngroep van ongeveer vijf personen te selecteren. Omdat we met bekende en onbekende personen bij elkaar kwamen, zijn we met de groep van 12 aan de slag gegaan. Drie personen hebben zich na de eerste vergaderingen teruggetrokken, zodat er negen mensen overbleven. Vanuit de NBV werd gevraagd of de werkgroep als commissie van de NBV kon gaan functioneren. Daarbij werd tevens gevraagd om een Voorwaarde was dat we een kwalitatief goede stand leveren met een thema dat innovatie in zich heeft 3
hoofdbestuurslid op te nemen in de commissie. Vervolgens is besloten de commissie de rechtsvorm van een Stichting te geven. Twee belangrijke redenen waren: afdekking van de eventuele risico s en de mogelijke sponsoring. De werving van sponsoren voor een Stichting met als enige en conrete doel de realisatie van een Bijenpaviljoen op de Floriade is makkelijker dan de werving door een commissie van de NBV, die zelf over middelen beschikt en commerciële activiteiten uitvoert. Het bestuur van de Stichting Bijenpaviljoen Venlo 2012 is als volgt samengesteld: Jan Slots voorzitter Jan Schrage secretaris Evert Woud penningmeester De leden: Sjaak Buijssen, Robert Cox, Hein Kohlmann, Fedor Meens, Wim Schreurs en Jos Swart. Toegevoegd vanuit de NBV: Rob Nijman Bij de realisatie, het exploiteren en de afbraak van het paviljoen hebben alle leden van de groep ook fysiek hun bijdrage geleverd 4 Stichting Bijenpaviljoen Venlo 2012 Een stichtingsbestuur van tien personen is groot, zeker als je alle beslissingen in consensus wil nemen. Gezien de hoeveelheid werk die op het bestuur af kwam was het toch goed om met tien personen te zijn. De commissie heeft goed kunnen functioneren, omdat er al snel een taakverdeling kwam. Leden namen een deelgebied op zich en namen de verantwoordelijkheid van de voorbereiding en organisatie van hun deelgebied. De taakverdeling: Sjaak Buijssen Catering Robert Cox Verzorging bijen Hein Kohlmann Projecten, retail Fedor Meens Website Rob Nijman Contact NBV Jan Schrage secretaris, dagelijkse leiding tijdens Floriade Wim Schreurs Gebouw en inrichting, Bee Collective Jan Slots Voorzitter Jos Swart Tuin Evert Woud Penningmeester Daarnaast werden een groot aantal taken gezamenlijk aangepakt, zoals brainstormen en sponsorwerving. Bij de realisatie, het exploiteren en de afbraak van het paviljoen hebben alle leden van de groep ook fysiek hun bijdrage geleverd. 5 Overleg met de Floriade-organisatie Zoals al in hoofdstuk 3 staat was het eerste overleg met de Floriade organisatie najaar 2007 met Sven Stimac, projectdirecteur. In de loop 4
van de tijd zijn er op verschillende niveaus contacten geweest: met de directie van de Floriade, met André van Hamersveld (projectmanager participants), Harriet Bosscher (marketing manager), Puck Jonkers (experience marketing kids), Sodexo (catering) en Arcadis (inrichting terrein). Op 2 maart 2011 is het definitieve deelnemerscontract ondertekend. Discussiepunt bij de opstelling van het contract was de mogelijke verkoop van imkerproducten. Daarover is goede overeenstemming bereikt. 6 Sponsorwerving Om het doel, een paviljoen met een presentatie en een tuin, te kunnen bereiken is er een groot bedrag nodig. Startkapitaal is er dank zij het Floriadefonds. In dit fonds is het overschot van de deelname aan de Floriade 2002 gestort. Ook Groep Limburg zorgt voor een substantieel bedrag. Zonder dit beginkapitaal was een start niet mogelijk. Van diverse kanten is het advies gegeven om mensen te benaderen voor een Comité van Aanbeveling. Bij aanvragen van sponsor- en subsidiegeld is dat een waardevolle binnenkomer. Een verzorgde brochure met een uitwerking van de plannen vormt een goede basis voor een aanvraag. Ook bij een gesprek is dit waardevol. Startkapitaal is er dank zij het Floriadefonds. In dit fonds is het overschot van de deelname aan de Floriade 2002 gestort Er zijn globaal twee groepen te onderscheiden: overheden en instellingen die mogelijk subsidie kunnen verlenen, en daarnaast bedrijven die interesse kunnen hebben. 6. 1 Overheden - Ministerie van Economie, Landbouw en Innovatie - Provincie Limburg - Alle Gemeenten uit Provincie Limburg 6. 2 Instellingen en bedrijven - Prins Bernhard Cultuurfonds - Stichting DOEN - Opleidingen: o Bouw Opleidings Centrum te Horst o Schilders opleiding Regio Peelland o Fontys Hogeschool te Eindhoven o Zuyd Hogeschool en daarvan: Academie Beeldende Kunsten en Academie van Bouwkunst - Bedrijven (willen wel materieel steunen met producten maar minder financieel): Leerlingen Bouw Opleiding Centrum 5
- Bedrijven bij land- en tuinbouw; bedrijven in de bouw. Verder heeft het bestuur alle bedrijven die aan project gewerkt hebben ervan doordrongen dat we als stichting niet de hoofdprijs kunnen betalen. Dat heeft aanzienlijke kortingen opgeleverd. Van belang is hierbij dat er tijdig een duidelijk sponsorplan ligt. Studenten Fontys Hogeschool Engineering o.l.v. Piet van Roy 7 Architecten en ontwerpers van de presentatie De opdracht aan de architecten Daniel Meier en Lotte de Moor en de ontwerpers van de presentatie, Stijn Zegers, Janicke Kernland en Robin van Hontem was om de imkerij op een vernieuwende wijze te presenteren. Een jongeman of jonge vrouw die voor een futuristisch vormgegeven gebouw staat, met daarin een presentatie die vooral de jeugd zal aanspreken. De bezoeker wordt actief betrokken bij de bijen en de bloemen. Buitenstaanders kijken over het algemeen met een onbevangen blik naar de materie. Deze visie leidde ons naar de Academie Beeldende Kunsten met de volgende vragen: a) Ontwerp voor ons een paviljoen; b) Ontwerp een beleving passend in het paviljoen, waarin het belang van de bij voor de mens tot leven komt. Resultaat: enthousiaste reacties. Een studente aan de Academie van Bouwkunst was juist op dat moment samen met een architect een eigen bureau begonnen. Zij zijn gezamenlijk, onder toeziend oog van een docent van de Academie, het Bijenpaviljoen gaan ontwerpen. (NB. Alleen een gevestigd bureau kan een ontwerp indienen bij een gemeente en een bouwvergunning aanvragen). Het architectenduo Meier+Moor werkte regelmatig samen met een ontwerpbureau dat tentoonstellingen en presentaties vorm gaf (Studio Kernland en Werkmannen). Dat leidde ertoe dat ook met deze ontwerpers in zee werd gegaan. Zij hebben de presentatie in en om het paviljoen bedacht. Initiatieven van andere partners zijn in overleg bij het project betrokken. De Afdeling Sieraad- en Productvormgeving van studenten aan de Academie Beeldende Kunsten heeft de creaties van vijf studenten tentoongesteld in het paviljoen. De films gemaakt door Cordaid in Derde Wereldlanden werden beneden in het Bijenpaviljoen vertoond. Samenwerking tussen IT-bedrijf Nspyre en Fontys Hogeschool Enginering Eindhoven resulteerde in de presentatie van het Bijenvolgsysteem. Ook zijn voorstellen gedaan aan bedrijven die 6
bepaalde opdrachten zouden kunnen uitvoeren. De realisatie is steeds onder de verantwoordelijkheid van het Stichtingsbestuur gebeurd. Het Stichtingsbestuur heeft dus ook steeds de keuze gemaakt welke partij een bepaalde opdracht mocht uitvoeren. Wijze les hierbij: De opdrachtgever moet zelf zeer goed in de gaten houden dat het afgesproken budget niet overschreden wordt. Een zo goed mogelijk resultaat kan op zeer gespannen voet staan met het beschikbare budget. Er zijn zeer veel besprekingen geweest tussen een vertegenwoordiger van het bestuur en de architecten en de ontwerpers. Op vergaderingen en via de mail werden de overige leden van het bestuur op de hoogte gehouden. Beslissingen zijn steeds in gezamenlijk overleg genomen. Uiteindelijk zijn zowel de architecten, de ontwerpers en de opdrachtgever zeer trots op het resultaat. 8 Tuin Vanaf het begin is het de bedoeling geweest om een volwaardige en complementaire tuin aan te leggen rondom het Bijenpaviljoen. De visie voor de bijentuin is gebaseerd op het feit dat de (honing)bij een metafoor is voor de vele relaties tussen mensen en de natuur: Be a Bee, Bee Green en Bee Nature 8. 1 Ontwerp Op basis van deze visie is een schetsontwerp gemaakt, gebaseerd op een bloemmotief, waarbij de (honing)bij en de verschillende drachtplanten centraal staan. Na de keuze voor de locatie van de inzending is, in overleg met de architecten, ervoor gekozen om het Bijenpaviljoen in een hoek van het terrein te plaatsen en in de tuin de vlucht van de voedselzoekende bij te simuleren. Laag tussen de vele (vaste) planten en hoog tussen een bomenlaan. Hierdoor ontstonden verschillende belevingen op een relatief korte afstand. In overleg met de architecten is ook de keuze voor de harde materialen bepaald. Het definitieve ontwerp is vertaald in een technische tekening en een beplantingsplan. Het beplantingsplan is gebaseerd op de bloemkleuren wit, geel en blauw. Daarnaast is met zoveel mogelijk verschillende drachtplanten gewerkt, zodat er op ieder moment iets bloeiends in de tuin te beleven is. Voor de aanleg van de tuin is gekozen voor een combinatie van professionele hulp in de vorm van een hoveniers- en bestratingsbedrijf en vrijwilligers. De realisatie van de schanskorven is gebeurd dankzij de inzet van veel vrijwilligers. De meeste werkzaamheden inclusief de plantwerkzaamheden zijn uitgevoerd in het voorjaar van 7
2011. Zo hadden de planten al een volledig groeiseizoen achter de rug voor de opening van de Floriade. Na de aanleg is gedurende de zomerperiode regelmatig onderhoud gepleegd en wanneer nodig is beregend. 8. 2 Onderhoud In de maanden voor de opening zijn de laatste werkzaamheden gerealiseerd, zoals de directe aanplant rondom het gebouw en het aanplanten of inzaaien van één-jarigen en groenten. Gedurende de Floriade is iedere twee weken tijdens een ochtend door twee personen (beide hovenier) onderhoud gepleegd. Saillant detail is dat niet alleen bezoekers, maar ook de konijnen de plantjes in de tuin erg waardeerden. Na de Floriade hebben de meeste planten (ca. 90%) een goede bestemming gekregen in onder andere de tuinen van imkers. De bomen zijn opgehaald door de boomkweker. Na het verwijderen van de bestrating en de heipalen is het terrein (met een gesloten grondbalans) geëgaliseerd en weer overgedragen aan de Floriade organisatie.de meeste planten zijn gesponsord door boom- en vaste plantenkwekers of zijn tegen inkoopprijs gekocht. 8. 3 Team Het tuinteam werd gevormd door (voormalige) hoveniers en Tuin- & Landschapsingenieurs: - Ontwerp en technische uitwerking; Herman Jacobs, Rob Smeets en Jos Swart - Beplantingsplan; Marjan van Buggenum - Aanleg; Marjan van Buggenum, Herman Jacobs, Rob Smeets, Jos Swart, hoveniersbedrijf Herman Vaessen en vele vrijwilligers - Onderhoud; Marjan van Buggenum en Jos Swart 9 Bijen De Stichting Station voor Carnicateelt, contact persoon Klaas Sluiman, heeft het Bijenpaviljoen drie zachtaardige Carnica bijenvolken gesponsord. Deze volken zijn kort voor de start van de Floriade geleverd. Eén bijenvolk in een red-cedar-kast is naar Egbert Touw (NSypre) gegaan. Uit dit volk zijn de bijen gehaald om te chippen voor het bijenvolgsysteem. Deze gechipte bijen zijn weer ingevoerd in het bijenvolk met het bijenvolgsysteem. Onder de bezielende leiding van Egbert Touw en een paar van zijn collega s waren de bijen voortdurend te volgen op het scherm en op internet. 8
9. 1 Verzorging Door de slechte weersomstandigheden hebben de bijenvolken een moeilijke start gehad. Tijdens de controle van de volken hebben we deze bijgevoerd om honger van de volken te voorkomen. Eind april is het volk in de glazen kast vervangen door een nieuw volk, omdat het zodanig was verzwakt door de kou dat er te weinig bijen aanwezig waren. Voor de bijen was het in de glazen kast lastig om hun taken te doen. De bijen konden zich moeilijk oriënteren, terwijl het soms veel te koud was en dan weer te warm, omdat de kast in de volle zon hing. Dit laatste is later ondervangen door boven de kast op het gebouw een plaat te monteren die dienst deed als zonwering. Van het volk met het bijenvolgsysteem is een voorraad unieke Floriadehoning geoogst. Dit is natuurlijk te danken aan de zeer vele en mooie drachtrijke bloemen en planten van de Floriade De verzorging van de bijen was in handen van (bestuurslid) Robert Cox, bijgestaan door collega-imker Louis van den Goor. Laatstgenoemde behoorde tot de vaste groep vrijwilligers (zie hoofdstuk 11). Half mei wordt de vaste verzorger gebeld door een vrijwilliger. Er is paniek, want het bijenvolk in de vitrinekast is gaan zwermen. Het is een mooie dag en er zijn veel bezoekers op de Floriade. Aangekomen bij het paviljoen is de rust weer gekeerd. Het bijenvolk is terug naar de kast gevlogen. Tijdens de snelle controle die wordt uitgevoerd staan er wel honderd mensen achter het gordijn te kijken. 9. 2 Kasten Twee bijenvolken zijn gehuisvest in redcedarkasten en één volk is gehuisvest in de glazen vitrinekast. Deze kasten en ook de imkermaterialen zijn gesponsord door de Nederlandse Bijenhoudersvereniging (NBV). 10 Paviljoen In maart 2011 zijn de heipalen waar het paviljoen op rust, in de grond gezet. Daarna zijn de bomen geplant. Vervolgens zijn de stapelmuurtjes, de schanskorven en de bestrating aangebracht. In de herfst van 2011 is een begin gemaakt met het monteren van het paviljoen. De delen in houtskeletbouw zijn voor die tijd in elkaar gezet op het terrein van het Bouw Opleidings Centrum te Horst, onder de bezielende leiding van John Clumpkens. Begin maart 2012 werd de bouw van het paviljoen afgesloten met het aanbrengen van het roestvast stalen gordijn om het geheel. 10. 1 Presentatie Het paviljoen ligt vooraan op het themaveld Education & Innovation. De bezoeker komt binnen in een open ruimte omgeven door een gordijn. 9
Boven zijn hoofd hoort hij bijen zoemen. Bij de informatiebalie krijgt hij een handscanner met de opdracht om virtueel stuifmeel of nectar te gaan verzamelen in de tuin. Het scannerproject van onze ontwerpers was een groot succes in de presentatie. De bezoeker loopt door het gordijn de tuin binnen over het pad dat zich verdiept tot 1.20 m. beneden peil. Zo is de bezoeker steeds met zijn hoofd op het niveau van de bloemen (als een bij). Het pad loopt weer omhoog tot op een pleintje waar de bezoeker via een trap tussen de boomkruinen door kan lopen. Al die tijd is de hij actief op zoek naar bloemen die hij kan scannen. Hij gaat het paviljoen binnen op de eerste verdieping waar hij in een bijenkast komt: donker, links en rechts meer dan levensgrote bijen. Om de beleving te versterken hoort de bezoeker zoemende bijen uit geluidsboxen. De bezoeker kan door een raampje een kijkje nemen in een glazen bijenkast. Via een gang met lichtbakken met foto s van producten van de bij, van de hand van Paul Pijpers, ziet de bezoeker een groot tv-scherm. Hierop wordt het bijenvolgsysteem gepresenteerd. Beneden aangekomen in de grote ruimte ziet de bezoeker de ontwerpen van studenten Sieraad- en Productvormgeving van de ABK te Maastricht. In de wand aan de overzijde zijn filmpjes te zien van imkers uit Indonesië, Honduras en Zambia (speciaal voor ons gemaakt door medewerkers van Cordaid, Vincent Driest en Erik Fivet) en van een imker uit Nederland en één uit België. Bij de uitgang levert de bezoeker zijn scanner in aan de balie. Daar wordt zichtbaar hoeveel stuifmeel of nectar de bezoeker heeft verzameld. Als waardering voor zijn inspanningen krijgt hij een zakje bloemenzaad om ook thuis een welkom voor de honingbijen mogelijk te maken. Ook kan hij aan deze balie producten kopen die te maken Studenten Sieraad- en Productvormgeving hebben met de honingbij. o.l.v. Chequita Nahar en Jo Sijen Door het gordijn verlaat de bezoeker het paviljoen. Door deze opzet loopt elke bezoeker een vaste route en bezoekt dus zowel de tuin als het paviljoen. De organisatie van de Floriade heeft ons duidelijk gemaakt dat de gemiddelde bezoeker tussen 5 en 10 minuten op onze stand verblijft. Teksten met informatie missen dus hun doel. Elke dag zijn er vijf of zes vrijwilligers (imkers) in het paviljoen druk bezig om de bezoeker welkom te heten en te informeren. 11 Vrijwilligers De werving en inzet van vrijwilligers valt in drie categorieën in te delen: 11.1 De bouw 10
In de aanloop naar de bouw en de inrichting van de tuin moest de bestrating worden gelegd, schanskorven geplaatst (en gevuld) en de muurtjes worden gestapeld. De vrijwilligers hiervoor zijn geworven uit de afdelingen in Limburg, maar vooral uit de regio Venlo. Hiertoe zijn oproepen gedaan tijdens vergaderingen en er is een speciale mailing uitgegaan naar leden van die afdelingen. In drie weken zijn alle werkzaamheden geklaard. In totaal hebben hieraan ongeveer 15 vrijwilligers meegewerkt. 11.2 Vaste ploeg Er is een groep van tien personen geworven, voornamelijk uit de directe omgeving van Venlo. Deze groep stond onder leiding van een bestuurslid van de Stichting (secretaris). Van deze groep was er elke dag een persoon verantwoordelijk voor de leiding over de vrijwilligers. Deze persoon verrichtte de opening en de sluiting van het paviljoen. Hij legde daarbij de werking van de apparatuur uit en gaf uitleg wat er van de vrijwilligers werd verwacht. Deze persoon was ook verantwoordelijk voor de kas en de afdracht van de dagopbrengst. De leden van deze groep zijn één voor één geïnstrueerd. De instructie vergde meerdere dagen en is over ongeveer drie weken verspreid. Beter is om individueel een aantal dagen achtereen de instructie te geven, dan beklijft de informatie beter. Alle leden van deze groep hebben daarnaast een korte BHV opleiding gevolgd. Dit was een eis van de Floriade-organisatie. 11.3 Dagelijkse vrijwilligers Voor de dagelijkse vrijwilligers zijn diverse oproepen gedaan: op de drie studiedagen in 2011, in het blad Bijenhouden en op de website van het Bijenpaviljoen. Ook hebben diverse verenigingen intern oproepen gedaan. Een aantal verenigingen heeft zich aangemeld om in verenigingsverband het paviljoen te bemensen. De vrijwilliger kon zich aanmelden door middel van een formulier op de website van het Bijenpaviljoen. Op het formulier stond een aantal vragen die men moest invullen. Bedoeling was om gedetailleerd te plannen (bijvoorbeeld elke dag een vrijwilliger die Duits spreekt). Uiteindelijk was dit lastig te realiseren. De planning ging uit van datum van voorkeur en moment van aanmelding (wie het eerst komt ). Deze wijze van plannen heeft niet tot noemenswaardige problemen geleid. Wel werd op een aantal dagen de diversiteit in talenvaardigheid gemist. De dagelijkse bezetting was in eerste instantie op vijf bepaald. Maximaal zijn zes vrijwilligers per dag ingedeeld. In het weekend en in de vakantieperiode standaard zes personen. Het aantal vrijwilligers was gebaseerd op de werkzaamheden en de te verwachten Op de tv s zit een knop 'repeat' die pas te vinden als het filmpje loopt. De bedoeling is dat elk filmpje de hele dag blijft doorlopen. De leverancier heeft ons telefonisch geholpen. Daarbij viel elke tv na twee uur op zwart: een eco beveiliging. Als er twee uur niemand op een knop drukt, valt de tv automatisch uit. Ook die hebben we na advies kunnen uitschakelen. 11
bezoekersaantallen. De werkzaamheden bestonden uit het uitdelen van de handscanners en de instructie daarvan aan de bezoeker, het beantwoorden van vragen in de tuin, uitleg geven bij de glazen bijenkast en het bijenvolgsysteem en de bezetting van het winkeltje. De bezoeker herkende de vrijwilliger door het t-shirt met voor het logo van de NBV en op de rug de bij van het paviljoen. De shirts zijn gesponsord door de NBV. Bedoeling van de inzet van dit (grotere) aantal vrijwilligers was om hen ook in de gelegenheid te stellen om een rondje te maken over het terrein. Dit is over het geheel genomen niet gelukt, omdat de bezoekersaantallen zo groot waren dat men het paviljoen alleen even kon verlaten voor een sanitaire stop. De lunch werd daarom ook vaak verschoven of tijdens de werkzaamheden genoten. Sommige vrijwilligers hadden er wat moeite mee dat ze geen of te weinig gelegenheid hebben gehad om de Floriade zelf te bewonderen. De lunch bestond uit een lunchpakket, bestaande uit broodjes, fruit en een candybar. De lunchpakketten werden iedere morgen geleverd door Sodexo catering, de huiscateraar van de Floriade. In het paviljoen kon men koffie en thee zetten en soep maken. Ook was er steeds voldoende water en frisdrank aanwezig. Over het aantal vrijwilligers is met de organisatie van de Floriade stevig onderhandeld. Vooraf was door het Stichtingsbestuur al aangegeven dat we met een zeer groot aantal vrijwilligers moesten werken. Dit werd niet als een probleem gezien. Kort voor de opening was er wel discussie over. Probleem was niet het aantal vrijwilligers per dag, maar het totaal aantal vrijwilligers. Uiteindelijk heeft de Floriade-organisatie ingestemd met onze werkwijze. Er hebben ruim 500 vrijwilligers gewerkt in het Bijenpaviljoen. Er was kort voor de opening van het Bijenpaviljoen een introductiemiddag voor vrijwilligers. Tijdens deze bijeenkomst is het doel van het paviljoen uitgelegd en wat van vrijwilligers wordt verwacht. Stroom viel regelmatig uit: waarschijnlijk door overbelasting veroorzaakt door elektrische kacheltjes. De eerste weken was het zeer koud. 12 Kinderen Voor de kinderen was er op de Floriade 2012 veel te beleven. Floriade 2012 was de eerste Floriade waar kinderen als speciale bezoekersdoelgroep zijn aangewezen. Zo was er op het park een speciale kidsroute aangelegd en zijn er workshops gehouden. Het Bijenpaviljoen was opgenomen in de Kidsroute, veel schoolklassen hebben het paviljoen bezocht en kinderen hebben massaal meegedaan aan het scannerproject. Zonder uitzondering waren kinderen enthousiast over het spelletje. Het Bijenpaviljoen heeft zich op verzoek ingeschreven op het verzorgen van workshops. Er is gekozen voor de workshop honingslingeren. Zowel begin mei als eind juni zijn er workshops honingslingeren gegeven aan schoolkinderen. In 35 sessies hebben ongeveer 800 kinderen van diverse basisscholen deelgenomen aan de workshops. 12
Een viertal imkers legde uit hoe nectar wordt verzameld en opgeslagen in de raten. Vervolgens mochten de kinderen zelf aan de slinger draaien en uiteraard proeven door de vinger onder het aftapkraantje te houden of een stukje fruit in de honing te dippen of honing op een toastje. Een klein onderzoekje wees uit dat de lekkerste honing rechtstreeks uit de slinger komt. Uit een potje is het een stuk minder lekker. Aandachtspunten zijn: - Communicatie met organisatie over aantallen kinderen per groep en leeftijd - Vooral kinderen zelf laten doen, het is tenslotte een workshop Workshop honingslingeren Via de website van het Bijenpaviljoen konden kinderen in de kidscorner leuke spelletjes doen en was informatie beschikbaar. Dit alles om de kinderen te informeren over het nut en de noodzaak van bijen. Er zijn ook activiteiten voor scholen in de regio georganiseerd op het Floriadeterrein via de algemene organisatie en niet door het Bijenpaviljoen zelf. Door hier meer aandacht te besteden is het mogelijk (nog) meer scholen en kinderen te informeren. Hiervoor zou contact kunnen worden gezocht met relevante organisaties en gebruik gemaakt kunnen worden van social media. 13 Retail Bij de begroting voor het Bijenpaviljoen zijn we uitgegaan van inkomsten door verkoop van producten in het Bijenpaviljoen. Nederlandse paviljoens mochten geen producten verkopen in hun paviljoen. Onze producten zijn echter deel van de beleving van het bezoek aan het paviljoen. Daarom heeft het bestuur van de Floriade toestemming gegeven vijf bijengerelateerde productgroepen in het Bijenpaviljoen te verkopen. Er is primair gekozen voor beleving en op de tweede plaats voor verkoop. 13.1 Logo voor producten Er is gekozen om onze producten te voorzien van het logo van het Bijenpaviljoen. Tussen het aanleveren van het ontwerp en het tijdstip van levering zit veel tijd. Dit wordt veroorzaakt doordat er een cliché en een proefdruk moet worden gemaakt. Na goedkeuring kan de productie beginnen. Enkele producten hebben we voorzien van een sticker met het logo van het Bijenpaviljoen. De te bestellen hoeveelheid was dan aanmerkelijk kleiner. 13.2 Producten en leveranciers Product Leverancier Honing De Traay Honingdrop Van Vliet the Candy Company Honinglepel Bijenhuis 13
Wasfiguurtjes Imker uit Limburg Gedroogd fruit (blauwe bes, kers) BlueBerryWorld Venlo USB stick met getoonde films Cordaid Kartonnen bouwplaat bij Nederlandse Golfkarton Industrie Draagtasje met Logo Bijenpaviljoen Moonen packaging Zakjes en draagtassen blanco Moonen packaging De producten zijn verkocht voor ronde prijzen. Vooral de vooraf ingeschatte (grote) verkoop van honing is niet gehaald. Dit kan deels veroorzaakt zijn door de presentatie van het honingpotje en de (hier aangekoppelde) prijs. Er is gekozen voor Europese honing omdat de leverancier geen constante kwaliteit Nederlandse honing kon garanderen. 14 Verkoop paviljoen In de doelstelling van de Floriade staat: zo veel mogelijk streven naar Cradle to Cradle. Dat betekent dat we geen afval achter laten na ons project. Alles wordt hergebruikt. Concreet: voor het Bijenpaviljoen wordt na afloop van de Floriade een nieuwe bestemming gezocht. Bekend is dat de Imkervereniging Mergelland (Zuid-Limburg) een verenigingsgebouw zoekt. In augustus 2011 komen enkele bestuursleden van deze vereniging een kijkje nemen in en om het Bijenpaviljoen. Plannen worden uitgelegd en de mensen raken enthousiast. Ze zijn in overleg met de rentmeester van Buitenplaats Vaeshartelt te Maastricht die in de tuinen bij het kasteel een plek voor bijen in gedachten heeft. De brochure, waarin het Bijenpaviljoen wordt beschreven, bewijst ook hier goede diensten. Het winkeltje De brochure wordt overhandigd aan de rentmeester. Hij ziet ons paviljoen helemaal passen in de tuinen van Vaeshartelt. Vanaf dat moment volgen er diverse overleggen met alle partijen die betrokken zijn bij de realisatie van het Bijenpaviljoen op de Floriade. Hierbij is ook de tuinontwerper van het kasteel, de heer Jorn Copijn, aanwezig. Hij ziet de komst van het Bijenpaviljoen als een vreemde eend in die omgeving, als een folly. Toch ziet hij wel mogelijkheden om het geheel in te passen in zijn ontwerp. Ondanks dat er zich in de loop van de tijd meer gegadigden voor het paviljoen melden, wordt besloten om de onderhandelingen met Vaeshartelt door te zetten en niet in te gaan op de andere aanbiedingen. Uiteindelijk wordt het vertrouwen in de goede afloop beloond. In augustus 2012 wordt er mondelinge overeenstemming bereikt en in september is de verkoop definitief bezegeld met de ondertekening van het (voorlopige) koopcontract. Op 5 december 2012 is de laatste termijn 14
van het overeengekomen bedrag op de rekening van onze stichting gestort. Aanbevelingen - Houd in het ontwerp rekening met een mogelijk andere bestemming. - Een goede presentatie op papier is een noodzakelijke basis. - Ruim op tijd beginnen met plannen van de bestemming na afloop van de Floriade. - Hoe beter de kwaliteit, hoe meer belangstelling er kan zijn. 15 Ontmanteling Onmiddellijk na afloop van de Floriade, op maandag 8 oktober, is begonnen met ontmantelen van het paviljoen. Geen gelegenheid geven aan mogelijke dieven. Er is periode van acht weken nodig om het paviljoen te ontmantelen, het terrein te ontruimen en in de oorspronkelijke staat terug te brengen. De werkzaamheden bestaan uit: - ontmanteling presentatie in het paviljoen; alle kostbare apparatuur direct afgevoerd; - demonteren elektra; - verwijderen bestrating, stapelmuurtjes, en schanskorven; - demonteren van het paviljoen onder leiding van de vakdocent van het BOC. Hij regelt de afvoer en opslag van het paviljoen, in afwachting van het vervoer naar Kasteel Vaeshartelt te Maastricht; - rooien van vaste planten - Van den Berk rooit de bomen (die we in bruikleen hadden) en voert deze af. - Heipalen verwijderen, hemelwaterafvoer en opvangbassin verwijderen - Terrein egaliseren en grond laten aanvoeren vanaf het depot. In week 49 worden de laatste vrachten stenen afgevoerd. Het terrein wordt opgeleverd binnen de afgesproken termijn aan de organisatie van de Floriade. Alles is tot grote tevredenheid tot een einde gebracht. 16 Financieel Om een groot project als dit te realiseren is een gedegen financiële onderbouwing noodzakelijk. Hoe kom je hiertoe? Al snel is het idee losgelaten om als imker het Bijenpaviljoen op te zetten. Je blijft dan in oude patronen zitten. Het uitgangspunt was: Uitgaan vanuit de bezoeker die niets weet van de bij. Communicatie was het toverwoord. Eerst uitzoeken van je wilt, dan het idee uit (laten) werken en pas daarna de 15 Uitgaan van de bezoeker die niets weet van de bij.
financiële uitwerking opzetten. Door deze opstelling is het bestuur in een flow gekomen, waarin veel mogelijk is gebleken. De eerste begroting die werd opgesteld was voor velen een opeenstapeling van grote bedragen en de schrik van: dat kunnen we nooit halen. Desondanks is het bestuur op deze ingeslagen weg doorgegaan. Laat het idee de kans krijgen zich te ontwikkelen en kader het niet te snel in financiële beperkingen. De totale begroting is op 450.000 uitgekomen. In de begroting is het vrijwilligerswerk gekapitaliseerd. Dit was tweeledig, we nemen onszelf serieus en geven tegelijkertijd aan dat een groot deel van de begroting al dekking heeft. Samen met het Floriadefonds en de lening van de Groep Limburg was al bijna de helft van de begroting gedekt. Het heeft veel moeite gekost om de eerste sponsorgelden binnen te krijgen, dat komt deels omdat de Floriade op dat moment nog ver weg is en niemand van het bestuur was echt bekend met de manier van aanpak. Gaandeweg hebben we veel geleerd. Ook hier was de passie en het enthousiasme de leidraad om deuren die gesloten waren toch open te krijgen. Bijdragen van bedrijven zijn veelal gedaan in de vorm van het leveren van materiaal en arbeid. Ook zijn we al snel begonnen met wat te doen na de Floriade: de verkoop van het Paviljoen. De Stichting DOEN en het Prins Bernhardfonds hebben een substantiële financiële bijdrage geleverd. Hieruit blijkt dat groot geld ook groot geld aan kan trekken. Maar, het gaat niet van zelf. De Stichting DOEN en het Prins Bernhardfonds hebben een substantiële financiële bijdrage geleverd. Hieruit bleek voor ons dat groot geld ook groot geld aan kan trekken. Maar, het gaat niet van zelf. 17 Communicatie/PR De communicatie is grofweg in twee richtingen te onderscheiden: richting imkers en richting het grote publiek. Belangrijk was om de doelstelling van het Bijenpaviljoen zo helder mogelijk over het voetlicht te brengen, zowel bij de imkers/vrijwilligers als bij het grote publiek. 17. 1 Imkers De eerste communicatieronde was er vooral op gericht om imkers, zowel in Nederland als in België en Duitsland, op de hoogte te brengen van de realisering van het Bijenpaviljoen op de Floriade 2012. Doel was (om de doelstelling van) de inzending kenbaar te maken en imkers warm te maken om als vrijwilliger te komen werken in het paviljoen. De middelen die hiervoor gebruikt zijn: - brieven - publicaties in de imkerbladen - website Bijenpaviljoen - e-mail - studiedagen NBV - Algemene Ledenvergadering NBV De contacten met de Duitse en Belgische verenigingen zijn ook benut om informatie, mogelijkerwijs ook ondersteuning, over 16
mogelijke Europese subsidies te verkrijgen. Dat laatste heeft echter niet tot resultaten geleid. De Belgische en Duitse verenigingen zijn benaderd door Stichting Bijenpaviljoen Venlo 2012. Het zou meer gewicht hebben als deze door de NBV worden verstuurd. Voor en tijdens en na de Floriade zijn diverse thema s van het Bijenpaviljoen behandeld in het maandblad Bijenhouden van de NBV. 17. 2 Publiek De communicatie naar het grote publiek verliep via de websites van de Floriade, Bijenpaviljoen, geschreven media (dag- en weekbladen), radio en TV. Er is door de pers ruime aandacht geschonken aan het paviljoen. Diverse (buitenlandse) TV zenders hebben opnamen gemaakt. De regionale zender L1 radio heeft een special verzorgd vanuit het Bijenpaviljoen. Ook heeft het VARA programma Vroege vogels het Bijenpaviljoen in de schijnwerpers gezet. Zowel bestuursleden, als vrijwilligers zijn opgetreden als woordvoerders namens het Bijenpaviljoen. Door de kennis, ook binnen de groep vrijwilligers, is het Bijenpaviljoen en de bijenhouderij op een professionele wijze neergezet. Algemeen aanspreekpunt was de secretaris van de Stichting, die tevens de dagelijkse leiding had. Belangrijke communicatiemiddelen waren ook de gechipte bijen van het Bijenvolgsysteem. Zij zorgden wereldwijd voor aandacht voor het paviljoen. Het Jaar van de Bij, toeval of niet, een samenloop van twee mooie projecten die de honingbij op de kaart hebben gezet. Bezoekers van de Floriade die niet vooraf op de hoogte waren van het Bijenpaviljoen zijn op het terrein geïnformeerd over het paviljoen via de plattegrond. Ook verzorgde de Floriade-organisatie rondleidingen voor (groepen) bezoekers. Zij wezen dan op het Bijenpaviljoen en vertelden wat er te zien was. Bezoekers die toevallig langs liepen werden aangetrokken door de uitstraling van het paviljoen zelf en de omringende tuin. Er is geen gebruik gemaakt van de sociale media, omdat er onvoldoende kennis en ervaring mee was en er niemand beschikbaar was om hier genoeg aandacht aan te kunnen besteden. Belangrijke communicatiemiddelen waren ook de gechipte bijen van het Bijenvolgsysteem. Zij zorgden wereldwijd voor aandacht voor het paviljoen. 18 Groepsbezoeken Tijdens de Floriade zijn er een aantal groepen ontvangen in het Bijenpaviljoen. 18. 1 Comité van aanbeveling en Sponsoren Leden van het Comité van Aanbeveling en sponsoren zijn zaterdag 21 april ontvangen in het Bijenpaviljoen ter gelegenheid van de officiële opening van het paviljoen. De gasten werden in het paviljoen ontvangen. Leden van het bestuur hebben de gasten over het ontstaan en doel van de inzending verteld. Daarnaast is een rondleiding gegeven door het paviljoen. De 17
catering en de verzorging voor deze bijeenkomst was in prima handen van Sodexo catering, de huiscateraar van de Floriade. 18. 2 Hoofdbestuur NBV Het hoofdbestuur van de NBV was deels tijdens de officiële opening aanwezig en deels op een andere dag. De laatste groep is ontvangen op 16 juni. De leden van het HB met hun partners werden bijgepraat. Daarna is men rondgeleid door het paviljoen. 18. 3 Delegatie Bosnische bijenhouders Een delegatie Bosnische imkers was in juni op bezoek in Nederland om te zien hoe de Nederlandse bijenhouderij is georganiseerd. Na bezoeken aan het Bijenhuis, WUR en t Zoemhukske in Horst deed de groep op 14 juni de Floriade aan. De groep is geïnformeerd over het ontstaan van het Bijenpaviljoen en de doelstelling van het geheel. Ook hebben we hen geïnformeerd over de organisatie en exploitatie van het paviljoen. 18. 4 NBV Afdeling Hollands Midden Ook de afdeling Hollands Midden heeft op 9 juni de Floriade bezocht. De leden zijn tijdens de lunch geïnformeerd over het Bijenpaviljoen. Daarna is de groep rondgeleid. 18. 5 Bijenhuisteam Het Bijenhuisteam secretaresses, redactie Bijenhouden en personeel bijenhuis werd op maandag 10 september ontvangen. Het team bezocht de Floriade in het kader van het jaarlijks uitstapje. Na verwelkoming bij de hoofdingang, is het team ontvangen in het paviljoen en geïnformeerd en rondgeleid. Stichting DOEN op bezoek 18. 6 Stichting DOEN Medewerkers van de Stichting DOEN hebben het Bijenpaviljoen bezocht op 7 september. Stichting DOEN is één van de grote subsidieverstrekkers van het paviljoen en kwam kijken wat er met het geld is gerealiseerd. Opvallend was dat de groep vooral bestond uit jonge mensen. De algemene informatie is hen op het talud tegenover het paviljoen verteld, waarna men het paviljoen heeft bezocht. Men was erg enthousiast over het resultaat. 18. 7 Gebroeders Hooiman De organisatoren van de Floriade 2002, de gebroeders Hooiman uit Aalsmeer, hebben op 25 en 26 juni als vrijwilliger in het paviljoen gewerkt. De broers heeft het bestuur bij de start in 2007 geïnformeerd over het Bijenpaviljoen op de Floriade 2002. Wij hebben hen bijgepraat over de realisatie in 2012. Zij waren erg verrast over de uitstraling van het paviljoen. 18
18. 8 KWK vastgoed In het kader van sponsorafspraken hebben medewerkers van KWK vastgoed het Bijenpaviljoen bezocht. 19 Afsluiting Met een heel tevreden gevoel kijkt het bestuur van Stichting Bijenpaviljoen Venlo 2012 terug op de periode van bijna vijf jaar, waarin de beleving in en rondom het Bijenpaviljoen vorm is gegeven. Het was een succes. Een bezoekster van het paviljoen: Ik kom eens kijken om te zien wat mijn zoon hier mee gebouwd heeft. Hij heeft er met heel veel plezier gewerkt Vanaf dag één was het in het Bijenpaviljoen veel drukker dan verwacht. Vrijwilligers hadden dan ook geen tijd om zelf eens de Floriade te verkennen. Vijf mensen waren de hele dag druk bezig. Vooraf had de organisatie van de Floriade geschat dat we in ons paviljoen 300.000 bezoekers konden verwachten. Het zijn er 600.000 geworden. Het bestuur van Stichting Bijenpaviljoen Venlo 2012 dankt dan ook alle vrijwilligers voor hun bijzondere inzet. Dankzij hen is de inzending van de bijenhouders op de Floriade 2012 een overweldigend succes geworden! Van veel bezoekers, maar ook van professionals, zoals de ontwerper van het Waterpaviljoen, kregen we complimenten over de inzending. Vooral het scannerproject was heel erg populair. Het gebouw zo anders als iedereen van bijenhouders verwacht was een positieve verrassing. Het inox gordijn dat niet alleen bewoog zodat het paviljoen leek te zweven, afhankelijk van het licht steeds van kleur veranderde en ook nog zong in de wind leverde een wezenlijke bijdrage aan de uitstraling van het paviljoen. Veel bezoekers kwamen er even aan voelen: hard en toch zacht. Niet alleen het bestuur is trots op het resultaat. Ook de vrijwilligers straalden bijna allemaal aan het einde van hun dag: zoveel positieve geluiden geven energie. Dat niet alleen bezoekers het paviljoen en de opzet waardeerden, maar ook de organisatie van de Floriade, bewijst het feit dat het paviljoen in de prijzen is gevallen. Het paviljoen is Certificate winner in the competition Organization Presentation. Voorzitter Jan Slots van Stichting Bijenpaviljoen Venlo 2012 nam het certificaat met bijbehorend kunstwerkje, een gestileerde tulp uitgevoerd in glas, trots in ontvangst. De prijs is vooral de waardering voor alle vrijwilligers die het afgelopen half jaar de bezoekers enthousiast hebben ontvangen en over nut en noodzaak van onze honingbij hebben verteld. 19