1 SUBSIDIERING VAN UITZONDERLIJKE CULTURELE ACTIVITEITEN VAN BOVENLOKAAL BELANG REGLEMENT Vastgesteld door de Provincieraad in vergadering van 24 oktober 1984, nadien gewijzigd in vergadering van 20 september 1990, 13 februari 1992, 28 februari 2002 en laatst gewijzigd op 23 november 2006 (art. 762/64010856/50050000) Hoofdstuk I - Algemene bepalingen Artikel 1 Binnen de perken van de kredieten die op de goedgekeurde begroting van de provincie Antwerpen worden voorzien verleent de bestendige deputatie een subsidie aan culturele organisaties in de provincie voor het organiseren van uitzonderlijke culturele activiteiten van bovenlokaal belang. Artikel 2 Voor subsidie op basis van dit reglement komen in aanmerking: voor iedereen toegankelijke uitzonderlijke culturele activiteiten van bovenlokaal belang. a) Met "bovenlokaal" wordt bedoeld dat de uitstraling van de activiteiten het gemeentelijk karakter overstijgt. Voor de stad Antwerpen worden de huidige districten beschouwd als afzonderlijke entiteiten, zoals de andere gemeenten in de provincie. b) Met "voor iedereen toegankelijk" wordt bedoeld dat niemand wordt uitgesloten van deelname aan de activiteiten en dat voor de activiteiten ook ruimere promotie gevoerd wordt dan via de eigen kanalen. c) Met "uitzonderlijke culturele activiteiten wordt bedoeld dat de activiteiten voor het publiek in die bepaalde streek (cf. art. 2 a) uitzonderlijk zijn op cultureel gebied. De activiteiten moeten kwalitatief hoogstaand zijn en een eigen, zelfstandig en eenmalig karakter hebben, waarbij de eigenlijke culturele activiteit als dusdanig centraal staat en niet dient als omkadering van bijvoorbeeld een jubileum of andere activiteiten van bijvoorbeeld maatschappelijke of toeristische aard. Hoofdstuk II - Toekenningsvoorwaarden Artikel 3 De initiatiefnemer moet schriftelijk een aanvraag indienen bij de bestendige deputatie ten minste 3 maanden vóór het initiatief zal plaatsvinden. Artikel 4 Bij het aanvraagdossier worden volgende gegevens gevoegd:
2 a) de statuten of - indien niet voorhanden - een omschrijving van de doelstellingen van de organisatie, evenals alle andere inlichtingen met betrekking tot de voorwaarden waaraan de initiatiefnemer ingevolge artikel 5 punten a) tot e) dient te voldoen; b) een duidelijke uiteenzetting van de bedoeling(en) van het initiatief met een programma van de activiteit(en) met vermelding van datum, plaats, thema, tijdsverloop en doelgroep; c) een gedetailleerde begroting van inkomsten en uitgaven met een postgewijze toelichting over uitsluitend de activiteit(en) waarvoor subsidie wordt gevraagd. Artikel 5 Par. 1. Om aanspraak te kunnen maken op subsidiëring moet de initiatiefnemer aan de volgende voorwaarden beantwoorden: a) de initiatiefnemer is een culturele organisatie opgericht op particulier initiatief met het statuut van een vereniging zonder winstoogmerk, een feitelijke vereniging, een instelling van openbaar nut of een vennootschap met sociaal oogmerk, of een provinciale, regionale of lokale afdeling van een organisatie met een dergelijk statuut; b) zijn zetel of secretariaat is gevestigd in de provincie Antwerpen; c) de organisatie wordt geleid door een bestuur van minimum 3 leden waarvan ten minste 2 wettelijk gedomicilieerd zijn in de provincie Antwerpen; d) de organisatie beschikt over een eigen rekening; e) de organisatie voert een regelmatige boekhouding die zodanig georganiseerd is dat de financiële controle door de provincie mogelijk is; f) de organisatie ontvangt geen andere provinciale subsidie voor de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd op dit reglement. Par. 2. a) Zuiver commerciële organisaties komen niet in aanmerking. b) Initiatiefnemers die niet in enge zin culturele organisaties zijn zoals bedoeld in artikel 5 par. 1 a) dienen aan te tonen dat zij als organisatie voldoende culturele doelstellingen hebben. De deputatie beoordeelt geval per geval. c) Eenzelfde organisatie kan slechts om de drie jaar een subsidie ontvangen op basis van dit reglement. d) Een periodiek weerkerende activiteit kan slechts om de vijf jaar in aanmerking komen op dit reglement. Artikel 6 Met het oog op de definitieve vaststelling van het subsidiebedrag verstrekt de initiatiefnemer binnen twee maanden nadat de activiteiten hebben plaatsgevonden de volgende gegevens: a) de rekening van inkomsten en uitgaven betreffende de gesubsidieerde activiteiten; eventuele private sponsoring en/of subsidiëring door andere overheden dienen bij de inkomsten te worden vermeld; deze rekening is door de verantwoordelijken van de initiatiefnemer goedgekeurd en wordt vergezeld van de nodige bewijsstukken (facturen e.d.) plus opgave van het rekeningnummer van de organisatie; b) het verslag van de gesubsidieerde activiteiten dat door de verantwoordelijken van de initiatiefnemer is goedgekeurd; dit verslag wordt gestaafd met documenten (promotiemateriaal zoals circulaires, uitnodigingen, affiches, programma s, brochures; persknipsels e.a.) waaruit een juist beeld kan worden verkregen van de gesubsidieerde activiteiten. Artikel 7 Indien het initiatief waarvoor subsidie werd aangevraagd niet kan plaatsvinden of wijzigingen zijn opgetreden in de gegevens die bij de subsidieaanvraag verstrekt werden, deelt de initiatiefnemer dit onmiddellijk mee aan het provinciebestuur.
3 Hoofdstuk III - Subsidieregeling Artikel 8 Par. 1. De bestendige deputatie beslist of de geplande activiteiten op basis van dit reglement in aanmerking komen voor subsidiëring. De initiatiefnemer en de Raad voor Cultuur worden op de hoogte gebracht van dit besluit. Par. 2. De bestendige deputatie kan, indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven en na advies van de Raad voor Cultuur, geheel of gedeeltelijk ontheffing verlenen van voorwaarden en bepalingen die in dit reglement zijn vervat. De initiatiefnemer dient daartoe samen met de aanvraag bij de bestendige deputatie een gemotiveerd verzoek in. Indien door omstandigheden de Raad voor Cultuur niet kan geraadpleegd worden, dan geeft de bestendige deputatie aan de Raad voor Cultuur mededeling van de beslissing en van de motivering hiervan. Artikel 9 De subsidie bedraagt maximum 25% van de uitgaven die voor subsidiëring zijn aanvaard (cf. artikel 12) en het werkelijk uitgekeerde bedrag kan in geen geval hoger liggen dan het exploitatietekort dat de organisatoren voorleggen in de door de organisatie goedgekeurde rekening. Dit (eventuele) exploitatietekort is het resultaat van de optelsom van alle uitgaven die rechtstreeks verband houden met de activiteit(en), min alle inkomsten van de activiteit(en), de toegezegde provinciale subsidie uitgezonderd. Het is dit exploitatietekort dat gehanteerd wordt bij de berekening van de subsidie. Het maximale subsidiebedrag kan per initiatief beperkt worden. Artikel 10 De bestendige deputatie kan voorschotten op de subsidie verlenen indien hiervoor gegronde redenen aanwezig zijn. Deze voorschotten bedragen niet meer dan 50% van het totaal waarop de initiatiefnemer vermoedelijk aanspraak zal kunnen maken. Artikel 11 De bestendige deputatie bepaalt het definitieve subsidiebedrag na ontvangst van de gegevens die in artikel 6 vermeld zijn. Artikel 12 Komen voor subsidiëring in aanmerking: a) de huur van ruimten, met inbegrip van de gewone kosten voor onderhoud, verwarming en verlichting; b) publiciteits- en promotiekosten, o.a. circulaires, uitnodigingen, affiches, programma's, brochures; c) de betaalde uitkoopsommen voor culturele manifestaties en de daaruit voortvloeiende kosten (Sabam, transport e.a.);
4 d) uitgaven die voortvloeien uit de huur van films, decors, kostuums, audiovisuele middelen en ander materiaal; e) de honoraria en eventuele reis- en verblijfkosten van inleiders en sprekers tot een door de bestendige deputatie te bepalen maximumbedrag; f) de publicatie- of aanmaakkosten van een catalogus, een boek, een cd of audiovisueel materiaal; g) verzekeringskosten. Artikel 13 De hierna vermelde uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring: a) kosten van geschenken en attenties; b) representatiekosten, uitgaven voor recepties en banketten; c) kosten ingevolge aankoop van prijzen, oorkonden, erepenningen, medailles en plaketten. d) kosten voor prospectie van culturele activiteiten. Artikel 14 Par. 1. De subsidie wordt, overeenkomstig de gedragsregels van de provinciale comptabiliteit, aan de initiatiefnemer uitgekeerd door overschrijving op de post- of bankrekening die op zijn naam is geopend. Par. 2. De bestendige deputatie kan de toekenning van een subsidie schorsen of intrekken indien onjuiste gegevens werden verstrekt of indien de voorwaarden van dit reglement niet zijn nageleefd. Par. 3. Subsidies die ten onrechte zijn toegekend kunnen door de bestendige deputatie steeds worden teruggevorderd. Par. 4. De subsidiebedragen die door de bestendige deputatie zijn vastgesteld, worden meegedeeld aan de beneficianten en aan de Raad voor Cultuur. Artikel 15 De initiatiefnemer dient in al zijn publiciteit, zoals circulaires, uitnodigingen, affiches, programma s, persberichten, enz. de ondersteuning door de provincie Antwerpen te vermelden. Hoofdstuk IV - Toepassings- en controlemaatregelen Artikel 16 Overeenkomstig art. 3 van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, moet de toelage gebruikt worden voor het doel waarvoor zij is toegekend. Artikel 17 Inbreuken op artikel 16 kunnen, overeenkomstig artikel 7 van voornoemde wet, aanleiding geven tot terugvordering van de subsidie.
5 Artikel 18 De provincie Antwerpen heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende subsidie te controleren. Hoofdstuk V - Overgangs- en/of slotbepalingen Artikel 19 Dit reglement heeft uitwerking vanaf 1 januari 2002.