REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE VAALS COMMUNICATIEPLAN Vastgesteld d.d. 9 maart 2016 1
Colofon De rekenkamercommissie van de gemeente Vaals is een onafhankelijke commissie binnen de gemeente. Zij bestaat uit drie externe leden, welke door de gemeenteraad zijn benoemd. De rekenkamercommissie wordt ambtelijk secretarieel ondersteund vanuit de griffie. Doel van de rekenkamercommissie is om de controlerende rol van de raad te versterken en een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het lokaal bestuur. Dit doet de rekenkamercommissie door onderzoek te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid. Voorzitter: Plv. voorzitter: Secretaris: drs. H.J.M. (Bert) van Dijk dr. J.B.P.E.C. (Boudewijn) Janssen mr. M.H.J. (Thijs) Klaassen Contact Postbus 450 6290 AL Vaals www.vaals.nl 2
1. INLEIDING Met dit communicatieplan geeft de rekenkamercommissie Vaals aan hoe zij invulling geeft aan communiceren met de gemeenteraad, het college van b&w, de ambtelijke organisatie, de inwoners van Vaals, maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven, pers en anderen. Dit betreft communicatie over de rekenkamercommissie in zijn algemeenheid (functie, werkwijze e.d.) en communicatie voor, tijdens en na een onderzoek. Dit communicatieplan biedt een raamwerk. Dat wil zeggen dat per geval bekeken wordt wat er gecommuniceerd wordt, naar wie en met welk middel. 2. DOELSTELLING Het doel van het communicatieplan van de rekenkamercommissie Vaals luidt: Aangeven op welke wijze communicatie plaatsvindt, die er toe moet leiden dat de gemeente, de inwoners en andere belanghebbenden zo goed mogelijk geïnformeerd worden over en kennis hebben van de rekenkamercommissie Vaals en haar onderzoeken. 3. COMMUNICATIESTRATEGIE De rekenkamercommissie streeft een viertal doelen na met het communiceren: 1. Het informeren van de doelgroepen over het bestaan en de functie van de rekenkamercommissie. 2. Het informeren van de doelgroepen over de onderzoeken (voor/tijdens/na). 3. Input vergaren van de doelgroepen voor onderzoek(-sonderwerpen). 4. Terugkoppeling van ontvangen input. Ad. 1 Het informeren van de doelgroepen over het bestaan en de functie van de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie acht het van belang dat alle doelgroepen op de hoogte zijn van het bestaan en het functioneren van de rekenkamercommissie. Voor de gemeente Vaals geldt dat voor het eerst er sprake is van een volledig onafhankelijke commissie. Voorheen bestond deze commissie mede uit raadsleden. De onafhankelijkheid ten opzichte van het gemeentebestuur is van belang om zo objectief mogelijk onderzoek te kunnen verrichten en zonder dat er sprake is van mogelijke belangenverstrengeling te kunnen rapporteren over de uitkomsten van een onderzoek en daaraan mogelijke aanbevelingen voor de toekomst te koppelen, zonder daar een politieke context aan te verbinden. Ad. 2 Het informeren van de doelgroepen over de onderzoeken (voor/tijdens/na) 3
De primaire werkzaamheden van de rekenkamercommissie richten zich op het uitvoeren van onderzoek. De doelgroepen waarvoor de rekenkamercommissie onderzoek uitvoert, dienen geïnformeerd te worden over welke onderzoeken de rekenkamercommissie voornemens is uit te voeren, welke onderzoeken zij daadwerkelijk uitvoert en wat er uit de verrichte onderzoeken naar voren is gekomen. Ad. 3 Input van de doelgroepen voor onderzoek(-sonderwerpen) De rekenkamercommissie heeft de bevoegdheid zelfstandig een onderwerp voor onderzoek te selecteren. Echter, de commissie hecht er waarde aan de diverse doelgroepen te raadplegen over onderwerpen die in aanmerking zouden kunnen komen voor een onderzoek. Door deze werkwijze borgt de rekenkamercommissie binding met de doelgroepen en vergroot ze haar zichtbaarheid naar de gemeenschap van Vaals. Ad. 4 Terugkoppeling van input Iedere betrokkene die heeft meegewerkt aan een onderzoek, onderwerpen heeft aangedragen of anderszins interesse heeft getoond, heeft recht op een reactie van de rekenkamercommissie. Indieners van een gemotiveerd verzoek tot het verrichten van een onderzoek krijgen binnen vier weken bericht in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Per doelgroep verschilt de wijze waarop de rekenkamercommissie zich profileert en welke communicatiemiddelen zij daarbij aanwendt. Dit vereist inzicht in de doelgroepen. Deze worden weergegeven in tabel 1. Tabel 1: doelgroepen van de rekenkamercommissie Intern Gemeenteraad College van b&w Ambtelijke organisatie Griffie Extern Inwoners Maatschappelijke organisaties Bedrijfsleven Media 4. COMMUNICATIEMOMENTEN EN WIJZE In dit onderdeel worden de diverse communicatiemomenten chronologisch weergegeven, de doelgroepen waarop deze betrekking hebben en de wijze van communiceren. Onderzoeksonderwerpen De rekenkamercommissie staat het gehele jaar open voor onderwerpen vanuit de gemeenteraad, samenleving, ambtelijke organisatie en het college van b&w. Jaarlijks zal ter voorbereiding op het onderzoeksprogramma voor het volgende kalenderjaar een specifieke inventarisatieronde worden gehouden bij de 4
doelgroepen naar de onderwerpen die zij graag onderzocht zouden zien door de rekenkamercommissie. Actie: inventarisatie van mogelijke onderzoeksonderwerpen. Periode: het gehele jaar door en een specifieke benadering voor het onderzoeksprogramma van het navolgende jaar in de maand september. Doelgroepen: de gemeenteraad en alle overige interne en externe doelgroepen van de rekenkamercommissie. Middelen: schriftelijk verzoek aan gemeenteraad, college van b&w en ambtelijke organisatie, plaatsing oproep in gemeentepagina van huis-aan-huis blad, website gemeente Vaals Onderzoeksprogramma Op basis van de inventarisatie van mogelijke onderzoeksonderwerpen maakt de rekenkamercommissie in oktober een overzicht van maximaal 10 onderzoek waardige onderwerpen en doet voor die onderwerpen een kort oriënterend onderzoek naar het belang en de uitvoerbaarheid en stuurt dit in oktober naar de raad. Jaarlijks stelt de rekenkamercommissie in december het onderzoeksprogramma vast voor het navolgende jaar en zendt dit ter kennisname naar de raad en het college van b&w. Het onderzoeksprogramma geeft een overzicht van de onderzoeksonderwerpen en eventuele overige voornemens voor het komende jaar. Op verzoek kan de rekenkamercommissie een toelichting geven op het onderzoeksprogramma. Voor de inwoners en overige belanghebbenden is het onderzoeksprogramma in te zien op de website van de gemeente. Voorts kan de rekenkamercommissie een persbericht opstellen. Actie: vaststellen en kenbaar maken van het onderzoeksprogramma. Periode: december/januari. Doelgroepen: gemeenteraad en alle overige in- en externe doelgroepen. Middelen: onderzoeksprogramma ter kennisname toezenden aan de raad en het college van nb&w, plaatsen op de gemeentelijke website en opstellen van een persbericht, mondelinge toelichting. Start onderzoek Bij de start van een onderzoek stelt de rekenkamercommissie een onderzoeksopzet op. Deze onderzoeksopzet wordt ter kennisname toegezonden aan de gemeenteraad, het college van b&w, de gemeentesecretaris en de griffie. Dit kan worden gezien als de start van het onderzoek. Indien gewenst zal de rekenkamercommissie een informatiebijeenkomst organiseren met de gemeentesecretaris, de betrokken bestuurders en de betrokken ambtelijk leidinggevende(n). De rekenkamercommissie plaatst de onderzoeksopzet op de 5
website. Eventueel brengt ze een persbericht uit over de start van het onderzoek en/of plaatst ze een bericht in een huis-aan-huis blad. Actie: Kenbaar maken onderzoeksopzet/aankondiging start onderzoek Periode: Variërend, voorafgaand aan het onderzoek Doelgroepen: Gemeenteraad, college van b&w, gemeentesecretaris, griffie, inwoners, pers Middelen: Onderzoeksopzet ter kennisname aan de gemeenteraad, het college van b&w, de gemeentesecretaris en de griffie zenden, plaatsing op de website van de gemeente, aankondiging van plaatsing op de website op de gemeentepagina van het lokaal huisaan-huis blad, een informatiebijeenkomst met de gemeentesecretaris, de betrokken bestuurder(s) en leidinggevende(n) Uitvoering van het onderzoek Tijdens de uitvoering van een onderzoek komt de rekenkamercommissie in contact met diverse actoren. Deze contacten zijn bijvoorbeeld interviews of dossieraanvragen. Hierbij valt te denken aan de ambtelijke organisatie, leden van het college van b&w, raadsleden en externe actoren. Tijdens het onderzoek kan de rekenkamercommissie er voor kiezen een voortgangsbericht aan de raad en het college te sturen en eventueel een dergelijk bericht op de website te plaatsen. Actie: Interviews houden, dossiers opvragen, literatuuronderzoek, voortgangsbericht opstellen. Periode: Tijdens de uitvoering van het onderzoek. Doelgroepen: gemeenteraad, het college van b&w, ambtelijke organisatie, de inwoners. Middelen: Voortgangsbericht, huis-aan-huis blad, gemeentelijke website Rapportage onderzoek Na afronding van het onderzoek stelt de rekenkamercommissie een nota van bevindingen op. Deze wordt voorgelegd aan de gemeentesecretaris voor controle op eventuele feitelijke onjuistheden (ambtelijk hoor en wederhoor). Na eventuele aanpassing wordt de nota aangevuld met conclusies en aanbevelingen en wordt deze voorgelegd aan het college van b&w voor een bestuurlijke reactie. Na het opnemen van de bestuurlijke reactie en een nawoord van de rekenkamercommissie wordt het definitieve eindrapport aan de raad toegezonden. Eventueel kan de rekenkamercommissie het eindrapport presenteren tijdens een raadscommissievergadering of rechtstreeks in de gemeenteraadsvergadering. Na aanbieding aan de raad wordt het eindrapport op de gemeentelijke website geplaatst. De rekenkamercommissie kan ook nog een persbericht over het onderzoek en de resultaten daarvan opstellen. 6
Actie: Ambtelijk hoor en wederhoor, bestuurlijke reactie en nawoord van de rekenkamercommissie, eindrapportage. Periode: Eindfase van het onderzoek. Doelgroepen: gemeenteraad, college van b&w, ambtelijke organisatie, inwoners, pers. Middelen: eindrapport aan de raad aanbieden, presentatie rapport, persbericht, website, huis-aan-huis blad, intranet gemeente Vaals. Jaarverslag Na afloop van een kalenderjaar stelt de rekenkamercommissie een jaarverslag op. Hierin legt zij verantwoording af over de in het voorgaande jaar verrichte onderzoeken en eventuele andere geïnitieerde activiteiten. Het jaarverslag wordt uiterlijk 1 april ter kennisname verzonden aan (in ieder geval) de gemeenteraad en het college van b&w. Het wordt tevens op de website geplaatst. Eventueel kan een persbericht worden opgesteld. Actie: opstellen en kenbaar maken van het jaarverslag Periode: voor 1 april Doelgroepen: gemeenteraad, college van b&w en de overige interne en externe doelgroepen. Middelen: jaarverslag ter kennisname zenden aan de gemeenteraad en het college van b&w, de website en een persbericht. 5. COMMUNICATIEMIDDELEN In het bovenstaande hoofdstuk zijn de communicatiemiddelen al genoemd. In dit deel zal uitgebreider worden stilgestaan bij mogelijkheden die de diverse communicatiemiddelen bieden. Website www.vaals.nl/rekenkamercommissie Een belangrijk communicatiemiddel vormt de gemeentelijke website. Via deze website kunnen in principe alle doelgroepen worden bereikt. Een goed functionerende, actuele en volledige website vormt dan ook de basis voor een goede communicatie. Op de website is onder meer het volgende van/over de rekenkamercommissie in te zien: Actueel Wat is een rekenkamercommissie? Werkwijze Onderzoek suggesties Samenstelling Rapporten en documenten Contact Links Intranet gemeente Vaals 7
Het intranet van de gemeente Vaals is een eenvoudige en doeltreffende manier om de ambtelijke organisatie te bereiken voor informatie of verzoeken. De rekenkamercommissie kan hiervan gebruik maken bij onder andere: Verzoek om onderzoeksonderwerpen Kenbaar maken onderzoeksprogramma Aangeven van de opzet en de start van een onderzoek Een eventuele voortgangsrapportage Kenbaar maken van de eindrapportage van een onderzoek Huis-aan-huis blad Het gemeentebestuur van Vaals maakt voor haar publicaties gebruik van lokale huis-aan-huis bladen. De rekenkamercommissie kan een beroep doen op een deel van de ruimte op de gemeentelijke pagina s. Dit kan worden ingezet voor verschillende onderwerpen, zoals: Verzoek om onderzoeksonderwerpen Kenbaar maken van het onderzoeksprogramma Aangeven van de start van een onderzoek Bekendmaken van het eindrapport van een onderzoek Een korte weergave van het jaarverslag Pers Voor enkele aspecten van het werk van de rekenkamercommissie kan deze zich wenden tot de lokale en regionale pers. Bijvoorbeeld bij: De presentatie van het onderzoeksprogramma De start van een onderzoek De presentatie van het eindrapport van een onderzoek Raadsbrief De gemeenteraad kan schriftelijk worden benaderd. Het doel van deze wijze van benadering is divers: Verzoek om onderzoeksonderwerpen Kenbaar maken van het onderzoeksprogramma Voortgangsrapportage over een lopend onderzoek Aankondiging/presentatie van onderzoeksrapporten. Mondelinge communicatie In diverse trajecten zal de rekenkamercommissie mondelinge communicatie onderhouden met verschillende actoren. In het kader van het opstellen van het onderzoeksprogramma zullen in ieder geval gesprekken gevoerd worden met (vertegenwoordigers van) de raad. Na vaststelling van het onderzoeksprogramma door de rekenkamercommissie kan een mondelinge toelichting worden gegeven tijdens een raads(commissie)vergadering. 8
Een onderzoek kan worden begonnen met een informatiebijeenkomst. Tijdens de looptijd van een onderzoek kan de rekenkamercommissie de raad(scommissie) op de hoogte stellen van de voortgang van het onderzoek door een toelichting te geven tijdens een raads(commissie)vergadering. Na afloop van een onderzoek worden de resultaten gepresenteerd aan de gemeenteraad. Social media Gebruik van social media (bijvoorbeeld Twitter of Facebook) is in relatie tot het werk van de rekenkamercommissie minder voor de hand liggend. Indien deze door inwoners wel worden ingezet ten aanzien van het werk van de rekenkamercommissie, dan zal nader bezien moeten worden of ook vanuit de rekenkamercommissie zelf actief gebruik gemaakt moet worden van deze communicatiemiddelen. Onderzoeksprogramma Het onderzoeksprogramma van de rekenkamercommissie vormt een belangrijk onderdeel van de jaarlijkse cyclus van werkzaamheden. In het onderzoeksprogramma geeft de rekenkamercommissie aan wat de onderzoeksonderwerpen voor het komende jaar zijn. Dit programma is van belang voor alle bij de werkzaamheden betrokken actoren en geïnteresseerden. Onderzoeksrapporten De onderzoeksrapporten van de rekenkamercommissie bevatten de bevindingen van het onderzoek, de conclusies en aanbevelingen, de bestuurlijke reactie van het college van b&w en het nawoord van de rekenkamercommissie. Het vormt het eindresultaat van het onderzoekswerk. Alle rapporten zijn in beginsel openbaar en worden aangeboden aan de gemeenteraad en direct betrokkenen. Ook worden de eindrapporten op de website geplaatst. Jaarverslag Het jaarverslag van de rekenkamercommissie bevat een inhoudelijke en financiële verantwoording over de werkzaamheden van de rekenkamercommissie in het voorgaande kalenderjaar. 9