Nr. 615619 'N gemeente Barneveld Aan het college van burgemeester en wethouders Onderwerp: Overeenkomst vertrouwenspersoon WMO Gevraagde beslissing: 1. In te stemmen met het aangaan van een overeenkomst met de landelijke stichting medezeggenschap (LSR) voor de beschikbaarheid van een onafhankelijke Vertrouwenspersoon Wmo, 2. In te stemmen met een budget van 16.000,- voor de beschikbaarheid van gemiddeld 4 uur per week, reiskosten en kosten voor informatiemateriaal 3. Dit voorstel ter kennisname te sturen naar de raad als de wijze waarop het college tegemoetkomt aan de intentie van de motie met betrekking tot klachtafhandeling (nr 383), d.d. 8 juli 2014. Akkoord/Aantek^ingen secretaris; Datum: 19-12-14 Steller: Els van Beurden Afd: WZI /^>antal bijlagen 2 Afd.hoofd: ^ s * ^ ^ ' Akkoord 0FIN S BMO/Jur. OR D BMO/Com. OADF P&O Djer kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct: ^Op overzicht Bestaand beleid (website) Openbaarheid Besluit (voorblad) openbaar: Ja O Nee, ziè beslispunt: Groentje openbaar: Ja O Nee, zie beslispunt: Bijlagen openbaar: Ja O Nee, vermelden op bijlage Collegeleden Akkoord Bespreken Aantekeningen Burgemeester Wethouder A. de Kruijf Wethouder P.J.T. van Daalen Wethouder G.J. van den Hengel " > Wethouder E. Fokkema Beslissing burgemeester en wethouders : 405 Nummer op besluitenlijst: oz///
1. Inleiding We willen voorkomen dat inwoners die om wat voor reden dan ook ontevreden zijn over (het resultaat van) het gesprek met de gemeente over hun ondersteuning, een klachten- of bezwaarprocedure moeten starten om het gevoel te krijgen dat zij gehoord worden. Er zijn binnen de gemeente al diverse mogelijkheden en manieren om onvrede van inwoners te voorkomen of klachten op te lossen (zie bijlage). Voorgesteld wordt om hieraan, in eerste instantie voor de duur van een jaar, de functie van onafhankelijk vertrouwenspersoon WMO toe te voegen, als mogelijkheid naast het aanbod dat al beschikbaar is. De vertrouwenspersoon WMO kan dienen als aanspreekpunt bij problemen of klachten, ondersteuning bieden aan inwoners bij onvrede en informatie verstrekken naar aanleiding van klachten. Ook registreert de vertrouwenspersoon de binnengekomen klachten en rapporteert hierover aan de gemeente. De beschikbaarheid van een vertrouwenspersoon Wmo kan worden ingekocht bij het LSR, landelijk steunpunt medezeggenschap. Hiervoor moet een overeenkomst worden afgesloten (zie bijlage). 2. Door de raad gestelde kaders.cjp De verordening Maatschappelijke Ondersteuning 2015 gemeente Barneveld en motie 383, aangenomen in de raadsvergadering van 8 juli jl. 3. Effect het doel is dat inwoners bij onvrede over de uitkomst van het gesprek een beroep kunnen doen op een onafhankelijke vertrouwenspersoon die bemiddelt om (op niet juridische wijze) te komen tot een constructieve oplossing. Klachten- en bezwaarprocedures kunnen zo voorkomen worden. Indien interventie van de vertrouwenspersoon niet leidt tot een oplossing, is er nog de mogelijkheid van bezwaar en beroep of het indienen van een klacht. De gemeente krijgt rapportages over kwesties die behandeld zijn, en op basis hiervan inzicht in effect van beleid of uitvoering hiervan. 4. Argumenten Inwoners krijgen in 2015 te maken met grote veranderingen op het gebied van zorg en ondersteuning. De verwachting is dat inwoners zullen moeten wennen aan deze veranderingen en dat dit in eerste instantie tot (meer) onvrede kan leiden. De bedoeling is dat het in het gesprek tussen inwoner en gemeente tot een gedragen oplossing komt. Daarnaast zijn er, zoals gezegd, diverse andere manieren om onvrede te voorkomen of op te lossen. Mocht het desondanks niet lukken om eruit te komen kan een onafhankelijk vertrouwenspersoon uitkomst bieden door bemiddeling, verwijzing, informatie of advies. Omdat het lastig in te schatten is in hoeverre er ook daadwerkelijk behoefte zal zijn aan een vertrouwenspersoon wordt voorgesteld om in eerste instantie in de beschikbaarheid van een vertrouwenspersoon te voorzien voor de duur van een jaar, voor 4 uur per week. Na evaluatie van het aantal en soort kwesties dat wordt voorgelegd zal bekeken worden in hoeverre ook na het overgangsjaar 2015 behoefte is aan een onafhankelijk vertrouwenspersoon. Er is een maatschappelijke roep om onafhankelijke bemiddeling Maatschappelijke organisaties en de gemeenteraad hebben de zorg uitgesproken dat inwoners met de komst van de nieuwe Wmo en de werkwijze "het gesprek" meer afhankelijk worden van het persoonlijk handelen en de interpretatie van gemeentelijke gespreksvoerders. In de raadsvergadering van 8 juli jl. is een motie aangenomen die betrekking heeft op de klachtafhandeling (nr 383). Met dit voorstel wordt tegemoet gekomen aan de intentie van deze motie. 5. Uitvoering Planning: De overeenkomst zal ingaan op 1 februari, met de looptijd van een jaar. Zodra de overeenkomst is ondertekend zal de vertrouwenspersoon voor de gemeente Barneveld worden aangewezen en gestart worden met kennismaking met organisaties in het maatschappelijk middenveld. Communicatie; Sleutelorganisaties in het maatschappelijk middenveld zullen op de hoogte gesteld worden van de mogelijkheid van het inzetten van een vertrouwenspersoon. Zij kunnen op basis van signalen die zij
ê krijgen inwoners doorverwijzen. De Wmo-raad is geïnformeerd en zal ook uitgenodigd worden om kennis te maken zodra een vertrouwenspersoon is aangesteld. Evaluatie/controle Er zal elk kwartaal een overleg plaatsvinden over de uitvoering van de overeenkomst. De vertrouwenspersoon stel aan het eind van het contractjaar een jaarverslag op voor de betrokken bestuurders. 6. Risico's, kosten, baten en dekking De kosten die samenhangen met de uitvoering van deze overeenkomst ( 16.000) kunnen worden gedekt uit de begroting van het sociaal domein, onder het product maatschappelijke dienstverlening (6147/40805)
gemeente Barnevetd landeluk STEUNPUNT MEDEZEGGENSCHAP Overeenkomst Vertrouwenspersoon Wmo Partijen: De gemeente Barneveld, te dezen krachtens artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester dr. J.W.A. van Dijk; hierna te noemen: Gemeente of opdrachtgever; en Stichting LSR, landelijk steunpunt (medejzeggenschap, statutair gevestigd te Utrecht, kantoorhoudende aan de Kanaalweg 17c, geb. B2 te Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur / bestuurder drs. ing. J. Boele; hierna te noemen: opdrachtnemer: overwegende dat: door de Gemeente bij opdrachtnemer een offerte is gevraagd voor het inzetten van een vertrouwenspersoon Wmo; op 1 december 2014 door opdrachtnemer een offerte is ingediend; de Gemeente gebruik wenst te maken van de offerte van opdrachtnemer; partijen overeenstemming hebben bereikt hierover en de afspraken in onderhavige overeenkomst wensen vast te leggen; verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1 Opdracht 1. Gedurende de looptijd van deze overeenkomst is opdrachtnemer verplicht aan opdrachtgever te leveren de inzet van een vertrouwenspersoon Wmo en de daarbij behorende werkzaamheden te verrichten overeenkomstig haar offerte d.d. 1 december 2014, welke als bijlage 1 onlosmakelijk deel uit maakt van deze overeenkomst. 2. Werkzaamheden ten behoeve van het onderdeel drukwerk (het verzorgen van informatiemateriaal en voorlichtingsmateriaal) worden uitsluitend verricht nadat de Gemeente apart schriftelijk opdracht hiertoe heeft gegeven. 3. Op deze opdracht zijn de Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Barneveld van toepassing, welke als bijlage 2 onlosmakelijk deel uit maken van deze overeenkomst. Artikel 2 Looptijd en verlenging 1. Deze overeenkomst heeft een looptijd van 1 februari 2015 tot en met 31 januari 2015. 2. Na afloop van de looptijd kan deze overeenkomst tegen gelijkblijvende voorwaarden maximaal drie keer met één jaar worden verlengd. Partijen treden hiertoe tijdig met elkaar in overleg en Paraaf Gemeente: Paraaf Stichting LSR: Overeenkomst Vertrouwenspersoon Wmo 1
leggen de overeenstemming over een verlenging voor het verstrijken van de looptijd schriftelijk vast in een brief. Artikel 3 Tarieven, reiskosten en onkosten 1. Het uurtarief voor het inzetten van een vertrouwenspersoon bedraagt 65,- per uur. Opdrachtnemer kan nimmer meer dan vier uur per week in rekening brengen bij opdrachtgever, tenzij partijen op grond van artikel 5 anders overeenkomen. 2. De tarieven, bedoeld in lid 1, zijn vast gedurende de looptijd van de overeenkomst. In geval van een verlenging op grond van artikel 2, tweede lid, mag opdrachtnemer telkens per 1 februari van het jaar waarop verlenging ziet, het tarief indexeren op grond van het prijsindexcijfer CBS gezinsconsumptie index. 3. De reiskosten, genoemd onder 1. sub 2 in de offerte van opdrachtnemer, en onkosten, genoemd onder 1. sub 3 van de offerte, mogen door opdrachtnemer separaat worden gefactureerd. Artikel 4 Facturering 1. Facturatie geschiedt eens per maand achteraf op basis van een factuur. Uitsluitend daadwerkelijk geleverde diensten kunnen gefactureerd worden. 2. De facturen worden door opdrachtnemer via e-factuur@barneveld.nl digitaal verzonden aan opdrachtgever. 3. Facturen van de opdrachtnemer die in rekening gebracht kunnen worden bij de opdrachtgever worden binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur betaald. 4. Indien de opdrachtnemer zijn verbintenissen voortvloeiend uit de overeenkomst niet geheel of niet behoorlijk is nagekomen, heeft opdrachtgever het recht de betaling op te schorten. 5. Facturen die de opdrachtgever na de zesde maand volgend op de betreffende factuurmaand ontvangt, worden niet meer voldaan, tenzij het gaat om creditnota's of betwiste facturen. Artikel 5 Overleg en aanvullende afspraken 1. Partijen hebben minimaal eenmaal per kwartaal overleg over de uitvoering van de overeenkomst waarbij in ieder geval het aantal uren inzet van de vertrouwenspersoon Wmo per week aan de orde zal komen. 2. Indien partijen gezamenlijk van mening zijn dat het aantal in te zetten uren structureel aangepast dient te worden, dienen zij dit in aanvulling op deze overeenkomst schriftelijk overeen te komen. Artikel 6 Ontbinding 1. Partijen hebben het recht deze overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met opgaaf van reden zonder rechterlijke tussenkomst geheel, of gedeeltelijk, te ontbinden, indien de andere partij na schriftelijke aanmaning: a. in gebreke blijft aan zijn verplichtingen uit deze overeenkomst te voldoen; b. voortdurend enlof herhaaldelijk zijn verplichtingen niet nakomt, tenzij de tekortkoming, gezien haar bijzondere aard of geringe betekenis, deze ontbinding met haar gevolgen niet rechtvaardigt (artikel 6:265 Burgerlijk Wetboek); c. indien een van de partijen ten gevolge van overmacht voor een langere periode dan 2 maanden een of meerdere verplichtingen op grond van deze overeenkomst niet kan nakomen. 2. Opdrachtgever heeft het recht deze overeenkomst zonder aanmaning, ingebrekestelling en rechterlijke tussenkomst, door middel van een aangetekend schrijven met opgaaf van reden, geheel, of gedeeltelijk te ontbinden indien: a. op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de opdrachtnemer beslag wordt gelegd; Paraaf Gemeente: Paraaf Stichting LSR: Overeenkomst Vertrouwenspersoon Wmo 2
b. ten aanzien van de opdrachtnemer surseance van betaling wordt aangevraagd; c. ten aanzien van de opdrachtnemer faillissement wordt aangevraagd; d. bij wijziging van de in te zetten personen waarbij geen overeenstemming kan worden bereikt; e. de opdrachtnemer één of meerdere van zijn rechten en/of verplichtingen uit deze overeenkomst overdraagt aan derden zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de opdrachtgever; f. de opdrachtnemer wordt ontbonden. 3. De overeenkomst wordt ontbonden indien wet- of regelgeving de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer onmogelijk maakt. 4. Opdrachtnemer heeft geen recht op schadevergoeding ten gevolge van ontbinding van de overeenkomst. 5. Indien deze overeenkomst op grond van het bepaalde in dit artikel wordt beëindigd of ontbonden of op welke wijze dan ook eindigt, geldt het navolgende: a. de opdrachtnemer zal in overleg met de opdrachtgever al datgene doen wat redelijkerwijs van hem gevergd kan worden teneinde de continuïteit van de door hem ten behoeve van de opdrachtgever uitgevoerde werkzaamheden te waarborgen tot aan het moment van opzegging of beëindiging; b. de opdrachtnemer draagt alle schriftelijke of anderszins vastgelegde informatie, alsmede alle kennis betreffende die werkzaamheden, op nader overeen te komen wijze over aan de opdrachtgever. Artikel 7 Overige bepalingen 1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 2. Aan deze overeenkomst kunnen eerst rechten worden ontleend nadat beide partijen beschikken over een door beide partijen getekend exemplaar. 3. Indien één of meerdere bepalingen van deze overeenkomst nietig mochten zijn, of worden verklaard, zullen de overige bepalingen van kracht blijven. Partijen zullen over de omstreden bepaling(en) overleg plegen teneinde een zodanige vervangende regeling te treffen dat de strekking van deze overeenkomst behouden blijft. 4. Voor zover de uitvoering van deze overeenkomst wezenlijk beïnvloed wordt door wijzigingen in wet- of regelgeving en/of gemeentelijk beleid, zullen partijen overleg voeren over het al dan niet (gewijzigd) voortzetten van deze overeenkomst. Paraaf Gemeente: Paraaf Stichting LSR: Overeenkomst Vertrouwenspersoon Wmo
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend; Barneveld januari 2015 Utrecht, januari 2015 Gemeente Barneveld, namens de burgemeester Stichting LSR, landelijk steunpunt (mede)zeggenschap E. van Beem drs. ing. J. Boele hoofd afdeling Sociaal Domein directeur / bestuurder Bijlagen: 1. Offerte Stichting LSR, landelijk steunpunt (mede)zeggenschap, d.d. 1 december 2014; 2. Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Barneveld. Paraaf Gemeente: Paraaf Stichting LSR:. Overeenkomst Vertrouwenspersoon Wmo
Taakomschrijving vertrouwenspersoon WMO a. Aanspreekfunctie Bij problemen, vragen en klachten kunnen burgers een beroep doen op de vertrouwenspersoon. b. Bijstand en ondersteuning van burgers bij onvrede De vertrouwenspersoon ondersteunt de burger in het verwoorden van onvrede en klachten. De vertrouwenspersoon ondersteunt de burger bij het helder krijgen van het probleem. De vertrouwenspersoon ondersteunt de burger bij het structureren van het proces om tot een oplossing van de onvrede en klachten te komen en de stappen die de burger kan nemen om tot een constructieve oplossing te komen. De vertrouwenspersoon ondersteunt de burger bij het achterhalen van informatie die bij kan dragen tot een oplossing. De vertrouwenspersoon ondersteunt de burger bij het bespreekbaar maken van de onvrede met (de medewerker van) de gemeente. De vertrouwenspersoon neemt geen beslissingen voor de burger. De vertrouwenspersoon gaat vertrouwelijk om met de gekregen informatie. De vertrouwenspersoon verwijst, zo nodig, naar de voor de burger aanwezige faciliteiten (zoals de cliëntondersteuning, het sociaal juridisch steunpunt, et cetera) en de geldende klachtenprocedure en kan de burger op verzoek ondersteunen bij het indienen van een klacht en de daarop volgende klachtbehandeling. c. Informatieverstrekking, behorend bij de bijstand en ondersteuning bij klachten. De vertrouwenspersoon geeft informatie en ondersteunt de burger in het verkrijgen en begrijpen van informatie. De vertrouwenspersoon geeft objectieve, begrijpelijke informatie. Daarvoor maakt de vertrouwenspersoon indien nodig gebruik van allerlei hulpmiddelen. De vertrouwenspersoon neemt niet de verantwoordelijkheid over van de burger, maar ondersteunt deze in het dragen van de verantwoordelijkheid en in de afweging welke verantwoordelijkheid de burger zelf wil en kan dragen. De vertrouwenspersoon is deskundig op het gebied van de WMO en kan indien nodig de helpdesk van het LSR inschakelen voor (juridische) vragen. De vertrouwenspersoon kan betrokkenen de juiste informatie verstrekken. Ook he]pt hij burgers bij de (verdere)_bewustwording van de eigen situatie en mogelijkheden.
d. Signalering en registratie De vertrouwenspersoon registreert binnengekomen kwesties. Per kwartaal zal de vertrouwenspersoon een geanonimiseerde rapportage van de klachten en de signalen aan de gemeente doen toekomen. De vertrouwenspersoon stelt (structurele) tekortkomingen binnen de gemeente aan de orde middels signalering. Signalering heeft betrekking op de volgende zaken: leefsituatie burgers, rechten burgers, structuur en functioneren gemeente en organisaties. De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een jaarverslag met een geanonimiseerde weergave van binnengekomen kwesties. Dit verslag wordt besproken door de vertrouwenspersoon en de coördinator externe ondersteuning van het LSR met management/ bestuurder van de gemeente. Signalering, rapportage en jaarverslaglegging van de vertrouwenspersoon kunnen een bijdrage leveren aan de kwaliteitsverbetering en dienstverlening van. gemeente en uitvoerende organisatie. 1. Profielschets De vertrouwenspersoon Wmo: onderschrijft vanuit zijn persoonlijke visie de onafhankelijkheid die bij de functie hoort; heeft kennis van en ervaring met relevante wet- en regelgeving, waaronder de Wmo, WWB, WPB (Privacywet), AWB (Algemene Wet Bestuursrecht); heeft kennis van de behandeling van klachten over bejegening en gedragingen (de vertrouwenspersoon gaat niet over bezwaar en beroep tegen door de gemeente genomen besluiten); heeft kennis van en ervaring met een brede groep mensen uit de samenleving zoals onder andere mensen met een handicap, mensen met psychiatrische of psychosociale problematiek, ouderen; Heeft kennis van de visie en het beleid van de gemeente Barneveld en sluit daarbij aan; heeft goede sociale en communicatieve vaardigheden, waaronder beheersing van gespreks- en onderhandelingstechnieken; heeft goede schriftelijke vaardigheden; wekt vertrouwen en kan zich op een professionele manier bekend maken; voelt zich verbonden met burgers die een ondersteuningsbehoefte hebben; is open, duidelijk, geduldig, ontvankelijk, betrouwbaar, stressbestendig en neemt de tijd om mensen te leren kennen; wil zoeken naar de betekenis die iemand met zijn handelen uitdrukt of probeert uit te drukken; helpt de burger zijn verhaal duidelijk te maken naar hulpverleners en/ of instanties; is niet uit op controle en geeft de regie aan de burger die hem benadert; is geen zekerheidszoeker, maar een ontplooier;
beschikt over voldoende tact en inlevingsvermogen; is een creatief denker; kan zelfstandig en solistisch werken; kan procesgericht werken en denken; is in staat om analyses uit voeren over de ontvangen informatie (onvrede/ klachten); heeft een opleiding en (werk)ervaring op HBO-niveau. 2. a. b. c. d. e. 4. Werkbegeleiding en scholing Intervisiebijeenkomsten Er worden intervisiebijeenkomsten georganiseerd met andere vertrouwenspersonen, die bij het LSR in dienst zijn; Werkbegeleiding De coördinator van het LSR houdt periodiek begeleidingsgesprekken met de vertrouwenspersoon; Cursussen De vertrouwenspersoon wordt in staat gesteld om voor het werk relevante cursussen en modules te volgen. Adhoc vragen en advies Voor adhoc vragen en advies kan de vertrouwenspersoon dagelijks terecht bij het LSR. Coördinatie en kwaliteitsbewaking De vertrouwenspersoon stemt de werkzaamheden af met de coördinator externe ondersteuning van het LSR. Deze zorgt ook voor coördinatie met de gemeente en voor kwaliteitsbewaking van het werk van de vertrouwenspersoon. Uitgangspunten t.a.v. de inzet van de vertrouwenspersoon Wmo Er worden aparte afspraken gemaakt tussen de Gemeente Barneveld en het LSR over de kennismaking met adviesraden en medewerkers van de gemeente. De vertrouwenspersoon is op vaste tijden goed bereikbaar (mobiel). De bekendheid van de vertrouwenspersoon is een cruciaal onderdeel van het werk. Duidelijk en helder informatie/promotiemateriaal is daarbij een goede aanvulling om een gezicht te geven aan de vertrouwenspersoon. Tevens is de bekendheid van de functie onder medewerkers erg belangrijk. De vorm van bekendheid geven aan de functie wordt afgestemd met de gemeente. Te denken valt aan: Informatie/promotiemateriaal. Bekendheid van de vertrouwenspersoon onder medewerkers van de gemeente Barneveld. Bijdrage aan nieuwsbrief en website van de gemeente.
Het gesprek Cliëntondersteuning Sociaal Juridisch Steunpunt Klachtenregeling gemeente Bezwaar Nationale ombudsman Vertrouwenspersoon jeugd Maatschappelijke organisaties Komen tot passende oplossing(en) voorervaren problemen Het verstrekken van informatie, advies en kortdurende ondersteuning t.b.v. het maken van keuzes en het verkrijgen van dienstverlening Informatie over rechtspositie. Klachten over bejegening/attitude Naar aanleiding van een afwijzende beschikking Klacht over manier waarop gemeente taak uitvoert Voor inwoners die klachten hebben over behandeling of bejegening of die vragen hebben over hun rechtpositie Signaleren onbedoelde effecten van beleid op basis van individuele cases Gespreksvoerders zijn getraind in het oplossingsgericht werken dat erop gericht is in een (of meer) gesprek(ken) tot een gedragen oplossing te komen. (vanuit visie zelf-samen-gemeente) Bij de toeleiding naar ondersteuning Tijdens "het gesprek" Bij het opstarten van en totstandkoming van het maatwerktraject Bemiddelend optreden o.a. door MEE, Steunpunt mantelzorg, VOA's van ouderenbonden. Hulp bij het formuleren van de klacht of het maken van bezwaar Toegankelijkheid wordt door afd. BMO geoptimaliseerd In Wmo en WWB is het staande praktijk dat juristen nav bezwaar contact opnemen met indiener om te bespreken wat er precies speelt en wat de beste aanpak is om het op te lossen Tweede lijn (eerst klacht bij gemeente zelf) Als nog bezwaar of beroep mogelijk is zal ombudsman meestal niets doen Verplichting vastgelegd in Jeugdwet. Wordt voor jeugdhulp landelijk ingekocht bij het Adviesen klachtenbureau jeugdzorg Wmo-raad, VOA's van ouderenbonden, SJS, Klankbordgroep werk en Inkomen
etc. Cliëntervaringsonderzoek Gestandaardiseerd onderzoek verplicht in Wmo2015