Aanbestedingsdocument voor de openbare Europese aanbesteding Gecomprimeerde gassen Publicatienummer: RUG 5100 2991 211195 Afdeling Inkoopmanagement Rijksuniversiteit Groningen Groningen, 01-10-2014 Copyright 2013 Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de rechthebbende c.q. door de rechthebbende gemachtigden, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, kopie of anderszins hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.
INHOUDSOPGAVE 1 Begripsbepalingen 3 1.1 Algemene begrippen 3 2 Rijksuniversiteit Groningen 5 2.1 Aanbestedende dienst 5 2.2 Algemene beschrijving 5 2.2.1 Rijksuniversiteit Groningen 5 3 Omschrijving van de opdracht 7 3.1 Inleiding 7 3.2 Aanleiding voor en doel van de opdracht 7 3.3 Omschrijving van de opdracht 7 3.4 Overeenkomst 8 4 Aanbestedingsprocedure 9 4.1 Algemeen 9 4.2 Planning 9 4.3 Contactpersoon voor de aanbesteding 9 4.4 Communicatie en informatie 9 4.5 Indienen offerte 10 4.6 Voorwaarden 10 4.7 Beoordelingsprocedure 12 4.8 Gunning 14 5 Formele eisen 15
1 Begripsbepalingen 1.1 Algemene begrippen Aanbestedende dienst Aanbestedingsdocument Aanbestedingsprocedure Aanbestedingswet 2012 (AW 2012) Aankondiging Contactpersoon Eigen verklaring (EV) Geschiktheidseisen Gunning Gunningscriterium Inschrijver Nota van inlichtingen Offerte Opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer Overeenkomst Programma van eisen De Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Het document inclusief bijlagen die door of namens de RUG is opgesteld ten behoeve van de aanbestedingsprocedure. De procedure die de RUG volgt om tot een (raam)overeenkomst te komen en welke loopt van het moment van publicatie van de opdracht tot en met de definitieve gunning van de opdracht. De wet houdende de regels omtrent aanbestedingen, d.d. 1 november 2012, Stb. jaargang 2012, nr. 542. De bekendmaking van de opdracht. Persoon die namens de RUG als aanspreekpunt fungeert voor de inschrijvers. De verklaring door middel waarvan een inschrijver aangeeft te voldoen aan het in deze verklaring gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en selectievoorwaarden. Opsomming van de eisen die de RUG ten aanzien van de inschrijver heeft geformuleerd. Toewijzen van een opdracht aan één of meer inschrijvers. Het criterium op basis waarvan bepaald wordt aan welke inschrijver(s) de opdracht wordt toegewezen. Degene die een offerte indient op basis van het aanbestedingsdocument. Document waarin de RUG de gestelde vragen openbaar maakt en voorziet van beantwoording. Deze maakt integraal onderdeel uit van het aanbestedingsdocument. De door inschrijver gedane inschrijving die gebaseerd is op het aanbestedingsdocument. Hetgeen wat onderwerp is van deze aanbesteding en de overeenkomst die gesloten zal worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De verstrekker van de opdracht, in deze betreft het de Rijksuniversiteit Groningen. De inschrijver aan wie door opdrachtgever de opdracht in het kader van deze aanbesteding is gegund. Een meerzijdige rechtshandeling waarbij opdrachtgever jegens opdrachtnemer een verbintenis aangaat. Opsomming van de eisen die de RUG ten aanzien van de opdracht heeft geformuleerd.
Raamovereenkomst Samenwerkingsverband Uitsluitingsgronden Formele eisen Een meerzijdige rechtshandeling waarbij opdrachtgever jegens opdrachtnemer een verbintenis aangaat. Hierbij worden alleen de randvoorwaarden vastgelegd. Twee of meer ondernemingen die gezamenlijk een offerte uitbrengen. Omstandigheden die betrekking hebben op integriteitstoetsing en de uitsluiting van deelneming aan de aanbesteding in het algemeen tot gevolg kunnen hebben. Opsomming van de eisen die de RUG ten aanzien van de indiening van de inschrijving heeft geformuleerd.
2 Rijksuniversiteit Groningen 2.1 Aanbestedende dienst Naam: Rijksuniversiteit Groningen College van Bestuur Adres: Postbus 72 9700 AB Groningen Nederland 2.2 Algemene beschrijving 2.2.1 Rijksuniversiteit Groningen De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is dé universiteit in het noorden van het land. De RUG is een decentraal georiënteerde organisatie en gevestigd in diverse gebouwen verspreid over de stad Groningen. De RUG bestaat uit tien faculteiten, de Bibliotheek van de RUG, het Kernfysisch Versneller Instituut (KVI-CART) en een aantal ondersteunende diensten, georganiseerd in het Bureau van de Universiteit, het Centrum voor Informatietechnologie (CIT) en het Facilitair Bedrijf (FB) Bij de RUG werken ruim 5.500 professionals in de wetenschappelijke en in ondersteunende sfeer vanuit vele verschillende vakgebieden met één gezamenlijk doel: het leveren van kwalitatief hoogstaand onderwijs en onderzoek. De RUG is internationaal georiënteerd, honoreert verschillen in ambities en talenten en werkt actief samen met het bedrijfsleven, overheden en burgers. Bij de RUG staan ruim 27.000 studenten ingeschreven. Landelijk gezien heeft de RUG hiermee een marktaandeel van ongeveer 11%. Als klassieke universiteit is de RUG een belangrijk kenniscentrum en staat midden in de wereld. De RUG gaat samenwerkingsrelaties aan op basis van gelijkwaardigheid en openheid. Binnen het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) bijvoorbeeld verricht de voormalige Faculteit der Medische Wetenschappen samen met het Academisch Ziekenhuis Groningen (AZG) veel medisch wetenschappelijk onderzoek. De studenten geneeskunde volgen een flink deel van hun opleiding in het AZG. De RUG werkt nauw samen met de Hanzehogeschool Groningen op het terrein van studentvoorzieningen. Met de gemeente Groningen wordt op verschillende planologische terreinen samengewerkt. Strategie In 2010 is het nieuwe strategieplan 2010-2015 opgesteld. Hierin worden door de RUG accenten gelegd op aspecten zoals profilering, ambities, onderwijs en onderzoek, studenten, internationalisering, interactie met de regio, wetenschappelijke staf en de toewijzing van middelen. Ontwikkelingen die eveneens een grote rol blijven spelen bij de bepaling van het beleid zijn de kennissamenleving, de afnemende rol van de rijksoverheid, de toenemende (internationale) mobiliteit van studenten en medewerkers en het toenemend belang van kwaliteitszorg en verantwoording. Heldere positionering en een noordelijk onderscheidend vermogen zijn hierbij van groot belang. Onderwijs De RUG wil investeren in topkwaliteit, honoreren van verschil in talent en ambitie en het stimuleren van grensoverschrijdend onderwijs en onderzoek. De RUG behoort op enkele vakgebieden tot de internationale top van wetenschappelijk onderzoek. Deze positie wil de RUG nadrukkelijk versterken. De RUG creëert een stimulerende werkomgeving voor toponderzoekers en topdocenten die in vrijheid en onafhankelijkheid hun vak kunnen beoefenen. De RUG streeft naar een permanente kwaliteitsverbetering bij onderwijs en onderzoek. Om haar internationale ambities waar te kunnen maken investeert de RUG extra in onderzoekers die hun grenzen verleggen en werft zij een substantieel deel van haar studenten in het buitenland. Onderzoek
Goed onderwijs staat of valt ook met vooruitstrevend onderzoek. Onderzoek vindt plaats naar nieuwe technieken, behandelingen of samples in de eigen laboratoria. Medewerkers van de RUG voeren dit onderzoek voortdurend uit zowel op eigen initiatief als op verzoek van marktpartijen. Dit kunnen bedrijven zijn, maar ook charitatieve instellingen en overheidsinstellingen. Net als alle andere medewerkers van de RUG hebben ook de onderzoekers die ene doelstelling: een bijdrage leveren aan kwalitatief hoogstaand onderzoek. Organisatieontwikkelingen Bij de RUG wordt voortdurend gewerkt aan verbetering van de organisatie van onderwijs en nieuwe onderwijsvormen (onder meer de graduate schools). Bij de vormgeving van de nieuwe organisatie staat centraal dat het onderwijsproces wordt georganiseerd rondom onderwijs- en onderzoekcategorieën. Voor meer informatie over de organisatie van de RUG zie www.rug.nl.
3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Inleiding Dit aanbestedingsdocument bevat informatie die potentiële inschrijvers nodig hebben om een idee te kunnen krijgen van de inhoud van de opdracht en om zodoende te kunnen besluiten al dan niet een offerte in te dienen. Daarnaast bevat het aanbestedingsdocument de benodigde informatie met betrekking tot de selectiefase en de gunningsfase en worden potentiële inschrijvers door middel van dit aanbestedingsdocument nader geïnformeerd over de procedure die de RUG zal volgen om tot een raamovereenkomst te komen met (een) (de) inschrijver(s) die de uitvoering van de opdracht op zich zal/zullen nemen. Deze openbare Europese aanbestedingsprocedure heeft betrekking op gecomprimeerde gassen en wordt uitgevoerd conform de Aanbesteding Wet 2012 (AW 20112). Naast dit aanbestedingsdocument inclusief bijlagen A t/m I zijn de volgende documenten als losse bijlagen toegevoegd: Separate PDF Separate PDF Separate PDF Separate Excel Separate Excel Eigen Verklaring Algemene Inkoopvoorwaarden RUG Concept Raamovereenkomst Prijsinvulformulier KPI overzicht 3.2 Aanleiding voor en doel van de opdracht De RUG, opdrachtgever in deze, heeft momenteel een raamovereenkomst voor gecomprimeerde gassen. Deze raamovereenkomst loopt af op 28 februari 2015. De RUG is voornemens om een nieuwe raamovereenkomst te sluiten voor gecomprimeerde gassen die voldoet aan de gestelde eisen in dit aanbestedingsdocument. Hiertoe heeft het Facilitair Bedrijf (FB) van de RUG deze openbare Europese aanbesteding opgezet voor de gehele RUG. 3.3 Omschrijving van de opdracht De opdracht heeft betrekking op de levering van gassen. De aanbesteding zal opgedeeld worden in een drietal percelen, te weten: - Perceel 1: Levering van vloeibare stikstof in silo s; - Perceel 2: Levering van gecomprimeerde gassen in cilinders; - Perceel 3: Levering vloeibare stikstof & gecomprimeerde gassen. Zoals hierboven beschreven wordt de inschrijver de kans gegeven om individueel per perceel in te schrijven (perceel 1 en/of 2) en/of op de gehele opdracht in te schrijven (perceel 3). De opdracht wordt gegund aan de inschrijver(s) die de laagste fictieve waarde hebben(heeft) aangeboden op de percelen 1 en/of 2. Indien een inschrijver op perceel 3 een lagere fictieve waarde heeft behaald dan de optelsom van de laagste op perceel 1 en de laagste op perceel 2, wordt de opdracht gegund aan de inschrijver op perceel 3. Schematische weergave: Laagste fictieve waarde, Perceel 1 Laagste fictieve waarde, Perceel 2 + Totale fictieve waarde, Perceel 1 en Perceel 2 Laagste fictieve waarde, Perceel 3 Totaal fictieve waarde, Perceel 1 en Perceel 2 - Is het antwoord negatief (-) dan wordt de opdracht gegund aan de inschrijver met de laagst aangeboden fictieve waarde op Perceel 3.
Is het antwoord positief (+) dan wordt de opdracht individueel gegund aan de inschrijver(s) met de laagst aangeboden fictieve waarde op Perceel 1 en Perceel 2. Het huidige inkoopvolume voor gassen (perceel 1 & 2) bedraagt 150.000,- per jaar. Artikelgroepen De aanbesteding heeft betrekking op de decentrale afroepen, -afleveringen en -betalingen van een totaal assortiment Gassen. Het basisassortiment bestaat uit de in Bijlage B bij dit aanbestedingsdocument opgenomen vloeibare stikstof en gecomprimeerde gassen. RUG hanteert voor haar handelsgebruikelijke gassen een onderverdeling in twee segmenten, te weten: het A-segment - de fast-movers (maximaal twee werkdagen levertijd); het B-segment - fast en slow movers (maximaal 14 dagen levertijd). RUG wil doelmatig omgaan met de gelden op materieel en logistiek gebied. Waar dat mogelijk en economisch zinvol is, worden opslag- en distributiefunctie zoveel mogelijk door de leverancier uitgevoerd. De gassen moeten zoveel mogelijk rechtstreeks bij de hier onderstaande drie afleveradressen van RUG worden afgeleverd. Afleveradressen: Zernikelaan 25, KVI-CART; Nijenborgh 4, FWN; Nijenborgh 7, Linnaesborg. Buiten deze opdracht vallen alle gassen die niet opgenomen staan in de basisassortimentslijst, Bijlage B. Samengevoegde opdracht / indeling in percelen Volgens de AW 2012 (artikel 1.5) mogen opdrachten niet onnodig worden samengevoegd. Op grond van artikel 1.5 lid 1 AW 2012 is binnen deze Europese aanbesteding geen sprake van een samengevoegde opdracht. De RUG heeft op basis van de marktwerking de keuze gemaakt om de opdracht in te delen in percelen. 3.4 Overeenkomst De RUG wil een raamovereenkomst(en) sluiten met: - één (1) inschrijver voor perceel 1 en met één (1) inschrijver voor perceel 2 of; - één (1) inschrijver voor de gehele opdracht, perceel 3. De overeenkomst(en) wordt (worden) aangegaan voor de periode van drie (3) jaar, met één (1) opties tot verlenging van één (1) jaar. De totale maximale looptijd van de raamovereenkomst komt daarmee op vier (4) jaar. Mede wordt gestreefd naar een raamovereenkomst waarin aandacht is voor duurzaamheid en waarin aandacht is voor de ontwikkelingen in de markt. De raamovereenkomst zal ingaan op d.d. 1 maart 2015 en eindigt van rechtswege op d.d. 28 februari 2018. Wanneer de RUG van een optie tot verlenging gebruik wenst te maken zal zij dit minimaal drie (3) maanden voorafgaand aan het moment waarop de raamovereenkomst van rechtswege eindigt dan wel waarop een optie tot verlenging eindigt, op schriftelijke wijze, kenbaar maken. Als separate bijlage is een conceptraamovereenkomst opgenomen. Mocht u van mening zijn dat (een) gesteld(e) artikel(en) disproportioneel is (zijn) dient u dit tijdens Indienen vragen nota van inlichtingen (zie planning paragraaf 4.2) kenbaar te maken met vermelding van argumentatie en/of tekstvoorstellen met gebruikmaking van het format (zie paragraaf 4.4) voor het indienen van vragen. De RUG zal door middel van de (laatste) nota van inlichtingen aangeven of er sprake is van wijzigingen in de concept overeenkomst die daarna definitief is.
4 Aanbestedingsprocedure 4.1 Algemeen De RUG volgt voor deze Europese aanbesteding een openbare procedure conform de AW 2012. Dat wil zeggen dat er een aanbestedingsprocedure wordt gevolgd voor het sluiten van een raamovereenkomst die bestaat uit één ronde waarin inschrijver een offerte uitbrengt zonder dat voorselectie van inschrijvers plaatsvindt. Voor een openbare procedure geldt dat iedere geïnteresseerde een offerte mag indienen en mag meedingen naar gunning van de opdracht. De inschrijvers dienen zich te realiseren dat hun aanbod eenmalig en definitief is met de offerte die wordt ingediend. De openbare procedure biedt geen ruimte voor het voeren van onderhandelingsgesprekken. De gunning zal plaatsvinden aan de economisch meest voordelige inschrijving. 4.2 Planning De planning voor deze openbare Europese aanbesteding is als volgt. Publicatie aanbestedingsdocument 15 oktober 2014 Indienen vragen nota van inlichtingen 29 oktober 2014 voor 12.00 uur Publiceren nota van inlichtingen Uiterlijk 10 november 2014 Indienen offertes 24 november 2014 voor 12.00 uur Bekendmaken voornemen tot gunnen 13 januari 2015 Opvragen bewijsstukken EV Na 13 januari (na schriftelijk verzoek binnen 5 kalenderdagen) Definitieve gunning 4 februari 2015 Ingangsdatum raamovereenkomst 1 maart 2015 De genoemde data zijn streefdata, derhalve is deze planning slechts indicatief. Aan de bovenstaande data kunnen geen rechten ontleend worden. 4.3 Contactpersoon voor de aanbesteding Deze aanbesteding wordt verzorgd door: Facilitair Bedrijf RUG Postadres Postbus 885 9700 AW Groningen Nederland Bezoekadres Facilitair Bedrijf RUG Blauwborgje 8 9747 AC Groningen Contactpersoon: Email: mevr. L. Onstenk Via Negometrix Het is tijdens de aanbestedingsprocedure, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan andere functionarissen van de RUG rechtstreeks te benaderen over deze aanbesteding. 4.4 Communicatie en informatie Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot de aanbesteding dan wel de aanbestedingsprocedure dienen te allen tijde schriftelijk in de Nederlandse taal, uitsluitend per e-mail via Negometrix te worden gesteld aan de in paragraaf 4.3 genoemde contactpersoon. Per vraag dient te
worden aangegeven op welk document en op welk hoofdstuk / paragraaf / bijlage de vraag betrekking heeft. Omwille van een vlotte en gerichte beantwoording dient u de vraag en antwoord module van Negometrix hiervoor te gebruiken. Vragen naar aanleiding van dit aanbestedingsdocument dienen uiterlijk op de datum zoals vermeld in de in paragraaf 4.2 genoemde planning gesteld te zijn. De vragen met de bijbehorende antwoorden zullen uiterlijk op de datum zoals vermeld in de in paragraaf 4.2 genoemde planning geanonimiseerd gepubliceerd worden op www.negometrix.nl in de vorm van een nota van inlichtingen. De belangstellenden (diegene die het aanbestedingsdocument gedownload hebben) krijgen automatisch bericht dat nieuwe documenten zijn geplaatst op de elektronische omgeving. De belangstellenden kunnen de documenten downloaden. De nota van inlichtingen maakt deel uit van het aanbestedingsdocument. 4.5 Indienen offerte De offerte dient uiterlijk op de datum zoals vermeld in de in paragraaf 4.2 genoemde planning digitaal ingediend te worden via Negometrix. Per post en/of per fax ingediende offertes worden niet geaccepteerd. Hiervan kan worden afgeweken door de RUG in het geval van het opvragen van de bewijstukken die behoren bij de EV van dit aanbestedingsdocument. In een dergelijk geval zal de RUG dit schriftelijk mededelen aan de inschrijver(s). Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de offerte(s) Het risico van vertraging tijdens de (digitale)verzending of anderszins is geheel voor rekening van de inschrijver. Offertes die ingediend worden na de bovengenoemde datum en het tijdstip worden niet in behandeling genomen. De opening van de offertes is niet openbaar. 4.6 Voorwaarden Door het indienen van een offerte gaat inschrijver akkoord met alle in dit aanbestedingsdocument opgenomen voorwaarden. Terugtrekking Een inschrijver kan zich enkel terugtrekken uit de procedure tot de datum en het tijdstip welke gelden als uiterste termijn voor het indienen van de offerte. Na de uiterste termijn voor het indienen van de offerte kan een inschrijver zich niet meer terugtrekken. Zijn offerte staat vast gedurende de gestanddoeningstermijn. Samenwerkingsverband (combinaties) In het kader van deze aanbesteding is een samenwerkingsverband toegestaan. Inschrijvers kunnen zelfstandig of als samenwerkingsverband inschrijven. Indien er gekozen wordt voor een samenwerkingsverband is het niet noodzakelijk dat zij bij gelegenheid van inschrijving of gunning een rechtsvorm aannemen. Ieder lid van het samenwerkingsverband wordt echter hoofdelijk aansprakelijk gehouden voor de volledige en juiste uitvoering van de gehele raamovereenkomst. Onderaanneming Inschrijvers kunnen een deel van de werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht door één of meerdere onderaannemers laten uitvoeren. De aansprakelijkheid berust in dat geval volledig bij de hoofdaannemer. Slechts de hoofdaannemer is contractspartij van de RUG. Eenmalige inschrijving Een onderneming mag slechts eenmalig inschrijven op deze aanbesteding, onverschillig of dit is als zelfstandige inschrijver, als samenwerkingsverband of als onderaannemer. Wanneer blijkt dat een onderneming zich hieraan niet houdt volgt uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Concern Dit uitgangspunt van eenmalige inschrijving geldt in concernrelaties niet onverkort.
Van een concern mogen slechts meerdere ondernemingen zich inschrijven als inschrijver (zelfstandig, in combinatie of als onderaannemer) indien zij op verzoek van de RUG - kunnen aantonen dat zij ieder de offerte onafhankelijk van de andere inschrijvers (waaronder de inschrijvers die deel uitmaken van hetzelfde concern) hebben opgesteld en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Kan dit niet door één van de betreffende inschrijvers worden aangetoond, leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende inschrijvers. Varianten In het kader van deze aanbesteding zijn varianten niet toegestaan. Intellectueel eigendom aanbestedingsdocument Behoudens uitzonderingen door de wet of door regelgeving bepaald mag zonder schriftelijke toestemming van de RUG niets uit dit aanbestedingsdocument worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (anders dan voor het doel van deze aanbesteding) door middel van druk, microfilm, fotokopie of anderszins. Daarnaast is het nadrukkelijk niet toegestaan veranderingen aan te brengen in dit aanbestedingsdocument. Voorbehoud voor gunning De RUG is niet verplicht de opdracht in het kader van deze aanbesteding te gunnen. Een besluit om niet te gunnen wordt slechts bij hoge uitzondering genomen. Inschrijvers hebben alsdan geen recht op vergoeding van kosten gemaakt in het kader van of schade ontstaan ten gevolge van de onderhavige aanbesteding. Kostenvergoeding Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Inkoopvoorwaarden Voor al onze inkopen en aanbestedingen van werken, leveringen en diensten geldt dat koop- en leveringsvoorwaarden, betalings- en andere voorwaarden van uw onderneming nadrukkelijk van de hand worden gewezen. In plaats daarvan gelden de algemene inkoopvoorwaarden RUG, zie separaat toegevoegde bijlage Eventuele afwijkingen of aanvullingen op deze inkoopvoorwaarden zijn opgenomen in de conceptovereenkomst. Deze conceptraamovereenkomst is als separate bijlage bijgevoegd. Mocht u van mening zijn dat (een) gesteld(e) artikel(en) disproportioneel is (zijn) dient u dit tijdens indienen vragen nota van inlichtingen (zie paragraaf 4.2) kenbaar te maken met vermelding van argumentatie en/of tekstvoorstellen met gebruikmaking van het format (zie paragraaf 4.4) voor indienen vragen. De RUG zal door middel van de (laatste) nota van inlichtingen aangeven of er sprake is van wijzigingen op de algemene inkoopvoorwaarden RUG. Eventuele wijzigingen op deze inkoopvoorwaarden worden na definitieve gunning opgenomen in de te sluiten raamovereenkomst. Vertrouwelijkheid Het aanbestedingsdocument dient volstrekt vertrouwelijk te blijven en mag slechts aan medewerkers en (eventuele) adviseurs worden getoond die voor het indienen van de offerte daarvan kennis moeten nemen. De RUG en zijn adviseurs zullen de ingediende offerte met dezelfde vertrouwelijkheid behandelen. Deze zullen, behoudens wettelijke bepalingen, uitsluitend worden getoond aan medewerkers die direct bij de aanbesteding zijn betrokken. Tegenstrijdigheden Het aanbestedingsdocument is met zorg vastgesteld. Mocht een inschrijver desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient de RUG hiervan, via de in paragraaf 4.3 genoemde contactpersoon, schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Indien naderhand blijkt dat er sprake is van tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden die niet door inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de inschrijver. Het aanbestedingsdocument wordt in PDF file aangeboden. Tevens worden de bijlagen die door inschrijver moeten worden ingevuld en ingediend in een Word of Excel file aangeboden. Op het moment dat er tegenstrijdigheden zijn over de tekst is de PDF file leidend.
Bovendien is het getekende papieren exemplaar van de ingediende offerte van de inschrijver leidend ten opzichte van de gekopieerde en/of digitale versie(s) bij tegenstrijdigheden. Informatie-inwinning Inschrijvers kunnen bij Postbus 51 (www.postbus51.nl) dan wel bij www.overheid.nl informatie verkrijgen over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. Gelijkwaardigheid Daar waar in dit aanbestedingsdocument een merk-, type-, of fabricaatnaam staat vermeld, dient daarbij de toevoeging "of gelijkwaardig" gelezen te worden. Nederlandse taal De Nederlandse taal dient in deze aanbestedingsprocedure in woord en geschrift de voertaal te zijn. 4.7 Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure bestaat uit vijf stappen. Indien niet of niet-volledig aan de betreffende stap van de beoordelingsprocedure wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet volledig en/of tijdig zijn verstrekt, volgt uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Onderstaand wordt in het kort de inhoud van de stappen uitgelegd. 1. Formele eisen De offertes worden allereerst gecontroleerd op de formele eisen als gesteld in hoofdstuk 5 van dit aanbestedingsdocument. 2. Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Van de inschrijvers die een offerte indienen die voldoet aan de formele eisen, wordt op grond van artikel 2.84 en 2.85 AW 2012, de EV overeenkomstig de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zoals gesteld in hoofdstuk 6 van dit aanbestedingsdocument alsmede hetgeen hierover is opgenomen in de EV zelf gecontroleerd; 3. Programma van eisen Van de inschrijvers die een offerte indienen die voldoet aan de formele eisen en uitsluitingsgronden en geschikheidseisen, wordt de offerte beoordeeld op het onvoorwaardelijk voldoen aan het programma van eisen als gesteld in hoofdstuk 7 en 8 van dit aanbestedingsdocument. Aan alle eisen, zoals gesteld in het programma van eisen, dient te worden voldaan en deze dienen te zijn inbegrepen bij de geoffreerde prijs. 4. Gunningscriterium Van de inschrijvers die een offerte indienen die voldoet aan de formele eisen, uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen en die onvoorwaardelijk voldoet aan het programma van eisen worden afzonderlijk beoordeeld op het gunningscriterium de economisch meest voordelige inschrijving. Dit gunningscriterium bestaat uit de subcriteria met bijbehorende weging zoals vermeld in onderstaande tabel. Perceel 1: Levering van vloeibare stikstof in silo s Nr Subcriteria Weging (punten) Nr Onderdelen Weging (punten) G1 Prijs. G2 Kwaliteit 60 pnt G2.1 Vraag G2.1 10 = G2.2 Vraag G2.2 10 4.000,- G2.3 Vraag G2.3 10 G2.4 Vraag G2.4 30 Totaal 60 G3 Maatschappelijk verantwoord ondernemen Totaal punten G2 + G3 40 pnt = 2.000,- 100 pnt G3.1 Vraag G3.1 40 Totaal 40
= Totale fictieve waarde G2 + G3 6.000,- De subcriteria G1, G2 en G3 van Perceel 1 staan beschreven in paragraaf 9.1. Perceel 2: Levering van gecomprimeerde gassen in cilinders Nr Subcriteria Weging (punten) Nr Onderdelen Weging (punten) G1 Prijs. G2 Kwaliteit 60 pnt G2.1 Vraag G2.1 30 = G2.2 Vraag G2.2 30 6.000,- Totaal 60 G3 Maatschappelijk verantwoord 40 pnt G3.1 Vraag G3.1 40 ondernemen = Totaal 40 2.500,- Totaal G2 + G3 Totale fictieve waarde G2 + G3 100 pnt = 8.500,- De subcriteria G1, G2 en G3 van Perceel 2 staan beschreven in paragraaf 9.2. Perceel 3: Levering vloeibare stikstof en gecomprimeerde gassen Nr Subcriteria Weging (punten) Nr Onderdelen Weging (punten) G1 Prijs. G2 Kwaliteit 120 pnt G2.1 Totaal kwaliteit P1 60 = G2.2 Totaal kwaliteit P2 60 10.000 Totaal 120 G3 Maatschappelijk verantwoord 80 pnt G3.1 Totaal MVO P1 40 ondernemen = Totaal MVO P2 40 4.500,- Totaal 80 Totaal G2 + G3 Totale fictieve waarde G2 + G3 200 pnt = 14.500 De subcriteria G1, G2 en G3 van Perceel 3 staan beschreven in paragraaf 9.3. De methodiek voor de beoordeling van bovengenoemde subcriteria staat beschreven in hoofdstuk 10. Aan de inschrijver met de hoogste totaalscore op het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving kan de voorlopig gunning van de opdracht worden uitgesproken. In het geval twee of meer inschrijvers een gelijk aantal punten behalen, zal de score die op het eerste criterium, G1 Prijs (als vermeld in bovenstaande tabel), is behaald de doorslag geven. Is daar ook een gelijke score behaald, dan geldt het tweede criterium, G2 Kwaliteit, als doorslaggevend, enz. Dit geldt voor alle drie de percelen. Inschrijver kan per perceel inschrijven (perceel 1 en/of 2) en/of op de gehele opdracht (perceel 3). De opdracht wordt gegund aan de inschrijver(s) die de laagste fictieve waarde hebben aangeboden op de percelen 1 en/of 2. Indien een inschrijver op perceel 3 een lagere fictieve waarde heeft behaald dan de optelsom van de laagste fictieve waarde van perceel 1 en de laagste fictieve waarde van perceel 2, wordt de opdracht gegund aan de inschrijver op perceel 3. Met betrekking tot perceel 3 geldt dat; - Indien inschrijver heeft ingeschreven op de percelen 1,2 & 3 worden de gegeven punten (waardes) door de beoordelingscommissie in de afzonderlijk percelen 1 en 2 voor de subciteria G2 en G3 één op één overgenomen in de beoordeling van de subcriteria G2 en G3 van perceel 3. Deze waarde wordt als geheel in mindering gebracht op de prijs van Perceel 3. - Indien inschrijver alleen inschrijft op perceel 3 dient deze de subcriteria G1, G2 en G3 zoals
beschreven in paragraaf 9.3 in te dienen. 5. Bewijsstukken EV Na het uitspreken van de voorlopige gunning worden van de inschrijver(s), die de economisch meest voordelige inschrijving heeft(hebben) gedaan, de bewijstukken die behoren bij de EV gevraagd. Deze bewijsstukken zullen beoordeeld worden. Indien niet of niet-volledig aan de in de EV opgenomen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet volledig en/of tijdig zijn verstrekt, volgt uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Indien dit het geval is, zal de beoordelingsprocedure hervat worden bij stap 4 (Gunningscriterium). 6. Definitieve gunning Wanneer er geen bezwaren tegen de voorlopige gunning zijn ontvangen gedurende de Alcateltermijn (zie hiertoe paragraaf 4.2 van het aanbestedingsdocument) kan er worden overgegaan tot definitieve gunning van de opdracht. 4.8 Gunning De RUG kan de voorlopige gunning uitspreken aan de inschrijver(s) die de economisch meest voordelige inschrijving heeft (hebben) gedaan. Alle inschrijvers worden gelijktijdig geïnformeerd over de uitslag van de aanbestedingsprocedure. Zij zullen hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld. Een inschrijver die het niet eens is met de besluitvorming inzake deze aanbesteding dient middels een concept-dagvaarding voor een voorlopige voorziening bezwaar te maken. Dit bezwaar moet schriftelijk en binnen 20 dagen (standstill periode) na dagtekening van het voornemen tot gunnen bij de RUG bekend zijn. De RUG spreekt na deze 20 dagen een definitieve gunning uit aan de inschrijver(s) met de economisch meest voordelige inschrijving, mits er geen bezwaar is aangetekend of deze, na onderzoek, ongegrond zijn bevonden. In geval een inschrijver bezwaar wil maken, dient de dagvaarding betekend te worden aan de Rijksuniversiteit Groningen, Broerstraat 5 (9712 CP) te Groningen. Precieze aanduiding van de termijn(en) voor het instellen van een beroep: Afgewezen inschrijvers dienen binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van de voorlopige gunningbeslissing een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter te Groningen. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een (concept) kort geding dagvaarding correct is betekend, zal de RUG overgaan tot definitieve gunning van de opdracht. Indien afgewezen inschrijvers niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maken, dan worden zij geacht uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van hun recht om de voorlopige gunningbeslissing door de rechter te laten toetsen en zijn zij niet-ontvankelijk in hun vorderingen indien zij alsnog een procedure aanhangig maken. Indien er op de voorgeschreven wijze een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan zal de RUG de uitkomst van dat kort geding afwachten alvorens zij tot definitieve gunning overgaat. De RUG behoudt zich verder het recht voor om een eventueel hoger beroep af te wachten alvorens zij tot definitieve gunning overgaat. Indien er gedurende de standstill periode van 20 dagen volgend op de voorlopige gunning een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan eindigt de termijn van gestanddoening 14 kalenderdagen na dagtekening van het in die zaak te wijzen (schriftelijke) vonnis, indien althans de hierboven genoemde gestanddoeningstermijn anders ongebruikt zou verstrijken. Indien er hoger beroep wordt ingesteld en de RUG besluit dit af te wachten alvorens tot definitieve gunning over te gaan, dan dienen de inschrijvers de gestanddoeningstermijn in voorkomend geval te verlengen tot 14 kalenderdagen na het in die zaak te wijzen arrest.
5 Formele eisen Voor de onderstaande formele eisen geldt dat, indien niet of niet-volledig aan de formele eisen wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet (volledig) zijn verstrekt, uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure volgt. Deze formele eisen zijn van toepassing voor alle 3 de percelen. Het betreft de volgende formele eisen: - de offerte dient vóór de gestelde sluitingstermijn op de aangegeven locatie aanwezig te zijn; - de offerte dient ingeleverd te worden inclusief alle gevraagde bijlagen/verklaringen en stukken die overlegd dienen te worden en volgens de vereiste structuur; - alle gevraagde bijlagen /verklaringen en stukken die overlegd dienen te worden moeten ieder afzonderlijk volledig ingevuld zijn; - de offerte ingeleverd dient te worden volgens Bijlage A Checklist waarin een leidraad voor de vereiste structuur voor het indienen van de offerte staat beschreven; - de gestanddoeningstermijn (geldigheid offerte) van de offerte, inclusief bijlagen, dient minimaal 120 dagen gerekend vanaf de sluitingsdatum van het indienen van de offerte te zijn. - de offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn, zie hiertoe ook hoofdstuk 6, paragraaf 6.5, onderdeel A; - het is inschrijvers niet toegestaan om een offerte onder voorwaarden in te dienen, dit wil zeggen dat er geen mitsen en maren aan de offerte kleven. - door het indienen van de offerte gaat inschrijver akkoord met de aanbestedingsprocedure zoals omschreven in dit aanbestedingsdocument.