UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD PROVINCIE VLAAMS-BRABANT VERGADERING VAN 07 NOVEMBER 2013 ARRONDISSEMENT LEUVEN GEMEENTE BIERBEEK AANWEZIG: J. VANHULST...VOORZITTER; C. CUYPERS, J. VAN DER VELPEN, S. VAN HAEGENBORGH, H. VAN DER PUTTEN... SCHEPENEN; R. WUYTACK... SCHEPEN VAN RECHTSWEGE (ART. 44 GEMEENTEDECREET); A. DETIÈGE, M. WITS, A. MEULEMANS, V. VAN CAUWENBERG, M. OMBELET, M. TOLLET, H-A. VAN MELKEBEEK, B. VANBESELAERE, S. NOÉ, E. ABTS, H-K. CARÊME, J. COCKX, K. DOURÉE, F. DE BUCK, M. STERCKX EN A. RECKO... RAADSLEDEN; en P. VERLINDEN... SECRETARIS. 18. VERNIEUWING SUBSIDIEREGLEMENT SOCIAAL-CULTURELE VERENIGINGEN (dossierbeheerder: Dieter Vranckx) DE GEMEENTERAAD, Gelet op het gemeentedecreet, in het bijzonder artikel 43; Gelet op het decreet betreffende het lokaal cultuurbeleid d.d. 6 juli 2012, in bijzonderheid artikel art. 7, 3 waarin wordt bepaald dat de gemeente minstens 0,8 euro per inwoner moet besteden aan ondersteuning van particuliere verenigingen en instellingen; Gelet op het integraal vrijetijdsbeleidsplan 2008-2013, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 6 december 2007; Gelet op het reglement voor de erkenning en de subsidiëring van sociaal-culturele verenigingen van Bierbeek d.d. 2 september 2010; Gelet op het positief advies van de Algemene Vergadering van de cultuurraad d.d. 8 oktober 2013; Overwegende dat een aanpassing van het bestaande subsidiereglement wenselijk is; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; BESLIST: EENPARIG Enig artikel: Onderstaand reglement goed te keuren en de voorgaande gemeenteraadsbesluiten betreffende de subsidiëring van sociaal-culturele verenigingen op te heffen. Reglement voor de erkenning en de subsidiëring van sociaal-culturele verenigingen van Bierbeek Artikel 1 - Algemene bepalingen. Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Bierbeek kan jaarlijks subsidies verlenen aan de erkende sociaal-culturele verenigingen van Bierbeek, binnen de perken van de kredieten voorzien op de gemeentebegroting. De subsidies worden toegekend na advies van het bestuur van de cultuurraad van Bierbeek. Indien het College afwijkt van het advies van het bestuur van de cultuurraad wordt dit in de beslissing uitdrukkelijk en afdoende gemotiveerd. De erkenning en de subsidiëring gebeuren volgens de voorwaarden die in dit reglement zijn vastgelegd. Artikel 2 - Toepassingsgebied. Dit reglement is enkel van toepassing op de Bierbeekse sociaal-culturele verenigingen. Hiermee worden de verenigingen bedoeld die in Bierbeek actief zijn in één van de volgende gebieden : 1 amateurkunsten; 2 cultuurspreiding en cultuurparticipatie; 3 vorming;
4 erfgoed; 5 gemeenschapsvorming, recreatie en hobby. Verenigingen die via andere gemeentelijke subsidiereglementen subsidies ontvangen voor activiteiten kunnen voor diezelfde activiteiten geen subsidies meer ontvangen op grond van dit reglement. Voor verenigingen die subsidies ontvangen via een andere gemeente geldt hetzelfde. Artikel 3 - Erkenning. 1. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist of een vereniging wordt erkend als sociaalculturele vereniging. Over de erkenning wordt beslist na advies van het bestuur van de cultuurraad. Binnen het bestuur van de cultuurraad kan hiertoe een werkgroep opgericht worden, die het advies voorbereidt. 2. Erkenningsvoorwaarden. Om erkend te worden moet een vereniging voldoen aan de volgende vier cumulatieve voorwaarden : 1 het voorbije jaar minimum drie sociaal-culturele activiteiten georganiseerd hebben in Bierbeek; 2 openstaan voor de Bierbeekse bevolking; 3 haar werking hoofdzakelijk in Bierbeek hebben; 4 bewijzen dat minstens de helft van de minimaal drie bestuursleden in Bierbeek woont. Verenigingen met commerciële doeleinden kunnen niet als sociaal-culturele vereniging erkend worden. Politieke partijen, vakbonden, mutualiteiten en beroepsverenigingen die sociaal-culturele activiteiten organiseren, kunnen wel erkend, maar niet gesubsidieerd worden. Om erkend te blijven moet een vereniging die tijdelijk geen activiteiten meer organiseert jaarlijks zijn erkenningsaanvraag hernieuwen. 3. Erkenningsaanvraag. Elke vereniging die erkend wenst te worden dient een aanvraag tot erkenning in op het daartoe voorziene aanvraagformulier. Bij het aanvraagformulier worden volgende documenten gevoegd : 1 de statuten of, als die er niet zijn, de doelstellingen van de vereniging. Het toezenden van de statuten of doelstellingen dient enkel bij de eerste aanvraag of bij een eventuele wijziging te gebeuren; 2 de lijst van alle bestuursleden (minimaal drie) met hun naam en adres; 3 een beknopt verslag van het voorbije werkingsjaar. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over de erkenning van de vereniging op basis van het gemotiveerd advies van het bestuur van de cultuurraad. 4. Voordelen van de erkenning. De erkenning als sociaal-culturele vereniging geeft recht op : 1 het gratis gebruik of het gebruik tegen een verminderd tarief van de gemeentelijke infrastructuur; 2 het gebruik van gemeentelijke materialen en materialen van vzw cultuurcentrum Bierbeek (cc de borre) zoals onder meer podiumelementen, tentoonstellingspanelen, audiovisuele middelen; 3 de logistieke ondersteuning vanuit de gemeente, indien de vereniging hiervoor tijdig een aanvraag indient bij het College van Burgemeester en Schepenen; 4 de gratis publicatie van de activiteiten via de gemeentelijke informatiekanalen. 5. Gevolgen van misbruik. Erkende verenigingen die oneigenlijk gebruik of misbruik maken van hun erkenning, zoals onder meer de huur voor particulier gebruik van gemeentelijke infrastructuur onder de naam van de vereniging, verliezen hun erkenning voor het jaar waarop de vaststelling wordt gedaan en de daaropvolgende twee jaren. Artikel 4 - Subsidies. Er zijn drie soorten subsidies : werkingssubsidies, projectsubsidies en investeringssubsidies. Artikel 5 - Werkingssubsidies. 1. Elke erkende sociaal-culturele vereniging kan een werkingssubsidie krijgen. Deze wordt toegekend op basis van de activiteiten die zij ontwikkelde in het voorbije jaar, dat loopt van 1 januari tot 31 december. Activiteiten met een commercieel karakter komen niet in aanmerking. 2. Verdeling. Voor de werkingssubsidies wordt minimaal 75 % van het gezamenlijke subsidiebedrag werkingssubsidies en projectsubsidies gereserveerd. De werkingssubsidie wordt verdeeld op basis van een puntenstelsel. Hierdoor krijgt een activiteit een aantal punten volgens de aard van die activiteit.
De waarde van een punt wordt bepaald door het totale bedrag van de werkingssubsidies te delen door het totale aantal behaalde punten van alle verenigingen samen. De uitkomst van deze deling is de waarde van één punt. Iedere erkende sociaal-culturele vereniging krijgt een subsidie toegekend ter waarde van het aantal punten dat zij heeft behaald. 3. Aanvraag. Een aanvraag voor werkingssubsidie dient uiterlijk op 15 januari te worden ingediend. Hiervoor vult de vereniging het daartoe bestemde formulier in. Hierbij voegt de vereniging alle mogelijke verantwoordingsstukken voor de vermelde activiteiten zoals onder meer uitnodigingen, affiches, folders, krantenknipsels, tijdschrift, elektronische post, aankondiging in de vrijetijdskrant. Aanvragen voor werkingssubsidies die te laat zijn ingediend zijn niet ontvankelijk. Het College van Burgemeester en Schepenen wijst een ambtenaar aan om de formulieren en bewijsstukken te controleren. Het College van Burgemeester en Schepenen kent, op gemotiveerd advies van het bestuur van de cultuurraad, de werkingssubsidies toe. 4. Puntenstelsel. De toekenning van punten op basis van de activiteiten van een vereniging is erop gericht de meerwaarde van die activiteiten voor de Bierbeekse gemeenschap te honoreren. Een project waaraan projectsubsidies werden toegekend, kan niet meer in aanmerking komen als activiteit in het kader van de werkingssubsidies. Bij de toekenning van de punten worden de werking en activiteiten van de verenigingen onderverdeeld in de volgende zeven categorieën : 1 werking en organisatie van de vereniging; 2 vorming; 3 cultuurspreiding en cultuurparticipatie; 4 amateurkunsten; 5 erfgoed; 6 gemeenschapsvorming, recreatie en hobby; 7 samenwerking. In elk van de zeven categorieën worden de punten toegekend als volgt : 1. Werking en organisatie van de vereniging 1.1. aantal leden : minder dan 25 leden :... 2 punten van 25 tot 49 leden :... 5 punten van 50 tot 99 leden :... 7 punten 100 of meer leden :... 10 punten 200 of meer :... 15 punten. 1.2. aantal bestuursvergaderingen : minder dan 4 vergaderingen :... 2 punten 4 of meer vergaderingen :... 5 punten. Niet bewezen bestuursvergaderingen worden niet in aanmerking genomen. Per bestuursvergadering (ook eventueel via sociale netwerken) dient een document met daarin minstens de locatie, de datum en de aanwezigheden te worden opgemaakt dat nadien bij de subsidieaanvraag wordt gevoegd. 1.3. deelname van een vertegenwoordiger van de vereniging aan een vergadering van de algemene vergadering en het bestuur van de cultuurraad : per deelname :... 5 punten. Op een algemene vergadering kan een persoon slechts één vereniging vertegenwoordigen. 1.4. uitgave van een eigen tijdschrift, d.w.z. een periodieke uitgave met vormende artikels of aankondigingen, verstuurd via de post met een eigen erkenningsnummer : maximaal 4 uitgaven zijn per jaar subsidieerbaar : per uitgave :... 10 punten. 1.5. het versturen van ten minste tien edities van een elektronische nieuwsbrief en/of een up to date eigen website of blog, waarop minstens alle eigen activiteiten worden aangekondigd : 10 punten.
2. Vorming : 2.1. de vereniging organiseert zelf educatieve, informatieve en/of vormende activiteiten, zoals onder meer discussieavonden, voordrachten, debatten, natuurexploraties, daguitstappen, tentoonstellingen, enz. begeleid door een spreker, inleider of gids : A. per activiteit opengesteld voor iedereen :... 12 punten B. per activiteit voor eigen leden :... 3 punten. 2.2. de vereniging organiseert zelf meerdaagse reizen of cycli van minimaal 5 lessen en/of dagdelen van vormingsactiviteiten of lessen in een kunstdiscipline : A. per cyclus opengesteld voor iedereen :... 30 punten B. per cyclus voor eigen leden :... 10 punten 3. Cultuurspreiding en cultuurparticipatie : De vereniging organiseert tentoonstellingen en voorstellingen door derden opgevoerd van onder meer toneel, literatuur, muziek, ballet, dans, poppentheater : per ingekochte activiteit, onder meer via een koepelorganisatie : A. opengesteld voor iedereen :... 10 punten B. voor eigen leden :... 5 punten 4. Amateurkunsten : 4.1. repetities van amateurkunstenverenigingen : per repetitie :... 1 punt 4.2. de vereniging organiseert zelf een publieke voorstelling van onder meer toneel, literatuur, muziek, ballet, dans, poppentheater of een tentoonstelling. Zowel de uitvoering als de organisatie, dit is het niet-culturele deel van de activiteit, zoals onder meer de zaalhuur, de inschrijvingen, de promotie, worden verzorgd door de leden van de eigen vereniging. eerste voorstelling :... 40 punten vanaf de tweede voorstelling, per voorstelling :... 20 punten 4.3. de vereniging verzorgt voor een andere vereniging een publieke voorstelling van onder meer toneel, literatuur, muziek, ballet, dans, poppentheater of een tentoonstelling eerste voorstelling :... 10 punten vanaf de tweede voorstelling, per voorstelling :... 5 punten 4.4. het inschakelen van professionele begeleiding zoals onder meer een regisseur, dirigent, choreograaf : maximaal vijf maal subsidieerbaar, per begeleiding:... 25 punten. 5. Erfgoed : De vereniging ontwikkelt erfgoedactiviteiten en draagt bij tot de bekendmaking van het Bierbeekse erfgoed onder meer via erfgoedwandelingen, publicaties, tentoonstellingen : per activiteit :... 20 punten 6. Gemeenschapsvorming, recreatie en hobby : 6.1. de vereniging organiseert zelf recreatieve activiteiten zoals onder meer wedstrijden, quizzen, reizen, zoektochten : A. per activiteit opengesteld voor iedereen :... 10 punten B. per activiteit voor eigen leden :... 5 punten 6.2. de vereniging organiseert zelf cycli van minimaal vijf en maximaal tien lessen of dagdelen van gemeenschapsvormende, recreatieve en hobby-activiteiten : A. per cyclus opengesteld voor iedereen :... 20 punten B. per cyclus voor eigen leden :... 10 punten Per hobby of recreatieve bezigheid kan slechts één cyclus worden ingebracht : alle kookactiviteiten, kaartavonden, knutselnamiddagen vallen onder één cyclus. Cycli van meer dan tien lessen worden gerangschikt onder de categorie van repetitieve activiteiten, bepaald in 6.3. en worden gehonoreerd zoals de repetities van de amateurkunsten-verenigingen. 6.3. de vereniging organiseert repetitieve activiteiten die betrekking hebben op gemeenschapsvorming, recreatie of hobby, dit zijn weerkerende activiteiten, die meer dan tien keer per jaar doorgaan : per activiteit :... 1 punt 7. Samenwerking Activiteiten waarvoor de vereniging een aantoonbare samenwerking opzet met een andere vereniging komen in aanmerking voor extra ondersteuning, indien aan de volgende voorwaarden is voldaan :
1 alleen samenwerking met andere Bierbeekse verenigingen komt in aanmerking; 2 de samenwerking moet worden aangetoond aan de hand van bewijsstukken zoals onder meer een publicatie of een overeenkomst; 3 alleen activiteiten die openstaan voor iedereen komen in aanmerking; 4 het bewijs van de samenwerking door middel van onder meer een publicatie of een overeenkomst wordt samen met het dossier van de subsidieaanvraag ingediend. Samenwerking leidt tot een extra betoelaging ten belope van een verdubbeling van de punten met een maximum van 60 punten per samenwerking, niet per vereniging. Artikel 6 - Projectsubsidies. 1. Indiening aanvraag, ontvankelijkheid en beoordelingsprocedure. De aanvraag voor een projectsubsidie dient voorafgaandelijk te gebeuren met het daartoe bestemde aanvraagformulier. De aanvraag vermeldt duidelijk de doelstellingen, de planning en de begroting van het project. Enkel tijdig ingediende en volledige aanvragen en dossiers komen in aanmerking om te worden beoordeeld. De aanvragen voor projectsubsidies dienen minimaal drie maanden voorafgaand aan de start van het project te worden ingediend. Het bestuur van de cultuurraad geeft over de aanvragen voor projectsubsidie een gemotiveerd advies aan het College van Burgemeester en Schepenen. Het advies heeft betrekking op, enerzijds, het al dan niet vervuld zijn van de voorwaarden bepaald in 2, en anderzijds, het subsidiebedrag dat, op grond van de beoordelingscriteria bepaald in 3, aan het project kan worden toegekend. Het College van Burgemeester en Schepenen zal een subsidiebedrag toewijzen aan elk goedgekeurd project. Indien het College afwijkt van het advies van het bestuur van de cultuurraad wordt dit in de beslissing uitdrukkelijk en afdoende gemotiveerd. 2. Voorwaarden. Een project dient om in aanmerking te kunnen komen voor subsidiëring te voldoen aan de volgende vijf cumulatieve voorwaarden : 1 een project is een activiteit die een uitzonderlijk sociaal-cultureel karakter heeft en de normale werking van de aanvragende vereniging overstijgt; 2 een project is duidelijk afgebakend in tijd, plaats en omvang 3 een project kent een welomschreven doel, dat onder meer betrekking kan hebben op het uitbreiden van het aanbod van de vereniging, het vernieuwen van de werking van de vereniging, het aanspreken van moeilijk te bereiken doelgroepen, een specifiek thema in de kijker plaatsen; 4 een project heeft een open karakter en staat open voor alle inwoners van de gemeente Bierbeek; 5 een project legt specifieke, inhoudelijke accenten die onder meer kunnen inhouden dat het project een experimenteel karakter heeft, plaatsvindt op verrassende locaties, een meerwaarde betekent voor het bestaande socio-cultureel aanbod in de gemeente. 3. Beoordelingscriteria. Indien een project voldoet aan alle voorwaarden bepaald in 2 wordt, binnen de perken van de begroting, een projectsubsidie toegekend. De hoogte van het subsidiebedrag wordt bepaald aan de hand van volgende beoordelingscriteria : 1 de mate waarin het project financieel onderbouwd is.; 2 de mate waarin het project zorgt voor samenwerking binnen het verenigingsleven en/of voor gemeenschapsvorming binnen de gemeente; 3 de originaliteit van het project waarbij onder meer kan worden rekening gehouden met de mate waarin een vereniging vroeger reeds soortgelijke activiteiten heeft georganiseerd en de mogelijkheid dat de activiteit erin slaagt om grenzen te doorbreken; 4 de wijze waarop de gemeentelijke projectsubsidie zal worden aangewend; 4. Verdeling. Voor de projectsubsidies wordt maximaal 25 % van het gezamenlijke subsidiebedrag werkingssubsidies en projectsubsidies gereserveerd. De projectsubsidies kunnen worden toegekend tot uitputting van dit contingent. 5. Verplichte vermeldingen en bewijsstukken. Op affiches, uitnodigingen, e.d. dient de vereniging te vermelden dat de activiteit georganiseerd wordt met de steun van de gemeente Bierbeek. Het logo van de gemeente dient daartoe te worden gebruikt in alle communicatie over het project. Binnen drie maanden na afloop van de activiteit moet de vereniging een evaluatieverslag indienen, tezamen met een financiële afrekening en de nodige bewijsstukken. Deze bewijsstukken kunnen onder meer facturen, affiches, uitnodigingen en persberichten zijn. Indien deze verplichtingen niet worden nageleefd of het project om welke reden ook niet plaatsvindt, wordt de projectsubsidie als niet-toegekend beschouwd en dient deze te worden terugbetaald.
Artikel 7 Investeringssubsidie (aankoop & onderhoud). De aankoop van instrumenten in het kader van de normale werking van een erkende muziekvereniging kan gesubsidieerd worden. Het betreft uitgaven van het voorbije werkjaar van minimaal 120 euro per voorwerp. Alleen de aankoop van muziekinstrumenten komt in aanmerking voor subsidiëring. Een voorwaarde voor het verkrijgen van materiaalsubsidie is dat het aangekochte materiaal minstens vijf jaar eigendom blijft van de vereniging en gebruikt wordt voor de normale werking van de vereniging. Het materiaal mag wel ter beschikking gesteld worden van derden. Na voorlegging van de aankoopfacturen van het aan het betrokken begrotingsjaar voorafgaand werkingsjaar, kan na advies van het bestuur van de cultuurraad, een investeringssubsidie worden toegekend tot maximaal 60 % van deze factuurbedragen met een maximum van 500 euro per jaar per vereniging. Indien het in de begroting ingeschreven begrotingsbedrag voor investeringssubsidies niet volstaat om de aanvragen van alle verenigingen in te willigen, wordt het beschikbare bedrag evenredig verdeeld tussen de verschillende verenigingen waarvan de aanvraag in aanmerking wordt genomen. De aanvraag moet uiterlijk op 15 januari met het daartoe bestemde aanvraagformulier ingediend worden bij de ambtenaar daartoe aangewezen door het College van Burgemeester en Schepenen. Bij de aanvraag dient een schriftelijk bewijs van aankoop of uitgevoerd onderhoud gevoegd te worden. Dit kan onder meer een factuur zijn met minimaal de vermelding van volgende gegevens : 1 naam, adres en telefoonnummer van de verkoper of onderhoudsfirma (met handtekening of stempel); 2 naam van de aankopende vereniging; 3 omschrijving van het gekochte materiaal; 4 datum van aankoop; 5 prijs (inclusief btw). Het College van Burgemeester en Schepenen oordeelt of de aankoop of het onderhoud kadert binnen de normale werking van de vereniging en beslist over de subsidie na advies van het bestuur van de cultuurraad. Indien het College afwijkt van het advies van het bestuur van de cultuurraad wordt dit in de beslissing uitdrukkelijk en afdoende gemotiveerd. Artikel 8 - Uitbetaling. Na goedkeuring van de begroting laat het College van Burgemeester en Schepenen de subsidies zo snel mogelijk uitbetalen. Artikel 9 - Betwisting. Bij betwisting over de erkenning of over de toekenning van subsidies is het mogelijk beroep aan te tekenen. Een vereniging die zich benadeeld acht, richt daartoe een gemotiveerd bezwaarschrift aan het College van Burgemeester en Schepenen, dat hierover advies vraagt aan het bestuur van de cultuurraad. Indien het College afwijkt van het advies van het bestuur van de cultuurraad wordt dit uitdrukkelijk en afdoende gemotiveerd. Artikel 10 - Controle. Het College van Burgemeester en Schepenen kan controle uitvoeren op de besteding van de subsidies. Als blijkt dat een vereniging onjuiste gegevens heeft verstrekt en daardoor onterecht een erkenning of subsidies heeft gekregen, kan het College van Burgemeester en Schepenen de voorziene subsidies terugvorderen gedurende een termijn van een jaar te rekenen vanaf de uitbetaling van de subsidies. Bij een tweede vaststelling van misbruik verliest de vereniging definitief haar erkenning en wordt zij geschrapt voor verdere subsidiëring. Het College van Burgemeester en Schepenen informeert het bestuur van de cultuurraad over de genomen beslissingen. Artikel 11 - Overgangsbepaling. Bij wijze van overgangsbepaling zullen de werkingssubsidies voor activiteiten in het werkjaar 2013 in 2014 worden toegekend overeenkomstig de bepalingen van het reglement voor de erkenning en de subsidiëring van sociaal-culturele verenigingen van Bierbeek aangenomen door de gemeenteraad van de gemeente Bierbeek op 2 september 2010. Artikel 12 - Opheffingsbepaling. Het reglement voor de erkenning en de subsidiëring van sociaal-culturele verenigingen van Bierbeek goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 2 september 2010 wordt opgeheven.
Artikel 13 - Inwerkingtreding. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2014. Aldus vastgesteld in de hiervorenvermelde zitting. Op bevel: De Secretaris, (Get.) Peter VERLINDEN VOOR EENSLUIDEND UITTREKSEL: Afgeleverd te Bierbeek op Op bevel: De Gemeentesecretaris, De Voorzitter, (Get.) Johan VANHULST De Burgemeester, Peter VERLINDEN Johan VANHULST