Gemeentelijk reglement voor de subsidiëring van erkende Pepingse verenigingen

Transcriptie

1 1. ALGEMENE VOORWAARDEN Gemeentelijk reglement voor de subsidiëring van erkende Pepingse verenigingen 1.1 Algemeen Art 1 Het gemeentebestuur van Pepingen kan jaarlijks subsidies verlenen aan de erkende Pepingse verenigingen, binnen de perken van de kredieten goedgekeurd op de gemeentebegroting. Dat gebeurt na advies van de betrokken adviesraad. Indien het gemeentebestuur het advies niet volgt, dient het dit te motiveren. De subsidiëring gebeurt volgens de voorwaarden die in dit reglement zijn vastgelegd. Art 2 Verenigingen die door andere adviesraden gesubsidieerd worden (jeugd, sport) of erkend zijn in een andere gemeente komen niet in aanmerking voor deze subsidie. Art 3 Het gemeentebestuur wenst in haar subsidiebeleid volgende krachtlijnen te leggen: - het bevorderen van actie en activiteiten met een meerwaarde voor de Pepingse bevolking - het stimuleren van onderlinge samenwerking - het aanmoedigen van deelname aan het Lokaal Educatief Netwerk - het aanmoedigen van deelname aan de ondersteunende functies van de gemeente Pepingen (vb. gebruik van KOE-PONGS ) Art 4 Als werkingsjaar geldt de periode van 1 augustus (huidige jaar -1) tot en met 31 juli (huidige jaar). 1.2 Voorwaarden Art 5 Om een subsidie te bekomen dient een vereniging erkend te zijn en dus te voldoen aan de voorwaarden uit het erkenningreglement voor verenigingen. Daarnaast gelden ook nog volgende voorwaarden: - aanvaarden verantwoording af te leggen aan het gemeentebestuur over de aanwending van de subsidies - indienen van een activiteitenverslag - indienen van alle gevraagde bewijsstukken van het afgelopen werkingsjaar - meewerken, indien mogelijk, aan de KOE-PONGS 1.3 Aanvraag Art 6 De vereniging ontvangt jaarlijks eind juni een blanco activiteitenverslag en een begeleidende brief. Enkel de verenigingen die vóór afsluitdatum hun activiteitenverslag ingevuld en ondertekend ingediend hebben op de betrokken gemeentelijke dienst komen in aanmerking voor de verdere behandeling ervan.

2 De vereniging die na afsluitdatum geen verslag heeft ingediend, zal geen aanspraak kunnen maken op de subsidie voor het betrokken werkingsjaar. De aanvrager dient, indien opgevraagd door de betrokken gemeentelijke dienst, bijkomende informatie over de ingestuurde gegevens, 14 dagen na de vraag van deze dienst, te verstrekken. 1.4 Beslissingen Art 7 Na ontvangst en het verwerken van de gegevens van de jaarlijkse activiteitenverslagen door de betrokken gemeentelijke dienst, wint het College van Burgemeester en Schepenen het advies in van de betrokken adviesraad. Deze raad geeft zijn advies binnen de afgesproken termijn aan het College van Burgemeester en Schepenen. 1.5 Uitbetalingen Art 8 De uitbetaling van de subsidies gebeurt in principe voor het einde van het jaar door een overschrijving op de rekening van de aanvrager. 1.6 Betwisting Art 9 Bij betwisting over de toekenning van subsidies kan de vereniging een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het College van Burgemeester en Schepenen. Het College van Burgemeester en Schepenen regelt alle niet voorziene gevallen en beslist bij betwisting telkens na advies van de betrokken adviesraad. 1.7 Controle en sancties Art 10 Het College van Burgemeester en Schepenen behoudt zich het recht de gegeven informatie en bewijsstukken te verifiëren. Indien blijkt dat: - de aangifte niet in overeenstemming is met de werkelijkheid of - de aanvrager de gevraagde inlichtingen weigert te verschaffen of - de aanvrager de inlichtingen niet tijdig verschaft of - de verklaringen onjuist zijn vervalt de desbetreffende vereniging het recht op subsidiering voor het betrokken werkingsjaar. 1.8 Verantwoordelijkheid Art 11 Dit reglement regelt alleen de financiële tussenkomst van het gemeentebestuur in de werking, activiteiten en manifestaties van de verenigingen. Het gemeentebestuur kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor afhandelingen van contracten, eventuele ongevallen, schade, wanbetaling en de daaruit voortvloeiende kosten. De betrokken vereniging blijft volledig zelf verantwoordelijk voor haar werking, activiteiten en manifestaties.

3 1.9 Akkoordverklaring Art 12 Verenigingen, die beroep doen op dit subsidiereglement, verklaren zich hierdoor akkoord met alle bepalingen. 2. SOORTEN SUBSIDIES Art 13 De Pepingse verenigingen kunnen aanspraak maken op 7 soorten subsidies: 1. Beleidssubsidie: - verenigingen nominatief opgenomen in gemeentebegroting: bedrag volgens artikelbegrotingsnummer - verenigingen die niet nominatief opgenomen zijn in de gemeentebegroting, te verdelen onder - basissubsidie en - actieondersteunende subsidie 2. Bijzondere éénmalige subsidie 3. Logistieke ondersteuning, gemeentelijke uitleendienst en infrastructuur Het gemeentebestuur kan aan verenigingen die openluchtevenementen organiseren enkel logistieke ondersteuning verlenen tijdens de weekdagen, gedurende de periode van 15 mei tot 15 september 4. Gratis publicatie via de gemeentelijke infokanalen 5. Gratis gebruik van de frames van de inschuifborden 6. Toelage voor jubilerende verenigingen 7. De cultuurprijs Bij toetreden van een nieuwe vereniging wordt 100 euro aan het budget voor subsidiering van verenigingen toegevoegd. Politieke partijen, vakbonden, mutualiteiten en beroepsverenigingen kunnen niet financieel gesubsidieerd worden. Verenigingen die alleen actief zijn op het gebied van de gemeenschapsvorming (dorpsfeesten, buurtfeesten) ontvangen geen beleidssubsidie, maar kunnen logistieke ondersteuning krijgen.

4 2.1 Beleidssubsidie Art 14 Het activiteitenverslag dient ingevuld te worden met de gegevens van het afgelopen werkingsjaar. Art 15 De basissubsidie is een forfaitair bedrag dat jaarlijks wordt toegekend aan elke vereniging die voldoet aan de algemene bepalingen beschreven in artikel 1 en 5 en die de basisgegevens van de vereniging invult op het daartoe voorziene document. De basissubsidie bedraagt 50 euro per vereniging die de basisgegevens indient. Art 16 De actie-ondersteunende subsidie is een subsidie die toegekend wordt op basis van een puntensysteem. De punten worden toegekend in functie van de antwoorden op de vragenlijst in bijlage. Iedere vereniging die de vragenlijst invult scoort een aantal punten. Al deze punten worden opgeteld in het totaal aantal punten. Het te verdelen budget is wat er overblijft van het beschikbaar budget na toekenning van de basissubsidies. De waarde van een punt is het resultaat van de deling van het te verdelen budget door het totaal aantal punten. 2.2 Bijzondere éénmalige subsidie Art 17 Voor activiteiten van uitzonderlijke aard of naar aanleiding van buitengewone omstandigheden, die niet kunnen gesubsidieerd worden via de actieondersteunende subsidie, kan het gemeentebestuur een bijzondere éénmalige subsidie toekennen. De activiteit moet zich richten tot de gehele Pepingse bevolking. De verenigingen die van een bijzondere éénmalige subsidie willen genieten, richten drie maanden voor het begin van de uitzonderlijke activiteit een gemotiveerde aanvraag, inclusief kosten- en inkomstenprognose, naar het gemeentebestuur. Binnen de 60 dagen, na ontvangst van de aanvraag en na het advies ingewonnen te hebben van de betrokken adviesraad, zal het gemeentebestuur de beslissing van de gemeenteraad aan de vereniging meedelen. Iedere aanvraag zal hiervoor afzonderlijk geëvalueerd worden. Bij het verkrijgen van een éénmalige subsidie, verbindt de vereniging zich er toe om het logo van de gemeente te gebruiken in de communicatie over de bedoelde activiteit. De bijzondere éénmalige subsidie bedraagt minimum 100 euro en maximum 500 euro. Zij kan eventueel gecombineerd worden met logistieke ondersteuning.

5 2.3 Logistieke ondersteuning, gemeentelijke uitleendienst en infrastructuur Art 18 Logistieke ondersteuning Het gemeentebestuur kan bijzondere activiteiten logistiek ondersteunen. De aanvraag voor logistieke ondersteuning gebeurt via het aanvraagformulier en wordt gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen. De aanvraag bevat een nauwkeurige omschrijving van de gevraagde materiële ondersteuning, een motivatie en een prognose van kosten en opbrengsten van de bedoelde activiteit. Het gemeentebestuur kan logistieke ondersteuning verlenen tijdens de weekdagen aan de verenigingen die zomerevenementen organiseren, gedurende de periode van 15 mei tot 15 september. Op basis van de aanvragen zal de technische dienst een planning opmaken en de verdere contacten met de verenigingen verzorgen. Na ontvangst van elke aanvraag zal het college van burgemeester en schepenen zijn beslissing aan de vereniging meedelen. Art 19 Gemeentelijke uitleendienst De gemeentelijke uitleendienst heeft als doel materiaal voor ontlening ter beschikking te stellen aan de Pepingse verenigingen. Alle voorwaarden voor het gebruik van het materiaal van de uitleendienst staan beschreven in het Reglement Gemeentelijke Uitleendienst. Art 20 Gratis gebruik van de infrastructuur Elke erkende vereniging kan, voor niet-commerciële activiteiten, gratis gebruik maken van de infrastructuur van het gemeenschapscentrum en van infrastructuur waarmee het gemeentebestuur een convenant afgesloten heeft (zie huishoudelijke reglementen van desbetreffende locaties). 2.4 Gratis publicatie via de gemeentelijke kanalen Art 21 Elke vereniging kan gratis gebruik maken van de gemeentelijke communicatiekanalen voor het publiceren van artikels en het aankondigen van activiteiten. Het College van Burgemeester en Schepenen kan na o.a. advies van de betrokken adviesraad, betrokken dienst zich het recht voorbehouden om artikels of aankondigingen te weigeren. Met gemeentelijke communicatiemiddelen wordt bedoeld: - de gemeentelijke infobladen - de gemeentelijke website - de gemeentelijke vrijetijdsbrochure - de frames voor de inschuifborden

6 Alle voorwaarden voor het gebruik van de gemeentelijke inschuifborden staan beschreven in het Reglement Gemeentelijke Inschuifborden. 2.5 Toelage voor jubilerende verenigingen Art 22 Elke vereniging kan naar aanleiding van het 50-, 75-, 100-, 125-, en meerjarig bestaan een toelage bekomen van 125 euro. Alle voorwaarden voor het bekomen van deze toelage staan beschreven in het Reglement Gemeentelijke Tussenkomst voor Jubilerende Verenigingen. 2.6 De Pepingse Cultuurprijs Art 23 Het gemeentebestuur van Pepingen reikt om de twee jaar de Cultuurprijs uit. De periode waarop de Cultuurprijs betrekking heeft, loopt van 1 augustus jaar -2 tot en met 31 juli huidig jaar. Met het toekennen van een tweejaarlijkse Cultuurprijs wil het gemeentebestuur een belangrijke stimulans geven aan het culturele leven in Pepingen. Initiatieven, prestaties, verdiensten van uitzonderlijke kwaliteit of speciale inspanningen met betrekking tot het beoefenen en bevorderen van de cultuur of het sociaal-cultureel werk via acties, activiteiten, manifestaties, onderzoek, studie, publicaties en dergelijke komen in aanmerking voor de Cultuurprijs. Het is mogelijk dat een vereniging of individuele Pepingenaar die de Cultuurprijs in het verleden reeds in ontvangst mocht nemen, de prijs een tweede keer wint. De prijs mag echter geen twee maal na elkaar aan dezelfde vereniging of dezelfde Pepingenaar toegekend worden. Art 24 De Cultuurprijs kan toegekend worden aan een vereniging of aan een individuele Pepingenaar. Een vereniging of individuele Pepingenaar kan voorgedragen worden voor de prijs of kan zichzelf kandidaat stellen. Alle Pepingenaren en Pepingse verenigingen kunnen hun kandidatuur indienen bij het College van Burgemeester en Schepenen en dit uiterlijk op de 15 de oktober van elk oneven jaar. De kandidatuurstelling gebeurt via het aanvraagformulier. Elke Pepingse vereniging krijgt tweejaarlijks dit aanvraagformulier toegestuurd. Het aanvraagformulier zal ook verschijnen in de gemeentelijke communicatiekanalen en is verkrijgbaar bij de cultuurdienst. De Cultuurprijs wordt voorbehouden aan organisaties of personen die: - gedurende twee jaar in de gemeente Pepingen gevestigd en werkzaam zijn - zich uitzonderlijk verdienstelijk hebben gemaakt op het gebied van de cultuur of het socio-culturele werk

7 Enkel initiatieven, verdiensten of prestaties die na uitreiking van de voorgaande Cultuurprijs van start zijn gegaan, komen in aanmerking. Initiatieven, verdiensten of prestaties die reeds zijn bekroond, komen niet meer in aanmerking. Art 25 Voor de toekenning van de Cultuurprijs laat het College zich adviseren door een oneven samengestelde jury van ten hoogste vijf stemgerechtigde leden. De jury bestaat uit: - De schepen van cultuur: voorzitter - De voorzitter van de cultuurraad - Drie onafhankelijke deskundigen aan te duiden door het college van burgemeester en schepenen Juryleden kunnen de Cultuurprijs niet toegekend krijgen. De jury beslist zonder verhaal of de prijs kan worden toegekend. De tweejaarlijkse Pepingse Cultuurprijs bedraagt maximum 1000 euro. 3. SLOTBEPALINGEN 3.1 Evaluatie Art 27 De betrokken adviesraden worden gevraagd jaarlijks het Pepingse subsidiereglement te evalueren en indien nodig aan het gemeentebestuur vóór 15 september (voor het komende jaar) voorstellen tot actualiseren en bijsturen over te maken. Binnen de 30 dagen na ontvangst van de voorstellen zal het gemeentebestuur zijn beslissing aan de betrokken adviesraden meedelen.