Over dossiervorming, inzage en verstrekken van cliëntgegevens Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg Over dossiervorming, inzage en verstrekken van cliëntgegevens Den Haag, september 2003
mr. Lydia Janssen, Adviesbureau Van Montfoort in opdracht van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport 2 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Inhoud Voorwoord 5 Leeswijzer 6 Doel van dit boekje 9 1 Cliëntgegevens en wettelijke regelingen 11 2 Zorgaanbieders en Bureau jeugdzorg 17 2.1 Dossier 17 2.2 Inzagerecht 19 2.3 Geheimhoudingsplicht 22 2.4 Geheimhouding en kinderbescherming 26 3 Uitwisseling van cliëntgegevens binnen Bureau jeugdzorg 31 3.1 Toegang tot het cliëntdossier 31 3.2 Verstrekken van cliëntgegevens aan andere afdelingen 32 3.3 Dubbelfuncties 33 3.4 AMK 33 3.5 Jeugdreclassering 34 4 Advies- en Meldpunt Kindermishandeling 39 4.1 Gegevensverwerking 40 4.2 Cliëntgegevens bij advies en melding 40 4.3 Informatie over cliënten verstrekken aan anderen 42 4.4 Bewaartermijn van dossiers 43 5 Jeugdreclassering 47 5.1 Geheimhoudingsplicht 47 5.2 Rapportage aan OM, rechter en Raad 48 5.3 Afstemmen van begeleiding of toezicht 48 5.4 Melding AMK 48 6 Raad voor de Kinderbescherming 51 6.1 Informatie aan cliënt 51 6.2 Inzagerecht 51 6.3 Bewaren van dossiers 53 6.4 Melden aan de Raad 53 3 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
6.5 Verstrekken van cliëntgegevens in verband met de taken van de Raad 54 6.6 Identiteit melders en informanten 54 6.7 Informatie aan ouders van weggelopen kinderen 56 6.8 Verstrekken van cliëntgegevens op grond van de Wet openbaarheid van bestuur 56 7 Jeugdgezondheidszorg 59 7.1 Dossier 59 7.2 Inzagerecht 61 7.3 Beroepsgeheim 63 8 Onderwijs 69 8.1 Geheimhouding 69 8.2 Beroep op overmacht 70 8.3 Geheimhouding ten opzichte van de ouders 71 8.4 Meldplicht seksueel misbruik of seksuele intimidatie 71 9 Leerplicht 75 9.1 Schoolverzuim 75 9.2 Positie leerplichtambtenaar 75 9.3 Verstrekken van leerlinggegevens aan anderen 76 10 (Jeugd)politie 81 10.1 Gesloten verstrekkingensysteem 81 10.2 Gegevensverstrekking aan anderen die niet in de wet worden genoemd 82 10.3 Melding AMK 82 10.4 Cliëntvolgsysteem jeugdcriminaliteit 82 11 Overmacht en melding AMK 87 11.1 Conflict van plichten 87 11.2 Melding en informatie aan het AMK 88 12 Cliëntgegevens in netwerken 93 12.1 Randvoorwaarden 93 12.2 Regels voor het uitwisselen van cliëntgegevens 94 Literatuurlijst 96 4 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Voorwoord Als medewerker van het bureau jeugdzorg, heb ik medische gegevens van mijn cliënt nodig, zodat ik een goed indicatiebesluit kan nemen. kan ik deze gegevens bij de huisarts opvragen? en welke gegevens over mijn cliënt mag ik aan de huisarts verstrekken? De leerkracht van mijn cliënt belt mij, medewerker bij een aanbieder van jeugdzorg, met de vraag of de hulpverlening ook in gaat op de concentratieproblemen van cliënt op school. mag ik deze gegevens zomaar verstrekken? Dit zijn vragen waar u regelmatig mee wordt geconfronteerd. Ik hoor uit de praktijk dat medewerkers moeite hebben om te beoordelen welke gegevens over hun cliënt ze wel uit mogen wisselen en welke niet. Vaak is men wel op de hoogte van de van toepassing zijnde wetgeving (de regeling in de Wet op de jeugdzorg en de Wet bescherming persoonsgegevens), maar weet men niet precies wat op basis van deze wetgeving wel en niet mag. En omdat het niet helemaal duidelijk is kiest men voor de veilige weg door de gegevens dan maar niet te verstrekken. Je kunt je afvragen of dit voor de cliënt ook altijd het beste is. Kan met andere woorden op die manier goed hulp worden geboden? Daarom heb ik besloten tot deze informatieve en praktische brochure. De brochure maakt duidelijk welke gegevens medewerkers in de jeugdzorg en aanpalende sectoren met elkaar mogen uitwisselen en onder welke omstandigheden. Ik hoop dat deze brochure u de gewenste duidelijkheid verschaft waardoor u een goede afweging kunt maken tussen de privacybelangen van uw cliënt en de noodzaak van gegevensverstrekking voor een goede hulpverlening. mw drs Clémence Ross Van Dorp Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport 5 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Leeswijzer 1 Doel van deze brochure Deze brochure geeft praktische informatie over de omgang met persoonlijke gegevens van jeugdige cliënten. Omdat de regelgeving over cliëntgegevens per sector verschilt, wordt in ieder hoofdstuk een andere sector besproken: jeugdzorg, medische zorg, jeugdpolitie, enzovoort. De hoofdstukken zijn zo geschreven dat ze afzonderlijk te lezen zijn. 2 Zorgaanbieders en Bureau jeugdzorg De zorgaanbieders en Bureau jeugdzorg, inclusief de jeugdbescherming, vallen onder de Wet op de jeugdzorg. In dit hoofdstuk worden de regels besproken die deze wet geeft over: dossiervorming, inzage, en geheimhoudingsplicht. NB: Omdat de regels over privacy en beroepsgeheim uit de Wet op de jeugdzorg voor de vrijwillige jeugdzorg én voor de jeugdbescherming gelden, bevat deze brochure geen specifiek hoofdstuk over de regeling voor de jeugdbescherming. Wel wordt in de tekst van hoofdstuk 2 en 3 op een aantal plaatsen specifiek ingegaan op de jeugdbescherming. 3 Uitwisseling cliëntgegevens binnen Bureau jeugdzorg Dit hoofdstuk kan worden gezien als een verdere uitwerking van hoofdstuk 2. Het gaat specifiek in op de vraag hoe de regels van de Wet op de jeugdzorg moeten worden toegepast als medewerkers binnen Bureau jeugdzorg cliëntgegevens uitwisselen. 4 Advies- en Meldpunt Kindermishandeling Het AMK heeft vanwege de bijzondere taken ruimere bevoegdheden om zonder toestemming of medeweten van de cliënt, gegevens in te winnen, vast te leggen of te verstrekken. Deze bijzondere bevoegdheden, die alleen mogen worden gebruikt als openheid in de richting van de cliënt niet mogelijk is, worden in dit hoofdstuk beschreven. 5 Jeugdreclassering Net als het AMK maakt de jeugdreclassering deel uit van Bureau jeugdzorg. In verband met de specifieke strafrechtelijke taken worden er bij de jeugdreclassering bijzonder privacygevoelige gegevens vastgelegd. Over de omgang met deze gegevens gaat hoofdstuk 5. 6 Raad voor de Kinderbescherming De Raad voor de Kinderbescherming moet haar omgang met cliëntgegevens vooral baseren op de Wet op de jeugdzorg. Aan de orde komen: dossiervorming, inzage, verstrekken van cliëntgegevens en meldingen aan de Raad. 6 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
7 (Jeugd)gezondheidszorg Werkers in de jeugdgezondheidszorg vallen onder de bepalingen van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (Wgbo): medewerkers in: de huisartsenpraktijk, het consultatiebureau, de wijkverpleging, de jeugdgezondheidszorg, het RIAGG, de psychiatrische kliniek, enzovoort. De regels over dossiervorming, inzage, en beroepsgeheim die voor deze medisch hulpverleners gelden, worden in dit hoofdstuk besproken. 8 Onderwijs Dit hoofdstuk over het onderwijs beperkt zich tot de vraag in welke gevallen docenten en intern begeleiders vertrouwelijke informatie mogen verstrekken over hun leerlingen aan beroepskrachten van buiten de school. 9 Leerplicht Dit hoofdstuk beschrijft de positie van de leerplichtambtenaar en zijn mogelijkheden om in verband met schoolverzuim informatie over leerlingen in te winnen en te verstrekken aan anderen. 10 (Jeugd)politie Welke mogelijkheden heeft de politie, gelet op de Wet Politieregisters, om aan anderen van buiten de politieorganisatie gegevens te verstrekken uit een politiedossier?. Het antwoord op deze vraag wordt gegeven in dit tiende hoofdstuk. 11 Overmacht en meldingen AMK Dit hoofdstuk beschrijft in welke gevallen een werker een beroep kan doen op overmacht om daarmee zijn geheimhoudingsplicht of beroepsgeheim te doorbreken. Ook de mogelijkheid voor geheimhouders om een melding te doen aan het AMK komt aan de orde. 12 Cliëntgegevens in netwerken In het laatste hoofdstuk van dit boekje worden enige randvoorwaarden en spelregels beschreven voor de omgang met cliëntgegevens in netwerken en andere vormen van overleg met beroepskrachten van buiten de eigen instelling. 7 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
8 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Doel van dit boekje De omgang met persoonlijke gegevens van cliënten is voor werkers in de jeugdzorg vaak lastig. Want de wettelijke regels hierover beperken de vrije uitwisseling van cliëntgegevens. Dat is ook precies de bedoeling. Een cliënt moet er van op aan kunnen dat er zorgvuldig wordt omgegaan met wat hij aan een hulpverlener vertelt en dat er in principe niets buiten hem om gebeurt. Dat werkt drempelverlagend: cliënten zullen eerder om hulp vragen en ook eerder bereid zijn hun zorgen open op tafel te leggen als ze kunnen rekenen op geheimhouding en er op mogen vertrouwen dat de hulpverlener niets buiten hem om doet. In die zin is een zorgvuldige omgang met cliëntgegevens een voorwaarde voor een toegankelijke jeugdzorg. Vertrouwelijkheid en openheid naar de cliënt vormen dus belangrijke aspecten van de beroepshouding. Maar soms is het voor effectieve jeugdzorg noodzakelijk dat hulpverleners cliëntgegevens aan elkaar uitwisselen omdat alleen op die manier goede hulp kan worden geboden. Over de spanning tussen geheimhouding en het verstrekken van cliëntgegevens gaat deze brochure. Per sector, zoals jeugdzorg vallend onder de Wet op de jeugdzorg, jeugdgezondheidszorg, onderwijs, leerplicht en jeugdpolitie, worden de wettelijke regels over de omgang met cliëntgegevens beschreven. Daarbij wordt vooral aandacht besteed aan de voorwaarden die gelden voor het verstrekken van cliëntgegevens aan anderen van buiten de eigen instelling. Op die manier wordt per beroepsgroep antwoord gegeven op de volgende twee kernvragen: - welke regels gelden er in mijn beroepsgroep voor de omgang met cliëntgegevens? - aan wie mag ik cliëntgegevens verstrekken en welke voorwaarden gelden daarvoor? In het boekje zijn, cursief gedrukt, voorbeelden opgenomen over de omgang met cliëntgegevens. Doel ervan is de tekst dicht bij de praktijk van alledag te brengen. Deze voorbeelden zijn uiteraard niet bedoeld om de enig juiste handelwijze te beschrijven, wel geven ze een beeld van een correcte toepassing van de omgang met cliëntgegevens. 9 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
10 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Cliëntgegevens en wettelijke regelingen 1
12 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
1 Cliëntgegevens en wettelijke regelingen In dit eerste hoofdstuk gaan we kort in op de begrippen persoonsgegevens, cliëntgegevens en cliënt. Ook de verhouding tussen de Wet bescherming persoonsgegevens en de regeling in bijzondere wetten zoals de Wet op de jeugdzorg en de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst komt aan de orde. Persoonsgegevens Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect zijn te herleiden tot een bepaalde persoon, bijvoorbeeld: naam, adres, aantekeningen over een intakegesprek, over verleende zorg, of over de schoolopleiding. Al deze informatie valt onder het begrip persoonsgegevens. Cliëntgegevens In deze brochure gebruiken we de term cliëntgegevens om aan te geven dat we het alleen over de persoonsgegevens van cliënten hebben (en bijvoorbeeld niet over persoonsgegevens van personeelsleden). Cliënt Onder een cliënt verstaan we de jeugdige, zijn (stief)ouders of anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden. Wet bescherming persoonsgegevens De Wet bescherming persoonsgegevens geeft algemene regels voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Deze wet is ook van toepassing op cliëntgegevens binnen de jeugdzorg. Extra zorgvuldigheid vraagt de wet bij de omgang met bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens en strafrechtelijke gegevens. Wet op de jeugdzorg, Wet geneeskundige behandelovereenkomst Binnen de jeugdzorg geldt voor de meeste werkers niet alleen het algemene kader van de Wet bescherming persoonsgegevens maar ook, en op de eerste plaats, de regels over cliëntgegevens en geheimhouding uit de Wet op de jeugdzorg. Medisch hulpverleners, zoals de jeugdarts, de jeugdpsychiater of de verpleegkundige, zijn op de eerste plaats gebonden aan de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. De regels uit deze wetten gaan als speciale bepalingen vóór de algemene regels van de Wet bescherming persoonsgegevens. 13 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
14 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Zorgaanbieders en Bureau jeugdzorg 2
16 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
2 Zorgaanbieders en Bureau jeugdzorg Voor de zorgaanbieders die onder de Wet op de jeugdzorg vallen en voor de Bureaus jeugdzorg gelden de privacyregels uit de Wet op de jeugdzorg. Deze wet geeft o.a. voorschriften over dossiervorming, inzagerecht en geheimhoudingsplicht. De regels hierover worden in dit hoofdstuk besproken. De hieronder beschreven regels zijn van toepassing op de vrijwillige jeugdzorg én op de jeugdbescherming. De tekst van dit hoofdstuk geldt dus ook in geval van bijvoorbeeld een ondertoezichtstelling. NB1: Als we in dit hoofdstuk de term jeugdzorg gebruiken, wordt gedoeld op die vormen van jeugdzorg die onder de Wet op de jeugdzorg vallen: zorgaanbieders en bureaus jeugdzorg. Onderwijs, medische zorg, maatschappelijk werk vallen daar niet onder. NB2: Vanwege de bijzondere positie van de jeugdbescherming, als gedwongen vorm van jeugdzorg, staan we in de laatste paragraaf (2.4) van dit hoofdstuk expliciet stil bij jeugdbescherming en geheimhouding. 2.1 Dossier In principe legt de werker al vanaf het eerste contact met de cliënt gegevens over hem vast. Het dossier bestaat uit algemene persoonsgegevens (zoals naam, adres en dergelijke) en uit gegevens in verband met de verleende zorg. Het dossier kan ook gegevens bevatten die de werker, met instemming van de cliënt, van anderen heeft opgevraagd of die hij via rapportages heeft ontvangen. Contactjournaal Ook het contactjournaal behoort tot het dossier. In het contactjournaal legt de werker feitelijk vast met wie hij over de cliënt heeft gesproken en tot welke uitkomsten dit overleg heeft geleid. Het contactjournaal behoort tot het dossier. Persoonlijke werkaantekeningen Persoonlijke werkaantekeningen, waarin de werker zijn persoonlijke (doorgaans zeer voorlopige) indrukken en waarnemingen vastlegt, bij wijze van geheugensteun, behoren niet tot het dossier en worden apart van het dossier bewaard. Ze dienen als geheugensteun en zijn voor strikt persoonlijk gebruik. 17 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Verstrekt de werker mondeling of schriftelijk gegevens uit zijn persoonlijke werkaantekeningen aan een ander, dan vallen deze gegevens vanaf dat moment onder het dossier en zijn ze dus ook ter inzage voor de cliënt. Persoonlijke werkaantekeningen mogen geen schaduwdossier worden. Het gaat echt alleen om persoonlijke indrukken en overwegingen die te subjectief of te voorlopig zijn om vastgelegd te worden in het dossier. Zo gauw dit wel mogelijk is, worden de persoonlijke werkaantekeningen samengevat in het dossier, of worden de werkaantekeningen vernietigd omdat ze niet meer relevant zijn. Bij de overdracht van een dossier, bekijkt de werker welke werkaantekeningen zich lenen voor opname in het dossier. De overige werkaantekeningen vernietigt hij. NB: Zou de werker zijn persoonlijke werkaantekeningen met het dossier meesturen, dan behoren ze vanaf dat moment tot het dossier, de werker verstrekt zijn werkaantekeningen dan immers aan een ander. Informatie aan de cliënt De werker moet de cliënt laten weten dat er gegevens over hem worden vastgelegd en om welk type gegevens het gaat. Daarnaast moet de cliënt gewezen worden op zijn rechten: inzage, correctie en vernietiging. In de meeste gevallen beschikt het bureau of de instelling over een folder die de cliënt met een toelichting meteen bij het eerste contact ontvangt. Bewaartermijn In principe worden de gegevens in het dossier tien jaar bewaard, te rekenen vanaf het moment dat de gegevens zijn vastgelegd. De gegevens worden langer bewaard als dit voor een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is. In de praktijk wordt de termijn van tien jaar vaak gerekend vanaf het moment dat de behandeling is afgesloten. Bewaartermijn jeugdbescherming en AMK Voor dossiers van de jeugdbescherming en van het AMK geldt een andere bewaartermijn. In principe worden de dossiers daar bewaard tot het jongste kind uit het gezin waarmee de jeugdbescherming of het AMK bemoeienis heeft gehad 18 jaar is geworden. Vernietigingsrecht Een cliënt (of als hij nog geen 12 jaar oud is, zijn ouder die gezag over hem uitoefent) heeft het recht om te verzoeken om de vernietiging van (een deel van) zijn dossier. Maakt de cliënt gebruik van dit recht, dan wordt (een deel van) het dossier binnen drie maanden na het verzoek vernietigd. Daarmee wordt dan de bewaartermijn van tien jaar bekort. 18 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Vernietiging weigeren Vernietiging kan worden geweigerd als het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de jeugdige, bijvoorbeeld voor zijn broers of zussen. Daarnaast moet vernietiging worden geweigerd als deze vernietiging in strijd is met de wet. Zo zijn, zoals hierboven bleek, de jeugdbescherming en het AMK verplicht de dossiers te bewaren tot het jongste kind van het gezin 18 jaar is. Zou een cliënt om eerdere vernietiging vragen, dan moeten AMK en jeugdbescherming de gevraagde vernietiging weigeren omdat deze vernietiging in strijd is met de wet. 2.2 Inzagerecht De cliënt heeft recht op inzage in zijn dossier. Omdat het contactjournaal tot het dossier behoort, is ook dit ter inzage. De persoonlijke werkaantekeningen behoren niet tot het dossier en zijn dus niet ter inzage (tenzij de werker zijn werkaantekeningen schriftelijk of mondeling aan een ander heeft verstrekt). Inzage kan in het algemeen worden geweigerd voor zover de privacy van een derde wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. Op grond van deze bepaling kan bijvoorbeeld persoonlijke informatie uit het dossier over de moeder afgeschermd worden voor de (gescheiden) vader. Ook is het mogelijk om informatie af te schermen die bijvoorbeeld een docent heeft verstrekt. Afschrift Het recht op inzage betekent dat de cliënt ook recht heeft op een kopie van (delen uit) het dossier. Voor het verstrekken van een kopie mag een redelijke vergoeding worden gevraagd. Jeugdigen tot 12 jaar Is de cliënt nog geen 12 jaar oud, dan oefenen de ouders die het gezag over hun kind hebben het inzagerecht voor hun kind uit. Is er één ouder met gezag en één ouder zonder gezag, dan oefent alleen de gezagsouder het inzagerecht uit. Inzage aan ouders met gezag kan de werker alleen weigeren: - indien de belangen van de jeugdige kunnen worden geschaad, bijvoorbeeld in geval van een vermoeden van kindermishandeling - voor zover de privacy van een ander wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. Jeugdigen van 12 tot 16 jaar Is de jeugdige tussen de 12 en 16 jaar oud dan hebben de ouders met gezag en de jeugdige beiden inzagerecht. 19 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Inzage aan de jeugdige wordt geweigerd: - indien de jeugdige volgens de werker niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Bijvoorbeeld bij een geestelijk gehandicapte jeugdige, bij een jeugdige die in zijn ontwikkeling wat achter loopt op leeftijdgenootjes of in geval van een wel erg zwaar probleem voor een jeugdige van die leeftijd. In dit soort gevallen hebben alleen de ouders inzagerecht. voor zover de privacy van een derde wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. Inzage aan de ouders met gezag wordt geweigerd: - indien de belangen van de jeugdige kunnen worden geschaad voor zover de privacy van een ander wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. Jeugdigen van 16 jaar en ouder Is de jeugdige 16 jaar of ouder dan oefent alleen hij zelf het inzagerecht uit. Inzage kan hem worden geweigerd: voor zover de privacy van een ander wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. Bij een jeugdige vanaf 16 jaar is inzage door de ouders alleen mogelijk op basis van toestemming van de jeugdige. Op deze regel geldt één uitzondering. Is de jeugdige van 16 jaar of ouder volgens de werker niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake dan oefenen de ouders die gezag over hem uitoefenen het inzagerecht voor hem uit. Ouder/voogd De wet gebruikt bij het inzagerecht niet de term ouders maar wettelijk vertegenwoordiger. Daarmee wordt gedoeld op degene die het gezag over de jeugdige heeft. In veel gevallen zijn dat de ouders, of is dat één van de ouders. Oefent geen van beide ouders gezag uit, dan wordt het gezag uitgeoefend door een voogd. Hij is dan de wettelijk vertegenwoordiger van de jeugdige. Een voogd kan een natuurlijk persoon zijn, zoals een tante of een meerderjarige broer van de jeugdige, maar de voogdij kan ook worden uitgeoefend door Bureau jeugdzorg (afdeling voogdij). Erkenner Een man die een kind erkend heeft, is daarmee de juridische vader van het kind. Dit betekent echter niet dat hij ook automatisch gezag over het kind uitoefent. Alleen als de erkenner gezag over het kind heeft, heeft hij recht op inzage. Stiefouder Als een ouder met gezag opnieuw is getrouwd, betekent dit niet automatisch dat deze stiefouder nu ook gezag heeft. Hij oefent geen gezag uit, tenzij de rechter in een rechterlijke uitspraak gezamenlijk gezag heeft toegewezen aan de ouder met gezag en de nieuwe partner. Oefent de stiefouder geen gezag uit, dan heeft hij dus ook geen inzagerecht 20 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Pleegouders Typerend voor pleegouders is dat zij de jeugdige wel opvoeden maar in lang niet alle gevallen het gezag over hem uitoefenen. Als pleegouders geen gezag hebben, bijvoorbeeld bij een vrijwillige plaatsing door de ouders, of in geval van een ondertoezichtstelling, zijn zij niet de wettelijk vertegenwoordiger en hebben ze dus niet zondermeer inzagerecht. Is de jeugdige 12 jaar of ouder dan moeten zij hem toestemming vragen voor inzage in het dossier. Is de jeugdige jonger, dan vragen de pleegouders toestemming aan degene die het gezag uitoefent. Toestemming van degene die het gezag uitoefent is eveneens nodig als de jeugdige 12 jaar of ouder is, maar niet in staat is tot een redelijke beoordeling van zijn belangen ter zake. Kunnen de pleegouders geen toestemming aan de jeugdige vragen, omdat hij nog geen 12 jaar is, of omdat hij ouder is maar nog niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan moeten de pleegouders zich voor inzage dus wenden tot degene die het gezag uitoefent, de wettelijk vertegenwoordiger. Wie dat is, is afhankelijk van de gezagssituatie: a Ondertoezichtstelling. Is een ondertoezichtgestelde jeugdige uit huis geplaatst in een pleeggezin dan hebben de ouders, of heeft een ouder het gezag. De pleegouders moeten de ouder met gezag dus toestemming vragen voor de inzage. Is dit contact niet gewenst of verloopt dit moeizaam, dan kunnen de pleegouders de gezinsvoogd inschakelen om via hem toestemming voor de inzage te krijgen. De gezinsvoogd heeft zelf geen gezag en kan dus geen toestemming geven. Wel kan hij bemiddelen in de richting van de ouder met gezag en hij kan desnoods ook een aanwijzing op dit punt aan de ouder met gezag geven. b Voogdij. Is het gezag in handen van Bureau jeugdzorg, na een ontheffing of ontzetting, dan moeten de pleegouders zich tot Bureau jeugdzorg wenden om toestemming te krijgen voor de inzage. Meestal lopen de contacten tussen Bureau jeugdzorg en de pleegouders via de medewerker die als voogd optreedt. c Wel gezag. Oefenen de pleegouders zelf het gezag uit, dan hebben zij als wettelijk vertegenwoordiger inzagerecht. Hebben de pleegouders geen toestemming voor inzage van de jeugdige of, als hij nog geen 12 jaar oud is, van zijn wettelijk vertegenwoordiger, dan mogen zij alleen die informatie inzien die over hen zelf gaat, of die zij zelf hebben verstrekt. De informatie in het dossier die specifiek over de pleegouders gaat, wordt vaak voor de ouders afgeschermd om de privacy van de pleegouders te beschermen. Mieke (15 jr) vraagt om inzage in haar dossier bij Bureau jeugdzorg. De werker gaat in op dit verzoek maar vraagt zich af wat ze moet doen met de zeer persoonlijke gegevens over het verleden van Mieke s moeder. Ze belt de moeder van Mieke die haar laat weten dat ze deze informatie voorlopig nog voor Mieke 21 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
verborgen wil houden. De werker schermt deze informatie daarom af voordat ze Mieke inzage geeft. De vader van Mike (7 jr), die gezag over zijn zoon uitoefent, vraagt bij Bureau jeugdzorg om inzage in het dossier van zijn zoon. De werker aarzelt. Vader is erg opvliegend en heeft zijn emoties slecht in de hand. De relatie tussen vader en Mike is mede daardoor bijzonder gespannen. Uiteraard staat daarover informatie in het dossier. De werker vreest dat de situatie thuis voor Mike nog weer onveiliger wordt als vader de informatie uit het dossier heeft gelezen. In overleg met de teamleider besluit de werker dat vader, in het belang van Mike, op dit moment geen inzage in het dossier krijgt. Wel biedt de werker een gesprek aan met vader om over de problemen van Mike en de geboden hulpverlening te spreken. De ouders van Nurdin (17 jr) willen weten wat er toch aan de hand is met hun zoon. Ze maken zich oprechte zorgen. Nurdin wil thuis niets kwijt over zijn problemen of over de hulp die hij krijgt. Vader en moeder richten zich tot de werker en verzoeken om inzage in het dossier van hun zoon. De werker legt uit dat dit alleen mogelijk is met toestemming van hun zoon. Hij belooft dit met hem te bespreken. Een week later laat de werker de ouders weten dat Nurdin geen toestemming geeft voor inzage. Wel is Nurdin bereid om in aanwezigheid van de werker met zijn ouders over zijn problemen en de geboden hulp te praten. NB: Zou Nurdin niet met zijn ouders over zijn problemen hebben willen praten, dan hadden de werker en de ouders van Nurdin dit moeten accepteren. 2.3 Geheimhoudingsplicht Uitgangspunt van de geheimhoudingsplicht van de werker in de jeugdzorg is dat de werker geen informatie geeft over de cliënt zonder zijn uitdrukkelijke toestemming. Is de cliënt nog geen 12 jaar, dan moeten de ouders die gezag over hem uitoefenen namens hem toestemming geven. Een cliënt vanaf 12 jaar geeft zelf toestemming, tenzij hij niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. In dat geval moeten de ouders met gezag weer toestemming geven. Mondeling of schriftelijk De cliënt kan mondeling of schriftelijk toestemming geven, want de wet stelt geen nadere eisen op dit punt. In de meeste gevallen werken instellingen met schriftelijke verklaringen. Zou een cliënt, bijvoorbeeld telefonisch, mondeling toestemming geven, dan doet de werker er goed aan deze mondeling gegeven toestemming vast te leggen in het dossier door er een aantekening van te maken. 22 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Akkoordverklaring vooraf Een cliënt kan alleen toestemming voor het verstrekken van informatie geven als hij voldoende is geïnformeerd. Voordat hem om toestemming wordt gevraagd moet hij dus weten welke informatie de werker over hem gaat verstrekken en aan wie hij deze informatie gaat geven. Een algemene akkoordverklaring die de cliënt aan het begin van het hulpverleningstraject moet tekenen en waarmee hij instemt met iedere gegevensverstrekking, staat hiermee op gespannen voet. Een ondertekende akkoordverklaring kan eigenlijk alleen als toestemming worden gezien als de verklaring zo specifiek mogelijk is: de verklaring moet de functionarissen noemen aan wie gegevens zullen worden verstrekt en moet ook beschrijven om welk type informatie het dan zal gaan. NB: Een schriftelijk of mondeling gegeven toestemming kan door de cliënt op ieder moment worden ingetrokken. Vanaf dat moment kan de werker alleen nog informatie verstrekken in geval van de drie hieronder genoemde uitzonderingen. Uitzonderingen De geheimhoudingsplicht in de jeugdzorg is niet absoluut. In grote lijnen gelden er drie uitzonderingen. Vooral de derde uitzondering maakt het voor werkers mogelijk om met andere beroepskrachten binnen de jeugdzorg te overleggen, als zij ook bij de cliënt betrokken zijn. 1 Wettelijke plicht Als er een wettelijke plicht bestaat om gegevens te verstrekken geldt de geheimhoudingsplicht (natuurlijk) niet. Te denken valt aan stukken aan de kinderrechter of aan de Raad voor de Kinderbescherming (zie hierover ook paragraaf 2.4). Ook de informatieverstrekking aan de inspectie Jeugdzorg gebeurt op basis van een wettelijke plicht. 2 Ouders van jeugdigen tot 16 jaar In principe delen ouders met gezag in het geheim. Een werker mag dus met de ouders, als zij gezag uitoefenen, over hun kind en over de hulpverlening spreken. Maar de werker geeft geen (of niet alle) informatie als informatieverstrekking het belang van de jeugdige kan schaden. Dit kan bijvoorbeeld ook het geval zijn als de jeugdige zich hardnekkig verzet tegen informatieverstrekking. Ouders van jeugdigen vanaf 16 jaar Bij een jeugdige vanaf 16 jaar geldt de geheimhoudingsplicht ook tegenover de ouders. De werker mag de ouders alleen informeren met toestemming van de jeugdige. Een uitzondering geldt voor een jeugdige die niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Dan geldt weer de regel dat de ouders die gezag uitoefenen, delen in het geheim tenzij de belangen van de jeugdige daardoor geschaad kunnen worden. 23 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Ouder/voogd Ook bij de regels over de geheimhoudingsplicht geldt dat de wet niet de term ouders gebruikt maar wettelijk vertegenwoordiger. Degene die gezag over de jeugdige uitoefent, deelt in het geheim. Vaak zullen dit de ouders zijn, soms is er maar één gezagsouder en in weer andere gevallen oefent een voogd het gezag uit. Zo benoemt de rechter bijvoorbeeld een voogd als beide ouders zijn overleden, vaak wordt in zo n geval een familielid benoemd. Na een ontheffing of een ontzetting wordt de voogdij bijna altijd toegewezen aan Bureau jeugdzorg (afdeling voogdij). Pleegouders Pleegouders delen niet zondermeer in het geheim zoals ouders dat doen. Voor het verstrekken van informatie aan de pleegouders is de toestemming nodig van de jeugdige, of als de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, van degene die het gezag uitoefent. Toestemming aan de wettelijk vertegenwoordiger moet eveneens worden gevraagd als de jeugdige 12 jaar of ouder is maar niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Aan wie de pleegouders toestemming moeten vragen, is afhankelijk van de gezagsregeling. a Gezag bij de ouders. Oefenen de ouders het gezag uit, dan moeten de ouders toestemming geven. Is er één ouder met gezag en één ouder zonder gezag, dan moet toestemming worden gevraagd aan de ouder die het gezag uitoefent. b Jeugdige onder toezicht gesteld. Is de jeugdige onder toezicht gesteld dan berust het gezag bij de ouders. De pleegouders moeten hen dus toestemming vragen. Is er geen contact of loopt het contact moeizaam dan kunnen de pleegouders zich tot de gezinsvoogd wenden om te bemiddelen tussen hen en de ouders. De gezinsvoogd heeft zelf geen gezag, hij kan dus geen toestemming geven. c Voogdij. Is er een voogd dan moet hij toestemming geven. Berust de voogdij bij Bureau jeugdzorg, dan wenden de pleegouders zich meestal tot de medewerker die als voogd/contactpersoon van de jeugdige optreedt. d Pleegouders hebben zelf gezag. Oefenen de pleegouders zelf het gezag uit, dan delen zij als wettelijk vertegenwoordiger in het geheim. 24 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Informatierecht ouder zonder gezag In verband met de positie van de ouders wijzen we op het recht op informatie van de ouder zonder gezag. Een ouder zonder gezag heeft geen recht op inzage in het dossier en deelt evenmin in het beroepsgeheim. Maar hij heeft wel een wettelijk recht op informatie van beroepskrachten die met zijn kind te maken hebben, zoals bijvoorbeeld een werker in de jeugdzorg. De informatie wordt alleen op verzoek verstrekt, er is dus geen spontane informatieplicht. Het gaat om belangrijke feiten en omstandigheden die de persoon van het kind of diens verzorging en opvoeding betreffen (art. 1:377c Burgerlijk Wetboek). Te denken valt aan medische uitslagen, schoolresultaten, schoolkeuze en informatie over de ontwikkeling. De werker kan het geven van informatie alleen weigeren als hij de informatie ook niet aan de gezagsouder zou geven, of als het geven van informatie in strijd is met het belang van de jeugdige. NB: Voor het verstrekken van informatie aan de ouder zonder gezag hoeft de werker géén toestemming te vragen aan de gezagsouder of aan de jeugdige. 3 Andere werkers in de jeugdzorg Een derde en laatste uitzondering op de geheimhoudingsplicht geldt voor andere beroepskrachten in de jeugdzorg. Deze uitzondering maakt het mogelijk dat medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij een cliënt met elkaar overleggen, ook als de jeugdige of de ouders daarvoor geen toestemming geven. Cliëntgegevens mogen namelijk worden verstrekt aan andere beroepskrachten: van wie de medewerking nodig is voor de toegang of uitvoering van de jeugdzorg, of die zijn betrokken bij de voorbereiding of de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel. De werker verstrekt aan deze collega-werkers in de jeugdzorg alleen die informatie die noodzakelijk is voor de taak die zij uitvoeren. Deze uitzondering maakt het bijvoorbeeld mogelijk dat: een medewerker van Bureau jeugdzorg informatie over een cliënt doorgeeft aan een instelling waar hem jeugdzorg zal worden geboden, een medewerker van een zorgaanbieder Bureau jeugdzorg informeert over de geboden jeugdzorg, twee medewerkers van verschillende zorgaanbieders met elkaar overleggen over een gezamenlijke cliënt. een werker uit de vrijwillige jeugdzorg overlegt met de gezinsvoogd van zijn cliënt. Vrijwillige en gedwongen zorg Bij deze derde uitzondering moet onderscheid worden gemaakt tussen vrijwillige en gedwongen zorg of begeleiding. Ook al is het formeel mogelijk dat cliëntgegevens zonder toestemming van de cliënt, aan andere, rechtstreeks betrokken beroepskrachten in de jeugdzorg worden verstrekt, bij vrijwillige hulp zal in beginsel toch toestemming van de 25 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
cliënt moeten worden gevraagd voor deze gegevensverstrekking. Betreft het gedwongen zorg of begeleiding, bijvoorbeeld in het kader van een ondertoezichtstelling of van jeugdreclassering, dan is toestemming niet noodzakelijk (zie hierover ook paragraaf 2.4). NB: In hoofdstuk 3 van dit boekje wordt uitgebreid ingegaan op de uitwisseling van cliëntgegevens binnen Bureau jeugdzorg. Geheimhoudingsplicht / verschoningsrecht De geheimhoudingsplicht van werkers in de jeugdzorg betekent niet automatisch dat zij ook verschoningsrecht hebben. Verschoningsrecht wil zeggen dat een beroepskracht, in verband met zijn geheimhoudingsplicht, tijdens een rechtszaak niet verplicht kan worden om een getuigenis over zijn cliënt af te leggen. Het medisch beroepsgeheim omvat altijd ook een verschoningsrecht. De medisch hulpverlener kan dus niet verplicht worden om tijdens een rechtszaak een verklaring af te leggen over zijn cliënt. Of een jeugdwerker zich met een beroep op zijn geheimhoudingsplicht ook zou kunnen verschonen is niet duidelijk. Dit kan per situatie verschillend zijn. Uiteindelijk beslist de rechter per geval over het verschoningsrecht van een beroepskracht met een geheimhoudingsplicht. 2.4 Geheimhouding en kinderbescherming Zoals in de Inleiding van dit hoofdstuk al gezegd, de wetgever maakt voor de regels over dossiervorming, inzage en beroepsgeheim geen verschil tussen vrijwillige hulp en gedwongen hulp, bijvoorbeeld in het kader van een ondertoezichtstelling of een andere kinderbeschermingsmaatregel. De regels die in dit hoofdstuk beschreven staan, gelden dus ook voor de kinderbescherming. Specifiek voor de kinderbescherming is echter dat de gezinsvoogd stukken toezendt over zijn cliënt aan de kinderrechter en aan de Raad voor de Kinderbescherming zonder toestemming van de cliënt of zijn ouders. Toestemming voor deze uitwisseling van cliëntgegevens past ook niet in het gedwongen karakter van de hulpverlening. Stelt de gezinsvoogd dus bijvoorbeeld een verzoekschrift verlenging ondertoezichtstelling, een verslag over de ondertoezichtstelling of een verzoekschrift uithuisplaatsing op, dan vraagt hij hiervoor geen toestemming aan de cliënt of zijn ouders. Positie belanghebbenden Echter, in het kader van een zorgvuldige werkwijze, bespreekt de gezinsvoogd de stukken die hij naar de kinderrechter en de Raad toezendt wel van te voren met de belanghebbenden. Belanghebbend zijn in ieder geval de jeugdige zelf (vanaf 12 jaar) en de ouders voor zover zij gezag uitoefenen over hun kind. Raakt de inhoud van de stukken ook de belangen van pleegouders, van een ouder zonder gezag, of bijvoorbeeld van de verwekker, dan zijn 26 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
zij ook belanghebbenden en wordt de tekst ook van te voren met hen besproken. De gezinsvoogd geeft in zijn verslag of verzoekschrift aan met welke belanghebbenden hij de inhoud besproken heeft en of zij bezwaren tegen de inhoud van het stuk aan hem kenbaar hebben gemaakt. Voorbereiding of uitvoering kinderbeschermingsmaatregel Zoals in paragraaf 2.3 ook al bleek, kunnen werkers in de jeugdzorg cliëntgegevens uitwisselen als dit noodzakelijk is: voor de toegang en de uitvoering van de jeugdzorg of, voor de voorbereiding of uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel. Deze uitzondering op de geheimhoudingsplicht geeft zeker in de kinderbescherming de mogelijkheid om zonder toestemming van de cliënt gegevens over hem uit te wisselen met beroepskrachten binnen de jeugdzorg die ook rechtstreeks met de cliënt te maken hebben. Dit maakt bijvoorbeeld overleg mogelijk tussen de gezinsvoogd en hulpverleners die feitelijk jeugdzorg bieden aan de jeugdige zoals de mentor die de jeugdige begeleidt bij een kamertraining, of de groepswerker in de instelling waar de jeugdige verblijft. NB: Al hoeft er voor deze vorm van gegevensuitwisseling geen toestemming te worden gevraagd, in het kader van een zorgvuldige en open werkwijze geldt wel als uitgangspunt dat de cliënt bij voorkeur van tevoren en anders achteraf over de uitwisseling wordt geïnformeerd. Gezinsvoogd Als de rechter een ondertoezichtstelling oplegt, behouden de ouders het gezag. De gezinsvoogd die door Bureau jeugdzorg wordt aangewezen, heeft tot taak de ouders en de jeugdige hulp en steun te bieden. Hij heeft echter géén gezag over de jeugdige. Binnen de jeugdzorg kan hij op grond van de hierboven genoemde mogelijkheid cliëntgegevens opvragen en uitwisselen met andere werkers in de jeugdzorg. Maar zou hij informatie van buiten de jeugdzorg willen hebben, bijvoorbeeld van de huisarts van de jeugdige, van het maatschappelijk werk, van het RIAGG, van de jeugdarts of van de school, dan heeft hij daarvoor de toestemming nodig van de ouders. Zij hebben immers het gezag en moeten voor verstrekking van informatie over hun kind toestemming verlenen. De gezinsvoogd heeft geen eigen bevoegdheden om deze informatie, van buiten de jeugdzorg, buiten de ouders om op te vragen, tenzij er sprake is van een overmachtsituatie, zie paragraaf 11.1. Overmacht Zoals hierboven bleek, biedt de geheimhoudingsplicht in de Wet op de jeugdzorg veel mogelijkheden tot overleg binnen de jeugdzorg. Toch is het denkbaar dat een werker door zijn geheimhoudingsplicht in de knel komt. Daarom kan een werker in noodgevallen zijn zwijgplicht doorbreken met een beroep op overmacht. Voor de regels die gelden voor een beroep op overmacht verwijzen we naar paragaaf 11.1. 27 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Melding AMK Iedereen kan een redelijk vermoeden van kindermishandeling melden bij het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK). Dit geldt ook voor functionarissen met een geheimhoudingsplicht. Zij kunnen zonodig een melding doen zonder medeweten of instemming van de jeugdige of de ouders. Voor een melding aan het AMK verwijzen we naar paragraaf 11.2. De gezinsvoogd van Selma (14 jr) wil weten hoe de hulpverlening aan Selma verloopt. Daarom deelt hij Selma en haar moeder mee dat hij contact op zal nemen met de medewerker van de zorgaanbieder die hulp aan Selma biedt. Selma en haar moeder zien dat niet zo zitten. De gezinsvoogd maakt duidelijk dat hij deze informatie echt nodig heeft en dat hij ondanks de bezwaren van moeder en dochter toch contact op zal nemen. Vervolgens belt hij de betreffende hulpverlener. Nadat deze laatste heeft gecontroleerd of zijn gesprekspartner werkelijk de gezinsvoogd van Selma is, verstrekt hij de gevraagde informatie. De gezinsvoogd bespreekt in zijn volgende contact met Selma en haar moeder de uitkomsten van het overleg met de hulpverlener. Een gescheiden vader richt zich tot Bureau jeugdzorg met een verzoek om inzage in het dossier van zijn zoon Bas (7 jr). De vader wil namelijk weten hoe het met zijn zoon gaat. De vader oefent geen gezag over zijn zoon uit, het gezag is in handen van de moeder van Bas. De werker legt de vader uit dat hij hem, zonder toestemming van de moeder, het dossier niet ter inzage kan geven. Wel heeft de vader een informatierecht. Dit betekent dat de hulpverlener hem desgevraagd moet vertellen hoe het met Bas gaat en hoe de hulpverlening verloopt. De pleegouders van Jorien (6 jr) hebben meer informatie nodig over de hulp die Jorien bij een aanbieder van jeugdzorg wordt geboden, daarom nemen ze contact met haar hulpverlener op. De medewerker legt hen uit dat hij hen alleen met instemming van de ouders informatie over Jorien kan geven, omdat zij als pleegouders geen beroepskrachten in de jeugdzorg zijn. De pleegouders, die de ouders van Jorien nauwelijks kennen, wenden zich tot de gezinsvoogd. Zij legt contact met de ouders die vervolgens toestemming geven voor het verstrekken van informatie aan de pleegouders. NB: Zouden de ouders geen toestemming verlenen, dan mag de hulpverlener in principe geen informatie aan de pleegouders verstrekken, tenzij er sprake is van overmacht, zie daarover paragraaf 11.1. 28 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Uitwisseling van cliëntgegevens binnen Bureau jeugdzorg 3
30 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
3 Uitwisseling van cliëntgegevens binnen Bureau jeugdzorg Het vorige hoofdstuk beschreef de regels die de Wet op de jeugdzorg geeft over de omgang met cliëntgegevens. Deze regels gelden voor de zorgaanbieders en voor de Bureaus jeugdzorg. In dit hoofdstuk gaat het ook weer over de verstrekking van cliëntgegevens op grond van de Wet op de jeugdzorg. Maar nu spitsen we de bespreking toe op de uitwisseling van cliëntgegevens binnen Bureau jeugdzorg. NB: Ook in dit hoofdstuk wordt de term jeugdzorg uitsluitend gebruikt voor die vormen van jeugdzorg die onder de Wet op de jeugdzorg vallen. Bijzonder aan Bureau jeugdzorg is dat binnen dit bureau zeer verschillende taken en functies worden uitgevoerd: indicatie, uitoefenen van (gezins)voogdij, jeugdreclassering, AMK, casemanagement, nazorg, enzovoort. Deze functies worden binnen één bureau uitgevoerd om de geboden zorg goed op elkaar af te kunnen stemmen. Daarbij wisselen de medewerkers die bij dezelfde cliënt betrokken zijn, vaak ook cliëntgegevens uit. Dit dient echter met de nodige zorgvuldigheid te gebeuren, want zeker bij zo n grote instelling met zeer verschillende taken bestaat de kans dat cliëntgegevens in teveel handen terechtkomen. Over een zorgvuldige uitwisseling van cliëntgegevens binnen Bureau jeugdzorg gaat dit hoofdstuk. NB: Dit hoofdstuk beperkt zich tot de omgang met cliëntgegevens binnen bureau jeugdzorg. De algemene regels die gelden voor bureau jeugdzorg en de zorgaanbieders, bijvoorbeeld over inzagerecht, dossiervorming en geheimhouding, staan in hoofdstuk 2. 3.1 Toegang tot het cliëntdossier Directe toegang tot het cliëntdossier hebben alleen medewerkers van het onderdeel van Bureau jeugdzorg dat betrokken is bij de cliënt. Bovendien hebben deze medewerkers uitsluitend toegang tot de gegevens als dat voor de uitvoering van de taak noodzakelijk is. Te denken valt vooral aan de medewerker die de zorg verleent en degene die hem feitelijk vervangt. Ook de teamleider heeft doorgaans toegang tot de cliëntendossiers, voor zover het om cliënten gaat van medewerkers waarvoor hij de verantwoordelijkheid heeft. Medewerkers van andere afdelingen of onderdelen van Bureau jeugdzorg hebben géén rechtstreekse toegang tot het cliëntdossier. 31 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
3.2 Verstrekken van cliëntgegevens aan andere afdelingen Basis voor de verstrekking van cliëntgegevens binnen Bureau jeugdzorg is de regeling in de Wet op de jeugdzorg. Een medewerker van Bureau jeugdzorg kan dus niet zomaar cliëntgegevens verstrekken aan collega s van andere afdelingen, want ook voor deze verstrekkingen gelden de wettelijke regels die in het vorige hoofdstuk uitvoerig werden beschreven. Toestemming Uitgangspunt is dat cliëntgegevens alleen kunnen worden verstrekt met toestemming van de cliënt. Is de cliënt jonger dan 12 jaar, dan moet toestemming worden gevraagd aan de ouders die het gezag over hem uitoefenen. De toestemming van de ouder met gezag moet eveneens worden gevraagd als de jeugdige 12 jaar of ouder is maar niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Te denken valt bijvoorbeeld aan een geestelijk gehandicapte jeugdige of aan een jeugdige die wat achter is in zijn ontwikkeling. Zonder toestemming Om de uitvoering van jeugdzorg mogelijk te maken, geldt op het uitgangspunt van toestemming een uitzondering. Een werker in de jeugdzorg mag ook zonder toestemming cliëntgegevens verstrekken aan een beroepskracht in de jeugdzorg: van wie de medewerking nodig is voor de toegang of de uitvoering van de jeugdzorg, of die is betrokken bij de voorbereiding of de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel. Dit betekent dat de medewerker van Bureau jeugdzorg informatie aan een collega van een andere afdeling kan verstrekken als deze collega jeugdzorg gaat uitvoeren, of als hij betrokken is bij de toegang tot de jeugdzorg van deze cliënt. Zo kan het intaketeam bijvoorbeeld cliëntgegevens verstrekken aan de zorgaanbieder van de cliënt, of aan de casemanager. Deze gegevensverstrekking heeft onder andere tot doel dat de cliënt zijn verhaal maar één keer hoeft te doen. De medewerker van Bureau jeugdzorg kan eveneens informatie verstrekken aan de afdeling (gezins)voogdij als dat nodig is voor de voorbereiding of uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel. Voor deze gegevensverstrekking aan rechtstreeks betrokken beroepskrachten in de jeugdzorg geldt als voorwaarde dat de medewerker alleen die gegevens aan zijn collega verstrekt die hij nodig heeft voor zijn taak. 32 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Vrijwillige of gedwongen hulp Bij gegevensverstrekking aan een collega moet onderscheid worden gemaakt tussen vrijwillige hulp en gedwongen hulp. In geval van vrijwillige hulp is in beginsel toch toestemming van de cliënt nodig voor de gegevensverstrekking of uitwisseling. Gaat het om gedwongen hulp, bijvoorbeeld in het kader van een ondertoezichtstelling of van jeugdreclassering, dan kunnen de gegevens ook zonder toestemming van de cliënt worden verstrekt. Wel moet de cliënt door de werker, liefst vooraf en anders in ieder geval achteraf, worden geïnformeerd over de gegevensverstrekking. 3.3 Dubbelfuncties Met name in de intaketeams kan het voorkomen dat een medewerker een dubbelfunctie heeft. Hij heeft al eens eerder zorg verleend aan de cliënt en hij maakt nu deel uit van het intaketeam dat moet beoordelen op welke zorg de cliënt is aangewezen. In veel gevallen is het voor de cliënt en voor het bureau efficiënt en effectief als de intake mede wordt gedaan door een werker die al informatie over de cliënt heeft. Het voorkomt ook dat de cliënt zijn verhaal voor de zoveelste keer moet doen. Bij dit soort dubbelfuncties moet de werker wel bedacht zijn op zijn geheimhoudingsplicht. Zonder toestemming van de cliënt staat het hem niet vrij om met de overige leden van het intaketeam te spreken over de eerder verleende zorg. Bovendien zal hij zijn eerdere ervaringen betrekken bij de beslissingen die in de intake moeten worden genomen. Een medewerker die in een andere rol al eerder bij de cliënt betrokken was, moet dus toestemming aan de cliënt vragen om de eerdere informatie met zijn collega s te bespreken. In veel gevallen zal de cliënt die toestemming van harte geven. Maakt de cliënt bezwaar, dan is het verstandig dat deze medewerker zich laat vervangen door een collega die geen verleden met de cliënt heeft. 3.4 AMK De manier waarop het AMK cliëntgegevens verwerkt moet zo worden georganiseerd dat het AMK over eigen cliëntdossiers beschikt, die alleen kunnen worden ingezien en bewerkt door medewerkers van het AMK. Het voorschrift van aparte cliëntdossiers voor het AMK heeft te maken met de bijzonder privacygevoelige informatie waarover het AMK beschikt. Maar ook al zijn er aparte cliëntdossiers, verstrekking van cliëntgegevens door het AMK aan andere medewerkers van Bureau jeugdzorg is mogelijk. Voorwaarde is dat deze andere medewerkers de cliëntgegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak. Dus als bijvoorbeeld het intaketeam of de gezinsvoogdij het noodzakelijk vindt om te weten of de cliënt ook bekend is bij het AMK, kan het AMK deze informatie aan de collega s verstrekken. 33 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg
Daarbij ziet het AMK er op toe dat alleen die gegevens worden verstrekt die de collega echt nodig heeft voor zijn taak. Omgekeerd heeft het AMK de mogelijkheid om, bijvoorbeeld in het kader van een onderzoek naar een vermoeden van kindermishandeling, cliëntgegevens op te vragen bij andere onderdelen van Bureau jeugdzorg. Ook daarvoor geldt dat alleen die gegevens worden verstrekt die het AMK nodig heeft. De specifieke regels over de omgang met cliëntgegevens bij het AMK staan in hoofdstuk 4. 3.5 Jeugdreclassering De jeugdreclassering is ondergebracht bij Bureau jeugdzorg om, als dat nodig is, verschillende vormen van jeugdzorg in te kunnen zetten en goed op elkaar af te stemmen. De taken van de jeugdreclassering bevinden zich vooral in het strafrecht. Daardoor beschikt de jeugdreclassering over zeer gevoelige cliëntgegevens waar, op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens, extra zorgvuldig mee om moet worden gegaan. Uitgangspunt is dat de jeugdreclassering met eigen cliëntdossiers werkt die uitsluitend mogen ingezien en bewerkt door de medewerkers van de jeugdreclassering. Aan collega s van andere afdelingen worden cliëntgegevens verstrekt voor zover dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening. Dit geldt ook omgekeerd. De overige medewerkers van Bureau jeugdzorg verstrekken de jeugdreclassering cliëntgegevens als dit voor een goede uitoefening van de reclasseringstaken noodzakelijk is. Zo kunnen er bijvoorbeeld cliëntgegevens worden uitgewisseld om de begeleiding van de jeugdige af te stemmen op andere vormen van jeugdzorg die hem geboden worden. Voor de verstrekking van de gegevens geldt dat: - de medewerker van de jeugdreclassering alleen die gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening, - de jeugdige en zijn ouders over de informatieverstrekking worden geïnformeerd. Voor meer informatie over de verstrekking van cliëntgegevens door de jeugdreclassering verwijzen we naar hoofdstuk 5. Een medewerker van Bureau jeugdzorg heeft vastgesteld op welke vormen van vrijwillige zorg Bob (9 jr) is aangewezen.hij bespreekt zijn bevindingen met de ouders van Bob en overlegt tijdens dit gesprek ook met hen welke informatie hij door zal sturen aan de zorgaanbieder. Een intake medewerker van Bureau jeugdzorg vermoedt kindermishandeling bij een cliënt waarmee hij nu tweemaal gesproken heeft. Daarom vraagt hij aan een collega van het AMK of de cliënt daar bekend is. De medewerker van het AMK geeft aan dat het AMK de cliënt kent en dat er momenteel een onderzoek in verband met een melding loopt. Omdat de intake medewerker niet meer informatie nodig heeft, beperkt het AMK zich tot deze mededeling.. 34 Omgang met cliëntgegevens in de jeugdzorg