Wat u moet weten over privacy en klachten

Transcriptie

1 Wat u moet weten over privacy en klachten

2 Jeugdbescherming west Jeugdbescherming west komt in actie als de veiligheid en de ontwikkeling van een kind of jongere bedreigd worden. Wij zijn er als onze deskundigheid nodig is. We begeleiden kinderen en jongeren, hun ouders en andere betrokkenen bij het verbeteren van hun situatie. Ook helpen we jongeren die in aanraking zijn geweest met politie of justitie bij het vinden van een plek in de maatschappij en het voorkomen van nieuw strafbaar gedrag. 03

3 We kijken nadrukkelijk wat er goed gaat in uw gezin. Gezinsgerichte aanpak Jeugdbescherming west werkt volgens de Gezinsgerichte aanpak. U bent hierbij onmisbaar. Wij gaan er van uit dat u uw kind en uw eigen situatie het beste kent. Zonder u lukt het niet. Wij verwachten dat u meedenkt en samen met ons actief aan de slag gaat om de situatie voor uw kind te verbeteren. U mag van ons hetzelfde verwachten. In de samenwerking hanteren wij de volgende uitgangspunten: De veiligheid van uw kind staat voorop. Wij zien erop toe dat kinderen veilig kunnen opgroeien, nu en op de langere termijn. Deze taak hebben wij gekregen van de rechtbank. Wij helpen u en uw gezin bij het maken van een plan. In dit plan van aanpak staat wat er moet gebeuren om de situatie te verbeteren, welke afspraken we hierover maken en wie wat doet. Als er meerdere kinderen in uw gezin zijn, kijken we ook hoe het met hen gaat. We kijken nadrukkelijk wat er goed gaat in uw gezin. Daar zit uw kracht. Dit kan u helpen om de situatie verder te verbeteren. Als u eerder een plan heeft gemaakt met een begeleider van een jeugdteam, gaan we daarmee verder. Familie, vrienden of andere mensen die het belangrijk vinden dat het goed gaat met uw kind en gezin, kunnen hierbij helpen en zorgen dat het goed blijft gaan. Wij kijken samen met u wie dat zijn

4 Om u en uw kind zo goed mogelijk te kunnen helpen, moeten we een aantal persoonlijke gegevens verzamelen en bewaren

5 Wie is volgens de wet cliënt van Jeugdbescherming west? In de privacyfolder gaat het om de rechten van de cliënt. Een cliënt is iedereen die voor hulp bij Jeugdbescherming west is aangemeld: een jeugdige, zijn ouder(s), zijn stiefouder(s) of anderen die een jeugdige in hun gezin verzorgen en opvoeden. Bent u de wettelijk vertegenwoordiger? In de privacyfolder wordt een aantal keren de term wettelijk vertegenwoordiger gebruikt. Dit is degene die het gezag uitoefent over een jeugdige (ouder(s) of voogd(en). Uw privacy is heilig Jeugdbescherming west heeft een privacyreglement. In het reglement staat hoe wij met persoonlijke en vertrouwelijke gegevens van u en uw kind(eren) om gaan. In deze folder worden de belangrijkste onderwerpen uit het privacyreglement toegelicht. Aan de tekst van deze folder kunt u geen rechten ontlenen. Daar is het officiële privacyreglement voor. Als u de volledige tekst daarvan wilt hebben, dan kunt u die opvragen bij het secretariaat van de vestiging van Jeugdbescherming west waarmee u contact heeft. Of vraag ernaar bij uw contactpersoon. Let op: (aspirant-)pleegouders of andere verzorgers van het kind of de jongere zijn geen wettelijk vertegenwoordigers. Wat registreren wij? Om u en uw kind zo goed mogelijk te kunnen helpen, moeten we een aantal persoonlijke gegevens verzamelen en bewaren. Dat zijn bijvoorbeeld naam, adres en geboortedatum van u en uw kind, maar ook verslagen van gesprekken, rapporten met adviezen van deskundigen of rapporten voor de 08 09

6 rechtbank, het hulpverleningsplan en dergelijke. De gegevens kunnen komen van u en uw kind zelf, van zijn of haar school, van andere hulpverleningsinstellingen, van de Raad voor de Kinderbescherming en van de rechtbank. Wat gebeurt er met de gegevens? Wij leggen van iedereen aan wie wij hulp verlenen, een dossier aan. Hierin verzamelen en bewaren we de persoonlijke gegevens van de jeugdige en zijn of haar ouders/ verzorgers. Sommige gegevens die medewerkers van Jeugdbescherming west verzamelen en bewaren staan niet alleen in de papieren dossiers, maar ook in de computer. Wat zijn uw rechten? In principe heeft iedere cliënt het recht: om het dossier in te zien; om kopieën van gegevens uit het dossier te krijgen; om onjuiste gegevens te (laten) corrigeren. Het inzien en kopiëren van dossiergegevens Een cliënt van twaalf jaar of ouder kan zelf aan Jeugdbescherming west vragen om zijn gegevens uit het dossier in te mogen zien. Daarnaast heeft de wettelijke vertegenwoordiger het recht om gegevens van zijn kind in te zien, als zijn kind nog geen zestien jaar is. Als u het dossier wilt inkijken, dan schrijft u een brief aan de vestiging van Jeugdbescherming west waarmee u contact heeft. Vermeld in uw brief de naam van het kind om wie het gaat, en schrijf dat u zijn dossier wilt inzien. U krijgt binnen vier weken een schriftelijk antwoord. Wanneer u het bericht heeft gekregen dat u uw gegevens uit het dossier mag inzien, dan maakt de medewerker van Jeugdbescherming west met u een afspraak om naar het kantoor te komen om de gegevens te bekijken. Na afloop van deze afspraak kunt u aangeven van welke stukken uit het dossier u een kopie wilt 10 11

7 Een cliënt van twaalf jaar of ouder kan zelf aan Jeugdbescherming west vragen om zijn gegevens uit het dossier in te mogen zien

8 Als u vindt dat de gegevens in het dossier niet juist zijn, kunt u schriftelijk vragen om een correctie. ontvangen. U kunt de kopieën dan op een later tijdstip ophalen. Voor het maken van kopieën brengen wij administratiekosten in rekening. Als u de kopieën komt halen, dient u deze kosten te betalen. Hoe kunt u een dossier (laten) corrigeren? Als u vindt dat de gegevens in het dossier niet juist zijn, kunt u schriftelijk vragen om een correctie. Schrijf hiervoor een brief aan de vestiging van Jeugdbescherming west waarmee u contact heeft. Vermeld in uw brief de officiële naam van het kind om wie het gaat. Geef verder aan welke gegevens volgens u niet kloppen en de redenen waarom de correcties moeten worden aangebracht. U krijgt binnen vier weken bericht van ons. Er zijn echter uitzonderingen. U kunt niet zonder meer alle gegevens uit het dossier inzien. Zo geven wij geen inzage als het inzien van het dossier in strijd is met de belangen van uw kind. Ook moeten wij inzage weigeren van privacygevoelige informatie in het dossier, als dat over andere personen gaat (bijvoorbeeld over een ex-partner). Deze gegevens kunt u alleen inzien met toestemming van die andere persoon. Let op: u kunt alleen gegevens (laten) corrigeren als het gaat om gegevens die feitelijk niet kloppen zoals een verkeerde geboortedatum, onjuiste gegevens over de school of over het verloop van eerdere hulpverlening, enzovoort. Bent u het niet eens met de mening van een hulpverlener of een andere beroepskracht in het dossier, dan kunt u deze gegevens niet laten corrigeren. Wel kunt u in dat geval aan ons vragen of wij uw standpunt toe willen voegen aan het dossier

9 Het verstrekken van informatie aan anderen Wij mogen informatie die wij over uw kind vastleggen niet zomaar aan anderen doorgeven. In principe geven wij alleen informatie aan anderen als u ons daarvoor toestemming hebt gegeven. Op deze regel geldt een uitzondering. De wet geeft ons het recht om, ook zonder uw toestemming, gegevens door te geven aan andere beroepskrachten die bij de hulp voor u en uw kind zijn betrokken, bijvoorbeeld als uw kind hulp krijgt van een medewerker van een andere organisatie. Wel zullen we dit zoveel mogelijk in overleg met u doen. Hoe lang worden gegevens bewaard? De wet verplicht ons om uw dossier, nadat wij onze hulp hebben afgesloten, nog vijftien jaar te bewaren. Een uitzondering hierop zijn de dossiers met betrekking tot een ondertoezichtstelling en een voogdij. Deze dossiers worden ook tot tien jaar na beëindiging van de hulpverlening bewaard, maar in ieder geval tot de jeugdige 18 jaar is geworden. Daarna worden de gegevens vernietigd, als de (inmiddels volwassen) jeugdige schriftelijk om vernietiging van zijn gegevens heeft gevraagd. Anders worden de dossiers bewaard tot de betrokkene 48 jaar is. Kunt u vragen om vernietiging van gegevens uit het dossier? Een cliënt (of indien hij jonger dan twaalf jaar is, zijn wettelijk vertegenwoordiger) kan Jeugdbescherming west vragen om vernietiging van gegevens uit het dossier. Schrijf hiervoor een brief aan de vestiging van Jeugdbescherming west waarmee u contact heeft (gehad). Als wij uw verzoek 16 17

10 Wij mogen informatie die wij over uw kind vastleggen niet zomaar aan anderen doorgeven. In principe geven wij alleen informatie aan anderen als u ons daarvoor toestemming hebt gegeven

11 om vernietiging toekennen, dan zullen wij uw dossiergegevens binnen drie maanden vernietigen. In bepaalde gevallen moeten wij weigeren om uw gegevens te vernietigen. Wij mogen uw gegevens niet vernietigen als de gegevens in het belang van iemand anders moeten worden bewaard of als een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt. Zo mogen wij uw gegevens bijvoorbeeld niet vernietigen zolang de wettelijke bewaartermijnen voor dossiers nog niet zijn verstreken (zie voor de bewaartermijnen de tekst onder Hoe lang worden gegevens bewaard? ). We nemen klachten serieus Wij doen ons best om ons werk zo goed mogelijk te doen. Toch kan het voorkomen dat u zich niet correct behandeld voelt. Bijvoorbeeld omdat u vindt dat een hulpverlener niet zorgvuldig is omgegaan met persoonlijke gegevens of omdat er in uw ogen onvoldoende met u is gecommuniceerd. Jeugdbescherming west moet volgens de wet een klachtenregeling voor cliënten hebben. In de klachtenregeling van Jeugdbescherming west staat hoe wij met de klachten omgaan. Wij leggen u uit hoe dat in de praktijk werkt. U voelt zich niet correct behandeld? Als u zich niet correct behandeld voelt door één van onze medewerkers, helpt het meestal al als u hierover met hem of haar praat. Komt u er samen niet uit, dan kunt u contact opnemen met de teammanager, dit is de leidinggevende van de jeugdbeschermer. Wordt er dan volgens u niet voldoende naar u geluisterd, dan kunt u een klacht indienen bij onze klachtencommissie. De leden van de klachtencommissie werken niet bij Jeugdbescherming west. Daarmee is de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de commissie gewaarborgd. We vinden het erg belangrijk dat uw klacht zorgvuldig wordt behandeld omdat we graag willen dat u tevreden bent over de hulp die we bieden. Door een klacht in te dienen, kunnen we samen 20 21

12 met u bekijken hoe we onze hulp kunnen verbeteren. Daar heeft u zelf voordeel van, en misschien ook andere mensen. Wie kan een klacht indienen? Iedere jeugdige heeft het recht om een klacht in te dienen namens zichzelf. Ook kan iedereen die direct betrokken is bij de opvoeding, de verzorging en de ontwikkeling van de jeugdige die door ons wordt begeleid, een klacht indienen. Dus naast de wettelijke vertegenwoordigers, ook de (aspirant) pleegouders, de stiefouders of andere verzorgers van de jeugdige. Anonieme klachten nemen we niet in behandeling. Wie kan u helpen bij het indienen van een klacht? Wanneer u geholpen wilt worden bij het schrijven van een klacht, dan kunt u terecht bij het Adviesen Klachtenbureau Jeugdhulpverlening (AKJ) via Het AKJ is een onafhankelijk bureau dat gratis zijn diensten aanbiedt. Hoe kunt u een klacht indienen? Om een klacht in te dienen, kunt u telefonisch contact opnemen met het secretariaat van de klachtencommissie of kunt u een brief te schrijven aan de klachtencommissie: Hiervoor kunt u contact opnemen met het secretariaat van de klachtencommissie of u kunt een brief schrijven aan deze commissie: klachtencommissie@jeugdbeschermingwest.nl Het postadres en het telefoonnummer van de klachtencommissie vindt u op Het is van belang dat u aangeeft waar de klacht over gaat, over wie u klaagt, wat er precies gebeurd is en wanneer en waar dit was. Daarbij is het nodig uw naam, adres en telefoonnummer te vermelden. Alleen als een klacht volledig en duidelijk is, kan de commissie de klacht in behandeling nemen

13 Het is belangrijk dat u niet te lang wacht met het schrijven van uw brief. Deze moet in ieder geval binnen één jaar na de datum van de gebeurtenis waarover u klaagt in het bezit zijn van de klachtencommissie. De klachtencommissie stuurt u binnen zeven werkdagen na ontvangst van uw klacht een ontvangstbevestiging. Wacht u te lang, dan loopt u de kans dat de klachtencommissie uw klacht niet in behandeling neemt. De klachtencommissie stuurt u binnen zeven werkdagen na ontvangst van uw klacht een ontvangstbevestiging. Daarnaast ontvangen degenen over wie u klaagt en zijn of haar leidinggevende een kopie van de klacht. De klachtencommissie kijkt eerst of er is geprobeerd het probleem op te lossen door bemiddeling van een leidinggevende van Jeugdbescherming west. Als dat niet zo is, kan de commissie voorstellen om dit alsnog te proberen. U mag eventueel zelf iemand uitkiezen die u bij de behandeling van uw klacht kan ondersteunen, bijvoorbeeld een medewerker van het Advies- en 24 25

14 Klachtenbureau Jeugdhulpverlening (AKJ) of een advocaat. Wat doet de klachtencommissie? De klachtencommissie bekijkt of uw klacht terecht is en geeft hierover advies aan de directie van Jeugdbescherming west. De klachtencommissie is onafhankelijk en onpartijdig. De leden zijn niet in dienst van en hebben geen banden met Jeugdbescherming west. U en degene over wie de klacht gaat, mogen een schriftelijke en mondelinge uitleg geven bij de klacht. Gewoonlijk vindt er een hoorzitting plaats waarvoor u, degene over wie de klacht gaat en zijn leidinggevende worden uitgenodigd. De klachtencommissie beslist binnen tien weken na het ontvangen van uw brief of de klacht terecht is. Als de commissie meer tijd nodig heeft, dan laat zij dit schriftelijk aan u weten. De klachtencommissie stuurt haar uitspraak naar verschillende mensen: naar u, naar de persoon door wie u zich niet correct behandeld voelt, naar zijn of haar leidinggevende en naar de directie van Jeugdbescherming west. Binnen een maand na ontvangst van het besluit schrijft de directie van Jeugdbescherming west u en degene over wie de klacht gaat een brief. Hierin staat of de directie het eens is met het besluit van de klachtencommissie en hier eventueel maatregelen aan kan/gaat verbinden. Wanneer er redenen zijn voor uitstel, krijgt u dat te horen. Er kan hoogstens twee weken uitstel worden verleend. Wat doet de Nationale ombudsman? Als u het niet eens bent met de behandeling en/of afdoening van uw klacht door Jeugdbescherming west, dan kunt u schriftelijk een klacht indienen bij de Nationale ombudsman. Dit kan digitaal via de website of via de volgende adressen: 26 27

15 De Nationale ombudsman Postbus AC Den Haag (Gratis) postadres: Antwoordnummer WB Den Haag Op de website vind u meer informatie over de nationale ombudsman. Zijn er kosten verbonden aan het indienen van een klacht? De behandeling van de klacht door de klachtencommissie van Jeugdbescherming west is voor u gratis. De kosten voor de door u ingeschakelde deskundigen, reiskosten en kosten voor bijvoorbeeld postzegels zijn wel voor uw rekening. Procedure klacht indienen 1 U dient een klacht in bij de klachtencommissie 2 Behandeling door de klachtencommissie 3 Uitspraak door de klachtencommissie 4 Oordeel van de directie over de uitspraak 5 U kunt eventueel een klacht indienen bij de Nationale ombudsman 6 Uitspraak van de Nationale ombudsman 7 Eventueel reactie van de directie op aanbevelingen van de Nationale ombudsman Meer weten? Als u nog vragen heeft na het lezen van deze folder, kunt u die stellen aan het secretariaat van de klachtencommissie: klachtencommissie@jeugdbeschermingwest.nl. Het postadres en het telefoonnummer van de klachtencommissie vindt u op Hier vindt u ook de folder van de klachtencommissie. Deze kunt u ook opvragen bij de balie van Jeugdbescherming west

16 De cliëntenraad helpt ons om ons werk goed te doen

17 De cliëntenraad is er voor u De Cliëntenraad komt op voor de cliënten van Jeugdbescherming west, dus voor u en uw kind. De Cliëntenraad praat met de directie over allerlei zaken die voor kinderen, jongeren en hun ouders belangrijk zijn. De Cliëntenraad is een wettelijke verplichting voor Jeugdbescherming west en helpt ons om ons werk goed te doen. De directie van Jeugdbescherming west bespreekt allerlei zaken die alle cliënten aangaan met de Cliëntenraad. De Cliëntenraad geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies aan de directie. Zo draagt de cliëntenraad een steentje bij aan een betere behandeling van cliënten. De Cliëntenraad houdt zich niet bezig met een klacht over het werk van een medewerker of met de begeleiding van een cliënt. Daar hebben we de klachtencommissie voor. De Cliëntenraad komt op voor de cliënten van Jeugdbescherming west, dus voor u en uw kind. Wilt u meer weten over de Cliëntenraad? Wilt u meepraten of wilt u ergens aandacht voor vragen? In de flyer van de Cliëntenraad staat meer informatie. U kunt deze flyer opvragen bij de balie van de vestiging waar u contact mee heeft. Op de website staat meer informatie over de Cliëntenraad. Er is ook een facebook pagina: Cliëntenraad Jeugdbescherming west. U kunt ook per contact opnemen met de Cliëntenraad: clientenraad@jeugdbeschermingwest.nl, het postadres en telefoonnummer vindt u op

18 Meer informatie Alle folders van Jeugdbescherming west zijn te downloaden via onze website: Altijd bereikbaar Op werkdagen is Jeugdbescherming west bereikbaar van 8.30 tot uur. Buiten kantooruren is Jeugdbescherming west voor dringende gevallen 24 uur per dag telefonisch bereikbaar. Door het telefoonnummer te kiezen van een locatie krijgt u buiten kantooruren informatie over de bereikbaarheid. De cliëntenraad geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies aan de directie. Aan de tekst van deze folder kunnen geen rechten worden ontleend

19