provinsje fryslân provincie fryslân b Provinciale Staten van de Provincie Fryslân Postbus 20120 8900 HM LEEUWARDEN postbus 20120 8900 hm leeuwarden tweebaksmarkt 52 telefoon: (058) 292 59 25 telefax: (058) 292 51 25 www.fryslan.nl provincie@fryslan.nl www.twitter.com/provfryslan ÇØ*j. Leeuwarden, 18 februari 2014 Verzonden, 28FEB. 2014 Ons kenmerk : 01114190 Afdeling : Flexpool Behandeld door : M.Ferwerda / (058) 292 59 33 of m.ferwerda@fryslan.nl Uw kenmerk Bijlage(n) - Onderwerp : Voortgang Wurk yn titfiering Geacht Statenleden, In juni 2013 heeft u het Verbeterplan Wurk yn ûtfiering, Naar een beter en evenwichtig samenspel van politiek, bestuur en ambtelijke organisatie, ontvangen. Na een fase van uitvoering van de verbeteractivitejten naderen we de fase van afronding en evaluatie. Het moment om ook met uw Staten de balans op te maken. In lijn met het amendement 2 Moties en toezeggingen, ingediend op 16 oktober 2013, willen met u in gesprek gaan over de voortgang, verbeteringen en aan dachtspunten in ons samenspel. Doel van de bespreking is om gezamenlijk te bepalen of we tot afronding van dit traject kunnen komen. Aanleiding Naar aanleiding van het gronddossier hebben uw Staten op 17 oktober 2012 een motie aangenomen over noodzakelijk te nemen maatregelen in de Organisatie om geconstateerde knelpunten op te lossen, In reactie hierop is door ons een plan van aanpak, GS in control, opgesteld. In uw vergadering van 23 januari 2013 is opnieuw een motie aangenomen over dit onderwerp. Het verbeterplan is in mei 2013 tot stand gekomen in samenspraak met een begeleidingscom missie bestaande uit Statenleden. Met het Verbeterplan Wurk yn (itflering is een antwoord op de motie van uw Staten gegeven. De essentie van die motie is dat onze bestuurs en organisatiecultuur moet veranderen. Dat is geen kwestie van een knop omzetten, maar vraagt om een procesaanpak. Een aanpak waarin wij zelf de lead hebben genomen en zorgen voor een aanpak waarin door ons, in nauw samenspel met uw Staten en ambtelijke organisatie, is en wordt gewerkt aan de noodzakelijke verbeteringen. Het is van belang dat constructief wordt aangeslo ten bij en voortgebouwd op inmiddels lopende goede verbeterinitiatieven zoals het bestaande Plan van aanpak GS in control, het traject Organisatievisie en het ambtelijk project Stu ring en beheersing. -1/5 Ons kenmerk: 01114190
provinsje fryslân provincie fryslân çfj Ambities In het verlengde van GS in control is vanaf juni 2013 met het verbeterplan een extra impuls gegeven aan de uitvoering van verbeteractiviteiten. Onderstaand volledigheidshalve de ambities: 1. Huis op orde - gericht op het snel op orde brengen van de logistiek en de hygiëne in de stukkenstroom en informatievoorziening in het samenspel. Dit spoor omvat de pijlers 1 en 2 van GS in control. a) De basisinfrastructuur voor een professioneel samenspel (de stukkenstroom en de informatie voorziening) is op orde. b) PS worden goed bediend en betrokken door GS en de ambtelijke Organisatie zodat zij hun politieke rol professioneel in kunnen vullen. 2. Focus op strategie, sturing en samenhang - gericht op de versterking van de sturing in de kern van de Organisatie tussen GS en Directie en van daaruit enerzijds naar PS en anderzijds de ambtelijke Organisatie. Pijler 3 van GS in control valt onder dit spoor. c) De externe sturing door GS is versterkt, met een goede balans tussen collectieve en portefeuil lesturing, vanuit een duidelijk Fries bestuursprofiel en een eenduidige bestuursstijl. d) De interne sturing door de Directie sluit nauw aan op bestuursstijl en bestuursprofiel van GS en stelt daarmee GS in staat om zijn bestuurlijke rol professioneel in te vullen. e) De ambtelijke ondersteuning en advisering zijn gericht op het mogelijk maken van de gewens te sturing en op verbetering van werkwijzen (meer van buiten naar binnen). 3. Evenwichtig politiek - bestuurlijk ambtelijk samenspel - gericht op het versterken van de dialoog en de verbinding tussen de drie geledingen. De uitkomsten van spoor 1 en 2 kunnen daarbij worden benut als input. f) Het onderlinge vertrouwen is gegroeid en er is sprake van meer evenwicht in het samenspel tussen en binnen PS, GS en ambtelijke Organisatie. g) De afspraken over rollen, rolinvulling en samenspel zijn vastgelegd in een sturingsfilosofie die functioneert als fundament en richtsnoer voor het structurele samenspel tussen PS, GS en ambtelijke organisatie. Waar staan we nu? 1.Huis op orde: Alle acties zijn of uitgevoerd dan wel in uitvoering. Belangrijkste aandachtspunt binnen dit spoor is de kwaliteitsverbetering van de planningslijst. Met genomen acties verwachten wij dat de planningslijst zich tot een stabiel en bruikbaar instrument ontwikkelt. Om het huis op orde te blijven monitoren is een dashboard in ontwikkeling. Hierin monitoren we de beantwoording van de statenvragen en de afhandeling van moties en toezeggingen en aanbevelingen van onder andere Noordelijke rekenkamer en accountant. Als we terugblikken op 2013 werd 92% van de ingediende Statenvragen op tijd beantwoord. Naast de statenvragen werden er 305 moties en toezeggingen aan- en overgenomen. Het betreft een dynamische lijst. Afgelopen periode is gewerkt aan het wegwerken van lang liggende zaken en zijn er duidelijkere afspraken over het toewijzen en afhandelen van moties, zodat sturing hierop makkelijker is. Zo is ook de lijst met aanbevelingen een dynamische lijst. Op peildatum zijn er 170 openstaande aan bevelingen van onder andere accountant, noordelijke Rekenkamer, managementletter en rappor tages Concerncontrol. In het eerste half jaar van 2014 staan 100 gepland om af te handelen. -2/5- Onskenmerk:01114190
provinsje fryslân provincie fryslân b Op basis van deze monitoring sturen wij bij. Daarnaast blijven we graag met u in dialoog over de kwaliteit van de stukken. Dit in lijn met de eerder overgenomen motie van GrienLinks over de onderbouwing van de Statenvoorstellen. Binnen het traject Beleidvandezetijd geven we onder andere daar verder vorm aan. 1 t 2. Focus op strategie, sturing en samenhang & 3. Evenwichtig politiek - bestuurlijk - ambtelijk JI) samenspel Nadat in de eerste periode de focus vooral heeft gelegen op het eerste spoor, is vanaf het 1J) najaar 2013 de focus op dit 2e spoor in samenhang met spoor 3 gelegd. Om hier invulling aan te geven zijn er intensieve gesprekken tussen ons College en de Directie geweest. Nadat we allereerst de balans hebben opgemaakt in de Midtermreview, hebben we in de strategische bijeenkomsten met de directie focus aangebracht in de verdere uitvoering van het Coalitieakkoord. Belangrijkste inhoudelijke speerpunten voor komende periode zijn Wurkje foar Fryslân en Kulturele Haadstêd 2018. Dit vraagt nieuwe werkwijzen en ontwikkeling van competenties en vraagt een nauw samenspel met de partners in de samenleving. Belangrijk hierbij is hoe maken we zaken mogelijk en hoe gaan we samen op weg. Oftewel een omslag maken van beleid naar uitvoering en beantwoorden aan de eisen die dat stelt aan bestuurlijk ondernemerschap, aan ambtelijke ondernemerschap en aan het bestuurlijk ambtelijk samenspel. Vanuit deze focus herdefiniëren wij de organisatie. Wat vraagt onze omgeving van ons en welke organisatie(vormen) passen daarbij. Met de Organisatievisie geven we hier nadere invulling aan door ons te richten op betrouwbaar zijn. In lijn met onze (inhoudelijke) focus richten we ons in de 2e helft 2014 op de kernwaarde resultaten tellen. We laten zien hoe we als provincie concrete resultaten boeken met en voor de mienskip. Graag houden we u in de auditcommissie op de hoogte van de ontwikkelingen op dit vlak. Vanuit het punt van ontwikkelen van nieuwe werkwijzen experimenteren we hier ook mee. De werkplaats is een methode gericht op werkende weg leren met elkaar rond een concrete opgave, In maart gaan we daar mee oefenen en beoordelen of dit een methode is die we aan ons gereedschap kunnen toevoegen. De sturingsfilosofie zal het sluit stuk vormen van het traject Wurk yn itfiering waarin het samen spel wordt vastgelegd. Het is van belang om vast te leggen hoe wij het spel samen willen spelen. Wij vinden dat ook belangrijk op weg naar de volgende Collegeperiode, bestendigen wat er geleerd is. In de gesprekken tussen ons en de Directie is dit aan de orde geweest. Planning is om dit voorjaar de sturingsfilosofie af te ronden als sluitstuk. Of het onderlinge vertrouwen is gegroeid is op dit moment moeilijk meetbaar. Vertrouwen gaat om een indruk en is moeilijk te vatten in cijfers. In de loop van 2014 zal het externe klantte vredenheidsonderzoek (KTO) opgepakt worden, waarin ook Staten en Griffie worden meegeno men. Dit is een graadmeter. In het externe KTO dat is afgenomen in najaar 2013 is een lichte stijging te zien in de waardering van onze externe partners/klanten. Doel is een waardering van een 8, het resultaat in 2013 was 7,4 (dit was 7,2 in 2012). - 3/5 - Ons kenmerk: 01114190
provinsje fryslân provincie fryslân Monitoring door Concerncontrol Concerncontrol heeft sinds de start van het traject, eind 2012, acht monitoringsrapportages opgesteld voor directie en de portefeuillehouders over de voortgang van het Verbeterplan Wurk yn ütfiering. De directie heeft alle daarin opgenomen aanbevelingen overgenomen. Bijna alle aanbevelingen zijn inmiddels opgevolgd. Nog openstaande aanbevelingen worden in de lijn belegd om uit te voeren. Concerncontrol is van mening dat er een stevig fundament is gelegd en ziet veranderingen in de organisatiecultuur. Er is hard gewerkt om processen in te richten waarin de relatie tussen PS, GS en ambtelijke Organisatie centraal staat. In samenspraak met de griffie zijn er procesbeschrijvingen (AO s) opgesteld. Deze zijn geïmplementeerd en worden actueel gehouden. Meetbare resultaten zijn geboekt, met name bij het spoor Huis op orde waarbij verbeteracties onderdeel zijn geworden van de dagelijkse gang van zaken. Voorbeelden daarvan zijn het aantal beantwoorde statenvragen binnen de daarvoor gestelde periode, de uitvoering van moties en toezeggingen en de sturing op de opvolging van de aanbevelingen van de Noordelijke Rekenkamer, de accountant en Concerncontrol. te Wat betreft de gewenste verandering in de bestuurscultuur concludeert Concerncontrol dat het beeld van GS is dat er verbeteringen zichtbaar zijn en dat op het gelegde fundament verder moet worden gebouwd. Vanuit de Staten is er weinig feedback, met uitzondering over de planningslijst van PS. Door het ontbreken van informatie uit de Staten is onbekend of de Staten de verbeteracties uit het Verbeterplan omarmen. College en Staten hebben hier nog niet gezamenlijk over gesproken, omdat bijeenkomsten van de Begeleidingscommissie zijn gestopt en ook de voorgenomen GS-PS conferentie niet heeft plaatsgevonden. De uitkomsten van het nog af te nemen KTO kunnen hierbij ook een aanleiding zijn voor verdere verbeteringen. Bij afronding van het project WyU draagt de projectleider de sturing op acties over aan het management. De monitoring van processen wordt in het vervolg onderdeel van de reguliere onderzoeken en advisering door Concerncontrol. Afronding Conform de planning in het verbeterplan werken we nu toe naar een afronding van het traject Wurk yn ûtfiering. De verbeteracties zijn merendeels uitgevoerd en de resterende zijn in de Organisatie belegd en bij de afronding van het project wordt de stu ring op acties overgedragen aan de leidinggevenden van de betreffende lijn/stafafdelingen. Met deze overdracht verlaten we het tijdelijke/projectmatige karakter. Follow up is voorzien in het traject Organisatievisie. In dit kader zal er in de loop van 2014 een klanttevredenheidsonderzoek plaats vinden onder andere ook bij uw Staten en de Griffie. Met de afronding van het traject hebben we dan uitvoering gegeven aan motie 503. -4 / 5 - Ons kenmerk: 01114190
Gedeputeerde Staten van Fryslân, tussen PS, GS en ambtelijke Organisatie. Graag gaan we aan de hand van bovenstaande stand van zaken met u in gesprek over ons politiek bestuurlijke samenspel, gericht op het versterken van de dialoog en de verbinding 1 1 van den Berg, secretaris J.A. Jorritsma, voorzitter -5/5 Ons kenmerk: 01114190 provinsje fryslân provincie fryslân b