Continuïteitsplan grieppandemie

Vergelijkbare documenten
Klaar voor een grieppandemie. Continuïteitsplan

BCOU PROTOCOL NIEUWE INFLUENZA A H1N1, DE ZOGENAAMDE MEXICAANSE GRIEP, VERSIE 26 AUGUSTUS 2009 / IVK

Crisiscommunicatieplan

Grieppandemie. Wat moet u weten over een grieppandemie (wereldgriep)?

Grip op de griep. Informatie over het griepvirus, en wat Interpolis hierbij voor werkgevers kan betekenen. Inleiding. Wat is de Nieuwe Influenza A?

DB-vergadering Agendapunt 8

HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

GRIEPVACCINATIE Waardoor komt het? Wat zijn de verschijnselen? Adviezen

Toets uw eigen continuïteitsplan

Antivirale middelen tijdens een grieppandemie

Werkdocument Continuïteitsplan Grieppandemie Zuidwester

Wat kan uw bedrijf ondernemen tegen een grieppandemie? Grieppandemie

Hoesten, niezen en neus snuiten in papieren zakdoekje. Zakdoekje direct weggooien. Handen wassen met water en zeep. ZO HOUDEN WE GRIP OP GRIEP

Deze update verschijnt meerdere keren per jaar. Meer informatie over het dossier grieppandemie vindt u op

Service Niveau Overeenkomst Digikoppeling

1 De coördinatie van de inzet

Autorisatiematrix ehrm. Stadsdeel Osdorp

Griep (influenza) Neem altijd uw verzekeringsgegevens en identiteitsbewijs mee!

Rechtspositionele aspecten bij grieppandemie

Sturingsfilosofie en Organisatiestructuur Waterschap Limburg

Bedrijfscontinuïteitsplan Grieppandemie

Handleiding/samenvatting voor VNP-bedrijven. Nieuwe Influenza A (H1N1) Mexicaanse griep

Activiteiten Bureau Calamiteitenzorg. Breed Management Overleg 11 juni 2008

Draaiboek Mexicaanse Griep bij de OBA

BAOZW/U Lbr. 09/099

Bijlage A, behorende bij artikel 2 lid 1 Besluit personeel veiligheidsregio s

De coördinatiekaart. mei _OCW_A5_Waaier_Communicatiekaart_v1.indd :34

Het doel van deze notitie is een inleiding op de discussie over de doorontwikkeling van de crisisorganisatie in het Algemeen Bestuur van 3 juli.

hoe zorgt u voor uw werknemers en organisatie?

1. Voorzitter CT (per pand)

ORGANISATIEVERORDENING OMGEVINGSDIENST NOORDZEEKANAALGEBIED 2014

Een grieppandemie; de directe en indirecte gevolgen voor uw organisatie

Brede Welzijnsinstelling. Stand van zaken ten behoeve van De raadscommissie Samenleving

Draaiboek incident / crisismanagement in MVO keten

Operationele Regeling VRU

Coördinatieovereenkomst Centrumvernieuwing Emmen

Gemeente Den Haag BSD/ RIS VERZUIMPROTOCOL GEMEENTE DEN HAAG 2016 HET COLLEGE VAN BURGMEESTER EN WETHOUDERS,

Aan de slag Plan van aanpak Naar een meer Leeftijdsbewust Personeelsbeleid Waterschap..

De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Postbus EA DEN HAAG. Datum 30 april 2009 Betreft Kamervragen Mexicaanse griep

Functieprofiel: Manager Functiecode: 0202

Voorstel Kennis te nemen van de communicatiestrategie van de gezamenlijke waterschappen en de ontwikkelde middelen corporate story en woordmerk.

Ziekteverzuimreglement Payroll Talent

De impact en implementatie van de outsourcing op de bedrijfsvoering is als één van de 6 deelprojecten ondergebracht binnen het project outsourcing.

Operationele Regeling VRU

De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Postbus EA DEN HAAG. Datum 8 september 2009 Betreft Nieuwe Influenza A (H1N1)

Voorbereid op een grieppandemie!

Handleiding bedrijfscontinuïteit bij Grieppandemie

Regeling arbeidsduur en werktijden gemeente Waddinxveen 2014

Organisatiestructuur 3.0

Concept Communicatieplan

Crisis- en Calamiteiten organisatie

Calamiteitenbestrijdingsplan Afvalwaterinfrastructuur

ZIEKTEVERZUIMBELEIDSPLAN. voor de Stichting Katholiek Onderwijs Mergelland

CO 2 PRESTATIELADDER. Communicatieplan

Format Zorgcontinuïteitsplan

24/7. Support. smart fms

Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 45 Datum: nr. 12

Taak- en functieomschrijving teamleider kinderopvang

Informatiemanager. Doel. Context

Calamiteiten in de energievoorziening

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Functiebeschrijving PARAMEDICUS WOON EN LEEF BEGELEIDING BV1 BV3

Informatie voor zorgpersoneel. Vaccinatie tegen Nieuwe Infl uenza A (H1N1) Bescherming tegen de Mexicaanse Griep ZO HOUDEN WE GRIP OP GRIEP

Kaders Personeelbeheerplan Oldebroek

Informatie voor zorgpersoneel. Vaccinatie tegen Nieuwe Influenza A (H1N1) Bescherming tegen de Mexicaanse Griep ZO HOUDEN WE GRIP OP GRIEP

Bestuurlijke Netwerkkaarten Crisisbeheersing. Netwerkkaart 23 Onderwijs

Informatiebeveiligingsbeleid

Richtlijnen aanpak verzuim om psychische redenen

Protocol Ziekteverzuim

Functiebeschrijving LOGISTIEK MEDEWERKER DIENSTENCENTRA E1-E3

Commissie Bestuur en Veiligheid, 5 februari 2007, agendapunt 12. onderwerp: Calamiteitenplannen storing gas en elektra

Naam document Soort document. Werkinstructie Roosterregels werkinstructie. Definitieve versie 01. d.d Bijbehorende processen

BRZO zowel BRZO als VT-CHEMIE. Provincie Provincie Provincie Totaal

basis-cv, gericht cv, profielschets, open sollicitatiebrief, gerichte sollicitatiebrief, sollicitatiegesprek en netwerkgesprek.

Medewerker administratieve processen en systemen

Beleidsplan

Ziekteverzuim en re-integratieprotocol: Wie doet wat, wanneer en hoe?

Communicatieplan Energie- & CO 2

Griep (influenza) Maatregelen bij besmetting

Datum 30 september 2019 Onderwerp Antwoorden Kamervragen over procedeergedrag van de Rijksoverheid

Functiebeschrijving DESKUNDIGE KINDEREN EN JONGEREN B1-B3

Word jij onze collega?

gelet op het gestelde in artikel 160 van de Gemeentewet en de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet;

Klachtenregeling Instituut voor natuureducatie en duurzaamheid IVN

Functiebeschrijving VERZORGENDE GEZINSZORG C1-C2 / D1-D3

Rapportage integrale risicoanalyse herziening Governance Havenschap Moerdijk

Functieprofiel Functioneel Beheerder Functieprofiel titel Functiecode 00

Gebaseerd op de opmerkingen en vragen WAR en Jeugdraad dd en de adviezen van de WAR en de Jeugdraad.

Asset management bij een waterschap Wat en hoe in een aantal dilemma s

Kwaliteitscode Kwaliteitscode Vertrouwelijk 1 Alleen voor intern gebruik

Protocol melding en afhandeling beveiligings- of datalek, versie oktober 2018

achtergrond FORUM #13/

ARBEIDOMSTANDIGHEDEN BELEIDSPLAN AMSTERDAMS HISTORISCH MUSEUM. arbeidomstandigheden beleidsplan AHM pagina 1 van pagina 9

Voor de overzichtelijkheid worden de door u gestelde vragen herhaald.

Functiebeschrijving Manager Personeel, Beleid en Communicatie

2. Wat zijn per sector/doelgroep de algemene inzichten ten aanzien van de inhoud van de continuïteitsplannen?

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

S. van Dongen raad00691

Ontwikkelaar ICT. Context. Doel

L = Lokaal, R = Regionaal; N = NL, Landelijk. (Het betreft hier de Nederlandse politie) T1 = tussentijds resultaat, Tn = gewenst eindresultaat

Transcriptie:

Continuïteitsplan grieppandemie Opgesteld door: Ron Hendrikx, Waterschap Peel en Maasvallei Versie: 2.1, september 2012 Oorspronkelijk document vastgesteld door MT d.d.: 1 oktober 2009 Oorspronkelijk document behandeld in DB d.d.: 14 oktober 2009

Inhoudsopgave Inleiding... 3 Aanleiding... 3 Doel... 3 Aanpak... 3 Doelgroepen... 3 Leeswijzer... 3 Strategisch deel... 4 1.1 Uitgangspunten... 4 1.2 Begripsbepaling... 5 1.3 Verantwoordelijkheden voor continuïteit... 5 1.4 Leiding en coördinatie... 5 1.5 Communicatie... 6 1.5.1 Communicatiedoelgroepen... 6 1.5.2 Communicatiestrategie... 6 2 Tactische deel... 7 2.1 Processen en prioriteiten... 7 2.2 Maatregelen... 7 2.3 Fasering en werking van het plan... 8 2.4 Communicatie... 8 2.5 Financiële en juridische gevolgen... 8 2.5.1 Financieel... 8 2.5.2 Juridisch... 9 2.6 Beheer van het plan...10 3 Operationele uitwerking... 11 3.1 Inleiding...Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2 Algemene maatregelen...fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2.1 Fase 1 (WHO fase 6)...Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2.2 Fase 2 (> 10% ziekteverzuim)...fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Fase 3 (> 15% ziekteverzuim)...fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2.3 Fase 4 (> 20% verzuim)...fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3 Vitale processen, knelpunten en maatregelen.fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Communicatie...Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4.1 Communicatiemiddelen...Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4.2 Communicatieplanning...Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 1 Inventarisatie processen...fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 2

Inleiding Aanleiding De waterschappen zijn als sector aangewezen als onderdeel van de vitale infrastructuur zoals die is gedefinieerd is door de rijksoverheid 1. De term vitaal betekent dat een sector van groot belang is voor de werking van de Nederlandse samenleving. Uitval of ernstige verstoring hiervan heeft grote schade en maatschappelijke ontwrichting tot gevolg. In de nationale risicobeoordeling 2008 werd duidelijk dat een grieppandemie een van de grootste dreigingen is voor de Nederlandse samenleving. In verschillende scenario s voor de grieppandemie wordt er vanuit gegaan wordt dat 30% van de bevolking in enigerlei mate ziek wordt hetgeen grootschalige uitval van personeel. Hierdoor komt de continuïteit van vitale processen in gevaar en daarmee de uitvoering van de kerntaken van het waterschap: het beheren van de waterkwaliteit en de waterkwaliteit. Afhankelijk van de omstandigheden kan dit grote gevolgen hebben voor de openbare veiligheid. Alle vitale sectoren zijn met het oog op de voorbereiding op een grieppandemie door de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in maart 2009 gevraagd een Continuïteitsplan Grieppandemie op te stellen. Doel Om de continuïteit van de vitale processen te waarborgen is dit Continuïteitsplan Grieppandemie opgesteld. Het plan geeft aan welke maatregelen worden genomen om vitale processen van het waterschap uit te blijven voeren bij uitval van leidinggevenden en medewerkers door de grieppandemie en wie hiervoor verantwoordelijk zijn. Aanpak Het Waterschap Peel en Maasvallei bereidt zich voor op de grieppandemie doordat zij: vitale processen heeft benoemd; prioriteiten heeft gesteld voor het blijven uitvoeren van de vitale processen; knelpunten en kwetsbaarheden heeft benoemd in de vitale processen; maatregelen heeft voorbereid om knelpunten en kwetsbaarheden op te vangen; maatregelen heeft voorbereid die besmetting binnen de organisatie afremmen; Effectuering van de maatregelen is afhankelijk van de mate van uitval van personeel. Doelgroepen De primaire doelgroepen van het continuïteitsplan zijn het bestuur, de directie en het MT. Zij zijn verantwoordelijk voor de effectuering van het plan en de beschreven maatregelen. Daarnaast is het plan bedoeld voor de leden van het Actiecentrum Continuïteit Grieppandemie (ACCG) en alle overige medewerkers. In het plan is opgenomen wat op welke momenten wordt gecommuniceerd aan de medewerkers van het waterschap Peel en Maasvallei. Leeswijzer Het continuïteitsplan Grieppandemie valt uiteen in drie delen. Het eerste deel is het strategische deel. Hierin zijn de uitgangspunten, verantwoordelijkheden en de leiding en coördinatie beschreven. Deel twee, het tactische deel beschrijft de werking van het continuïteitsplan en de algemene maatregelen, gekoppeld aan de fasering. Deel drie, het operationele deel, omvat de concrete maatregelen per proces. 1 Voor meer informatie over dit onderwerp: www.nationale-veiligheid.nl. Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 3

Strategisch deel 1.1 Uitgangspunten Bij het opstellen van het Continuïteitsplan Grieppandemie voor het Waterschap Peel en Maasvallei zijn vijf uitgangspunten gehanteerd die hieronder worden toegelicht. Voorbereid op een grieppandemie! De basis voor het opstellen van het continuïteitsplan is de overheidsuitgave: Voorbereid op een grieppandemie! Handleiding continuïteitsmanagement voor decentrale overheden. Hiermee wordt aangesloten bij een landelijke ontwikkelde aanpak. Uitval van personeel Uitval van personeel tijdens een grieppandemie heeft vier oorzaken: o medewerkers zijn zelf ziek; o medewerkers zorgen voor andere mensen die ziek zijn (bijvoorbeeld familie- of gezinsleden en omgeving); o medewerkers zorgen voor (gezonde) jonge kinderen die niet naar school of kinderopvang kunnen vanwege uitval van leerkrachten of door sluiting; o medewerkers verzuimen uit angst voor ziekte. Uitval van personeel door ziekte ontwikkelt zich in de tijd. Kenmerkend is het golfpatroon, waarbij er mogelijkheden zijn om opschaling en maatregelen mee te laten bewegen met de toename en afname van de (dreigende) crisis. Afbakening Het continuïteitsplan beperkt zich tot de processen die als vitaal zijn benoemd en waarin knelpunten zijn gesignaleerd bij uitval van personeel. Deze processen zijn opgenomen in het tactisch deel. De prioriteiten zijn gesteld door het management van het waterschap. De inventarisatie van alle processen is opgenomen als bijlage 1. Het stellen van prioriteiten heeft in twee stappen plaatsgevonden. De eerste stap is het inventariseren van processen met: o activiteiten die geen dag uitgesteld kunnen worden; o activiteiten die maximaal twee weken uitgesteld kunnen worden (de duur van de piek tijdens een griepgolf); o activiteiten die maximaal drie maanden uitgesteld kunnen worden (de duur van een griepgolf). Dit is bepaald op basis van: effecten op openbare orde en veiligheid; moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen; het in gevaar komen van dienstverlening; In de tweede stap is gekeken bij welk percentage uitval van personeel dit leidt tot knelpunten in die processen. Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 4

Doorontwikkeling is mogelijk De prioriteit is gegeven aan de continuïteit met het oog op grieppandemie. Hierbij hebben de inspanningen zich gericht op de bulkmaatregelen. Op basis van de ervaringen met dit plan wordt besloten of verfijning van maatregelen en uitbreiding naar andere continuïteitsverstorende factoren noodzakelijk is. Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) Het waterschapsbedrijf Limburg draagt zelf zorg voor de voorbereiding op een grieppandemie. Uit een inventarisatie is gebleken dat de vitale processen geen gevaar lopen. Afspraken over maatregelen zijn bij het WBL beschikbaar. 1.2 Begripsbepaling - Griep Mensen met griep hebben vaak last van plotselinge koorts, verkoudheid, keelpijn, hoesten, hoofdpijn en spierpijn. Deze verschijnselen duren enkele dagen tot een week. Daarna kan het nog een paar weken duren voordat iemand zich weer helemaal beter voelt. Griep wordt veroorzaakt door een griepvirus dat via de mond of neus het lichaam binnenkomt. Het griepvirus verspreidt zich via de lucht en wordt overgedragen door druppeltjes snot, slijm en speeksel. - Griepvirus Een griepvirus is een microscopisch klein deeltje dat griep veroorzaakt. Het griepvirus kan veranderen. Daardoor ontstaan verschillende soorten van het griepvirus. Van elke soort kunt u opnieuw griep krijgen. Een griepvirus wordt ook wel influenzavirus genoemd. - Pandemie Een pandemie is het wijdverbreid voorkomen van een infectieziekte gedurende een beperkte tijd op meerdere continenten. - Grieppandemie Een grieppandemie wordt gekenmerkt door de verspreiding van een nieuw griepvirus naar veel delen van de wereld, die tot ongebruikelijk hoge ziektegevallen en een overmatige sterfte leidt. 1.3 Verantwoordelijkheden voor continuïteit De continuïteit van de vitale processen van het waterschap is een interne bedrijfsvoeringopgave. De verantwoordelijkheden hiervoor berusten in de lijnorganisatie volgens de gebruikelijke afspraken. Daar waar (delen van) de lijnorganisatie niet in staat zijn om uitvoering te geven aan de bestaande afspraken worden de maatregelen zoals beschreven in deel 3 getroffen. Een aantal processen is afhankelijk van externe leveranciers. Het is de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden om in samenspraak met de proceseigenaren de continuïteit van toeleveringen te bewaken en waar nodig maatregelen te treffen om continuïteit te behouden. 1.4 Leiding en coördinatie Het formuleren van het beleid en de uitvoering van maatregelen voor de aanpak van de gevolgen van de grieppandemie voor de vitale processen van het waterschap vindt plaats in de bestaande lijnorganisatie. Dat wil zeggen dat de directie het beleid vaststelt in afstemming met het MT. De maatregelen worden door de afdelingen en teams uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden. Het bestuur wordt bij een uitval van meer dan 10% per fase geïnformeerd over de stand van zaken. Het MT wordt ondersteund door het Actiecentrum Continuïteit Grieppandemie (ACCG). Het actiecentrum: draagt zorg voor externe informatieverzameling over de ontwikkelingen van de grieppandemie landelijke en in de waterkolom in het bijzonder; verzamelt intern informatie over de stand van zaken in de bezetting van vitale processen; Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 5

stelt de proceseigenaren op de hoogte als het verzuim de kritische bezetting van processen nadert; geeft advies over te nemen maatregelen; begeleidt en ondersteunt waar nodig de implementatie van maatregelen; is aanspreekpunt voor vragen uit de organisatie over de grieppandemie. Het ACCG bestaat uit: de secretaris-directeur de consulent P&O de coördinator communicatie; de calamiteitencoördinator; een ondersteuner uit de calamiteitenorganisatie. De leiding van het ACCG loopt niet via de vastgestelde lijn van de calamiteitenorganisatie. Het ACCG staat onder voorzitterschap van de secretaris-directeur of diens plaatsvervanger. Slechts indien beide leden van het directieteam ziek zijn of er sprake is van een samenloop van calamiteiten zal de operationeel leider de aansturing op zich nemen. De leden van het ACCG dragen zorg voor de informatieoverdracht binnen hun team opdat hun functie overgenomen kan worden bij uitval. 1.5 Communicatie 1.5.1 Communicatiedoelgroepen Passend bij de maatregelen die het waterschap neemt rondom de grieppandemie, communiceert het waterschap met interne en externe doelgroepen. Zo kan de grieppandemie tot onrust leiden bij het eigen personeel, daarom communiceert het waterschap intern met: directie; bestuur; medewerkers; ondernemingsraad. En hoe het werk doorloopt tijdens een grote griepgolf, is vooral voor de klanten van belang, daarom communiceert het waterschap extern met: burgers; bedrijven; belangenorganisaties; andere overheden / functionele relaties; pers. 1.5.2 Communicatiestrategie Communicatie over de pandemie en over de maatregelen heeft als doel om mensen te informeren over de maatregelen die ze neemt om de continuïteit van de vitale processen bij grieppandemie te borgen en om vertrouwen in de organisatie vast te houden. Verder is het belangrijk om ons als goede werkgever op te stellen door het personeel zo goed mogelijk voor te lichten. De centrale boodschap in de communicatiestrategie is: Waterschap Peel en Maasvallei heeft zich voorbereidt op een grieppandemie. Het waterschap stelt alles in het werk om de continuïteit van haar vitale processen te borgen en heeft zorg voor de medewerkers. Zo werkt zij ook in de grieppandemie samen met haar partners aan veilige dijken, droge voeten en voldoende en schoon water. Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 6

2 Tactische deel 2.1 Processen en prioriteiten Voor 3 processen zijn maatregelen voorbereid om de continuïteit te waarborgen. Deze processen zijn aangewezen als vitaal omdat: discontinuïteit in deze processen leidt tot aantasting van de uitvoering van de kerntaken van het waterschap en in sommige gevallen zorgt voor gevaar voor de openbare veiligheid; bij uitval van personeel een personeelstekort dreigt 2. De vitale processen zijn: Proces Activiteiten Afdeling Meldingen Peilbeheer Calamiteitenbestrijding Het aannemen en zorg dragen voor de uitgifte van interne en externe meldingen t.a.v. kwantiteit en kwaliteit. Het nemen van maatregelen om het waterpeil te beheren Het bestrijden van calamiteiten in waterkwantiteit of kwaliteit Continuïteit van de vitale processen Beheer en Onderhoud Watersystemen Beheer en Onderhoud Watersystemen WPM Bestuursondersteuning en communicatie 2.2 Maatregelen In algemene zin kunnen om de continuïteit in de vitale processen te waarborgen 4 soorten maatregelen worden genomen die hieronder zijn beschreven met voorbeelden. De concrete maatregelen voor het waterschap Peel en Maasvallei zijn in het operationele deel zijn uitgewerkt 1. Het nemen van preventieve maatregelen in de taakuitvoering, Preventieve maatregelen richten zich vooral op het voorkomen van het ontstaan van problemen in de waterkwaliteit en kwantiteit. Het betreft bijvoorbeeld het preventief opbouwen van keringen en het preventief maaien. 2. Maatregelen voor het borgen van de continuïteit In deze categorieën vallen maatregelen gericht op het op peil houden van de benodigde bezetting voor het uitvoeren van vitale processen, zoals: vervangingsschema s maken; voldoende reguliere achtervang; inzet personeel van andere afdelingen; opleiden en autoriseren van extra medewerkers binnen eigen afdeling; opleiden en autoriseren van extra medewerkers van andere afdelingen; inschakelen medewerkers van andere afdelingen die voorheen deze activiteiten uitvoerden; telewerken voor gezonde medewerkers die thuis blijven; inschakelen van medewerkers bij andere organisaties die hetzelfde werk doen; werven vrijwilligers; inhuren externen 2 Dit lijkt evident maar uit de inventarisatie blijkt dat niet overal uitval van personeel (tot 30%) leidt tot knelpunten omdat voldoende personeel beschikbaar is blijft voor de uitvoering van het proces. Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 7

3. Maatregelen voor het maximeren van inzetbaarheid en beschikbaarheid van medewerkers Dit zijn maatregelen als: persoonlijke hygiëne aanmoedigen; contact met mensen die griep hebben voorkomen; contact met anderen verminderen; werkplekken reinigen. 4. maatregelen gericht op de garantie van externe leveranties Een aantal vitale processen zijn afhankelijk van de producten en diensten van externe toeleveranciers. Ook zij kunnen getroffen worden door de grieppandemie waardoor zij niet meer in staat zijn producten en diensten te leveren. Maatregelen om dit te ondervangen zijn: monitoren capaciteit externe toeleveranciers; noodvoorraden aanleggen; leveringsgaranties afspreken. 2.3 Fasering en werking van het plan In het operationele deel van het continuïteitsplan zijn de concrete maatregelen benoemd om de continuïteit van vitale bedrijfsfuncties te waarborgen. De maatregelen zijn verdeeld in algemene maatregelen en procesgebonden maatregelen. Om te bepalen wanneer deze maatregelen worden getroffen zijn alarmeringsfasen benoemd (gebaseerd op het ziekteverzuim van Waterschap Peel en Maasvallei op enig moment). De fase waarbinnen het ziekteverzuim valt, bepaalt de inzet van de maatregelen. De fasen zijn: Fase 1, de Wereld Gezondheidsorganisatie (WHO) heeft een pandemie afgekondigd (WHO fase 6). Bij de start van deze fase worden de preventieve maatregelen getroffen. Fase 2 10 % ziekteverzuim Fase 3 15 % ziekteverzuim Fase 4 20 % ziekteverzuim De consulent P&O, is verantwoordelijk voor het signaleren van de alarmeringsfasen en het bewaken van voldoende bezetting van sleutelfuncties. Zij informeert het ACCG hierover. Het afdelingshoofd Middelen geeft uitvoering aan de algemene preventieve maatregelen. Het ACCG is (in overleg met de afdelingshoofden) verantwoordelijk voor het coördineren van de algemene acties. Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor het realiseren van de procesgebonden maatregelen. Waar nodig kan het ACCG daarbij ondersteunen. 2.4 Communicatie Op het moment dat een dreiging van een grieppandemie dichterbij komt, neemt de onrust toe. Om dit voor te zijn, communiceert het waterschap intern en extern vanaf fase 1 over de maatregelen die ze treft om de pandemie de baas te blijven. De concrete maatregelen worden beschreven in het operationele deel van dit plan. 2.5 Financiële en juridische gevolgen 2.5.1 Financieel Het vooraf inzichtelijk maken van de kosten die gepaard kunnen gaan met de uitbraak van de grieppandemie is niet haalbaar. Het zou een beeld geven met een te grote onzekerheid. Daarnaast is de vraag wat rechtstreeks aan de pandemie zou moeten worden toegeschreven en wat mogelijk op andere posten thuishoort. De mogelijke kosten komen ten laste van de post onvoorzien, gelet op de overmachtsituatie waartoe de grieppandemie gerekend kan worden. Kosten kunnen het gevolg zijn van: Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 8

Personeel: extra declaratie van overwerk voor mensen die langer moeten werken; vergoedingen voor mensen die worden teruggeroepen van vakanties; extra loonkosten voor medewerkers door uitbetaling van vakantiedagen die niet kunnen worden opgenomen omdat gevraagd is geen vakantie te nemen in verband met onderbezetting; extra vergoedingen voor beschikbaarheidverplichtingen; inhuur van externen; extra schoonmaakrondes. Materieel/middelen: aanschaf hygiëne bevorderende middelen (bijvoorbeeld desinfecterende zeep, schoonmaakdoekjes); extra kosten als gevolg van toename telefonisch werkverkeer, ook declaraties door bellen in het buitenland (vanaf vakantielocaties); kosten voor extra (m.n. externe) communicatie over het continuïteitsplan; kosten voor inhuur vervoersmiddelen (auto s) voor mensen die worden ingezet op andere functies maar niet de beschikking hebben over daarvoor benodigde vervoermiddelen; schadeclaims als gevolg van niet kunnen voldoen aan bijvoorbeeld contractverplichtingen (zoals bij projecten), of bijvoorbeeld handhavingsverplichtingen. 2.5.2 Juridisch Vitale processen: Het waterschap kan bij eventuele knelpunten in de vitale processen niet snel een beroep op overmacht doen. De vitale processen behoren tot de kern van de bedrijfsvoering. Het niet uitvoeren daarvan wordt als een tot het bedrijf aan te rekenen risico beschouwd. Het waterschap moet daarom voldoende voorzorgsmaatregelen en schadebeperkende maatregelen moeten treffen. Het opstellen van dit plan is een van de maatregelen 3. Vanaf fase 1 (zie hoofdstuk 2) moet monitoring plaatsvinden om noodzakelijke maatregelen tijdig te kunnen bijstellen. Vergunningverlening en termijnen Waterschap Peel en Maasvallei streeft er naar om bij het verlenen van vergunningen en ontheffingen bepaalde besluittermijnen in acht te nemen. Mogelijk worden deze niet gehaald bij een grieppandemie. Enerzijds doordat een gebrek ontstaat aan vergunningverleners, anderzijds doordat een gebrek ontstaat onder de overige betrokkenen (de technisch adviseurs) die inbreng hebben in het proces van vergunningverlening. Voor deze besluittermijnen geldt dat een vergunning/ontheffing na het verlopen van de termijn niet automatisch van rechtswege wordt verleend. Het betreffen termijnen van zogenaamde orde. Dit betekent dat het verloop van een termijn de aanvrager niet gemachtigd is het project waarvoor de aanvraag is gedaan te realiseren. Er bestaan wel vergunningstelsels waarbij dat anders is, maar (vooralsnog) niet bij het waterschap. Verder is het mogelijk de termijn te verdagen. Daarbij moet een 'redelijke termijn' genoemd worden. Echter, als het door ernstige omstandigheden niet mogelijk is een termijn te noemen, is daar geen bezwaar tegen. Dat komt, omdat beslistermijnen niet van openbare orde zijn". Dat wil zeggen: het zijn geen fatale termijnen. Daarnaast is het in noodsituaties alleszins redelijk om daarvan mededeling te doen en aan te geven dat er om die reden geen concrete termijn genoemd kan worden. Na verloop van tijd kan die termijn wellicht wel aangegeven worden. Met de beschikbare capaciteit na uitval wordt verwacht altijd te kunnen voldoen aan berichtgeving naar aanvragers betreffende het uitstellen van besluittermijnen. 3 Een mogelijk risico is dat als, ondanks de voorbereidingen, toch verstoringen optreden in de continuïteit van de processen die leiden tot schade bij burgers of bedrijven (een onrechtmatige daad) deze schadeverhaal kunnen doen bij het waterschap. Als blijkt dat sprake is van niet toerekenbare schuld (overmacht) door een rechterlijke uitspraak, dan is geen sprake van een onrechtmatige daad en is het waterschap niet aansprakelijk. Blijkt dat het waterschap wel aansprakelijk gehouden wordt (onrechtmatige daad), dan zal de polis uitkomst geven. Het waterschap heeft daarbij een eigen risico van 15.000,- per aanspraak. Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 9

Procedures In (bestuurs)rechtelijke procedures gelden termijnen als fatale termijnen, indien deze gevolgen kunnen hebben als ze verlopen zonder de juiste actie. Het ongebruikt laten verlopen van een bezwaar, beroeps of verweertermijn kan de positie van het waterschap verzwakken en kan tot schade leiden. Projecten Er kan een situatie ontstaan dat het waterschap niet aan de contractvoorwaarden voldoet of dat een wederpartij van het waterschap daar niet aan voldoet. Belangrijke vraag hierbij is in wiens risicosfeer vertraging of stillegging en de daarmee gepaard gaande schade valt. Daarmee hangt direct de vraag samen wie een beroep op overmacht kan doen. Een beroep op overmacht kan echter alleen gedaan worden als het niet in de risicosfeer van het betreffende bedrijf ligt en gelet op de bijzondere omstandigheden er alles aan gedaan is om schade te beperken. Is dan toch nog sprake van mogelijke schade, dan is het noodzakelijk zo snel mogelijk met de wederpartij in overleg te treden en zoveel mogelijk schadebeperkende maatregelen te treffen. Eventuele schades komen voor rekening van die partij, waarbij vertraging of stillegging in diens risicosfeer valt. Rechtspositionele gevolgen personeel De Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschappen (SAW) biedt voldoende mogelijkheden om medewerkers bij een pandemie flexibel in te zetten, thuis te houden of om verlof in te trekken. 2.6 Beheer van het plan Jaarlijks worden alle plannen geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 10

3 Operationele uitwerking C Operationeel Deel Het operationeel deel van het continuïteitsplan grieppandemie is niet in dit handboek opgenomen. Het betreft detailinformatie die gericht is op de uitvoering van vastgestelde bestrijdingsmaatregelen. Indien u denkt deze informatie nodig te hebben kunt u in overleg treden met: Ron Hendrikx, ron.hendrikx@wpm.nl Hij zal u vraag beoordelen en indien noodzakelijk aanvullende gegevens beschikbaar stellen Continuïteitsplan grieppandemie Waterschap Peel en Maasvallei, versie 2.1, september 2012 11