woongebouw Caland II jaarverslag 2014

2 woongebouw <Caland II> jaarverslag 2014

inhoudsopgave sociaal jaarverslag... 4 inleiding... 4 samenstelling wooncommissie en dagelijks bestuur... 4 verhuur... 4 schoonmaak... 5 hygiënecontrole... 5 fietsenactie... 5 loperbeheer... 5 technisch jaarverslag... 6 huurdersonderhoud... 6 verhuurdersonderhoud... 6 financieel jaarverslag... 7 beginbalans... 7 resultatenrekening... 7 eindbalans... 7 toelichting op de jaarrekening... 8 overzicht verplichtingen... 8 loperbeheer... Error! Bookmark not defined. verklaring kascommissie... 9 taak... Error! Bookmark not defined. werkzaamheden... Error! Bookmark not defined. oordeel... Error! Bookmark not defined. verklaring dagelijks bestuur en wooncommissie... 10 notulen wooncommissie... 11 notulen bewonersvergadering... 13 3

sociaal jaarverslag inleiding Het jaar 2014 was het eerste jaar waarin Caland II volledig onder de hoede van SSH kwam te zitten als nieuwe eigenaar. Het bestuur van Caland II heeft nu weinig contact met stadswonen als klantbeheerder maar met de aangewezen klantbeheerder van SSH Rudy Wildersman. Op sociaal gebied was het weer een rustig jaar met weinig grote gebeurtenissen in het gebouw. samenstelling wooncommissie en dagelijks bestuur De wooncommissie (algemeen bestuur incl. dagelijks bestuur) bestaat momenteel uit de volgende leden: Joost Jansen Dennis Matena Anne burghout Amela Djuso Het algemeen en dagelijks bestuur bestond van 1 januari 2014 tot en met 31 december 2014 uit de volgende leden: Marshall Sambo, Beheerder Tahir Liberia, Ass. Beheerder (voorheen Jared Duin tot 1 september) Whitney Luciana, Penningmeester (voorheen Quintin Gilbert tot 1 oktober) verhuur In vergelijking met de voorgaande jaren was er in het jaar 2014 een sterke toename in de verandering over de verhuur mutaties in het gebouw. Units die vrijkwamen op de 4 e verdieping werden meteen gereserveerd voor short stay van SSH. Bij overige huurmutaties konden de achterblijvende bewoners toch zijn/haar nieuwe huisgenoot kiezen. In de eerste helft van het jaar deed SSH zelf ook de sleutel uitgifte. Op advies van de wooncommissie van Caland II, werden de sleutel uitgiftes toch weer gedaan door de Beheerder. Het contact tussen het beheer en de bewoners beperkt zich dan ook voornamelijk tot meldingen van klachten of andere bijzondere incidenten. Verder was er geen illegale verhuur van kamers in het gebouw. 4

schoonmaak De schoonmaak wordt nog steeds gedaan door VLS die elke donderdag de schoonmaakwerkzaamheden verricht conform het schoonmaakrooster. Er was weinig tot geen klachten over de schoonmaak vanuit de bewoners. Met betrekking tot bewoners gedrag wordt het pand redelijk schoongehouden. Er kwamen wel een paar incidenten dat vuilniszakken naast de vuilniscontainers gezet werden. De schoonmaak bedrijf VLS en SSH hebben het bestuur gevraagd om de bewoners hierover aan te spreken. hygiënecontrole De jaarlijkse hygiëne controle in het gebouw werd in oktober van het jaar 2014 gehouden. Bewoners die niet thuis waren kregen een brief om contact op te nemen met de beheerder. De hygiënecontrole was speciaal gericht op de twee persoon units om zo de samenwerking tussen de huisgenoten onderling te beoordelen. De controle liep prima met geen grote problemen en er was geen constatering van extreem onhygiënisch units. fietsenactie Door weeromstandigheden is de fietsenactie van het jaar 2014 verschoven voor het jaar 2015. Er zijn al stickers besteld bij Vestia stadswonen. Volgens de planning van de wooncommissie wordt de fietsenactie georganiseerd eind maart of begin april. Loperbeheer Niet van toepassing voor Caland II. 5

technisch jaarverslag huurdersonderhoud De wooncommissie verricht nog steeds kleine reparaties die via www.caland2.nl binnen komen. Grote reparaties of complexe reparaties worden meteen aan SSH uitgezonden, die deze reparaties voor hun eigen rekening nemen. De assistent beheerder verricht wekelijks de kleine reparaties en houdt contact met de beheerder over complexe of grote reparaties. Verder is er goed contact tussen het reparatie bureau van SSH en het bestuur van Caland II. verhuurdersonderhoud De klantbeheerder van SSH heeft regelmatig contact met het beheer van Caland II. Zo is er meegedeeld aan de wooncommissie dat SSH de gangkasten met een Keso slot wil gaan vervangen, om zo te voorkomen dat de gangkasten continu open worden gemaakt, en ook gebruikt worden door de bewoners. Het beheer zal dan een nieuwe Keso sleutel krijgen. De werkzaamheden moeten nog gedaan worden. De planning is dat alle gangkasten sloten worden vervangen voor het eerste kwartaal van het jaar 2015. Verder zijn er nog geen grotere onderhoud gemeld. 6

financieel jaarverslag beginbalans Beginbalans per 1-1-2014 Kas - Beheerfonds 673,69- Rekening 1 3.413,33 Kleine herstellingenfonds 4.051,43 Rekening 2 8.964,11 Leefbaarheidsfonds 1.382,58 Wasmachinefonds 6.277,97 Overige voorzieningen 1.339,15 extra post 1 (optie) - extra post 2 (optie) - extra post 3 (optie) - extra post 4 (optie) - TOTAAL 12.377,44 TOTAAL 12.377,44 Resultatenrekening Resultatenrekening per 31-12-2014 Kosten Opbrengsten Beheerfonds 6.085,22 Beheerfonds 4.515,00 Kleine herstellingenfonds 3.534,69 Kleine herstellingenfonds 2.581,78 Leefbaarheidsfonds 5.182,12 Leefbaarheidsfonds 3.011,49 Wasmachinefonds 1.387,02 Wasmachinefonds 2.811,00 Overige voorzieningen 1.377,99 Overige voorzieningen 38,84 extra post 1 (optie) - extra post 1 (optie) - extra post 2 (optie) - extra post 2 (optie) - extra post 3 (optie) - extra post 3 (optie) - extra post 4 (optie) - extra post 4 (optie) - Kruispost 1.704,11 Kruispost 1.769,52 19.271,15 14.727,63 RESULTAAT 4.543,52- Eindbalans Eindbalans per 31-12-2014 Kas - Beheerfonds 2.243,91- Rekening 1 278,28 Kleine herstellingenfonds 3.098,52 Rekening 2 7.555,64 Leefbaarheidsfonds 788,05- Wasmachinefonds 7.701,95 Overige voorzieningen 65,41 extra post 1 (optie) - extra post 2 (optie) - extra post 3 (optie) - extra post 4 (optie) - TOTAAL 7.833,92 TOTAAL 7.833,92 7

toelichting op de jaarrekening In 2014 hadden we een aantal grote uitgaven gemaakt, waaronder: - Caland BBQ - Reparaties wasmachine - Voorraad magazijn De jaarlijkse BBQ heeft in 2014 veel meer gekost dan verwacht. Dit komt vooral omdat CalandII de BBQ dit jaar zelf heeft georganiseerd en betaald. Er werd ook veel geld uitgegeven aan alcohol die heel snel opraakte tijdens het feest. We hebben wel van de werknemers tijdens het feest begrepen dat bewoners flesssen wijn en bier mee namen naar hun kamers, waarbij die bewoners door wooncommissieleden werden aangesproken. De totale kosten voor de BBQ was 5108.26. We gaan in 2015 ervoor zorgen dat de kosten van de BBQ veel minder wordt, mogelijk door een kleine bijdrage van de bewoners te vragen. We willen dit jaar ook als wooncommissie tijdens het feest zelf het eten en drinken verzorgen, waardoor de kosten ook wat minder worden. De BBQ was dit jaar wel weer een groot succes. Afgelopen jaar hebben we de wasmachines enkele keren moeten laten repareren, waardoor er in totaal 1185.40 aan reparatiekosten is uitgegeven over het gehele jaar. In 2014 hebben we afscheid moeten nemen van meerdere wooncommissieleden, vooral vanwege het behalen van hun diploma s en/of verhuizing. We hebben afscheidsetentjes georganiseerd voor deze leden, en kleine cadeautjes gegeven als dank voor hun bijdrage aan CalandII. We hebben het magazijn ook dit jaar aangevuld met de benodigde materialen voor het gebouw. We hebben ook een apparaat gekocht zodat we zelf de achteringang schoon kunnen spuiten, waardoor we ook wat minder kosten maken. Als laatste moet Caland II nog 3 maanden (totaal 2465.07) aan fondsen ontvangen. Deze fondsen zitten nog vast bij Vestia stadswonen maar die zouden eind februari met terugwerkende kracht gestort worden. overzicht verplichtingen Vending at Work automaat(overeenkomstnummer 032575100, vanaf 22 juli 2014) Cola automaat (drankmachine, contractnummer: 2882467, vanaf 4 okt. 2004) Kamer van Koophandel (dossiernummer: 24409463, vanaf juli 2013) 8

notulen wooncommissie Aanwezig: Marshall Sambo, Joost Jansen, Whitney Luciana, Tahir Liberia, Luisamir Sommer, Richendro Martis, Nashira Liberia, Rigenald Ellensburgh, Martijn Hoppener en Mark Seferina. Locatie: Rivierstraat 62 Afwezig: Quintin Gilbert, Notulist: Marshall Opening vergadering, 18.30u Het doel van deze vergadering was om het jaarverslag van het jaar 2014 te bespreken en decharge verlenen aan het dagbestuur en kascommissie. Agendapunten: Opening Vaststellen agenda Sociaal jaarverslag Financieel jaarverslag Verslag Kascommissie Decharge dagbestuur Decharge kascommissie W.v.t.t.k Rondvraag Sluiting Marshall verwelkomt iedereen bij de wooncommissie vergadering ter behandeling van het jaarverslag. Er zijn geen extra agenda punten waardoor de vergadering meteen kan beginnen. Allereerst begint Marshall met het sociaal jaarverslag. Bij de punt fietsenactie geeft Marshall aan dat er afgesproken is dat dit jaar rond april of mei een fietsenactie gehouden zal worden. De fietsen hokken moeten ook schoongemaakt worden omdat er teveel rommel hier en daar liggen. Bij het einde van Marshall z n verhaal wordt er gevraagd of er vragen zijn of andere opmerking. Iedereen is van mening dat alles duidelijk is. Daarna neemt Whitney het woord over om het financieel jaarverslag te bespreken. De jaarlijkse BBQ heeft in 2014 veel meer gekost dan verwacht. Dit komt vooral omdat CalandII de BBQ dit jaar zelf heeft georganiseerd en betaald. Er werd ook veel geld uitgegeven aan alcohol die heel snel opraakte tijdens het feest. Daarnaast waren er ook een paar reparaties uitgevoerd aan de wasmachines en drogers. Als laatst waren er ook inkopen gedaan om de voorraadkast te vullen. Bij het einde van Whitney z n verhaal wordt er gevraagd of er vragen zijn of andere opmerking. Een paar leden waren van mening dat de kosten van de volgende BBQ ingeperkt moeten worden omdat er niet zoveel binnenkomt op de leefbaarheidfonds. De volgende agenda punt was het verslag van de kascommissie. De kascommissie leden waren ook aanwezig bij de wooncommissie vergadering om hun werkzaamheden te vertellen aan de wooncommissie. Samen met Whitney hadden zij alle bonnen en rekeningen gecontroleerd. Er waren geen onregelmatigheden gevonden in het financieel jaarverslag. Marshall nam weer het woord voor de volgende agenda punten decharge aan het dagbestuur en kascommissie. Marshall vroeg de wooncommissie leden of zij eens waren over de controle werkzaamheden van de kascommissie leden. Iedereen stemde ervoor. Decharge is dan verleend aan de kascommissie leden. Aan de wooncommissie leden werd er meteen gevraagd of ze de werkzaamheden van het afgelopen jaar van het dagbestuur goedkeuren. De wooncommissie leden gaven aan zeer blij te zijn met het dagbestuur en jammer vinden dat Marshall gaat stoppen als beheerder. Whitney heeft beloofd de werkzaamheden die Marshall 11

verrichte te evenaren en vooral de plannen die hij niet meer kan afmaken te vervullen. Hierdoor verleend de wooncommissie ook decharge aan het dagbestuur. Vervolgens kwam de W.v.t.t.k punt aanbod, aan iedereen werd er gevraagd of er nog punten hadden die ze wouden bespreken. Marshall gaf aan dat Joost hem een mail had gestuurd dat hij gaat stoppen als wooncommissie lid na 3 jaren. Hij heeft een nieuwe uitdaging gevonden en wil graag de gelegenheid gebruiken om afscheid te nemen van de wooncommissie. Whitney vroeg aan Marshall of hij een brief had om bewoners uit te nodigen om in de wooncommissie te komen. Marshall gaf aan dat deze opgehaald kan worden bij Vestia stadswonen (Joyce). Verder is het nieuws ook Caland bereikt dat Vestia stadswonen overgenomen gaat worden door Woonstad. Voor ons blijft SSH de aanspreekt punt voor reparaties etc. Einde vergadering: 20:30 12

notulen bewonersvergadering voeg hier de notulen in waaruit goedkeuring jaarverslag en decharge van de wooncommissie blijkt. 13