GEMEENTELIJK REGLEMENT BETREFFENDE SUBSIDIËRING VAN HET GEMEENTELIJK JEUGDWERK Jeugd Houthalen-Helchteren Pastorijstraat 30 3530 HOUTHALEN-HELCHTEREN. T: 011/492.098 E: dries.vandebeeck@houthalen-helchteren.be W: www.jeugdhh.be
De gemeenteraad, Gelet op het decreet van 9 juni 1993 houdende de subsidiëring van gemeentebesturen en de Vlaamse gemeenschapscommissie inzake het voeren van een jeugdwerkbeleid gewijzigd op 6 juli 2003; Gelet op het decreet van 14 februari 2003 houdende de ondersteuning en de stimulering van het gemeentelijk, het intergemeentelijk en het provinciaal jeugd- en jeugdwerkbeleid gewijzigd bij de decreten van 23 december 2005 en 15 december 2006; Gelet op het advies van de gemeentelijke jeugdraad d.d. 26 mei 2013; Na beraadslaging, INLEIDING Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd in het gemeentelijke budget, kunnen aan de door de gemeentelijke jeugdraad erkende jeugdwerkinitiatieven, tenzij anders vermeld in de bijbehorende artikels, subsidies worden verleend in toepassing van het goedgekeurd jeugdbeleid. Om erkend te worden door de gemeentelijke jeugdraad dient de vereniging: 1. Als jeugdwerkinitiatief te voldoen aan de voorwaarden gesteld in het decreet, d.w.z.; één of meer van volgende functies vervullen: - ontmoeting - spel - creatieve activiteiten of amateuristische kunstbeoefening - vormingsinitiatieven en kadervorming - dienstverlening en kadervorming - dienstverlening - werken aan structuurveranderingen - bevorderen van integratie van maatschappelijk achtergestelde jongeren De initiatieven vervullen deze functies in de vrije tijd en onder educatieve begeleiding. 2. De jeugdwerkinitiatieven, gevestigd in Houthalen-Helchteren en erkend door de gemeentelijke jeugdraad, waarvan de statuten bekrachtigd werden op 31 augustus 1992 en gewijzigd op 26 oktober 1993 en 22 oktober 2005, komen in aanmerking voor subsidiëring voor zover zij voldoen aan de voorwaarden gesteld in het decreet, en voor zoverre de vereniging minstens uit 10 leden bestaat. De vereniging wordt geacht een boekhouding bij te houden. Ze voldoen aan de normen van het huishoudelijk reglement van de gemeentelijke jeugdraad. 2
HOOFDSTUK 1: Artikel 1: Artikel 2: Artikel 3: SUBSIDIËRING VAN JEUGBEWEGINGEN EN SPEELPLEINWERKINGEN Van de kredieten die elk jaar voorzien worden in het gemeentelijke budget voor de subsidiëring van het gemeentelijk jeugdwerk, wordt 15.740 voorbehouden ter uitvoering van dit hoofdstuk. De activiteiten die betoelaagd worden, staan open voor alle jongeren zonder onderscheid van geslacht, ras, levensbeschouwing en politieke overtuiging. De erkende jeugdbewegingen en speelpleinwerkingen krijgen een basistoelage en een werkingstoelage. De basistoelage wordt berekend op basis van het aantal leden en begeleiding aangesloten bij de vereniging. - minder dan 50 leden: 120 - van 50 tot 100 leden: 250 - van 100 tot 200 leden: 375 - meer dan 200 leden: 500 Voor het berekenen van deze basistoelage dient iedere vereniging jaarlijks een officiële ledenlijst met aanduiding van aantal begeleiders en aantal deelnemers in te dienen bij het team cultuur en jeugd. De werkingstoelage voor de vereniging wordt via een puntensysteem berekend. Het systeem werkt als volgt: 1 punt per aanwezig lid per ledenactiviteit (waaronder ook begeleiders of leiding). Het voorziene budget wordt gedeeld door de som van de punten die alle jeugdbewegingen en speelpleinwerkingen dat werkjaar verdiend hebben. Nadien weten we de effectieve waarde van 1 punt. Per punt wordt een maximumwaarde van 0,50 toegekend. Hieronder vallen de vergaderingen, zoals leidingskringen, jeugdraden, NIET! Extra punten kunnen worden bekomen door: Het bijwonen van gemeentelijke vergaderingen, die inspelen op een inclusieve samenwerking en gemeentelijke evenementen, die ruimer zijn dan het jeugdbeleid, komt in aanmerking om per aanwezig lid 75 punten te verdienen. Vb. Buitenspeeldag, Internationaal kinderfeest, Nacht van de Jeugd, adviescommissies, Activiteiten met commerciële doeleinden en activiteiten die niet ressorteren onder voorgaande punten komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Artikel 4: Het puntenstelsel omvat telkens een periode van één werkingsjaar en loopt van 1 september tot en met 31 augustus. Per werkingsjaar worden er door de jeugdbewegingen twee én door speelpleinwerkingen één werkingsverslag binnengebracht bij het team cultuur en jeugd. Voor de jeugdbewegingen omvatten de verslagen volgende periodes: - 1ste periode: van 1 september tot en met 29 februari - 2de periode: van 1 maart tot en met 31 augustus Voor speelpleinwerkingen omvat het verslag volgende periode: - 1ste periode: van 1 september tot en met 31 augustus Het team cultuur en jeugd bezorgt elke aanvragende vereniging de nodige formulieren voor het indienen van een werkingsverslag. De verslagen moeten uiterlijk de laatste dag 3
van de maand die volgt op een werkingsperiode in het bezit zijn van het team cultuur en jeugd. Met laattijdige verslagen wordt geen rekening gehouden. De vereniging ontvangt voor deze werkingsperiode geen subsidie. De volgende periode zullen de subsidies dan weer afhankelijk zijn van de tijdig ingediende werkingsverslagen. Artikel 5: vergadering van de jeugdraad in oktober en ter goedkeuring aan het college van aanvaard door het gemeentebestuur. 4
HOOFDSTUK 2: Artikel 6: Artikel 7: SUBSIDIËRING VAN KAMPEN Van de kredieten die elk jaar voorzien worden in het gemeentelijke budget voor de subsidiëring van het gemeentelijk jeugdwerk, wordt 7.440 voorbehouden ter uitvoering van dit hoofdstuk. Elk erkend jeugdwerkinitiatief kan beroep doen op deze toelage. Onder kampen verstaan we meerdaagse verblijven in een aangepaste omgeving, anders dan de eigen lokalen en onder begeleiding. Om in aanmerking te komen voor subsidiëring voldoet de vereniging aan de volgende bijzondere vereisten: - De duur van het kamp omvat ten minste 2 overnachtingen. - Tijdens de gehele duur van het kamp beschikt de vereniging over minimum 1 begeleider per 20 deelnemers. De hoofdverantwoordelijke is ten minste 18 jaar. - Tijdens de gehele duur van het kamp nemen minimaal 5 leden deel aan de activiteiten waarvan twee derde jonger is dan 25 jaar of alleen de leiding. - De vereniging beschikt hetzij in eigendom, hetzij door een schriftelijke overeenkomst die het exclusieve gebruik vastlegt tijdens de duur van het kamp, over een aangepaste verblijfsaccommodatie in tenten of gebouwen. Deze kamptoelage wordt via een puntensysteem berekend. Het systeem werkt als volgt: 1 punt per nacht per persoon (dit geldt voor alle personen (bv. kookouders) die effectief meegaan op kamp). Per punt wordt een maximumwaarde van 1,50 toegekend. Artikel 8: Het puntenstelsel omvat telkens de punten van één werkingsjaar en loopt van 1 september tot en met 31 augustus. Het team cultuur en jeugd bezorgt elke aanvragende vereniging de nodige formulieren voor het indienen van een werkingsverslag. Het werkingsverslag bestaat uit vier delen: - Gegevens organisatie - Inlichtingen betreffende het kamp + kopie huurovereenkomst - Financieel verslag - Deelnemers- en begeleiderslijst Het werkingsverslag dient per afzonderlijke vakantieperiode te worden opgemaakt en toegezonden naar het team cultuur en jeugd uiterlijk 2 maanden na het einde van het kamp en ten laatste op 30 september. Met laattijdige verslagen wordt geen rekening gehouden. De vereniging ontvangt voor deze vakantieperiode geen subsidie. De volgende periode zullen de subsidies dan weer afhankelijk zijn van de tijdig ingediende werkingsverslagen. Artikel 9: vergadering van de jeugdraad in oktober en ter goedkeuring aan het college van aanvaard door het gemeentebestuur. 5
HOOFDSTUK 3: Artikel 10: Artikel 11: SUBSIDIËRING VAN JEUGDHUIZEN Van de kredieten die elk jaar voorzien worden in het gemeentelijke budget voor de subsidiëring van het gemeentelijk jeugdwerk, wordt 12.500 voorbehouden ter uitvoering van dit hoofdstuk. De activiteiten die betoelaagd worden staan open voor alle jongeren zonder onderscheid van geslacht, ras, levensbeschouwing en politieke overtuiging. Artikel 12: Elk erkend jeugdhuis krijgt een vaste toelage van 2.500 voor zijn organisatie en activiteiten, als het voldoet aan volgende voorwaarden: Het jeugdhuis: - organiseert tijdens haar werkjaar minstens 10 socio-culturele activiteiten (zoals bv. een film, concert, een infoavond, ), waarvan minstens 2 activiteiten in het teken staan van alcohol-, drug-, of gokpreventie, toeleiding tot culturele activiteiten van ons eigen cultuurcentrum of andere culturele organisaties en/of het aanbieden van een workshop met educatieve meerwaarde; - biedt ruimte voor ontmoeting, activering, samenwerking en educatie; - neemt op termijn de structuur van een vzw aan - Artikel 13: Per werkingsjaar worden er door de jeugdhuizen 2 werkingsverslagen binnengebracht bij het team cultuur en jeugd. - 1ste periode: van 1 september tot en met 29 februari - 2de periode: van 1 maart tot en met 31 augustus Het team cultuur en jeugd bezorgt elke aanvragende vereniging de nodige formulieren voor het indienen van een werkingsverslag. De verslagen moeten uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op een werkingsperiode in het bezit zijn van het team cultuur en jeugd. Met laattijdige verslagen wordt geen rekening gehouden. De vereniging ontvangt voor deze werkingsperiode geen subsidie. De volgende periode zullen de subsidies dan weer afhankelijk zijn van de tijdig ingediende werkingsverslagen. Artikel 14: vergadering van de jeugdraad in oktober en ter goedkeuring aan het college van aanvaard door het gemeentebestuur. 6
HOOFDSTUK 4: Artikel 15: Artikel 16: SUBSIDIËRING VAN VORMING Van de kredieten die elk jaar voorzien worden in het gemeentelijke budget voor de subsidiëring van het gemeentelijk jeugdwerk, wordt 3.700 voorbehouden ter uitvoering van dit hoofdstuk. Aan elke deelnemer van een erkend kadervormingsinitiatief wordt een maximale subsidie van 100 % van het inschrijvingsgeld terugbetaald met een maximum van 25 per dag en 12 kadervormingsdagen per jaar. Indien blijkt dat het krediet ontoereikend is, wordt het evenredig en procentueel verdeeld onder de aanvragen. Dit wil zeggen dat indien de totale som van de aanvragen meer dan 3.700 bedraagt, elke aanvrager minder dan 100% terugbetaald zal krijgen. Wanneer er bijvoorbeeld voor 4.625 aanvragen worden ingediend, zal elke aanvrager slechts 80% van de kostprijs terugbetaald krijgen. Artikel 17: De subsidies worden uitgekeerd op naam van de jeugdvereniging waarbij de cursist is aangesloten of op zijn persoonlijke rekeningnummer, indien vermeld op het formulier. De cursist brengt ten laatste op 30 september een attest van deelname aan de cursus binnen bij het team cultuur en jeugd. Met laattijdige attesten wordt geen rekening gehouden. De vereniging of de deelnemer ontvangt voor deze cursus(sen) geen subsidie. Artikel 18: vergadering van de jeugdraad in oktober en ter goedkeuring aan het college van aanvaard door het gemeentebestuur. Indien de aanvraag niet via een vereniging loopt, zal dit bedrag uiteraard wel op de rekening van een privépersoon overgemaakt worden. 7
HOOFDSTUK 5: Artikel 19: Artikel 20: Artikel 21: Artikel 22: Artikel 23: SUBSIDIËRING VAN PROJECTEN EN FUIVEN Van de kredieten die elk jaar voorzien worden op de gemeentelijke begroting voor de subsidiëring van het gemeentelijk jeugdwerk, wordt 4.900 voorbehouden ter uitvoering van dit hoofdstuk. Het voorziene krediet wordt aangewend als: - Projecttoelage: Deze vorm van toelage staat open voor jeugdwerkinitiatieven die een activiteit of traject organiseren die de reguliere jeugdwerkinitiatieven overstijgen. Voorbeelden hiervan zijn grote manifestaties die onze gemeente in de kijker zetten, bijzondere initiatieven naar aanleiding van een jubileum of jeugdwerkinitiatieven die trajecten opzetten zoals radio maken of concerten organiseren. - Fuiftoelage: Deze toelage wordt aangewend voor het organiseren van fuiven door erkende jeugdwerkinitiatieven, indien de vereniging minstens twee maanden op voorhand, de fuif officieel aanvraagt bij het feestloket. Een project kan voor maximaal 750 betoelaagd worden. Een aanvraag voor een project wordt beoordeeld door het team cultuur en jeugd. Indien je als jeugdvereniging je fuif tijdig aanvraagt bij het feestloket, kan je rekenen op een tussenkomst van 125 per fuif met een maximum van 2 fuiven per werkjaar. Voor projecten brengt de aanvrager minstens 2 maanden voor aanvang van het project het aanvraagformulier voor de subsidiering van projecten binnen bij het team cultuur en jeugd. Ten laatste 2 maanden na afloop van het project en ten laatste op 30 september dient een financieel verslag en een evaluatieverslag binnengebracht te worden. Voor fuiven brengt de aanvrager minstens 2 maanden voor aanvang van de fuif het aanvraagformulier voor evenementen en feesten binnen bij het feestloket. vergadering van de jeugdraad in april en oktober en ter goedkeuring aan het college van aanvaard door het gemeentebestuur. 8
HOOFDSTUK 6: Artikel 24: Artikel 25: SUBSIDIËRING VAN LOKAALRENOVATIES Van de kredieten die elk jaar voorzien worden op de gemeentelijke begroting voor de subsidiëring van het gemeentelijk jeugdwerk, wordt 7.817 voorbehouden ter uitvoering van dit hoofdstuk. Het voorziene krediet wordt aangewend voor erkende jeugdwerkinitiatieven die noodzakelijke onderhoudswerken uitvoeren aan hun lokaal, speelplein, enz We maken een onderscheid tussen grote en kleine werken. Werken die minder dan 500 bedragen mogen onmiddellijk uitgevoerd worden. De werken moeten de basiskwaliteit van de infrastructuur garanderen. Indien je hieraan twijfelt, kan je best even contact opnemen met het team cultuur en jeugd. Werken die meer dan 500 bedragen moeten eerst goedgekeurd worden door het team cultuur en jeugd. Artikel 26: Elke aanvrager brengt ten laatste 2 maanden na afloop van de werken en ten laatste op 30 september het aanvraagformulier voor de subsidiering van lokaalrenovaties binnen bij het team cultuur en jeugd samen met een financieel verslag en de nodige betalingsbewijzen. Per aanvraag wordt een maximale subsidie van 100 % terugbetaald. Indien het beschikbare krediet ontoereikend is, wordt prioriteit gegeven aan renovaties in kader van verbetering van sanitair, vocht en brandbeveiliging en veiligheid van de speelpleinen. Artikel 27: vergadering van de jeugdraad in april en oktober en ter goedkeuring aan het college van aanvaard door het gemeentebestuur. 9
BESLUIT Indien bij voorgaande hoofdstukken (vorming, projecten en lokaalrenovatie) na de subsidieberekening kredieten overblijven, worden deze gebruikt voor projecten voor de jeugd van Houthalen-Helchteren op voorstel van het dagelijks bestuur, jeugdraad, het team cultuur en jeugd en in overleg met het schepencollege. Controle op de juistheid van de gegevens en op de naleving van de voorschriften, beschreven in voorgaande hoofdstukken, kan ten alle tijden gebeuren door het team cultuur en jeugd. De begunstigde verenigingen zijn onderworpen aan de Wet van 14 november 1983, betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. De subsidies volgens voorgaande hoofdstukken worden berekend door het team cultuur en jeugd. De toe te kennen subsidiebedragen worden voorgelegd: ter advies aan de algemene vergadering van de jeugdraad, ter goedkeuring aan het schepencollege. Dit reglement is te allen tijde vatbaar voor aanpassingen en wijzigingen, al naargelang bepaalde behoeften en/of noden zich opdringen. Deze wijzigingen worden ter advies voorgelegd aan de algemene vergadering van de jeugdraad en ter goedkeuring aan de gemeenteraad. Afschriften van dit reglement in drievoud over te maken aan de Hogere Overheid Reglement goedgekeurd door gemeenteraad op 27 juni 2013 10