Ronde 2 Call for proposals Take-off hbo fase 1: haalbaarheidsstudies Handleiding 2016 Versie: september 2016 Utrecht, augustus 2016 (onderdeel van NWO)
Inhoud 1. Inleiding... 3 1.1 Achtergrond... 3 1.2 Pilot Take-off hbo fase 1... 3 1.3 Beschikbaar budget haalbaarheidsstudies... 4 1.4 Geldigheidsduur call for proposals... 4 2. Doel Take-off hbo fase 1... 5 3. Richtlijnen voor aanvragers... 6 3.1 Wie kan subsidie aanvragen?... 6 3.2 Wat kan worden aangevraagd?... 6 3.3 Wanneer kan worden aangevraagd?... 6 3.4 Hoe wordt de aanvraag opgesteld?... 7 3.5 Subsidievoorwaarden... 7 3.6 Financiële en administratieve subsidievoorwaarden... 7 3.7 Het indienen van een aanvraag... 9 4. Beoordelingsprocedure... 10 4.1 Procedure... 10 4.2 Beoordelingscriteria... 12 5. Contact en overige informatie... 13 5.1 Contact... 13 5.2 Overige informatie... 13 Versie: September 2016 2
1. Inleiding 1.1 Achtergrond Hogescholen voeren praktijkgericht onderzoek uit, mede mogelijk gemaakt door onderzoeksfinanciering van het Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA. Waardevolle onderzoeksresultaten dreigen echter onbenut te blijven omdat kennis en innovaties lastig hun weg vinden naar de markt. Voor het starten van innovatieve, nieuwe bedrijvigheid is financiering nodig om de kloof tussen het onderzoek en de markt te overbruggen. Deze zogenaamde vroegefase-financiering vormt een knelpunt: private investeerders en banken vinden het een te groot risico om te investeren in deze idee- en planfase. Het programma Take-off hbo overbrugt deze funding gap in de vroege fase van een onderneming. Aan het einde van het traject zouden anderen - private of publieke investeerders - bereid moeten zijn de volgende fase te financieren. Het programma Take-off hbo richt zich op het faciliteren en stimuleren van innovatieve bedrijvigheid en die voortkomt uit kennisontwikkeling door onderzoekers verbonden aan hogescholen. Het programma Take-off hbo bestaat uit twee onderdelen: fase 1: haalbaarheidsstudies en fase 2: vroegefasetrajecten. In deze call for proposals wordt fase 1: haalbaarheidsstudies toegelicht. Voor fase 2: vroegefasetrajecten wordt doorverwezen naar STW die dit deel van de regeling uitvoert. Voor meer informatie zie www.stw.nl/takeoff. 1.2 Pilot Take-off hbo fase 1 Het (hierna Regieorgaan SIA), onderdeel van NWO, biedt hogescholen met de Take-off hbo fase 1 regeling de ruimte om krachtig in te zetten op ondernemerschap bij studenten, docenten, onderzoekers en lectoren. Take-off hbo fase 1 is een pilot en kent vooralsnog twee rondes. Deze handleiding betreft de tweede ronde en vindt plaats in het najaar van 2016. Na deze ronde wordt het verloop van de pilot geëvalueerd en besloten hoe de regeling in de toekomst vorm krijgt. Het programma staat open voor aanvragen uit alle onderzoeksthema s van het praktijkgericht onderzoek van hogescholen. Versie: September 2016 3
1.3 Beschikbaar budget haalbaarheidsstudies Het beschikbare budget voor deze call is 500.000,-. Per Take-off fase 1 project kan minimaal 25.000,- en maximaal 40.000,- worden aangevraagd. Het Take-off hbo fase 1, haalbaarheidsstudies, wordt door Regieorgaan SIA gefinancierd met middelen die door het ministerie van OCW beschikbaar zijn gesteld. Het Take-off hbo fase 2, vroegefasetrajecten, valt binnen de Regeling Nationale EZsubsidies (RNES) van de Minister van Economische Zaken en wordt door STW uitgevoerd. 1.4 Geldigheidsduur call for proposals Deze call for proposals betreft de tweede ronde van Take-off hbo fase 1. Het sluitingsmoment voor indiening is dinsdag 18 oktober 2016, 14.00 uur, Nederlandse tijd. Versie: September 2016 4
2. Doel Take-off hbo fase 1 Het programma Take-off hbo stelt middelen ter beschikking voor financiering van de vroege fase van innovatieve, nieuwe bedrijvigheid. Stimulering van maatschappelijk en economisch relevante innovaties en ondernemerschap past bij het karakter van de kennis- en ondernemerschapsontwikkeling in het hbo. Take-off hbo fase 1 betreft de financiering van een studie naar de praktische en commerciële haalbaarheid van bedrijfsmatige toepassing van specifieke innovatieve kennis binnen de hogeschool. Het kan hier gaan om product-, proces- of diensteninnovatie in de breedste zin van het woord. De studie resulteert in een rapport waarin een goed onderbouwde inschatting wordt gegeven van het toekomstperpectief van een eventuele start-up. In de haalbaarheidsstudie dient aandacht te worden besteed aan de belangrijkste vooronderstellingen van de case, gerichte feedback uit de markt (potentiële klanten, zakelijke partners en investeerders) en de ontwikkel- en ontwerpaanpak die zal worden gehanteerd. Take-off hbo fase 1 verstrekt subsidies aan onderzoekers en lectoren ten behoeve van de uitvoering van haalbaarheidsstudies. Het programma biedt financiële ruimte voor een actieve deelname van studenten en eventuele externe partijen in deze studies. Versie: September 2016 5
3. Richtlijnen voor aanvragers 3.1 Wie kan subsidie aanvragen? De penvoerende hogeschool, zijnde de rechtspersoon die bij honorering de Take-off hbo fase 1 financiering van Regieorgaan SIA ontvangt, dient een door de overheid bekostigde hogeschool te zijn, zoals bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). Het College van Bestuur (CvB) of een faculteitsdirecteur van deze hogeschool benoemt een medewerker die als hoofdaanvrager verantwoordelijk is voor het opstellen en het indienen van het voorstel. De aanvraag bevat een verklaring van het College van Bestuur (CvB) of een faculteitsdirecteur van de penvoerende hogeschool waarin zij, bij honorering, akkoord gaan met de toekenning van de subsidiemiddelen en met de benoeming van de hoofdaanvrager tot projectleider van het dan gehonoreerde project. De projectleider draagt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project en het projectmanagement, inclusief de inhoudelijke samenhang, de voortgang, de resultaten en de financiële (eind)verantwoording van het project. De projectleider ontvangt alle correspondentie met betrekking tot het project en is verantwoordelijk voor de verspreiding van de relevante informatie onder de leden van het samenwerkingsverband. 3.2 Wat kan worden aangevraagd? De aan te vragen subsidieomvang is minimaal 25.000,- en maximaal 40.000,-. De subsidiegelden zijn uitsluitend bestemd voor het uitvoeren van het projectplan dat is onderdeel van de gesubsidieerde projectaanvraag. Subsidiëring van (deel)projectactiviteiten die reeds zijn gesubsidieerd vanuit andere bronnen, is niet mogelijk. 3.3 Wanneer kan worden aangevraagd? Deze call for proposals geldt voor de tweede ronde Take-off hbo fase 1. Het sluitingsmoment voor indiening is dinsdag 18 oktober 2016, 14.00 uur, Nederlandse tijd. Versie: September 2016 6
3.4 Hoe wordt de aanvraag opgesteld? Een aanvraag omvat : - de volledig ingevulde contactgegevens; - de uitwerking van het haalbaarheidsonderzoek; - de begroting met kostenonderbouwing en aangevraagde subsidie; - een getekende verklaring van het College van Bestuur (CvB) of een vertegenwoordiger van het CvB of een faculteitsdirecteur van de penvoerende hogeschool. Het format van het aanvraagformulier kunt u vinden in ISAAC en op de website van Regieorgaan SIA. Het is verplicht dit format te gebruiken en volledig in te vullen. 3.5 Subsidievoorwaarden Het project dient uiterlijk drie maanden, vanaf het moment van honorering door het bestuur van Regieorgaan SIA, gestart te worden en dient afgerond te zijn maximaal 6 maanden na startdatum. Bij eventueel voortijdig afbreken bepaalt Regieorgaan SIA of de subsidie geheel of ten dele moet worden gerestitueerd. De penvoerder is verantwoordelijk voor het maken van afspraken met de eventueel betrokken externe partijen over onder andere de rechten op producten of zaken die binnen het project worden ontwikkeld (bijvoorbeeld intellectueel eigendom en knowhow). De NWO Regeling Subsidies zoals gepubliceerd in de Staatscourant van 1 december 2015 is van toepassing. In het subsidiebesluit en de bijlage bij het subsidiebesluit worden verplichtingen en nadere bepalingen opgenomen ten aanzien van de uitvoering van het project. Het beleid van NWO inzake Misbruik & Oneigenlijk gebruik is van toepassing. 3.6 Financiële en administratieve subsidievoorwaarden De projectkosten die met subsidie gefinancierd kunnen worden, betreffen de noodzakelijke, rechtstreeks aan de uitvoering van een project toe te rekenen gemaakte en/of betaalde kosten gebaseerd op kostprijs, inclusief eventuele nietverrekenbare btw. De volgende kostensoorten worden geaccepteerd: - kosten van personeel, (o.a. docenten, lectoren); - kosten van derden, voor zover zij projectactiviteiten uitvoeren in opdracht van de aanvrager (tot een maximum van 125/uur); - kosten van gebruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen; - investeringen in apparatuur en uitrusting; - reis- en verblijfskosten; Versie: September 2016 7
- kosten voor octrooibescherming gedurende de looptijd van de haalbaarheidsstudie; - overige direct aan het project gerelateerde kosten. Onder deze post vallen ook kosten voor opleiding in ondernemersvaardigheden. De genoemde kostensoorten dienen in de aanvraag nader gespecificeerd te worden. Niet vergoed worden: - algemene bedrijfskosten (zoals oprichtings-, notaris-, accountant- en administratiekosten, etc.); - kosten die buiten de looptijd van de haalbaarheidsstudie vallen. Loonkosten hogeschool - Een berekening van de uurtarieven van de hogeschool gebaseerd op de door Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) geaccordeerde Integrale KostPrijs-methodiek, zie voor informatie de website van RVO: http://www.rvo.nl/subsidies-regelingen/subsidiespelregels/subsidiabelekosten-algemeen/integrale-kostensystematiek. Indien u van deze methodiek gebruik maakt, dient u de eigen verklaring integrale kostensystematiek en het tarievenoverzicht, zoals berekend op basis van de eigen verklaring integrale kostensystematiek, bij te voegen bij de begroting. OF - Het uurtarief van de hogeschool wordt berekend op basis van het brutoloon van de betreffende medewerker(s) verhoogd met sociale lasten en eventuele overhead (maximaal 25% van het loon inclusief sociale lasten). Dit bedrag dient te worden gedeeld door 1.650 uur (bij een fulltime dienstverband) om het uurtarief te bepalen. Kosten studenten Het is toegestaan studenten, verbonden aan de hogeschool, voor het project in te zetten en de kosten hiervan binnen het project op te voeren. Indien de inzet van de studenten geschiedt als onderdeel van de opleiding (de studenten dienen in dat geval ook studiepunten te krijgen voor de activiteiten), dan is enkel de stagevergoeding zoals gebruikelijk binnen de instelling declarabel. Indien de studenten extra-curriculair ingezet worden in het project, dan kunnen zij maximaal voor 250 uur per persoon per projectjaar ten laste van het project gebracht worden. Uitsluitend de werkelijke, aan de studenten uitbetaalde bedragen, kunnen als kosten voor de inzet van studenten binnen het project opgevoerd worden. In alle gevallen geldt een maximaal uurtarief van 25,-. Uren en uurtarieven boven de genoemde maxima kunnen niet als projectkosten worden opgevoerd. Aan het aantal in te zetten studenten in het project is geen maximum verbonden. Regieorgaan SIA wenst geïnformeerd te worden over de voortgang en de resultaten van het project. In het kader van de (inhoudelijke en financiële) verslaglegging verplicht de penvoerder zich, namens het consortium, tot het ter beschikking stellen van alle (inhoudelijke en financiële) informatie van het project en tot het verlenen van volledige medewerking aan eventueel nader onderzoek. Versie: September 2016 8
3.7 Het indienen van een aanvraag Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. Een hoofdaanvrager is verplicht zijn/haar aanvraag via zijn/haar eigen ISAACaccount in te dienen. Indien de hoofdaanvrager nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat minimaal een dag voor het indienen aan te maken. Dit om eventuele aanmeldproblemen op tijd te kunnen verhelpen. Indien de hoofdaanvrager al een account bij NWO heeft, hoeft deze geen nieuw account aan te maken om een nieuwe aanvraag in te dienen. Bij het indienen van uw aanvraag in ISAAC dient u online enkele aanvullende gegevens in te voeren. Ruim hier voldoende tijd voor in. Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer 0900-696 47 47. Helaas ondersteunen niet alle buitenlandse providers het bellen naar 0900-nummers. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie. Versie: September 2016 9
4. Beoordelingsprocedure 4.1 Procedure Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en medewerkers is de gedragscode belangenverstrengeling NWO geldig vanaf 1 oktober 2010' van toepassing. Toets op ontvankelijkheid en schriftelijke beoordeling De projectaanvraag wordt na ontvangst gecontroleerd op tijdige indiening en juistheid ten aanzien van volledigheid en vormvereisten. Indien de projectaanvraag hieraan voldoet, wordt deze in behandeling genomen. Aanvragen worden beoordeeld op volledigheid. Indien deze niet volledig zijn, krijgt de indiener op aanwijzing van het programmabureau maximaal een week de tijd de ontbrekende gegevens aan te vullen. Indien akkoord dan wordt de aanvraag alsnog geregistreerd op datum waarop het voorstel met aanvulling is ingediend. Indien dit niet gebeurt worden de aanvragen niet-ontvankelijk verklaard. Over de niet-ontvankelijkheid van een aanvraag informeert Regieorgaan SIA de penvoerende hogeschool schriftelijk. Wanneer de aanvraag in behandeling wordt genomen, wordt deze geregistreerd en krijgt deze een uniek projectnummer en de geregistreerde datum datum en tijdstip van indiening. Het projectnummer geldt als vast kenmerk voor alle verdere correspondentie. Na indiening worden per aanvraag de bevindingen van de beoordelingscommissie vastgelegd. Deze worden aan de aanvragers verzonden. De aanvragers kunnen de commentaren gebruiken ter voorbereiding op het interview. De beoordelingscommissie bestaat uit ondernemende onderzoekers uit diverse onderzoeksgebieden, ondernemers, externe deskundigen en private financiers. Interviews en rangschikking In de interviewronde krijgen de aanvragers de gelegenheid om hun aanvraag te presenteren aan de beoordelingscommissie die daarna de gelegenheid heeft tot het stellen van vragen ter nadere toelichting van de aanvraag. De beoordelingscommissie stelt haar definitieve beoordeling en finale rangorde vast, inclusief onderbouwing en een beschrijving van de door haar gevolgde werkwijze. De beoordelingscommissie brengt advies uit aan het bestuur van Regieorgaan SIA. Op grond van het advies van de beoordelingscommissie neemt de directeur van Regieorgaan SIA namens het bestuur een besluit. Versie: September 2016 10
Besluitvorming De directeur van Regieorgaan SIA toetst de gevolgde procedure en besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie. De beschikbaarheid van middelen is bepalend voor het aantal projectaanvragen dat voor subsidie in aanmerking komt. Het besluit wordt schriftelijk meegedeeld, in geval van honorering inhoudende een subsidievaststellingsbesluit en in geval van niet-honorering inhoudende een afwijzingsbesluit. Regieorgaan SIA streeft er naar het definitieve besluit uiterlijk drie maanden na indiening bekend te maken. De subsidie wordt aan de penvoerende hogeschool beschikbaar gesteld: 100% van het totale subsidiebedrag binnen vier weken na de start van het project. Na toekenning van de gelden is de uitvoering van een gesubsidieerd project de verantwoordelijkheid van de penvoerende hogeschool. De bezwaarprocedure is te vinden op: www.nwo.nl/financiering/hoe-werkt-dat/bezwaar+maken. Afronding Het project eindigt met een eindrapportage op basis van het format dat via de website van Regieorgaan SIA beschikbaar zal worden gesteld. Tijdpad (onder voorbehoud) Opening call-for-proposals: september 2016 Sluiting van de call-for-proposals: 18 oktober 2016 om 14.00 uur Periode interview met de indieners: november/december 2016 Besluit bestuur Regieorgaan SIA: januari 2017 Versie: September 2016 11
4.2 Beoordelingscriteria Alle voorstellen worden door een beoordelingscommissie beoordeeld aan de hand van vier beoordelingscriteria: 1. Kennisbasis en innovativiteit - voortbouwend op resultaten van praktijkgericht onderzoek van de hogeschool - vernieuwende elementen - state-of-the-art kennis 2. Commercieel potentieel - toepassingsmogelijkheden en toegevoegde waarde - markt- en commerciële perspectieven 3. Kwaliteiten van het team - expertise aanvrager(s) en ondersteunend personeel - ondernemers- en commerciële vaardigheden 4. Kwaliteit van het projectplan - beoogde activiteiten - wijze waarop activiteiten worden uitgevoerd - projectbegroting, opgesplitst naar activiteit De wegingsfactor van de criteria is 1:1:1:1. Versie: September 2016 12
5. Contact en overige informatie 5.1 Contact Inhoudelijke vragen Voor inhoudelijke vragen over deze call for proposals, aanvullende informatie over de indieningsprocedure en -voorwaarden en/of eventuele overige inhoudelijke vragen kan contact worden opgenomen met: Wouter Segeth Programmamanager Take-off hbo Tel: 030 600 1274 E-mail: wouter.segeth@regieorgaan-sia.nl Bezoekadres: Van Vollenhovenlaan 661 3527 JP UTRECHT Tel. +31 (0)30 633 14 56 5.2 Overige informatie Op www.regieorgaan-sia.nl/content/overige+regelingen/take-off is de meest recente informatie over Take-off hbo te vinden. Het aanvraagformulier (met daarin model projectvoorstel en begrotingsformat) wordt minimaal zes weken voor de deadline in ISAAC beschikbaar gesteld. Het is verplicht dit formulier te gebruiken. Versie: September 2016 13