Handleiding bij invullen subsidieaanvraag Sportimpuls 2016 Deel 1. Indienen via ProjectNet... 2 Algemene informatie bij het indienen van de aanvraag... 2 Wat heeft u nodig bij het indienen?... 2 Algemene tips bij het indienen... 2 De intentieverklaringen... 2 De begroting... 3 Wat betreft de in te voeren tekst... 3 Handige links... 3 Procedure in ProjectNet... 4 Stap 1: Aanmelden en inloggen bij ProjectNet... 4 Stap 2: Deel 1 van de aanvraag... 7 Stap 3: Deel 2 van de aanvraag... 10 Stap 4: Deel 3 van de aanvraag... 13 Stap 5: Locaties van uitvoering... 15 Stap 6. Aanvraag indienen... 16 Deel 2. Toelichting op de begroting... 18 Algemene opmerkingen bij het invullen van het begrotingsformat Sportimpuls... 18 Waar gaat het om?... 18 Specifieke aanwijzingen waarmee u rekening dient te houden bij het opstellen van uw begroting... 18 Waartoe dient het begrotingsformat?... 19 Invullen van het begrotingsformat... 19 Gegevens aanvrager... 20 Interventie 1 t/m 5... 20 Tabel per activiteit... 20 Afsluiten en afdrukken... 21 Begroting toevoegen aan de aanvraag... 21 Meer informatie... 21 1
Deel 1. Indienen via ProjectNet Algemene informatie bij het indienen van de aanvraag Voor een subsidieaanvraag Sportimpuls 2016 moet u drie documenten indienen in ProjectNet, het elektronisch subsidieaanvraagsysteem van ZonMw: 1. De subsidieaanvraag, digitaal ingevuld via ProjectNet. 2. De intentieverklaring van samenwerkingspartners, interventie-eigenaren, gemeente als verplichte bijlage en indien van toepassing een intentieverklaring van de regiocoach of regioconsulent aangepast sporten. 3. De begroting als verplichte bijlage. In de beoordeling van de subsidieaanvraag worden alleen de subsidieaanvraag, de intentieverklaringen en de begroting meegenomen. Het heeft dus geen zin om andere bijlagen in te dienen; deze wegen niet mee in de beoordeling. Wat heeft u nodig bij het indienen? De informatie bij de oproep (o.a. de oproeptekst zelf, deze handleiding, de relevantie- en kwaliteitscriteria, het begrotingsformulier en de intentieverklaringen). De informatie over de activiteiten op de Menukaart Sportimpuls 2016. Algemene tips bij het indienen Zorg dat u te allen tijde deze handleiding ter beschikking heeft. Deze heeft u nodig bij het invullen van de subsidieaanvraag. Meld uzelf aan bij ProjectNet. Wij adviseren u om dit direct te doen wanneer u voornemens bent om een aanvraag in te dienen. Let erop dat de organisaties waarmee u samenwerkt ook moeten worden ingevoerd in ProjectNet. Dit proces kan relatief snel verlopen, maar kan in sommige gevallen ook 24 uur verwerkingstijd vragen. Als u niet werkt aan uw subsidieaanvraag, sla dan uw gegevens op en sluit ProjectNet af. Dit voorkomt dat u gegevens kwijtraakt en dat het systeem onnodig wordt belast. ProjectNet sluit (zoals de meeste webpagina s) bij geen activiteit na 1 uur de sessie. ProjectNet informeert u door middel van een tijdsbalk bovenin het scherm over de tijd die u nog rest voor automatische sluiting. Indien u vragen heeft, lees dan eerst de Veelgestelde vragen over procedure Sportimpuls op de website van ZonMw. Vindt u daar geen antwoord, mail dan uw vraag naar sportimpuls@zonmw.nl. Maak altijd eerst een PDF-bestand van uw documenten voordat u uw aanvraag indient. Zo kunt u controleren of alle gegevens kloppen. Wacht niet tot de laatste dag met indienen. U voorkomt hiermee dat u tegen onvoorziene problemen aanloopt. De intentieverklaringen 1. Samenwerkingspartners Er is nu ruimte om 6 partners op het formulier in te vullen. U kunt er minder invullen, maar u kunt ook dit aantal uitbreiden door het kader met tekst voor een partner en handtekening zo vaak u wilt te kopiëren en te plakken. U dient de kaders met tekst vervolgens in te vullen en te laten ondertekenen. Let op: er geldt niet hoe meer samenwerkingspartners, hoe beter de beoordeling. Op de intentieverklaring moeten alle relevante partners staan die bij eventuele honorering van uw subsidieaanvraag van belang zijn. 2. Interventie-eigenaren Er is nu ruimte om 5 interventie-eigenaren op het formulier in te vullen. U kunt minder interventieeigenaren laten ondertekenen of het aantal uit het format uitbreiden door het kader te kopiëren en te plakken. Door middel van de intentieverklaring toont u aan contact met de interventie-eigenaar te hebben gehad over de lokale aanpassing van de interventie. De interventie-eigenaar geeft ZonMw tevens advies op de intentieverklaring. 2
3. Gemeente Een ondertekende intentieverklaring van de gemeente toont aan dat u met de gemeente contact heeft gehad over zaken als aansluiting op het gemeentelijk beleid, samenhang met andere initiatieven binnen de regio, gebruik van accommodatie en inzet van de buurtsportcoach. In de intentieverklaring kan de gemeente tevens opmerkingen kwijt. 4. Regiocoach of regioconsulent aangepast sporten Indien uw aanvraag zicht richt op de doelgroep gehandicapten dan is het een pré om de samenwerking aan te gaan met de regioconsulent aangepast sporten (indien aanwezig). Deze samenwerking kan in een apart veld op de intentieverklaring bekrachtigd worden door een handtekening van deze regiocoach of regioconsulent. In dit veld kan hij/zij ook aangeven of de aanvraag volgens hem/haar aansluit bij de lokale/regionale behoefte en bestaande initiatieven. Daarnaast is er ruimte voor opmerkingen. Let op: een ondertekende intentieverklaring van de regiocoach of regioconsulent aangepast sporten is niet verplicht! Zie hiervoor de call en de criteria. Scan de ondertekende versies van de intentieverklaringen in en upload als één PDF-bestand in ProjectNet. Indien de intentieverklaring niet door alle projectgroepleden, samenwerkende organisaties, interventie-eigenaren en gemeente is ondertekend, wordt uw subsidieaanvraag niet in behandeling genomen. De begroting Voor de toelichting op de begroting, zie Deel 2. Begroting. Wat betreft de in te voeren tekst De ruimte voor tekst in de tabbladen wordt aangegeven in aantal karakters en is beperkt. Houd de tekst dus kort en neem alleen relevante informatie op. Voorbeeld: 8000 karakters zijn ongeveer 2,5 A4. De tabbladen zijn niet lettertype gevoelig. In ProjectNet is een regel 100 karakters, dit is inclusief spaties e.d. U kunt geen tabellen bij ProjectNet invoegen. Sommige letters (symbolen) neemt het systeem niet over: bijvoorbeeld de ç. Gebruik geen quotes. Handige links Interventies op de Menukaart Sportimpuls 2016. Veelgestelde vragen over procedure Sportimpuls. Meer informatie over en ondersteuning bij de Sportimpuls en tools voor het in kaart brengen van de huidige situatie leest u op de website van Sport en Bewegen in de Buurt. Daarnaast kunt u eventueel gegevens met relevante regionale data vinden bij uw GGD en op de sites van het CBS, het RIVM en de Atlas leefomgeving. Informatie over Monitoring en evaluatie. Via de site van Kenniscentrum Sport (voorheen NISB) is een aantal themadossiers beschikbaar met inhoudelijke informatie die van pas kan komen bij het schrijven van de aanvraag: - Themadossier Sport en bewegen jeugd in lage inkomensbuurten - Themadossier Borging van lokale sportinitiatieven - Themadossier Ouders in de sport - Themadossier Verbinden van zorg, sport en bewegen - Themadossier Beweeggedrag veranderen 3
Procedure in ProjectNet Stap 1: Aanmelden en inloggen bij ProjectNet Als u een nieuwe gebruiker bent, meldt u zich eerst aan in het ProjectNet-systeem van ZonMw. Vervolgens kiest u zelf een gebruikersnaam en wachtwoord. Let op: Het wachtwoord moet minimaal 6 en maximaal 15 tekens lang zijn en mag bestaan uit getallen en letters, maar geen spaties. In de gebruikersnaam wordt er geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters (wel in het wachtwoord). 4
Wanneer u een gebruikersnaam en wachtwoord heeft gekozen, komt in het scherm Zoek een organisatie. Hier vult u in vanuit welke organisatie u een aanvraag doet. Het kan zo zijn dat uw organisatie nog niet bekend is bij ZonMw. In dat geval zal de onderstaande rode tekst in beeld verschijnen. U kunt uw organisatie doorgeven aan ZonMw door op de knop Geef organisatie door te drukken. Uw verzoek wordt vervolgens door de helpdesk van ProjectNet verwerkt. Houd er rekening mee dat dit maximaal 24 uur kan duren. Als uw organisatie is toegevoegd, wordt u hiervan op de hoogte gesteld per e-mail. 5
De volgende stap is het invullen van uw accountgegevens. De velden gemerkt met een * zijn verplicht. Als u klaar bent drukt u op Opslaan en verder. U komt nu in het hoofdmenu terecht. Klik op aanvragen om uw subsidieaanvraag in te dienen. U komt nu in het Overzicht aanvragen. Klik op Nieuwe aanvraag om verder te gaan. In de subsidiekalender vindt u het programma Sportimpuls. Als u het programma opent vindt u de call en de criteria. Lees deze zorgvuldig door alvorens verder te gaan met uw aanvraag. Onderaan de call en de criteria klikt u op Maak subsidieaanvraag U kunt nu inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord 6
Stap 2: Deel 1 van de aanvraag U komt nu in Deel 1 van de subsidieaanvraag terecht. De screenshots hieronder laten zien hoe u de verschillende onderdelen (project, aandachtsgebied, samenvatting, projectgroep en samenwerking) invult. 1. Project 2. Aandachtsgebieden Een Sportimpulsaanvraag kent 14 aandachtsgebieden, te weten: 1. Thema van het project 2. Sector 3. Doelgroep 4. Leeftijdsgroep 5. Sport 6. Setting 7. Betrokkenheid buurtsportcoach/combinatiefunctionaris 8. Grootte van gemeente 9. Ondersteuning bij aanvraag 10. Beschikbaar stellen subsidieaanvraag 11. Interventie 12. Gemeente 13. Vestiging hoofaanvrager/bestuurlijk verantwoordelijke 14. Betrokkenheid gehonoreerde aanvraag vorige ronde Bij elk aandachtsgebied dient u minimaal één antwoordoptie aan te vinken. Opmerking bij vraag 10: Uw antwoord op deze vraag staat los van de beoordeling van uw subsidieaanvraag. Indien u deze vraag met Nee beantwoordt betekent dit dat alle informatie over uw subsidieaanvraag alleen door uzelf verstrekt kan worden aan derden. 7
3. Samenvatting 8
4. Projectgroep Indien u een projectgroeplid wilt toevoegen, moet de organisatie bij ZonMw bekend zijn. Wanneer de organisatie nog niet bij ZonMw bekend is, kunt u dit doorgeven door op de knop Geef organisatie door te klikken. 9
5. Samenwerking Stap 3: Deel 2 van de aanvraag Nadat Deel 1 is afgerond gaat u automatisch verder naar Deel 2. In de onderstaande screenshots wordt uitgelegd hoe u de afzonderlijke onderdelen (begroting, cofinanciers, relevantie, probleemstelling en bestendiging) invult. 1. Begroting 10
2. Cofinanciers 3. Probleemstelling 11
4. Relevantie 5. Bestendiging 12
Stap 4: Deel 3 van de aanvraag In Deel 3 van de aanvraag vult u de onderdelen doelstelling, plan van aanpak, overig, programmaspecifiek in en upload u als laatste de twee verplichte bijlagen. 1. Doelstelling 2. Plan van aanpak 13
3. Overig 4. Programmaspecifiek 14
5. Bijlagen Hier voegt u de twee verplichte bijlagen toe. Stap 5: Locaties van uitvoering 15
Stap 6. Aanvraag indienen Let op: pas nadat alle vier de delen van de aanvraag zijn afgerond (te zien aan groen vinkje), kan de aanvraag worden ingediend: 16
17
Deel 2. Toelichting op de begroting Algemene opmerkingen bij het invullen van het begrotingsformat Sportimpuls Waar gaat het om? De activiteiten die in het kader van Sportimpuls worden opgezet zijn ingebed in het lokale sport- en beweegbeleid en dragen bij aan blijvend sporten of bewegen. Vanuit de Sportimpuls worden de (tijdelijke) opstartkosten vergoed aan organisaties die sport- en beweegaanbod aanbieden en/of uitvoeren. Om aangemerkt te worden als lokale sport- en beweegaanbieder toont u aan dat u gevestigd bent in en tenminste twee jaar ervaring heeft met het verzorgen van sport- en beweegactiviteiten in de gemeente waar de aanvraag zich op richt. Deze opstartkosten staan in verhouding tot het beoogde bereik van de doelgroep van de betreffende activiteit. Het gaat om een samenhangende aanvraag per buurt, dan wel per lokale maatschappelijke vraag/opgave. De subsidieaanvraag kan wel bestaan uit meerdere activiteiten vanuit meerdere aanbieders. Uit uw aanvraag moet duidelijk blijken dat de partijen na de subsidieperiode de betreffende activiteit(en) zelfstandig kunnen voortzetten. De Sportimpuls financiert activiteiten die na de subsidieperiode zelfstandig zullen worden voortgezet. Dit maakt u met name inzichtelijk in de beschrijving van het plan dat u indient. Per subsidieaanvraag kan minimaal 10.000,- en maximaal 100.000,- inclusief btw worden aangevraagd voor een project met een looptijd van 24 maanden. De aanvrager staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Specifieke aanwijzingen waarmee u rekening dient te houden bij het opstellen van uw begroting De Sportimpuls financiering is geen alternatief voor reguliere financiering. De middelen dienen primair te worden gebruikt voor de concrete uitvoering van activiteiten. In uw begroting: - Dienen alle bedragen opgevoerd te worden inclusief eventueel verschuldigde btw. - Mag u geen kosten voor de Buurtsportcoach/combinatiefunctionaris opnemen. - Mogen indirecte kosten beperkt worden opgevoerd tot maximaal 25% van de begroting. De verhouding van directe kosten (ten behoeve van de uitvoering van de activiteiten en het bereiken van de doelgroepen: personeel en materieel) versus indirecte kosten (organisatie, coördinatie, ondersteuning, etc.) is een belangrijk beoordelingscriterium. - Mogen de kosten voor sportmateriaal maximaal 10% van de totale subsidieaanvraag bedragen. Onder sportmateriaal verstaan we materiaal dat noodzakelijk is voor de directe uitvoering van de sport- en beweegactiviteiten waarvoor de aanvraag is ingediend (bijv. ballen, matten en spelmateriaal). - Zijn kosten die niet direct bijdragen aan de uitvoering van sport- en beweegactiviteiten uitgesloten van subsidie. Hieronder vallen: o Kantoormaterialen (zoals printers, USB-sticks, pennen, nietmachines, etc.); o Elektronica (als camera s, telefoons, televisieschermen, computers, beamers, tablets etc.); o Transportmiddelen (zoals aanhangers, auto s, fietsen, etc.) ; o Algemeen inzetbare ICT-middelen (zoals websites, apps, digitale platformen, softwarepakketten etc.); o (Kantoor)meubilair (zoals bureaus, stoelen, tafels, barkrukken, etc.); o Gereedschappen; o Verzekeringen; o Accountants, bankkosten en kosten voor financiële administratie; o Kosten voor het schrijven van de subsidieaanvraag; o Afschrijvingskosten; o Abonnementskosten (bijv. voor tijdschriften, tv-zenders en telefonie); o Vakanties en uitstapjes. Pr-materiaal en accommodatiekosten zijn wel subsidiabel. Voor deze kosten is een aparte post in de begroting opgenomen. 18
- Mogen reguliere exploitatiekosten van uw accommodatie niet worden opgenomen en mogen alleen beperkte middelen worden opgevoerd voor het realiseren van accommodaties. De kosten voor de eventuele aanpassing van de accommodatie bedragen maximaal 5% van het totale budget. U beschrijft in uw aanvraag dat deze aanpassing ten goede komt aan de uitvoering van uw project en noodzakelijk is. - Pr-materiaal en accommodatiekosten zijn wel subsidiabel. Voor deze kosten is een aparte post in de begroting opgenomen. - Kunnen ondersteuningskosten door de interventie-eigenaar worden opgevoerd. Welke ondersteuning door de interventie-eigenaar per aanvraag wordt ingezet dient u concreet te beschrijven en te onderbouwen in de subsidieaanvraag. Per interventie-eigenaar kan maximaal 1500,- exclusief btw aan ondersteuningskosten vergoed worden aan de aanvrager vanuit de Sportimpulssubsidie. - Mag u tot maximaal 15% van het totaal aan te vragen budget besteden aan monitoring en evaluatie van uw project. Deze neemt u op onder de post Accommodatiehuur, Promotiemateriaal en Monitoring & evaluatie. Waartoe dient het begrotingsformat? Het begrotingsformat kan zo worden ingevuld dat het toepasbaar is voor uw situatie en kan u helpen de activiteiten die u wilt uitvoeren en de kosten die daarin dienen te worden meegenomen, overzichtelijk en transparant in één totaalbegroting te verwerken. Deze verwerkt u als bijlage in een Excel bestand en voegt u als pdf bij uw aanvraag als u deze (digitaal) verstuurt. Het format voor het verwerken van de begroting van uw aanvraag is in een Excel bestand gezet waarin u de verschillende activiteiten en kosten inzichtelijk maakt. Het verdient aanbeveling om bij het invullen van het begrotingsformat iemand te betrekken die enige werkervaring heeft met Excel. Invullen van het begrotingsformat Het begrotingsformat in Excel telt twee werkbladen, waarvan het tweede werkblad is bedoeld als voorbeeld. Het eerste werkblad biedt de mogelijkheid om de begrotingen voor vijf verschillende interventies (d.w.z. combinaties van sport-/beweegactiviteit en doelgroep) in het format te verwerken. Onderaan het eerste werkblad worden de gegevens van alle ingevulde activiteiten automatisch opgeteld. Bij veel computers worden macro s automatisch uitgeschakeld. Wij bevelen u aan de macro s in te schakelen alvorens uit het format in gaat vullen, zodat er een aantal controles worden uitgevoerd op de door u in te vullen informatie (zie screenshot hieronder). 19
Gegevens aanvrager Allereerst vult u bovenaan het eerste werkblad de volgende gegevens in. Aanvragende organisatie Financieel contactpersoon Telefoonnummer E-mailadres Deze gegevens moeten worden ingevuld alvorens u het werkblad kunt opslaan (deze controle vindt alleen plaats bij ingeschakelde macro, anders dient u hier zelf attent op te zijn). Het gevraagde telefoonnummer en e-mailadres zijn de gegevens van de financieel contactpersoon. Interventie 1 t/m 5 In het begrotingsformat is ruimte voor vijf interventies. Linksboven bij iedere interventie moeten de naam van de interventie en de doelgroep worden vermeld. Als dit niet wordt ingevuld dan worden de bedragen niet meegenomen in de totaaltelling en wordt de interventie ook niet afgedrukt. Zie hieronder. Interventie Doelgroep(en) Tabel per interventie Personeel Het door u aangevraagde project dient qua personeel gedragen te worden door personen/instanties die de benodigde expertise en ervaring hebben. Het betreft de personeelskosten die gemaakt worden i.v.m. de uitvoering (directe kosten) van de sport- en beweegactiviteit. Alle personele kosten die geen direct verband houden met de uitvoering dienen onder Organisatiekosten te worden gespecificeerd. Personeel wordt ingehuurd van: Hier vermeldt u van welke instelling het personeel wordt ingehuurd. Omschrijving personeel: Hier vermeldt u functie en eventueel functieniveau. Specificatie: Hier geeft u aan op welke wijze u het totaal bedrag berekend heeft. Uitgangspunt is aantal vermenigvuldigd met prijs. Dus bijvoorbeeld: Uurtarief vermenigvuldigd met het aantal uren of Dagtarief vermenigvuldigd met het aantal dagen of Bruto maandsalaris (vermeerderd met opslag sociale lasten) vermenigvuldigd met het aantal maanden. Het gehanteerde tarief moet overeenkomen met het tarief dat aan u berekend wordt door derden, dan wel de kosten die werkelijk door u worden gemaakt. Let op: tarieven en salarisniveau dienen in alle redelijkheid gangbaar te zijn in de sector sport en welzijn voor de functie en het niveau van de betreffende medewerker. Het is toegestaan om gekwalificeerde vrijwilligers die een taak hebben binnen de sport- en beweegactiviteit een vrijwilligersvergoeding toe te kennen binnen de hiervoor geldende fiscale normen (zie hiervoor www.belastingdienst.nl). De vergoeding voor de inzet van vrijwilligers dient wel binnen redelijke grenzen te zijn en eventuele begeleiding/ondersteuning van vrijwilligers passend. 20
Sportmateriaal Het betreft de materiële kosten die noodzakelijk zijn voor de directe uitvoering van de sport- en beweegactiviteit. Omschrijving materieel: U omschrijft om wat voor materiaal en welke aantallen het gaat. Bijzonderheden: U geeft aan op welke wijze u tot het begrote bedrag gekomen bent (offerte, mondelinge prijsindicatie, etc.). Let op: kosten voor sportmateriaal mogen maximaal 10% van de totale subsidieaanvraag bedragen. Onder sportmateriaal verstaan we materiaal dat noodzakelijk is voor de directe uitvoering van de sport- en beweegactiviteiten waarvoor de aanvraag is ingediend (bijv. ballen, matten en spelmateriaal). Accommodatie, Promotiemateriaal, en Monitoring & evaluatie Onder deze post voert u kosten voor accommodatie, promotiemateriaal en monitoring & evaluatie op. Omschrijving materieel: U omschrijft de aard van de kosten die u begroot. Bijzonderheden: U geeft aan op welke wijze u tot het begrote bedrag gekomen bent (offerte, mondelinge prijsindicatie, etc.). Let op: - Reguliere exploitatiekosten van uw accommodatie mogen niet worden opgenomen. De kosten voor de eventuele aanpassing van de accommodatie bedragen maximaal 5% van het totale budget. We benadrukken hierbij dat aanvragen voor aanpassingen van accommodaties alleen worden gehonoreerd als de noodzaak hiervan zeer duidelijk vaststaat en er geen andere alternatieven beschikbaar zijn. - Onder promotiemateriaal wordt materiaal verstaan dat wordt ingezet om uw activiteiten onder de aandacht te brengen bij de doelgroep. Hierbij kan worden gedacht aan drukwerk, banners, advertenties, etc. - Voor meer informatie over monitoring & evaluatie en kosten die hiervoor kunnen worden opgevoerd, zie het document Monitoring en evaluatie in de Sportimpuls op de site van Sport en Bewegen in de Buurt. Organisatiekosten Het betreft de kosten die verband houden met de organisatie, begeleiding en coördinatie van de sport- en beweegactiviteit (indirecte kosten). Deze kosten mogen maximaal 25% van de totale subsidieaanvraag bedragen. Als dit percentage wordt overschreden kan het bestand niet worden opgeslagen. U dient dan eerst de bedragen aan te passen, zodat wel wordt voldaan aan deze voorwaarde. U specificeert de kosten zo nauwkeurig mogelijk. Het begroten van onvoorziene kosten is niet toegestaan. Afsluiten en afdrukken Wanneer u alle benodigde activiteitenwerkbladen heeft ingevuld, zult u op het totaalwerkblad zien dat daar een totaaloverzicht is ontstaan met de totaalcijfers per interventie, d.w.z. de combinatie van interventie en doelgroep. Als u de knop Afdrukken aan de bovenzijde van het werkblad gebruikt worden alleen de tabellen, waarvan u het veld Interventie heeft ingevuld, afgedrukt. Begroting toevoegen aan de aanvraag Als u de begroting heeft gecontroleerd en akkoord bevonden kunt u de begroting opslaan en als pdfbijlage toevoegen aan de subsidieaanvraag. Meer informatie Mocht u na deze instructie toch nog vragen hebben, dan kunt u deze per mail stellen aan onze programma-administrateur Manoj Autar, autar@zonmw.nl. U krijgt dan van hem of een collega spoedig een reactie. 21