november 2014 Geachte leden, Namens het bestuur van svdio nodig ik jullie uit voor een Algemene Ledenvergadering op woensdag 17 december 2014 om 20.30 uur in Grand Café Rest. De Burgemeester op de Markt, Markt 40 te Etten-Leur Op de agenda staan: 1. opening/vaststellen agenda 2. mededelingen 3. notulen ALV 11-4-2014 4. financieel verslag penningmeester - Jaarrekening 5. verslag kascontrolecommissie /benoeming kascontrolecommissie 6. overzicht doelstellingen en plannen voor seizoen 7. begroting (en vaststellen contributie) - svdio is voornemens geen contributieverhoging door te voeren 8. rondvraag/sluiting In de hoop jullie dan te mogen ontmoeten, Met sportieve groet, Daniel Blom Voorzitter
NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 07 mei 2014 Aanwezig namens het bestuur: Daniel Blom Jos Verstraten Daniëlle Takx Aanwezig namens de leden Zie presentielijst 1. Opening/vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De agenda wordt zonder wijziging aangenomen. 2. Mededelingen Dymph van Wanrooij heeft op 25 april een Koninklijke onderscheiding (lintje) ontvangen. Zij geeft al 45 jaar les bij svdio. 3. Verslag ALV 15 april 2014 In het verslag is sprake van het overgaan tot automatische incasso. De uitvoering van dit punt wordt doorgeschoven naar komend seizoen. De vergadering gaat akkoord met het verslag. 4. Wijziging statuten van de vereniging De gewijzigde statuten hebben ter inzage gelegen hierop is geen commentaar ontvangen. Tijdens de vergadering wordt kort ingegaan op de achtergrond van de wijzigingen. Hierbij wordt onder meer aangegeven dat een groot aantal wijzigingen een modernisering van de tekst betreft. Zo als de naam van de vereniging formeel wijzigen van Gymnastiekvereniging DIO in Sportvereniging DIO. Daarnaast wordt het fiscaal jaar aangepast van kalenderjaar naar verenigingsseizoen (van 1 augustus t/m 31 juli). Door middel van stemming zijn de gewijzigde statuten (unaniem) aangenomen. 5. Wijziging van financieel jaar In verband met het wijzigen van het financieel jaar van kalenderjaar naar verenigingsseizoen (zie punt 4) was vanuit het bestuur het voorstel gedaan om het afgelopen boekjaar (met terugwerkende kracht) te verlengen tot eind juli. Ter vergadering geeft de penningmeester aan dat zij ter voorbereiding op deze vergadering in feite het fiscaal jaar al heeft afgewerkt. Vanuit praktisch oogpunt wordt het voorstel tot verlenging dan ook ingetrokken.
6. Voorstel voor een financiële buffer Teneinde de financiële stabiliteit van de vereniging op de langere termijn zeker te stellen (om tegenvallers op te kunnen vangen) en om de vereniging de mogelijkheid te geven zich verder te ontwikkelen (onder meer door nieuwe activiteiten te ontplooien zoals investeren in nieuwe lessen en nieuwe materialen, nieuwe technieken, etc.) wordt door het bestuur voorgesteld om een financiële reserve aan te houden dan wel deze op te bouwen. Met de reserve worden in feite dus twee doelen nagestreefd (stabiliteit en ontwikkeling). Om te voorkomen dat het ene doel het andere in gevaar brengt wordt voorgesteld twee separate buffers aan te houden waarbij de financiële stabiliteit prioriteit heeft. Voor wat betreft de omvang van de buffer(s) is gezocht naar (nationaal en internationaal geaccepteerde) standaarden. Er blijkt geen echt onderbouwde standaard te zijn om de hoogte van een reserve vast te stellen. Zoekacties naar jaarrekeningen van verenigingen en andere documentatie hierover laten echter wel zien dat verenigingen die een continuïteitsreserve aanhouden deze (logischerwijs) koppelen aan de uitgaven ( cashflow-gerelateerd ) variërend in omvang van 3 tot 24 maanden. Dus een buffer ter grootte van de totale uitgaven in x-maanden. In verband hiermee wordt de ALV voorgesteld de navolgede vier moties aan te nemen: 1. De vereniging bouwt een continuïteitsreserve op, waarvan de grootte wordt vastgesteld op 50% van de gemiddelde cashflow over de vorige twee boekjaren. Een en ander betekent dat géén niet begrootte uitgaven worden gedaan zodra deze uitgaven er voor zouden zorgen dat de continuïteitsreserve kleiner wordt dan: a) het vastgestelde bedrag; of b) de omvang van de continuïteitsreserve aan het begin van het boekjaar (voor de jaren waarin dit lager ligt dan dit minimum). Onder deze grens mogen niet begrootte uitgaven slechts worden gedaan indien het bestuur vaststelt dat het niet doen van een uitgave het voortbestaan van de vereniging op het spel zet (het gebruik van de reserve).
2. De vereniging bouwt, nadat de continuïteitsreserve de gewenste omvang heeft bereikt, een investeringsreserve op, waarvan de uiteindelijke grootte wordt vastgesteld op 75% van de gemiddelde cashflow over de vorige twee boekjaren. Dit betekent dat een exploitatie-overschot ( winst ) over enig jaar aan de reserve wordt toegevoegd totdat deze de vastgestelde omvang heeft bereikt. 3. Het bestuur van de vereniging zal geen acties ondernemen ten aanzien van de activiteiten van de vereniging die als doel hebben de hoogte van de cashflow (en dus van de reserves) te beïnvloeden. Dat wil zeggen dat nieuwe activiteiten ontplooid zullen blijven worden, en dat activiteiten soms stop zullen worden gezet, maar dat dit op zichzelf staande acties zullen zijn, waarbij geen rekening gehouden zal worden met het effect dat dit zal hebben op de cashflow, en daarmee op de reserves. 4. De bestemming van door de vereniging geboekte winsten zodra de reserves op niveau zijn, zal in voorkomend geval na afloop van het boekjaar aan de ALV worden voorgelegd. Na een korte toelichting is dit punt ter stemming gebracht. De vergadering heeft unaniem ingestemd met het voorstel (en bovenstaande moties). 7. a. Jaarverslag 2013 secretaris Het jaarverslag wordt door de ad-interim secretaris doorgenomen. b Financieel verslag penningmeester 2013 De penningmeester geeft uitleg bij de jaarcijfers. 8. Bestuur/rooster van aftreden Op basis van het rooster van aftreden is dit jaar aftredend (en herkiesbaar) Danielle Takx (penningmeester) Danielle Takx wordt bij acclamatie herkozen als bestuurslid in dezelfde functie.
9. Verslag kascontrolecommissie/benoeming kascontrolecommissie 2014 Namens de kascontrolecommissie, bestaande uit mevr K. van Camfort en mevr R. Langenberg, is ter vergadering een schriftelijk verslag van de uitgevoerde controle voorgelezen en ter inzage verstrekt. In dit verslag doet de kascontrolecommissie het voorstel de penningmeester te dechargeren. De vergadering stemt, onder dankzegging aan de leden van de kascontrolecommissie, unaniem in met het voorstel. De vergadering benoemt mver. K. van Camfort, mevr. R. Langenberg en mevr A. de Winter tot kascontrolecommissie 2014. 10. Doelstellingen/Plannen seizoen 2014-2015 Doelstelling: - Continueren huidige beleid, handhaven van huidige aantal leden continueren van het huidige activiteiten portfolio voor zowel leden als technische leiding. Plannen: - Overgaan tot automatische incasso 11. Begroting 2013 en contributieaanpassingen De penningmeester geeft uitleg bij de begroting van 2014. Voor het seizoen 2014-2015 wordt een contributieverhoging voorgesteld o.b.v. het bij deze notulen gevoegde schema. Daarnaast wordt namens het bestuur het voorstel gedaan om ook komend (boek)jaar de behandeling van het financieel jaarverslag 2014 en de begroting 2014-2015 gelijktijdig te behandelen in 1 vergadering (in november 2014). De vergadering stemt unaniem in met deze punten (begroting, contributieaanpassingen en combinatie jaarverslag en begroting). Rondvraag mevr. de Winter geeft aan dat de opkomst van de leden en TL bij de vergadering zeer beperkt is, en stelt voor om te overwegen een ALV af te sluiten of te combineren met een activiteit. Het bestuur is het met mevr. de Winter eens dat de opkomst bescheiden is en zal haar waardevolle en betrokken suggestie in overweging nemen. De voorzitter sluit de vergadering.