Protocol bij overlijden Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Handelswijze bij overlijden van een kind tijdens de kinderopvangtijd Hoe te handelen op het moment Hoe te handelen in de week er na Hoe te handelen op langere termijn 3. Handelswijze bij overlijden van een kind thuis of in het ziekenhuis 4. Handelswijze bij overlijden van een ouder of ander gezinslid van een kind 5. Handelswijze bij het overlijden van een teamlid/collega 6. Checklist voor teamcoach en/of pedagogisch medewerkers Bijlage 1. Voorbeelden rouwadvertentie Bijlage 2. Brief voor overige ouders Bijlage 3 Boeken over rouwverwerking N.B. waar zij staat vermeld, kan ook hij gelezen worden waar ouders staat vermeld, kan ook ouder of verzorger(s) worden gelezen
2 1.Inleiding Wanneer je te maken krijgt met overlijden op je groep, dan kan het bij zo n verdrietige gebeurtenis moeilijk zijn om rustig na te denken over wat er allemaal moet gebeuren. Het protocol bij overlijden geeft je houvast. In alle gevallen geldt: neem direct contact op met je teamcoach. Zij ondersteunt je hierin. Is je teamcoach niet aanwezig neemt dan contact op met het Centraal Bureau. Er is altijd iemand aanwezig van de andere teamcoaches of het MT die de ondersteuning kan overnemen. We maken in dit protocol onderscheid tussen verschillende gevallen van overlijden: Het overlijden van een kind in de groep tijdens de opvang Het overlijden van een kind van de groep, thuis of in het ziekenhuis Het overlijden van een ouder of een ander gezinslid van een kind Het overlijden van een collega Ieder sterfgeval is een op zichzelf staande situatie. Je krijgt te maken met de emoties van alle betrokkenen. Dit protocol is daarom meer een richtlijn hoe te handelen en een aanzet om te praten en te denken over. Voor iedere situatie zijn de handelingen en hun volgorde verschillend. Daarom worden deze elk apart uitgewerkt. Belangrijke aspecten zijn in ieder geval: Accepteer elkaars verdriet en toon begrip wanneer iemand het moeilijk heeft. Samen verdriet verwerken kan een grote steun zijn Niet iedereen toont z'n gevoelens op dezelfde manier. Als iemand niet huilt wil dat niet zeggen dat hij geen verdriet heeft. Iedereen heeft recht op begrip van zijn omgeving 2.Handelswijze bij overlijden van een kind tijdens de kinderopvangtijd Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een ongeval of overlijden ten gevolge van een ongeval of een al dan niet bekende ziekte. Hoe handel je op het moment: Pedagogisch medewerker: handelingen naar het kind en zijn ouders Indien er een BHV er in huis is, laat deze reanimatie toepassen. ook als er niemand is en je hebt geen diploma mag je reanimatie toepassen Laat een collega of (jij zelf indien je alleen bent) bellen naar het centrale alarmnummer 112( als 1 e nummer in je groepstelefoon geprogrammeerd) Bel de calamiteitenlijn, deze hoort als 2 e nummer in de groepstelefoon geprogrammeerd te zijn. De coördinator BHV neemt contact op met je Bel direct de teamcoach (indien zij niet aanwezig is: een lid van het MT), zodat zij voor ondersteuning kunnen zorgen
3 Waarschuw zo snel mogelijk de ouder. Bekijk hoe dit zo zorgvuldig mogelijk kan Vraag aan de teamcoach of een collega de andere kinderen kan opvangen Indien mogelijk zorg je er voor dat er niemand om het kind heen komt te staan; Afhankelijk van hoe het kind is komen te overlijden zal er direct politie gestuurd worden door het alarmcentrum, zorg dat er ter plekke niets aan de omstandigheden gewijzigd gaat worden voor nader onderzoek Zie ook bij regels en afspraken, onderdeel ongevallen, calamiteiten en achterwacht in het lokaal pedagogisch beleid. Teamcoach: handelingen naar het personeel op de groep overige collega s en het MT De teamcoach neemt de leiding op zich. Bij afwezigheid daarvan een manager van het MT. Zorg dat je niet in paniek raakt en rustig handelt. Wees bedacht op paniek bij anderen. Meestal is het geven van duidelijke instructies op zo'n moment het beste Zodra de eerste handelingen naar het kind, de ouders en de groep verricht zijn, is het van belang om de andere collega's uitgebreider in te lichten en op te vangen. Probeer daarbij te voorkomen dat er een schuldige aangewezen wordt. In een later stadium moet duidelijk uitgezocht worden hoe een en ander heeft kunnen gebeuren. Daarbij is het van belang om ook andere collega s (waaronder ook stagiaires en vrijwilligers) hun verhaal te laten doen als getuigen De teamcoach waarschuwt het MT Om ruis te voorkomen maakt de teamcoach een brief voor de collega s van andere locaties (zie bijlage) Pedagogisch medewerker: handelingen naar de overige kinderen van de groep Vertel de groep zo rustig mogelijk wat er is gebeurd. Als je te weinig vertelt, gaan kinderen vaak hun eigen invulling geven aan het verhaal. Houdt met je uitleg rekening met de leeftijd van de kinderen Geef alle kinderen de kans te reageren, ook heel jonge kinderen moeten hun gevoelens kwijt kunnen Pedagogisch medewerker en teamcoach: handelingen naar de ouders van de betreffende groep Alle ouders van de groep worden gebeld. Ouders kunnen dan zelf beslissen of ze hun kind eerder willen ophalen of niet. Bij het ophalen zijn de teamcoach en de pedagogisch medewerker aanwezig. Zet thee en koffie klaar zodat mensen even kunnen bijkomen en blijven napraten Vertel kort maar duidelijk wat er gebeurd is (taak van de teamcoach) Probeer paniek te voorkomen Probeer te voorkomen dat ouders vervallen in het aanwijzen van een schuldige, vertel dat grondig onderzocht zal worden hoe een en ander heeft kunnen gebeuren; Handelingen naar de overige ouders en kinderen De teamcoach verspreidt een kort berichtje naar alle ouders over het gebeurde liefst dezelfde dag of anders de dag erna Meld daarin ook dat ze voor reacties terecht kunnen bij de teamcoach Laat in elke groep de pedagogisch medewerkers het gebeurde aan de kinderen vertellen Pedagogisch medewerker en teamcoach: hoe te handelen in de week erna Naar de ouders van het betreffende kind
4 De teamcoach regelt samen met de pedagogisch medewerker en in overleg met de en een MT-lid de advertentie en eventueel bloemen De teamcoach en de pedagogisch medewerker onderhouden regelmatig contact met de ouders en gaan zo mogelijk samen op huisbezoek. Check eerst of de ouders dit op prijs stellen Overleg of en zo ja, hóe de kinderopvang een rol kan spelen bij de uitvaartdienst Teamcoach: naar de medewerkers De teamcoach zorgt ervoor in overleg met het MT dat alle betrokken collega s, indien ze dat wensen, de gelegenheid hebben om naar de uitvaart te gaan, de teamcoach regelt, indien nodig, vervanging De teamcoach houdt de stemming binnen het team extra in de gaten, vooral op het gebied van gesprekken over oorzaak en schuld Voor de verdere nazorg aan het team wordt een crisisteam samengesteld, bestaande uit de teamcoach en een pedagogisch medewerker Eventueel kan het crisisteam aangevuld worden met een externe persoon via slachtofferhulp of de vertrouwensarts van de ARBO dienst Pedagogisch medewerker: naar de kinderen Laat kinderen die dat willen, iets maken voor of over het overleden groepsgenootje. Voor de ouders kan dit heel belangrijk zijn Geef kinderen dagelijks de gelegenheid te praten over de gebeurtenis, eventueel ondersteunt door een ritueel ( afstemmen op de leeftijd) Het maken van een gedenkhoek en mogelijkheid tot tekenen in een condoleance map Pedagogisch medewerker: naar de overige ouders Zorg dat je als pedagogisch medewerker goed aanspreekbaar bent tijdens de breng- en haalmomenten. Vooral de eerste tijd Zorg dat er de eerste weken twee pedagogisch medewerkers starten en eindigen zodat er voldoende ruimte is om met ouders te praten en toch aandacht voor de kinderen te blijven houden In de eerste week kan een teamcoach of MT lid bij aanvang en ophalen van de kinderen op de groep aanwezig zijn Hoe te handelen op langere termijn Pedagogisch medewerker: naar de kinderen Houd de groep de komende tijd extra in de gaten; er zullen nog regelmatig reacties komen van kinderen Teamcoach: vervolgacties naar team en ouders Zorg ervoor dat goed wordt uitgezocht hoe een en ander heeft kunnen gebeuren. Eventueel moeten hiervoor buitenstaanders worden ingeschakeld, Zorg voor eerlijke berichtgeving naar de ouders. Dit is zeer essentieel voor het eventueel terugwinnen van het vertrouwen van ouders. 3.Handelswijze bij overlijden van een kind thuis of in het ziekenhuis Hoe de reacties hierop zijn, zal voor een deel afhangen van het feit of het om een plotseling overlijden gaat of na een ziekbed. In het laatste geval is het goed om de groep hier al op voor te bereiden. Doe
5 dit altijd in overleg met de ouders van het betreffende kind. Ouders bepalen wat zij wel en niet willen laten weten aan anderen. Pedagogisch medewerker en teamcoach: handelingen naar de ouders van het kind Indien een van de ouders zelf laat weten dat hun kind is overleden, zul je ze gelijk je medeleven betuigen. Vraag of je thuis langs mag komen. Dit zijn moeilijke bezoekjes, maar zowel voor de ouders als ook voor jezelf van groot belang Indien je op de hoogte wordt gesteld door een derde, laat je goed informeren Biedt ouders aan om eventuele andere kinderen uit het gezin extra op te vangen Vraag bij de ouders na hoe de uitvaart geregeld is en wanneer, misschien kan de kinderopvang hierin nog een rol vervullen Vraag (indien mogelijk) aan de ouders wat je wel of niet aan andere ouders zult meedelen Laat de ouders weten dat je te allen tijde open staat om nog eens na te praten over het overlijden van hun kind Pedagogisch medewerker en teamcoach: Handelingen naar de medewerkers van de groep Indien je als medewerker 's avonds het bericht thuis krijgt, informeer dan zo snel mogelijk de teamcoach Probeer ook collega s en stagiaires te informeren, zodat ze niet onvoorbereid op het werk komen Overleg met de teamcoach wie er op huisbezoek naar de ouders wil, ga indien mogelijk gezamenlijk, of samen met een collega Alle pedagogisch medewerkers van de groep krijgen de gelegenheid om naar de uitvaart te gaan. De afdeling HRM regelt indien nodig de vervanging Teamcoach: handelingen naar de overige collega 's Informeer zo snel mogelijk het MT Regelt in overleg met het MT en de pedagogisch medewerker de advertentie en eventueel bloemen Als er onder het overige personeel ook mensen zijn die naar de uitvaart willen, bekijkt de teamcoach of dit mogelijk is Pedagogisch medewerker: handelingen naar de kinderen van de groep Vertel de groep duidelijk wat er is gebeurd. Als je te weinig vertelt, gaan kinderen vaak hun eigen invulling geven aan het verhaal. Stem je verhaal af op de leeftijd van de kinderen Geef alle kinderen de kans te reageren, ook heel jonge kinderen moeten hun gevoelens kwijt kunnen Laat kinderen die dat willen, iets maken voor of over het overleden groepsgenootje, voor de ouders kan dit heel belangrijk zijn Er zijn misschien ouders die met hun kinderen naar de uitvaart willen, zorg ervoor dat ze goed geïnformeerd zijn Het is voor het verwerken van het verdriet belangrijk voor kinderen om het afscheid mee te maken Houd de groep de komende tijd extra in de gaten; er zullen nog regelmatig reacties komen van kinderen
6 Pedagogisch medewerker: handelingen naar de ouders van de betreffende groep Stel de ouders op de hoogte van het overlijden, maar vertel niet meer dan de eigen ouders willen. dat je vertelt Hang de overlijdenskaart op in de leefruimte Licht de ouders goed in over het wel of niet doordraaien van de groep tijdens de uitvaart 4.Handelswijze bij overlijden van een ouder of ander gezinslid van een kind Pedagogisch medewerker: Handelingen naar het betreffende kind Laat het kind duidelijk weten dat je op de hoogte bent van wat er gebeurd is Houdt goed in de gaten of het kind erover wil praten, breng het eventueel zelf ter sprake Laat het kind ook gewoon spelen, kinderen verwerken verlies op hun eigen manier. Op de opvang zijn ze even helemaal uit de verdrietige omgeving en dat is ook belangrijk Laat het kind eventueel iets maken voor de overledene Pedagogisch medewerker: handelingen naar de rest van het gezin Indien een van de ouders zelf laat weten wat er is gebeurd, zul je ze gelijk je medeleven betuigen. Vraag of je thuis langs mag komen. Dit zijn moeilijke bezoekjes, maar voor de ouders vaak wel van groot belang Wanneer je geïnformeerd wordt door een derde, laat je goed informeren Bied ouders aan om eventuele andere kinderen uit het gezin extra op te vangen. Dit wel na overleg met de teamcoach Indien nodig, vraag bij de ouders na hoe de uitvaart geregeld is en wanneer; misschien kan de kinderopvang hierin nog een rol vervullen Vraag, indien mogelijk, aan de ouders wat je wel of niet aan andere ouders zult meedelen Laat de ouders weten dat je ten alle tijden open staat om nog eens na te praten over het overlijden van hun dierbare De teamcoach: handelingen naar de collega s van de locatie Indien je 's avonds het bericht thuis krijgt, informeer dan je teamcoach en de collega s en stagiaires van de groep, opdat ze de volgende morgen niet onvoorbereid op het werk komen Zorg de volgende dag ervoor dat ook het MT en de andere collega s van de locatie ingelicht worden Ga, als dit door het gezin op prijs wordt gesteld, op huisbezoek. Eventueel samen met een collega Als direct betrokken medewerker krijg je via de teamcoach de gelegenheid om naar de uitvaart te gaan Als er onder de overige collega s ook mensen zijn die naar de uitvaart willen, bekijkt de teamcoach of dit mogelijk is Pedagogisch medewerker: handelingen naar de kinderen van de groep Vertel de groep duidelijk wat er is gebeurd. Als je te weinig vertelt, gaan kinderen vaak hun eigen invulling geven aan het verhaal. Stem je verhaal af op de leeftijd van de kinderen Geef alle kinderen de kans te reageren, ook heel jonge kinderen moeten hun gevoelens kwijt kunnen Houd de groep de komende tijd ook extra in de gaten; er zullen nog regelmatig reacties komen van kinderen
7 Pedagogisch medewerker: handelingen naar de ouders Hang de overlijdenskaart op in de groepsruimte Als ouders meer willen weten over het gebeurde, houd je dan op de vlakte. Het is niet aan ons om hier uitgebreid op in te gaan Het kan gebeuren dat er een gezinslid van een kind overlijdt, terwijl het kind op de opvang is. Denk dan aan de volgende dingen: Vraag uitdrukkelijk aan degene die hierover opbelt wat jouw rol op dit moment is Vertel het gebeurde niet aan het kind zonder uitdrukkelijke toestemming/vraag van de ouders; Vraag hoe het brengen en halen van het kind geregeld wordt 5.Handelwijze bij het overlijden van een collega Bij het overlijden van een collega wordt door de teamcoach van de overleden collega in overleg met een MT lid contact opgenomen met de naaste familie. In samenspraak met de familie zal er gehandeld worden richting: a) de collega's b) de kinderen c) de ouders Reacties zijn voor een deel afhankelijk van het feit of het om een plotseling overlijden gaat of na een ziekbed. In het laatste geval zal het hele team hier al op voorbereid zijn. Controleer goed of het bericht van overlijden klopt en volledig is. De afdeling HRM moet hierover ingelicht worden. Wanneer de medewerker op de werkvloer is overleden worden de eventuele partner en/of familie op de hoogte gesteld door de teamcoach in overleg met een MT lid. Teamcoach: handelingen naar de collega 's Indien je 's avonds het bericht thuis krijgt, informeer dan zo snel mogelijk de directe collega's van de groep, opdat ze de volgende morgen niet onvoorbereid op het werk komen. Informeer indien mogelijk ook alle andere collega's Informeer de coördinator BHV via de calamiteitentelefoon. De coördinator kan de, afdeling HRM en het MT informeren Wanneer het bericht overdag op de kinderopvang of via het centrale kantoor binnenkomt, rooster de medewerkers van deze groep uit, zodat je ze samen kunt inlichten. Regel inval voor die groep, zodat de medewerkers voldoende ruimte krijgen hun verdriet te verwerken. Zorg ervoor dat je daarna zo snel mogelijk ook de andere collega's op de hoogte brengt van het gebeurde. Vergeet de afwezige collega s niet Regel een advertentie en eventueel bloemen Overleg met de medewerkers wie er op huisbezoek wil gaan naar de familie. Ga indien mogelijk gezamenlijk Geef alle medewerkers de gelegenheid om naar de uitvaart te gaan. Eventueel moeten groepen op dat moment gesloten worden Het verlies van een collega laat ongetwijfeld zijn sporen na en kan nog lange tijd nawerken. Samen het verdriet verwerken kan heel belangrijk zijn Pedagogisch medewerker: handelingen naar de kinderen
8 Vertel de groep duidelijk wat er is gebeurd. Als je te weinig vertelt, gaan kinderen vaak hun eigen invulling geven aan het verhaal Geef alle kinderen de kans te reageren, ook heel jonge kinderen moeten hun gevoelens kwijt kunnen Laat kinderen die dat willen iets maken voor of over de overleden medewerker. Voor de familie kunnen dit heel dierbare dingen zijn Houd de groep de komende tijd ook extra in de gaten; er zullen nog regelmatig reacties komen van kinderen Teamcoach: handelingen naar de ouders Stel de ouders zo spoedig mogelijk op de hoogte van het overlijden Hang de overlijdenskaart op in de leefruimte Licht de ouders goed in over het wel of niet doordraaien van de groep tijdens de uitvaart 6.Checklist voor de teamcoach Zorg dat je er bent voor de medewerkers. Vooral ook dat men weet waar je bent en waar bereikbaar. Als het bericht onverwachts binnen komt, is de schok des te groter Maak een advertentie voor de overledene. Twee voorbeelden zijn opgenomen in bijlage 1 Contactgegevens Leeuwarder courant: familieberichten@leeuwardercourant.nl Maak een brief om de andere ouders te informeren. Vermeldt daarbij dat wij er voor alle kinderen zullen zijn en vragen niet uit de weg zullen gaan. Zie bijlage 2 Medewerkers geven zelf aan of zij er behoefte aan hebben om naar de condoleance te gaan. Ga er zelf in elk geval wel naar toe. Dit hoort bij je functie en is belangrijk voor je medewerkers. Er kan behoefte zijn om nog even na te praten over de condoleance en/of de dienst. Geef daar de gelegenheid voor Schakel iemand van het MT in om zelf het gebeurde een plekje te kunnen geven. Jij bent er voor de medewerkers, maar er moet ook iemand zijn die jouw verhaal aan kan horen Let goed op de medewerkers hoe zij alles ervaren (hebben). Geef hen de gelegenheid om in het teamoverleg nog terug te komen op het gebeurde en vraag waar nog behoefte aan is Verzamel boeken op de betreffende locatie. Dat geeft de medewerkers handvatten hoe hier mee omgegaan kan worden. Voor geschikte boeken, zie bijlage 4
9 Bijlage 1. Voorbeelden rouwadvertentie Voorbeeld overlijden kind: Geschokt en verdrietig zijn wij door het bericht van het overlijden van.. Ze kwam spelen op onze groep (naam opvang) We leven mee met haar ouders en broertje en zusje en wensen hen veel sterkte Namens alle medewerkers, Management Team Sisa Kinderopvang Voorbeeld overlijden ouder: Geschokt en verdrietig zijn wij door het overlijden van.. Vader van, die gebruik maakt van onze groep (naam opvang) We wensen (naam andere ouder) en de familie veel sterkte De medewerkers van naam groep(en) Sisa Kinderopvang
10 Bijlage 2. Brief voor andere ouders Aan de ouders waarvan de kinderen opgevangen worden op: Naam groep Datum. Behandeld door. Onderwerp overlijden (kind) (ouder) Beste ouders, Door middel van deze brief willen wij u informeren over het overlijden van: naam kind, naam ouder van het kind. Dit verdrietige en ingrijpende bericht roept vanzelfsprekend reacties op bij alle kinderen. We zullen de vragen die onder de kinderen leven zo goed mogelijk proberen te beantwoorden en proberen er voor alle kinderen te zijn, in het bijzonder voor.., (naam van het kind waarvan de ouder is overleden of naam van het broertje of zusje van het kind dat is overleden). Mocht u vragen hebben, dan kunt u altijd bij ons terecht. Ik ga er vanuit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens alle medewerkers van: Teamcoach Sisa Kinderopvang
11 Bijlage 3. Brief voor andere locaties Aan de medewerkers Naam groepen Datum. Behandeld door. Onderwerp Overlijden kind (naam kind en groep) Beste ouders, Door middel van deze brief willen wij jullie informeren over het overlijden van: (naam kind) (naam groep). De medewerkers van de betreffende groep krijgen ondersteuning van hun teamcoach en het MT. Wil je een blijk van medeleven sturen aan deze medewerkers dan kan dit naar het volgende adres: Mochten jullie nog vragen hebben, dan kunnen jullie altijd bij ons terecht. Met vriendelijke groeten, Namens alle medewerkers van: Management Team Sisa Kinderopvang
12 Bijlage 4. Boeken over rouwverwerking Boeken voor de pedagogisch medewerkers: Ik krijg tranen in mijn ogen als ik aan je denk Ineke van Essen Een belangrijk boek over rouwverwerking voor en door kinderen. Schrijfster Ineke van Essen heeft dertig kinderen van verschillende leeftijden geïnterviewd, die heel openhartig vertellen hoe zij omgaan met de dood van hun vader of moeder. Ondanks het verdrietige onderwerp, laat het boek in de eerste plaats de veerkracht en creativiteit van kinderen zien. Een belangrijke boodschap die kinderen volwassenen meegeven is dat ze niet willen dat volwassenen hun verdriet 'oplossen'. Ze willen evenals volwassenen rouwen, maar wel op hun eigen manier. Kind en Verlies Carla Overduin Kinderen wil je het liefst ver weg houden van verdriet, pijn en dood. Toch is het leven helaas anders. Ook kinderen maken in hun jonge leven grote kans geconfronteerd te worden met verlies. Ouders gaan scheiden, oma gaat dood, vader wordt ernstig ziek of een kind in de groep komt om bij een ongeval. Hoe ga je op school, in de kinderopvang en in peuterspeelzalen hiermee om? Hoe begeleid je kinderen die een verlies moeten incasseren? Wat zeg je, wat doe je? In dit boek komen negen deskundigen aan het woord die praktische adviezen en tips geven aan pedagogisch medewerkers, leerkrachten, maar ook ouders. Orthopedagogen, rouwtherapeuten en een kinderoncoloog. Hun boodschap: verliesverwerking gaat niet vanzelf. Daarom vind je in elk hoofdstuk ook een aantal denk- en doe-opdrachten die je kunt doen in de groep. Kind en verlies is bedoeld voor professionals die werken met kinderen van 0 tot 12 jaar. Kinderen helpen bij verlies Manu Keirse Dit boek is een wegwijzer bij het omgaan met rouw en verdriet bij kinderen. Het is een gids voor ouders, leerkrachten en begeleiders van kinderen. Boeken voor de kinderen Doodgaan is geen feest Riet Fiddelaers Jaspers In vrijwel alle kinderboeken over de dood wordt de overledene begraven terwijl de helft van de kinderen met crematie te maken krijgt. Dat maakt het voor veel mensen lastig om aan kinderen uit te leggen wat cremeren is. In dit prentenboek wordt cremeren uitgelegd aan de hand van de dood van de papa van Hanneke en Stijn. Ook de verschillende reacties van de twee kinderen komen aan bod. Vanaf 4 jaar Kikker en het vogeltje Max Velthuijs Kikker en zijn vriendje vinden een dood vogeltje. Een prachtig kleuterboek over de dood. Lieve oma Pluis Dick Bruna Nijntjes oma gaat dood en opa is verdrietig ISBN: 9789056471712 Websites: www.in-de-wolken.nl
13 www.achterderegenboog.nl