Protocol. Rouw en verdriet bij overlijden

Transcriptie

1 Protocol Rouw en verdriet bij overlijden

2 Versie: januari 2014 Pagina 2

3 Stappenplan bij (plotseling) sterfgeval Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: Stap 5: Stap 6: Stap 7: Stap 8: Stap 9: Het bericht Het crisisteam Verstrekken van informatie Contact met ouders/familieleden van de overledene Begeleiding tussen overlijden en uitvaart Administratieve zaken Individuele begeleiding van leerlingen Nazorg Terugkijken en evalueren Bijlage: - Actielijst - Literatuurlijst voor omgaan met rouw in het primair onderwijs - Informatie voor ouders t.a.v. een sterfgeval - Voorbeeldbrief bij overlijden leerling - Voorbeeldbrief bij overlijden ouder - Voorbeeldbrief bij overlijden leerkracht Versie: januari 2014 Pagina 3

4 Stap 1: Het bericht Het bericht van overlijden van kan op verschillende manier binnenkomen. - Mondeling - Telefonisch - Per post - Door middel van een advertentie in de krant - Via een officiële melding aan directie Het tijdstip van dit bericht kan variëren: onder schooltijd, s avonds, in het weekend of tijdens een vakantie. Ook kunnen de doodsoorzaken variëren: zelfdoding, overlijden na (lang) ziektebed, ongeluk of misdrijf. Na ontvangst van een overlijdensbericht moet er gelet worden op het volgende: - Bericht moet zo spoedig mogelijk doorgegeven worden aan directie. Zo spoedig mogelijk betekent ook in het weekend, vakanties en s nachts. Directie zorgt er dan voor dat de overige mensen op de hoogte gebracht worden. Met de overige mensen worden de volgende personen bedoeld: bestuur, MR, personeel Jenaplanschool Heerde. - Indien het bericht niet rechtstreeks van ouders/familie, arts of politie komt, dan moet eerst gecontroleerd worden of het bericht juist is. Stap 2: Het crisisteam Om de vervolgstappen na het overlijdensbericht goed te coördineren is het opstellen van een crisisteam noodzakelijk. Het crisisteam van Jenaplanschool Heerde wordt gevormd door de locatiedirecteur, een teamlid en de betrokken stamgroepleider. Elk schooljaar wordt het teamlid opnieuw gekozen. Eventueel kan bij het crisisteam een externe deskundige aansluiten. Indien er één lid van het crisisteam niet aanwezig kan zijn, zorgt de directie direct voor vervanging. Het crisisteam is verantwoordelijk voor de volgende zaken: - Informatie verstrekken aan alle betrokkenen (eventueel oproepen om samen te komen). - Het regelen van alle organisatorische aanpassingen zoals bezoek uitvaart/ rouwadvertentie en geplande activiteiten uitstellen. - Het opvangen van leerlingen en collega s - Contacten onderhouden met familieleden en/of nabestaanden (let op de nazorg). - Na gaan wie er allemaal geïnformeerd moeten worden. Het crisisteam zorgt er ook voor dat er duidelijkheid komt over de situatie. Wie is er overleden?, Hoe is deze persoon overleden?, Waar is deze persoon overleden? In de bijlage is een uitgebreide actielijst voor het crisisteam terug te vinden. Versie: januari 2014 Pagina 4

5 Stap 3: Het verstrekken van informatie In stap 2 heeft het crisisteam duidelijk wie er geïnformeerd moeten worden. Te denken valt aan: - Personeel (denk ook aan de personeelsleden die op dat moment niet op school zijn). - Leerlingen (denk ook aan de leerlingen die van school zijn) - Ouders - Ouderraad - Schoolbestuur - Externe personen die mogelijk contact op kunnen nemen met de familie zoals de GGD, leerplichtambtenaar of andere externe hulpverleners. In principe worden de leerlingen door hun eigen stamgroepleider op de hoogte gebracht van het slechte nieuws. De ene leerkracht kan dit gemakkelijker dan de andere. Zorg ervoor dat er een ambulante persoon achter de hand is wanneer het slechte nieuws wordt verteld. Deze persoon kan zo nodig bijspringen. Maak concrete afspraken over de communicatie van het slechte nieuws naar de kinderen/ouders. Houd ook rekening met leerlingen die door bepaalde redenen niet op school zijn (ziekte, artsbezoek, therapieën e.d.) en let op de leerlingen die een speciale band hebben met de overledene (vriendjes/vriendinnetjes, familieleden, broertjes/zusjes). Aandachtspunten bij het vertrekken van de informatie: - Spreek een tijdstip af zodat alle leerlingen op hetzelfde moment geïnformeerd worden. Het liefst begin van de dag zodat er nog tijd genoeg is om na te praten. Let wel op de kinderen die op dat moment niet op school zijn. Vang deze vroegtijdig op zodat ze het niet via-via horen. - De getroffen groep blijft onder extra toezicht staan van de intern begeleider/directie. - Het is van belang de opvang zo veel mogelijk in de klas te houden of op een speciaal daarvoor ingerichte stilteplek. - Het kan voorkomen dat er leerlingen zijn die perse naar huis willen. Houd dit niet tegen. Controleer wel eerst van te voren of de ouders thuis zijn en zorgt dat deze leerling onder begeleiding van een volwassenen naar huis gaat of dat deze leerling opgehaald wordt. - Bij een sterfgeval in het weekend of in vakanties moeten alle direct betrokkenen onmiddellijk en persoonlijk geïnformeerd worden door het crisisteam (klasgenoten, vriendjes/vriendinnetjes, stamgroepleiders). Tijdens het informeren van de leerlingen moeten de stamgroepleiders er op bedacht zijn dat het bericht andere verlieservaringen bij leerlingen kan oproepen. Heb hier ook aandacht voor. Tijdens het vertellen van het bericht zijn er een aantal punten belangrijk: - Bereid je goed voor zodat je weet wat je gaat zeggen en hoe je het gaat zeggen. - Draai niet om het nieuws heen. - Geef (in eerste instantie) alleen de noodzakelijke informatie. - Geef aan wat er die dag en de komende dagen gaat gebeuren (duidelijkheid en structuur bieden) - Houdt rekening met de effecten die er kunnen ontstaan na het vertellen van dit nieuws (verlieservaringen die boven kunnen komen, woede, angst e.d.) Versie: januari 2014 Pagina 5

6 - Neem voldoende tijd voor het vertellen/ verwerken van het nieuws. Geef de leerlingen de ruimte die ze nodig hebben. Sommige leerlingen zullen even alleen willen zijn. Geef ze die kans in de afgesproken stilteruimte. - Geef de leerlingen elke dag de gelegenheid om vragen te kunnen stellen. - Probeer een veilige sfeer voor de kinderen te creëren. - Zorg ervoor dat je verschillende werkvormen klaar hebt, zodat leerlingen op hun eigen manier om kunnen gaan met het verdriet. Te denken valt aan: * Tekenen * Rouwverwerkingsschrift * Niet-vergeet tafel/ Niet-vergeet doos/ troostkist * Herdenkingsboek/ Herinneringsboek * Stilteruimte inrichten * Maken van gedenkteken * Werken met (prenten)boeken * Organiseren van herdenkingsbijeenkomst * Troostboom Naast dat de leerlingen geïnformeerd moeten worden, moet er ook informatie naar de ouders/verzorgers. Het informeren van de ouders gebeurt in overleg met de nabestaanden. De ouders van de betrokken klas worden telefonisch op de hoogte gebracht. Let ook op dat je dit doet bij de ouders van de leerlingen die op een andere manier betrokken zijn bij de betreffende leerling (vriendjes/vriendinnetjes/sportmaatjes e.d.). De andere ouders worden middels een brief op de hoogte gesteld. Er worden een tweetal brieven naar deze ouders gestuurd. In de eerste brief wat alleen de noodzakelijke informatie gegeven en wordt beschreven dat er een tweede brief zal volgen met de verdere informatie. In de tweede brief kan er informatie gegeven worden over de uitvaart, de gedenkdienst, de zorg en nazorg voor de kinderen op school, het plaatsen van de advertentie e.d. Verstuur beide brieven in overleg met de nabestaanden. Stap 4: Contact met ouders/familieleden van de overledene Het crisisteam zoekt dezelfde dag nog contact met de ouders/familieleden van de overledene. Het eerste contact is telefonisch. Maak tijdens dit telefonische contact een afspraak voor een huisbezoek. Het eerste huisbezoek zal vooral in het teken staan van gevoelens delen en/of het bieden van een luisterend oor. Tijdens het eerste huisbezoek wordt er een afspraak gemaakt voor een vervolgbezoek. Tijdens dit huisbezoek kunnen de volgende zaken ter sprake komen: - Wat kan de school voor de ouders/familieleden van de overledene betekenen. - Het plaatsen van een rouwadvertentie namens school - Eventueel rouwbezoek - De bijdrage van de school aan de uitvaart - Bijwonen van de uitvaart (wie gaat er heen?) - De persoonlijke bezittingen van de overledene worden overgedragen aan ouders/familieleden Versie: januari 2014 Pagina 6

7 Spreek met de nabestaanden duidelijk af wie er vanuit school contact onderhoud. Stap 5: Begeleiding tussen overlijden en uitvaart Indien het een overlijden van een leerling betreft, doe dan niet alsof deze leerling nooit heeft bestaan. Haal bijvoorbeeld nog niet meteen zijn/haar tafel weg. Geef alle leerlingen (en stamgroepleiders) de ruimte om de gevoelens te uiten. Kinderen zullen elke dag met (nieuwe) vragen komen. Neem de tijd om de emoties te bespreken. Het lesrooster zal in deze periode aangepast moeten worden. Geef wel duidelijk aan bij de leerlingen welke aanpassingen gedaan worden. Leerlingen zijn erg gebaat bij duidelijkheid en structuur. Aandachtspunten: - Creëer met de leerlingen een herdenkingsplek/ stilte ruimte. - Indien nabestaanden het op prijs stellen, kunnen leerlingen op rouwbezoek gaan. Let wel op dat je vooraf en na het rouwbezoek met deze leerling in gesprek gaat. Het bezoek kan schokkend zijn voor de leerling. - Maak met de leerlingen een herdenkingsboek/herinneringsboek. Dit kan leerlingen helpen bij het verwerken van emoties. Het boek kan aan de nabestaanden worden overhandigd. - Leg een condoleanceregister neer in de lerarenkamer. Geef bij alle ouders aan dat het register hier te vinden is. Probeer na de uitvaart zo snel mogelijk weer het reguliere programma op te pakken. Blijf wel letten op alle signalen van de leerlingen. Sommige kinderen tonen de emoties pas na enkele weken. Stap 6: Administratieve zaken Ga heel zorgvuldig om met alle materialen van de overledene die op school aanwezig zijn. Te denken valt aan het rapport, tekeningen/werkjes, werkboeken en andere persoonlijke spullen. De nabestaanden kunnen veel waarde hechten aan deze spullen. Geef bovenstaande eigendommen persoonlijk af en geef het niet mee aan broertje/zusjes of andere personen. Tijdens latere contacten kunnen ook financiële zaken aan de orde komen zoals teruggave van ouderbijdrage. Overige Aandachtpunten: - In overleg met de nabestaanden wordt het bericht in de eerstvolgende krabbel vermeld. - Aanpassingen in het leerlingvolgsysteem - Ouders/verzorgers moeten geen (financiële) post meer ontvangen voor de overledene - Indien overlijden van een ouder: Let op wat er gedaan wordt met Moederdag en Vaderdag. Stap 7: Individuele begeleiding van leerlingen Sommige kinderen zijn extra kletsbaar wanneer het gaat om rouw en verdriet. Kinderen kunnen hun eigen verlieservaringen herbeleven. Let goed op alle signalen van de leerlingen. Versie: januari 2014 Pagina 7

8 Signalen die kunnen duiden op emotionele moeilijkheden zijn: - leermoeilijkheden - spijbelen - psychosomatische klachten zoals hoofdpijn/buikpijn - concentratiestoornis - lusteloosheid/ niet willen eten - ander spelgedrag - stemmingswisselingen - wilde/grote verhalen - prikkelbaarheid/agressiviteit - opnieuw bedplassen/duimzuigen Sommige kinderen hebben aan de rouwverwerking in de klas niet genoeg. Het kan deze kinderen helpen om elke dag even een individueel gesprekje te hebben met de intern begeleider. Wijs ook ouders op bovenstaande verschijnselen zodat alle ouders alert kunnen zijn op het gedrag van hun zoon/dochter. Stap 8: Nazorg Allereerst zal er nazorg uitgaan naar de leden van het crisisteam. Dit team is een gehele periode erg intensief bezig geweest met het overlijden en de uitvaart waardoor er, na de uitvaart, een zwart gat kan ontstaan. Het is belangrijk om ook in de periode na de uitvaart met elkaar te praten en de ervaringen te delen. Daarnaast zal er nazorg blijven voor de nabestaanden. Het crisisteam bespreekt met de nabestaanden in welke vorm dat zal gebeuren. Zo kan er bijvoorbeeld een bezoek gepland worden, een jaar na het overlijden van de persoon. In geval van overlijden van een ouder, vergeet niet de leerling in deze periode. Ook Vaderdag/Moederdag zullen extra aandacht nodig hebben voor deze leerling. Stap 9: Evalueren/ Nabespreken Het is goed om de gehele situatie na 3 maanden te evalueren. De volgende punten kunnen in deze evaluatie naar voren komen: - Wat ging er goed? - Wat had beter gekund? - Hoe waren de contacten met de nabestaanden? - Hoe hebben de leerlingen deze periode ervaren? - Hoe kijkt een ieder terug op de rol van de school in dit overlijden? - Hoe gaat de school in de toekomst om met de nabestaanden? - Welke gevolgen heeft dit overlijden gehad voor de leerkrachten, leerlingen en organisatorische zaken in/om school? -Zijn er nog leerlingen die extra begeleiding nodig hebben n.a.v. dit overlijden? Worden er nog signalen afgegeven door leerlingen? Versie: januari 2014 Pagina 8

9 - Als laatste is het belangrijk dat er één persoon aangewezen wordt, die het contact met de nabestaanden onderhoud. Versie: januari 2014 Pagina 9

10 Bijlage 1: Actielijst Rouwprotocol Betrokken familie: Crisisteam: Eindverantwoordelijke: Contact nabestaanden Na bericht, informeren MR/Bestuur/ Ouderraad Informatie verstrekken aan stamgroepsleiders over rouwverwerking bij kinderen Inventariseren welke kinderen in contact staan/stonden met overledene Inventariseren welke overige leerlingen (recentelijk) een verlieservaring hebben gehad Overleg over wanneer er wat verteld gaat worden Achterwacht regelen voor het moment dat het bericht verteld gaat worden Brief opstellen voor ouders (voorafgaand laten lezen aan nabestaanden) Aandragen/keuzes maken voor te gebruiken werkvormen Informeren collega s die niet op school aanwezig zijn Informeren leerlingen die op moment van vertellen niet op school zijn Contact met ouders wanneer leerling na bericht overstuur is en graag naar huis wil. Zorgen voor rouwadvertentie Informeren externe (betrokken) instanties Klas voorbereiden op komst betrokken leerling/ouders/nabestaanden Bijzondere activiteiten in die periode uitstellen/veranderen/afmelden (zoals sinterklaas, vieringen). Uitvaart bespreekbaar maken in de klas Alert blijven op de signalen bij de kinderen Sterfdag noteren en overdragen naar de nieuwe groep (i.v.m. Moederdag/Vaderdag) Contact met nabestaanden onderhouden. Jaar na dato bij nabestaanden langsgaan. Persoon 1 Persoon 2 Persoon 3 Persoon 4 Persoon 5 * Actielijst wordt per situatie opnieuw opgesteld met voor die situatie relevante punten Versie: januari 2014 Pagina 10

11 Bijlage 2: Literatuurlijst voor omgaan met rouw in het primair onderwijs Informatieboeken: - Afscheid nemen voor altijd. Riet Fiddelaers-Jaspers - Een kind in rouw. Hilde Debacker - Achterstevoren. Ton Honig - Nu jij er niet meer bent. Claire van den Abbeele - Kinderen helpen bij verlies. Manu Keirse Boeken voor in de klas: - Kikker en vogeltje. Max Velthuijs - Oma Pluis. Dick Bruna - Ik krijg tranen in mijn ogen als ik aan je denk. Ineke van Essen - Derk Das blijft altijd bij ons. Susan Varley Versie: januari 2014 Pagina 11

12 Bijlage 3: Informatie voor ouders t.a.v. het sterfgeval (Bron: Soms krijgen kinderen (plotseling) te maken met dood, geweld of een vreselijk ongeval. Dat kan hen diep raken. Kinderen hebben tijd nodig om dit te verwerken. U als ouder of verzorger kunt hier bij helpen. Hoe zien kinderen de dood? Hoe kinderen de dood zien hangt af van hun leeftijd: Kinderen van 3 tot 6 jaar kennen het verschil tussen leven en dood. Ze gebruiken het woord dood in hun spel, bijv. Jij bent dood, je moet blijven liggen. Kinderen van deze leeftijd weten dat mensen en dieren dood kunnen gaan. Maar ze begrijpen nog niet dat dit voor altijd is; ze verwachten dat de dode gewoon weer terugkomt. Als er iemand is overleden, stellen ze veel vragen, bijv.: Kan hij niet meer lopen?, Kan hij nog wat horen als ik wat zeg?, Wordt hij nou niet vies in de grond? Kinderen van 6 tot 9 jaar beginnen te begrijpen dat de dood voor altijd is. Iemand die dood is komt nooit meer terug. Wat dood zijn precies inhoudt weten ze nog niet. Ze beginnen te beseffen dat iedereen dood kan gaan, dus ook de mensen van wie ze houden. Dit maakt hen bang. Als ouders even weggaan kan een kind vragen: komen jullie wel weer terug? Op deze leeftijd stellen kinderen vragen over de kist, de begrafenis en het kerkhof. Ze willen ook weten wat er na de dood gebeurt. Kinderen van 9 tot 12 jaar weten dat alles wat leeft eens dood zal gaan. In deze leeftijd worden kinderen steeds minder afhankelijk van volwassenen. Om niet te kinderachtig te lijken, vragen ze meestal weinig aandacht voor hun angst en verdriet. Praten met kinderen over de dood en de overledene Praat met uw kind over de dood en degene die dood is. Probeer zo duidelijk mogelijk uit te leggen wat dood precies is. Vooral bij heel jonge kinderen is dit erg belangrijk, want anders halen ze zich van alles in hun hoofd. Vertel dat iemand die dood is niets meer voelt. Hij voelt dus geen pijn en heeft het ook niet koud. Leg de dood niet op de volgende manieren uit: - Dood zijn is slapen, maar dan voor altijd. Uw kind kan dan bang worden als het zelf moet slapen. Slaap en dood zijn twee verschillende dingen. - Dood gaan is op een verre reis gaan en nooit meer terugkomen. Ook dit is voor een kind lastig; het voelt zich in de steek gelaten. Waarom mocht uw kind niet mee? Het vriendje of de leerkracht kwam toch altijd terug als hij op reis ging? - Iemand gaat dood omdat hij zo ziek is. Vooral kleine kinderen weten niet wat het verschil is tussen erge en minder erge ziekten. Als uw kind zelf eens een griepje heeft, kan het bang worden om dood te gaan. Een goede uitleg is daarom nodig, bijv.: een beetje ziek zijn betekent niet dat je dood gaat. Maar soms is een lichaam zo kapot, dat het niet meer gemaakt kan worden. Geef eerlijk antwoord op vragen van uw kind. Als u dingen niet vertelt, gaat uw kind er zelf over fantaseren. Dat is vaak erger dan de harde waarheid. U hoeft niet op alle vragen een antwoord te Versie: januari 2014 Pagina 12

13 hebben. Ook volwassenen weten niet alles en vinden het soms lastig om over bepaalde dingen te praten. Uw kind mag dit best merken, u mag best zeggen Ik weet het niet, maar ik denk... De verwerking Kinderen verwerken een plotselinge dood ongeveer op dezelfde manier als volwassenen. Maar kinderen zijn nog niet volwassen en hebben uw steun daarom hard nodig. Veel kinderen spelen de gebeurtenis na; ze zijn druk bezig met poppen, auto s en verkleedkleren. Dit is een goede manier om het sterfgeval te verwerken. Zelf iets maken helpt kinderen ook om de dood een plaatsje te geven, bijv. iets tekenen of iets knippen en in elkaar plakken. U kunt uw kind daarbij helpen door bijv. samen een brief te schrijven als afscheid of samen een tekening te maken voor de ouders van degene die overleden is. Let op uw kind als het kijkt naar bepaalde tv-beelden en foto s in de krant. Hoe reageert uw kind hierop? Sommige beelden kunnen de nare ervaring erger maken, bijv. een vreselijke foto van een ongeluk met een vliegtuig of tv-opnames van een oorlog. Vlak na een vreselijke gebeurtenis is het niet goed dat een kind veel van deze beelden ziet. Laat uw kind vlak na een vreselijke gebeurtenis niet te lang alleen, maar geef het wel de ruimte om zich zo nu en dan even terug te trekken. Laat uw kind weten dat u in de buurt bent en blijft. Het meegaan naar de begrafenis of crematie kan helpen bij het afscheid nemen. Uw kind moet van tevoren wèl weten wat het kan verwachten. Wat zijn normale reacties van kinderen op een sterfgeval? Kinderen reageren verschillend op een (plotseling) sterfgeval. Het ene kind huilt veel en wil er over praten. Het andere kind gaat woest spelen of wordt heel druk. Weer een ander kind wordt stil en trekt zich terug. Normale reacties op een sterfgeval zijn: - stiller zijn dan anders; - heel druk doen; - minder interesse voor dingen hebben; - onrustige slaap, nachtmerries; - angstig gedrag, niet alleen durven zijn; - om kleine dingen huilen of boos worden; -minder goede cijfers op school; - weer in bedplassen of weer duimzuigen; -lichamelijke klachten zoals hoofdpijn en buikpijn; - hangerig zijn; - zich schuldig voelen over wat er gebeurd is; - dingen doen of beslissen die het anders nooit zou doen. Als u merkt dat uw kind anders doet, praat er dan over. Laat uw kind zijn eigen verhaal vertellen. Wat hoorde het, zag het en rook het? Wat dacht en voelde het? En wat deden of zeiden anderen? Het belangrijkste voor alle kinderen is dat ouders tijd voor hen nemen. Tijd om te praten en tijd om samen iets te gaan doen. Versie: januari 2014 Pagina 13

14 Soms merken ouders niet dat hun kind bezig is met wat er gebeurd is. Een kind droomt er bijv. over maar vertelt dit niet. Het gebeurt bijna nooit dat een (plotselinge) dood geen indruk maakt. Blijf daarom goed kijken en luisteren naar uw kind. Sta uw kind tijdelijk toe dat het zich anders gedraagt, bijv. woest spelen en af en toe niet luisteren. Maak daarover een tijdje geen ruzie. Hulp Het kan zijn dat u zelf zo geschrokken bent dat u uw kind niet goed kan helpen. Zoek dan hulp voor u zelf en zorg dat uw kind het verhaal bij een ander kwijt kan. Zoek ook hulp als uw kind na een paar maanden nog steeds niet de oude is. U kunt dan contact opnemen met: - Huisarts - GGD Noord- Oost Gelderland ( ) - Bureau Jeugdzorg ( ) Versie: januari 2014 Pagina 14