Introductie Endnote X6 Inhoudsopgave Inleiding... 2 1. Wat is Endnote X6?... 2 2. Werken via Athena... 3 Deel 1: Opbouw en gebruik van je Endnote X6 library... 4 1. Overlopen scherm... 4 2. Creëren library... 5 3. Invoeren van gegevens... 5 3.1 Manueel... 5 3.2 PDF bestand importeren... 6 3.3 Importeren zonder filter... 6 3.4 Zoeken vanuit Endnote... 9 4. Werken met de library... 11 4.1 Overzichtslijst aanpassen... 11 4.2 Groepen... 11 4.3 Zoeken binnen je library... 12 4.4 Zoeken naar fulltext... 13 4.5 Dubbele referenties opsporen en verwijderen... 13 5. Afdrukken... 14 Deel 2: Endnote X6 als hulpmiddel bij het schrijven in Word... 15 1. Cite while you write... 15 1.1 Inleiding... 15 1.2 Een referentie toevoegen... 16 1.3 Output stijl... 17 1.4 Citaties bewerken... 17 1.5 Voorkeuren... 18 1.6 Travelling library... 18 2. Manuscript templates... 19 Nuttige links... 20 Versie december 2012 Kristel Mareels Campus UZ 0P8 De Pintelaan 185 B-9000 Gent + 32 9 332 51.99 www.kcgg.ugent.be 1
Inleiding 1. Wat is Endnote X6? Endnote en Reference Manager zijn softwarepakketten die fungeren als databasemanager, online zoekmachine en bibliografieënmaker. Deze programma s maken het verzamelen, beheren, opslaan en gebruiken van bibliografische gegevens een heel stuk makkelijker. Met Endnote is het kan men: zelf literatuurverwijzingen invoeren in een persoonlijke database of deze importeren uit zoeksystemen als Medline, PsycINFO, Web of Science etc. (via filters). via het Endnote-interface zoeken in systemen die beschikken over een Z39.50-toegang (via connection files). Dan kunnen literatuurverwijzingen rechtstreeks in Endnote worden opgenomen literatuurgegevens bewerken en doorzoeken in eigen teksten bronvermeldingen invoeren vanuit Endnote en deze laten opmaken volgens bibliografische stijlen zoals Vancouver, Chicago, MLA, APA etc. (via styles) gebruik maken van sjablonen (templates) in Word voor de opmaak van manuscripten volgens publicatiestijlen van bijvoorbeeld APA, Chicago of afzonderlijke tijdschriften pdf bestanden importeren figuren opslaan in een Endnote library en invoeren in manuscripten geordende bibliografieën samenstellen (bijvoorbeeld op onderwerp) met kopjes (bijvoorbeeld trefwoorden) tussen de referenties referenties groeperen binnen een databank via smart of custom groups vanuit Endnote de Full text van een artikel opzoeken Sinds september 2012 is via Athena versie X6 beschikbaar. Enkele nieuwe mogelijkheden zijn: Rechtstreeks importeren vanuit Pubmed. Beoordeel referenties met de rating optie. Meer vrijheid in de manier waarop een databank wordt weergegeven. Open pdf-bestanden in een apart scherm voor een betere leesbaarheid. 2
2. Werken via Athena De universiteit Gent kocht een campuslicentie voor het bibliografische programma EndNote. Het programma kan gebruikt worden door alle personeelsleden en studenten van de universiteit en alle personeelsleden van het Universitair ziekenhuis. EndNote is beschikbaar via Athena (in de map "Office" ). Meer info over Athena vindt u op: http://helpdesk.ugent.be/athena. Werken via Athena biedt het voordeel dat geen software op de eigen pc moet worden geladen, dat fouten in de software snel worden verbeterd en dat steeds de laatste nieuwe versie beschikbaar is. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de functionaliteiten van het programma (cite-whileyou-write en referenties rechtstreeks importeren uit databanken) is het belangrijk om steeds te werken via het Athena platform. Endnote vind je in de map office. 3
Deel 1: Opbouw en gebruik van je Endnote X6 library 1. Overlopen scherm groups-kader referentielijst tab-kader search panel Groups Hier kan je makkelijk navigeren tussen de volledige referentielijst, onderdelen van die lijst(groepen en group sets) en online zoekopdrachten. Referentielijst Hier zie je de overzichtslijst van de volledige databank of de gekozen groep referenties. Per referentie worden een aantal velden getoond. De lijst is makkelijk te sorteren door te klikken in de hoofding van een kolom. Tab-kader Binnen de tab preview bekijk je de op dat moment geselecteerde referentie en de reference - tab laat je toe om snel wijziginen aan te brengen in een referentie. Via de attached pdf tab kan je de PDF van een artikel bekijken als deze aan de library werd toegevoegd. Onderaan rechts kan je met de knop layout de plaatsing van het groups- en het tab-kader aanpassen. 4
2. Creëren library Een nieuwe databank of library aanmaken kan door te kiezen voor file new Naam database: mag spaties bevatten, tot 255 tekens. Via Athena kan je bestanden bewaren op 2 plaatsen: Op de C-schijf van de pc waarop je op dat moment werkt of de serverruimte (meestal h-schijf) die je van de UGent ter beschikking krijgt. Er wordt aangeraden om te kiezen voor de serverruimte omdat de databank dan steeds toegankelijk is via Athena, ongeacht op welke pc je op dat moment werkt. Een database bestaat uit 2 delen : een bestand met extensie.enl en een map met extensie.data Beide bestanddelen zijn nodig voor een goede werking van de databank. Het maken van 1 grote database wordt aangeraden. Door efficiënt gebruik te maken van trefwoorden en groepen kunnen de gegevens makkelijk worden geordend en teruggevonden. 3. Invoeren van gegevens 3.1 Manueel - Kies eerst het juiste reference type. - Bij tijdschriftartikels zijn de eerste 7 velden verplicht in te vullen om tot een volledige referentie te komen. De bijkomende velden zijn niet verplicht, maar wel zeer nuttig om de gegevens te vervolledigen - Namen van auteurs kunnen op 2 manieren worden ingevuld: voornaam familienaam (zonder leestekens)of familienaam,voornaam (met komma). Verschillende auteurs komen onder elkaar. 5
- Bij invoer in geïndexeerde velden (auteur, tijdschrifttitel en trefwoorden) worden gegevens automatisch aangevuld; nieuwe gegevens verschijnen in het rood. Het veldscheidingsteken is enter. - Vul de gegevens in zonder bijkomende opmaak (niet vet, italic, ), omdat de uiteindelijke opmaak zal bepaald worden door de gekozen stijl. - Er is de mogelijkheid tot het invoeren van een URL, een afbeelding en een link naar een pdf-bestand. Dit maakt het makkelijk om de gelinkte website of het gekoppelde bestand te openen vanuit Endnote. 3.2 PDF bestand importeren Vanaf versie X4 is het mogelijk om een pdf bestand te importeren, waarbij onmiddellijk zowel de referentie als het bestand zelf worden toegevoegd aan je databank. Dit is echter enkel mogelijk met pdf s met metadata (dus niet met zelf gescande artikels). - Sla het gewenst artikel in pdf formaat op - Kies in Endnote voor file import file - Selecteer het juiste bestand, kies bij import option voor PDF en klik op import Daarnaast is het ook mogelijk om meteen een hele map met PDF-bestanden te importeren via file import folder. 3.3 Importeren zonder filter Voor een aantal databanken is het mogelijk om referenties rechtstreeks in de eigen databank te importeren. Belangrijk hierbij is dat je zeker gebruik maakt van de webbrowser (Internet Explorer) op Athena! Indien je de lokale browser gebruikt zal de koppeling naar je eigen databank niet gemaakt worden. Voorbeeld: Web of Science - Ga in Athena naar de folder "Office" en klik op "Internet Explorer" - Open via deze Internet Explorer: www.biomedbib.be en kies voor Web of Science - Voer een zoekopdracht uit 6
- zoekresultaten toevoegen aan de Marked list - binnen de marked list de over te nemen velden aanvinken en kiezen voor - Kies voor open - kies vervolgens voor Endnote en de juiste databank - de geïmporteerde resultaten worden toegevoegd aan de gekozen databank en ook eerst als aparte selectie getoond 7
Voorbeeld: Pubmed - Dit kan alleen door Pubmed te openen via Internet Explorer op Athena Login op de webpagina athena.ugent.be - Ga naar de folder "Office" en klik op "Internet Explorer" - Open via deze Internet Explorer: www.biomedbib.be - Klik op "Pubmed" - Geef een zoekopdracht - Vink een aantal artikelen aan - kies voor send to en selecteer citation manager als bestemming. klik vervolgens op Create file - - Kies voor open 8
- kies vervolgens voor Endnote en de juiste databank - de geïmporteerde resultaten worden toegevoegd aan de gekozen databank en ook eerst als aparte selectie getoond Andere voorbeelden: Google scholar : http://scholar.google.com Sciencedirect : http://www.sciencedirect.com Biomed Central : http://www.biomedcentral.com 3.4 Zoeken vanuit Endnote Het is mogelijk om via Endnote rechtstreeks verschillende externe databanken te doorzoeken. Deze manier van zoeken kan een alternatief zijn voor het importeren van referenties uit bvb Pubmed, maar biedt niet alle zoekmogelijkheden die je hebt bij het rechtstreeks zoeken in Pubmed zelf. Links in het groups kader vind je een aantal rechtstreekse links naar veel gebruikte databanken. Door te klikken op more krijg je nog meer mogelijkheden te zien. 9
Wanneer je een databank selecteert, maakt Endnote een connectie met deze databank en verschijnt rechtsboven een zoekscherm. In dit zoekscherm kan je je zoekvraag formuleren. Klik op search en geef aan hoeveel resultaten je wil importeren. De gevonden referenties worden onmiddellijk toegevoegd aan de bibliotheek, maar worden ook als aparte selectie getoond. Het is dan mogelijk om de referenties te bekijken en de ongewenste te verwijderen. 10
4. Werken met de library 4.1 Overzichtslijst aanpassen Via edit preferences kan je verschillende voorkeursinstellingen vastleggen en wijzigen. Zo kan je met display fields bepalen welke velden in welke volgorde moeten worden getoond in de overzichtslijst. 4.2 Groepen Door te werken met groepen is het makkelijk om je referenties volgens je eigen criteria in te delen en terug te vinden. Er zijn 2 mogelijkheden: smart groups en custom groups. Smart Group Een smart group geeft je de mogelijkheid om via een zoekvraag bepaalde referenties terug te vinden en toe te voegen aan de groep. Zo n groep kan je aanmaken via het menu groups create smart Group. Endnote onderhoudt zelf de groep en zal ook nieuwe referenties die aan de criteria voldoen in de smart groups opnemen. Custom Group Een custom group is een selectie van zelf gekozen referenties. Deze groep creëer je door een aantal referenties te selecteren en in het menu groups te kiezen voor add references to create custom Group. Later kan je nieuwe referenties aan je custom Group toevoegen door ze uit de referentielijst naar de juiste groep te slepen. Referenties die worden verwijderd uit een groep worden niet verwijderd uit de databank. 11
Sinds versie X3 is het daarnaast ook mogelijk om een Group set aan te maken, een aparte verzameling groepen. 4.3 Zoeken binnen je library Via het search-tabblad kan je je databank volledig of gedeeltelijk doorzoeken. Selecteer hiervoor in het Group kader het gedeelte van de databank dat je wenst te doorzoeken en kies in het tab-kader voor het tabblad search. Bouw vervolgens de zoekvraag op door de verschillende zoektermen aan elkaar te koppelen via Booleaanse operatoren en klik op search In de referentielijst zie je de gevonden resultaten en in het groups-kader is onder all references de tijdelijke groep search results gecreëerd. 12
4.4 Zoeken naar fulltext Via references find full text is het mogelijk om Endnote te laten zoeken naar full text versies van artikels in de databank. Van de gevonden artikels zal een link of het PDF-bestand worden toegevoegd aan het record in Endnote. Het wordt aangeraden om toegevoegde links te controleren en indien mogelijk toch het PDF-bestand op te slaan, aangezien links niet altijd stabiel zijn. 4.5 Dubbele referenties opsporen en verwijderen Via references find duplicates is het mogelijk om dubbele records op te sporen, te vergelijken en te bepalen welke referentie bewaard blijft. Mogelijke dubbels worden naast elkaar geplaatst waarbij de van elkaar verschillende velden worden opgelicht, zodat het mogelijk is om makkelijk informatie te kopiëren naar het te behouden veld. vervolgens kan de ongewenste referentie worden verwijderd. 13
5. Afdrukken Het is mogelijk om een databank/library volledig of gedeeltelijk af te drukken in de gewenste stijl. Het is ook mogelijk om afdrukken te maken als Word-bestand of PDF-bestand. Voor je een bibliografie opmaakt is het belangrijk om te kiezen voor de juiste output stijl. Het is de output stijl die zal bepalen hoe een bibliografie er uitziet en in welke volgorde de artikels zullen worden geplaatst. Wanneer een artikel wordt ingediend voor publicatie in een tijdschrift, zal de stijl van dat tijdschrift moeten worden gebruikt. Verder wordt binnen de geneeskunde de Vancouver stijl veel gebruikt. Met select another style krijg je een overzichtslijst te zien van beschikbare stijlen. Printen / pdf bestand maken Bepaal de juiste output stijl Selecteer de af te drukken referenties Kies voor file print om een pdf-bestand te maken selecteer je pdf-creator als printer Bestand maken dat bewerkbaar is met Word Bepaal de juiste output stijl Selecteer de af te drukken referenties Kies voor file export Selecteer Rich Text Format als bestandstype (extensie.rtf) 14
Deel 2: Endnote X6 als hulpmiddel bij het schrijven in Word Ook hier is het belangrijk om Word te openen via Athena. 1. Cite while you write 1.1 Inleiding De dynamische koppeling tussen EndNote en MS Word maakt dat je tijdens het schrijven een beroep kunt doen op de referenties en (opmaak)mogelijkheden van EndNote, het Cite While You Write principe. Indien zowel EndNote als Word geopend zijn kun je bovendien eenvoudig tussen beide programma's switchen. Wanneer je referenties invoegt in MS Word wordt aan het einde van de tekst automatisch een literatuurlijst aangemaakt. Deze literatuurlijst wordt opgemaakt op basis van de gekozen Output Style. Om gebruik te maken van deze functionaliteit is het belangrijk dat je de Word 2010 versie op Athena gebruikt en niet je lokale Word. Word 2003 en 2007 De add-ins voor Word 2003 worden via Athena niet langer ondersteund. Word 2010 In Word 2010 op Athena is de toolbar voor EndNote altijd beschikbaar. 15
1.2 Een referentie toevoegen Voor je een citatie toevoegt, moet je er voor zorgen dat de cursor op de juiste plaats in de tekst staat. Een verwijzing komt steeds op de plaats waar die van toepassing is. De bibliografie wordt automatisch opgebouwd aan het einde van het document. Er zijn 2 manieren om een referentie in te voegen. 1. via insert citation / find citation 2. via insert selected citation Hierbij ga je eerst naar Endnote, selecteer je daar een referentie en kies je voor insert selected citation 16
1.3 Output stijl De referenties en bibliografie worden getoond in de door jou gekozen output stijl. Deze output stijl aanpassen kan via style en update citations and bibliography. 1.4 Citaties bewerken De bibliografie is een veld, gekoppeld aan de databank/library. Je brengt best geen aanpassingen aan in het word-document zelf. Het is beter rechtstreeks in Endnote te verbeteren. De aanpassingen worden meteen uitgevoerd. Aanpassen of verwijderen van verwijzingen gebeurt via Edit citations 17
1.5 Voorkeuren Via Preferences kan je je voorkeuren voor het werken met Endnote instellen. Endnote en Word staan in constante verbinding met elkaar (= instant formatting). In sommige situaties zoals grote bibliotheken, veel referenties in een tekst of trage computer kan dat ervoor zorgen dat Word heel traag lijkt te werken. In dat geval is het verstandiger om de optie instant formatting uit te zetten. Het is nu wel mogelijk je tekst te bewerken of om nieuwe referenties toe te voegen, maar deze zullen pas in de juiste stijl worden gezet wanneer je zelf het commando update sitations and bibliograpgy geeft. 1.6 Travelling library Om bibliografische lijsten te kunnen maken, gebruikt CWYW in Word veldcodes. Deze veldcodes, die standaard verborgen zijn, maken het Endnote mogelijk om referenties te maken, de opmaak te wijzigen of te verwijderen. Bovendien bevatten deze codes een travelling library van de geciteerde referenties, waardoor het document ook gebruikt kan worden op een computer waarop de databank niet beschikbaar is. 18
2. Manuscript templates Vanuit Endnote kan je een aantal sjablonen opstarten waarmee je meteen een tekst kan maken volgens de vereisten van een bepaald tijdschrift. Ga hiervoor naar menu tools manuscript templates en kies het gewenste sjabloon. Automatisch wordt dan Word opgestart en een wizard om de vereiste gegevens op de juiste plaats in te vullen. 19
Nuttige links Helpdesk DICT: http://www.helpdesk.ugent.be/software/endnote.php Hier vind je meer informatie over het programma, instructiedata, voorbeelddatabanken en instructies voor het installeren van Endnote. Website Endnote: http://www.endnote.com Engelstalige handleidingen en technische ondersteuning: Met vragen of problemen kan je terecht bij: Libservice@UGent.be 20