Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging Postbus 133 2600 AC DELFT afdelingdelfland@knnv.nl www.knnv.nl/afdelingdelfland twitter: KNNVafdDelfland facebook: KNNV-afdeling-Delfland 9.11 TENTOONSTELLINGEN Geldig tot: december 2017 Functionaris Naam Paraaf Voorzitter Geert van Poelgeest wg Werkgroep Educaties Marijke Heyne wg De staat voor een natuurlijke leefomgeving, zie ook www.knnv.nl/afdelingdelfland Voor de doelstellingen en het werkgebied, zie de website onder Vereniging www.knnv.nl/afdelingdelfland/vereniging
1. Inleiding De staat voor een natuurlijke leefomgeving en heeft met diverse tentoonstellingen uitdrukking aan de doelstellingen van de KNNV: natuurstudie, natuureducatie en natuurbescherming; ook bevat iedere tentoonstelling een stukje informatie van de KNNV. De huidige tentoonstellingen zijn meestal gemaakt naar aanleiding van een jaarthema, of op een verzoek van een organisatie. In het hoofdstuk 9.17 Jaarthema wordt het plaatsen van de tentoonstellingen in onze werkgebied behandeld. 2. TAAKBESCHRIJVING 3.1. SAMENSTELLING... 3 3.1.1 BORDEN... 3 3.1.2 FOTO'S... 3 3.1.3 TEKSTEN... 3 3.1.4 KOPTEKSTEN... 4 3.1.5 DENK AAN HET TOEKOMSTIG BEHEER... 4 3.1.6 BEGELEIDENDE MIDDELEN... 6 3.1.7 INSEALEN... 6 3.1.8 BEVESTIGEN... 7 3.2 BEHEER... 7 3.2.1 TENTOONSTELLINGSKOFFER... 7 3.2.2 VERHUURLIJST... 7 3.2.3 HANDLEIDING VAN DE BETREFFENDE TENTOONSTELLING... 7 3.2.4 LEENOVEREENKOMST... 7 3.2.5 REKENING... 8 3.2.6 BROCHURES... 8 3.2.7 PR... 8 3.2.8 VERHUUR... 8 09.11Tentoonstellingen,, 27 december 2015 2
3. TOELICHTING 3.1. SAMENSTELLING Een tentoonstelling bestaat uit de volgende onderdelen: 3.1.1 BORDEN Dit zijn de dragers van foto's en teksten. We hebben 10 borden in eigendom en 10 borden in beheer van RAVON. De opstelling is 5 breed en 2 hoog. De borden zijn klein en licht genoeg om in een personenauto te vervoeren. Zie voor het opzetten hoofdstuk 10.4 Archief, eigendommen: Tentoonstellingsborden. Aanbevolen wordt om de bovenkant van de borden te voorzien van de informatie. Dit is ook de normale leeshoogte voor volwassenen, die i.h.a. onze doelgroep is. De onderkant kan ook dienst doen voor het aanbrengen van grote foto's of gekleurde objecten om de sfeer te verhogen. De foto s en andere objecten die we op de borden plakken mogen niet groter zijn dan A-3, dit i.v.m opslag en vervoer. 3.1.2 FOTO'S De foto s vormen de basis van de tentoonstelling, je moet het doen met de foto s die we hebben. Er kunnen maximaal 40 foto s op de borden, inclusief logo en colofon. De voorzitter levert het colofon en een logo; ingeseeld het formaat is 34 x 34 cm. - werkwijze kies de mooiste foto s uit, zorg voor afwisseling in staand en liggend en voldoende kleur. Deel deze foto s in enkele thema s. b.v. dieren, planten, leefwijze, bescherming. Deze thema s vormen de kopteksten, zie verder. - formaat het grootste formaat is A-3 en tegelijk de meest gebruikte. Het is echter niet leuk als alle foto's even groot zijn. Afwisseling is belangrijk. Dus kies ook uit A-4, en zelfs A-5 en A-6. Snij onnodige lege plekken af; vierkant kan ook. Dit is ook een manier om een deels onbruikbare foto aantrekkelijk te maken. formaat l x b ingeseald A-3 45 x 30 45,5 x 31 A-4 30 x 20,5 31,5 x 21,5 A-5 A-6 De foto's drukken we af bij de Hema in Delft. www.hema.nl/winkel/foto 3.1.3 TEKSTEN Wij maken tentoonstellingen met vrij weinig teksten. Het idee daarachter is dat foto s de sfeer en beelden moeten oproepen en niet de teksten. De teksten bestaat uit twee typen: een inleidende tekst per thema (koptekst) een onderschrift per foto. Onderdruk de behoefte om alles in een tentoonstelling onder te brengen, neem gedetailleerde informatie in een brochure op. 09.11Tentoonstellingen,, 27 december 2015 3
3.1.4 KOPTEKSTEN Kopteksten geven structuur aan de tentoonstelling, deze moeten dan ook groot zijn, gebruik hoofdletters. 3.1.5 DENK AAN HET TOEKOMSTIG BEHEER Hierbij is het uitgangspunt dat de formaten niet groter zijn dan A-3 formaat. Dit heeft met het versturen te maken. Om een goed inzicht te hebben (zowel voor ons als voor toekomstige gebruikers) van wat een tentoonstelling voorstelt, is het noodzakelijk, dat alles op papier komt. Stel zes elektronische bestanden samen: (zie als voorbeeld; tentoonstelling de Huismus) 01 DB (draaiboek) MUS 02 Inleidende teksten MUS 03 Onderschriften MUS 04 Kopteksten MUS 05 Stickers MUS 06 handleiding MUS. De praktijk heeft geleerd dat deze bestanden in deze volgorde worden samengesteld. Gebruik deze notatie (01..) ook als naamgeving van de elektronische bestanden; ze staan dan in de computer in de volgorde van het samenstellen. Korte toelichting per bestand 01 DB (draaiboek) Het draaiboek wordt gebruikt om de tentoonstelling samen te stellen en om later als bron te kunnen gebruiken b.v. bij vernieuwingen. Deze tekst bevat dus alle teksten. Inleidende teksten zijn voorzien van een nummer: De volgende onderdelen krijgen een eigen code en nummer: de foto s (code = afkorting naam tentoonstelling, maximaal drie letters) de teksten, ( code = T gevolgd door een nummer) De foto s worden doorgenummerd. De eerste tekst is T1, de tweede is T2 enzovoort Beschrijving van de foto s en onderschriften: Formaatfoto (A3/A4/A5) liggend of staand afgedrukt de bron van de dia s b.v. MAR = Ina Marbus Nummer van de foto b.v. MUS 1 (iedere tentoonstelling heeft een afkorting van drie letters) de titel/onderschrift van de foto (probeer je tot 1 regel te beperken) Een voorbeeld van een beschrijving van twee foto s: A3, staand, NON (G 7A*) MUS 21 De Oostpoort in Delft met gesnoeide klimop, mussenwoningen gesloopt A3, liggend, DUM MUS 19 Een ringmus op paal Als we de dia's (analoog) van iemand anders mogen gebruiken; vraag of we er een afdruk van mogen hebben. Dit voorkomt dat we ontzettend veel moeite besteden om dia's of foto's te achterhalen als we een tentoonstelling willen verdubbelen of vervangen. 09.11Tentoonstellingen,, 27 december 2015 4
02 Inleidende teksten Dit bestand bevat de teksten die op de borden gebruikt worden, als inleiding voor een hoofdstuk. Gebruik in alle teksten het lettertype Arial, dit is een heldere en eenvoudige letter. Lettergrootte 30pnt. Probeer 1 A4-tje niet te overschrijden. Verwijder de notatie T1, T2 voor het afdrukken van de definitieve teksten; dus die T1, T2 staan alleen in het draaiboek en de handleiding. 03 Onderschriften Dit zijn teksten bij de foto s; gebruik als lengte één regel. Marges onderschriften l/r 0,5; o/b 0,5; lettertypen arial, bold 20. Handhaaf de rechter lege delen van de onderschriften; snij ze er dus niet af; er is dan voldoende ruimte voor de sticker op de achterkant van het ingesealde onderschrift. 04 Kopteksten Dit zijn de titels van de onderdelen van de tentoonstelling. Lettergrootte: e.d.: [Mar l/r:0,56;0,70c], [Mar b/o: 0,64;0,58c], [Papierfrmt/srt: 29,7c x 21c; blanco], [Lttrtype: Arail<Bold> <TT>70pnt>, in hoofdletters. Hierna nog uitvergroten tot het juiste formaat (overschrijd de breedte van het bord niet en blijf liefst binnen het A-3 formaat). Er is een bijzondere koptekst, dat is de titeltekst van de tentoonstelling: Vergroot deze tekst met 144 %, blijf wel binnen A3. 05 Stickers Gebruik de stickers van de tentoonstelling Marters als 00 document. Er zijn vier soorten stickers: Fotostickers onderschriftstickers tekststickers copyrightstickers (eventueel) Het grote doel van al deze stickers is om de gebruiker en beheerder in staat te stellen om de tentoonstelling te gebruiken en te blijven gebruiken. De stickers worden pas na het insealen op de achterkant van de foto s en teksten geplakt. Als het vóór het insealen plaatsvindt dan zie je de contouren aan de voorkant van de foto en dat is geen fraai gezicht. De stickers worden op een A-4 stickervel gekopieerd: Avery L 7160. Fotostickers: Tentoonstelling + naam Nummer van de foto. Bijvoorbeeld: Tentoonstelling Nederlandse Vleermuizen Nummer: VLM 2 De nummering gaat als volgt: Begin met de foto's te nummeren, niet met de teksten. De eerste foto krijgt dus nummer 1, de tweede foto nummer 2 enzovoort. 09.11Tentoonstellingen,, 27 december 2015 5
De foto's bepalen dan ook de tentoonstelling en verdere handelingen. Onderschriftstickers: Tentoonstelling Nederlandse Vleermuizen Behoort bij foto: VLM 2 Plak deze stickers met boeklon af om ze langer mee te laten gaan. Tekststickers: Tentoonstelling Marters T 1 Copyrightstickers: Bij sommige tentoonstellingen hebben we een copyright-overeenkomst. Dat wil zeggen dat we de dia s uitsluitend gebruiken voor het jaarthema en / of de tentoonstelling. In OHBhoofdstuk 11.8 is deze overeenkomst opgenomen. Een voorbeeld Copyright foto's Annemarie van Diepenbeek 06 Handleiding In de handleiding wordt de volledige tekst met foto s van de tentoonstelling vermeld. Deze is samengesteld om de gebruiker een goed inzicht te geven van wat een tentoonstelling voorstelt. In de bijlage is een voorbeeld opgenomen. 3.1.6 BEGELEIDENDE MIDDELEN Dit kunnen voorwerpen zijn die er voor zorgen dat de tentoonstelling meer uitstraling krijgt; ze roepen een sfeer op. Ze hoeven dus niet direct functioneel zijn. Het is zeer gewenst dat deze middelen er zijn. Hoe komen we aan deze middelen? kopen lenen bij leden lenen bij De Papaver contact opnemen met de beheerder van de gelegenheid waar de tentoonstelling staat. Ook kan men denken aan objecten, die tijdens de expositie door ons te koop worden aangeboden. 3.1.7 INSEALEN We laten alles in plastic insealen. Dit bevordert het behoud en de bruikbaarheid aanzienlijk. We doen dit bij: Lamilon Industrieweg 6, 2712 LB ZOETERMEER, Tel (079) 341 64 64, fax (079) 342 30 66 (bel minimaal een dag van te voren) Ze zitten in wijk 12 (Industieterrein Rokkehage). Bus 121, Delft - Zoetermeer, halte Fokkerstraat, 3 minuten lopen. 09.11Tentoonstellingen,, 27 december 2015 6
Of bij Copie Sjop, Westvest 47, 2611 AZ DELFT, Tel (015) 212 07 68, fax (015) 214 48 08. (alleen in noodgevallen) De insealdikte is 250 micron. 3.1.8 BEVESTIGEN Voor het bevestigen gebruiken we klittenband (haakband, stickers, doosje) van Laarhoven Desing Den Haag: 0800-0234567, Bedrijventerrein Binckhorst, Zonweg 14, 2516 BM DEN HAAG, Tel (070) 304 74 50 fax (070) 304 74 59, email: denhaag@laarhoven.nl; www.laarhovendesign.nl 3.2 BEHEER Om te zorgen dat we een tentoonstelling zolang mogelijk kunnen blijven gebruiken is een zorgvuldig beheer van het grootste belang. Dit ook uit respect voor de samenstellers en gebruikers. Bij een aantal tentoonstellingen is een beheerovereenkomst gesloten. Hierbij is de tentoonstelling niet ons eigendom, we hebben deze slechts in beheer (dit wordt aangegeven in de tentoonstellingslijst). De overeenkomsten zijn te vinden in OHB-hoofdstuk 11 Overeenkomsten. Er is er op het moment één met RAVON (zie hoofdstuk 11.3). De volgende middelen zijn van toepassing bij het beheer: 1. tentoonstellingslijst 2. handleiding van de betreffende tentoonstelling 3. leenovereenkomst 4. rekening 5. brochures 6. PR 3.2.1 TENTOONSTELLINGSKOFFER Elke tentoonstelling is in een tentoonstellingskoffer ingepakt; zie de bijlage voor de stickers. Zie voor een beschrijving van zo n koffer hoofdstuk 10.4 Archief. 3.2.2 VERHUURLIJST Op deze lijst staan alle tentoonstellingen vermeld met de prijzen. Alleen hierop staan de prijzen, dit om te voorkomen dat er verschillende prijzen gebruikt worden. Hij staat op onze website. 3.2.3 HANDLEIDING VAN DE BETREFFENDE TENTOONSTELLING Zie de bijlage voor een voorbeeld. Met deze handleiding weet de lener hoe de tentoonstelling is opgebouwd. 3.2.4 LEENOVEREENKOMST Hiermee wordt een formele verbinding aangegaan tussen de KNNV en de lener. Bewaar deze zorgvuldig, het geeft ons een juridisch stuk om op terug te kunnen vallen bijv. bij schade aan het materiaal. We hebben twee leenovereenkomsten: algemeen en voor KNNV-geledingen. 09.11Tentoonstellingen,, 27 december 2015 7
3.2.5 REKENING Deze voeg je bij versturing van de tentoonstelling, stuur een afschrift aan de penningmeester. De penningmeester is verantwoordelijk voor het nakomen van de betalingen door de lener. 3.2.6 BROCHURES Bij de meeste tentoonstellingen hebben we brochures gemaakt. De beheerder heeft enkele exemplaren om deze als inkijkexemplaar op te kunnen sturen. Laat het bestellen van brochures via de afdelingswinkel plaatsvinden. 3.2.7 PR De tentoonstellingen worden onder de aandacht van derden gebracht via onze website, via de tentoonstellingenlijst en via Het Doorgeefluik. Het Doorgeefluik is een uitgave van het Zeeuws Biologisch Museum, Duinvlietweg 6, 4356 ND OOSTKAPELLE, (0118) 58 26 20, fax (0118) 58 26 64, contactpersoon Marleen Walhout, email info@terramaris.nl. Het blad verschijnt 2x per jaar en kost 30,-- Euro per jaar. Voor de PR is het OHB-hoofdstuk 10.3 PR-contacten van toepassing. PR gaat via de voorzitter. 3.2.8 VERHUUR De tentoonstellingen worden minimaal 1 week voor de aanvang van de huurperiode per post toegestuurd aan de huurder. De verzending is voor rekening va de huurder. 09.11Tentoonstellingen,, 27 december 2015 8