Offerteaanvraag IT-Dienstverlening Quadraam, Gelderse scholengroep
Colofon In opdracht van : Quadraam, Gelderse scholengroep Contactpersoon : de heer P. van Buuren, lid College van Bestuur Auteurs : de heer R. van der Burg, project manager de heer M.A.R. de Jager, coach File : \pro-ofa-48905odqsd-it-dienstverlening 1 12.docx Status : definitief Aantal pagina's : 95 Datum : 17 juli 2012 Het overnemen en vermenigvuldigen van (delen van) dit document ten behoeve van derden is slechts geoorloofd na schriftelijke toestemming van EV. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 2 van 95
Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 4 2 AANBESTEDINGSVOORWAARDEN... 12 3 WIJZE VAN BEOORDELING... 25 4 UITSLUITINGSGRONDEN EN MINIMUMEISEN... 29 5 HUIDIGE SITUATIE... 33 6 GEWENSTE SITUATIE... 34 7 PROGRAMMA VAN EISEN - CENTRALE IT-VOORZIENING... 38 8 PROGRAMMA VAN EISEN - BEHEER EN ONDERHOUD... 47 9 PROGRAMMA VAN EISEN - PORTAL... 66 10 PROGRAMMA VAN EISEN TRANSITIE, MIGRATIE EN ACCEPTATIE... 68 BIJLAGE A: BEDRIJFSGEGEVENS... 73 BIJLAGE B: VERKLARING CONFORM ARTIKEL 45, LID 1, BAO... 74 BIJLAGE C: VERKLARING CONFORM ARTIKEL 45, LID 3, BAO... 75 BIJLAGE D: BEWIJS VAN INSCHRIJVING IN HET NATIONAAL BEROEPSREGISTER... 76 BIJLAGE E: VERKLARING ECONOMISCHE EN FINANCIËLE DRAAGKRACHT... 77 BIJLAGE F: HOLDINGVERKLARING... 78 BIJLAGE G: REFERENTIES... 79 BIJLAGE H: OMSCHRIJVING ONDERAANNEMING... 81 BIJLAGE I: VERKLARING BEREIDHEIDSTELLING BEROEP OP MIDDELEN... 82 BIJLAGE J: CONFORMITEITTABEL... 83 BIJLAGE K: PRIJZENOVERZICHT... 84 BIJLAGE L: CONCEPT RAAMOVEREENKOMST... 87 BIJLAGE M: OVERZICHT HUIDIGE ICT PER SCHOOL... 88 BIJLAGE N: ICT- ARCHITECTUURPRINCIPES... 89 BIJLAGE O: LOCATIEONTWIKKELING EN LEERLINGAANTALLEN... 90 BIJLAGE P: WEERGAVE WAN... 92 BIJLAGE Q: APPARATUURLIJST TEN BEHOEVE VAN INRUIL... 93 BIJLAGE R: BEGRIPPENLIJST... 94 EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 3 van 95
1. Inleiding 1.1 Algemeen Voor u ligt de offerteaanvraag van de OPENBARE aanbestedingsprocedure ten behoeve van de ITdienstverlening voor de Gelderse Onderwijsgroep Quadraam (Quadraam). Op deze aanbesteding is het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) van toepassing. 1.2 Beschrijving van het project 1.2.1 Inleiding Het doel van deze aanbesteding is het voor Quadraam realiseren van de meest optimale ITondersteuning voor haar scholen en haar onderwijsondersteunende processen. Om dit te bereiken wenst Quadraam haar huidige IT-omgeving grotendeels als dienst te gaan onderbrengen bij een externe Dienstverlener voor een periode van drie jaar met een optionele verlenging van twee maal één jaar. De Dienstverlener dient deze diensten vanuit een datacenter aan te bieden. Quadraam brengt in, en blijft eigenaar, van de voor de te leveren dienst noodzakelijke werkplekapparatuur en de volledige LAN/WLAN en WAN-infrastructuur op en tussen de scholen. In paragraaf 1.2.4 wordt de projectafbakening opgevoerd. 1.2.2 Achtergrond project De Quadraam Gelderse onderwijsgroep (kortweg: Quadraam) bundelt dertien VO-scholen met elk een herkenbaar profiel. Samen zorgen zij ervoor dat leerlingen en ouders kunnen kiezen voor een school met een profiel dat past bij hun wensen. Van praktijkschool tot gymnasium of internationale school, van montessorionderwijs tot technasium en van sport- en cultuur- tot bètaprofiel. Zo biedt Quadraam een breed en divers keuzepalet voor elk talent, dat bovendien sterk concurrerend is met het aanbod van andere scholen in de regio. Bij Quadraam werken ruim 1.600 medewerkers die onderwijs geven aan circa 13.000 leerlingen. De huidige IT van Quadraam wordt verzorgd door drie eigen IT-afdelingen: IT Liemers College - twee scholen op vijf locaties; Candea College - één school op drie locaties plus het bestuursbureau; Arnhemse scholen - tien scholen (in Elst en Arnhem) op elf locaties plus de Service Organisatie. De scholen hebben elk hun eigen IT-omgeving, die wordt beheerd door de eigen IT-afdelingen. De ondersteuning van de huidige IT-afdelingen is vooral gericht op de technische ondersteuning. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 4 van 95
Quadraam wil zich nog meer richten op haar kernproces onderwijs, een proces waarin IT een steeds belangrijkere factor wordt. IT dient conform de volgende voorwaarden op het onderwijs aan te sluiten: 1. IT moet functioneel aansluiten, het moet een meerwaarde hebben voor het onderwijs. 2. IT moet technisch voldoen, het moet op een optimale wijze worden gefaciliteerd. De functionele aansluiting van IT is zo verweven met het onderwijs dat het onderdeel is van het leerprogramma. Deze component zal zich de komende jaren meer en meer moeten ontwikkelen. Hierop zal de focus komen te liggen van de (eigen) Quadraam organisatie. De technische component van IT inclusief Beheer zal extern worden gefaciliteerd door ITdienstverlener(s). Na de Transitie zal bij Quadraam een IT-regieorganisatie ontstaan die er zorg voor draagt dat de dienstverlener(s) optimale dienstverlening leveren voor de scholen en de onderwijs ondersteunende diensten incl. administraties (kortweg: klanten ). De IT-regieorganisatie heeft de volgende eigenschappen: De IT-regieorganisatie faciliteert een coöperatieve samenwerking tussen de klanten en de IT- dienstverlener(s). De IT-regieorganisatie vervult een brugfunctie tussen vraag en aanbod. De ITregieorganisatie is de spil tussen de business, IT-dienstverlener en vervult de regiefunctie. De IT-regieorganisatie bewaakt op strategisch niveau de governance, wettelijke bepalingen, security en architectuur en adviseert het bestuur ten aanzien van ITvraagstukken. De IT-regieorganisatie is verantwoordelijk voor de ingeregelde diensten en producten, en de eventuele projecten die daaraan voorafgaan. De IT-regieorganisatie bestuurt op tactisch niveau de uitvoering op afstand en op hoofdlijnen door het aansturen en controleren van de klanten incl. de IT-conciërge (lokale IT- ondersteuning op school) en de IT-dienstverlener(s). De klanten en IT-dienstverlener(s) zijn samen verantwoordelijk voor de operationele besturing en uitvoering. De IT-regieorganisatie is uitsluitend operationeel actief met betrekking tot: o Functioneel beheer; o Bestellen en inkopen van producten en diensten; o Organisatorische consequenties (het geven van opvolging) met betrekking tot security. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 5 van 95
Schematisch en vereenvoudigd kan de positie van de regieorganisatie als volgt worden weergeven: De Dienstverlener (die wij door middel van deze Aanbesteding willen contracteren) fungeert als SPOC voor alle IT gerelateerde leveranciers van de Quadraam organisatie. De incidenten zullen rechtstreeks worden ingebracht door en afgestemd met de scholen, Service Organisatie of Bestuursbureau. Het aantal contactpersonen per school is beperkt voor de Dienstverlener. De contactpersonen zullen worden aangeduid als IT-conciërge. Zij zullen de eerste check uitvoeren op locatie bij storingen. Als de storing niet snel en direct kan worden verholpen door hen, dan zullen ze deze als incident melden bij de IT-dienstverlener. De IT-conciërge blijft het contactpunt voor deze melding. Alle andere IT gerelateerde zaken zullen centraal worden afgestemd, waarbij de regieorganisatie het leeuwendeel voor haar rekening neemt. De regieorganisatie stroomlijnt en bundelt daarbij de behoefte van de klanten en regisseert, in overleg met de klanten, het logistieke proces van leveringen door de Dienstverlener(s). 1.2.3 Personele consequenties Het inrichten van de IT-regieorganisatie en het afstoten van de huidige IT-organisaties heeft personele consequenties voor Quadraam. Concreet betekent dit voor met name systeembeheerders en helpdeskmedewerkers dat hun functie vervalt. Quadraam vraagt aan de IT-Dienstverlener om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn voor de overname van personeel. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 6 van 95
Hoewel Quadraam zich realiseert dat een overnameverplichting niet realistisch is, stelt Quadraam wel als eis, dat de IT-Dienstverlener, na gunning, het onderzoek naar eventuele overname van medewerkers van Quadraam uitvoert en gesprekken voert met potentiële gegadigden. Een grove indicatie van het aantal potentiële gegadigden is tien. 1.2.4 IT-uitgangspunten Quadraam De ontwikkelingen rond IT gaan snel. De integratie van IT in het onderwijs is inmiddels zo ver doorgevoerd dat onderwijs zonder IT nauwelijks denkbaar is. Ook de komende jaren zullen deze ontwikkelingen voortgaan en versnellen. De IT-component in het onderwijs moet daarop aansluiten. IT moet aansluiten bij de continu veranderende belevingswereld van de leerlingen en medewerkers. Omdat IT continu aan verandering onderhevig is valt de toekomst moeilijk te duiden. Quadraam wil daar zo goed mogelijk op inspelen door te kiezen voor algemeen gangbare en flexibele oplossingen die schaalbaar zijn en die zich direct kunnen aanpassen aan veranderde behoefte. Bovendien geeft Quadraam er de voorkeur aan derden te laten investeren en faciliteiten als dienst af te nemen om flexibel te kunnen handelen bij veranderende omstandigheden. Geheel in lijn met het Quadraam beleid richt IT zich bij nieuwe ontwikkelingen en producten op zaken die hun waarde reeds hebben bewezen in de markt. Quadraam zal IT-ontwikkelingen oppakken als een eerste groep vanuit de markt de oplossing reeds heeft omarmd. Quadraam is een snelle volger met betrekking tot IT-ontwikkelingen. In het verlengde van de hier genoemde ICT uitgangspunten van toepassing zijnde architectuurprincipes zijn opgevoerd in bijlage N. Bij het zoeken naar oplossingen voor problemen of ontwikkelingen wordt de voorkeur gegeven aan investeringen die veel waarde toevoegen aan het (onderwijs)proces. Dit geldt voor elke verandering (met een IT-component). IT levert pas een toegevoegde waarde als gebruikers het toepassen. Alleen het gebruik van IT kan een investering rechtvaardigen. Medewerkers zullen worden getraind zodat hun kennis en vaardigheden ten aanzien van IT toeneemt. Daarnaast zullen de medewerkers in het onderwijs worden ondersteund door collega s die zich toeleggen op informatievoorziening. Zij zorgen er gezamenlijk met de docenten en het ondersteunend personeel - voor dat de informatie aansluit bij de (onderwijs)processen. Ze zijn ook de verbindende schakel naar Informatie Management. Informatie Management draagt zorg voor de regie over het definiëren van de (informatie)vraagstelling bij de scholen. Ze weegt de informatiebehoefte van scholen en ondersteunende afdelingen af en zoekt naar grootste gemene delers, om zo tot keuzes te komen inzake de meest optimale IT-ondersteuning voor Quadraam. Hamvraag daarbij is: Wat voegt het meeste waarde toe? Het belang van informatie in het onderwijs zal toenemen. Daarmee nemen ook de digitalisering en complexiteit toe. Een optimale informatievoorziening is belangrijk en zal steeds meer de aandacht vragen van de IT-organisatie. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 7 van 95
Het eenmalig vastleggen van informatie bij de bron en het toepassen van eenduidige sturingsinformatie, gekoppeld aan eenduidige definities, zijn aspecten die Quadraam nastreeft. In de processen wil Quadraam samenwerking tussen leerlingen en/of medewerkers stimuleren. Dit geldt ook voor het delen van informatie en het kunnen communiceren op een wijze die men ook buiten school gewend is. De informatie moet daarbij gemakkelijk toegankelijk zijn voor de doelgroepen en goed beveiligd zijn tegen ongewenst gebruik. Quadraam streeft ernaar om kwaliteitsverbeteringen en efficiencyvoordelen te behalen door gebruik te maken van haar schaalgrootte. Door IT op een eenduidige wijze te integreren en te organiseren, kan kennis worden gebundeld en synergie voordelen worden behaald. Het streven naar standaardisatie en het werken volgens principes en structuren past daar bij. Onderwijs is steeds afhankelijker van een goede informatievoorziening. Hierop zal de Quadraam IT-organisatie gericht moeten zijn. De techniek die ervoor zorgt dat processen voorzien worden van informatie, wordt aangeduid als Automatisering. Automatisering faciliteert het onderwijs en wordt als dienst geleverd door een derde. Met deze partij worden afspraken gemaakt over de wijze van dienstverlening ten aanzien van kwaliteit en snelheid, maar ook over beschikbaarheid, betrouwbaarheid en performance van IT-systemen. Het beheer van de techniek is geen kernactiviteit voor Quadraam. IT dient op een adequate manier geregeld te zijn voor gebruikers. Zij moeten de mogelijkheden die IT biedt als een vrijheid van werken en leren ervaren. Een vrijheid die tot uiting komt in het kunnen werken met any device, en onafhankelijk van tijd en plaats. Een voorbeeld hiervan vinden we op het Beekdal Lyceum. Het Beekdal Lyceum wil ipads in gaan zetten voor alle eerste klassen vanaf augustus 2012. Hoewel deze ipads van het type 2 PC s (CYOD) (zie paragraaf 6.4.2) zijn, waarbij er geen beheer van de Dienstverlener wordt gevraagd, dient de benodigde server wel in de toekomstige situatie in het datacenter van de Dienstverlener te worden opgenomen. Deze ontwikkelingen vragen daarmee dus om flexibiliteit van de toekomstige Dienstverlener. Door gebruik te maken van IT kan ook meer ingespeeld worden op individuele behoeften van leerlingen in relatie tot hun onderwijstraject. Voorwaarde voor deze vrijheid is dat applicaties als dienst worden afgenomen. Het aantal applicaties dat als dienst geleverd wordt zal de komende jaren fors toenemen ten koste van conventionele applicaties. Onder Quadraam vallen dertien scholen. Elke school heeft een eigen identiteit en wil zich als zodanig in de markt kunnen profileren. Scholen zijn daarom vrij in de keuze van onderwijstoepassingen. Daarnaast willen de scholen profiteren van de kracht van een Quadraam als centrale ondersteunende organisatie. Hiervoor dienen gezamenlijke afspraken te worden gemaakt ten aanzien van structuren, principes en standaarden. Devices van gebruikers zullen in steeds meer verschijningsvormen binnen de schoolomgeving worden gebruikt. Gebruikers zullen in de toekomst hun eigen devices meebrengen. De netwerkomgeving, die toegang tot de portal en beveiliging regelt, moet hierop voorbereid zijn. De portal presenteert informatie en geeft toegang tot applicaties en informatiebronnen. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 8 van 95
De portal is gestandaardiseerd in haar verschijningsvorm, doch qua content individueel aan de wensen van de (groepen) gebruiker(s) aangepast. Het kan - afhankelijk van de gebruiker onderwijs, ondersteunende en/of administratieve toepassingen bevatten. Bij ondersteunende en administratieve toepassingen wordt gestreefd naar een standaardisatie binnen Quadraam. Bij onderwijstoepassingen (of digitale leermiddelen) is de school bepalend. 1.2.5 Projectomschrijving De gewenste dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Het als dienst afnemen van een centrale IT-voorziening (hoofdstuk 7): Applicatiedistributie en technisch applicatiebeheer; Centrale dataopslag, back-up en restore; Beveiligingsdiensten. 2. Beheer en onderhoud van de IT-voorziening (hoofdstuk 8): Beheer werkplekapparatuur; IT-beheer op basis van ITIL; Helpdesk functie; Het uitvoeren van de SPOC (Single Point Of Contact) functie richting externe leveranciers voor: Interne LAN/WLAN infrastructuur; WAN-verbindingen; Randapparatuur (digiborden, printers, gebouwbeheersystemen, toegangssystemen e.d.); VoIP. 3. Ontsluiting van de Quadraam omgeving middels een portal (hoofdstuk 9). 4. Transitie/Migratie naar de nieuwe situatie (hoofdstuk 10). Alle Quadraam scholen zijn onderling gekoppeld via een breedband netwerk (WAN). De door de leverancier te leveren dienstverlening dient via dit netwerk te worden ontsloten. Een detailbeschrijving van het WAN is opgenomen in bijlage P. 1.2.6 Projectafbakening Quadraam levert de werkplekapparatuur inclusief de benodigde OS licenties voor de werkplekapparatuur en alle noodzakelijke licenties voor de applicaties. Ook alle overige decentrale apparatuur (printers, scanners, digiborden e.d.) en de volledige LAN/WLAN/WAN-infrastructuur worden door Quadraam aangeschaft. Quadraam blijft ook eigenaar van deze producten. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 9 van 95
De dienstverlener voorziet in en blijft eigenaar van alle overig noodzakelijke hard- en software (zoals datacenter faciliteiten) welke benodigd zijn voor het realiseren van de dienstverlening. 1.2.7 Leeswijzer Deze offerteaanvraag bevat een hoofdtekst (dit document) en bijlagen. De hoofdtekst bestaat uit de volgende onderdelen: In hoofdstuk 2 Aanbestedingsvoorwaarden worden de voorwaarden beschreven die naast het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) van toepassing zijn op deze aanbesteding. In hoofdstuk 3 Beoordelingsmethode wordt de methode beschreven die Quadraam zal hanteren bij het beoordelen van de Inschrijvingen en de daarbij gehanteerde Minimumeisen en Gunningscriterium. In hoofdstuk 4 Uitsluitingsgronden en Minimumeisen worden de Uitsluitingsgronden en Minimumeisen opgesomd die van toepassing zijn. Deze zijn gebaseerd op het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). In hoofdstuk 5 en 6 schetsen de huidige omgeving en de gewenste situatie op hoofdlijnen. Het Programma van Eisen is ondergebracht in de hoofdstukken 7 (Centrale IT-voorziening), 8 (Beheer en onderhoud), 9 (Portal) en 10 (Transitie, Migratie en acceptatie). De bijlagen vormen de basis waarop de Inschrijver zijn Inschrijving dient te baseren. Bijlagen A t/m J: bevatten diverse modellen die door de Inschrijver moeten worden gebruikt bij het opstellen van de Inschrijving. Bijlage K, Prijzenoverzicht: in deze bijlage wordt het model opgegeven dat de Inschrijver dient te hanteren bij het uitwerken van zijn financieel aanbod. Bijlage L bevat de concept raamovereenkomst. Bijlage M beschrijft de huidige ICT omgevingen per school. Bijlage N beschrijft de architectuurprincipes. Bijlage O beschrijft de locatieontwikkeling en leerlingaantallen. Bijlage P beschrijft het WAN. Bijlage Q beschrijft de apparatuur die voor inruil in aanmerking komt. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 10 van 95
1.3 Instructies en vragenlijst Inschrijving Dit hoofdstuk is samengesteld ter ondersteuning van de Inschrijver bij het tot stand komen van een kwalitatief goede Inschrijving. Het volgen van de instructies en de vragen in dit hoofdstuk biedt Quadraam de gelegenheid de Inschrijvingen snel en objectief te kunnen beoordelen. Het is in het belang van beide partijen dat de instructies en vragen nauwkeurig en in de aangegeven volgorde worden opgevolgd. 1 Graag starten met een algemene aanbiedingsbrief met daarin een korte samenvatting van de Inschrijving. 2 U dient akkoord te gaan met de voorwaarden zoals benoemd in hoofdstuk 2. Graag een verklaring hieromtrent onder Tabblad 1 van uw Inschrijving plaatsen. 3 De in hoofdstuk 4 gevraagde bewijsstukken dienen onder Tabblad 2 van de Inschrijving te worden geplaatst. Binnen deze tab dient tevens de in het hoofdstuk gehanteerde onderverdeling te worden gehanteerd. 4 Bij de beantwoording van het gestelde in het Programma van Eisen (hoofdstuk 7, 8, 9 en 10) dient u gebruik te maken van de conformiteittabel (bijlage J). Een verdere toelichting is opgenomen in paragraaf 3.4. U dient uw antwoorden op hoofdstuk 5 onder Tabblad 3 van uw Inschrijving te plaatsen. 5 In bijlage L is de concept raamovereenkomst opgenomen. De inkoopvoorwaarden van Quadraam kunt u vinden op de website van Quadraam: http://www.quadraam.nl/showsite.asp?map_id=8564. U dient bij inschrijving onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de Inkoopvoorwaarden en raamovereenkomst. Voor de verdere procedure verwijzen wij u naar paragraaf 2.5 sub 8 en 9. U dient onder Tabblad 4 van uw Inschrijving een verklaring te plaatsen waarin u onvoorwaardelijk akkoord gaat met de Inkoopvoorwaarden en de raamovereenkomst. 6 U dient het prijsmodel zoals opgenomen in bijlage K conform het gevraagde in te vullen, waarbij de structuur van het model wordt gehanteerd. U dient het prijsmodel onder Tabblad 5 van uw Inschrijving te plaatsen. 7 U dient alle relevante folders en beschrijvingen die u Quadraam niet wilt onthouden onder Tabblad 6 van uw Inschrijving te plaatsen. 8 U dient een concept plan van aanpak voor de Transitie, Migratie en acceptatie, met daarin minimaal benoemd hetgeen vermeld staat in hoofdstuk 10, onder Tabblad 7 van uw Inschrijving te plaatsen. 9 U dient een conceptplanning onder Tabblad 8 van uw Inschrijving te plaatsen. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 11 van 95
2 Aanbestedingsvoorwaarden Bij het volgen van de in deze Offerteaanvraag beschreven procedure zijn de in dit hoofdstuk genoemde voorwaarden van toepassing. Door het doen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met het bepaalde in deze Offerteaanvraag. Indien de Inschrijver afwijkt van deze aanbestedingsvoorwaarden, zal Quadraam de Inschrijving ongeldig verklaren en terzijde leggen. 2.1 Indienen van de Inschrijving 1 De uiterste inleverdatum van de Inschrijving is op: 17 september 2012 om 12.00 uur De Inschrijving dient te worden aangeleverd op het onderstaande adres: Stichting Quadraam T.a.v. Esther Thoonen Saturnus 7 6922 LX Duiven Hiervoor gelden de volgende kantoortijden: 09.00-17.00 uur. 2 Inschrijvingen die na het in punt 1 genoemde tijdstip worden ontvangen, worden ongeopend terzijde gelegd. 3 Bij de ontvangst van de Inschrijving zal Quadraam een ontvangstbewijs afgeven, waarop in ieder geval wordt aangegeven het aantal enveloppen c.q. pakketten dat is afgeleverd, de dag, de datum, het tijdstip van ontvangst en de namen en handtekeningen van zowel de ontvangende als de aanbiedende persoon. 4 Het risico van postbezorging bij Quadraam na de uiterste inleverdatum berust uitdrukkelijk bij de Inschrijver. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 12 van 95
2.2 De vorm van de Inschrijving 1 De Inschrijver wordt verzocht de Inschrijving vergezeld van een door een daartoe bevoegde functionaris ondertekende aanbiedingsbrief in drievoud op papier, bestaande uit één origineel en twee kopieën, alsmede in enkelvoud op een gangbaar digitaal medium (bijvoorbeeld cd-rom, USB-stick) in pdf-formaat aan te leveren. Bij verschillen tussen de papieren exemplaren en die op de CD-ROM is het originele papieren exemplaar bepalend. 2 De originele Inschrijving en de kopieën dienen te worden aangeleverd in een ringband met een losbladig systeem. 3 De Inschrijving dient geheel te worden aangeleverd in een gesloten envelop of pakket. Op de buitenenvelop mogen geen kenmerken van de afzender staan of andere kenmerken die tot een herkenning van de afzender aanleiding kunnen geven. De enveloppen dienen duidelijk te zijn voorzien van het opschrift Vertrouwelijk, alleen te openen door geadresseerde, niet door receptie of postkamer. 4 Iedere pagina dient te zijn geparafeerd door een daartoe bevoegde persoon. De kopieën dienen afdrukken te zijn van de originele geparafeerde versie. De bevoegdheid om de Inschrijving te ondertekenen en te paraferen dient te blijken uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Mocht een ander persoon worden gemachtigd om de Inschrijving en bijbehorende stukken te ondertekenen, dan dient u een door een tekenbevoegd persoon getekende schriftelijke volmacht toe te voegen aan uw Inschrijving. 5 Bij de Inschrijving dient een inhoudsopgave aanwezig te zijn waarin wordt aangegeven uit welke delen en bijlagen de Inschrijving bestaat. 6 Elke pagina, bijlage en tekening van de Inschrijving dient te zijn voorzien van de handelsnaam van de Inschrijver, de projectnaam (IT-dienstverlening) en de datum. 7 De taal waarin de Inschrijving is opgesteld en waarin alle correspondentie plaatsvindt, is de Nederlandse taal. De Inschrijving mag vergezeld gaan van bijlagen zoals informatie van de producent over bepaalde producten of diensten, in de Nederlandse of Engelse taal. Eventuele mondelinge verduidelijkingen moeten in de Nederlandse taal kunnen worden gegeven. 8 Bijlagen mogen alleen worden toegevoegd als duidelijk wordt verwezen naar de eis, de wens en/of de vraag waarop de bijlage betrekking heeft. Tevens dient, indien de bijlage een uittreksel of kopie is, onmiskenbaar te worden aangegeven welk deel van de tekst behoort bij de gestelde eis, wens en/of vraag. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 13 van 95
9 Er dient strikt op basis van het gevraagde een Inschrijving te worden opgesteld. Varianten zijn uitdrukkelijk niet toegestaan. 2.3 Communicatie en informatieverstrekking 1 Quadraam zal het contact met de Inschrijver laten verlopen via een door de Inschrijver uit zijn midden aangewezen contactpersoon of diens plaatsvervanger. Beiden dienen volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn om namens de Inschrijver op te kunnen treden. 2 De namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van de contactpersoon en zijn/haar plaatsvervanger dienen in de Inschrijving te worden vermeld. 3 Quadraam zal het contact met de Inschrijver laten verlopen via het managementadviesbureau Expanding Visions BV middels quadraam@ev.nl. 4 Nadere inlichtingen over de offerteaanvraag worden tot 3 september 2012 uur verstrekt op voorwaarde dat daarom binnen een redelijke termijn voor het verstrijken van de uiterste termijn waarop Inschrijvingen kunnen worden ingediend om is verzocht. Informatie wordt wekelijks gepubliceerd op www.ev.nl/quadraam. Op verzoek van de Inschrijver kan voornoemde informatie schriftelijk worden verzonden. 5 Verzoeken tot nadere inlichtingen worden zo spoedig mogelijk behandeld. Mede gelet op de vakantieperiode heeft Quadraam reeds een tweetal data voor beantwoording van vragen middels een Nota van Inlichtingen opgenomen in de voorlopige planning. Alle vragen dienen via e-mail te worden ingediend via quadraam@ev.nl. De antwoorden op deze vragen worden iedere vrijdag op de projectwebsite www.ev.nl/quadraam geplaatst. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan mondelinge uitspraken. Contact opnemen met anderen dan de aangegeven contactpersoon wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken de Inschrijver daarom alleen via het genoemde e-mailadres te communiceren. 2.4 Commerciële condities 1 Alle prijzen dienen in euro s inclusief btw te worden vermeld. De afgegeven prijzen dienen betrekking te hebben op alle door de Inschrijver in het kader van deze offerteaanvraag te leveren goederen en/of overige te verrichten prestaties. 2 De Inschrijving dient een geldigheid van minimaal 60 dagen te hebben, gerekend vanaf de uiterste inleverdatum. Indien de besprekingen met de winnende Inschrijver waarin de afstemming van de bij de eventuele Gunning af te sluiten overeenkomst plaatsvindt meer tijd dan vooraf geschat was vergt, zal de geldigheidsduur stilzwijgend worden verlengd voor de duur van deze besprekingen. Indien rechtsmiddelen worden aangewend vóór het EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 14 van 95
moment van definitieve Gunning zal de gestanddoeningstermijn stilzwijgend worden verlengd tot twee weken na uitspraak van het rechterlijke vonnis. 3 De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van de Inschrijver dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn niet van toepassing. 4 Alle kosten van Inschrijving als gevolg van deelname aan deze aanbestedingsprocedure zijn voor rekening van de Inschrijver. 2.5 Algemene aanbestedingsvoorwaarden 1 Door het accepteren van een opdracht verplicht de Inschrijver zich om aan de gevraagde levering, dienstverlening en uitvoering van werkzaamheden zoals gesteld in de offerteaanvraag te voldoen, inclusief de daarin gestelde specificaties. 2 De Inschrijving is onherroepelijk en zonder voorbehoud. 3 Door het niet inwinnen van schriftelijke inlichtingen acht de Inschrijver deze offerteaanvraag en de bijbehorende bijlage(n) voldoende uitvoerig en toereikend. 4 Het niet-voldoende inspelen op of foutief interpreteren van de door Quadraam aangereikte informatie kan nooit aanleiding zijn tot vertraging van de aanbesteding of verrekening van kosten. 5 De aanbestedingsdocumenten (waaronder deze Offerteaanvraag inclusief de Bijlagen) zijn met grote zorgvuldigheid opgesteld. Mocht u echter constateren dat het document of de gevolgde procedure onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken of strijdigheden met het BAO bevat dan bent u gehouden hiervan onverwijld, doch uiterlijk binnen vijftien dagen na ontvangst van het desbetreffende aanbestedingsdocument, schriftelijk melding te doen aan de contactpersoon van Quadraam. Als een Inschrijver niet tijdig op de voorgeschreven wijze Quadraam heeft geattendeerd, heeft die Inschrijver daarmee ieder recht jegens Quadraam verspeeld voor zover verband houdende met de vermeende onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken of strijdigheden met het BAO. U dient hier derhalve tijdig aandacht te besteden aan hetgeen is opgenomen in de desbetreffende aanbestedingsdocumenten en zich zo nodig te laten adviseren. 6 De Inschrijver dient volledige geheimhouding te betrachten naar derden met betrekking tot informatie die betrekking heeft op deze offerteaanvraag. De gedurende deze aanbesteding verkregen informatie mag Uitsluitend ten behoeve van de realisatie van het uitbrengen van een Inschrijving naar aanleiding van deze aanbesteding worden gebruikt. Indien Quadraam gegronde redenen heeft om hieraan te twijfelen, kan Quadraam besluiten dat Inschrijver van verdere deelname aan de procedure wordt uitgesloten. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 15 van 95
7 Indien door de Inschrijver gebruik wordt gemaakt van een onderaannemer of van personeel ingehuurd bij derden, wordt de Inschrijver geacht dit kenbaar te maken onder vermelding van de bedrijfsnaam, het aantal mensen dat wordt ingehuurd en de werkzaamheden die door derden worden uitgevoerd. 8 De bijgevoegde concept raamovereenkomst is in dit stadium nadrukkelijk nog geen aanbod tot het aangaan van een overeenkomst. De Inschrijver dient bij Inschrijving onvoorwaardelijk in te stemmen met de definitieve raamovereenkomst. 9 In verband met het onvoorwaardelijk instemmen met de Inkoopvoorwaarden en de raamovereenkomst is het belangrijk dat u deze documenten zorgvuldig leest en uw vragen, opmerkingen en eventuele nieuwe of alternatieve teksten uiterlijk 28 augustus 2012 voor 17.00 per e-mail indient bij de in paragraaf 2.3 genoemde contactpersoon. Alternatieve en nieuwe teksten dienen gemotiveerd te worden ingediend. Gebeurt dit niet, dan is Quadraam niet of onvoldoende in staat om te beoordelen of de bestaande Inkoopvoorwaarden en raamovereenkomst wel/niet gewijzigd moeten worden dan wel nieuwe teksten als dan niet worden gehonoreerd. Quadraam zal alle vragen, opmerkingen en alternatieve teksten zorgvuldig bestuderen en besluiten of de Inkoopvoorwaarden en raamovereenkomst gewijzigd moet worden. De wijzigingen worden opgenomen in de laatste Nota van Inlichtingen zodat voor alle Inschrijvers duidelijk is waar zij onvoorwaardelijk mee in dienen te stemmen. 2.6 Toepasselijk recht en geschillen De verhouding tussen Quadraam en Inschrijver wordt uitsluitend beheerst door het Nederlandse recht. Een vordering in verband met enige handeling en/of beslissing van Quadraam in het kader van deze aanbesteding daaronder begrepen bekendmakingen of het stellen van voorschriften in de aanbestedingsdocumenten, beslissingen tot selectie van Inschrijver en/of gunningsvoornemens dient aanhangig te zijn gemaakt bij de Voorzieningenrechter te Arrondissement Arnhem binnen 15 dagen na verzending van bekendmaking daarvan aan Inschrijver of, bij gebreke van zo'n bekendmaking, binnen 15 dagen nadat Inschrijver met de desbetreffende handeling en/of beslissing van Quadraam bekend werd of redelijkerwijs bekend had moeten zijn. Indien niet tijdig en op deze wijze een vordering aanhangig is gemaakt, vervalt elk recht van de Inschrijver om ten aanzien van de desbetreffende handeling en/of beslissing een vordering tegen Quadraam in te stellen. Het voorgaande geldt niet met betrekking tot vorderingen in een bodemprocedure die zien op vergoeding van schade door Quadraam. Dergelijke vorderingen dienen binnen 30 dagen nadat Inschrijver met de handeling en/of beslissing waarop de vordering is gebaseerd bekend werd of redelijkerwijs bekend had moeten zijn, aanhangig zijn gemaakt bij de bevoegde rechter te EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 16 van 95
Arrondissement Arnhem bij gebreke waarvan elk recht van Inschrijver vervalt om ten aanzien van de desbetreffende handeling en/of beslissing zo'n vordering jegens Quadraam in te stellen. 2.7 Karakter termijnen Tenzij de aanbestedingsdocumenten uitdrukkelijk anders bepalen zijn de daarin aan Inschrijver gestelde termijnen (waaronder die voor het stellen van vragen, het indienen van een Inschrijving, het doen van een Inschrijving en het stellen van vorderingen) fatale termijnen. Bij overschrijding ervan treedt verval van recht in. 2.8 Afbreken/wijzigen aanbesteding Quadraam behoudt zich het recht voor om niet tot gunning over te gaan en/of de aanbesteding tussentijds te beëindigen. Quadraam behoudt zich het recht voor de wijze waarop de aanbesteding zal verlopen aan te passen. Quadraam behoudt zich het recht voor om informatie in de aanbestedingsdocumenten aan te vullen en/of te wijzigen. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 17 van 95
2.9 Voorlopige planning Voorlopige planning Week Datum Activiteit 20-07-2012 Versturen van de aankondiging van de aanbesteding naar het EGbureau. 30-07-2012 Deadline stellen van vragen door Inschrijvers t.b.v eerste Nota van Inlichtingen. 03-08-2012 Eerste Nota van Inlichtingen 28-08-2012 Deadline stellen van vragen door Inschrijvers t.b.v. laatste Nota van Inlichtingen. 03-09-2012 Laatste Nota van Inlichtingen. 10-09-2012 Sluitingsdatum (12.00 uur). Week 37 Beoordeling Inschrijvingen. 13-09-2012 Verzenden vragen. 17-09-2012 Deadline beantwoording (12.00 uur). Week 38 Vaststelling gunningsbesluit 21-09-2012 Verzending gunningsbeslissing en afschrijvingsbrieven Week 39 Toelichtende gesprekken met de afvallers. Week 39/40 Afstemmingsbesprekingen over de bij een eventuele Gunning af te sluiten overeenkomsten. 08-10-2012 Einde wachttijd ex art. 55 lid 2 BAO. 08-10-2012 Definitieve Gunning. 09-10-2012 Ondertekenen contract Week 41 Verzending melding gegunde opdracht aan Inschrijvers. Week 41 Indienen Publicatie van gegunde opdracht. 10-10-2012 Start transitie traject met IT Dienstverlener De bovenstaande planning dient te worden beschouwd als een doelplanning en is voor betreft de onderdelen na de uiterste inleverdatum van de Inschrijving aan veranderingen onderhevig. Aan deze planning kunnen derhalve geen rechten worden ontleend. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 18 van 95
2.10 Verificatie van verstrekte informatie Quadraam houdt zich het recht voor om alle verstrekte informatie te (laten) verifiëren, door middel van bijvoorbeeld bedrijfsbezoeken, door het inwinnen van nadere informatie en het verkrijgen van inzicht in de te leveren producten en diensten. Door het indienen van een Inschrijving stemt u hiermee in. U stemt er tevens mee in om in voorkomend geval actief mee te werken aan de verificatie van verstrekte informatie, bij gebreke waarvan Quadraam gerechtigd is de Inschrijving (alsnog) ongeldig te verklaren en terzijde te leggen. Indien op enig moment blijkt dat een Inschrijver onjuiste informatie heeft verschaft, wordt die Inschrijver in de regel uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding. 2.11 Hertoetsing vóór Gunning Quadraam behoudt zich het recht voor om voordat zij een voorlopige Gunningsbeslissing neemt de door de Inschrijver verstrekte bewijsmaterialen (opnieuw) te toetsen. Indien blijkt dat de Inschrijver op het moment van toetsing niet (meer) voldoet aan de gestelde Minimumeisen dan wel dat één van de gehanteerde Uitsluitingsgronden van toepassing is, zal de Inschrijving (alsnog) ongeldig worden verklaard en terzijde worden gelegd. 2.12 Beroep op bekwaamheid Het is de Inschrijver toegestaan om zich te beroepen op de draagkracht en/of bekwaamheid van andere natuurlijke personen of rechtspersonen. Zie hiervoor Bijlage H en Bijlage I. 2.13 Bewijsstukken De gevraagde bewijsstukken worden vertrouwelijk behandeld. De bescheiden kunnen, indien gewenst, binnen twee weken na het afronden van de aanbestedingsprocedure worden afgehaald bij Quadraam. 2.14 Onderaanneming In geval van hoofd/onderaanneming geldt de hoofdaannemer als Inschrijver. De Inschrijver is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving inclusief alle door de onderaannemers in te vullen en te ondertekenen documenten. De Inschrijver dient in het geval van onderaanneming aan te geven welk deel van de opdracht aan wie in onderaanneming wordt gegeven. In dat geval geldt met betrekking tot het voldoen aan de Geschiktheidseisen het volgende: EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 19 van 95
Bijlage A Bedrijfsgegevens : Alle betrokken partijen (dus hoofdaannemer en zijn onderaannemers) moeten deze verklaring invullen en inleveren en hierop aangeven dat sprake is van een Inschrijver met onderaannemer(s), alsook wat de hoedanigheid is van de desbetreffende betrokken partij. De Inschrijver is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving. Bijlage B Dwingende Uitsluitingsgronden : Deze verklaring inclusief bijbehorende bewijsmiddelen dienen door alle betrokken partijen (dus hoofdaannemer en zijn onderaannemers) afzonderlijk te worden ingevuld en ingeleverd. De Inschrijver is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving. Bijlage C Uitsluitingsgronden : Deze verklaring inclusief bijbehorende bewijsmiddelen dienen door alle betrokken partijen (dus hoofdaannemer en zijn onderaannemers) afzonderlijk te worden ingevuld en ingeleverd. De Inschrijver is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving. Bijlage D Bewijs van Inschrijving in nationaal beroepsregister : Het gevraagde bewijsmiddel dient door de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd. Bijlage E Financiële en economische draagkracht ex artikel 48 BAO : Deze verklaring dient door de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd met daarbij de vermelding ten aanzien van welke onderdelen een beroep wordt gedaan op middelen van een onderaannemer. Bijlage F Holdingverklaring : Deze verklaring dient door de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd. Bijlage G Referenties : Deze verklaring dient door de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd met daarbij de vermelding ten aanzien van welke onderdelen een beroep wordt gedaan op middelen van een onderaannemer. EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12 pagina 20 van 95