BIJZONDER BESTEK 15/E-84 VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN MET ALS VOORWERP BIBART. RAAMOVEREENKOMST VOOR GEZAMENLIJKE AANKOOP VAN GAMES VOOR DE BIBLIOTHEEKCOLLECTIE VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING Opdrachtgevend bestuur Stad Aalst Ontwerper Stedelijke bibliotheek Aalst, Arnoud Van Der Straeten, Werf 9 te 9300 Aalst Het bestek wordt ter beschikking gesteld in het e-notification platform op https://enot.publicprocurement.be/. Indien dit bestek op een andere wijze werd verzonden neemt de stad Aalst geen enkele verantwoordelijkheid op m.b.t. de correctheid van dit elektronisch document, noch kan dit bestek of enige bepaling eruit de stad Aalst of de verzender juridisch verbinden. De enige juridisch geldige versie van het bestek is de ter beschikking gestelde versie op https://enot.publicprocurement.be/. Blz. 1
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING... 4 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE... 5 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 6 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE... 6 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES... 7 I.9 VERBINTENISTERMIJN... 7 I.10 GUNNINGSCRITERIA... 7 I.11 PRIJSHERZIENINGEN... 8 I.12 VARIANTEN... 8 I.13 KEUZE VAN OFFERTE... 8 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN... 9 II.1 LEIDEND AMBTENAAR... 9 II.2 VERZEKERINGEN... 9 II.3 BORGTOCHT... 9 II.4 LOOPTIJD EN LEVERINGSMODALITEITEN... 9 II.5 BETALINGSTERMIJN... 9 II.6 WAARBORGTERMIJN...10 II.7 OPLEVERING...10 II.8 ILLEGAAL VERBLIJVENDE ONDERDANEN...10 II.9 LOON VERSCHULDIGD AAN WERKNEMERS...11 III. TECHNISCHE BEPALINGEN... 12 III.1 ALGEMEENHEID VAN HET AANBOD...12 III.2 INFORMATIEVOORZIENING...12 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER... 14 BIJLAGE B : VERKLARING VOLMACHT ONDERTEKENAAR... 16 Blz. 2
Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Opgelet! Alle vragen, zowel van technische als van administratieve aard dienen gesteld te worden via het online forum dat ter beschikking wordt gesteld op de e-notification website HET FORUM SLUIT 10 DAGEN VOOR DE OPENING VAN OFFERTES Ontwerper Naam: Stedelijke bibliotheek Aalst Adres: Werf 9 te 9300 Aalst Contactpersoon: De heer Arnoud Van der Straeten Telefoon: 053 72 35 37 E-mail: arnoud.vanderstraeten@aalst.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 106 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van toepassing gemaakt. Artikel 57 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht. Blz. 3
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze leveringen: Bibart. Raamovereenkomst voor gezamenlijke aankoop van games voor de bibliotheekcollectie. Bibart ondersteunt de gezamenlijke aankoop als intergemeentelijk samenwerkingsverband. Leveringsplaats: - bibliotheek Aalst, Zwarte Zusterstraat 17b, 9300 Aalst - bibliotheek Denderleeuw, Vrijheidsstraat 11, 9470 Denderleeuw - bibliotheek Lede, Kerkevijverstraat 19a, 9340 Lede - bibliotheek Erpe-Mere, Oudenaardsesteenweg 458, 9420 Erpe-Mere - bibliotheek Haaltert, Achterstraat 2, 9450 Haaltert - bibliotheek Ninove, Graanmarkt 12, 9400 Ninove I.2 Identiteit van de opdrachtgever Stad Aalst Werf 9 9300 Aalst De aanbestedende overheid voert de procedure en treedt ook op in naam van: - gemeente Denderleeuw, A. De Cockstraat 1, 9470 Denderleeuw - gemeente Lede, Markt 1, 9340 Lede - gemeente Erpe-Mere, Oudenaardsesteenweg 458, 9420 Erpe-Mere - gemeente Haaltert, Hoogstraat 41, 9450 Haaltert - stad Ninove, Centrumlaan 100, 9400 Ninove I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, 2, 1 d (limiet van 207 000,00 EUR excl. btw niet overschreden) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst en een % korting ten aanzien van de online-prijzen. Definitie online-prijzen: deze moet openbaar raadpleegbaar zijn, dus zonder voorafgaandelijke login en voor iedere gebruiker ten allen tijde raadpleegbaar. De inschrijver voegt een link naar zijn Blz. 4
website toe in zijn offerte. Offertes van inschrijvers van wie de online-prijzen niet openbaar raadpleegbaar zijn, zullen worden uitgesloten. Dit komt erop neer dat de leverancier zelf kan bepalen welke tarieven (bv. uitgeversprijzen, winkelprijzen, C.A.P., andere ) online raadpleegbaar zijn (zonder login). De leverancier dient zijn percentage korting te verwerken op de online-prijzen. Er dient één globale korting opgegeven te worden die van toepassing is op het volledige gamma. De bibliotheek moet eveneens de voordelen kunnen genieten van eventuele voorintekening, promotieprijzen of prijzen op koopjes, indien deze prijzen lager liggen dan de prijs min de opgegeven korting in de offerte. De laagste prijs is steeds van toepassing. De geraamde uitgave voor deze opdracht is: - bibliotheek Aalst, 2000 - bibliotheek Denderleeuw, 2000 - bibliotheek Lede, 2000 - bibliotheek Erpe-Mere, 2000 - bibliotheek Haaltert, 2000 - bibliotheek Ninove, 2000 Elke extra uitgave bovenop dit voorziene krediet is onderhevig aan een beslissing van elk deelnemend bestuur. In de prijs zijn alle administratieve en leveringskosten inbegrepen. I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) * Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 20 1 en 1/1 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en artikel 61 tot en met 66 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. * Het attest blanco strafregister kan door de aanbestedende overheid niet rechtstreeks opgevraagd worden via de elektronische middelen van de federale overheid (telemarc/digiflow). Daarom vragen wij om een attest blanco strafregister bij uw offerte te voegen dat u kan opvragen via cjccsr@just.fgov.be U hoeft enkel de firmanaam, adres, btw nummer en reden van aanvraag in het kader van onderzoek inschrijving van een overheidsopdracht op te geven. Het attest zal u vervolgens met de post worden overgemaakt. Indien u al in het bezit bent van dergelijk attest, gelieve er dan voor te zorgen dat dit niet ouder is dan maximum 5 maanden voor datum inschrijving. * Voor buitenlandse inschrijvers: Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes, overeenkomstig de wetgeving van het land waar hij gevestigd is. * Voor Belgische inschrijvers: In toepassing van het koninklijk besluit van 20 juli 2005 dient de Blz. 5
Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Een lijst van de voornaamste leveringen die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Minimum 3 referenties vereist. I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. Machtiging De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. I.7 Indienen van de offerte De volledige offerte, m.n. het offerteformulier, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde elektronisch ondertekend. Elk elektronisch aangeboden offertedocument moet correct elektronisch zijn ondertekend. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is (uittreksel en/of ondertekende verklaring van de gevolmachtigde moet mee in zijn dossier zitten). OPGELET: ENKEL DE ELEKTRONISCHE HANDTEKENING VAN HET INDIENINGSRAPPORT IS RECHTSGELDIG Offertes worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; naast de elektronische indiening ook een papieren offerte in te dienen; om meer dan één (1) elektronische offerte in te dienen. De capaciteit voor het opladen van offertes of kandidaturen is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk offertes of kandidaturen correct op te laden. Blz. 6
Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. Bij alle documenten die de inschrijver uploadt, dient hij zijn firmanaam op te nemen in de bestandsnaam. De aangeleverde bestanden, opgemaakt door het bestuur dienen gebruikt te worden. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige offerte. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 worden opgesteld. De offertes worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bijvoorbeeld PDF, MS Office of gelijkwaardig. De offertes moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving toelicht van de voorwaarden van artikel artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e- Procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. Uiterste datum voor het indienen van de offertes: zie publicatie De offerte kan niet ingediend worden op papier I.8 Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes. I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving 1 Prijs winkelmandje 50 Gewicht De online-prijzen moeten openbaar raadpleegbaar zijn, dus zonder voorafgaandelijke login. Offertes van inschrijvers van wie de online-prijzen niet openbaar raadpleegbaar zijn, zullen worden uitgesloten. Een log-in is weliswaar wel toegestaan voor het plaatsen van bestellingen. De beoordeling van dit gunningscriterium gebeurt op basis van de totale kostprijs van het winkelmandje (zie samenstelling onder de technische bepalingen rubriek III.1) min de opgegeven korting, van een door de aanbestedende overheid te bepalen verzameling van Blz. 7
games die representatief zijn voor de bibliotheekcollectie. De regel van drie wordt toegepast op het eindtotaal. Regel van drie; Score = (prijs laagste winkelmandje / prijs winkelmandje) * gewicht van het criterium prijs 2 Dienstverlening/service 50 De inschrijver voegt bij zijn offerte een omschrijving van hoe de dienstverlening/service zal verlopen zoals opgenomen in de technische bepalingen onder rubriek III.4. Gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid, duidelijkheid, flexibiliteit, zijn pluspunten en worden meegenomen in de beoordeling van dit criterium. Totaal gewicht gunningscriteria: 100 Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. I.11 Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing. I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. Blz. 8
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. II.1 Leidend ambtenaar De leiding over en het toezicht op de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar van elk deelneend bestuur: - bibliotheek Aalst, Arnoud Van Der Straeten, diensthoofd stedelijke bibliotheek - bibliotheek Denderleeuw, Tom De Ridder, bibliothecaris - bibliotheek Lede, Raf Ermens, bibliothecaris - bibliotheek Erpe-Mere, Els Stalpaert, bibliothecaris - bibliotheek Haaltert, Hilde Raes, bibliothecaris - bibliotheek Ninove, Luc Malderie, bibliothecaris II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. II.3 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd. II.4 Looptijd De opdracht loopt tot en met 31/12/2016. II.5 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de Blz. 9
aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. De leverancier maakt per maand 1 factuur op voor alle deelbestellingen van de afgelopen maand. De factuur vermeldt enkel het totaalbedrag per deelbestelling en de toegepaste korting. In bijlage aan de factuur dient verplicht het detail per deelbestelling/zendnota (met eenheidsprijzen en korting) gevoegd te worden. Het ontbreken van het detail per deelbestelling/zendnota geeft aanleiding tot het niet aanvaarden van de factuur. De facturatie dient per deelnemend bestuur opgemaakt te worden en verzonden aan volgend adres: - stad Aalst: dienst Financiën, Werf 9, 9300 Aalst met vermelding van het artikel- en actienummer vermeld in de brief 'kennisgeving sluiting (contract)'. Het btw nummer van de stad Aalst is BE 0207 437 468. - gemeente Denderleeuw, Vrijheidsstraat 11, 9470 Denderleeuw: btw nr: BE 0207 439 745 - gemeente Lede, Markt 1, 9340 Lede: btw nr: BE 0207.440.438 - gemeente Erpe-Mere, Oudenaardsesteenweg 458, 9420 Erpe-Mere: geen BTW-nummer - gemeente Haaltert, Hoogstraat 41, 9450 Haaltert: btw nr: BE 0207 439 151 - stad Ninove financiële dienst, Centrumlaan 100, 9400 Ninove: btw nr: BE 0207 441 527 II.6 Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing. II.7 Oplevering Na het verstrijken van de looptijd van de opdracht, wordt per bestuur naargelang het geval een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. II.8 Illegaal verblijvende onderdanen Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming; - ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1 de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel Blz. 10
49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt; 2 de niet-naleving van de onder 1 gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3 de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1 en 2 op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. II.9 Loon verschuldigd aan werknemers Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting haar werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt zij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot zij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel, naargelang, het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer; - ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1 de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen; 2 de niet-naleving van de onder 1 gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3 de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1 en 2 op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. Blz. 11
III. Technische bepalingen III.1 Algemeenheid van het aanbod De leverancier moet een divers aanbod garanderen: hij moet bereid en in staat zijn alle recente games (max. 3 jaar oud) van alle gewenste uitgevers te leveren. De leverancier moet in staat zijn ook titels te leveren waarover geen volledige bibliografische informatie beschikbaar is. De leverancier moet kunnen instaan voor het leveren van de games op volgende consoles: Playstation 3 & Playstation 4, Xbox 360 & Xbox One en Wii & Wii U. De beoordeling van gunningscriterium 1 zal gebeuren op basis van een winkelmandje dat als volgt samengesteld wordt: Er wordt een winkelmandje samengesteld met 21 games: 1 game voor Playstation 3 van de laatste 6 maanden 1 game voor Playstation 3 tussen 6 maand en 2 jaar 1 game voor Playstation 3 tussen 2 en 3 jaar 2 games voor Playstation 4 van de laatste 6 maanden 1 game voor Playstation 4 tussen 6 maand en 1 jaar 1 game voor Playstation 4 tussen 1 en 2 jaar 1 game voor Xbox360 van de laatste 6 maanden 1 game voor Xbox360 tussen 6 maand en 2 jaar 1 game voor Xbox360 tussen 2 en 3 jaar 2 games voor Xbox One van de laatste 6 maanden 1 game voor Xbox One tussen 6 maand en 1 jaar 1 game voor Xbox One tussen 1 en 2 jaar 2 games voor WiiU van het laatste jaar 2 games voor WiiU tussen 2 en 3 jaar oud 2 games voor Wii van de laatste 2 jaar Indien blijkt bij de samenstelling van het winkelmandje dat het aanbod van een bepaalde inschrijver te beperkt is om tot een gemeenschappelijke lijst van producten te komen, wordt deze inschrijver niet verder meegenomen gezien hij materieel niet voldoet. III.2 Informatievoorziening De leverancier moet geregeld en gratis bibliografische informatie (uitgeverscatalogi, folders, prospectussen, ) van uitgevers ter beschikking van de bibliotheken stellen. Dit mag ook digitaal gebeuren. III.3 Leveringsmodaliteiten De aanbestedende overheid specifieert geen leveringstermijn. Bijgevolg moet de leverancier zelf een leveringstermijn voorstellen in zijn offerte (in kalenderdagen). De leveringen gebeuren van maandag tot vrijdag tijdens de kantooruren, bij voorkeur na afspraak met de leidend ambtenaar van de respectievelijke bibliotheek. De maximale leveringstermijn bedraagt 30 kalenderdagen, voor zover de titels onmiddellijk leverbaar zijn en er geen andere leveringsfrequentie met de leverancier is afgesproken. De leverancier is bereid Blz. 12
om alle bibliotheken elke maand te bezoeken, ongeacht het te leveren volume en voor zover er geen andere afspraken met bibliotheken zijn gemaakt. Elke levering moet vergezeld zijn van een leveringsnota, waarop tenminste de volgende gegevens duidelijk vermeld zijn: - naam en adres van de leverancier. - datum van de levering. - voor elk ingesloten werk: titel, uitgever, aantal geleverde exemplaren, eenheidsprijs en prijs na aftrek van de korting. Voor niet meer leverbare titels moet de leverancier regelmatig lijsten terugbezorgen met de reden(en) waarom de titels niet meer kunnen geleverd worden. Voor tijdelijk niet leverbare titels moet de leverancier de bestelling gedurende 5 maanden in nota houden. Nadien annuleert hij de bestelling en stuurt hij de bestelling terug met vermelding van de annulering. Op de leveringsnota vermelde titels die beschadigd zijn of op een andere wijze materieel niet voldoen (beschadigde, onvolledige, verkeerd gebonden of verkeerd geleverde werken) moeten door de leverancier worden afgehaald of op zijn kosten kunnen worden terugbezorgd én moeten worden vervangen aan de voorziene prijs, zonder bijkomende kosten. Dubbel bestelde goederen moeten kosteloos worden teruggenomen. III.4 Dienstverlening en service De inschrijver voegt bij zijn offerte een omschrijving van hoe de dienstverlening/service zal verlopen op vlak van: - online bestelsysteem, alsook de mogelijkheden qua bestelopvolging incl. financiële opvolging, de eventuele rapportagemogelijkheden, hierbij is een login toegestaan - aanpak en wijze van communicatie bij dringende bestellingen - aanbod via de online databank, enkel raadpleegbaar zonder login - wijze waarop marktinformatie (digitaal) wordt aangeleverd, minstens 1x/maand De dienstverlening/service dient voor alle bibliotheken eenvormig te zijn en per bibliotheek afzonderlijk van toepassing. Blz. 13
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP BIBART. RAAMOVEREENKOMST VOOR GEZAMENLIJKE AANKOOP VAN GAMES VOOR DE BIBLIOTHEEKCOLLECTIE Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE Blz. 14
BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de een korting van % op de online prijzen. Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC)... van de financiële instelling... geopend op naam van.... Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. Gedaan te... De... De inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 15
BIJLAGE B : VERKLARING VOLMACHT ONDERTEKENAAR De volledige offerte, m.n. het offerteformulier, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde elektronisch ondertekend. Elk elektronisch aangeboden offertedocument, inclusief indieningsrapport, moet correct elektronisch zijn ondertekend. Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is (uittreksel en/of ondertekende verklaring van de gevolmachtigde moet mee in zijn dossier zitten). OPGELET: bij het elektronisch indienen van de offerte is enkel de elektronische handtekening rechtsgeldig! Deze verklaring dient ingevuld en bij de offerte gevoegd te worden indien de offerte elektronisch ondertekend wordt door een andere persoon, gemachtigd door de volmachtgevende inschrijver. VERKLARING Hierbij verklaar ik, ondergetekende en gemachtigde voor ondertekening zoals vermeld in het Belgisch Staatsblad, van de firma.., dat de heer/mevrouw. de bevoegdheid heeft om de offerte voor de opdracht. rechtsgeldig elektronisch te ondertekenen. Naam en handtekening van de gemachtigd ondertekenaar zoals vermeld in Belgisch Staatsblad Blz. 16