Nieuwsbrief drie pagina 1 Alkmaar, februari 2014 PAST PERFORMANCE Past Performance één jaar later Past Performance draagt bij aan de motiveringsplicht die we als gemeente toch al hebben. Ruud Zethof (De Boerderij) Terugblik themabijeenkomsten Past Performance van CROW CROW heeft op 8 oktober 2013 in Amersfoort en op 16 januari 2014 in Utrecht bijeenkomsten georganiseerd over Past Performance. Volgens Paul van Bruggen, programmamanager van CROW heeft de Past Performance methodiek van Noord-Hollandse gemeenten de potentie om uit te groeien tot een volwaardig hulpmiddel voor decentrale overheden, aannemers en ingenieursdiensten. Het CROW heeft de ambitie om de website te gaan hosten, de methodiek en website verder (door) te ontwikkelen, te beheren en te onderhouden en de implementatie van de methodiek binnen de sector en binnen organisaties te stimuleren en ondersteunen. Dit is de conclusie na de twee themabijeenkomsten over Past Performance. Bont gezelschap Dat het thema leeft binnen de GWW-sector bleek al bij de aanmeldingen voor de bijeenkomsten: beide waren binnen enkele dagen volgeboekt. De deelnemers waren een bont gezelschap dat grofweg bestond uit 50% decentrale overheden, 25% aannemers en 25% adviesbureaus. De meningen aan het begin van de middagen waren verdeeld. Er waren enthousiaste Amersfoort Diemen Heiloo Meerlanden Provincie BEL gemeenten Drechterland Hilversum Oostzaan Zuid Holland (Blaricum, Eemnes Enkhuizen Hoorn Opmeer Schagen en Laren) Haarlem Huizen OVER gemeenten Stedebroec Beverwijk Haarlemmermeer Koggenland Oostzaan en Velsen Bloemendaal Heemskerk Landsmeer Wormerland Weesp Castricum Heemstede Langedijk Purmerend Wijdemeren Den Helder Heerhugowaard Medemblik Zandvoort Dit initiatief wordt ondersteund door: www.past-performance.nl
Nieuwsbrief drie pagina 2 voorstanders, maar zeker ook kritische deelnemers. Ook in dit geval blijkt dat het aangaan van de dialoog een positief effect heeft op de beeldvorming. De presentaties en workshops verschaften inzicht in het doel, de ontwikkelingen, de methodiek en de resultaten van Past Performance. Kritische deelnemers keerden na deze dagen goed geïnformeerd en met een meer positief beeld huiswaarts. Alkmaar, februari 2014 Past Performance stimuleert om beter met elkaar om te gaan. Peter Biersteker, (projectuitvoerder bij Ooms Construction bv) De sprekers van de tweede bijeenkomst Paul van Bruggen, programmamanager CROW, hield een inleiding over de hoofddoelstelling van Past Performance, de recente ontwikkelingen bij decentrale overheden en de ambitie en rol van CROW hierin. Hoofddoelstelling is het verder professionaliseren van de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Paul; De werkwijze en aanpak van de Noord- en Zuid-Hollandse gemeenten hebben de potentie om uit te groeien tot een praktisch toepasbaar, zorgvuldig en uniform hulpmiddel voor decentrale overheden. Persoonlijk ben ik overtuigd van de positieve invloed van Past Performance en dat het onze sector een grote stap voorwaarts brengt door een betere samenwerking. Dat de beide bijeenkomsten zo goed zijn verlopen geeft een onwijs goed gevoel. Bob Jansen, afdelingshoofd gemeente Heemstede, Martijn Romijn, afdelingshoofd gemeente Leiden en Arie Boekee, afdelingshoofd gemeente Gouda vertelden over de ontwikkelingen en toepassing van de systematiek bij Noord- en Zuid-Hollandse gemeenten. Bob; Het is geen juridisch dichtgetimmerd, maar een eenvoudig, laagdrempelig systeem, dat kwaliteit verhogend werkt. De dialoog is het belangrijkste instrument om de samenwerking te verbeteren. Martijn: het gaat om een bewustere samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en een betere onderbouwing bij voorselecties. Arie voegt hier aan toe dat Past Performance in ontwikkeling is. We willen van de aannemerij horen hoe zij onze houding en gedrag als opdrachtgever beoordelen. Wat is het nut van past performance? There is an elephant in the room met dit Engelse gezegde opende Niels Ruyter, regiomanager Bouwend Nederland, op inspirerende wijze de discussie over de systematiek van Noord- en Zuid-Hollandse gemeenten. De hoofddoelstelling om de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers te verbeteren kwam nauwelijks aan bod in de vragen naar aanleiding van de presentaties voorafgaand aan de discussie. Niels Ruyter: Dit doel is veel belangrijker dan de handige neveneffecten van Past Performance. Past Performance vraagt om een volwassen houding van twee kanten en wederzijds vertrouwen. Alleen dan kun je de vruchten plukken van dit instrument. Vragen en opmerkingen gingen vooral over de wijze van selectie die mogelijk is voor onderhandse bestedingen op basis van past performance. Vanuit het bedrijfsleven kwamen hierop vragen over de wijze waarop scores tot stand komen en of die kunnen worden ingezien en aangevochten. Past performance kan een bijdrage leveren aan de kwaliteit van de samenwerking en daarmee de kwaliteit van het werk. Er liggen efficiencyvoordelen in het verschiet en het verzilveren van die voordelen is nuttig. Tips om er een succes van te maken Niels Ruyter wees op de randvoorwaarden die Bouwend Nederland hiervoor hanteert: Een opdrachtgever dient volgens de Aanbestedingswet 2012 te gedragen met inbegrip van de Gids Proportionaliteit. Vervolgens gaat het er om op de juiste manier onderscheidende EMVI
criteria te formuleren voor projecten. Als deze zaken op orde zijn kun je de ambitie verhogen en denken aan Past Performance. Als die reguliere, vanuit de wet vereiste zaken, niet op de orde zijn heeft het weinig zin om met Past Performance te starten. Dit is een randvoorwaarde. Een belangrijke succesfactor is de menselijke factor. Als Past Performance beleidsmatig is omarmd moeten uitvoerenden goed worden geïnformeerd over de doelstelling en worden getraind op wat verwacht wordt. Bouwend Nederland krijgt vanuit de achterban meldingen over situaties waarin dit niet het geval is. Bedenk eens hoe slecht-geïnformeerde personen omgaan met Past Performance als er sprake is van een slecht bestek of wanneer goed overleg niet door de opdrachtgever op prijs wordt gesteld. Ten slotte is het meenemen van de present performance tijdens de realisatie van belang. Daarin komen sneller voorstellen ter verbetering van de kwaliteit en realiseer je automatisch de gewenste hoor en wederhoor. Na de presentaties en workshops werden de bijeenkomsten afgesloten met een netwerkborrel. Nut en noodzaak aan de orde Tijdens de bijeenkomsten van CROW werden nut en noodzaak van Past Performance aan de orde gesteld. Wat voegt een beoordelingssysteem toe aan de manier waarop opdrachtgevers en opdrachtnemers werken? Het plan van aanpak in de EMVI regelt toch al de onderlinge communicatie? Daarnaast werd de zorg uitgesproken dat er sprake kan zijn van een zwarte lijst en denkt een aantal opdrachtnemers dat de kerstpakketten maar weer van stal gehaald moeten worden. Bob Jansen, hoofd ingenieursbureau Heemstede en Ben Jong Rayon-/projectmanager, Ooms Construction geven hun visie op deze en andere vragen. Visie van opdrachtgever Houding en gedrag We meten houding en gedrag, dus niet het eindresultaat. Zegt Bob Jansen. Het gaat ook niet om de kerstpakketten en of we elkaars vrienden zijn. We beoordelen subjectieve onderdelen zo objectief mogelijk. In de beoordeling kijken we onder andere of de plannen worden nageleefd afspraken nagekomen worden en of de bouwplaats netjes en veilig is. Een gesprek daarover voeren we natuurlijk niet bij de oplevering maar vanaf de eerste minuut dat we met elkaar aan tafel zitten en met terugkerende regelmaat. Het zijn niet alleen de gesprekken, ook snel een telefoontje, mailtje of sms over iets wat je graag anders ziet of waar je juist heel tevreden over bent doen de relatie goed. Door met elkaar in gesprek te gaan zijn de wederzijdse verwachtingen helder. Daardoor verloopt de samenwerking soepeler. Samen leren Wij leren om als opdrachtgever zelf ook in de spiegel te kijken. Als een opdrachtnemer een laag cijfer krijgt moeten wij kunnen aangeven wat onze rol in de samenwerking was. Hebben wij goed en op tijd gecommuniceerd over wat we anders wilden? Eén van de projectleiders directievoerders Marco van Beek, uit de werkgroep houdt zichzelf die spiegel regelmatig voor. Hij zegt, ik durf fouten eerder toe te geven, excuses te maken, niet te treuren en direct naar oplossingen te zoeken. Ik kijk ook (nog) kritischer naar hoe ik contractstukken opstel en de aanbesteding vorm geef. Dit is een mooi voorbeeld van hoe we onze rol als opdrachtnemer graag zien.
Nieuwsbrief drie pagina 4 Alkmaar, februari 2014 We realiseren ons zeker dat deze verandering in houding en gedrag bij directievoerders en toezichthouders tijd nodig heeft. Het vraagt ook aan onze kant een nieuwe manier van werken. Daarom ontwikkelen we op dit moment met CROW en opdrachtnemers workshops en trainingen om elkaar aan de hand van praktijkvoorbeelden beter te leren kennen en begrijpen. Past Performance gaat immers over beter samenwerken. Uniformiteit Een grote, landelijke database voor het hele land. Dat zou mooi zijn Volgens Bob. De gegevens zijn dan één op één vergelijkbaar. Om dat te bereiken moeten we toewerken naar één website met een goede zoekmachine zodat je binnen een straal van bijvoorbeeld 50 kilometer een aannemer of adviesbureau kunt vinden. Elke aannemer kan in de database worden opgenomen door openbaar in te schrijven of gewoon door acquisitie te plegen. Voor opdrachtnemers is dit een manier om het bestaande netwerk te vergroten. Zwarte lijst Past Performance is geen zwarte lijst. Door het intensieve contact tussen opdrachtnemer en opdrachtgever vanaf het begin van de samenwerking is het gezamenlijk doel om een zo hoog mogelijk cijfer te halen. Een vier bij de start van de werkzaamheden kan makkelijk weggepoetst worden. Stel dat de eerste keer de bouwplaats niet op orde is, dan is dat meteen op te lossen en volgen op dat punt alleen nog maar hoge cijfers. Tussentijdse beoordelingen dienen als onderlegger voor het volgende gesprek en kan dan eventueel worden aangepast. Visie van opdrachtnemer Past Performance maakt het bespreken van de softe kant prettig. Valentijn van der Neut (directievoerder Gemeente Hoorn) Ooms Construction heeft voor de gemeente Den Helder BedrijvenPark de Dogger bouw- en woonrijp gemaakt. Ben Jong vertelt hoe hij terug kijkt op de samenwerking. In het bestek stond al dat Past Performance werd toegepast. Dat is wel zo prettig en zo hoort het ook. Wij staan er positief tegenover dat we worden beoordeeld op de samenwerking. Voor ons is het een kans om ons te onderscheiden op het gebied van goed opdrachtnemerschap. Door Past Performance krijg je een andere selectie. Opdrachtnemers kiezen nu voor goede samenwerking en kunnen aantonen waarom ze graag met Ooms willen werken. Wij willen relaties opbouwen en hier over 100 jaar nog zijn. Het gaat ons er niet om dat we eenmalig een opdracht scoren. Interactie Nu komen we door de gesprekken nader tot elkaar. We zitten graag één op één om tafel met de opdrachtgever. De interactie vind ik erg belangrijk. Dan kan je bijvoorbeeld nog in gesprek over het bestek. Dat zit niet altijd goed in elkaar. Voor een laag cijfer ben ik niet bang. Ik ben er natuurlijk niet blij mee, maar er kan altijd iets mis gaan of anders lopen dan je had afgesproken. Dan werk je een laag cijfer aan het begin van het traject weg door het goed op te lossen. Dat vind ik het voordeel van deze manier van samenwerken. We blijven van elkaar leren. Duurzame relatie Past Performance moet wel zorgvuldig worden toegepast. Dat moet je als opdrachtgever niet op het einde invullen. Het hoort in fasen. Je kunt het in het bestek zetten of in de bouwvergadering aangeven. Bij dit werk stond het in het bestek. Tijdens het eerste overleg werd de Past Performance systematiek uitgelegd door de projectleider van de gemeente
Den Helder. Halverwege het werk hebben we een eerste evaluatie gesprek gehad. De laatste bouwvergadering kregen we de eindbeoordeling die ook per mail werd toegestuurd. Dat vinden we een prima werkwijze. Dat we de eindbeoordeling per mail ontvangen en daar schriftelijk op kunnen reageren is wat mij betreft ook goed. De afstand tussen opdrachtnemer en opdrachtgever moet er blijven. Anders krijg je het kerstpakkettenverhaal. Dat moeten we niet hebben. Ooms zet in op een goede en duurzame relatie en we hopen dat wij daarom bij de bovenste drie zitten en worden uitgenodigd. Tip voor opdrachtgevers Opdrachtgevers moeten nog veel leren. Het is belangrijk dat opdrachtgevers eerlijk en objectief blijven beoordelen. Er schuilt een gevaar in dat je anders toch weer vervalt in de situatie van vroeger. Dat moet je niet meer willen. Ik vind dit veel leuker en eerlijker. Verbeterde website Met ingang van 11 februari is de nieuwe versie van de website www.past-performance.nl de lucht ingegaan. Volgens Marco van Beek, projectleider civiele werken van de gemeente Castricum zijn er twee belangrijke verbeteringen aangebracht. De beveiliging is verbeterd en het proces van het aanmaken en accorderen van formulieren verder geautomatiseerd. Beveiliging De beoordelingen op de website zijn vertrouwelijk. alleen deelnemende aanbestedende diensten kunnen beoordelingen inzien. een opdrachtnemer kan van zijn eigen beoordeling een PDF ontvangen. Hij kan geen beoordelingen van anderen inzien. Het gaat tenslotte om bedrijfsgevoelige informatie. Automatiseren van processtappen in het systeem 1. De beoordelaar vult het formulier in. 2. Nadat het formulier is opgeslagen kunnen de tussentijdse beoordelingen in pdf worden opgeslagen in het projectdossier en met de opdrachtnemer worden besproken 3. Zodra de beoordeling definitief is, kan de opdrachtnemer een reactie op het formulier plaatsen via de button uitnodigen. 4. De opdrachtnemer krijgt een notificatie in de email en vult zijn reactie in. 5. Nadat een reactie is gegeven (binnen 2 weken) ontvangt de leidinggevende een notificatie om het formulier goed te keuren en vrij te geven voor alle deelnemende aanbestedende diensten. Dit gaat via de button accorderen In het voorjaar worden in samenwerking met het CROW regionale trainingen gegeven. Data en het programma zijn nog niet bekend maar gebruikers ontvangen te zijner tijd meer informatie Kijk voor meer informatie op www.past-performance.nl
Deelnemers aan Past Performance Eindelijk echt samenwerken. Het is leuk en leerzaam. Bart van der Willik, gemeente Den Helder Informatieavond ontwikkeling Koningin Emmapark Medemblik