Gedeputeerde Staten Provincie Zeeland bericht op brief van: uw kenmerk De voorzitter van Provinciale Staten van Zeeland p/a Statengriffie ons kenmerk: afdeling: bijlage(n): behandeld door: doorkiesnummer: onderwerp: 12007021 Personeel, Organisatie en Informatie 1 notitie M.J.A. Piron (0118)631242 Nagezonden notitie "vragen en antwoorden" bij brief GS 21-3-2012. verzonden: 22 maart 2012 Middelburg, 22 maart 2012 Geachte voorzitter, Hierbij gaat, t.b.v. de vergadering van de commissie BFW op 30-3, een al aangekondigde nagekomen notitie, horend bij agendapunt 7. Het betreft "vragen en antwoorden" over de non-activiteitsregeling. Hoogachtend,, Voorzitter Witd., Secretaris Provmcrehws AbdiJ 6 Mlddelburg T [01181-631011 www zeeland nl ~ Postbus 6001 F [01181 626949 ' 4330 LA Middelburg
Aanvullende notitie agendapunt 7, vragen en antwoorden (Q&A) bij de brief van GS van 21 maart 2012 over organisatieontwikkeling n.b. de bijlagen waarnaar in het onderstaande wordt verwezen, zijn de bijlagen 1a en 1b bij de brief van GS van 21 maart. 1. Waarom heeft het college ingezet op deze organisatieontwikkeling? Het college zet in op een slankere provinciale overheid. Onze provincie moet (net als andere provincies) door decentralisatie en lagere budgetten duidelijkere keuzes gaan maken wat voor taken zij doet en hoe zij die invult. Door het schrappen van formatie realiseren we financiële ruimte om in Zeeland enerzijds de noodzakelijke bezuinigingen in te kunnen vullen en anderzijds te kunnen investeren. In eerste instantie gaat het met name om het bedrag wat aan materiele ondersteuningskosten vrijvalt en in toenemende mate zal het gaan om het bedrag wat aan salarisruimte vrijvalt (zie bijlage 1b). Ruimte die kan worden gebruikt om te investeren in Zeeland. Dit alles sluit volledig aan bij de voornemens in het collegeprogramma. De regeling stelt GS bovendien in staat om een nieuwe organisatie op te bouwen die beter (en goedkoper dan de huidige) optimaal op de Zeeuwse belangen in kan spelen. Verder is het rapport van Cebeon de opmaat naar een nog met de Staten te voeren kerntakendiscussie. De vrijvallende ruimte moet naar de mening van het college geïnvesteerd worden in de Zeeuwse kerntaken. Welke dat zijn wordt nog met de Staten bediscussieerd. 2. Kon het niet anders? Kon niet bijvoorbeeld eerst het Sociaal Statuut aangepast worden? Is het niet veel tegelijk? Kon er niet selectief bijvoorbeeld alleen voor ondersteuning gekozen worden? Kon het niet via natuurlijk verloop? Kon er geen deeltijdregeling overwogen worden? Nee, iedere andere overwogen optie, waaronder die van natuurlijk verloop, sneuvelde op het feit dat zij of juridisch niet kon, of dat zij een enorm herplaatsingsprobleem zou creëren, waarmee absoluut geen nieuwe organisatie in de steigers gezet zou kunnen worden (zie ook bijlage 1a). Het Sociaal Statuut eerst aanpassen kon niet, omdat in het statuut zelf al geregeld is dat het van toepassing is op het lopende organisatieontwikkelingstraject. Alleen voor ondersteuning kiezen was geen optie. Want er is feitelijk sprake van twee bezuinigingsrondes: een eerste ronde die ook substantieel betrekking had op de directe taken, waartoe door PS al in 2010 is besloten. En een tweede ronde die hoofdzakelijk ondersteuning betreft. Alleen voor ondersteuning kiezen had betekend dat er nog steeds een forse herplaatsingslast zou zijn geweest. Ook natuurlijk verloop is, naast het herplaatsingsprobleem c.q. het probleem van het kunnen inzetten van de medewerkers op zinvol werk, niet goedkoper (100% salarislasten en minder snel besparing van ondersteuningskosten). Een deeltijdregeling zou hebben betekend dat een dubbel aantal medewerkers (meer dan 300) in deeltijd uit zou moeten stromen om de formatiereductie te realiseren. Voor de boete die waarschijnlijk betaald moet worden, had dit ook geen verschil gemaakt. Nog los van de vraag of grote aantallen deeltijders efficiënt en effectief in de organisatie ingepast zouden kunnen worden. 3. Kon het niet goedkoper? Reorganisatieontslag zou in theorie goedkoper geweest zijn, maar blijkt in de praktijk juridisch niet mogelijk. Was reorganisatieontslag wel mogelijk geweest dan was dat overigens zeker ook niet kosteloos geweest. In dat geval zou er (zie de voorbeelden bij het Rijk) toch een forse periode bemiddeld moeten worden (waarbij medewerkers volledig in dienst zijn en 100% betaald worden). Na 1 of 2 jaar zou dan reorganisatieontslag volgen, waarbij het 1e jaar zelfs 80% van het loon uitgekeerd zou moeten worden en in de jaren daarna steeds 70%. De duur van een dergelijk wachtgeld is verder afhankelijk van de diensttijd. Medewerkers bij de provincie zijn honkvast. In een substantieel aantal gevallen zou dit een wachtgeldrecht tot de pensioengerechtigde leeftijd hebben betekend. M.a.w. ook dit type ontslag, wat juridisch wordt afgeraden, zou qua kosten niet belangrijk efficiënter zijn geweest dan de optie die nu gekozen is. Nog los van het feit dat in de eerste periode ook nog overhead en forse begeleidings- en bemiddelingskosten gemaakt zouden moeten worden. En nog afgezien van de sociale implicaties. 1
4. Hoe zien GS de rol van PS en GS in dit proces? Er moet een voorziening worden getroffen, daardoor gaat de reserve omlaag. Is dat geen zaak van de Staten? GS zijn van mening dat zij voor de regeling konden kiezen omdat zij bevoegd zijn regels te stellen t.a.v. de provinciale organisatie (Provinciewet art. 158 lid 1c). Het budgetrecht van PS wordt naar de mening van GS gerespecteerd. De uitgaven voor de regeling passen binnen de in de begroting gehonoreerde budgetten. De ten opzichte van 2010 af te bouwen formatie, die hoofdzakelijk ondersteuningsformatie betreft, is nu immers volledig in de begroting verwerkt. Wanneer medewerkers daadwerkelijk als gevolg van pensionering uitstromen, valt bestedingsruimte vrij. Die vrijvallende ruimte wordt, zoals dat gebruikelijk is, in overleg met en na besluitvorming door uw Staten besteed (via prioriteiten). Er vanuit gaande dat er een voorziening gecreëerd moet worden, dan is dat naar de mening van het college vooral een boekhoudkundige aangelegenheid, die voortvloeit uit een wettelijke verplichting (BBV). Dat leidt bij 100% deelname aan de regeling en alleen in 2012 tot een negatieve reserve. Formeel moeten de Staten dit besluit nemen (door vaststelling van een begrotingswijziging). Zonder dit besluit ontstaat een negatief saldo op de jaarrekening, wat alsnog ten laste van de algemene reserve komt. Overigens wordt met betrekking tot de absolute noodzaak om een voorziening te treffen nog nadere informatie ingewonnen bij de commissie BBV. De 'vrije stand' van de algemene reserve wordt overigens niet aangetast, maar op de korte termijn kan de stand (administratief) in 2012 wel negatief zijn (uitgaande van 100% deelname). Zie verder bijlage 1b. 5. Waarom zijn de Staten niet in een eerder stadium geïnformeerd. Met betrekking tot de communicatie over het door ons college genomen besluit inzake de nonactiviteitsregeling is van belang dat wij in onze brief van 10 februari 2012 al melding hebben gemaakt van "ons voornemen met het Georganiseerd Overleg te verkennen welke mogelijkheden er zijn om de omslag die Lysias en Cebeon aanbevelen te maken". Kort daarna is, in een tijdsbestek van enkele dagen, door het college als werkgever dit overleg gestart, met het bekende resultaat. Dit laat overigens onverlet dat wij met u van mening zijn dat wij het meest optimale model voor communicatie in de dynamiek van dit delicate onderhandelingsproces niet hebben weten te vinden. Dat hangt onder meer samen met de vertrouwelijkheid waarmee dit onderhandelingsproces moest worden gevoerd. 6. Kunnen we nog terug? Nee, juridisch gezien niet. Er is conform de CAP (collectieve arbeidsvoorwaardenregeling provincies) overleg gevoerd met het georganiseerd overleg. Het georganiseerd overleg heeft ingestemd met de voorgestelde regeling en er is een definitief besluit door het college genomen over de regeling. De regeling is inmiddels ook afgekondigd in het provinciaal blad. Dit alles betekent dat medewerkers hieraan rechten kunnen ontlenen die onomkeerbaar zijn. De enige mogelijkheid die er nog is, ligt bij medewerkers zelf: als zij meer aanleiding zien om bij de organisatie te blijven, dan om weg te gaan, leidt dat tot een lager feitelijk gebruik van de regeling. De vraag is wel of de perspectieven die het college met het overnemen van het Cebeon-rapport schetst daartoe uitnodigen. Immers elke medewerker die blijft, betekent één bovenformatieve medewerker extra. 7. Wat vinden de "achterblijvers" er van? Uitgaande van de unanieme instemming van het georganiseerd overleg met de regeling gaat het college er vanuit dat ook bij de "achterblijvers" geen overwegende bezwaren tegen de regeling bestaan. Verder zijn er ook geen signalen ter zake door de OR afgegeven. Bovendien betekent het bestaan van de regeling uiteindelijk minder bovenformativiteit. 2
8. Moeten deelnemers aan de regeling niet erg snel beslissen? Gezien het onlosmakelijke verband met de voorgenomen reorganisatie is een maandenlange keuzemogelijkheid niet aan de orde. Elke maand langer nadenken levert ruis en vertraging op ten aanzien van het reorganisatieproces. De kwartiermakers die de voorbereiding voor de nieuwe organisatie ter hand moeten gaan nemen, moeten zo snel mogelijk weten waar zij aan toe zijn. 9. Waarom is gekozen voor een leeftijd discriminerende regeling? Overal moet de oudere werknemer langer doorwerken, maar niet in Zeeland? Dit is, met name als gevolg van de rechtspositie van de provinciale medewerkers, de enig denkbare optie om én voldoende uitstroom te realiseren, én de kosten en opbrengsten voorspelbaar te houden én de nu al onevenwichtige personeelsopbouw van de organisatie niet verder aan te tasten. 10. Waarom niet gekozen voor afvloeiingsregelingen voor de verschillende leeftijdsgroepen? Gezien de rechtspositie van de medewerkers is deze optie door externe juristen afgeraden. Het sociaal statuut sluit zo'n regeling uit. 11. Wat gaat de regeling de provincie kosten? Een exact getal is nu nog niet te geven. Wel blijven de kosten binnen de beschikbare budgetten. Een ruwe benadering, op basis van een aantal aannamen, is te vinden in bijlage 1b. 12. Wat levert de regeling de provincie op? De mogelijkheid om de vrijvallende formatiemiddelen in te zetten voor investeringen t.b.v. de Zeeuwse samenleving samen met het feit dat het opbouwen van de nieuwe organisatie niet gelijktijdig wordt belast met het afbouwen van grote hoeveelheden formatie. 13. Is een dergelijke regeling nog te verkopen in deze tijd van bezuinigingen? Het enige alternatief, mensen aan het werk houden, zonder dat zij voor Zeeland in de toekomst, in het nieuwe organisatiemodel en met de nieuwe formatie, nog relevant werk kunnen verrichten, is o.i. nog minder verkoopbaar en kost bovendien net zo veel. 14. Beeldvorming: de provincie heeft nergens meer geld voor, maar wel voor een speciale regeling voor ambtenaren? Het college kan zich dat beeld goed indenken, maar door de sterke rechtspositie is er geen andere optie. Er is dan geen goedkopere oplossing; het budget voor formatie zou dus ook niet zoals deze vraag suggereert sneller dan nu gebeurt voor nieuwe investeringen ingezet kunnen worden. Bovendien wordt het bestaande budget voor Zeeland met of zonder regeling niet aangetast, integendeel er komt geld vrij (zie 1). 15. Weten we precies het boetebedrag wat de belastingdienst gaat heffen? Zie bijlage 1b. 16. Kunnen we de boete en de kosten van de regeling betalen? En wat leveren we daarvoor in? Ja, uit de reguliere budgetten, die als mensen in dienst gehouden zouden worden ook volledig besteed zouden moeten worden. 3
17. De regeling is vrijwillig: wat gebeurt er als mensen niet willen? Komt er dan een regeling voor andere categorieën? Na 1 mei sluit de mogelijkheid om gebruik te maken van de regeling. Daarna volgt het reorganisatie- en plaatsingsproces. Er zullen medewerkers zijn die bovenformatief zijn na de plaatsingen. Onder hen zijn mogelijk ook 57+-ers. Zij krijgen een tweede kans om van de regeling gebruik te maken. Dan geldt overigens wel een minder aantrekkelijke variant. Dan nog resterende bovenformatieve medewerkers zullen een intensief herplaatsingstraject ingaan, waarin zowel naar tijdelijke of structurele plaatsingsmogelijkheden binnen als, uiteindelijk ook, buiten de organisatie gezocht zal worden. Er komt dus geen andere regeling. 18. Hoe gaan we om met kennisverlies? Er gaat veel kennis en kunde verloren nu een grote groep in één keer weggaat. Aan welke oplossingen wordt gedacht? Uit de conclusies van Cebeon volgt dat er nu meer kennis en meer kunde bij de provincie aanwezig zijn dan voor een efficiënte bedrijfsvoering noodzakelijk. Of het gebruik van de regeling knelpunten oplevert hangt af van het gebruik wat medewerkers van de regeling maken. Eventuele knelpunten kunnen verder voorlopig worden opgevangen door gebruik te maken van de mogelijkheid die de regeling biedt om de medewerkers die van de regeling gebruik maken klussen en projecten aan te bieden na 1-1-13. Het college heeft oog voor dit probleem maar vindt het prematuur om nu al op de noodzaak voor eventueel andere instrumenten in te gaan. Nadat bekend is wie meedoen, zullen de gevolgen in termen van kennisborging worden onderzocht en zoveel mogelijk intern worden opgelost. 4