Tips voor onderhandelen met lokale overheden: onderhandelen met stijl Onderhandelen is een belangrijke vaardigheid voor lokale milieu- en natuurverenigingen. Zo onderhandelen ze over hun lokaal memorandum met de nieuwe bestuurscoalitie of lobbyen ze bij de milieuschepen voor het openstellen van een trage weg, enz Hoe meer ervaring en oefening, hoe beter ze onderhandelen. Maar goed onderhandelen is niet enkel kunnen, maar ook willen onderhandelen. Daar wringt bij natuur- en milieuverenigingen vaak het schoentje. Ze hebben sterke inhoudelijke argumenten en willen gelijk krijgen. Maar vaak doen ze dit met het opgeheven groene vingertje. En dan krijgen ze doorgaans het deksel op de neus bij onderhandelingen. Met deze infofiche willen we je concrete tips geven voor een juiste onderhandelingsstijl. Hiervoor baseren we ons op het onderhandelingsmodel van Mastenbroek en de vormingscursus Onderhandelen met lokale overheden) van Ward Dumoulin (KATHO, Katholieke Hogeschool Zuid-West-Vlaanderen). Op het einde van de infofiche vind je een samenvatting van de belangrijkste tips. 1. Wat is onderhandelen? Iedereen heeft ervaring met onderhandelingen: thuis, op het werk, in de milieuraad, enz Maar wat is nu typisch voor onderhandelingssituaties? Onderhandelen is een situatie met de volgende kenmerken: minstens 2 partijen die nu (en in de toekomst) een relatie hebben met elkaar die wederzijds van elkaar afhankelijk zijn voor het realiseren van eigen en gemeenschappelijke, ja zelfs tegenstrijdige doelen of belangen. Onderhandelen is de juiste strategie als er sprake is van tegenstrijdige belangen, maar men tegelijkertijd nu en in de toekomst van elkaar afhankelijk is voor het bereiken van een oplossing. Deze oplossing is een verdelingskwestie. Schaarse middelen (bijv. tijd, geld, personeel, ) moeten over verschillende partijen verdeeld worden. In deze situatie zoekt men dus niet naar de beste oplossing, maar naar een voor alle betrokken partijen aanvaardbare oplossing. Ook wel het compromis genoemd. Onderhandelen is niet samenwerken waar men voor een probleem de beste oplossing zoekt. Of is niet een vechtscenario waarbij de machtigste partij zijn eigen oplossing doordrukt. Voor je aan de onderhandelingstafel zit, moet je eerst nagaan of je met onderhandelen een oplossing kan bereiken voor je probleem. Welk resultaat wil je bereiken? Wat is voor jou en je vereniging een aanvaardbare oplossing? Wat is de Beste Oplossing Zonder te Onderhandelen (=BOZO)? Misschien is samenwerken beter of in sommige gevallen is vechten de enigste manier om je slag thuis te halen. Veel milieu- en natuurverenigingen willen eigenlijk hun absolute gelijk Bewegingswerk Infofiches Acties 1
halen en willen dus niet onderhandelen. Ze pinnen zich onmiddellijk vast op hun inhoudelijke argumenten. Beter trek je bij onderhandelingen tijd en ruimte uit voor het zoeken naar de belangen (tegenstrijdige, gemeenschappelijke) en een win-winsituatie. Milieu en economische of andere belangen zijn verzoenbaar. Voorbeeld van een onderhandelingsituatie: De nieuwe schepen van milieu kent nog niet de taken en de mogelijkheden van de gemeente om trage wegen te promoten op haar grondgebied. De lokale milieuvereniging vraagt al jaren voor meer aandacht voor deze vergeten, maar waardevolle kerk- en voetwegels. Ze vragen na de verkiezingen een onderhoud aan bij de schepen om hun eisen voor te leggen. Op het grondgebied van de gemeente zijn er zo n 18 kilometer potentiële trage wegen. 7 kilometer zijn nu open en actief in gebruik. Er is wel overlast door sluikstorters en crossers. Een traject van 400 meter is niet vrij, wegens een gevaarlijke doorgang naar de loods van een landbouwbedrijf. Dit traject zou nochtans perfect de aansluiting met een provinciaal fietsnetwerk kunnen verzekeren. De resterende 10 kilometer trage wegen is slapend. Om diverse redenen wil de nieuwe schepen uitpakken met een startplan voor trage wegen. Helaas, dit jaar is er niets voorzien in de begroting. Vanaf 2008 kan 5.000 euro worden vrijgemaakt. De lokale milieuvereniging heeft een duidelijk standpunt. De gemeente moet haar volle verantwoordelijkheid nemen voor de 20 kilometer trage wegen. Een holle weg van 4,3 kilometer zou de logische verbinding vormen naar hun natuurgebied. Momenteel is deze weg nog open voor gemotoriseerd verkeer, wat zonde is. 2. Onderhandelingsmodel van Mastenbroek Mastenbroek is hoogleraar Organisatiecultuur en Communicatie aan de Vrije Universiteit van Amsterdam en heeft veel boeken gepubliceerd over onderhandelen. Met zijn onderhandelingsmodel - gemakkelijk te onthouden met het ezelsbrugje Prismamodel - moet je onderhandelingssituaties vanuit vijf verschillende invalshoeken bekijken en een flexibele onderhandelingsstijl hanteren. Beweeglijk Explorerend Samenwerken Onderhandelen Vechten INHOUD (1) Toegeeflijk Standvastig Onwrikbaar. SFEER (2) Vriendschappelijk Respectvol Geïrriteerd PROCEDURES (5) MACHTSBALANS (3) Weinig verweer Evenwicht bewaken Dominerend ACHTERBAN (4) Geen rekening mee houden Vertrouwen en speelruimte Strikt mandaat Vermijdend Passief 2 Tips voor onderhandelen met lokale overheden
2.1. Inhoud Activiteiten die gericht zijn op de inhoud van de onderhandeling zijn bijvoorbeeld: het formuleren van de eigen doelstellingen Voorbeeld: We vinden dat de gemeente zijn volle verantwoordelijkheid moet opnemen voor het openstellen voor het volledig traject van 20 km. het inbrengen van de eigen belangen en het verkennen van de belangen van de andere partij Voorbeeld: Onze vereniging vindt het belangrijk om zo veel mogelijk trage wegen te beschermen, de openstelling van de trage weg naar ons natuurreservaat zou voor onze werking en de toegankelijkheid van natuur in de gemeente vergroten (= inbrengen van eigen belangen). De vorige legislatuur werd niets rond trage wegen ondernomen. Een beleidsaanpak en concrete acties zouden volgens ons beantwoorden aan een belangrijke nood van uw kiezers (= peilen naar belangen van tegenpartij). het geven van argumentatie van eigen doelstellingen Voorbeeld: Trage wegen zorgen voor een ecologische verbinding tussen de versnipperde natuurgebieden, waardoor tal van planten en dieren zich kunnen verspreiden over een groot gebied. het inbrengen van alternatieven en voorstellen Voorbeeld: Door een herbestemming van de loods en een compensatiemaatregel zou er een trage wegverbinding kunnen ontstaan met een provinciaal routenetwerk. En misschien kan u bij de Deputé van uw partij polsen voor eventueel projectsubsidies of andere medewerking. het doen van toegevingen Voorbeeld: U zegt dat er dit jaar geen budget voorzien is voor het inrichten van trage wegen. Dit vinden we jammer, maar misschien kan u dan ten minste een politiereglement laten goedkeuren die gemotoriseerd verkeer en sluikstorten aanpakt op de holle weg naar ons natuurreservaat. het stellen van voorwaarden Voorbeeld: Onze vereniging kan zich bereid verklaren met een politionele aanpak van trage wegen op voorwaarde dat volgend jaar gestart wordt met de concrete realisatie van trage wegen op het terrein en dat onze vereniging en de milieuraad hierbij betrokken wordt. Dit engagement wordt publiek gemaakt op de milieuraad en eventueel met een persbericht. Bewegingswerk Infofiches Acties 3
het formuleren van compromissen Voorbeeld: Onze vereniging begrijpt dat wegens het ontbreken van een budget pas volgend jaar gestart kan worden met de werkzaamheden. Maar dit belet niet om het inventarisatiewerk door een werkgroep van vrijwilligers van de milieuraad reeds dit jaar te laten aanvatten. Dit voorbereidend werk is belangrijk om volgend jaar onmiddellijk aan de slag te gaan en belast volgens ons niet de gemeentelijke begroting van dit jaar. Een goede onderhandelaar balanceert dus op inhoudelijk vlak tussen een meer toegevende opstelling en een meer vasthoudende of zelfs hardnekkige houding. Milieu- en natuurverenigingen zijn gekend voor hun sterke dossierkennis, maar vaak hebben ze de neiging om hardnekkig vast te houden aan de eigen doelstellingen en bijhorende argumentatie. Inhoudelijke dossierkennis is een belangrijk wapen bij onderhandelingen. Maar je moet opletten dat je de tegenpartij niet bij de start afschrikt en dat de onderhandelingen op een dovemansgesprek uitdraait. De milieuargumenten zijn trouwens bij aanvang van de onderhandelingen meestal al gekend bij het lokale bestuur of de schepen. Inhoudelijke argumentatie is wel belangrijk als defensief wapen om slechte tegenvoorstellen te counteren. Later komen hier nog op terug bij de fasen in de onderhandeling (puntje 3.). In de beginfase van de onderhandelingen moet je ook minstens evenveel aandacht besteden aan het vissen naar de doelstellingen, de belangen van de andere partij. Tevens moet je polsen naar de argumenten van de tegenpartij om de breekpunten te ontdekken en vragen naar voorstellen, alternatieven, enz. 2.2. Sfeer Onderhandelen is het geleidelijk opbouwen van voldoende vertrouwen en goodwill om gezamenlijk een aanvaardbare oplossing te zoeken. Soms moet je een hele legislatuur investeren in een goede verstandhouding en dialoog met het lokale bestuur of milieuschepen om een bepaald dossier bespreekbaar te maken. Wat kan je doen om de relatie en de sfeer aan de onderhandelingstafel te verbeteren als de partijen halsstarrig opkomen voor de eigen belangen. Enkele tips kunnen de sfeer in positieve zin bevorderen: speel de bal, niet de man: Geef geen persoonlijke verwijten aan de tegenpartij. Het harde onderhandelingsgedrag is nu eenmaal de rol die de onderhandelaar moet spelen. Laat je dus niet intimideren en scheid de persoon van zijn onderhandelingsrol. mister nice guy: Door vooraf mee te delen dat iets misschien hard zal aankomen of door je te distantiëren van incidenten uit het verleden laat je uitschijnen dat met jou wel geklapt kan worden. Voorbeeld: Bij discussies over trage wegen zijn er tijdens de vorige legislatuur harde woorden gevallen tussen onze vereniging en de ex-schepen. Met deze nieuwe beleidsploeg willen met een nieuwe en schone lei beginnen, meneer de schepen. 4 Tips voor onderhandelen met lokale overheden
luisterend oor: toon respect en luister naar de argumentatie van de tegenpartij pluimpje geven: laat, waar mogelijk, waardering blijken voor de tegenpartij. Spreek de lokale schepen met zijn titel aan. Erken de persoon in zijn status en waardigheid. humor: het relativeren van zichzelf en de gespannen onderhandelingssituatie. Voorbeeld: Een makkelijke en snelle oplossing is niet evident, meneer de schepen. Het gaat ook over trage wegen, niet waar. locatie van onderhandelen: je kan voor de onderhandelingen op bezoek gaan bij de tegenpartij. En de volgende afspraak bij je thuis of de vereniging vastleggen. Voor de echte onderhandelingen kan je dan gemakkelijker het ijs breken, praten over huishoudelijke zaken of de vereniging en eventueel al informeel van gedachten wisselen. tijdstip van onderhandelen: Eenmaal de lokale verkiezingen in zicht zijn, wordt het moeilijker om over een heikel dossier te onderhandelen. Beter kan je zo n dossier buiten het vaarwater van de verkiezingen houden en aankaarten bij de nieuwe beleidsploeg in het begin van de legislatuur. De schepen zal wel sneller toehappen voor een gemakkelijk te realiseren dossier als hij hiermee nog kan uitpakken net voor de verkiezingen. 2.3. Machtsbalans Een zeker machtsevenwicht en het besef dat men elkaar nodig heeft voor een oplossing zijn belangrijke voorwaarden voor het slagen van onderhandelingen. Zo zal een machtigere onderhandelaar niet aan poweracting doen als hij de sterkte is (anders lokt hij zware tegenreacties uit), maar evenmin zal hij zijn machtsoverwicht doen afnemen. Fundamentele veranderingen in de machtsbalans of manipulaties aan de onderhandelingstafel zijn nefast en leiden tot vechtgedrag. Je kan je machtspositie als zwakkere partij wel constructief tijdens en vóór de onderhandelingen wel versterken. Tijdens de onderhandelingen nieuwe feiten en deskundigheid inbrengen: Een nieuwe visie op het probleem, medestanders voor je eigen oplossing of een alternatief voorstel inbrengen, doet de machtsbalans in jouw voordeel overhellen. Bijvoorbeeld: De boer wiens weide langs de holle weg ligt, is gewonnen voor het idee van een trage weg. Want nu verstoren de motorcrossers de rust van zijn koeien. exploreren: creatief blijven zoeken naar oplossingen impliceert initiatiefkracht en een zeker gezag. Bewegingswerk Infofiches Acties 5
Bijvoorbeeld: Aangezien er geen budget is, kunnen we samen zoeken naar financiering of medewerking van hogere overheden. Of we kunnen een medewerker van Trage Wegen vzw op een volgende bijeenkomst uitnodigen om enkele werk- en financieringspistes te bekijken. relatie en sfeer versterken overtuigingskracht: helder en goed gestructureerd met de nodige verbale en nonverbale signalen je mening verduidelijken. Vóór de onderhandelingen Eenmaal aan de onderhandelingstafel zijn de mogelijkheden om de machtsbalans te beïnvloeden klein en risicovol voor een goede afloop. Daarom versterk je beter je machtspositie vóór de onderhandelingen bijvoorbeeld door: specialistische kennis Bijvoorbeeld: Je kan de schepen tijdens de onderhandelingen ideeën en voorstellen geven uit het Tandemdossier Trage wegen of de publicatie Wegwijzer Trage Wegen. Meer info hierover over deze publicaties vind je op: Dossier V: Trage wegen: http://www.tandemweb.be/index.php/144/ Wegwijzer Trage Wegen Praktische tips, voorbeelden en informatie: http://www.tragewegen.be/pages/11_publicaties.htm alternatieven achter de hand hebben Bijvoorbeeld: Door een herbestemming van de loods en een compensatiemaatregel zou er een verbinding kunnen ontstaan van een trage weg met het provinciaal routenetwerk in de regio. En misschien kan u bij de Deputé van uw partij polsen voor eventueel projectsubsidies of andere financiering. status, geloofwaardigheid en steun bij andere mensen of belangengroepen Bijvoorbeeld: Ook de fietsersbond en de ruiterclub in onze gemeente steunen onze voorstellen en ideeën. En dan overhandig je een platformtekst of engagement die je samen met deze verenigingen hebt ondertekend. Of nog krachtiger als signaal, kan je eventueel de resultaten van een enquête over trage wegen voorleggen aan de schepen. Meer info over enquêteacties lees je in de infofiche Tips voor enquêtes. Meten=weten=actie op Bewegingswerk Infofiches Acties. 6 Tips voor onderhandelen met lokale overheden
2.4. Achterban Onderhandelaars hebben vaak een achterban. Veel gedrag aan de onderhandelingstafel is niet te verklaren zonder deze dimensie erbij te betrekken. Het blijkt dat onderhandelaars die zich niet te zeer laten vastzetten door hun achterban, doorgaans de beste resultaten behalen voor diezelfde achterban. Enkele tips: voorkom een te strikt mandaat van de achterban milder de eisen van de achterban door tijdig informatie te geven over wat haalbaar is aan de onderhandelingstafel hou personen met te hoge verwachtingen buiten de eigenlijke onderhandelingen blaas de toegevingen van de andere partij op de onderhandeling niet enkel vanuit eigen inhoudelijk standpunt voorbereiden maar ook nadenken vanuit eigen belangen en die van de tegenpartij. 2.5. Procedures Procedures zijn de olie die het onderhandelingsmodel van Mastenbroek doet draaien en het onderhandelen vergemakkelijken. Ervaren onderhandelaars zijn een kei in het blijven zoeken naar aanvaardbare oplossingen voor de verschillende partijen, zonder zelf veel water in de wijn te doen. Het komt er op aan een combinatie te vinden tussen een inhoudelijke standvastige, zelfs harde stellingname en een grote procedurele flexibiliteit in het zoeken naar een goed compromis. Exploreren is een vast onderdeel van een onderhandelingsronde (zie ook puntje 3. Fasen in onderhandelingen) en essentieel voor het welslagen van elke onderhandeling. Het onderhandelingsklimaat zal snel verslechten als men zich men zich niet explorerend opstelt en enkel voorstellen formuleert die te nemen of te laten zijn. Bewegingswerk Infofiches Acties 7
3. Fasen in de onderhandeling Het volledige onderhandelingsproces van de eerste voorbereidende gedachte tot de afronding kent vier fasen: voorbereiding, eerste positiekeuze, aftastende fase, impasse en afronding. VOORBEREIDING (1) -Diagnose -Doelstelling -Procedures 1ste POSITIE (2) IMPASSE (4) AFRONDING (4) AFTASTEN (3) EXPLOREREN 3.1. Voorbereiding Bij onderhandelingen is de voorbereiding van cruciaal belang. Ervaren onderhandelaars investeren tot drie keer meer tijd in de voorbereiding dan in de onderhandeling zelf. Voor een goede voorbereiding kan je volgende richtvragen gebruiken: Diagnose Weet je voldoende over het onderwerp van de onderhandelingen? Wat is de voorgeschiedenis? Waar vind je bijkomende informatie? (= Inhoud). Hoe afhankelijk ben je van elkaar? Hebben de onderhandelingspartijen gemeenschappelijke, verschillende, tegenstrijdige belangen? Wat voor sfeer verwacht je? Hoe belangrijk is een goede relatie met de tegenpartij voor de toekomst? Hoe wil je de sfeer beïnvloeden? Hoe ligt de machtsbalans? Waarin ben je en de tegenpartij sterk en zwak? Verwacht je manipulaties? Hoe kan je je hiertegen wapenen? Hoe is de relatie van de tegenpartij en jezelf met de eigen achterban? Ken je elkaars achterban? Wie is nu en kan in de toekomst jouw achterban worden? Doelstelling Wil je onderhandelen, samenwerken of vechten? Welk resultaat wil je bereiken? Wat is een aanvaardbaar oplossing of compromis? Wat is de Beste Oplossing Zonder te Onderhandelen (=BOZO)? 8 Tips voor onderhandelen met lokale overheden
Procedures Hoe open is je opening? Leg je meteen vast op je eigen eisen en argumentatie of geef je vooral informatie over je achterliggende belangen? Weet je genoeg van de tegenpartij of probeer je meer informatie te krijgen door vragen te stellen, interesse te tonen, af te wachten, zelf het voorbeeld te geven,? Heb je de resultaten waarop je mikt, uitgedrukt in meerdere alternatieven? Heb je enkele opties klaar? Probeer je de flexibiliteit aan de onderhandelingstafel te vergroten door je voor te bereiden op procedures als brainstorming, informeel overleg, voorlopige voorstellen, schorsingen,? Hoe zit je onderhandelingsscenario (=fasen) eruit? En waar voorzie je de impasse of blokkering in de onderhandelingen? 3.2. De eerste positiekeuze Milieu- en natuurverenigingen hebben vaak de neiging om de eigen eisen als bikkelhard en vanzelfsprekend te presenteren. Dit krijgt de vorm van stevige verklaringen, uitvoerig onderbouwd met inhoudelijke feiten en argumentatie, eventueel zelfs met openlijke of verhulde kritiek op de tegenpartij. Maar wat krijg je als je een waslijst van argumenten opsomt waarom de milieuschepen een trage weg moet openstellen of een stuk natuurschoon moet bewaren? Waarom dit in strijd is met de voornemens in het mobiliteitsplan? Of waarom dit niet strookt met de samenwerkingsovereenkomst? Je overtuigt alleen jezelf. En de milieuschepen kent vaak deze argumenten reeds op voorhand. Hoe meer de klemtoon op inhoudelijke argumentatie, hoe meer de andere partij het been zal stijf houden. Het maakt de tegenpartij gewoon moeilijker om nog een toegeving te maken. Je bereikt alleen dat er tegenargumenten komen, dat de andere geïrriteerd geraakt, dat je teveel informatie van bij het begin van de onderhandelingen prijsgeeft. En vooral dat je zelf niet voldoende luistert en informatie opvangt van de tegenpartij. Beter richt je bij de eerste positiekeuze de aandacht op de eigen visie op de onderhandelingssituatie: achterliggende belangen, knelpunten die je wil ondervangen, doelen en uitgangspunten en minder op de eigen specifieke eisen en argumenten. Hoe meer je in deze fase over belangen praat, hoe groter de kans om wederzijdse aanknopingspunten te vinden. En zo belandt je automatisch in de derde fase bij onderhandelingen, namelijk de aftastende fase. 3.3. Aftastende fase In deze fase verduidelijk je de eigen visie op de situatie, maar gun je ook de tegenpartij om zijn standpunten hieromtrent uiteen te zetten. Het is immers nog te vroeg in het onderhandelingsproces om het juiste voorstel of totaal oplossing. Je kan beter eerst aftasten of exploreren: vragen ter verduidelijking stellen en doorgaan op wat precies de achterliggende belangen en uitgangspunten zijn. Bewegingswerk Infofiches Acties 9
Exploreren op een vrijblijvende (zachte) manier vragen stellen Bijvoorbeeld: Gebruikt u zelf een trage weg? Vindt u niet dat trage wegen een ongelofelijke stimulans zouden zijn voor het wandel- en fietstoerisme in onze gemeente? proefballonnetjes oplaten Bijvoorbeeld: Misschien kunnen we, Zou het geen goed idee zijn om, hardop nadenken Bijvoorbeeld: Ik denk luidop na, maar kunnen we dit niet op deze manier aanpakken gevolgen van een bepaald idee onderzoeken Bijvoorbeeld: Als we holle weg naar ons reservaat openstellen als trage weg, dan kunnen we een mooi stukje natuur ontsluiten. Dit zou een troefkaart kunnen zijn voor streektoerisme. voor de lol een bepaald idee uitdiepen Bijvoorbeeld: Als we nu louter hypothetisch en voor de lol ons voorstel eens uitwerken en kijken waar we eindigen op vlak van kostprijs. brainstormen Exploratietechnieken die de druk verhogen bluffen: Andere en omliggende gemeenten investeren wel in trage wegen, waarom zouden wij dit niet doen? dreigen: De Wet op de buurtwegen bepaalt dat de gemeenten de voet- en buurtwegen dienen open te houden en te onderhouden. Als u dit niet doet, meneer de schepen, zijn we genoodzaakt om hardere acties te ondernemen. argumenten van de andere ontzenuwen: Er is geen budget, maar een inventarisatieopdracht door vrijwilligers uit de milieuraad kost geen geld. schermen met het algemeen belang: Trage wegen zijn veilige verbindingen voor zachte weggebruikers. Ze zijn een veilige alternatief voor schoolgaande kinderen van onze gemeentelijke basisschool. De reacties van de tegenpartij geven informatie over wat haalbaar is. Enige druk uitoefenen kan een middel zijn om informatie te verkrijgen. Er bestaat wel een risico van escalatie. 10 Tips voor onderhandelen met lokale overheden
3.4. Impasse en afronding Inherent aan elk onderhandelingsproces is de impasse. Alle inhoudelijke argumenten zijn gezegd, elk voorstel op tafel is gewikt en gewogen. Maar men komt er niet uit. Hoe vervelend impasses ook zijn, ze zijn onontkoombaar in onderhandelingen en kunnen ook een constructieve kracht betekenen: ze verschaffen informatie over de hardheid van de standpunten. De partijen worden gedwongen om na te gaan of er echt geen onderhandelingsruimte meer is en zijn een stimulans voor creativiteit. Ze dwingen te zoeken naar nieuwe oplossingen. Onervaren handelaars kunnen moeilijk omgaan met impasses: de spanning doet hen losbranden en overgaan tot vechterig gedrag. Een zekere nuchterheid van alle partijen bij een impasse is noodzakelijk. Men mag niet toegeven aan de tendens tot verharding en escalatie, maar men moet blijven exploreren of zoeken naar oplossingen. En indien dit niet meer lukt, las je best een schorsing in of maak je een afspraak voor een nieuwe vergadering op een later tijdstip. Na één of meer onderhandelingsrondes komt er dan een aanvaardbaar compromis voor alle partijen uit de bus. En kunnen de onderhandelingen in schoonheid afgerond worden. Bewegingswerk Infofiches Acties 11
Samenvatting 1. Definitie onderhandelen: Onderhandelen doe je met minstens 2 partijen die nu en in de toekomst een relatie hebben met elkaar én die wederzijds van elkaar afhankelijk zijn voor het realiseren van eigen en gemeenschappelijke, ja zelfs tegenstrijdige doelen of belangen. 2. PRISMAmodel (Mastenbroek) voor een evenwichtige en flexibele onderhandelingsstijl: PRocedures: versoepelen de onderhandelingen en zoektocht naar een aanvaardbare oplossing. Inhoud: Zoek een evenwicht tussen een meer toegevende inhoudelijke opstelling en een meer vasthoudende houding. Gebruik inhoudelijke argumentatie met mate en vooral als defensief wapen om slechte voorstellen te counteren. Beter kan je peilen naar de achterliggende belangen van inhoudelijke posities. Sfeer: Zorg voor een goede sfeer en speel niet op de man. Machtsbalans: Zorg voor een zeker machtsevenwicht. Grote veranderingen in machtsbalans of manipulaties zijn nefast voor onderhandelingen. Achterban: Een duidelijk mandaat, maar ook vertrouwen en onderhandelingsmarge van de achterban leiden tot de beste resultaten. 3. De voorbereiding: investeer drie maal meer tijd in de voorbereiding dan in de onderhandeling zelf. Enkele richtvragen voor een goede voorbereiding: Weet je voldoende over het onderwerp van de onderhandelingen? Wat is de voorgeschiedenis? Waar vind je bijkomende informatie? (= Inhoud) Hoe afhankelijk ben je van elkaar? Hebben de onderhandelingspartijen gemeenschappelijke, verschillende, tegenstrijdige belangen? Wat voor sfeer verwacht je? Hoe belangrijk is een goede relatie met de tegenpartij voor de toekomst? Hoe wil je de sfeer beïnvloeden? Hoe ligt de machtsbalans? Waarin ben je en de tegenpartij sterk en zwak? Verwacht je manipulaties? Hoe kan je je hiertegen wapenen? Hoe is de relatie van de tegenpartij en jezelf met de eigen achterban? Ken je elkaars achterban? Wie is nu en kan in de toekomst jouw achterban worden? Wil je onderhandelen, samenwerken of vechten? Welk resultaat wil je bereiken? Wat is een aanvaardbaar oplossing of compromis? Wat is de beste oplossing zonder te onderhandelen (=BOZO) Hoe open is je opening? Leg je meteen vast op je eigen eisen en argumentatie of geef je vooral informatie over je achterliggende belangen? Weet je genoeg van de tegenpartij of probeer je meer informatie te krijgen door vragen te stellen, interesse te tonen, af te wachten, zelf het voorbeeld te geven, Heb je de resultaten waarop je mikt, uitgedrukt in meerdere alternatieven? Heb je enkele opties klaar? Probeer je de flexibiliteit aan de onderhandelingstafel te vergroten door je voor te bereiden op procedures als brainstorming, informeel overleg, voorlopige voorstellen, schorsingen,? Hoe zit je onderhandelingsscenario (=fasen) eruit? En waar voorzie je de impasse of blokkering in de onderhandelingen? 12 Tips voor onderhandelen met lokale overheden