AANPAK COMMUNICATIE MULTIFUNCTIONELE ACCOMMODATIE/ BREDE SCHOOL SCHOLENEILAND/ (MFA/ BSS) MONNICKENDAM. INHOUD 1. Inleiding/analyse 2. Wat kan communicatie bijdragen? Wat is het doel van communicatie? 3. Met wie willen we communiceren? 4. Wat gaan we communiceren? Wat is de boodschap? 5. Waarmee gaan we communiceren? 6. Planning BIJLAGE: I. Toelichting middelenmix AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM MEI 2014 1
1. Inleiding/analyse 1.1 Projectfase In Monnickendam wordt een Brede School, of zoals we de ontwikkeling beter kunnen noemen: een Multifunctionele Accommodatie (MFA/BSS), gerealiseerd op het terrein van de voormalige Kohnstammschool. Het is al een langer lopend project dat op basis van een startnotitie in verschillende fases is ingedeeld, t.w.: 0. Start 1. Initiatief/onderzoek 2. Voorbereiding 3. Ontwerp 4. Realisatie 5. Nazorg Op dit moment bevindt het project zich in de ontwerpfase (=3).Dat houdt in dat het Ruimtelijke en Technische Programma van Eisen (PvE s) klaar zijn en dat er wordt gewerkt aan de totstandkoming van een Voorlopig Ontwerp en een nieuw bestemmingsplan. In het Ruimtelijk Programma van Eisen wordt weergeven wat de ruimtebehoefte per gebruiker is en welke ruimtes met elkaar worden gedeeld. Het document is tot stand gekomen na diverse interviews met de toekomstige gebruikers afzonderlijk en enkele werkbijeenkomsten met alle gebruikers gezamenlijk. Het Technisch programma van Eisen omvat de technische en facilitaire uitgangspunten voor de realisatie van de MFA/BSS. Er is inmiddels een architect geselecteerd, die op basis van die PvE s een Voorlopig Ontwerp (=VO) maakt. Ook wordt gewerkt aan een beheer- en exploitatiemodel voor het moment dat de partners het gebouw in gebruik hebben genomen en aan een voorzieningenboekdit voorzieningeboek geeft per ruimte aan welke voorzieningen er moeten komen. Aanbesteding van het werk (na uitwerking van het VO) vindt naar verwachting na de zomer van 2014 plaats De ontwikkeling wordt gedragen door alle toekomstige gebruikers en de gemeenteraad. 1.2 Opdrachtgever/Partners Opdrachtgever van de totstandkoming van de MFA/BSS is Gemeente Waterland. De volgende partners participeren in de MFA/BSS: Onderwijsinstellingen Stichting CPOW met KBS basisschool Kennedy; Stichting CPOW met PCBS basisschool Willem de Zwijger; Stichting SPOOR met basisschool OBS De Fuut; Maatschappelijke partners Sociaal Cultureel Centrum De Bolder; Bibliotheek Karmac; Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) KANS; Stichting Kinderopvang Waterland; Beoogde medegebruikers zijn: Muziekschool; Dansstudio; Overige verenigingen en stichtingen AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM MEI 2014 2
Deze MFA/BSS biedt mogelijkheden voor het opgroeiende kind en alle inwoners van Monnickendam door middel van een toekomstbestendige en multifunctionele voorziening. De gemeente Waterland is bouwheer. Eerder is afgesproken dat gemeente Waterland en de twee schoolbesturen de kernpartijen zijn in dit project die als gelijkwaardige partners met elkaar optrekken. Zij werken met elkaar samen in een stuurgroep. Voor de verdere uitwerking van het plan is een project- en ontwerpteam ingesteld waarin alle toekomstige gebruikers zijn vertegenwoordigd. 1.3 Specifieke aandachtspunten In de ontwerpfase zijn er verschillende processen die doorlopen moeten worden. Dat is allereerst het opstellen van het VO. Dit VO wordt door de architect en de installatieadviseur in samenspraak met de toekomstige gebruikers gemaakt. Mede naar aanleiding van de door het nieuwe college verwoorde wens om het gebouw zo duurzaam mogelijk te maken wordt Stichting Duurzaam Waterland als adviseur aan het ontwerpteam toegevoegd. Tegelijkertijd lopen de procedures voor de opstelling van het bestemmingsplan en wordt gewerkt aan het opstellen van een begroting voor het project om tijdig het bouwkrediet ter beschikking te kunnen krijgen. In deze laatste processen heeft de gemeenteraad een besluitvormende rol. Belemmerende factor is dat deze drie processen niet synchroon (kunnen) lopen. Verder is het de wens om een zo flexibel en globaal mogelijk bestemmingsplan op te stellen. Dat is een complicerende factor omdat het daarmee voor de buitenwereld niet duidelijk is hoe het gebied wordt ingevuld. Het VO wordt na de aanbesteding door de aannemer uitgewerkt naar een Definitief Ontwerp en omgevingsvergunning, waarbij op onderdelen het ontwerp nog kan veranderen. Deze factoren maken met name de externe communicatie complex. Intern aandachtspunt (dus tussen partners onderling) is dat er nog een gebruikershandboek opgesteld moet worden. Er wordt al gewerkt aan afspraken omtrent beheer, zeggenschap en exploitatie van de nieuwe accommodatie. Bovendien lijkt er bij de partners behoefte te zijn aan een passende naam voor de accommodatie. Het pand bestaat straks niet alleen uit scholen maar herbergt meerdere functionaliteiten. De naam Brede School Scholeneiland (BSS) dekt dus niet volledig de lading. Daarom is er vooralsnog voor gekozen de naam Multi Functionele Accommodatie/Brede School Scholeneiland (MFA/BSS) te gebruiken.. Met betrekking tot de externe communicatie is het verder goed om te beseffen dat het ruim anderhalf jaar stil is geweest terwijl er natuurlijk wel flinke stappen in het proces zijn gezet. 1.4 Stand van de communicatie Voor fase 1 is (in 2010) een communicatieplan opgesteld. Daarin is naast een beschrijving van de doelgroepen en communicatiedoelstellingen een aantal strategische uitgangspunten voor de interne en externe communicatie vastgelegd. Het is aan te raden om voor de huidige fase zoveel als mogelijk is aan te sluiten bij die eerder opgestelde uitgangspunten. Het kan zijn dat de focus gedurende de eerdere fases verschoven/gewijzigd is. Ook kan het zijn dat de geadviseerde middelenmix niet( meer) voldoet. In de bij dit voorstel gevoegde middelenmix wordt daar aandacht aan besteed. 1.5 Draagvlak Om een goed beeld te hebben van het doel van communicatie en de verwachtingen daaromtrent is het van belang om te weten of er sprake is van voldoende draagvlak voor de realisatie van de brede school. Politiek/bestuurlijk gezien maar ook bij partners en de buitenwereld. Qua communicatie maakt het immers veel verschil of er sprake is van acceptatie of dat er geïnvesteerd AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM MEI 2014 3
moet worden in het overtuigen/wegnemen van weerstanden. De huidige stand van zaken is dat er zeker politiek/bestuurlijk gezien een groot draagvlak is. Ook bij de maatschappelijke partners is er commitment. Iets genuanceerder ligt dat bij de buitenwereld/omwonenden en wellicht bij sommige ouders. Hoewel de gemeentelijke website regelmatig wordt aangepast, is lange tijd geen actieve informatie verstrekt en er dus ook niet duidelijk in welke fase het project zich bevindt. En dus bestaat er ook geen beeld over hoe de accommodatie er uit gaat zien. Door deze informatieachterstand kan hetzijn dat de buitenwereld aarzelend tegen de komst van de BSS/MFA aan kijkt. 1.6 Risico s Het is verstandig kort stil te staan bij de mogelijke risico s die aan het project verbonden zijn. Want als er sprake is van veranderingen of verschuivingen in welke zin dan ook, kan dat gevolgen hebben voor de communicatie. Zonder uitputtend te zijn volgt hieronder een opsomming van mogelijke risicofactoren. Gevolgen gemeenteraadsverkiezingen/aantreden van een nieuwe raad c.q. nieuw college Moeilijkheden m.b.t. de planningen Terugtrekken maatschappelijke partners Verstoring eensgezindheid Budgettaire knelpunten Teruglopend leerlingenaantal Leegstandrisico Bezwaarmakers AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM MEI 2014 4
2. Wat kan communicatie bijdragen? Wat is het doel van de communicatie? Het feit dat er politiek/bestuurlijk en bij de maatschappelijke partners draagvlak en commitment is voor de realisatie van BSS/MFA is positief. Dat draagt bij aan eensgezindheid en onderling vertrouwen. En dat is zowel wat de interne als de externe communicatie betreft een goed uitgangspunt. De scepsis die er mogelijk bij de buitenwereldis,behoeft extra aandacht. Een goede onderlinge communicatie (dus tussen alle betrokken partijen) draagt er aan bij dat er naar buiten toe met één mond kan worden gesproken. Dat is bij zo n complex project van belang om geen ruis te laten ontstaan. Om die eensgezindheid te bewaren/bewaken is het noodzakelijk dat alle participanten op hetzelfde moment over dezelfde informatie beschikken en daaarover ook gelijktijdig en zoveel mogelijk op dezelfde manier communiceren. Door transparantie kan ook het onderlinge vertrouwen in tact blijven wat voor het opstellen van een gebruikershandboek weer van belang is. Verder is het belangrijk dat door adequate communicatie de buitenwereld begrijpt wat er aan de hand is. Juist omdat het niet mogelijk is om de verschillende processen gelijk te laten lopen, is uitleg noodzakelijk. De buitenwereld moet als het ware worden meegenomen in het proces. En binnen bepaalde kaders mee kunnen denken/doen als het gaat om de inrichting van de directe (woon)omgeving. Dat draagt bij aan begrip voor en acceptatie van het project. Uiteindelijk kan dat er toe leiden dat er aan het eind van het proces zo min mogelijk bezwaren worden ingediend. Op dit moment is het wel noodzakelijk om prioriteit te geven aan het snel informeren van de buitenwereld over de stand van zaken van het project. Om die reden is er voor gekozen een inloopavond te organiseren op woensdag 14 mei 2014. Vooral omwonenden hebben een informatieachterstand en juist om begrip en acceptatie te bewerkstelligen moet die achterstand zo snel mogelijk worden weggewerkt! Gerichte en specifieke communicatie kan ook bijdragen aan het vinden van een nieuwe naam voor MFA/BSS Monnickendam. Intern maar ook extern is er ongetwijfeld veel creativiteit aanwezig. Om die aan te boren, is er korte maar gerichte communicatie (lees: campagne) nodig. 3. Met wie willen we communiceren? Er zijn verschillende doelgroepen op wie de communicatie gericht moet worden. Intern zijn dat: Alle betrokken partners College van B & W Gemeenteraad Extern zijn de doelgroepen: Beoogde gebruikers Omwonenden Ondernemers winkelcentrum t Spil Schoolbesturen Ouders Stadsraad Monnickendam Pers AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM MEI 2014 5
4. Wat gaan we communiceren? Wat is de boodschap? De realisatie van de MFA/BSS heeft zonder meer een meerwaarde. De combinatie van functionaliteiten zorgt voor mogelijkheden voor het opgroeiende kind en alle inwoners van Monnickendam. Bovendien wordt door de combinatie van functies de accommodatie optimaal gebruikt. Dat is efficiënt en effectiefvooral naar de buitenwereld toe is dat de kernboodschap. Intern is dat het benoemen van de meerwaarde minder noodzakelijk omdat die overtuiging immers al aanwezig is. Intern is vooral het gedrag belangrijk. Door naar elkaar toe te laten zien dat er geloof/vertrouwen is in de realisatie van demfa/bss, te laten blijken dat de samenwerking goed verloopt en een ieder zich op alle fronten inzet voor een goed resultaat, wordt het geloofwaardig om de boodschap over die meerwaarde naar de buitenwereld toe over te brengen5. Waarmee gaan we communiceren?om de communicatiedoelen te bereiken, is het nodig verschillende communicatiemiddelen in te zetten. Daarin kan een onderscheid worden aangebracht tussen intern en extern. Wel is het aan te raden in zowel de interne als de externe communicatiemiddelen gebruik te maken van een vast beeldmerk/logo. Dat draagt bij aan de herkenbaarheid. Interne middelen kunnen zijn: Vast logo Vergaderingen/bilaterale bijeenkomsten Verslagen vergaderingen project- en ontwerpgroep Mondelinge terugmeldingen Centraal archief Centraal logboek Intern e-mailadres Vast aanspreekpunt contactpersoon (projectleider) Interne memo s (naar eigen achterban) Externe middelen kunnen zijn: Vast logo Nieuwsbrieven Vast aanspreekpunt/-informatiepunt Centraal e-mailadres Ambassadeurs (vertegenwoordigers van de partners) Website(s) Social Media (Twitter/Facebook) Informatieavonden Beeldmateriaal Bord toekomstige bestemming op locatie Publicaties gemeentepagina Free publicity (door middel van interviews met betrokken partners) Voor een nieuwe naam: Wedstrijd uitschrijven Publiciteit genereren via diverse middelen AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM MEI 2014 6
Het is beslist aan te raden om stelselmatig te bespreken of de middelen effectief en functioneel zijn. Dat betekent: beoordelen welk effect is bereikt, of het juiste moment is gekozen, of de boodschap duidelijk is, of de afzender de juiste is geweest of dat bijsturing noodzakelijk is. 6. Planning De gemeente bepaalt eerst samen met de architect/stedenbouwkundige de inpassing van de te bouwen MFA/BSS. Daarmee ligt dan vast wat de hoofdindeling wordt van de functies in het gebouw, op welke wijze het gebouw ontsloten wordt, waar er wordt geparkeerd en waar de speelpleinen komen. Vóór er met het ontwerp wordt begonnen wordt eerst een informatieavond voor de buurt en andere belangstellenden georganiseerd, zodat eventuele aanbevelingen van de omwonenden kunnen worden meegenomen. Elke drie weken zitten alle toekomstige gebruikers en de gemeente samen met de architect aan tafel om het Ruimtelijk Programma van Eisen door te nemen en waar nodig bij te stellen. Medio mei 2014 is het VO gereed en kan er worden begonnen met het aanbestedingstraject. De MFA/BSS opent begin 2016 haar deuren. De planning van het proces vanaf heden ziet er als volgt uit: Afronden voorontwerp bestemmingsplan mei 2014 Vaststellen in college juni 2014 Start vooroverleg en inspraak juni 2014 Verwerking reacties en start ontwerpbest. juni/juli 2014 Ontwerpbestemmingsplan gereed juli 2014 Besluitvorming B&W en raad juli/sep 2014 VO Ontwerp gereed mei/juni 2014 raadsvoorstel bouwkrediet juni/juli 2014 Aanbesteding op basis van engin.+design juli/sep 2014 Ter visie bestemmingsplan okt/nov 2014 Verwerking zienswijzen, bestemmingsplan december 2014 Vaststellen bestemmingsplan B&W en raad februari/maart 2015 Start beroepsprocedure maart/april 2015 verlening omgevingsvergunning mei/juni 2015 Start bouw medio 2015 Oplevering en opening mfa/bss 2016 De communicatiemomenten en de invulling daarvan worden in onderling overleg hierop afgestemd. AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM MEI 2014 7