56e jaargang 4e kwartaal 2010 nr. 365/2010 Kwartaalblad van de vereniging van administratief personeel bij het onderwijs VAPblad www.vap-onderwijs.nl
Orgaan van de vereniging van administratief personeel bij het onderwijs Dagelijks Bestuur Jouke de Jong, voorzitter Reiger 33, 8103 AL Raalte Wim Boevé, vice-voorzitter Beelaertspark 22, 2731 AC Benthuizen Henk Reuvekamp, secretaris Nijverheidsstraat 12, 8263 AL Kampen Eric van Steen, penningmeester Vossenberg 9, 4841 JB Prinsenbeek Rabobank 18.24.76.243 t.n.v. VAP Redactie Hans Kleinsmann Eric van Steen Arnold Zadelberg Redactie-adres Vossenberg 9 4841 JB Prinsenbeek Telefoon 06-51 21 76 98 E-mail: info@vap-onderwijs.nl Hoewel de redactie streeft naar betrouwbaarheid, kan zij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele onjuistheden in de gepubliceerde informatie. De eigen publicaties mogen verspreid worden mits bronvermelding plaatsvindt. Ledenmutaties Nijverheidsstraat 12, 8263 AL Kampen Opgave advertenties aan het redactie-adres. Abonnementsprijs 75,- per jaar. Opmaak: Vormplus, Vlaardingen Druk: Stout grafische dienstverlening, Vlaardingen 56e jaargang 4e kwartaal 2010 nr. 365/2010 ISSN 1383-052X
Kwartaalblad van de vereniging van administratief personeel bij het onderwijs www.vap-onderwijs.nl
Inhoudsopgave VAN DE VOORZITTER De donkere dagen voor Kerst met een gouden randje 3 VAPblad tweede kwartaal 2010 5 Impressie van de VAP-themadag 23 november 2010 8 Resultatenoverzicht evaluatie VAP-themadag 10 VAN HET BESTUUR VAPblad tweede kwartaal 2010 5 Impressie van de VAP-themadag 23 november 2010 8 Resultatenoverzicht evaluatie VAP-themadag 10 VAN DE REDACTIE Horizontaal toezicht Belastingdienst 11 Complianceverkenning (cv) 12 www.vap-onderwijs.nl in ontwikkeling 18 Modern werkgeverschap, een breed begrip 19 Laatste subsidieronde voor 2011 21 Enterprice resource planning (ERC) 22 Handhavingsregels ouderbijdrage 23 Minder lasten en heldere regels bij aanbesteding 25 Professionals en hun eigenaardigheden 26 Vervroegde WIA-aanvraag 28 Online inzicht in je persoonlijke pensioenopbouw 29 Pianoo 29 VAN DE LEDEN De reikwijdte van artikel 32ba wet op de Loonbelasting 30 Richtlijnen voor beheer van het archief 31 VAN DE RAYONS Vergaderdata rayons 37 Impressies van de rayonvergaderingen 37 UIT ANDERE BRONNEN De zieke werknemer; ziek of niet? 42 Workshop Risicomanagement in het VO 46 LEDEN Ledenmutaties 47 Vergaderdata 2011 bestuur VAP 47 Aanmelden nieuwe leden 48 2
VAN DE VOORZITTER De donkere dagen voor Kerst met een gouden randje Ondermeer de voltallig bezochte bestuursvergadering van 17 november 2010 vormt mijn inspiratiebron voor dit voorwoord. We hebben daarin uitvoerig stilgestaan bij de toekomst van de VAP. Dat was niet voor het eerst. Ruim vier jaar geleden heeft het bestuur stellingen aan de leden voorgelegd en een actieplan opgesteld. We hebben op 17 november geconstateerd dat we er niet in zijn geslaagd alle actiepunten uit te voeren. Het is niet gelukt alle rayons weer actief te krijgen, we hebben nog geen voet aan de grond buiten het voortgezet onderwijs, de website heeft nog niet de kwaliteit die we graag zouden willen (al komt hier binnenkort verandering in) en de VAP is als netwerkorganisatie niet gegroeid. Terecht wordt soms vanuit de rayons kritisch naar het landelijke bestuur gekeken. De oorzaken hiervoor zijn divers. Voor vrijwel het gehele bestuur geldt dat zij net als u een drukke betaalde baan hebben. Op een bescheiden vergoeding voor DB-leden en hoofdredacteur na, is het VAPwerk onbezoldigd vrijwilligerswerk. Dat raakt dan wel eens ondergesneeuwd. Is het dan allemaal kommer en kwel? NEE, absoluut niet. Het ledental is door de jaren stabiel gebleven ondanks alle schaalvergroting in het onderwijs, een aantal rayons is nog zeer actief, het VAPblad is bijzonder goed gevuld en de cursus- en themadagen kunnen zich jaar op jaar verheugen in goede belangstelling en dito waardering. Toch vindt het bestuur het tijd voor verandering. Hoe dat moet, willen we met u als leden bespreken tijdens de ledenvergadering op 8 april 2011. Hoe we die dag precies aankleden, moeten we nog uitwerken, maar noteert u deze datum alvast. Ik roep u op om nu reeds met suggesties te komen, dan kunnen we die naast onze eigen ideeën leggen. Binnenkort is het Kerstmis. Onder ons zijn er die de Kerst(nacht)dienst/mis bezoeken, de aloude liederen zingen over het kindje Jezus. Voor anderen is het kerstdiner het hoogtepunt. Velen hebben de week tussen Kerst en oud en nieuw vrij, nemen afstand van de dagelijkse drukte en komen toe aan elkaar, een boek of het VAPblad. Daarin ook dit keer weer veel lezenswaardige artikelen. Ik ben er van overtuigd dat deze voor u, werkzaam bij een school of een bestuursbureau, leerzaam zijn. Voor mij als ambtenaar van het ministerie van OCW actief bij het College voor Examens, is dat minder het geval. Ik ben nu 2,5 jaar uit het onderwijs en merk dat ik de aansluiting steeds meer ga missen. Daarbij komt het formele argument dat ik vanwege die ambtelijke relatie met de minister niet de onafhankelijke positie kan innemen die ik als voorzitter van de VAP soms nodig heb. Ik heb daarom besloten en op 17 november aan het bestuur meegedeeld, dat ik in tijdens de ledenvergadering van 2011 mijn functie zal neerleggen en tussentijds het bestuur zal verlaten. Er is een vacature, ik ben benieuwd aan wie van u ik de symbolische voorzittershamer kan overdragen. Denk er maar eens goed over na! Ik wens u, met allen die u dierbaar zijn, gezegende Kerstdagen en een goed 2011. Jouke de Jong, voorzitter 3
Kerstmis Als je kunt stilstaan bij wat je beweegt en je alert bent op plekken waar je kunt bronnen op verhaal komen over liefde kunt zingen en het leven kunt vieren, zal 2011 een jaar vol passie kunnen zijn. Dat wensen we u Het bestuur van de VAP De VAP wenst u goede kerstdagen en een voorspoedig 2011! 4
VAN het bestuur VAPblad tweede kwartaal 2010 In het blad over het tweede kwartaal 2010 staat een aantal zaken die bij enkele leden van Rayon G hebben geleid tot verbazing en soms irritatie. Het desbetreffende onderdeel van het verslag van de vergadering van VAP-Rayon G is door de redactie van het VAPblad weggelaten in de impressie van de rayonvergaderingen. Om de lezers van het VAPblad volledig te informeren, wordt het verslag van de rayonvergadering van 13 juli 2010 integraal opgenomen, per onderdeel voorzien van de opmerkingen die in de DB-vergadering van het landelijk bestuur van de VAP zijn gemaakt. Vervolgens wordt het verslag van de rayonvergadering van 7 oktober 2010 integraal gepubliceerd. Daarmee is volledige openheid van zaken gedaan. Verslag vergadering Rayon G, d.d. 13 juli 2010: Voorwoord van de voorzitter: hier wordt een opmerking geplaatst richting de leden die niet zijn verschenen op de jubileumdag dat zij de verkeerde prioriteiten hebben gesteld. Het is niet aan de voorzitter om dit te bepalen; onze leden zijn zeer goed in staat om zelf bewuste afwegingen te maken. Deze opmerking gaat te ver. Reactie VAP DB-vergadering, d.d. 29 september 2010: De voorzitter heeft deze formulering gekozen door teleurstelling over opkomst. Er is veel energie, tijd en geld in de organisatie gestoken. Bovendien staat er voor deze woorden mijns inziens. Het VAPblad is doordrenkt met opmerkingen die een mogelijk einde van de VAP inluiden. Het bestuur legt daar eenzijdig de verantwoordelijkheid voor bij de leden. Terecht, succes staat of valt bij de inzet van de deelnemers. Maar het bestuur ontziet zichzelf in zijn verantwoordelijkheid en dat is onterecht. Kan het Rayon voorbeelden noemen? Het bestuur herkent zich hier niet in, maar heeft wel degelijk zorg over toekomst. Het bestuur neemt zijn verantwoordelijkheid en probeert het tij te keren door het organiseren van goed aangeklede ALV, themadagen en cursussen. De indruk bestaat dat het landelijk bestuur een te grote broek aan het aantrekken is. Men wil op het niveau van de VO-raad en OCW/DUO een partijtje mee gaan blazen. Daarbij moet wel bedacht worden dat wij een club zijn van administrateurs en financiële professionals, die binnen de scholen waarin we werkzaam zijn een adviserende en informerende taak hebben richting bestuur en/of raad van toezicht. Wij zijn niet de decision-makers in het veld. De brief die de VAP heeft gestuurd aan DUO inzake de frisse scholen is daarvan een voorbeeld. Dat is geen taak van onze VAP ; het antwoord van DUO liegt er dan ook niet om. Het overleg met OCW, DUO en VO-Raad is op initiatief van DUO op gang gekomen. De VAP zit met een gewaardeerde inbreng bij diverse kennisgroepen bij de VO-Raad aan tafel. Daarmee wil het bestuur bereiken dat de leden invloed kunnen uitoefenen op de uitvoerbaarheid van (nieuw) beleid en voorkomen dat de leden voor voldongen feiten worden geplaatst. Het lukt niet om nieuwe bestuursleden aan te trekken; ook is er verontrusting omtrent de huidige samenstelling van het bestuur, namelijk men is niet (meer) werkzaam als administrateur. 5
Na het vertrek van Jack Adriaans is Rayon G niet meer vertegenwoordigd in het bestuur. Graag ziet het bestuur een opvolger uit hetzelfde Rayon, zodat dit Rayon vertegen-woordigd blijft. Het bestuur nodigt een Rayonvertegen-woordiging uit voor de AB-vergadering van 17-11-2010 om ter vergadering met elkaar van gedachten te wisselen. Van de huidige bestuursleden is er welgeteld één vutter en één werkzaam bij het ministerie OCW, de anderen zijn actief in VO en PO. Het bestuur heeft teveel geld; 87.000,- op 31 december. Daarvan is 45.000,- vrij besteedbaar. Hoe gaat men hiermee om de komende jaren? - De leden hechten wèl veel waarde aan de vergadering van ons Rayon G. Het vermogen is een gevolg van meevallende deelname aan bekostigde cursussen en themadagen, en tegenvallende opkomst bij de gratis ledenvergaderingen en jubileumvieringen. Er zijn 300 landelijke VAP leden, waarvan er - afgaande op de verslagen - circa. 50 60 actief vergaderen. Daarbij zijn er slechts 5 Rayons A, C, D, en G. Het gaat dus om maximaal 20% van de leden, die actief vergaderen. Is dit niet wat mager? Bevestigt dit het voorgaande? Gelukkig worden de rayonvergaderingen als waardevol ervaren. Zegt het voort, want helaas is dat niet in alle Rayons het geval, terwijl de Rayons de kern vormen van de VAP. Het verslag van de vergadering d.d. 7 oktober 2010 van Rayon G Op 6 oktober is een reactie gekomen van de voorzitter van het landelijk bestuur op de opmerkingen uit het verslag van 13 juli 2010. Allereerst is de vergadering teleurgesteld in de reactie van het bestuur. Na de eerste reactie waren we hoopvol gestemd. Het bestuur gaf toen te kennen zich te herkennen in de op- en aanmerkingen. Hiervan is in de officiële reactie niets terug te vinden. De punten van de reactie op een rijtje: a. Teleurstelling van de voorzitter ten aanzien van de magere opkomst op de jubileumviering/ ALV; hij geeft aan de uitspraak verkeerde prioriteiten uit persoonlijke titel te hebben geuit, niet vanuit de functie als voorzitter. De vergadering is overwegend van mening dat Jouke in zijn voorwoord namens het volledig bestuur spreekt en niet op persoonlijke titel. De vergadering blijft van mening dat deze opmerking achterwege had moeten blijven. b. Ten aanzien van de opmerkingen in het VAPblad 2e kwartaal 2010 die een mogelijk einde van de VAP inluiden, stelt het landelijk bestuur de vraag om voorbeelden te noemen (in een eerste reactie gaf het bestuur aan zich te herkennen in onze brief en opmerkingen, hiervan is niks meer terug te vinden) - pagina 3: Voorwoord 2e alinea vielen zware woorden als meerwaarde en levensvatbaarheid en de zinnen daarachter. - pagina 4: de één na laatste alinea, de laatste 2 zinnen. - pagina 13: onder kopje ingekomen stukken en onder algemene ledenvergadering wordt tweemaal gerefereerd aan onvoldoende meerwaarde. Dit punt is ook de motivatie van OGVO om het lidmaatschap te beëindigen. 6
c. Hierbij sluit direct aan de situatie dat er geen nieuwe bestuursleden kunnen worden gevonden. Hierbij kwamen uit de vergadering de volgende opmerkingen: Er zijn vanuit ons Rayon aanbevelingen gedaan richting landelijk bestuur voor mogelijke kandidaten voor opvolging. Deze mensen zijn echter nooit benaderd. Pagina13 onderaan: uit de bestuursvergadering van 19 mei 2010 wordt gezegd dat de rayonsecretarissen worden gepolst naar de mogelijkheid voor het benaderen van jonge leden. Naar ons beste weten heeft dit nooit plaatsgevonden in ons Rayon. In de reactie wordt gesteld dat, op 2 mensen na, iedereen van het bestuur actief is in VO en PO. De vergadering stelt dat zij echter niet actief zijn als administrateur of financieel verantwoordelijke. d. De VAP is een te grote broek aan het aantrekken. De vergadering stelt dat de indruk bestaat dat er teveel naar boven wordt gekeken, waardoor de voelbare afstand tussen landelijk bestuur en de rayonleden alleen maar groter wordt. De hierboven geschetste voorbeelden lijken dit beeld te bevestigen, evenals de reactie van DUO. e. Het antwoord ten aanzien van het vermogen is onvoldoende. Het landelijk bestuur moet inzicht geven in de bestedingen op de langere termijn, waarbij inkomsten en uitgaven weer in evenwicht komen, c.q. een duidelijke bestemming aan de gespaarde gelden geven. Het risico op gold-plating is nu levensgroot aanwezig. f. Rayon G wordt uitgenodigd om de vergadering van het landelijk bestuur op 17 november a.s. te bezoeken. De vergadering stelt dat er weliswaar door Rayon G kritische opmerkingen zijn geplaatst richting landelijk bestuur, maar dat zij geen partij kan zijn in de interne bestuursdiscussie die hiervan het mogelijk gevolg is. Een later reflectiemoment tussen bestuur en leden is wel wenselijk en moeten we ook zeker gaan inplannen. Tenslotte komt de vraag aan de orde, of deze reactie van het landelijk bestuur in het kwartaalblad wordt geplaatst. Dit zou wel erg mager zijn. Verder pleit Rayon G er voor, dat de rayonnotulen niet worden ingekort of gecensureerd. Het kan niet de bedoeling zijn dat leden/rayons monddood gemaakt worden. Plaatsing van de integrale notulen op de website zouden wij aanbevelen. Reactie bestuur: Op 17 november 2010 is mede naar aanleiding van het bovenstaande in de vergadering van het Algemeen Bestuur uitvoerig stilgestaan bij de toekomst van de VAP en op 30 november 2010 hebben ondergetekenden met de voorzitter en secretaris van rayon G dit onderwerp besproken. Rayon G heeft dingen losgemaakt, die wellicht bij meer leden leven. De discussie is nu goed op gang gekomen en wordt voortgezet binnen het Algemeen Bestuur en in de voorbereiding van de Algemene Ledenvergadering van 2011. Daarbij gaan we ook de rayons actief betrekken. Er zijn wat ons betreft geen heilige huisjes. Omvang en samenstelling bestuur, VAPblad, website, financiële positie, alles zal tegen het licht worden gehouden. Met elkaar moeten we er voor zorgen dat er op 8 april 2011 te Utrecht een eigentijdse en gezonde VAP ontstaat, gericht op de toekomst met oog voor wat in 55 jaar is opgebouwd. Jouke de Jong en Eric van Steen 7
Impressie van de VAP-themadag 23 november 2010 Voor de themadag die op 23 november 2010 in Vergadercentrum Hoog Brabant te Utrecht is gehouden, hadden zich 86 personen aangemeld. Na de ontvangst met koffie en thee heette de voorzitter van de VAP, Jouke de Jong, de aanwezigen welkom. Na zijn openingswoord nam Antoine Roes van PwC de microfoon over om het thema van het ochtendgedeelte te behandelen: de werkkostenregeling. Uit de presentatie van Antoine Roes bleek al snel dat de Belastingdienst het deze keer misschien wel leuker kan maken, maar zeker niet gemakkelijker! En dan te weten dat vereenvoudiging de achtergrond van deze regeling is. Diverse termen vlogen de zaal in: gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten, vrije vergoedingen, extraterritoriale kosten, vrije ruimte, nihilwaardering..! Bovendien werd het verschil tussen vergoedingen en verstrekkingen benadrukt. Zo mag aan een zieke college wél een fruitmand worden gegeven, maar strikt genomen moeten de kosten van een bloemetje aan dezelfde persoon tot de werkkostenregeling worden gerekend. De regeling is in beginsel van toepassing op alle vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever aan zijn werknemers doet. Voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen is straks per inhoudingspichtige een budget van 1,4% van de (fiscale) loonsom beschikbaar. Bij overschrijding van dit budget voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geldt als hoofdregel een eindheffing van de werkgever van 80% over het meerdere. De CAO, basis van de arbeidsvoorwaardenregeling, kan soms conflicteren met bepalingen van de werkkostenregeling. Antoine Roes benadrukte dat wettelijke regelingen altijd prevaleren boven de CAO-bepalingen. Aan de hand van stellingen konden de aanwezigen met het bekende petje-op/petje-af systeem aangeven of zij het er al dan niet mee eens waren. Vaak had de meerderheid van de zaal t bij het rechte eind, maar er kwamen toch situaties voor, waar het antwoord voor de hand lag, maar dat het antwoord verrassend anders was. De grondslag voor de 1,4% uit de werkkostenregeling voor enig jaar wordt gevormd door de totale loonsom over het vorige kalenderjaar. Er zijn drie instapmomenten voor de werkkostenregeling: 2011, 2012 of 2013. Vanaf 2014 zal toepassing van de regeling verplicht worden voor alle werkgevers. Met ingang van toepassing van de werkkostenregeling vervallen alle afspraken die de organisatie met de Belastingdienst heeft gemaakt over vergoedingen en verstrekkingen. Na het gebruikelijke lunchbuffet werd de microfoon overgedragen aan Thom Menssink, directeur van DDInformatica. Zijn presentatie ging over de complete digitale factuurverwerking. Aan de hand van een demonstratie van ifilefactuur, het product van DDInformatica waarmee factuurautomatisering is te verwezenlijken, met werkelijke facturen werd zijn demonstratie een ware praktijkervaring. Uiteraard was het aantal te verwerken facturen beperkt (vijf exemplaren), waarbij uiteindelijk één factuur werd verheven tot modelfactuur die werd gevolgd gedurende het verdere verloop van de verwerkingsprocedure. Het traject dat de factuur moet afleggen, werd schematisch voorgesteld en vervolgens verduidelijkt door stap-voor-stap de boekingsgang die de factuur had ondergaan, te volgen. De gehele boekingsgang wordt per factuur vastgelegd in een log. Alle datums waarop handelingen zijn verricht, worden door het systeem automatisch vastgelegd, evenals alle acties die functionarissen hebben gepleegd: wie heeft de binnenkomst van de factuur geregistreerd, wie 8
was de codeur, wie heeft geaccordeerd, wie heeft voor betaling gefiatteerd en wie heeft uiteindelijk de betaling ingeboekt. Daarmee behoort het archiveren van het papieren document volgens Thom Menssink tot het verleden, dit met goedvinden van de Belastingdienst. Op de vraag uit de zaal wat het pakket voor de school gaat kosten, antwoordde Thom dat men niet alleen naar de kosten moet kijken, maar dat deze toepassing zichzelf terugverdient omdat onder andere forse tijdbesparing, kostenbesparing, ruimtebesparing en efficiencyverbetering worden gerealiseerd. Hierna lichtte VAP-collega Jan Gerard Baaij van het Visser t Hooft Lyceum in Leiden zijn praktische ervaring met de digitale factuurverwerking toe. Op het moment dat hij uitlegde dat het systeem automatisch een e-mailbericht verstuurt naar betrokken functionarissen met de mededeling dat er facturen gereed staan voor accordering, komt (toevallig?) bij collega Flip van Hoven op zijn Blackbarry zo n melding binnen. Vervolgens werd dit onderdeel een co-productie van beide collega s. Wat uit hun betoog bleek, is dat - in tegenstelling tot hetgeen Thom Menssink in zijn presentatie zei - de papieren factuur tijdens het verwerkingsproces nog wel wordt gebruikt op check- en controlemomenten. Na de theepauze verzorgde Patrick Akkerman, new business consultant van DDInformatica, de presentatie van het digitaal dossierbeheer en de digitale verwerking van inkomende post. Hij begon zijn verhaal met het herkenbare beeld van overvolle dossierkasten, waar de documenten vaak ongerubriceerd opgeborgen zijn. Het intern verspreiden, raadplegen en/of beveiligen van deze documenten wordt daardoor lastiger en leidt vaak tot schaduwdossiers, toename van kopieerkosten en papiergebruik en vertraging van informatiedeling. Patrick benadrukte dat men daarbij nooit de zekerheid heeft dat iedereen voor wie de informatie interessant is, deze ook daadwerkelijk ontvangt en kan inzien. In het proces van het digitaliseren van het dossierbeheer en de postverwerking staat ook nu de scanner weer vooraan in het proces. Door het groot arsenaal aan zoekcriteria is het terugvinden binnen het digitale systeem n fluitje van een cent geworden. Het systeem zoekt op alle ingevoerde trefwoorden: naam van de afzender, onderwerp van het document, datum, locatie of afdeling waar het document voor bestemd, c.q. afkomstig van was. Wanneer het systeem een (te) lange reeks mogelijkheden opsomt, kunnen de zoekcriteria worden verfijnd. Ondanks de gebruiksvriendelijkheid zijn er nog niet veel organisaties die het dossierbeheer op digitale wijze verzorgen. Aan het einde van de dag blikte Jouke de Jong nog even terug op deze themadag en constateerde uit de veelvuldige interrupties uit de zaal, dat de onderwerpen wel leefden bij de aanwezigen. Aan de deelnemers was gevraagd het evaluatieformulier in te vullen. Hier hebben 49 personen gehoor aan gegeven. Op de volgende pagina vindt u de resultaten. Doordat enkele deelnemers het middaggedeelte niet (geheel) hebben bijgewoond, is de respons lager dan 49. Alle PowerPoint-presentaties van deze themadag kunnen worden gedownload op onze website: www.vap-onderwijs.nl, achter de knop Themadag 23-11-2010. Daar zijn ook praktische tips voor de werkkostenregeling en een praktische inventarisatietool (in Excelformaat) voor de werkkostenregeling te downloaden. Ook de uitslag van de enquête over het paperless office - die DDInformatica tijdens de themadag onder de deelnemers heeft gehouden - is op onze website terug te vinden. Eric van Steen 9
Resultatenoverzicht evaluatie VAP-Themadag 2010 doel van deze VAP themadag Was vooraf het doel van de VAP-themadag duidelijk? 38 x uitstekend 11 x voldoende 0 x matig Ochtendgedeelte: WERKKOSTENREGELING Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 34 x uitstekend 15 x voldoende 0 x matig Middaggedeelte: COMPLETE DIGITALE FACTUURVERWERKING Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 10 x uitstekend 29 x voldoende 10 x matig PRAKTIJKGEDEELTE DIGITALE FACTUURVERWERKING Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 8 x uitstekend 24 x voldoende 8 x matig DIGITAAL DOSSIERBEHEER Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 5 x uitstekend 19 x voldoende 6 x matig DIGITALE VERWERKING INKOMENDE POST Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 5 x uitstekend 18 x voldoende 7 x matig LOCATIE van deze VAP-themadag Van welk vervoermiddel heeft u gebruik gemaakt? 6 x auto 40 x trein 3 x anders Wat vindt u van de verzorging in Hoog Brabant? 30 x uitstekend 17 x voldoende 1 x matig TOTAALOORDEEL van deze VAP-themadag Wat vindt u van de praktische toepasbaarheid van deze VAP-themadag? 28 x uitstekend 20 x voldoende 1 x matig Hoe heeft u deze dag ervaren? 28 x uitstekend 18 x voldoende 0 x matig 10
VAN de redactie Horizontaal toezicht Belastingdienst Inleiding Steeds meer organisaties en bedrijven vallen onder het horizontale toezicht van de Belastingdienst. Het streven van de Belastingdienst daarbij is om te komen tot een effectievere en efficiëntere werkwijze, waarbij minder de nadruk ligt op controles achteraf en meer afstemming vooraf plaatsvindt. Het resultaat is dat de Belastingdienst minder zal graven in oude belastingjaren en er meer zekerheid is over de actuele belastingpositie van een organisatie. Bij horizontaal toezicht is wederzijds vertrouwen van groot belang. Om dit vertrouwen te winnen, moeten organisaties inzicht geven in de mate waarin zij controle hebben op de bedrijfsprocessen die invloed hebben op hun belastingpositie. Daartoe wordt tussen de organisatie en de Belastingdienst een handhavingconvenant gesloten waarin de spelregels zijn vastgelegd. Eén van de spelregels is dat de organisatie moet beschikken over een samenstel van processen en interne beheersmaatregelen, dat ervoor zorgt dat de financiële risico s van een organisatie bekend zijn en beheerst worden. De Belastingdienst noemt dat: het tax control framework (tcf). Alle bedrijfsprocessen bij elkaar zijn van invloed op de belastingpositie van de organisatie en spelen een rol in het tcf. Het bouwen van een tcf voor het horizontaal toezichtproces Het bouwen van een tcf is niet zo ingewikkeld als algemeen wordt gedacht. Vaak blijkt al dat (onbewust) een groot deel van het tcf is geïmplementeerd. Denk daarbij aan de fiscale scan van de fiscalist, de handboeken AO/IB, het risicomanagement en de controles die ervoor zorgen dat (bijvoorbeeld) de aangiften loonbelasting en omzetbelasting tijdig worden ingediend en betaald. Het bouwen en in stand houden van een tcf kan worden onderverdeeld in negen stappen: 1. Doelstellingen bepalen; 2. Het in kaart brengen van processen; 3. Het analyseren van fiscale risico s; 4. Het in kaart brengen van interne beheersmaatregelen; 5. Beoordeling van de beheersmaatregelen en signaleren welke ontbreken; 6. Het ontwerp van het tcf; 7. Implementatie van het tcf; 8. Toetsing van de opgestelde controles binnen het pakket van maatregelen; 9. Onderhoud van het tcf. Een goed werkend tcf leidt tot bewustwording van de processen en het kwalitatief beoordelen van controles en heeft mede tot gevolg dat de hoeveelheid correcties bij controles van de Belastingdienst afnemen. Het horizontaal toezichtgesprek (HT- gesprek) Het is de bedoeling, dat als start van het HT-proces - dit gesprek wordt gevoerd met de hoogste leiding van de Belastingdienst en de betrokken organisatie. Van de zijde van de Belastingdienst nemen ook andere personen deel aan het HT-gesprek. In het HT -gesprek staat bij voorkeur alleen het horizontaal toezicht op de agenda. Als ook allerlei lopende zaken worden besproken, kan dit leiden tot verwarring en wordt de aandacht voor de introductie van horizontaal toezicht mogelijk te veel afgeleid. 11
Het doel van het HT -gesprek is dus een wederzijdse verkenning van de mogelijkheden voor de toepassing van horizontaal toezicht bij de organisatie. Onderdelen van die wederzijdse verkenning zijn: 1. een toelichting op de kernbegrippen en uitgangspunten; 2. verantwoordelijkheden en verwachtingen over en weer; 3. een schets van de stappen in het horizontaal toezichtproces; 4. de tone at the top, zowel bij de organisatie als bij de Belastingdienst; 5. de positieve en negatieve ervaringen in de huidige contacten. Complianceverkenning (cv) Inleiding In het proces van horizontaal toezicht volgt de cv op het eerste HT -gesprek dat met een organisatie is gehouden. Als de organisatie na dit gesprek heeft aangegeven positief te staan tegenover horizontaal toezicht, dan wil de Belastingdienst samen met de organisatie het goede gevoel uit het eerste HT -gesprek verder concretiseren en dan overgaan tot een situatie van horizontaal toezicht. Dit artikel is geschreven vanuit het perspectief van een organisatie waarvan de Belastingdienst nog geen compleet (fiscaal) beeld heeft. Wanneer er al wel aanknopingspunten zijn ten aanzien van de tone at the top en/of de fiscale beheersing, dan kunnen onderdelen van de cv achterwege worden gelaten. In de uitvoering van de cv is dus maatwerk mogelijk. Vanuit de gedachte van gerechtvaardigd vertrouwen is het voor de Belastingdienst en de organisatie wel van belang om gezamenlijk te investeren in de nieuwe manier van werken. Dit betekent dat het ook in de situatie van een bekende klant past om (voor onderdelen van) een cv uit te voeren. In dit artikel wordt de cv toegelicht: 1. Doelstelling; 2. Afbakening; 3. Rolverdeling; 4. Voorbereiding; 5. Uitvoering; 6. Dossiervorming; 7. Evaluatie en rapportage. 1. Doelstelling cv De doelstelling van de cv is om samen met de organisatie vast te stellen dat er zichtbare aanwijzingen zijn dat de organisatie transparant wil zijn en de fiscaliteit wil en kan beheersen. De cv is gericht op het opbouwen van gerechtvaardigd vertrouwen. Dat vertrouwen is de basis om in de toekomst de organisatie niet meer risicogericht te benaderen, maar te steunen op de verklaringen en op de kwaliteit van de werkzaamheden van de organisatie. Samen afstemmen of er gewerkt kan worden op basis van dit vertrouwen en op basis van de andere kernwaarden van horizontaal toezicht: begrip en transparantie. Door de cv maakt de organisatie ook kennis met de nieuwe manier van werken door de Belastingdienst. 12
De cv richt zich concreet op de fiscale houding en het gedrag van de organisatie (en betrokken partijen): het willen. Tevens wordt besproken met de organisatie of zij in staat is aanvaardbare aangiften in te dienen. Gezamenlijk wordt vastgesteld, of de randvoorwaarden aanwezig zijn om te komen tot een adequate beheersing van de fiscaliteit: het kunnen. De eigen verantwoordelijkheid van de organisatie staat hierbij centraal. 2. Afbakening Het traject van horizontaal toezicht kent verschillende fasen met elk hun eigen dynamiek. Sommige fasen kunnen gelijktijdig lopen of enige overlap met elkaar hebben. In de cv is aandacht voor de fiscaal relevante AO/IB (TCF). Het gaat daarbij niet om de concrete procedures, maar om de aanwezigheid van een fundament om op te bouwen. De Belastingdienst voert geen beoordeling uit van de huidige stand van de fiscale beheersing. Dat is de verantwoordelijkheid van de organisatie. De organisatie beoordeelt op enig moment de mate waarin zij fiscaal in control is (zij heeft dat vaak al voor een deel gedaan of doet dat in een later stadium). De uitkomsten van deze beoordeling deelt de organisatie met de Belastingdienst. De uitkomsten geven zicht op de verbeterpunten en bepalen de aard en intensiteit van ons toezicht. Tijdens de cv is het mogelijk dat beide partijen al verbeterpunten signaleren. Deze worden dan besproken. De manier waarop de organisatie de punten erkent en de verbetering oppakt, kan inzicht geven in het willen van de organisatie. Ook is het mogelijk dat deze punten inhouden, dat aangiften in het verleden op onderdelen niet aanvaardbaar zijn. In dit geval wordt met de organisatie overleg gevoerd over een oplossing voor het verleden. 3. Rolverdeling Het horizontaal toezichttraject wordt gekenmerkt door samenwerking tussen verschillende disciplines. In de cv spelen in ieder geval de klantcoördinator en de controlemedewerker een belangrijke rol: de klantcoördinator is vanuit zijn centrale positie verantwoordelijk voor de voorbereiding en evaluatie, een controlemedewerker voert in beginsel de cv uit (mogelijk samen met de klantcoördinator). Afhankelijk van de specifieke organisatie kunnen naast de klantcoördinator en de controlemedewerker ook anderen bij deelaspecten van de verkenning worden betrokken: Heffingspecialisten, wanneer specifieke fiscale issues zich voordoen; EDP -auditor, voor het bespreken van de wijze waarop de fiscale beheersing in een geautomatiseerde omgeving plaatsvindt; Douane, wanneer bij de organisatie douaneaspecten spelen en de mogelijkheid bestaat om vanuit Belastingdienst en Douane samen op te trekken; leidinggevende van het behandelteam (lbt), in de voorbereiding en evaluatie is betrokkenheid van het management gewenst, omdat de lbt aanwezig is bij het eerste HTgesprek en het mogelijke handhavingconvenant ondertekent. Aanbevolen wordt de cv met minimaal twee personen uit te voeren. Hiermee willen we de kwaliteit van de verslaglegging en de objectiviteit van onze bevindingen waarborgen. 4. Voorbereiding Voorafgaand aan de cv is het eerste HT-gesprek met de organisatie gevoerd. Dit gesprek is op kantoor voorbereid door het behandelteam van de Belastingdienst. De voorbereiding bestaat uit het verzamelen en delen van relevante klantinformatie. Deze informatie is ook voor de cv nodig. Daarnaast kunnen de bevindingen uit het eerste HTgesprek richting geven aan de cv. Het is dan ook wenselijk dat degene die de cv gaat uitvoeren, aanwezig is bij het eerste HT-gesprek. 13