Werkkostenregeling 2015 Op 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling definitief. Begin tijdig aan de voorbereidingen voor de overgang naar de werkkostenregeling! Zo voorkomt u dat de werkkostenregeling u veel geld kan gaan kosten. Hieronder een korte uitleg over de werkkostenregeling én tips voor de voorbereiding. De werkkostenregeling is in 2011 ingevoerd als vereenvoudiging van de daarvóór geldende regels voor vergoedingen en verstrekkingen. Tot die tijd gold voor elke vergoeding of verstrekking een aparte regel. Toch werd de werkkostenregeling niet als een vereenvoudiging ervaren. Om die reden heeft de staatssecretaris op 3 juli een brief naar de Tweede Kamer gestuurd met voorstellen ter verbetering van de werkkostenregeling. Op Prinsjesdag zijn deze maatregelen meegenomen in het Belastingplan 2015 en op 13 november 2014 heeft de Tweede Kamer het Wetsvoorstel Belastingplan 2015 aangenomen. De verbeterpunten zijn in deze flyer verwerkt. Eenvoudige regeling De gedachte achter de werkkostenregeling is eenvoudig. Alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers (ook 100% zakelijke) vormen loon en zijn in beginsel belastbaar. Vervolgens krijgt u als werkgever een fictief budget (vrije ruimte) van 1,2% (2015) van de fiscale loonsom voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Heeft u meer nodig dan de voor u beschikbare vrije ruimte, dan wordt het meerdere als loon belast naar een tarief van 80%. Deze heffing komt voor rekening van de werkgever. Uitzonderingen Op de eenvoudige basisgedachte gelden nog een aantal uitzonderingen: De werkgever kan er voor kiezen om vergoedingen als belastbaar loon uit te betalen; Er blijven bepaalde gerichte vrijstellingen bestaan (bijvoorbeeld reiskosten); Bepaalde zaken die ter beschikking worden gesteld worden op nihil gewaardeerd; Sommige kosten worden als intermediaire kosten beschouwd; Er geldt een gebruikelijkheidstoets. Met ingang van 1 januari 2015 wordt het percentage van de vrije ruimte 1,2%.
Vaste kostenvergoedingen Onder de werkkostenregeling blijft het mogelijk om vaste kostenvergoedingen toe te kennen voor kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt of voor bepaalde intermediaire kosten. De regels hieromtrent zijn echter wel aangescherpt. Als er in het verleden geen (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de vaste kostenvergoeding heeft plaatsgevonden, kan de vaste kostenvergoeding alleen onbelast blijven als u de vaste kostenvergoeding aanwijst als eindheffingsloon en er voldoende vrije ruimte is. De regels voor vaste kostenvergoedingen zijn aangescherpt. Tip: heeft u in het verleden geen steekproef gedaan, begin daar dan zo snel mogelijk mee. Posten onder de vrije ruimte De volgende kosten zijn kosten die vanaf 2015 bij veel werkgevers in de vrije ruimte zullen vallen (let op: deze lijst is niet limitatief): Kerstpakketten en andere geschenken aan werknemers; Maaltijden op de werkplek (forfait van 3,15 in 2014); Reiskostenvergoedingen boven 0,19 per kilometer, inclusief parkeer- veer en tolgelden (niet auto van de zaak); Internet thuis voorzover niet zonder meer noodzakelijk Bedrijfsfitness (elders); Personeelsfeesten, personeelsreizen etc.; Computers, laptops, tablets, gereedschap die niet zonder meer noodzakelijk zijn voor de dienstbetrekking Mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen die niet zonder meer noodzakelijk zijn voor de dienstbetrekking Vergoedingen en verstrekkingen van werkkleding; Fiets van de zaak; Niet onderbouwde vaste kostenvergoedingen.
Belangrijk verschil Let op: onder de werkkostenregeling gold tot en met 2014 een belangrijk verschil tussen ter beschikking stellen enerzijds en vergoeden of verstrekken 1 anderzijds. Werkkleding (met een logo van 70 cm2 of groter) die de werkgever ter beschikking stelt, werd op nihil gewaardeerd. Een vergoeding voor werkkleding was echter belast en kon alleen onbelast blijven als de vergoeding werd aangewezen als eindheffingsloon onder de vrije ruimte. In het Belastingplan 2015 is aangegeven dat voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen dit onderscheid komt te vervallen. Inmiddels is de concept-uitvoeringsregeling gepubliceerd. Hieruit blijkt dat arbovoorzieningen worden aangewezen, maar werkkleding niet. Posten met nihil waardering of gerichte vrijstelling Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde verstrekkingen en ter beschikking gestelde zaken in de vrije ruimte valt, wordt een aantal posten op nihil gewaardeerd. Ook gelden voor bepaalde posten gerichte vrijstellingen. Hieronder de belangrijkste. Let op: het verschil tussen ter beschikking stellen enerzijds en vergoeden of verstrekken anderzijds komt per 1 januari 2015 voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen te vervallen. Nihil waardering Arbovoorzieningen; Consumpties op de werkplek; Inrichting van de werkplek (niet zijnde de werkplek in de woning van de werknemer); Ter beschikking gestelde werkkleding (nagenoeg uitsluitend geschikt om tijdens werk te dragen of met logo); Werkkleding die achterblijft op de werkplek; Ter beschikking gestelde voordeelurenkaart openbaar vervoer (mede zakelijk gebruik); Gerichte vrijstellingen Reiskosten zoals abonnementen en kaartjes openbaar vervoer of 0,19 per kilometer; Studiekosten, congressen, trainingen, vakliteratuur, kosten inschrijving beroepsregister; Verhuiskosten voor zakelijke verhuizingen; 1 Met verstrekken wordt in deze flyer bedoeld: in eigendom verstrekken.
Verblijfskostenvergoeding voor tijdelijke werkzaamheden elders; Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen etc.; Extraterritoriale kosten; Korting op producten eigen bedrijf conform oude regeling (per 1 januari 2015); Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die zonder meer noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking Vergoedingen en verstrekkingen van een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor een nihil waardering geldt (per 1 januari 2015). Het gaat hierbij volgens de concept-uitvoeringsregeling om arbo-voorzieningen. Noodzakelijkheidscriterium Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt met ingang van 1 januari 2015 het noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat er een vrijstelling geldt indien de hiervoor genoemde zaken naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Hetzelfde geldt voor het bijbehorende datatransport (waaronder mogelijk ook internet thuis voor zover noodzakelijk) en voor de benodigde programmatuur en dergelijke. Er gelden nog wel de volgende voorwaarden en beperkingen: Als de voorziening niet langer noodzakelijk is, moet de werknemer de voorziening teruggeven of de restwaarde vergoeden; Voor bestuurders en commissarissen geldt dat de voorziening ook een gebruikelijke voorziening moet zijn. De voorzieningen mogen niet in ruil voor andere loonbestanddelen worden verstrekt (cafetariaregeling).
Stappenplan Ondanks dat de wetsvoorstellen nog moeten worden goedgekeurd door de Eerste Kamer, adviseren wij om zo snel mogelijk te inventariseren hoe de werkkostenregeling bij u uitpakt. U kunt dit doen met het volgende stappenplan: Stap 1: Inventarisatie Inventariseer welke vergoedingen en verstrekkingen beslag leggen op de vrije ruimte. Stap 2: Vaste kostenvergoeding onderbouwen Indien er gebruik wordt gemaakt van een vaste kostenvergoeding zorg dan voor een goede onderbouwing. Heeft u in het verleden geen steekproef gedaan, begin daar dan zo snel mogelijk mee. Stap 3: Arbeidsvoorwaarden aanpassen In veel gevallen, geldt bij de overgang naar de werkkosten-regeling een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. Uw medewerkers moeten instemmen met die wijzigingen. Wij adviseren om die overeenstemming in samenwerking met de ondernemingsraad te bereiken. Stap 4: Administratie aanpassen Als helder is hoe de werkkostenregeling voor uw organisatie wordt ingevuld, moet u uw salaris- en financiële administratie daarop aanpassen. Stap 5: Budgetbewaking Zorg dat u zicht hebt op de beschikbare vrije ruimte, zodat u weet of er ruimte is voor een klein kerstpakket of groots kerstfeest. Vragen over de werkkostenregeling? Of hulp nodig bij een geruisloze overgang naar de werkkostenregeling? Neem dan contact op met onze specialisten loonheffing: Karin Herman (k.herman @bakertillyberk.nl) of Piet van Loon (p.vanloon @bakertillyberk.nl). Uiteraard kunt u ook contact opnemen met uw vaste adviseur bij Baker Tilly Berk.