Gesprekscyclus Scholengroep Rijk van Nijmegen Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding 2 Hoofdstuk 2 Gesprekscyclus Opbouw De tweejarige scyclus van SGRvN - Het voortgangs - Het beoordelings 4 4 4 5 6 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Geleidelijke invoering Startende medewerker Instrumenten Voortgangs en beoordelings 8 8 10 10 1
Gesprekscyclus Scholengroep Rijk van Nijmegen Hoofdstuk 1. Inleiding De kwaliteit van het onderwijs begint bij goed personeel! Goed personeel is een belangrijke voorwaarde om de kwaliteit van het onderwijs te garanderen. Het ontwikkelen van de professionaliteit van al onze medewerkers staat hierbij centraal. Een scyclus kan bijdragen aan een adequate beoordeling van het functioneren en de ontwikkeling van de medewerkers. Binnen de scholen van de Scholengroep is de scyclus niet gelijk qua inhoud en frequentie. Afgeleid van het strategisch plan heeft SGRvN afgesproken om de verschillende scycli beter op elkaar af te gaan stemmen, zodat een gemeenschappelijk en transparant instrument ontstaat dat bijdraagt aan ontwikkelingsgericht beleid. Dit stuk bevat een voorstel voor de inhoud en de invoering van een nieuwe scyclus voor de hele Scholengroep. Beoordeling in de huidige functie Uitgangspunt in deze cyclus is dat er wordt beoordeeld op het functioneren in de huidige functie. De beoordeling doet dus geen uitspraken over een toekomstige functie en het promotiebeleid. Voor het in aanmerking komen voor een hogere functie zal een sollicitatieprocedure plaats hebben. Op termijn kan de portfolio van de medewerker, waar de beoordeling onderdeel van uitmaakt, wel een rol gaan spelen. Integrale scyclus Een ander belangrijk punt van overweging is, dat de uitvoering van de cyclus haalbaar en uitvoerbaar moet zijn. Daarom wordt voorgesteld het ene jaar een beoordelings te houden en het andere jaar een voortgangs. SGRvN kiest bewust voor een uitvoerbaar en overzichtelijk model. Daarom stelt zij voor geen afzonderlijke functionerings en popken te houden, maar die onderdeel te laten zijn de twee genoemde ken. Plannings Voordat de daadwerkelijke scyclus van start gaat, zal met elke medewerker een plannings gevoerd worden. In dit bespreken de medewerker en de direct leidinggevende de wederzijdse verwachtingen en maken afspraken over de inhoud van het takenpakket op basis van de nieuwe functiebeschrijving en de ambities van leidinggevende en betrokkene over de wijze van uitvoering van het takenpakket en de persoonlijke ontwikkeling. Zo weet de medewerker na afloop van dat wat er van hem of haar wordt verwacht en waarop uiteindelijk wordt beoordeeld. De medewerker krijgt op die manier de kans om aan de gestelde eisen en afspraken te voldoen. Het eerstvolgende is dan het voortgangs waarin de stand van zaken wordt besproken ten aanzien van de voortgang van de gemaakte afspraken. Pas daarna volgt het beoordelings. Zo krijgt iedere medewerker twee jaar de kans om aan de gestelde eisen en gemaakte afspraken te voldoen, voordat er een beoordeling wordt uitgesproken. Jaarplanning Iedere beoordelaar (de leidinggevende) maakt elk jaar een jaarplanning van te houden ken. De ken wordt verspreid over twee jaar zodat niet alle medewerkers in het zelfde jaar worden beoordeeld of een voortgangs krijgen. 2
Instrumenten en procedures De in dit document genoemde instrumenten en formulieren moeten verder worden ontwikkeld. Het is de bedoeling om dat geautomatiseerd, gebruikersvriendelijk en integraal te doen, zodat gebruiksgemak en toegankelijkheid voor zowel de medewerker als de leidinggevende verzekerd is. Daarnaast zal nog een reglement Gesprekscyclus worden opgesteld waarin alle processtappen en de procedures staan uitgeschreven. Training De invoering zal vooraf worden gegaan door een straining van alle leidinggevenden. Deels zal dat bestaan uit een instructie over werkwijze, aanpak en procedures en de betekenis van de inhoud van de instrumenten en deels uit een concrete straining. Evaluatie SGRvN wil met het instrumentarium, zoals voorgesteld, gaan werken en ervaring op doen. Belangrijk hierbij is de cyclus regelmatig te evalueren om de stand van zaken te bespreken en ervaringen uit te wisselen. Op basis hiervan en van de leerervaringen kunnen we de cyclus, de instrumenten en de procedures eventueel bijstellen. 3
Gesprekscyclus Scholengroep Rijk van Nijmegen Hoofdstuk 2. De scyclus Opbouw scyclus De ken worden gevoerd tussen medewerker en de direct leidinggevende. Aan het begin van de cyclus maakt de leidinggevende afspraken met de medewerker, waarvan de voortgang gedurende de cyclus bewaakt wordt, en waar nodig wordt bijgestuurd. Aan het einde van de cyclus vindt een evaluatiee plaats en wordt beoordeeld in welke mate de ontwikkel en resultaatafspraken behaald zijn. De tweejarige scyclus van Scholengroep Rijk van Nijmegen De cyclus van SGRvN is een tweejarige scyclus. In de scyclus van SGRvN worden twee ken gevoerd. In het ene schooljaar bespreken leidinggevendee en medewerker de voortgang in een voortgangs. In het andere schooljaar beoordeelt de leidinggevende het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker in het beoordelings. Voor de cyclus betekent dit dus dat er afwisselend een voortgangs en een beoordelings zullen plaatsvinden. Grafisch is dit als volgt weer te geven: Voortgangs Beoordelings Figuur 1. De scyclus van SGRvN Coachings Daar waar nodig of behoefte is kan de medewerker en/of leidinggevende een coachings aanvragen. Coachingsken kunnen ingezet worden om de medewerker te begeleiden in het behalen van de gemaakte resultaat en ontwikkelingsafspraken. Het doel is verbetering en ondersteuning van het functioneren van de medewerker. Aanleiding kan zijn de uitkomst van een voortgangs en/of beoordelings, een hulpvraag, incident of bijzondere situatie. 4
Het voortgangs In dit gaat het om de voortgang van de afspraken, die tijdens het beoordelings zijn gemaakt. Hierbij kan de leidinggevende de medewerker bijsturen en kan de medewerker om hulp vragen bij de uitvoering van de gemaakte afspraken. De werknemer stelt een verslag op van dit. Rechtspositionele consequenties Doel Afspraken Input Voorbereiding Nee Voortgangs Het gezamenlijk (leidinggevende en medewerker) sturing geven aan de professionalisering van de medewerker. In een voortgangs staat het huidige functioneren en nakomen van gemaakte afspraken centraal. De medewerker en de leidinggevende bespreken de stand van zaken rond gemaakte afspraken en de voortgang in de ontwikkeling van de medewerker. Eventuele knelpunten worden opgespoord en ze bedenken daarvoor samen oplossingen. over de stand van zaken betreffende de ontwikkeling van de bekwaamheden van de medewerker over in welke mate gemaakte afspraken reeds behaald zijn of behaald zullen worden en waar nodig bijsturen de ervaren werkdruk van de medewerker Ontwikkel en resultaatafspraken gemaakt tijdens het beoordelings en eventueel zelfevaluatie Beiden maken inzichtelijk wat de stand van zaken is vanuit de eigen optiek. Daarnaast kunnen volgende vragen aan bod komen: hoe heb ik tot nu toe gewerkt aan mijn ontwikkeling? welke vooruitgang heb ik geboekt? tegen welke knelpunten loop ik aan (bij mezelf en buiten mezelf)? kan ik daarvoor ontwikkelpunten noemen? moeten we afspraken aanpassen? welke andere opmerkingen zou ik t.a.v. mijn functioneren kwijt willen 5
Het beoordelings Aan het einde van de cyclus vindt het beoordelings plaats. Een beoordelings bestaat uit twee delen. Deel 1. Beoordeling van het functioneren van de medewerker In deel 1 geeft de beoordelaar, de leidinggevende, een beoordeling over het functioneren van de medewerker in de huidige functie. De beoordeling is gebaseerd op het uitvoeren van het takenpakket en op basis van de competenties en bijbehorende gedragsindicatoren. Deel 2. Het maken van nieuwe afspraken over het takenpakket en de ontwikkeling van de competenties. In deel 2 worden de ambities en doelen voor de nieuwe scyclus uitgewerkt en SMART gemaakt. Hierin worden ook afspraken gemaakt over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Per medewerker wordt bekeken welke doelen die zichzelf kan stellen op de korte en lange termijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de levensfase van de medewerker. Hiermee wordt voldaan aan de eis in de CAO VO (art. 16.2 lid 4), dat het persoonlijk ontwikkelingsplan ten minste eenmaal per drie jaar wordt opgesteld c.q. geactualiseerd en in een aan de orde komt. Rechtspositionele consequenties Doel Afspraken Deel 1 Afspraken Deel 2 Input Beoordelings Het resultaat van de bevindingen kan aanleiding zijn tot het volgende rechtspositionele besluit: Overgang van een tijdelijk naar een verlengd tijdelijk of vast dienstverband of beëindiging van het dienstverband In de toekomst biedt de CAO VO ook de mogelijkheid van: Het toekennen van een extra (individuele) beloning Het toekennen of onthouden van een periodiek Het beoordelings kan een rol spelen bij een eventueel ontslagbesluit Inzicht geven in opgemaakte beoordeling en het maken van nieuwe afspraken. Het verbeteren van het functioneren, de prestatie en motivatie van de medewerker over resultaten bereikt in het beoordelingstijdvak in relatie tot de gemaakte afspraken t.a.v. de uitoefening van de functie; over resultaten bereikt in het beoordelingstijdvak in relatie tot de gemaakte afspraken t.a.v. de ontwikkeling van competenties. over de uitoefening van de functie en het takenpakket gebaseerd op de functiebeschrijving; over de gewenste ontwikkeling van competenties in de komende periode; de gewenste persoonlijke ontwikkeling van de medewerker in de komende periode; op welke wijze gedurende het komende beoordelingstijdvak de afspraken over de resultaatgebieden en de persoonlijke ontwikkeling gemeten zullen worden. Functiebeschrijving van de docent met bijbehorende resultaatafspraken Zelfevaluatie 360 graden feedback over competenties (van leerlingen, collega s en 6
Voorbereiding leidinggevenden) Lesobservatie met behulp van een kijkwijzer Gemaakte ontwikkelafspraken uit vorig en afspraken over het takenpakket De leidinggevende verzamelt gegevens voor de beoordeling van het functioneren van de medewerker in de huidige functie op basis van de resultaatgebieden. De medewerker is verantwoordelijk voor het tijdig aandragen van bewijsmateriaal voor de beoordeling van de ontwikkeling van de competenties aan de leidinggevende. De leidinggevende baseert zijn oordeel over de competenties mede op dit bewijsmateriaal. 7
Gesprekscyclus Scholengroep Rijk van Nijmegen Hoofdstuk 3. Geleidelijke invoering Voor de invoering van de scyclus is gekozen voor een geleidelijk proces. Dit is grafisch weergegeven in figuur 2 en 3. 2010 2011 Plannings 2011 2012 Voortgangs 2012 2013 2013 2014 Voortgangs 2014 2015 Beoordelings Figuur 2. Geleidelijke invoering van de scyclus groep 1 2011 2012 Plannings 2012 2013 Voortgangs 2013 2014 2014 2015 Voortgangs 2015 2016 Figuur 3. Geleidelijke invoering van de scyclus groep 2 Voor de implementatie van de scyclus is gekozen om dit gefaseerd te doen. De ene helft van de medewerkers start in schooljaar 2010 2011 met het traject, de andere helft in schooljaar 2011 2012. Dit voorkomt een te hoge tijdsbelasting gedurendee één schooljaar en dat alle leidinggevenden eenmaal in de twee schooljaren alle beoordelingsken moeten houden met alle medewerkers. Door de medewerkers gefaseerd te laten starten heeft de leidinggevende in één jaar zowel beoordelings als voortgangsken. Bij aanvang van de implementatie van de cyclus, vindt een plannings plaats. Dit dient als start voor de scyclus. De leidinggevende maakt nieuwe afspraken met medewerkers, op basis van de laatst vastgestelde functiebeschrijving. Tevens worden afspraken gemaakt omtrent de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Afhankelijk van de voortgang van de oude scylcus op de locatie maakt de leidinggevende een planning van de implementatie van de ken. Vanaf schooljaar 2014 2015 is de implementatiefase van de scyclus afgelopen en vindt de tweejarige scyclus plaats voor iederee docent. 8
De startende medewerker Een medewerker die start bij SGRvN, zal een ander traject volgen tott het moment dat hij een aanstelling voor onbepaalde tijd heeft. De startende medewerker zal in het eerste jaar twee beoordelingsken voeren met een directielid of teamleider (voor een voorlopige en definitieve beoordeling). Als hij een vaste benoeming krijgt, zal de scyclus verder gaan zoals in bovenstaand schema staat weergegeven. Bij een verlengd tijdelijke benoeming krijgt de medewerker ook in het tweede jaar tweemaal een beoordelings. Het proces start dan van vooraf aan. Start 1 Plannings Halfweg schooljaar 1 (voorlopige beoordeling) Vóór 1 mei schooljaar 1 Benoeming 2 Voortgangs 3 Figuur 4. De scyclus bij nieuwe medewerkers 9
Gesprekscyclus Scholengroep Rijk van Nijmegen Hoofdstuk 4. Instrumenten Voortgangs Beoordelings Analyses uit beoordelings Formulier zelfevalualatie Beoordelingsformulier takenpakket uit de functiebeschrijving 360º Feedback op competenties Evaluatieformulier Persoonlijke ontwikkeling Lesobservatie met behulp van kijkwijzer Evaluatieformulier gemaaktee afspraken Voorafgaand aan het beoordelings wordt door de leidinggevende een sagenda opgemaakt en met de medewerker besproken. Als agendapunt wordt structureel opgenomen het te besluiten met een reflectie op het. Om de uitvoering van het takenpakket te beoordelen, gebruiken we een 3 puntsschaal: 1. Onvoldoende 2. Voldoende/goed 3. Excellent 10