Fysieke overlegtafel Aanwezig Marja Kraakman en Marije v.d. Valk (Activite); Jacqueline Bos (Topaz); Mart Meeuwsen (De Notulist C. van Tongeren/M. Verhave Binnenvest); Frank Hofland (HOZO-Hillegom); Anne-Fleur Klandermans (Groot Hoogwaak); Ria Eyck (Welzijn Teylingen); Elsbeth Rip en Trudy van der Boom (Lelie Zorggroep); Marijke Hoes (Philadelphia); Norbert Celie en Isabelle van Wijnen (Marente); Albert Blom en Karlijn Hut (GGZ Rivierduinen); Jeanet den Haan (Het Raamwerk); Marja Haasnoot (Het Lichtpunt); Henk van der Meij en Mieke Aanen ( s Heeren Loo); Jan Willem Ypma en Henk de Wit ( De Brug); Marja de Bruin (DSV); Rogier Huystee (Alfa & Zorg); Marten Vegter (Gemiva-SVG); Daphne Schelling (ISD Bollenstreek); Anja van Oost, Rob van Hest, Hélène van der Veer (Gemeente ) 1. Opening Hélène van der Veer opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom. Er volgt een voorstelrondje. 2. Mededelingen De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. Ria Eyck (Welzijn Teylingen) deelt mee dat zij vier welzijnsorganisaties uit de regio vertegenwoordigt. 3. Verslag 8 september 2015 Punt 4 laatste bullet : Wat is declarabele tijd? Henk de Wit constateert dat in het document waarin de vraag werd gesteld een ander antwoord staat dan in het verslag. Antwoord: gevraagd wordt dit specifieke aspect te melden en nader toe te lichten via de aanbestedingsmail. Daar wordt dan inhoudelijk op gereageerd en als dat van belang is voor alle aanbieders dan wordt dat ook op andere wijze in algemene zin met elkaar uitgewisseld. Actiepunten uit het verslag: Thema Initiatiefnemer Status Uitwerking competenties medewerkers Duidelijkheid geven over aanleveren van controle en Accountantsverklaringen Rapportage aan gemeente/isd Bollenstreek Certificering uitwerken en implementeren Crisis- en respijtzorg bijeenkomst Nieuwe etalageformulieren en website Wordt meegenomen in de werkgroep kwaliteit. Zie agendapunt 7 Zie agendapunt 6 Zie agendapunt 7 Werkgroep kwaliteit Zie agendapunt 7 ISD Bollenstreek Daphne heeft knelpunten verzameld, zij informeert ieder in december 2015 Er wordt naar de aanschaf van een site gekeken die door cliënten geraadpleegd kan worden.
2/5 Fysieke overlegtafel Planning: gereed op 1 maart 2016 4. Indexering tarieven 2016 In het contract staat 2015 = 100. Dit betekent dat er in 2016 niet geïndexeerd kan worden. Er wordt echter teruggegrepen naar de CBS lijst 2006 = 100. Het indexeringscijfer is dan 0,8%. Dit geldt ook voor PGB s in. De ISD heeft een ander indexcijfer voor de PGB s. In week 50 staan de nieuwe tabellen op de website. Een aanbieder geeft aan dat de salarissen in de zorg met 1,4 % omhoog gaan. In de landelijke CAO afspraken staat een verplichte loonsverhoging van 1,5 %. Dit is een indirecte extra korting indien indexering van 0,8% doorgaat. B&W in heeft de uur prijs voor de Algemene voorziening Schoon en Leefbaar Huis verhoogd van 19, - naar 21, -. De uur prijs van Begeleiding Bij het Huishouden gaat van 24, - naar 25, -. heeft bij de verhoging van de uur prijs gekeken naar de Code verantwoordelijk marktgedrag thuisondersteuning. Hoe de besluitvorming van de gemeente over de tarieven exact tot stand is gekomen, staat op de site van de gemeente. Het besluit zal ook - ter informatie - op de bestuurlijke contractenwebsite komen te staan. Marente vraagt zich in dit kader af of de Code verantwoordelijk marktgedrag Thuisondersteuning onderschrijft en of zij hem ruimer wil maken dan alleen hulp bij het huishouden. Dit zal met de wethouder worden overlegd. Voor de ISD Bollenstreek geldt het volgende. De wethouders binnen de ISD Bollenstreek hebben er voor gekozen de Code niet te hanteren. Op veel punten wordt volgens Daphne wel al aan de voorwaarden voldaan. De ISD Bollenstreek gaat niet de tarieven voor huishoudelijke hulp verhogen. Dit wordt door sommige aanbieders zeer betreurd. Doordat de portemonnee dicht blijft is het moeilijk voor zorgaanbieders. De ISD geeft aan dat de Code voorbeelden geeft. De ISD Bollenstreek nodigt aanbieders uit om met hen in contact te treden als zij problemen ervaren. Hierbij is het wel noodzakelijk dat de aanbieder onderbouwt ook financieel waarom de huidige tarieven niet toereikend zouden zijn. 5. Ontwikkelingen iwmo Vanuit de ISD Bollenstreek wordt het volgende aangegeven. De aanbieders met 301 berichten zijn op de hoogte gebracht van ambtelijke verlengingen van indicaties, zo niet dan kan er contact worden opgenomen met Patrick van der Laan. Er komt binnenkort ook een nieuwe update. Een aanbieder geeft aan moeite te hebben met het overzetten van overgangsklanten i.v.m. nieuwe codes. De ISD Bollenstreek en de aanbieder hebben hierover contact. Er wordt een signaal afgegeven door een zorgaanbieder dat bij een wijziging van een indicatie (naar boven of beneden) er wel een 301 bericht komt, maar geen nieuwe dienstverleningsopdracht. Dit is wel de afspraak en zal nogmaals onder de aandacht van de consulenten gebracht worden. Het verzoek wordt gedaan aan de ISD om contact te zoeken als een betaling later komt en niet af te wachten tot de aanbieder belt. De ISD en maken verzamelbedragen over die nauwelijks individueel te herleiden zijn. Dit kan onacceptabel voor accountants zijn. Verzoek aan de gemeenten om periodes en cliënt nummer er bij te zetten. Ook creditfacturen met een terugwerkende kracht zijn niet te herleiden. Tevens een verzoek aan de gemeenten om aan te geven waarom sommige facturen niet in zijn geheel betaald worden.
3/5 Fysieke overlegtafel Dit blijkt aan het systeem te liggen en hierover kan met Sebastiaan contact opgenomen worden. De ISD en zullen kijken wat de oplossingen zijn. Ze verzoeken de aanbieders om op tijd en de periodes op volgorde te declareren. 6. Controleprotocol De vraag of er over 2015 een controleprotocol geleverd moet worden, is neergelegd binnen de gemeente. De reactie is dat wat er nu aan controle ligt, voor 2015 voldoende is. Een verantwoording met bijbehorende controleverklaring, waarvoor het controleprotocol ter beschikking zou worden gesteld, hoeft dus voor over 2015 niet. gaat naar verwachting nog wel een Bestuurdersverklaring opstellen; een verklaring waarin het bestuur van de zorgaanbieder stelt dat de aanbieder het contract naar eer en geweten op correcte wijze heeft uitgevoerd. Een voorbeeld van een Bestuurdersverklaring komt binnenkort op de site te staan. Het verzoek is dan aan de desbetreffende aanbieders om een dergelijke verklaring in te dienen bij de gemeente. Voor aanbieders met een omzet van minder dan 50.000 euro geldt dit alles overigens niet. Het standpunt op dit punt van de ISD Bollenstreek is nog niet bekend. Hierover zal zo snel als mogelijk duidelijkheid worden geboden. Daarnaast is landelijk een eerste versie voor een protocol gereed (Algemene accountsprotocol financiële productie verantwoording Wmo en jeugd van IZA versie november 2015). Informatie over het controleprotocol komt op de website. Als aanbieders gebruik willen en kunnen maken van dit protocol, dan wordt dat door van harte toegejuicht. Eén aanbieder geeft aan het lastig te vinden om bestuurlijk te verklaren dat hij alles goed heeft gevolgd, terwijl i-wmo, facturering en betaling (nog) niet goed werkt. herhaalt dat met de Bestuurdersverklaring de zorgaanbieder in zijn optiek verklaart dat hij naar eer en geweten en gegeven de omstandigheden goede en op juiste wijze zorg heeft geleverd. Het jaar 2015 is in deze een overbruggingsjaar en neemt voor dat jaar, gezien de omstandigheden, genoegen met een Bestuurdersverklaring. vindt het prima als zorgaanbieders daarnaast of in plaats daarvan het landelijke protocol of hun eigen protocol volgen en is in dat kader blij met alle extra verantwoordingsinformatie van de zijde van de zorgaanbieder. Los van de vraag of aanbieders vinden dat ze wel of niet voldoende geld van de gemeente hebben ontvangen, kunnen ze verklaren dat ze het goed en op de juiste wijze besteed hebben. Eventueel kunnen ze daar desgewenst een disclaimer aan toevoegen. Begin 2016 wordt gekeken naar wat de werkwijze voor 2016 en volgende jaren zal zijn. Vanuit de zorgaanbieders wordt aan de gemeenten geadviseerd om aan te sluiten bij een landelijk protocol. Voor zorgaanbieders die met veel gemeenten werken wordt het anders te ingewikkeld. Dat advies wordt meegenomen. 7. Terugkoppeling werkgroep kwaliteit Certificering: de gemeente pakt dit op. De inventarisatie onder de aanbieders is gedaan. Op basis daarvan wordt de komende tijd actie ondernomen. 1. Modelrapportage voor voortgangsrapportage en eindrapportage: het format staat binnenkort op de website 2. Uitwerken competenties medewerkers: in het contract staat dat er goede zorg met kundige mensen geleverd moet worden. De gemeente legt geen voorschriften op, ze laat dit over aan de zorgaanbieders. Deze zijn capabel genoeg om het eigen personeel te scholen en te monitoren. 3. Calamiteitenplan en toezichthoudersplan: hierover is binnen de werkgroep gesproken. Er is in een toezichtplan in de maak. Daarnaast heeft een calamiteitenplan opgesteld. Deze komt ter informatie - op de website te staan. Mogelijk gaat de ISD ook een calamiteitenplan opstellen.
4/5 Fysieke overlegtafel 4. Melden van klachten: de bedoeling is dat er ieder kalenderjaar een totaalrapportage wordt opgesteld over de ontvangen klachten. De vraag is wanneer dat moet gebeuren. De overeenkomsten hebben het over januari 2016 en over een jaarverantwoording. Wat de jaarverantwoording inhoudt, is echter niet gedefinieerd. Door de ISD en wordt daarom voorgestaan om in januari een specifiek overzicht in te leveren. Vanuit de zorgaanbieders wordt opgemerkt dat zij jaarlijks een algemeen breed (dus niet specifiek op de Wmo 2015 geënt) jaarverslag (moeten) opstellen, waarin ook een klachtenoverzicht opgenomen is. Dat moet rond juni van elk jaar klaar zijn. In dat geval kan, wat betreft, daarmee worden volstaan. Wél moet dat klachtenoverzicht dan de vereiste specifieke informatie geven over de klachten m.b.t. de Wmo 2015. Daphne checkt bij de contractbeheerder van ISD Bollenstreek of die ook akkoord is met deze afspraak.inmiddels heeft overleg plaatsgevonden en is de contractbeheerder van de ISD akkoord met deze afspraak. 8. Ingediende vragen a. Ambtelijke verlenging overgangsklanten: ISD Bollenstreek: de 3.0 berichten zijn verstuurd. Deze indicaties van overgangsklanten dagbesteding/begeleiding zijn ambtelijk verlengd naar twee verschillende einddata. De klanten zijn geïnformeerd per brief en zorginstellingen via Frédérique Verweij. Deze cliënten blijven in de oude urensystematiek zitten. De tarieven voor de overgangsklanten blijven gehanteerd voor deze klanten. De eigen bijdrage is echter wel op basis van de Wmo 2016: het betreft immers een verlenging van de indicatie, niet van het overgangsrecht. Gemeente : de bulk wordt afgerond voor 1-1-2016. Een aantal cliënten (ong. 60) krijgt een ambtelijke verlenging. Deze cliënten worden in het eerste kwartaal van 2016 alsnog geïndiceerd. Het tarief is nog onbekend, maar wordt binnenkort naar de aanbieders bekend gemaakt. b. Bevoorschotting: Contractueel zijn de voorschotten per juli 2015 gestopt. Er kan in principe niet meer met voorschotten gewerkt worden, het contract laat dit niet toe. Op een gerichte opmerking daarover vanuit de zorgaanbieders, wordt door de gemeente aangegeven dat als het berichtenverkeer iwmo niet functioneert, vanwege niet toerekenbare factoren, er een morele verplichting van de gemeente is om met deze aanbieders naar (financiële) oplossingen te zoeken. 9. Rondvraag Enkele aanbieders geven aan behoefte te hebben een inhoudelijk gesprek. Afgesproken wordt om ergens in januari een open gesprek te hebben met en ISD en Activite, Marente, Lelie Zorggroep, Raamwerk, De Brug en Rivierduinen. De bedoeling is dat dit een breed verkennend gesprek zal zijn over o.a. tariefstelling, praktische zaken en innovatie en dat van daaruit verder gekeken zal worden wat evt, met elkaar te doen. Organisaties die niet bij deze fysieke overlegtafel aanwezig waren, kunnen zich hier ook voor aanmelden. Een zorgaanbieder vraagt hoe het zit met de prestatie indicatoren? Wanneer moeten deze aangeleverd worden? Deze moeten worden aangeleverd als daar door en/of de ISD naar wordt gevraagd. Waar kan men terecht als de cliënt/begeleider het niet eens is/zijn met de indicatie? Voordat de beschikking is gegeven kan men contact opnemen met de consulent. Als de beschikking is gegeven kan alleen de cliënt hiertegen in bezwaar gaan. Wat wordt er afgesproken over klanttevredenheidsonderzoeken? Rob neemt dit mee bij de prestatie indicatoren.
5/5 Fysieke overlegtafel Mededelingen van de ISD Bollenstreek: De CAK periode is vijf weken in december, de tarifering gaat over vier weken. Dit wordt gecorrigeerd. Er wordt gesleuteld aan de tarieven, niet aan de weken. Casemanagement: Klanten zonder WLZ en wijkverpleging kunnen casemanagement krijgen als vorm van begeleiding. Huisartsen worden hierover geïnformeerd. Zorgaanbieders zijn op de hoogte. Dit geldt ook voor de gemeente 10. Afsluiting Hélène sluit om 15:30 uur de vergadering en dankt ieder voor zijn/haar inbreng. Actiepunten volgend overleg Thema Initiatiefnemer Status Eenduidig antwoord Declarabele tijd geven Code verantwoord marktgedrag onderschrijven en verruimen? Onder aandacht consulenten brengen bij wijziging indicatie DVO versturen Verzamelfacturen en creditfacturen met terugwerkende kracht op individueel niveau Controleprotocol Regels voor certificering opstellen Voortgangsrapportage incl. klachten opstellen voor juni 2016 Ambtelijke verlenging herindicaties Gesprek organiseren voor gemeenten en aanbieders Prestatie indicatoren en klanttevredenheidsonderzoeken Vraag van Henk de Wit, De Brug Daphne checkt met contactbeheeder of dit ook voor ISD geldt Tarieven 2015 of 2016? Over tariefstelling, praktische zaken, innovatie Antwoord geven via aanbestedingsmail vraagt aan haar wethouder en ISD communiceren met consulenten en ISD zoeken naar oplossing stemt af met ISD en stelt bestuurdersverklaring op en ISD Aanbieders Daphne zoek uit voor ISD januari 2016 actie en ISD Rob zoekt uit