De noodzaak van een geïntegreerd ECD

De noodzaak van een geïntegreerd ECD Whitepaper

2 UNIT4 De noodzaak van een geïntegreerd ECD De noodzaak van een geïntegreerd ECD Papieren dossier maakt plaats voor geïntegreerd ECD dat multidisciplinair werken optimaal ondersteunt Gaat het over de toekomst van de zorg, dan spreken politici en experts over kostenbeheersing en cliëntparticipatie. Bezuinigen, meer doen met minder, formele zorgverleners om de zorg betaalbaar te houden en een grotere rol voor informele zorgverleners. Maar hoe dan? De kaasschaaf er overheen of taken uitbesteden aan informele zorgverleners als vrijwilligers, mantelzorgers en facilitair dienstverleners? Om de zorgkwaliteit te behouden, of zelfs te verbeteren en meer efficiëntie te realiseren, is multidisciplinair werken een must. Een grotere mix van informele en formele zorgverleners van diverse organisaties - zijn betrokken bij de zorg rondom één cliënt. Communicatie tussen deze zorgverleners is mede bepalend voor de kwaliteit en veiligheid van zorg. Een goede samenwerking tussen de diverse partijen voorkomt fouten, dubbele handelingen en bespaart tijd in het zoeken naar informatie. Bovendien stijgt de cliënt- en medewerkertevredenheid, als zorgverleners beter op de hoogte zijn. Daarom is multidisciplinair werken voorwaarde om te kunnen overleven in de toekomstige zorgwereld. Een geïntegreerd ECD ondersteunt daarbij. Deze whitepaper legt uit wat een geïntegreerd ECD is, hoe deze multidisciplinair werken ondersteunt, wat de voordelen zijn en hoe u het juiste systeem kiest. Dit is minder ingewikkeld dan op het eerste gezicht lijkt. De aanleiding voor multidisciplinair werken in de zorg Door de hervorming van de langdurige zorg krijgen cliënten met steeds meer zorgverlenende partijen te maken. Om de cliënt goede zorg te kunnen leveren, is het van belang dat relevante informatie voor alle partijen - specialisten, verpleegkundigen, vrijwilligers, verzorgers, verwanten, financiers - rondom de cliënt eenvoudig toegankelijk en uitwisselbaar is. Dat vergt in sommige gevallen een cultuuromslag. De verschillende zorgverleners leggen hun bevindingen nog veelal vast in aparte systemen; op papier, digitaal of een combinatie van beide. Daarbij worden eigen methodes gehanteerd. De informatie is daardoor moeilijk vindbaar en deelbaar. Vaak vindt informatiedeling tussen zorgverleners pas plaats als hier expliciet om wordt gevraagd. Het gebeurt niet automatisch. Indien dit wel zo zou zijn, zouden fouten voorkomen worden; er is dan immers geen sprake meer van een onvolledige of gedateerde informatievoorziening. Zorgorganisaties die relevante cliëntinformatie delen, kunnen kwalitatief betere en efficiëntere zorg verlenen, waardoor de cliënttevredenheid stijgt. Deze zorgorganisaties zullen op den duur meer cliënten aantrekken dan concurrerende partijen. Met oog op de toekomst lopen deze organisaties een stapje voor. Welke rol speelt het ECD in een zorgorganisatie? Het ECD is de spil van het zorg verlenen. Het is niet alleen een systeem waarin alle zorgverleners rondom een cliënt hun bevindingen vastleggen en die van anderen raadplegen. Het ECD is meer en meer een communicatiemiddel voor zorgprofessionals van diverse zorgorganisaties, en ook

3 UNIT4 De noodzaak van een geïntegreerd ECD daarbuiten. Denk hierbij aan huisartsen, fysiotherapeuten en mantelzorgers. En, bovenal de cliënt. Een ECD dat aansluit bij de multidisciplinaire werkwijze van instellingen is onmisbaar voor de moderne zorgorganisatie. Hoe ondersteunt een ECD het multidisciplinaire werken? Doordat iedereen de beschikking heeft over actuele cliënt gegevens: kan de cliënt beter de regie voeren over zijn leven, omdat hij weet wat hij kan verwachten wat betreft de zorgverlening; zijn ook verwanten op de hoogte van de actuele toestand van hun familielid; kunnen alle disciplines rondom de cliënt betere beslissingen nemen; ontstaat transparantie over de zorgtaken; bespaart u tijd en is foutherstel achteraf te vermijden; ontstaat inzicht over de te leveren zorg, de geleverde zorg, wie deze heeft geleverd en de financiering; gaat de zorgkwaliteit omhoog; Naast dat het ECD als communicatiemiddel wordt ingezet, gebruiken zorgorganisaties het ECD om de geleverde zorg te verantwoorden richting de diverse instellingen, om de kwaliteit van zorg te beoordelen en voor het naar boven halen van managementinformatie. Het ECD kan tegenwoordig niet meer fungeren als een losstaand pakket, want het maakt onderdeel uit van een groter geheel, het algehele bedrijfsproces. Het wisselt voortdurend informatie uit met HRM-, salaris, financiële, BI en logistieke pakketten. Door te kiezen voor een geïntegreerd ECD kan deze informatieuitwisseling op veel vlakken geautomatiseerd worden. Gegevens worden bij de bron één keer juist ingevoerd en deze worden gedurende het primaire proces automatisch verwerkt in het juiste systeem. Voordelen van een geïntegreerd ECD gegevens hoeven slechts één keer bij de bron te worden ingevoerd; kans op fouten neemt af; administratieve lasten nemen af; meer tijd voor zorg; medewerkertevredenheid stijgt; cliënttevredenheid stijgt; inzicht in actuele en correcte stuurinformatie; transparantie richting stakeholders (financier, overheid, cliënt, medewerker).

4 UNIT4 De noodzaak van een geïntegreerd ECD Stappenplan voor de invoering van een geïntegreerd ECD De invoering van een geïntegreerd ECD klinkt als een zeer omvangrijk ICT-project. Dit valt echter mee bij een gestructureerde aanpak waarbij alle belanghebbenden rondom een cliënt worden betrokken. De lean-aanpak kan zorgorganisaties hierbij helpen. Lean is een methode om verspilling te elimineren. 6 Zorg dat de juiste personen toegang hebben tot de voor hen relevante informatie; 7 Train formele en informele medewerkers in de nieuwe manier van werken; 8 Neem het nieuwe of opnieuw ingerichte systeem in gebruik; De klant staat centraal en daarom heen zijn processen zo georganiseerd dat ze direct waarde toevoegen aan het product of de dienst die de klant afneemt. Welke stappen kunt u volgen? 1 Detecteer de wensen van de cliënt; 2 Analyseer huidige processen en benoem de knelpunten en definieer op basis hiervan een zorgproces dat de cliënt het beste ondersteunt; 3 Creëer draagvlak bij alle disciplines voor de nieuwe manier van werken, waarbij de cliënt centraal staat; 4 Verifieer bij de huidige leverancier van het ECD of de nieuwe manier van werken is te ondersteunen met de huidige software en of de software open te stellen is voor informele zorgverleners, de cliënt en specialisten buiten de organisatie; 5 Richt de software opnieuw in; 9 Evalueer het systeem periodiek waarbij de wensen van de cliënt centraal staan en stel de werkwijze desgewenst bij. Zorgorganisaties die nog geen ECD hebben of een systeem dat niet geschikt is voor multidisciplinair werken, starten een selectietraject. Een bestaand ECD is vaak multidisciplinair in te richten, waardoor zijn grote investeringen in software te vermijden zijn en het opnieuw inrichten van het bestaande ECD is voldoende om te profiteren van geïntegreerd werken. Dit is vaak wel noodzakelijk, want: een geïntegreerd geheel van zorgregistratie en financiën is noodzakelijk voor het verkrijgen van budget; multidisciplinair werken levert pas voordelen op als medewerkers hierin worden ondersteund door onder andere de juiste softwaremiddelen. zorginstellingen beschouwen het ECD als leidend onderdeel van de automatisering binnen de organisatie; zorgorganisaties zien dat de roep om informatiedeling steeds sterker wordt.

5 UNIT4 De noodzaak van een geïntegreerd ECD Samenvatting Door veranderingen in de zorgfinanciering door onder meer de hervorming van de langdurige zorg en de focus op cliëntparticipatie krijgen cliënten met steeds meer partijen te maken. Om een goed beeld te krijgen van de zorgbehoefte van de cliënt, de kwaliteit van de geleverde zorg en de financiering ervan, is een goede informatie-uitwisseling tussen verschillende specialisten, verzorgers en andere hulpverleners noodzakelijk. Ze moeten hun informatie delen aan hen voor wie het relevant is om het werk goed te kunnen doen. Een geïntegreerd en multidisciplinair ECD maakt dit mogelijk. Via dit systeem kunnen de personen in het zorgnetwerk van de cliënt hun bevindingen invoeren en delen met hen voor wie de informatie relevant is. Dit kunnen andere specialisten zijn, maar ook zorgmedewerkers en vrijwilligers van diverse organisaties én de cliënt en zijn verwanten. Door integratie met administratieve domeinen als financiën, HR en planning is er inzicht in de indicaties en gaat administratieve verwerking automatisch en hoeft dus niet dubbel te worden gedaan. Dit voorkomt fouten, een vermindering van de administratieve lasten en leidt tot meer tevreden medewerkers en cliënten. Voor de invoering van een geïntegreerd en multidisciplinair ECD zijn niet altijd investeringen in een nieuw softwarepakket nodig. Veel zorginstellingen kunnen volstaan met het opnieuw inrichten van de software. Om ervoor te zorgen dat de software volledig aansluit op de werkwijze is het van belang de werkprocessen eerst goed onder de loep te nemen. Lean is een verhelderende methode voor het in kaart brengen van de processen en het optimaliseren ervan. Mede werkers zijn volop bij het verandertraject betrokken, wat leidt tot draagvlak voor de veranderingen. Het belang van de cliënt wordt binnen de lean-methode als uitgangspunt genomen en processen hier om heen geoptimaliseerd. Een geïntegreerd en multidisciplinair ECD is te benaderen via pc, laptop, tablet en smartphone. De privacy en informatiebeveiliging zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. Met een geïntegreerd en multidisciplinair ECD zijn zorgorganisaties in staat om tijdig in te spelen op de voortdurende veranderingen in de sector en er hun voordeel uit te halen. Zowel voor de cliënt, de medewerker als de organisatie.

6 UNIT4 De noodzaak van een geïntegreerd ECD UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT Wie bedrijfssoftware maakt, kijkt verder dan vandaag. Stabiele organisaties willen ondersteuning van software die nu al klaar is voor toekomstige veranderingen. Wij begrijpen dat. Sterker nog, wij beloven dat onze software klaar is voor morgen. Dat is Software Vooruitgedacht. Daarom zijn wij continu bezig met verbeteren en innoveren. Want vooruitdenken is wat UNIT4 doet: software leveren die altijd werkt. In tijden van snelle verandering beloven wij één ding: stabiliteit. Organisaties zijn niet alleen geïnteresseerd in technisch vernuft, maar willen goed draaien en groeien. Voorwaarde is dat hun software hen ondersteunt in continu veranderende organisaties. Software die dus snel en tegen lage kosten is aan te passen. Onze klanten kunnen gerust zijn: met software die nu al klaar is voor morgen, veranderen zij gemakkelijk mee. www.unit4cura.nl UNIT4 Gezondheidszorg B.V. Postbus 313, 7550 AH Hengelo Jan Tinbergenstraat 172, 7559 SP Hengelo T 074 245 54 44 F 074 245 54 45 E gezondheidszorg@unit4.com I www.unit4cura.nl 0005.NL.05.03/07-14_ECD