Fractie Partij voor de Vrijheid Noord-Brabant Aan het College van Gedeputeerde Staten Brabantlaan 1 5216 TV s-hertogenbosch -Hertogenbosch, 19 oktober 2013 Vragen van de Partij voor de Vrijheid Noord-Brabant aan het college van Gedeputeerde Staten op grond van artikel 43 van het Reglement van Orde. Betreft: Vervolgvragen vacaturestelling Artistiek Directeur en 3 programmamanagers Culturele Hoofdstad. Referte: Bijlage 1. Geacht college, Bij brief van 15 september 2013 heeft de PVV schriftelijke vragen gesteld die op 14 oktober zijn beantwoord via kenmerk C2129765/3475213 met dagtekening 8 oktober. Dit leidt tot de volgende vragen: 1. Wat is de reden dat er maar liefst zes dagen zitten tussen de dagtekening en de daadwerkelijke beantwoording aan de vragenstellers? 2. In de beantwoording geeft u aan dat er, behoudens een schriftelijke, - per uur met de beoogd artistiek directeur, geen arbeidsovereenkomst dan wel zakelijk contract is of zal worden gesloten met de geselecteerde kandidaten. Vindt u net als de PVV dat een dienstverleningsovereenkomst een zakelijk contract is? Zo ja, bent u dan van mening dat u onzin verkoopt in uw beantwoording? Zo nee, waarom vindt u dat een dienstverleningsovereenkomst geen vorm is van een zakelijk contract? 3. Hoeveel uur heeft de beoogd artistiek directeur gedeclareerd en welke daadwerkelijke werkzaamheden heeft hij verricht? Graag een met feiten gestaafde reactie. 4. In de beantwoording geeft u aan dat er geen arbeidsovereenkomst dan wel zakelijk contract is of zal worden gesloten met de geselecteerde kandidaten. Volgens de offertestelling van Marina Wijn Consultants (Bijlage 1 pagina 5) zal de derde tranche BTW worden gefactureerd bij contracteren van de kandidaten. Aangezien er volgens u geen sprake is van contractering van de kandidaten, kan worden geconcludeerd dat de facturering van deze laatste tranche is/zal vervallen. Desalniettemin geeft u in de beantwoording van uw vragen aan dat - voor het wervingsbureau heeft plaatsgevonden. Kunt u hierover helderheid verschaffen en met een sluitende verklaring komen? Zo nee, waarom niet?
5. De beantwoording van de Statenvragen geeft geen uitsluitsel of de bedragen zoals genoemd inof exclusief BTW zijn. Kan het college hierover duidelijkheid verschaffen? Zo nee, waarom niet? Is er sprake van BTW afdracht, en zo ja, wie verzorgt deze? Geeft dit aanleiding voor aanpassing van de bedragen, zoals genoemd in de beantwoording van de Statenvragen? 6. Bent u bereid om volledige openheid van zaken te geven en daarom ook de originele rekeningen en bewijzen van betaling aan Marina Wijn Consultants en de beoogde artistiek directeur ter beschikking te stellen aan Provinciale Staten? Zo nee, waarom niet? Hoogachtend, Namens de PVV fractie Noord-Brabant Mariºtte Frijters-Klijnen Patricia van der Kammen Bijlage(n): 1. Offerte Marina Wijn Consultants
Bijlage 1 Offerte Marina Wijn Consultants PERSOONLIJK EN VERTROUWELIJK Stichting 2018EINDHOVEN BRABANT T.a.v. Heleen Huisjes, zakelijk directeur Torenallee 28 20 Apparatenfabriek 5617 BD EINDHOVEN heleen.huisjes@2018eindhoven.eu Amsterdam, 31 mei 2013 Zeer geachte mevrouw Huisjes, beste Heleen, Graag zenden wij u, zoals besproken op 22 mei 2013 hierbij ons voorstel tot samenwerking. Marina Wijn Consultants (MWC) zal heel graag in opdracht van de Stichting 2018EINDHOVEN BRABANT één creative director (CD) en drie art directors (AD s) zoeken. Onze visie op de achtergrond van de vacatures, onze werkwijze, een tijdpad in concept en het honorarium worden besproken in deze brief. De brief betreft een voorstel: aanpassingen en wijzigingen zijn bespreekbaar. Enige achtergrondinformatie bij de vacatures Op 6 september 2013 wordt bekend gemaakt welke stad in Nederland de titel Europese Culturele Hoofdstad van Europa mag dragen. Eindhoven, Maastricht en Leeuwarden zijn de laatste drie die strijden om de titel. Eindhoven is een samenwerkingsverband van Eindhoven, Tilburg, Helmond, Den Bosch, Breda en de provincie Brabant. Een Europese culturele hoofdstad presenteert een jaar lang een rijk gevuld cultuurprogramma aan de eigen inwoners en aan miljoenen bezoekers uit heel Europa. Onder de artistieke leiding van Martijn Sanders is een artistieke visie neergelegd in de vorm van een bidbook. Mocht Eindhoven de felbegeerde titel in de wacht slepen, dan breekt een nieuwe fase aan. De voorbereidingen voor het programma van 2018 starten dan direct: de plannen die gepresenteerd staan in het bidbook van Eindhoven, worden ook al in de jaren voorafgaand aan 2018 tot uitvoering gebracht en lopen ver door na 2018. Per 6 september is dan ook direct een enthousiast team nodig dat bestaat uit ØØn creative director en drie art directors. Voor dit nieuwe team zal nu worden geworven.
Werkwijze De zoekopdracht begint met de inventarisatie- of onderzoeksfase. Het is belangrijk een aantal stakeholders te interviewen, zoals bestuursleden en leden van de Raad van Toezicht, Directie en misschien enkele stafleden. Dit dient om ons begrip van de situatie en van de vacatures en de profielen aan te scherpen en om draagvlak te creºren. De lijst met namen van te interviewen personen zal in overleg met u worden vastgesteld. Op basis van deze gesprekken en ons ter beschikking gesteld materiaal wordt een beknopte versie gemaakt van de beschrijving van de organisatie en van de vacatures en de profielen, bedoeld voor potentiºle kandidaten, informanten en uw website. U zult deze beschrijvingen fiatteren. Wij spraken af in de hierop volgende search- en wervingsfase te kiezen voor een transparante, open procedure en gebruik te maken van twee methoden om kandidaten te zoeken: executive search met daarnaast een zeer bescheiden, ondersteunende vorm van mediawerving. Executive search, waarbij branchedeskundigen om advies wordt gevraagd, levert meestal kwalitatief de beste kandidaten op, maar uit een vaak (te) beperkte kring. De algemene openstelling via mediawerving kan bijzonder verrassende kandidaten opleveren, maar soms ook kwalitatief wat mindere kandidaten. De combinatie van deze twee methoden heft de zwaktes van beide op. Verder geeft deze transparante aanpak aan eenieder die dat wenst een kans, zodat hier geen negatieve beeldvorming over gesloten circuits kan ontstaan. Wat betreft de executive search: Allereerst krijgen wij uit uw eigen kring al een aantal namen van mogelijke kandidaten. Verder vragen wij advies aan deskundigen van uiteenlopende disciplines in de wereld van de cultuur. Dit zijn grote, zich continu ontwikkelende netwerken. Deze deskundigen geven ons eveneens namen van mogelijke kandidaten. Deze grote lijst van mogelijke kandidaten wordt door ons bestudeerd en gescreend. Per vacature stellen wij hieruit een longlist samen van zo n 10 à 12 personen, die door ons worden gepolst en ge nterviewd. Uit deze long list wordt een short list van 3 à 4 kandidaten per vacature samengesteld. Met name voor de creative director geldt dat zal worden overlegd met een door u voorgestelde klankbordcommissie, bestaande uit: Twee leden van het bestuur van de stichting 2018EINDHOVEN BRABANT Twee leden van de Raad van Toezicht van deze stichting Twee vertegenwoordigers uit de cultuur De zakelijk directeur van deze stichting Ondergetekende, Marina Wijn. Over de invulling van deze adviescommissie volgt spoedig overleg met u. Ook over de samenstelling van de iets kleinere benoemingscommissie volgt spoedig overleg. De shortlist -kandidaten zullen worden uitgenodigd voor een gesprek met de benoemingscommissie. De werving van de creative director zal iets vooruitlopen op de werving van de drie art directors, zodat hij/zij mede invloed kan hebben op de keuze van de drie nieuwe medewerkers.
Wat betreft de bescheiden vorm van mediawerving in print, gaf u aan een kleine advertentie te willen plaatsen op de voorpagina van ØØn landelijk, ØØn lokaal en ØØn Belgisch dagblad; de zaterdageditie van de NRC, Het Eindhovens Dagblad en De Standaard. Voor de art directors is NRC Next het aangewezen blad. Na vergelijking van de reeds opgevraagde printoffertes zullen wij u hierover een apart voorstel sturen. Voor adverteren in print is bij deze bladen inmiddels een (opzegbare) optie genomen op zaterdag 22 juno. MWC stelt in de startfase eveneens een (concept)advertentie op. Wij stellen voor de vormgeving te laten verzorgen door ons vaste bureau in uw huisstijl. Ook deze kleine advertentie zal door u worden gefiatteerd. Wat betreft de mediawerving door middel van websites, stellen wij voor een advertentie te plaatsen op de website van Culturele Vacatures. De kosten hiervan zijn verwaarloosbaar. Het complete, gefiatteerde profiel wordt tegelijkertijd geplaatst op de website van Stichting 2018EINDHOVEN BRABANT, zodat de advertentiekosten minimaal blijven. Alle reacties worden door ons bureau bestudeerd en verwerkt. De meest interessante kandidaten krijgen een uitnodiging voor een gesprek met MWC. MWC verzorgt de volledige search en de mediawervingsprocedure. Wij zijn verantwoordelijk voor de v rselectie van kandidaten en zullen uiteindelijk per vacature drie of vier kandidaten voorstellen aan uw benoemingscommissie. Het streven is de nieuwe creative director en 3 art directors per 2 september 2013 intern bekend te kunnen maken. Tijdens deze procedure zult uzelf fungeren als ons aanspreekpunt. Uw secretaresse wordt secretarieel aanspreekpunt, vooral noodzakelijk voor het inplannen van bestuursleden e.d.. Wat betreft de schriftelijke rapportage: Ons voorstel is ongeveer per tien dagen een email te sturen aan u en uw bestuur. Mocht u de voorkeur geven aan een andere wijze van rapporteren, dan vernemen wij graag.
Tijdpad (in concept) De procedure kan direct na ondertekening worden gestart. In de maanden juni, juli en augustus zal ik volledig beschikbaar zijn met uitzondering van een reeds geplande vakantie van maandag 11 juno tot en met donderdag 20 juno. Het bijbehorende tijdpad zal in overleg met u verder worden vastgesteld. Fase 1 Inventarisatiefase Vaststellen tijdpad (in overleg) per direct Opstellen lijst van te interviewen stakeholders (in overleg) per direct Gesprekken met stakeholders per direct Voorbereiden search per direct Voorbereiden mediawerving en website per direct Plaatsen vacature en profiel op website 2018EINDHOVEN vr. 21 juni 2013 Start search za. 22 juni 2013 Start mediawerving NRC, Eindhovens Dagblad, De Standaard za. 22 juni 2013 Start mediawerving NRC Next carriłre woe. 26 juni 2013 Website Culturele Vacatures za. 22 juni 2013 Sluitingsdatum print 13 julij Fase 2 Search en wervingsfase Search: raadplegen deskundigen eind juni - begin augustus Mediawerving: brievenselectie eind juni - medio julij Selecteren longlisten (overleg) julij, begin augustus Benaderen kandidaten search (MWC) eind juni - begin augustus Voorselectiegesprekken (MWC) juli - begin augustus Selectie shortlisten (overleg) begin augustus Toezending cv s kandidaten voor benoemingscommissie begin augustus Fase 3 Benoemingsfase Naar benoemingscommissie 3 4 kandidaten (creative director) 2 e week augustus, plan datum Naar benoemingscommissie alle kandidaten (art directors) 3 e week augustus, plan datum Referenties natrekken (MW of HH) 3 e week augustus Arbeidsvoorwaardengesprek CD+ contract (vz bestuur) eind augustus, plan datum Arbeidsvoorwaardengesprek AD s+ contract (HH) eind augustus, plan datum RvT, Bestuur benoemt eind augustus Kennismaking CD en AD s met medewerkers organisatie eind augustus UITSLAG TITEL CULTURELE HOOFDSTAD 6 september Presenteren team (of gedeelte) aan de jury begin september Benoeming nieuwe CD (en AD s) in persbericht begin september Indiensttreding CD, afhankelijk van bestaand contract medio september 2013
Honorarium Voor de uitvoering van de complete zoekopdracht rekenen wij een vast bedrag van 49.900, ex BTW. Wij geven de voorkeur aan een vast bedrag, zodat wij indien nodig kunnen adviseren over de honorering van de kandidaten zonder conflicterend eigen belang. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: voor de creative director rekenen wij 25.000, hetgeen is gerelateerd aan 25% van het bruto jaarsalaris op full time basis. Voor de drie art directors gezamenlijk rekenen wij 24.900, ofwel 8.300 per vacature: hun salaris ligt beduidend lager, onze inwerkperiode is al geschied bij de creative director Łn het betreft drie enigszins vergelijkbare vacatures. Bijzondere kosten, zoals die van vliegtickets en advertentiekosten, worden apart in rekening gebracht. Over substantiºle bijzondere kosten volgt overleg. De eerste termijn ad 16.500 ex BTW wordt gefactureerd aan het begin van de opdracht, dat wil zeggen tijdens de inventarisatiefase. De tweede termijn ad 16.500 ex BTW wordt gefactureerd bij de toezending van de cv s met toelichting. Het eindbedrag wordt gefactureerd wanneer u de kandidaten gaat contracteren. Wij stellen het bijzonder op prijs dat u met ons wilt werken en hopen een zeer goede bijdrage te leveren aan uw organisatie. Wij verheugen ons op een prettige en succesvolle samenwerking! Met vriendelijke groet, Voor akkoord: Marina M. Wijn Heleen Huisjes, zakelijk directeur